الذكاء الاصطناعي لإعداد الموظفين: تكوين انطباعات أولى رائعة على نطاق واسع
الانطباعات الأولى مهمة. عندما يبدأ الموظف الجديد العمل، يخبره الأسبوع الأول بكل شيء عن شركتك.
سلاسة في الإعداد؟ محترف. منظم. يشعرون بالثقة بأنهم قاموا بالاختيار الصحيح.
فوضى في الإعداد؟ ضائع. حائرون. يتساءلون ما الذي أقحموا أنفسهم فيه. البعض يستقيلون قبل أن يبدأوا بالفعل.
المشكلة: عملية التأهيل متكررة ولكنها مفصلة. نفس العملية لكل موظف. لكن كل واحد منهم لديه أعمال ورقية وأنظمة ومعدات وتدريب ومقدمات. إذا فاتك شيء ما سيؤدي ذلك إلى مشاكل.
يتعامل الذكاء الاصطناعي مع هذا الأمر بشكل مثالي. فهو يتبع نفس العملية في كل مرة. ولا ينسى أي خطوة. يتتبع ما تم إنجازه وما هو معلق. يجيب على أسئلة الموظفين الجدد على الفور.
يتوقف فريقك عن ملاحقة الأعمال الورقية ويبدأ في الترحيب بالناس.
لماذا يعتبر التأهيل أصعب مما ينبغي أن يكون عليه الأمر
يبدو التعيين على متن الطائرة بسيطاً على الورق. موظف جديد. الأعمال الورقية. التدريب. تم.
الواقع أكثر فوضوية.
تصل النماذج غير مكتملة. يتأخر الوصول إلى تكنولوجيا المعلومات بسبب نسيان شخص ما إرسال التذكرة. مهام التدريب يدوية - على شخص ما البحث عن المطلوب لكل دور. طلبات المعدات تسقط من خلال الشقوق. الموظفون الجدد لديهم أسئلة ولكن الموارد البشرية مشغولة بحرائق أخرى.
الموظف الجديد يجلس منتظراً. ربما للوصول إلى النظام. ربما للمعدات. ربما لشخص ما ليخبرهم بما يفترض أن يفعلوه. ليست بداية رائعة.
يعرف فريق الموارد البشرية لديك أن هذا أمر سيء. إنهم ليسوا كسالى أو غير أكفاء. إنهم مرهقون. كل موظف جديد يعني أكثر من 20 مهمة عبر أنظمة متعددة. ضاعف ذلك في كل عملية توظيف شهرياً وستجدها فوضى.
يحصل بعض الموظفين الجدد على تدريب داخلي رائع لأن الشخص المناسب ساعدهم. بينما يحصل آخرون على تجربة سيئة لأنهم بدأوا خلال أسبوع مزدحم. الاتساق مستحيل عندما يكون كل شيء يدوياً.
هذه ليست مشكلة أشخاص. إنها مشكلة عملية. والذكاء الاصطناعي مصمم للعمليات.
ما الذي يقدمه الذكاء الاصطناعي للإعداد
لا يحل الذكاء الاصطناعي محل الموارد البشرية في عملية التأهيل. فهو يتأكد من عدم وقوع أي شيء في الشقوق. وإليك الطريقة.
معالجة المستندات التي تعمل بالفعل
تقديم استمارات التعيينات الجديدة. المستندات الضريبية. معلومات الإيداع المباشر. جهات الاتصال في حالات الطوارئ. التسجيل في المزايا. إقرارات البوليصة.
يجب أن يقوم شخص ما بمراجعة كل نموذج. استخراج البيانات. إدخالها في الأنظمة. حفظ المستندات في ملفات. تأكد من عدم وجود أي شيء مفقود.
يقوم الذكاء الاصطناعي بذلك تلقائياً.
يصل النموذج. يستخرج الذكاء الاصطناعي المعلومات. يتحقق من اكتمال الحقول المطلوبة. يقوم بتوجيه البيانات إلى الأنظمة الصحيحة - نظام معلومات الموارد البشرية وكشوف الرواتب ومنصة المزايا. يقوم بإيداع المستند في سجل الموظف. يضع علامة على أي شيء مفقود أو غير صحيح.
لا يوجد إدخال يدوي للبيانات. لا أخطاء في النسخ. لا توجد نماذج ضائعة في صندوق الوارد الخاص بشخص ما. فقط تمت معالجتها وإنجازها.
عندما تكون النماذج غير مكتملة، يقوم الذكاء الاصطناعي بإخطار الموظف الجديد على الفور: "نموذج الإيداع المباشر الخاص بك ينقصه رقم الحساب. يرجى إعادة الإرسال." ليس بعد ثلاثة أيام عندما تراجعها الموارد البشرية أخيرًا - على الفور.
هذا وحده يوفر ساعات لكل موظف جديد. ومن خلال عشرات أو مئات التعيينات سنوياً، يتراكم هذا المبلغ بسرعة.
مهمة التدريب التي تم تخصيصها بالفعل
لكل دور تدريب مطلوب. التدريب على الامتثال. التدريب على النظام. التدريب الخاص بكل دور على حدة. توجيه القسم.
تعيين هذا الدور يدوياً أمر ممل. ابحث عن ما هو مطلوب لهذا الدور. تحقق من المتطلبات الخاصة بالموقع. أضف محتوى خاص بالقسم. قم بإنشاء خطة التدريب. قم بتسجيل الشخص. تتبع إكمال التدريب.
يتعامل الذكاء الاصطناعي مع هذا الأمر.
تدخل بيانات الموظف الجديد إلى النظام-الدور والقسم والموقع. يعرف الذكاء الاصطناعي ما هو التدريب المطلوب لكل مجموعة. يقوم بإنشاء خطة تأهيل مخصصة تلقائيًا. يقوم بتسجيل الموظف الجديد في الدورات التدريبية المناسبة. يحدد المواعيد النهائية بناءً على الأولوية.
مندوب مبيعات في كاليفورنيا؟ يتلقون تدريباً على المبيعات، والامتثال الخاص بكاليفورنيا، والتوجيه الخاص بالشركة، والتدريب على إدارة علاقات العملاء. مهندس برمجيات في ألمانيا؟ امتثال مختلف، وأدوات مختلفة، ومسار تأهيل مختلف.
نفس الجودة للجميع. لا شيء مفقود. لا توجد عمليات بحث يدوية.
تتبع الإنجاز الذي يحافظ على سير الأمور
التهيئة ليست مهمة واحدة - إنها 30 مهمة. بعضها سريع. وبعضها يستغرق أياماً. وبعضها يعتمد على إنجاز مهام أخرى أولاً.
من يتتبع كل هذا؟ عادة ما يكون منسق الموارد البشرية مع جدول بيانات. "هل قام قسم تكنولوجيا المعلومات بإعداد حسابهم؟ هل أكملوا التدريب على الامتثال؟ هل قدموا I-9 الخاص بهم؟ هل قام مديرهم بجدولة تسجيل الدخول؟
يتتبع الذكاء الاصطناعي كل شيء تلقائياً.
كل مهمة لها حالة. لم تبدأ. قيد التنفيذ. مكتملة. متأخرة. يراقب الذكاء الاصطناعي كل ذلك في الوقت الفعلي.
عندما يتأخر شيء ما عن موعده، يرسل الذكاء الاصطناعي رسائل تذكير. إلى الموظف الجديد إذا كان عليه القيام بشيء ما. إلى الموارد البشرية إذا كان هناك شيء عالق. إلى المديرين إذا كانوا بحاجة إلى اتخاذ إجراء.
لا شيء يسقط من خلال الشقوق. لا يتعين على أحد تتبع 30 مهمة يدوياً عبر 10 موظفين جدد. فالنظام يتولى ذلك.
يرى قسم الموارد البشرية لوحة معلومات: حالة التأهيل لكل موظف جديد في لمحة سريعة. من الذي يسير على المسار الصحيح. من الذي تم حظره. ما الذي يحتاج إلى الاهتمام. هذا كل شيء.
دعم الموظفين الجدد المتاح دائماً
لدى الموظفين الجدد أسئلة. الكثير منها.
"أين أركن سيارتي؟ "كيف أقوم بإعداد بريدي الإلكتروني؟" "متى تبدأ المزايا؟ "أين يمكنني العثور على دليل الموظف؟" "ما هي قواعد اللباس؟" "كيف يمكنني تقديم النفقات؟
هذه أسئلة بسيطة. ولكن يجب أن يجيب عليها شخص ما. وغالباً ما يكون لدى الموظفين الجدد هذه الأسئلة خارج ساعات العمل - ليلة الأحد قبل بدء العمل يوم الاثنين، على سبيل المثال.
يتعامل روبوت الدردشة الآلي مع هذا الأمر. 24/7. على الفور.
يعرف سياساتك. ويعرف إجراءاتك. يعرف أسئلة التوظيف الجديدة الشائعة. يجيب بدقة وعلى الفور.
بالنسبة للأسئلة المعقدة أو الحساسة، يتم تصعيدها إلى شخص ذي صلة بالسياق. ولكن بالنسبة للأسئلة الروتينية 80%، فإنه يتعامل معها دون إشراك الموارد البشرية.
يشعر الموظفون الجدد بالدعم. الموارد البشرية لا تجيب على نفس الأسئلة بشكل متكرر. الجميع أكثر سعادة.
تجربة متسقة بغض النظر عن الحجم
ها هي المشكلة الحقيقية في التهيئة اليدوية: الجودة تختلف.
يبدأ موظف جديد عندما تكون الموارد البشرية هادئة. يحصلون على خدمة القفازات البيضاء. كل شيء مثالي. يبدأ التعيين التالي خلال أسبوع مزدحم. التعيين على عجل. تفوت الأمور. تجربة أسوأ.
مع الذكاء الاصطناعي، يحصل كل موظف جديد على نفس الجودة. نفس العملية. نفس الاكتمال. نفس الاستجابة.
لا يهم إذا كنت تقوم بتأهيل شخص واحد أو 20 شخصًا في ذلك الأسبوع. يتعامل الذكاء الاصطناعي مع الأمر بنفس الجودة.
وهذا أمر بالغ الأهمية بشكل خاص للشركات التي تعاني من طفرات موسمية متغيرة في التوظيف، ومراحل النمو، وتجميد التوظيف. يتوسع الذكاء الاصطناعي على الفور.
ما الذي يعنيه ذلك بالنسبة لك
لمديري الموارد البشرية وقادة الموارد البشرية
- تأهيل متسق على نطاق واسع. نفس الجودة سواء كنت توظف شخصين أو 20 شخصًا في ذلك الشهر.
- وقت أسرع للإنتاجية. يحصل الموظفون الجدد على ما يحتاجون إليه منذ اليوم الأول. لا انتظار للوصول أو المعلومات.
- الاحتفاظ بالموظفين الجدد بشكل أفضل. ترتبط تجارب التأهيل الجيدة ارتباطاً مباشراً بالاحتفاظ بالموظفين. الأشخاص الذين يشعرون بالدعم في وقت مبكر يبقون لفترة أطول.
- انخفاض العبء الإداري للموارد البشرية. وقت أقل في ملاحقة النماذج. وقت أقل في تتبع الإنجاز. وقت أقل في الإجابة عن الأسئلة الروتينية.
- وضوح الرؤية في جودة التأهيل على متن الطائرة. بيانات عن معدلات الإنجاز، والاختناقات، والوقت اللازم للإنتاجية. يمكنك معرفة ما يعمل وما لا يعمل.
- علامة تجارية أفضل لصاحب العمل. الموظفون الجدد يتحدثون. التهيئة الجيدة تخلق كلاماً إيجابياً. أما التأهيل السيئ فيؤدي إلى عكس ذلك.
لمديري ومنسقي الموارد البشرية
- توقف عن مطاردة الأعمال الورقية. يقوم الذكاء الاصطناعي بمعالجة المستندات تلقائياً. يمكنك مراجعة الاستثناءات فقط.
- توقف عن تتبع المهام يدوياً. يتتبع النظام كل شيء. ترى ما يحتاج إلى اهتمام، وليس كل التفاصيل.
- توقف عن الإجابة على نفس الأسئلة. يتعامل الذكاء الاصطناعي مع الاستفسارات الروتينية. أنت تتعامل مع الاستفسارات المعقدة أو الحساسة.
- المزيد من الوقت للأمور الإنسانية جعل الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب. معالجة المخاوف. بناء العلاقات. الأمور المهمة فعلاً.
- ضغط أقل خلال الفترات المزدحمة. عندما يرتفع معدل التوظيف، يتوسع الذكاء الاصطناعي. أنت لا تغرق في توظيف المشرفين.
للموظفين الجدد
- عملية واضحة منذ اليوم الأول. أنت تعرف ماذا تفعل. متى تفعل ذلك. ما هو مطلوب. لا التباس.
- إجابات سريعة على الأسئلة. لا تنتظر أياماً للحصول على معلومات بسيطة. يستجيب الذكاء الاصطناعي على الفور.
- كل ما تحتاج إليه، عندما تحتاج إليه. الوصول إلى النظام. المعدات. التدريب. لا انتظار للأشياء التي يجب أن تكون جاهزة.
- الخبرة المهنية. هذه هي الشركة التي كنت تعتقد أنك ستنضم إليها. منظمة وفعالة ومحترفة.
- ركز على تعلم الوظيفة. ليس على ملاحقة النماذج أو معرفة الخدمات اللوجستية الأساسية. يمكنك التركيز على أن تصبح منتجاً بالفعل.
ما لن يفعله الذكاء الاصطناعي
لنكن واقعيين بشأن الحدود.
لا يحل الذكاء الاصطناعي محل الترحيب البشري. لا يقوم بتسجيل وصول المدير. ولا يبني علاقات الفريق. ولا يستشعر عندما يعاني الموظف الجديد ويحتاج إلى الدعم.
يتولى العملية الإدارية. النماذج. مهام التدريب. تتبع المهام. الأسئلة الروتينية.
لا يزال التواصل الإنساني يأتي من البشر. محادثة "كيف حالك معك؟". غداء الفريق. الإرشاد. نقل الثقافة.
يتأكد الذكاء الاصطناعي من أن الأمور الإدارية لا تعترض طريق الأمور البشرية. عندما لا ينتظر الموظفون الجدد الوصول إلى النظام أو عندما لا يكونون في حيرة من أمرهم بشأن النماذج، يمكن لفريقك التركيز على الترحيب بهم بالفعل.
أيضًا، لا يمكن للذكاء الاصطناعي إصلاح عملية تأهيل سيئة. إذا كان تدفق عملية التأهيل لديك معطلاً بشكل أساسي، فإن الذكاء الاصطناعي سينفذ عملية معطلة بشكل أكثر كفاءة. تحتاج إلى إصلاح العملية أولاً، ثم استخدام الذكاء الاصطناعي لتنفيذها باستمرار.
التأثير الواقعي
كيف يبدو ذلك على أرض الواقع؟
شركة متنامية تطبق الذكاء الاصطناعي لإعداد الموظفين الجدد. قبل ذلك: استغرق التأهيل من منسقي الموارد البشرية من 6 إلى 8 ساعات لكل موظف جديد. بعد ذلك: 2 ساعة. وهذا يعني توفير 4-6 ساعات لكل شخص.
بالنسبة لشركة توظف 5 أشخاص في الشهر، أي 20-30 ساعة في الشهر. أي نصف ساعة عمل بدوام كامل من الأتمتة فقط.
انخفاض الوقت الذي يستغرقه الموظفون الجدد للوصول إلى الإنتاجية. من قبل، استغرق الأمر 8 أيام في المتوسط للموظفين الجدد للحصول على جميع الصلاحيات المطلوبة وإكمال التدريب الإلزامي. أما بعد 3 أيام. أي 5 أيام من الإنتاجية المكتسبة لكل موظف جديد.
تحسن نتائج رضا الموظفين الجدد عن الموظفين الجدد. استجابات سريعة. عملية واضحة. خبرة مهنية. شعور الناس بالرضا عن قرارهم بالانضمام.
تحسّن معدل الاحتفاظ بالموظفين لمدة 90 يومًا بنسبة 8%. عندما يكون الإعداد سلساً، يقل عدد الأشخاص الذين يتركون العمل في الأشهر الأولى.
هذا ليس نظرياً. هذا ما يحدث عندما يتعامل الذكاء الاصطناعي مع إدارة التأهيل بشكل صحيح.
ابدء
لست بحاجة إلى أتمتة كل شيء دفعة واحدة. ابدأ بأكبر نقطة ألم.
بالنسبة لمعظم الشركات، هذه هي معالجة المستندات. النماذج الواردة غير مكتملة. إدخال البيانات يدوياً. أشياء تضيع. ابدأ من هنا.
أو ربما تكون مهمة تدريبية. يدوية للغاية الأشياء تفوتك. يحصل الأشخاص المختلفون على جودة مختلفة. أصلح ذلك أولاً.
أو ربما تكون أسئلة الموظفين الجدد. نفس الاستفسارات مراراً وتكراراً. أوقات استجابة بطيئة. دع الذكاء الاصطناعي يتعامل مع ذلك.
اختر عنق زجاجة واحد. طبّق الذكاء الاصطناعي. قم بقياس التأثير. ثم توسع إلى أجزاء أخرى من عملية التأهيل.
تختلف عملية التأهيل في كل شركة عن الأخرى. النماذج الخاصة بك فريدة من نوعها. أنظمتك لها متطلبات محددة. العملية الخاصة بك لها مراحل معينة.
هذا هو السبب في أن الذكاء الاصطناعي على متن الطائرة ليس قابلاً للتوصيل والتشغيل. يجب أن يتناسب مع سير عملك الفعلي. أدواتك الفعلية. متطلباتك الفعلية.
خلاصة القول
التأهيل مهم. فهو يؤثر على الاحتفاظ بالموظفين، ووقت الإنتاجية، وتجربة الموظف. فالتأهيل السيئ مكلف، حيث يغادر الموظفون أو يبقون في العمل ولكنهم يستغرقون وقتاً أطول ليصبحوا منتجين.
لا يحل الذكاء الاصطناعي محل الجانب البشري في عملية التأهيل. فهو يتعامل مع الجانب الإداري حتى يتمكن فريقك من التركيز على الجانب البشري.
والنتيجة: جودة متسقة، وإنتاجية أسرع، واستبقاء أفضل، وفرق موارد بشرية لا تغرق في الأعمال الورقية خلال فترات النمو.
هذا ليس ضجيجاً. هذا هو ما يفعله الذكاء الاصطناعي في عملية التأهيل عندما يتم بشكل صحيح.
هل أنت جاهز لتحسين عملية التأهيل؟
نحن لا نبيع ذكاءً اصطناعيًا عامًّا للتأهيل. نحن ننظر إلى عمليتك الخاصة. نماذجك. أنظمتك. متطلباتك. حجم أعمالك.
ثم نقوم ببناء ذكاء اصطناعي يتناسب مع كيفية توظيفك الفعلي للأشخاص. ليست عملية مثالية - بل عمليتك الفعلية.
لا دعاية. لا مبالغة في البيع. فقط ذكاء اصطناعي عملي يجعل عملية التأهيل أفضل للجميع.
