الذكاء الاصطناعي لإدارة الأداء والتحليلات: رؤية المشاكل قبل أن تصبح أزمات
تتم مراجعات الأداء مرة أو مرتين في السنة. بحلول ذلك الوقت، تكون المشاكل قد تفاقمت لأشهر. ويكون الموظفون الجيدون قد تركوا العمل بالفعل. وقد أدت الفجوات في المهارات إلى إبطاء المشاريع لأرباع.
عملية المراجعة نفسها مؤلمة. جمع التعليقات من خمسة أشخاص. اقرأ صفحات من التعليقات. حاول العثور على المواضيع. اكتب ملخصًا. حدد موعدًا للاجتماع. كرر لكل عضو في الفريق.
يكرهها المديرون. الموظفون لا يثقون بها. يقضي قسم الموارد البشرية أسابيع في مطاردة الناس لإكمال المراجعات. وتضيع القيمة الفعلية - مساعدة الناس على التحسن - في العبء الإداري.
الذكاء الاصطناعي يغير ذلك. فهو يحلل الملاحظات في الوقت الفعلي، وليس مرة واحدة في السنة. يكتشف الأنماط عبر بيانات الأداء. يحدد الثغرات في المهارات قبل أن تصبح مشاكل. ويتنبأ بمخاطر الاستبقاء قبل أن يستقيل الموظفون.
تصبح إدارة الأداء مستمرة وقائمة على البيانات ومفيدة بالفعل. وليس مجرد طقس سنوي مخيف.
لماذا لا تعمل إدارة الأداء اليوم
يعلم الجميع أن مراجعات الأداء معطلة. الشركات تقوم بها على أي حال لأنها تحتاج إلى شيء ما.
المشاكل واضحة. فالمراجعات تتطلع إلى الوراء - في الوقت الذي تقوم فيه بمراجعة أداء الربع الأخير من العام، تكون قد أصبحت أخباراً قديمة بالفعل. إنها تستغرق وقتاً طويلاً - يقضي المديرون ساعات لكل شخص، مضروبة في فريقهم بأكمله. إنها غير موضوعية - حيث يقوم المديرون المختلفون بتقييم مختلف، مما يؤدي إلى عدم الاتساق.
وهي غير متكررة. المراجعات السنوية تعني أنك تكتشف المشاكل بعد فوات الأوان بـ 6-12 شهراً. شخص ما يعاني؟ لن تعرف حتى المراجعة. شخص منفصل عن العمل؟ يكون قد أجرى بالفعل مقابلة في مكان آخر في الوقت الذي تلاحظ فيه ذلك.
مجموعة المراجعات مؤلمة. "هل يمكنك من فضلك تقديم مراجعات لأقرانك الثلاثة بحلول يوم الجمعة؟ تذكير المطاردة. تمديد المواعيد النهائية. بعض الناس يكتبون ملاحظات مدروسة. والبعض الآخر يكتبها عبر الهاتف. تختلف الجودة بشكل كبير.
إذن على شخص ما أن يفهم كل ذلك. اقرأ جميع التعليقات. حدد المواضيع. ما هي القضايا الحقيقية؟ ما هي مجرد ضوضاء؟ ما هي التعليقات المتناقضة؟ يستغرق هذا ساعات لكل موظف.
بحلول الوقت الذي تحدث فيه المراجعة الفعلية، يكون المديرون منهكين. ويكون الموظفون قلقين. وغالباً ما لا تؤدي المحادثة إلى تغيير ذي مغزى لأنها معلومات كثيرة جداً يتم تقديمها بعد فوات الأوان.
هذا ليس لأن الناس لا يهتمون. بل لأن العملية يدوية في الأساس وغير متكررة ومتخلفة. يحل الذكاء الاصطناعي جميع المشاكل الثلاث.
ما دور الذكاء الاصطناعي في إدارة الأداء
لا يحل الذكاء الاصطناعي محل المديرين في إدارة الأداء. إنه يمنحهم معلومات أفضل بشكل أسرع حتى يتمكنوا من مساعدة فرقهم بالفعل. وإليك الطريقة.
تحليل الملاحظات التي تجد أنماطًا حقيقية
تجمع المراجعات بزاوية 360 درجة التغذية الراجعة من عدة أشخاص. المديرين الأقران. التقارير المباشرة في بعض الأحيان. يكتب كل شخص فقرات من التعليقات.
قراءة كل هذا أمر ممل. واكتشاف الأنماط؟ أصعب من ذلك. يذكر أحد الأشخاص "مشاكل التواصل" بشكل مبهم. ويقول آخر "في بعض الأحيان لا تدور في الفريق". ويشير آخر إلى "أننا نكتشف الأمور في بعض الأحيان في وقت متأخر." هل هذه الأمور مترابطة؟ نفس المشكلة؟ مشاكل مختلفة؟
يقرأ الذكاء الاصطناعي جميع الملاحظات. يحدد السمات تلقائياً.
يظهر "التواصل" في أربع مراجعات. يقوم الذكاء الاصطناعي بتجميعها معًا. ويرى أن ثلاثة أشخاص يذكرون على وجه التحديد "توقيت التحديثات" واثنان يذكران "مستوى التفاصيل". النمط واضح: يحتاج هذا الشخص إلى توصيل تحديثات المشروع بشكل أكثر استباقية.
أو نقاط الذكاء الاصطناعي: خمسة أشخاص يثنون على "المهارات التقنية" لكن ثلاثة منهم يذكرون "يمكن أن يكون أكثر تعاونًا". الموضوع: مساهم فردي قوي، يحتاج إلى تطوير في العمل الجماعي.
لا يكتب الذكاء الاصطناعي المراجعة نيابةً عنك. ولكنه يمنحك أنماطاً واضحة حتى لا تقرأ 10 صفحات من التعليقات في محاولة للعثور على السمات يدوياً.
يعمل هذا الأمر في مؤسستك بأكملها أيضاً. هل تتلقى فرق معينة باستمرار ملاحظات حول عبء العمل؟ هذه مشكلة في الموارد. هل يعاني المدراء الجدد باستمرار مع التفويض؟ هذه حاجة تدريبية.
أنماط قد يستغرق اكتشافها يدوياً أسابيع من التحليل؟ يجدها الذكاء الاصطناعي على الفور.
تحديد فجوة المهارات
يحتاج فريقك إلى مهارات معينة لأدوارهم الحالية. للمشاريع القادمة. للمكان الذي تتجه إليه الشركة.
من لديه هذه المهارات؟ من يحتاج إلى تطوير؟ عادة ما يكون هذا تخميناً. المدراء لديهم حدس. الموارد البشرية تعرف بعض الأشياء. لكن الرؤية الشاملة؟ نادراً.
يقوم الذكاء الاصطناعي بتحليل بيانات المهارات عبر مؤسستك.
يبحث في متطلبات الوظيفة. ملاحظات الأداء. إكمال التدريب. مهام المشروع. التقييمات الذاتية. تقييمات المديرين. جميع البيانات التي لديك بالفعل، ولكنها مبعثرة عبر الأنظمة.
يحدد الثغرات: "يُظهر فريق التحليلات لديك مهارات قوية في SQL ولكن خبرته محدودة في استخدام Python. تتطلب ثلاثة مشاريع قادمة استخدام لغة Python. هذه مخاطرة."
أو: "خمسة من كبار المهندسين مؤهلون لتولي مناصب إدارية، لكن اثنين فقط أكملوا أي تدريب على القيادة. وهذا يخلق فجوة في تخطيط التعاقب الوظيفي."
أو: "تشير ملاحظات العملاء إلى "أوقات الاستجابة البطيئة" بشكل متكرر. يُظهر التحليل أن فريق الدعم لديك لم يتم تدريبه على نظام التذاكر الجديد. وهذا يفسر المشكلة."
يربط الذكاء الاصطناعي النقاط التي لا يمكن للبشر رؤيتها عبر مئات الموظفين. ويكتشف الثغرات قبل أن تتسبب في حدوث مشاكل. ويقوم بذلك بشكل مستمر، وليس مرة واحدة في السنة.
يمكنك الآن استهداف التطوير حيثما كان مهمًا. ليس التدريب العام الذي يتجاهله الجميع. مهارات محددة تساعد بالفعل أشخاصاً محددين على أداء وظائفهم بشكل أفضل.
التنبؤ بمخاطر الاستبقاء
لا يستقيل الناس من العدم. هناك علامات. عادة ما تكون خفية. وعادة ما تكون مرئية فقط بعد فوات الأوان.
تنخفض المشاركة. تقل المشاركة في الاجتماعات. تصبح الملاحظات أقل تفصيلاً. يتم إعادة جدولة الاجتماعات الفردية. يبقى الأداء مقبولاً ولكن الحماس يتلاشى.
بحلول الوقت الذي يلاحظ فيه المديرون ذلك، يكون الشخص قد حصل بالفعل على عرض آخر. تكشف مقابلة الخروج عن عدم رضاهم لأشهر. "لماذا لم يتحدث معي أحد؟"
يكتشف الذكاء الاصطناعي هذه الأنماط مبكراً.
يراقب إشارات المشاركة. اتجاه الردود على الاستبيان نحو الانخفاض. قلة الأسئلة في الاجتماعات. انخفاض مراجعات التعليمات البرمجية أو التعاون. زيادة استخدام PTO. تغيير أنماط التواصل.
كل واحدة منها على حدة لا تعني شيئًا. لكنهما يشكلان معاً نمطاً. يكتشفه الذكاء الاصطناعي ويضع علامة: "لقد زادت مخاطر الاحتفاظ بهذا الموظف. يوصي المدير بالتحقق من المدير."
ليس لأن الذكاء الاصطناعي يعرف أن الشخص يبحث عن وظيفة. ولكن لأن النمط يطابق الأشخاص الذين غادروا في الماضي. إنه تحذير للانتباه قبل فوات الأوان.
يمكن للمدراء بعد ذلك إجراء محادثات حقيقية. "كيف تسير الأمور؟ كيف يمكنني دعمك بشكل أفضل؟ في وقت مبكر بما فيه الكفاية بحيث لا تزال المشاكل قابلة للإصلاح.
هذا لا يمنع جميع حالات دوران الموظفين - فأحياناً يغادر الناس لأسباب لا يمكنك التحكم فيها. لكنه يمنع خسارة الأشخاص لأن أحداً لم يلاحظ أنهم كانوا يعانون حتى خطاب استقالتهم.
توليد مسودة مراجعة الأداء
كتابة مراجعات الأداء تستغرق وقتاً طويلاً. المديرون يماطلون. الموارد البشرية تمدد المواعيد النهائية. تتأثر الجودة لأن الناس يستعجلون الأمر.
يقوم الذكاء الاصطناعي بصياغة المراجعة بناءً على البيانات المتاحة. الملاحظات التي تم جمعها. الأهداف والتقدم المحرز. مقاييس الأداء. الإنجازات الأخيرة. تحديد مجالات التطوير.
يولد مسودة منظمة: "مجالات القوة: [ملخص الملاحظات الإيجابية مع أمثلة]. مجالات التطوير: [ملخص الملاحظات البناءة مع أمثلة]. التقدم المحرز في الأهداف: [حالة كل هدف]. مجالات التركيز الموصى بها: [اقتراحات التطوير]."
يراجعها المدير. يضيف ملاحظات شخصية. يضبط النغمة. يتضمن السياق الذي لا يمكن للذكاء الاصطناعي معرفته. يجعلها شخصية.
لكن العمل الشاق - تجميع كل الملاحظات والبيانات - تم إنجازه. ما كان يستغرق ساعتين يستغرق الآن 30 دقيقة. وغالباً ما تكون الجودة أفضل لأنه لا يفوت أي شيء.
هذا ليس ذكاءً اصطناعيًا يكتب المراجعات. إنه ذكاء اصطناعي يقوم بالتوليف الممل حتى يتمكن المديرون من التركيز على المحادثة الفعلية مع أعضاء فريقهم.
تتبع الأهداف الذي يبقي الأداء مرئيًا
يتم تحديد الأهداف في شهر يناير. وبحلول شهر مارس، يتم نسيانها. وبحلول شهر ديسمبر، يتدافع الناس لتذكر ما كان من المفترض أن يحققوه.
يحافظ الذكاء الاصطناعي على رؤية الأهداف وتتبعها باستمرار.
يقوم بتذكير الموظفين والمديرين بالأهداف. يتتبع التقدم المحرز بناءً على التحديثات. يضع علامة على الأهداف التي خرجت عن المسار الصحيح: "لا يظهر هذا الهدف أي تقدم خلال 6 أسابيع. هل يلزم تحديث الحالة؟
يربط الأهداف بالعمل الفعلي. إذا كان هدف شخص ما هو "تحسين رضا العملاء" ويتم تتبع نتائج استطلاع رأي العملاء، يمكن للذكاء الاصطناعي إظهار التقدم المحرز تلقائيًا.
يقترح إجراء تعديلات. "تم وضع علامة على هذا الهدف باستمرار على أنه محظور بسبب القيود المفروضة على الموارد. هل ينبغي مراجعته أو تصعيده؟".
تصبح إدارة الأداء مستمرة. ليست مفاجأة تحدث مرة واحدة في العام. رؤية مستمرة لكيفية أداء الموظفين وأين يحتاجون إلى الدعم.
ما الذي يعنيه ذلك بالنسبة لك
لمديري الموارد البشرية وقادة الموارد البشرية
- قرارات المواهب المستندة إلى البيانات. ليس الإحساس الغريزي. الأنماط الفعلية عبر الأداء والمهارات والمشاركة.
- الإنذار المبكر بشأن الاحتجاز. اكتشف مخاطر الطيران قبل أن يستقيل الناس. حان الوقت لمعالجة المشاكل بينما يمكن إصلاحها.
- برامج التنمية التي تعالج الثغرات الحقيقية. ليس تدريباً عاماً. التطوير المستهدف حيث الحاجة الفعلية إليه.
- الرؤية في جميع أنحاء المؤسسة. ما هي الفرق التي تزدهر؟ وأيها يعاني؟ أين توجد مشاكل منهجية؟ انظر بوضوح.
- تخطيط أفضل للتعاقب الوظيفي. معرفة من هو جاهز للترقية. من يحتاج إلى التطوير. مواطن الضعف في دكة البدلاء.
- عملية الأداء التي لا يكرهها الناس. تقليل العبء الإداري. تركيز أكبر على التطوير الفعلي. تجربة أفضل للجميع.
للمدراء
- وقت أقل في مراجعة الأعمال الورقية. يتعامل الذكاء الاصطناعي مع التوليف. أنت تركز على المحادثة والتدريب.
- رؤى أفضل في أداء الفريق. أنماط واضحة من التغذية الراجعة. ثغرات واضحة في المهارات. تحذيرات مبكرة بشأن المشاركة.
- معالجة المشكلات في وقت مبكر. لا تنتظر المراجعة السنوية لاكتشاف المشاكل. انظر إليها عندما لا تزال صغيرة.
- المزيد من المحادثات التنموية الهادفة. استنادًا إلى بيانات وأنماط فعلية، وليس انطباعات غامضة.
- الأهداف التي تبقى مرئية لا تُنسى حتى وقت المراجعة. يتم تتبعها وتعديلها باستمرار.
للموظفين
- ردود فعل أوضح. ليست مجموعة من التعليقات غير المنظمة. مواضيع واضحة ومجالات محددة للعمل عليها.
- التطوير المتوافق مع الاحتياجات الفعلية. التدريب الذي يساعد في سد ثغرات المهارات الحقيقية، وليس الدورات التدريبية العامة.
- الأهداف التي تبقى ذات صلة بالموضوع. لا يتم تعيينها مرة واحدة ثم تُنسى. يتم تتبعها وتعديلها مع تغير الأوضاع.
- لا توجد مفاجآت في المراجعات. الرؤية المستمرة تعني أنك تعرف أين تقف وليس معرفة موقفك مرة واحدة في السنة.
- عملية عادلة. تحليل متسق عبر المؤسسة. أقل عرضة لتحيزات المديرين الأفراد.
ما لن يفعله الذكاء الاصطناعي
لنكن واضحين للغاية بشأن الحدود.
لا يتخذ الذكاء الاصطناعي قرارات الأداء. ولا يقرر الترقيات. ولا يحدد التعويضات. ولا يطرد الموظفين. ولا يقيّم الأداء.
هذه قرارات بشرية تتطلب الحكم والسياق والمساءلة. يتخذ المدراء تلك القرارات. يوفر الذكاء الاصطناعي معلومات تساعدهم على اتخاذ قرارات أفضل.
لا يستطيع الذكاء الاصطناعي أيضاً فهم الفروق الدقيقة كما يفهمها البشر. فهو يرى الأنماط في البيانات. فهو لا يفهم أن أداء شخص ما انخفض بسبب أزمة شخصية، أو أنه يقوم بعمل إضافي لا يظهر في المقاييس.
لا يزال المدراء بحاجة إلى إجراء محادثات لفهم السياق. لاستخدام الحكم. أن يكونوا إنسانيين في إدارة الأفراد.
يجعل الذكاء الاصطناعي ذلك أسهل من خلال التعامل مع تحليل البيانات والأعمال الإدارية. ولكنه لا يحل محل العنصر البشري في إدارة الأداء.
أيضًا، يتطلب الذكاء الاصطناعي في إدارة الأداء بيانات جيدة. إذا كانت ملاحظاتك تافهة، فسيكون تحليل الذكاء الاصطناعي تافهاً. إذا لم يتم تتبع الأهداف، فلن يتمكن الذكاء الاصطناعي من المساعدة. إذا لم يتم التقاط إشارات المشاركة، فلن ينجح التنبؤ بالاحتفاظ بالموظفين.
يعمل الذكاء الاصطناعي على تضخيم عمليتك. إذا كانت عمليتك جيدة، فإن الذكاء الاصطناعي يجعلها أفضل. إذا كانت عمليتك معطلة، أصلح العملية أولاً.
التأثير الواقعي
كيف يبدو ذلك على أرض الواقع؟
شركة تطبق الذكاء الاصطناعي لإدارة الأداء. قبل: كان المديرون يقضون 3-4 ساعات لكل موظف في المراجعات السنوية. بعد ذلك: 1 ساعة. وهذا يعني توفير 2-3 ساعات لكل شخص. بالنسبة لمدير لديه 8 تقارير مباشرة، هذا يعني توفير 16-24 ساعة لكل دورة مراجعة.
تحسن الاحتفاظ بالموظفين. يكتشف نظام الإنذار المبكر 70% حالات المغادرة المحتملة في وقت مبكر بما فيه الكفاية لمعالجتها. لا يبقى الجميع، ولكن العديد من المشاكل يتم حلها قبل أن يترك الموظفون العمل.
يصبح الإنفاق على التطوير أكثر فعالية. فبدلاً من تشتيت ميزانية التدريب على دورات عامة، يركز الاستثمار على ثغرات المهارات المحددة. يزداد إنجاز التدريب لأنه ذو صلة بالفعل.
يتحسن رضا الموظفين عن عملية الأداء. الملاحظات أكثر وضوحًا. تبدو التقييمات أقل اعتباطية. يبدو التطوير أكثر جدوى.
هذا ليس نظرياً. هذا هو ما يحدث عندما يجعل الذكاء الاصطناعي إدارة الأداء مستمرة وقائمة على البيانات بدلاً من أن تكون سنوية وذاتية.
ابدء
لا تحتاج إلى تحويل كل شيء دفعة واحدة. ابدأ بقطعة واحدة.
بالنسبة لمعظم الشركات، هذا هو تحليل الملاحظات. في دورة المراجعة التالية، اطلب من الذكاء الاصطناعي تحليل الملاحظات وإظهار المواضيع. انظر كم من الوقت سيوفر ذلك. انظر ما إذا كان المديرون يجدونها مفيدة.
أو ابدأ بتحليل فجوة المهارات. حدد متطلبات دورك بالمهارات الفعلية. انظر أين توجد الثغرات. استخدم ذلك لاستهداف التطوير.
أو تنفيذ تتبع الأهداف. اجعل أهداف الأداء مرئية ومتابعتها بشكل مستمر بدلاً من تحديد الأهداف ونسيانها.
اختر عنصراً واحداً. نفّذه. قم بقياس الأثر. ثم توسع.
تختلف إدارة الأداء في كل شركة عن الأخرى. عملية المراجعة الخاصة بك لها مراحل محددة. عملية جمع الملاحظات الخاصة بك لها أشكال معينة. بيانات أدائك موجودة في أنظمة معينة.
هذا هو السبب في أن الذكاء الاصطناعي لإدارة الأداء لا يمكن توصيله وتشغيله. يجب أن يتناسب مع عمليتك الفعلية. بياناتك الفعلية. ثقافتك الفعلية.
خلاصة القول
يجب أن تساعد إدارة الأداء الناس على التحسن. وبدلاً من ذلك، أصبحت عبئاً إدارياً يخشاه الجميع.
لا يحل الذكاء الاصطناعي محل العنصر البشري في إدارة الأداء. إنه يزيل الأجزاء المملة حتى يتمكن البشر من التركيز على ما يهم بالفعل - مساعدة الناس على النمو والنجاح.
النتيجة: يقضي المديرون وقتًا أقل في الأعمال الورقية ووقتًا أطول في التدريب. تكتشف الموارد البشرية المشاكل قبل أن تصبح أزمات. يحصل الموظفون على تغذية راجعة أوضح وتطوير أفضل. تتخذ المؤسسة قرارات أكثر ذكاءً بشأن المواهب.
هذا ليس ضجيجاً. هذا ما يفعله الذكاء الاصطناعي لإدارة الأداء عند تطبيقه بشكل صحيح.
هل أنت مستعد لجعل إدارة الأداء مفيدة بالفعل؟
نحن لا نبيع الذكاء الاصطناعي العام لإدارة الأداء. نحن ننظر إلى عمليتك الخاصة. آليات التغذية الراجعة الخاصة بك. أنظمة البيانات الخاصة بك. احتياجاتك.
ثم نقوم ببناء ذكاء اصطناعي يناسب طريقة إدارتك الفعلية للأداء. ليست عملية مثالية - بل عمليتك الفعلية.
لا دعاية. لا مبالغة في البيع. فقط ذكاء اصطناعي عملي يجعل إدارة الأداء أقل إيلاماً وأكثر فعالية.
