الذكاء الاصطناعي لإعداد التقارير والتحليلات المالية: تجميع أقل، بصيرة أكثر
التقارير المالية ضرورية. إنها الطريقة التي تعرف بها ما حدث. إنها الطريقة التي تتخذ بها القيادة القرارات. وهي الطريقة التي يقيّم بها مجلس الإدارة الأداء.
كما أنها متكررة بشكل لا يصدق.
سحب البيانات من خمسة أنظمة مختلفة. التصدير إلى Excel. تنظيفها. احسب الفروق. أنشئ نفس الجداول التي أنشأتها الشهر الماضي. قم بتنسيق كل شيء. اكتب التعليق الذي يشرح ما تغير. تحقق من جميع الصيغ. أرسلها. ثم يسأل شخص ما سؤال متابعة فتقوم بكل ذلك مرة أخرى.
يتغير المحتوى. الهيكل لا يتغير. التحليل ذو قيمة. التجميع مجرد عمل.
لا يحل الذكاء الاصطناعي محل التحليل المالي. فهو يقوم بجزء التجميع. جمع البيانات. الحساب. المسودة الأولى. حتى يتمكن فريقك من التركيز على ما تعنيه الأرقام بالفعل.
مشكلة الإبلاغ
تقضي فرق الشؤون المالية وقتاً طويلاً في إعداد التقارير الآلية:
تعيش البيانات في كل مكان:
الإيرادات في نظام تخطيط موارد المؤسسات. مقاييس العملاء في نظام إدارة علاقات العملاء. عدد الموظفين في نظام معلومات الموارد البشرية. الإنفاق التسويقي في نظامهم الخاص. تحليلات الويب في أداة أخرى. تحتفظ عمليات المبيعات بجداول بيانات منفصلة.
جمع البيانات يدويًا:
تسجيل الدخول إلى كل نظام. قم بتصدير البيانات الصحيحة. انسخها والصقها في جدول البيانات الرئيسي. آمل ألا يكون قد فاتك أي شيء. آمل أن تكون التنسيقات متطابقة. آمل ألا يكون أحد قد غيّر أسماء الأعمدة.
العمليات الحسابية المتكررة:
الميزانية مقابل الفعلية. شهر مقابل شهر. على أساس سنوي. الاتجاهات الفصلية. نفس الصيغ. أرقام مختلفة. كل فترة على حدة.
تحليل التباين اليدوي:
لماذا ترتفع الإيرادات 8%؟ ابحث في البيانات مزيج المنتجات المزيج الجغرافي. تغيرات الأسعار. تغيرات الحجم. ثم تكتبها. كل شهر.
التنسيق والعرض التقديمي:
يجب أن تبدو الأرقام صحيحة. جداول منسقة بشكل متناسق. الرسوم البيانية في الصفحات الصحيحة. الرؤوس والتذييلات صحيحة. تحديث شرائح الباوربوينت.
مشاكل التحكم في الإصدار:
أنت ترسل v1. يجد شخص ما خطأ. ترسل الإصدار 2. شخص ما يريد تخفيضات مختلفة. ترسل الإصدار 3. الآن هناك ثلاث إصدارات متداولة.
بحلول الوقت الذي ينتهي فيه التقرير، تكون قد استنفدت. وأنت لم تقم بأي تحليل فعلي بعد. لقد قمت فقط بتجميع المعلومات.
دور الذكاء الاصطناعي في إعداد التقارير والتحليل
سحب البيانات من كل مكان تلقائياً
يتصل الذكاء الاصطناعي بجميع أنظمتك:
- أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (SAP وOracle وNetSuite وDynamics وغيرها)
- أنظمة إدارة علاقات العملاء (Salesforce، HubSpot، إلخ)
- مستودعات البيانات وقواعد البيانات
- جداول البيانات ومحركات الأقراص المشتركة
- أدوات التخزين السحابي والتعاون
- مصادر بيانات الطرف الثالث
لا مزيد من تسجيل الدخول والتصدير. لا مزيد من النسخ واللصق. يسترجع الذكاء الاصطناعي ما تحتاجه بالضبط، عندما تحتاج إليه.
يتعامل مع تنسيقات البيانات المختلفة تلقائياً. تواريخ بتنسيقات مختلفة؟ عملات مختلفة؟ وحدات قياس مختلفة؟ يقوم الذكاء الاصطناعي بتطبيع كل شيء بحيث يعمل معًا.
هل يتم تحديث البيانات؟ يتم تحديث الذكاء الاصطناعي تلقائيًا. لا مزيد من عبارات "يستخدم هذا التقرير بيانات اعتبارًا من..." لأنك قمت بسحبها يدويًا صباح الثلاثاء.
يحسب كل شيء على الفور
تتم الحسابات المالية القياسية التي تستغرق دقائق يدويًا في ثوانٍ معدودة:
حسابات التباين:
- الميزانية مقابل الفعلية (بالدولار والنسبة المئوية)
- التوقعات مقابل الفعلية
- مقارنات الفترة السابقة
- مقارنات السنوات السابقة
- الفرق في الخطة مع التراكمي منذ بداية العام وحتى تاريخه
تحليل الاتجاهات:
- معدلات النمو الشهرية على أساس شهري
- الاتجاهات الفصلية
- المتوسطات المتداولة
- التعديلات الموسمية
- حسابات معدل التشغيل
تحليل النسب:
- الهوامش (الإجمالي، التشغيلي، الصافي)
- مقاييس العائد (ROA، ROE، ROIC)
- نسب الكفاءة (معدل دوران الأصول، دوران المخزون)
- نسب السيولة (النسبة الحالية والنسبة السريعة)
- مؤشرات الأداء الرئيسية المخصصة الخاصة بعملك
لا يقوم الذكاء الاصطناعي بالحساب فقط. إنه يتعامل مع حالات الحافة المزعجة أيضًا. القسمة على صفر؟ البيانات المفقودة؟ التغييرات الهيكلية في مخطط حساباتك؟ إنه يتعامل معها بذكاء بدلاً من الانهيار.
يوضح ما الذي تغير
هنا يصبح الذكاء الاصطناعي مثيراً للاهتمام. فهو لا يعرض الأرقام فقط. بل يشرحها.
تعليق التباين التلقائي:
"ارتفعت الإيرادات بمقدار 1 تيرابايت 2.3 مليون تيرابايت (121 تيرابايت 3 تيرابايت) مقارنة بالشهر السابق، مدفوعة بنمو الإيرادات بمقدار 151 تيرابايت 3 تيرابايت في المنتج X (1 تيرابايت 1.8 مليون تيرابايت) و81 تيرابايت 3 تيرابايت في المنتج Y (1 تيرابايت 0.6 مليون تيرابايت)، يقابلها جزئياً انخفاض بمقدار 31 تيرابايت 3 تيرابايت في المنتج Z (1 تيرابايت 0.1 مليون تيرابايت)."
يكتب الذكاء الاصطناعي المسودة الأولى. تقوم أنت بالمراجعة والتنقيح وإضافة السياق. لكنك لا تبدأ من صفحة بيضاء.
تحديد هوية السائق:
لا يقول الذكاء الاصطناعي أن الإيرادات ارتفعت فقط. بل يحدد السبب:
- تغيرات الحجم مقابل تغيرات الأسعار
- تحولات مزيج المنتجات
- الأداء الجغرافي
- تغيرات شريحة العملاء
- الموسمية مقابل النمو الحقيقي
ويحدد مساهمة كل محرك كمياً. "ارتفع الحجم بمقدار 81 تيرابايت 3 تيرابايت، وارتفع السعر بمقدار 31 تيرابايت 3 تيرابايت، وتأثير المزيج +11 تيرابايت 3 تيرابايت." الآن أنت تعرف ما الذي حرك الإبرة بالفعل.
ملخصات اللغة الطبيعية:
وبدلاً من إجبار المديرين التنفيذيين على قراءة الجداول، يكتب الذكاء الاصطناعي الملخصات التنفيذية بلغة بسيطة. "لقد تفوقنا على الخطة بمقدار 51 تيرابايت 3 تيرابايت هذا الشهر، ويرجع ذلك في المقام الأول إلى الطلب الأقوى من المتوقع في المنطقة الشمالية الشرقية."
أنماط البقع والحالات الشاذة
البشر بارعون في التحليل. البشر سيئون في التحقق من آلاف نقاط البيانات بحثاً عن الأنماط.
الذكاء الاصطناعي هو عكس ذلك.
اكتشاف الاتجاهات:
انخفض الهامش الإجمالي لثلاثة أشهر على التوالي. انخفاضات صغيرة كل شهر. من السهل تفويتها بشكل فردي. يكتشف الذكاء الاصطناعي الاتجاه ويحدده.
اكتشاف الشذوذ:
الإنفاق التسويقي في مكتب دالاس أعلى من المعتاد بـ 401 تيرابايت و3 تيرابايت قد يكون مشروعاً قد يكون خطأ. في كلتا الحالتين، يستحق التحقق. يشير الذكاء الاصطناعي إلى ذلك.
تحليل الارتباط:
عندما تزداد المبيعات، تزداد تكاليف الشحن عادةً بشكل متناسب. هذا الشهر لم يحدث ذلك. لم لا؟ يلاحظ الذكاء الاصطناعي ويشكك في ذلك.
مراقبة العتبة:
أي حساب يزيد عن $50K يحتاج إلى مراجعة المدير المالي. أي فرق يزيد عن 10% يحتاج إلى تفسير. أي هامش سلبي يحتاج إلى تحقيق. يراقب الذكاء الاصطناعي باستمرار وينبه عند تجاوز العتبات.
لا يمكن لفريقك التحقق يدويًا من كل بند يدويًا كل شهر. بل يمكن للذكاء الاصطناعي ذلك. فهو يلفت انتباهك إلى الأشياء المهمة بدلاً من تركها مختبئة في مجموعات البيانات الضخمة.
إنشاء التقارير تلقائياً
بمجرد أن يعرف الذكاء الاصطناعي تنسيق التقرير القياسي الخاص بك، يقوم بإنشائه تلقائياً:
الحزم المالية الشهرية:
بيان الدخل، والميزانية العمومية، والتدفقات النقدية، وتعليقات التباين، ولوحة مؤشرات الأداء الرئيسية. نفس التنسيق كل شهر. يتم تحديث الأرقام تلقائياً.
حزم المجلس:
ملخص تنفيذي ومقاييس رئيسية وأداء القطاع والمخاطر والفرص. يتم إنشاؤها تلقائيًا وجاهزة للمراجعة والتنقيح.
تقارير القسم:
يحصل كل قسم على الأرباح والخسائر والمقاييس الخاصة به. يتم إنشاؤها من نفس مصدر البيانات. تعريفات متسقة. لا يوجد تقسيم يدوي.
مناظر مخصصة:
تريد المبيعات رؤية الإيرادات حسب المنطقة. العمليات تريد التكاليف حسب المنشأة. التسويق يريد عائد الاستثمار حسب القناة. يقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء كل عرض من نفس البيانات الأساسية.
يقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء المسودة الأولى. راجعها أنت. أضف السياق. عدِّل ما يحتاج إلى تعديل. لكنك لا تبني من الصفر في كل مرة.
يجيب على الأسئلة المخصصة بسرعة
اجتماع مجلس الإدارة بعد 30 دقيقة. يسأل أحدهم "ما هو اتجاه إيراداتنا في الغرب الأوسط للمنتج X خلال الأرباع الستة الماضية؟
قبل الذكاء الاصطناعي: الذعر. تصدير البيانات. تصفية. احسب. أنشئ مخططًا سريعًا. نأمل أن يكون صحيحاً.
مع الذكاء الاصطناعي: اطرح السؤال. احصل على الإجابة في ثوانٍ. تحقق من أنها تبدو معقولة. اعرضها على المجلس.
يمكن للذكاء الاصطناعي تقطيع بياناتك المالية بأي طريقة تطلبها:
- حسب المنتج، والمنطقة، والعميل، والقناة، والفترة الزمنية
- مع أي مقاييس تحددها
- في الجداول أو الرسوم البيانية أو السرد
- تصديرها إلى أي تنسيق تريده
لم تعد تعني ساعات العمل المخصصة بعد الآن. إنه يعني أسئلة مختلفة، بنفس السرعة.
ما الذي يعنيه ذلك بالنسبة لك
للمديرين الماليين والقادة الماليين
دورات إغلاق أسرع:
عندما يكون تجميع التقارير تلقائيًا، تغلق بشكل أسرع. إغلاق لمدة يومين بدلاً من خمسة أيام. نفس الجودة، بوقت أقل.
المزيد من الوقت للعمل الاستراتيجي:
يقضي فريقك وقتًا أقل في إعداد التقارير ووقتًا أطول في فهم ما تعنيه. المزيد من الوقت في أسئلة "هل يجب علينا" بدلاً من أسئلة "كم".
دعم أفضل للقرارات:
عندما يمكنك الإجابة عن الأسئلة في دقائق بدلاً من ساعات، يتخذ القادة قراراتهم بمعلومات أفضل. تخمين أقل، وبيانات أكثر.
الإبلاغ المتسق:
نفس التعريفات في كل مرة. نفس الحسابات في كل مرة. لا مزيد من لحظات "انتظر، كيف حسبنا هذا الشهر الماضي؟
عمليات تدقيق أسهل:
يريد المدققون فهم أرقامك. عندما يتم إنشاء التقارير تلقائيًا من مصادر بيانات تم التحقق منها مع حسابات موثقة، يكون من الأسهل بكثير شرحها ودعمها.
للمراقبين الماليين ومديري الحسابات
توقف عن إعادة بناء التقارير نفسها:
حزم نهاية الشهر التي كانت تستغرق يومين تستغرق الآن ساعتين. معظم ذلك هو المراجعة وليس التجميع.
تدارك الأخطاء قبل وقوعها:
يشير الذكاء الاصطناعي إلى أشياء غير منطقية. اتجاهات غير عادية. حسابات معطلة. بيانات مفقودة. يمكنك إصلاح المشكلات قبل أن يراها أي شخص.
تعامل مع طلبات الإبلاغ دون ذعر:
"هل يمكنك سحب الإيرادات حسب المنطقة للسنوات الثلاث الماضية حسب الربع؟" كان هذا مشروعاً. أما الآن فهي خمس دقائق.
ركز على الشرح وليس الحساب:
وظيفتك هي مساعدة الناس على فهم الأرقام. عندما يقوم الذكاء الاصطناعي بإجراء العمليات الحسابية، يكون لديك الوقت لشرح ما يحدث بالفعل.
للمحللين الماليين
الوصول إلى الرؤى بشكل أسرع:
توقف عن قضاء 80% من وقتك في معالجة البيانات و20% في التحليل. اقلب هذه النسبة. يتجادل الذكاء الاصطناعي. وأنت تحلل.
استكشف المزيد من السيناريوهات:
عندما يمكنك إجراء التحليل في دقائق بدلاً من ساعات، يمكنك استكشاف المزيد من الخيارات. المزيد من سيناريوهات "ماذا لو". غوص أعمق في الأنماط المثيرة للاهتمام.
قم بعمل يستخدم مهاراتك بالفعل:
أنت لم تدخل مجال التمويل لنسخ البيانات ولصقها. لقد دخلت مجال التمويل لفهم أداء الأعمال. يتيح لك الذكاء الاصطناعي التركيز على ذلك.
كن شريكاً تجارياً أفضل
عندما يمكنك الإجابة عن الأسئلة بسرعة باستخدام بيانات جيدة، تصبح الشخص الذي يريد الجميع التحدث إليه. أنت تساعد في اتخاذ القرارات بدلاً من مجرد الإبلاغ عن النتائج.
سيناريوهات الإبلاغ الشائعة
تقارير الإغلاق في نهاية الشهر
تم الإغلاق. تم إغلاق الدفاتر. والآن تبدأ التقارير.
الذكاء الاصطناعي تلقائياً:
- سحب الأرقام النهائية من نظام تخطيط موارد المؤسسات
- حساب جميع الفروق مع الميزانية والفترات السابقة
- توليد بيانات الأرباح والخسائر والميزانية العمومية والتدفقات النقدية القياسية
- إنشاء تعليق على التباين يشرح الحركات الرئيسية
- إنشاء لوحات معلومات مؤشرات الأداء الرئيسية مع الرسوم البيانية والاتجاهات
- يقوم بتنسيق كل شيء وفقًا للقوالب الخاصة بك
- توزيع التقارير على الأشخاص المناسبين
يقوم المراقب المالي بمراجعة الحزمة. يضيف سياقاً حول قضايا محددة. يعدل التعليق عند الحاجة. يوافق على التوزيع. الوقت الإجمالي: 90 دقيقة بدلاً من يومين.
التحضير لاجتماع مجلس الإدارة
يجتمع مجلس الإدارة كل ثلاثة أشهر. ويرغبون في الاطلاع على الأداء والاتجاهات والتوقعات.
يخلق الذكاء الاصطناعي:
- ملخص تنفيذي بأبرز النقاط الرئيسية
- الأرباح والخسائر الفصلية مع تحليل التباين
- الأداء السنوي حتى تاريخه مقابل الخطة
- المقاييس الرئيسية واتجاهات مؤشرات الأداء الرئيسية
- توزيع أداء القطاع
- ملخص النقدية والميزانية العمومية
- الرسوم البيانية التي توضح الاتجاهات والمقارنات
يقوم المدير المالي بمراجعة المسودة. يضيف تعليقًا استراتيجيًا. يعدل التركيز على نقاط معينة. يعد نقاط الحوار. ولكن يتم تجميع البيانات.
طلب تحليل مخصص
رئيسك التنفيذي يسأل: "أنا قلق بشأن هامش الربح في المنطقة الغربية. هل يمكنك أن تبين لي اتجاه هامش الربح الإجمالي حسب المنطقة خلال الأرباع الثمانية الماضية، مع تفصيل أفضل 5 منتجات في كل منطقة؟
الذكاء الاصطناعي:
- سحب الإيرادات والسلع الاستهلاكية حسب المنطقة والمنتج وربع السنة
- حساب الهامش الإجمالي لكل مجموعة
- تحديد أفضل 5 منتجات في كل منطقة حسب الإيرادات
- إنشاء مخططات بيانية للاتجاهات توضح حركة الهامش
- إنشاء جدول ملخص بالمقاييس الرئيسية
- مسودة التعليق تشير إلى انخفاض هامش الربح في المنطقة الغربية بمقدار 3 نقاط، مدفوعًا في المقام الأول بضغوط تسعير المنتج X
الوقت الإجمالي: 5 دقائق. تقوم بالمراجعة، والتحقق من أنها منطقية، وإرسالها إلى الرئيس التنفيذي. يتم التحليل حتى قبل بدء الاجتماع.
ما لا يستطيع الذكاء الاصطناعي فعله
الذكاء الاصطناعي قوي في إعداد التقارير، ولكن له حدود واضحة:
لا يمكنه إصدار أحكام بشأن العرض التقديمي:
هل يجب أن نسلط الضوء على هذه المشكلة لمجلس الإدارة أم لا؟ هذا قرار استراتيجي. يعرض لك الذكاء الاصطناعي البيانات. أنت تقرر ما يجب التركيز عليه.
لا يمكن أن يفسر السياق خارج البيانات:
"الإيرادات منخفضة لأن أكبر عملائنا تعرض لحريق" يتطلب معرفة خارج أنظمتك. لا يمكن للذكاء الاصطناعي معرفة ذلك ما لم يخبره أحد بذلك.
لا يمكن تحديد ما هو مهم:
قد يكون التباين 2% ضخمًا في أحد البنود ولا معنى له في بند آخر. يمكن للذكاء الاصطناعي وضع علامة على الفروق، ولكنك أنت من يقرر ما هو مهم.
لا يمكنه التعامل مع أنواع التحليلات الجديدة تمامًا:
التقارير القياسية؟ ممتاز. شيء لم تقم بتحليله من قبل بطريقة جديدة؟ ستحتاج إلى توجيهه.
لا يمكن أن يضمن جودة البيانات:
إذا تم إدخال بيانات خاطئة في نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك، ستخرج بيانات خاطئة في التقارير. لا تزال القمامة الواردة والقمامة الخارجة سارية. يمكن للذكاء الاصطناعي اكتشاف الحالات الشاذة، ولكن لا يمكنه إصلاح بيانات المصدر السيئة.
يتعامل الذكاء الاصطناعي مع الأعمال الميكانيكية ببراعة. أما التفكير الاستراتيجي وسياق العمل والحكم على الأمور فلا يزال يتطلب البشر.
ابدء
ابدأ بعملية إعداد التقارير الأكثر إيلاماً:
اختر تقريراً أولاً:
حزمة الإدارة الشهرية؟ تقرير مجلس الإدارة؟ تقارير الإدارة؟ اختر التقرير الذي يستغرق معظم الوقت أو الذي يحدث بشكل متكرر.
توثيق العملية الحالية:
من أين تأتي البيانات؟ ما هي الحسابات التي تقوم بها؟ ما التنسيق الذي يتوقعه الناس؟ فهم الحالة الحالية أمر ضروري.
ابدأ بأتمتة جمع البيانات:
قبل أن يكتب الذكاء الاصطناعي التعليق، اجعله يسحب البيانات تلقائياً. أثبت أن ذلك يعمل بشكل صحيح.
أضف العمليات الحسابية التالية:
بمجرد تدفق البيانات بشكل موثوق، قم بأتمتة الحسابات القياسية. تحقق من تطابقها مع حساباتك اليدوية.
ثم أضف التوليد السردي:
بمجرد أن تصبح الأرقام صحيحة، اسمح للذكاء الاصطناعي بصياغة التعليق. راجع كل كلمة في البداية. قم ببناء الثقة مع مرور الوقت.
قياس توفير الوقت:
تتبع المدة التي استغرقها إعداد التقارير قبل وبعد. وثق التحسن. استخدم ذلك لتبرير التوسع في إعداد المزيد من التقارير.
ليس عليك أتمتة كل شيء دفعة واحدة. ابدأ بتقرير واحد. أثبت القيمة. توسع من هناك.
هل أنت مستعد لقضاء وقت أقل في إنشاء التقارير؟
لكل شركة احتياجات مختلفة في إعداد التقارير. أنظمة مختلفة. تنسيقات مختلفة. جماهير مختلفة.
نحن لا نبيع قوالب تقارير عامة. نحن ننظر إلى تقاريرك الخاصة. مصادر بياناتك. متطلباتك.
ثم نقوم ببناء تقارير مدعومة بالذكاء الاصطناعي تعمل بالطريقة التي تريدها بالضبط. نفس المخرجات التي تنتجها الآن. بجزء من الوقت.
نبدأ بتقرير واحد. نثبت أنه يعمل. ثم نتوسع. لا يوجد مشروع تحويل ضخم. مجرد أتمتة عملية توفر وقت فريقك.
