الذكاء الاصطناعي لإدارة العقود: لا تفوّت أي تجديد، ولا تفقد متابعة الشروط أبدًا
العقود في كل مكان في مجال المشتريات. اتفاقيات الموردين. عقود الخدمات. التزامات الحجم. صفقات الترخيص. الاتفاقيات الإطارية. لكل منها شروط مهمة.
الأسعار. الأحجام. تواريخ التجديد. بنود الإنهاء. اتفاقيات مستوى الخدمة. الشروط الجزائية. التفاصيل التي تحدد ما إذا كنت تحصل على قيمة أو يتم استغلالك.
لكن معظم الشركات لا تعرف ما هو موجود في عقودها. ليس لأنهم لا يهتمون. لأن لديهم مئات العقود ولا أحد لديه الوقت لقراءة وتتبع كل عقد.
تفوت مواعيد التجديد. يحدث التجديد التلقائي دون مراجعة. يتم نسيان الشروط. لا يفي الموردون بالتزاماتهم ولا أحد يلاحظ ذلك. تُترك الأموال على الطاولة في كل مكان.
الذكاء الاصطناعي يغير ذلك. يقرأ العقود. يستخرج ما يهم. يتتبع كل تاريخ والتزام. يتأكد من أنك تعرف ما وافقت عليه وما إذا كنت تحصل عليه.
لماذا تفشل إدارة العقود
إليك ما تبدو عليه إدارة العقود في معظم الشركات:
يتم توقيع العقود. شخص ما يحفظها. عادة في محرك أقراص مشترك، وربما في نظام إدارة العقود إذا كان لديك واحد.
ثم ماذا بعد ذلك؟ ينسى الناس ما فيها. ينتقل شخص المشتريات الذي تفاوض على الصفقة إلى دور مختلف. ويبقى العقد هناك.
بعد مرور عام، يتم تجديد العقد تلقائيًا. لم يراجعه أحد. لم يتحقق أحد مما إذا كانت الشروط لا تزال تنافسية. لم يتحقق أحد من وفاء المورد بالتزاماته. أنت مقيد لمدة عام آخر.
أو ما هو أسوأ من ذلك - فاتتك فترة إشعار الإنهاء. أردت تغيير الموردين، لكنك لم تخطرهم قبل 90 يومًا من التجديد. أنت الآن عالق في فترة عقد آخر.
وفي الوقت نفسه، أنت تطلب من الموردين دون معرفة ما تفاوضت عليه. هل هذا هو السعر المتعاقد عليه؟ هل نحصل على خصومات الحجم التي تفاوضنا عليها؟ هل يفي المورد بالتزامات التسليم؟
لا أحد يعرف. ليس لأنهم لا يريدون ذلك - لأن تتبع كل هذا يدوياً أمر مستحيل.
لا يمكن لفرق المشتريات قراءة مئات العقود وتذكر كل شرط من شروطها. لا يمكنهم مراقبة أداء كل مورد مقابل كل التزام. ولا يمكنهم تتبع عشرات تواريخ التجديد أثناء القيام بكل شيء آخر.
لذا تنزلق الأمور. تفوت التجديدات. لا يتم تنفيذ الشروط. وتضيع الأموال.
دور الذكاء الاصطناعي في إدارة العقود
لا يقوم الذكاء الاصطناعي بتخزين العقود فقط. بل يقرأها. يفهمها. يتتبعها. وإليك الطريقة.
استخراج المصطلحات الرئيسية تلقائياً
قم بتحميل عقد في الذكاء الاصطناعي. يقرأ المستند بأكمله - كل صفحة، وكل بند، وكل مصطلح.
يستخرج ما يهم:
- معلومات التسعير: أسعار الوحدة. خصومات الحجم. شروط تعديل الأسعار. شروط الحد الأدنى والحد الأقصى للتسعير.
- التزامات الحجم: الحد الأدنى لالتزامات الشراء. عتبات كسر الحجم. فترات الالتزام. غرامات النقصان.
- تواريخ العقد: تاريخ البدء. تاريخ الانتهاء. تاريخ التجديد. فترات إشعار الإنهاء. شروط التجديد التلقائي.
- اتفاقيات مستوى الخدمة: الأطر الزمنية للتسليم. معايير الجودة. أوقات الاستجابة. التزامات وقت التشغيل. مقاييس الأداء.
- شروط الإنهاء: متطلبات الإشعار. شروط الإنهاء المبكر. شروط الإخلال. شروط الإنهاء والرسوم.
- شروط الدفع: جداول الدفع. الشروط الصافية. خصومات السداد المبكر. غرامات السداد المتأخر.
- متطلبات الامتثال: الشهادات. التأمين. عمليات التدقيق. التزامات إعداد التقارير. الامتثال التنظيمي.
هذا ليس بحثاً بالكلمات المفتاحية. يفهم الذكاء الاصطناعي السياق. فهو يعرف أن شرط "صافي 30" يختلف عن "إشعار إنهاء العقد خلال 30 يوماً". ويميز بين بنود تصاعد الأسعار ومستويات خصم الحجم.
تحصل على بيانات منظمة من عقود غير منظمة. كل مصطلح رئيسي مستخرج ومصنف وجاهز للاستخدام.
لا مزيد من قراءة العقود المكونة من 40 صفحة للعثور على تاريخ التجديد. لا مزيد من البحث في المستندات لتذكر فترة إشعار الإنهاء. كل شيء مستخرج ومنظم.
يتتبع تواريخ التجديد ولا يفوت المواعيد النهائية أبداً
أغلى فشل في إدارة العقود؟ التجديدات الفائتة.
يحدث التجديد التلقائي دون مراجعة. تمر فترة إشعار الإنهاء دون مراجعة. تفقد فرصة إعادة التفاوض أو تغيير الموردين أو تعديل الشروط.
يتتبع الذكاء الاصطناعي كل تاريخ حرج:
- تواريخ انتهاء العقد: متى ينتهي هذا العقد؟
- تواريخ التجديد التلقائي: متى سيتم تجديد هذا العقد تلقائيًا إذا لم نتصرف؟
- المواعيد النهائية لإشعار إنهاء الخدمة: آخر يوم لتقديم إشعار إذا أردنا الإنهاء أو إعادة التفاوض.
- تواريخ الإنجاز: نقاط التحقق من الالتزام بالحجم. تواريخ مراجعة الأداء. تواريخ تعديل الأسعار.
- المواعيد النهائية للامتثال: عندما تحتاج الشهادات إلى التجديد. عند انتهاء صلاحية الوثائق المطلوبة.
فهو لا يتتبع التواريخ فقط. إنه ينبهك قبل أن تكون مهمة.
إشعار الإنهاء مطلوب قبل 90 يومًا من التجديد؟ تتلقى تنبيهًا قبل 120 يومًا. وقت لتقييم المورد، والنظر في البدائل، واتخاذ قرار.
شرط تعديل السعر يسمح بزيادات سنوية؟ تحصل على تنبيه قبل أن يستدعيه المورد. حان الوقت للتفاوض أو الاستعداد.
هل تنتهي فترة الالتزام بالحجم؟ تحصل على توقعات: هل أنت على الطريق الصحيح للوفاء بها؟ إذا لم يكن كذلك، فقد حان الوقت لتعديل الطلب أو إعادة التفاوض على الشروط.
لا توجد جداول بيانات للاحتفاظ بها. لا توجد إدخالات تقويم يدوية. لا توجد مواعيد نهائية فائتة بسبب نسيان شخص ما التحقق منها.
مقارنة شروط العقد بين الموردين
لديك خمسة موردين يقدمون منتجات متشابهة. هل تحصل على شروط متسقة؟ أو هل تفاوض أحد الموردين على شروط أفضل ينبغي أن تكون هي المعيار الذي تعتمد عليه؟
يقارن الذكاء الاصطناعي بين العقود:
- مقارنة الأسعار: ما المورد الذي لديه أفضل الأسعار للمنتجات المماثلة؟ أين توجد القيم المتطرفة للأسعار؟
- شروط الدفع: صافي 30 مع أحد الموردين، وصافي 60 مع مورد آخر. لماذا الاختلاف؟ هل يمكنك التوحيد؟
- مستويات الخدمة: يلتزم أحد الموردين بالتسليم خلال 48 ساعة، ويلتزم مورد آخر بالتسليم خلال 5 أيام. هل تدفع نفس المبلغ؟
- خصومات على الحجم: نقاط التوقف ومعدلات الخصم المختلفة. ما هو الهيكل الأكثر فائدة؟
- مرونة إنهاء الخدمة: بعض العقود لها مهلة 90 يومًا، والبعض الآخر 180 يومًا. وبعضها يحتوي على رسوم خروج، والبعض الآخر لا يحتوي على رسوم خروج.
- توزيع المخاطر: من يتحمل مخاطر مشكلات الجودة؟ فشل التسليم؟ تقلب الأسعار؟
أنت ترى الأنماط. مورد واحد يحصل باستمرار على شروط أفضل. لماذا؟ إما أن لديك علاقة أقوى هناك أو أن فريقك يتفاوض بشكل أفضل. وفي كلتا الحالتين، يصبح ذلك معياراً لك بالنسبة للموردين الآخرين.
أنت تكتشف المشاكل. أحد الموردين لديه شروط خارجة عن المألوف - شروط دفع أسوأ، والتزامات أكثر صرامة، وعقوبات أعلى. حان الوقت لإعادة التفاوض أو التفكير في بدائل.
يصبح التفاوض على العقود أمراً استراتيجياً. أنت تعرف ما هي الشروط القياسية في قاعدة الموردين لديك. تعرف أين يكون لديك نفوذ. أنت تتفاوض من موقع المعرفة.
مراقبة الامتثال لشروط العقد
لا أهمية للعقود إلا إذا احترمها الطرفان. لكن معظم الشركات لا تتعقب ما إذا كان الموردون يوفون بالتزاماتهم أم لا.
يراقب الذكاء الاصطناعي أداء العقد:
- الامتثال للسعر: هل يتم محاسبتنا على السعر المتعاقد عليه؟ هل يتم تطبيق الخصومات؟ هل يتم تطبيق الزيادات في الأسعار وفقاً للشروط المتفق عليها؟
- تتبع حجم الالتزام بالحجم: هل نفي بالحد الأدنى من التزامات الشراء؟ هل وصلنا إلى فواصل في الحجم ينبغي أن تؤدي إلى تسعير أفضل؟
- أداء التسليم: هل يفي المورد بمواعيد التسليم الملتزم بها؟ كم مرة يتخلفون عن التسليم؟ بكم؟
- معايير الجودة: معدلات العيوب. معدلات الإرجاع. مقاييس الجودة مقابل المعايير المتعاقد عليها.
- الالتزام بمستوى الخدمة: أوقات الاستجابة. حل المشكلات. توافر الدعم. كل ما تم الوعد به في اتفاقية مستوى الخدمة.
- الامتثال للوثائق: هل الشهادات المطلوبة سارية؟ هل يتم الحفاظ على التغطية التأمينية؟ هل اكتملت عمليات التدقيق؟
يربط الذكاء الاصطناعي شروط العقد بالبيانات التشغيلية. فهو لا يعرف فقط ما تم الوعد به - بل يتتبع ما إذا كان يتم تسليمه أم لا.
يلتزم أحد الموردين بالتسليم في الوقت المحدد 95% ولكنه يسلم في الوقت المحدد 80% فقط من الوقت؟ يشير الذكاء الاصطناعي إلى ذلك بالبيانات. حان الوقت لمناقشة أداء المورد مدعومًا بالحقائق.
هل يتم محاسبتك بأكثر من سعر العقد؟ يكتشف الذكاء الاصطناعي ذلك قبل أن تدفع الفاتورة، وليس بعد أشهر أثناء التدقيق.
لا يتعلق الأمر بالخصومة مع الموردين. بل يتعلق بالمساءلة. اتفق الطرفان على الشروط. ويضمن الذكاء الاصطناعي احترام الطرفين لها.
يقترح نقاط تفاوض مقترحة للتجديدات
تجديد العقد يقترب. حان وقت التفاوض. ولكن ما الذي يجب أن تتفاوض عليه؟
يقدم الذكاء الاصطناعي موجزاً للتفاوض:
- تحليل الأداء: كيف كان أداء المورد؟ أين أوفوا بالتزاماتهم؟ وأين أخفقوا؟
- معيار التسعير: كيف تقارن أسعار هذا المورد بالآخرين؟ بأسعار السوق؟ هل ارتفعت الأسعار خلال فترة العقد؟
- تحليل الحجم: هل أوفينا بالتزامات الحجم؟ إذا تجاوزناها، هل يجب أن نتفاوض على أسعار أفضل؟ إذا قصرنا في الوفاء بها، هل يجب علينا تعديل الالتزامات؟
- مقارنة المصطلحات: كيف تقارن شروط هذا المورد بشروط الموردين الآخرين؟ أين فرص التحسين؟
- معلومات السوق: ما الذي يحدث في السوق؟ هل تتغير ظروف التوريد؟ هل يتوفر موردون جدد؟
- تقييم الرافعة المالية: أين لديك نفوذ تفاوضي؟ تركيز الحجم؟ موردين بديلين؟ سجل أداء قوي؟
أنت تدخل مفاوضات التجديد بالبيانات. وليس مجرد طلب "شروط أفضل". اطلب تحسينات محددة مدعومة ببيانات الأداء وسياق السوق.
"كان معدل التسليم في الوقت المحدد 82%، وهو أقل من 95% الذي تعاقدنا عليه. نحن بحاجة إما إلى تحسين الأداء أو تعديل الأسعار لتعكس التكلفة الإضافية التي يسببها لنا ذلك."
"لقد تجاوزنا التزامنا بالحجم بمقدار 30%. وينبغي أن نناقش تحسين الأسعار مقابل هذا الحجم المتزايد."
"يقدم الموردون المماثلون شروط صافي 45. ونود تعديلها من صافي 30 لتتناسب مع معايير السوق."
محددة. مدعومة بالبيانات. معقولة. نوع التفاوض الذي يحقق النتائج.
ما الذي يعنيه ذلك بالنسبة لك
لمسؤولي المشتريات المركزيين التنفيذيين وقادة المشتريات
يمكنك الحصول على رؤية وتحكم كاملين في محفظة العقود الخاصة بك.
- لا توجد تجديدات فائتة: تتبع كل المواعيد الحرجة. تنبيهات قبل مرور المواعيد النهائية. وقت اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
- موقف تفاوضي أفضل: بيانات الأداء. معايير السوق. مقارنات الآجال. أدلة للمفاوضات.
- الرؤية في التزامات العقد: اعرف ما التزمت به. تتبع ما إذا كان يتم الوفاء بالالتزامات.
- المصطلحات الموحدة: انظر أين تختلف الشروط بين الموردين. حقق الاتساق حيثما كان ذلك منطقيًا.
- إدارة المخاطر: اعرف أين توجد لديك شروط غير مواتية. حدد العقود التي تحتاج إلى عناية.
لمديري المشتريات والمشترين
أنت تدير العقود بدلاً من البحث عن المعلومات.
- اعرف ما هو موجود في عقودك: دون قراءة كل صفحة مرة أخرى. المصطلحات الرئيسية المستخرجة والمتاحة.
- الاستعداد للتجديدات بالبيانات: تحليل الأداء. سياق السوق. نقاط التفاوض جاهزة.
- تتبع أداء الموردين: مقابل الالتزامات المتعاقد عليها. أدلة لمناقشات الموردين.
- ضمان الالتزام بالأسعار: التحقق من صحة الرسوم مقابل الشروط المتعاقد عليها. ضبط الرسوم الزائدة قبل السداد.
- التركيز على العقود الاستراتيجية: مراقبة العقود الروتينية تلقائياً. أنت تركز على الاتفاقيات عالية القيمة والمعقدة.
للأعمال التجارية
إدارة أفضل للعقود تعني شروطاً أفضل ومشاكل أقل.
- شروط عقد أفضل: تحصل مفاوضات التجديد المدعومة بالبيانات على نتائج أفضل من التجديدات التفاعلية.
- مساءلة الموردين يضمن تتبع الأداء أن يفي الموردون بما وعدوا به.
- عدم ترك الأموال على الطاولة التحقق من الامتثال للأسعار. تحقيق خصم الحجم. استخدام نوافذ الإنهاء بشكل استراتيجي.
- الحد من المخاطر: تتبع التزامات العقد. رصد الامتثال. الكشف عن المشاكل في وقت مبكر.
- المرونة الاستراتيجية: معرفة موعد انتهاء العقود. خطط لانتقالات الموردين. تجنب التجديد التلقائي غير المرغوب فيه.
ما لن يفعله الذكاء الاصطناعي
لنكن واضحين بشأن الحدود.
لا يتفاوض الذكاء الاصطناعي على العقود. فالبشر يتفاوضون. يوفر الذكاء الاصطناعي البيانات والتحليلات لإثراء المفاوضات.
لا يفسر الذكاء الاصطناعي لغة العقود الغامضة التي يختلف عليها حتى المحامون. لا يزال التفسير القانوني المعقد يحتاج إلى خبرة بشرية.
لا يتخذ الذكاء الاصطناعي قرارات استراتيجية بشأن تجديد العقود. تعتمد مسألة التجديد أو إعادة التفاوض أو تغيير الموردين على استراتيجية العمل والعلاقات وعوامل أخرى غير شروط العقد.
ما يفعله الذكاء الاصطناعي هو إتاحة الوصول إلى معلومات العقد. يتتبع التواريخ والالتزامات. يراقب الامتثال. ويوفر البيانات اللازمة لاتخاذ القرارات.
لا يزال فريق المشتريات الخاص بك يتخذ قرارات استراتيجية. فقط يتخذونها بمعلومات أفضل ووقت أطول لأنهم لا يغرقون في إدارة العقود.
نتائج حقيقية من الذكاء الاصطناعي لإدارة العقود
إليك ما يبدو عليه الأمر في الممارسة العملية:
عدم تفويت أي تجديدات فائتة: تتبع كل تجديد. تنبيهات مرسلة في الوقت المناسب للتصرف بشكل استراتيجي. لا مزيد من التجديدات التلقائية غير المرغوب فيها.
شروط تجديد أفضل: تحصل المفاوضات المدعومة بالبيانات على أسعار أفضل بمعدل 5-15% في المتوسط. تعزز المناقشات القائمة على الأداء الشروط.
وفورات امتثال الأسعار: وعادةً ما يؤدي استرداد التكاليف الزائدة والخصومات المفقودة إلى توفير 2-51 تيرابايت من الإنفاق التعاقدي.
وصول أسرع للعقود: يستغرق العثور على المصطلحات الأساسية ثوانٍ وليس ساعات من قراءة المستندات. الإجابة على الأسئلة فوراً.
مساءلة الموردين: تتبع الأداء يخلق أدلة للمناقشات. يأخذ الموردون الالتزامات بجدية أكبر عند تتبعها.
لا يتعلق الأمر بالتغيير الثوري. إنه يتعلق بالقيام بإدارة العقود بشكل صحيح دون الحاجة إلى جيش من الأشخاص للقيام بذلك.
هل أنت مستعد للتحكم في عقودك؟
تختلف محفظة عقود كل شركة عن الأخرى. موردون مختلفون. هياكل عقود مختلفة. شروط مختلفة تهم شركتك.
نحن لا نبيع أنظمة عامة لإدارة العقود. نحن ننظر إلى عقودك الخاصة ونحدد ما يحتاج إلى تتبع. نحن نبني أنظمة تستخرج الشروط التي تهمك. نقوم بإنشاء تنبيهات وتقارير تتوافق مع طريقة عمل فريق المشتريات لديك.
لا توجد وعود بأن الذكاء الاصطناعي سيفهم كل الفروق القانونية الدقيقة. فقط الأدوات العملية التي تجعل عقودك قابلة للإدارة وتضمن لك عدم تفويت الأمور المهمة.
