الذكاء الاصطناعي لطلبات الشراء والطلب: تسريع عملية الشراء
يجب أن تكون طلبات الشراء والطلب بسيطة. يحتاج شخص ما إلى شيء ما. فيطلبه. تتم الموافقة عليه. يتم إرسال الطلب. يتم ذلك.
لكن الأمر ليس بسيطاً. تظل الطلبات في صناديق البريد الوارد في انتظار الموافقة عليها. يقوم المشترون بمعالجة الطلبات الروتينية يدوياً. لا يعرف الناس المورد الذي يجب استخدامه. تذهب الطلبات إلى موردين غير متعاقدين لأن عملية الموافقة بطيئة للغاية.
والنتيجة؟ فرق المشتريات مدفونة في أعمال المعاملات. إنفاق متهور لأن الناس يتجاوزون النظام. تسرب العقود لأن الطلبات لا تتبع الشروط المتفاوض عليها.
يعمل الذكاء الاصطناعي على إصلاح ذلك. يعالج طلبات الشراء القياسية تلقائياً. يوجه الموافقات بذكاء. يضمن اتباع الطلبات للشروط المتعاقد عليها. يجعل العملية سريعة جدًا بحيث يستخدمها الأشخاص بالفعل.
سبب بطء عمليات الشراء إلى الدفع
عمليات الطلب إلى الطلب معطلة في معظم الشركات. ليس لأن فرق المشتريات سيئة في وظائفها. بل لأن العملية تتطلب الكثير من العمل اليدوي.
يقوم شخص ما بتقديم طلب شراء. على المشتري مراجعته. التحقق مما إذا كان يتبع السياسة. تحديد من يجب أن يوافق عليه. قم بتوجيهه إلى جهة الموافقة الصحيحة. انتظر الموافقة. ثم قم بإنشاء أمر شراء يدوياً. حدد المورد. أدخل جميع التفاصيل مرة أخرى.
للطلبات الروتينية القياسية الروتينية. في كل مرة
يقضي المشترون ساعات في معالجة طلبات الشراء التي تتبع نفس الأنماط. اللوازم المكتبية. المكونات القياسية. الخدمات المتكررة. الطلبات التي لا تحتاج إلى خبرة بشرية ولكنها تحصل عليها على أي حال لأن العملية تتطلب معالجة يدوية.
عندما تكون العملية بطيئة، يقوم الناس بالتحايل عليها. يشترون مباشرة من الموردين. يستخدمون بطاقات الائتمان الشخصية. يتخطون الموافقات. الإنفاق المتهور ليس خبيثاً - بل هو محاولة الناس إنجاز أعمالهم.
وتفقد المشتريات السيطرة. لا يحصل الموردون المتعاقدون على الحجم الذي وُعدوا به. لا يتم استخدام الشروط المتفاوض عليها. وتختفي رؤية الإنفاق.
ما الذي يفعله الذكاء الاصطناعي لطلبات الشراء والطلب
لا يعمل الذكاء الاصطناعي على تسريع عملية الطلبات فحسب. بل يجعلها ذكية. وإليك الطريقة.
معالجة الطلبات تلقائياً
يتلقى الذكاء الاصطناعي طلبًا. يقوم بتحليل ما يتم طلبه.
هل هذا عنصر قياسي؟ يتعرف عليه الذكاء الاصطناعي من الطلبات السابقة. يتحقق من صحة الطلب مقابل السياسة. يتحقق من توفر الميزانية. يتأكد من اكتمال المعلومات المطلوبة.
إذا تم التحقق من كل شيء، يقوم الذكاء الاصطناعي بتوجيهه للموافقة عليه تلقائيًا. لا حاجة لتدخل المشتري للطلبات الروتينية.
إذا كان هناك خطأ ما، يقوم الذكاء الاصطناعي بالإشارة إلى مشكلات محددة:
- مركز التكلفة أو رمز GL المفقود
- تجاوز عتبة الميزانية التي تتطلب موافقة خاصة
- العنصر لا يتطابق مع الفئات المعتمدة
- الوثائق المطلوبة غير مرفقة
- مواصفات غير واضحة تحتاج إلى توضيح
يحصل مقدم الطلب على ملاحظات واضحة على الفور. ليس رفضاً عاماً. مشاكل محددة لإصلاحها.
تتدفق طلبات الشراء القياسية عبر النظام في دقائق. يتم توجيه طلبات الشراء المعقدة إلى المشترين مع سياق ما يحتاج إلى المراجعة.
توجيه الموافقات بذكاء
عمليات سير عمل الموافقة معقدة. موافقات مختلفة لمبالغ مختلفة. مسارات مختلفة لفئات مختلفة. قواعد مختلفة للأقسام المختلفة.
يختلط الأمر على الناس. تذهب الطلبات إلى جهة الموافقة الخاطئة. يتم ارتدادها. تتأخر بينما يكتشف الناس من الذي يجب أن يوافق بالفعل.
يعرف الذكاء الاصطناعي قواعد الموافقة:
- التوجيه القائم على المبلغ: أقل من 1TP4,000T1,000 تذهب إلى معتمد واحد. أكثر من $10,000 يحتاج إلى موافقة إضافية.
- التوجيه حسب الفئة: تحتاج مشتريات تكنولوجيا المعلومات إلى موافقة تكنولوجيا المعلومات. تحتاج المعدات الرأسمالية إلى مراجعة مالية.
- قواعد القسم: الأقسام المختلفة لديها مستويات تفويض مختلفة وسلاسل موافقة مختلفة.
- استثناءات السياسة: الأصناف غير المعروضة في الكتالوج. الموردون غير المتعاقدين. متطلبات الموافقة الخاصة.
- منطق الاستبدال: المعتمد الرئيسي غير متوفر؟ يتم التوجيه إلى البديل المعين تلقائياً.
يذهب كل طلب إلى جهة الموافقة الصحيحة في المرة الأولى. لا ارتباك. لا تأخيرات أثناء قيام الأشخاص بالتحقق ممن يجب أن يوافق على ماذا.
والموافقون؟ يحصلون على السياق مع كل طلب. ما الذي يتم طلبه. السبب. حالة الميزانية. امتثال العقد. ما إذا كان هذا أمر روتيني أو يحتاج إلى تدقيق. يمكنهم الموافقة بسرعة عند الاقتضاء.
يقترح الموردين المفضلين
يطلب شخص ما لوازم مكتبية. ما المورد الذي يجب أن تستخدمه؟
لدى شركتك ثلاثة بائعي مستلزمات مكتبية متعاقدين. لكل منهم أسعار مختلفة لعناصر مختلفة. أوقات تسليم مختلفة. الحد الأدنى للطلبات المختلفة.
يعرف المشترون ذلك. لقد تفاوضوا على العقود. لكن طالبي الشراء لا يعرفون ذلك. ولا يرغب المشترون في البحث يدويًا عن المورد الأفضل لكل طلب.
يوصي الذكاء الاصطناعي بالموردين تلقائياً:
- أفضل الأسعار: يقارن الأسعار المتعاقد عليها بين الموردين للأصناف المطلوبة.
- سرعة التوصيل: عوامل الاستعجال ومهل الموردين.
- فرصة الدمج: إذا كانت هناك طلبات أخرى مفتوحة، اقترح الدمج لتلبية الحد الأدنى من متطلبات الطلبات.
- الامتثال للعقود: تحديد أولويات الموردين حيث يكون لديك التزامات حجم يجب الوفاء بها.
- الأداء السابق: مراعاة موثوقية التسليم وتاريخ الجودة.
يذهب طلب الشراء إلى المورد الذي يمنحك أفضل قيمة. ليس بشكل عشوائي. وليس إلى أي شخص يعرفه طالب الشراء. إلى المورد المتعاقد معه بأفضل الشروط لهذا الطلب المحدد.
زيادة الامتثال للعقود. يتم استخدام شروطك المتفاوض عليها بالفعل. يفي الموردون بالتزامات الحجم لأن الطلبات تتدفق حيث ينبغي أن تتدفق.
التحقق من صحة الطلبات مقابل العقود
لقد تفاوضت على العقود لسبب ما. تسعير أفضل. شروط متفق عليها. خصومات على الحجم. ولكن إذا لم تتطابق الطلبات مع شروط العقد، فإنك تخسر المزايا.
يقوم الذكاء الاصطناعي بالتحقق من صحة كل طلب مقابل شروط العقد:
- التحقق من صحة السعر: هل هذا هو السعر المتعاقد عليه؟ إذا لم يكن كذلك، قم بوضع علامة عليه ووضح الفرق.
- الامتثال للشروط: هل نطلب ضمن الحد الأدنى/الحد الأقصى للكميات المتفق عليها؟
- التحقق من الخصم: هل يتم تطبيق الخصومات المتعاقد عليها؟ هل يتم حساب فواصل الحجم بشكل صحيح؟
- مطابقة المنتج: هل هذه سلعة متعاقد عليها أم بديل مماثل بسعر مختلف؟
- شروط الدفع: هل نستخدم شروط الدفع المتفاوض عليها أم شروطًا مختلفة؟
إذا كان الطلب غير مطابق للعقد، يقوم الذكاء الاصطناعي بوضع علامة عليه قبل إصدار أمر الشراء.
ربما يكون السعر أعلى من المتعاقد عليه. ربما قام المورد بإزالة خصم "عن طريق الخطأ". ربما طلب شخص ما سلعة غير متعاقد عليها في حين أن البديل المتعاقد عليه موجود.
تلتقطها قبل أن تدفع ثمنها. وليس أثناء تسوية الفواتير عندما يفوت الأوان.
لا يتعلق الأمر بعدم الثقة في الموردين. بل يتعلق بضمان تطبيق الشروط التي تفاوضت عليها فعلياً على كل طلبية.
تتبع حالة الطلبات بشكل استباقي
يتم إصدار الأوامر. ثم تبدأ الأسئلة. "أين طلبي؟" "متى ستصل؟ "هل أكد المورد الطلب؟
يطرح المشترون هذه الأسئلة باستمرار. يتحققون من الأنظمة. يتصلون بالموردين. يرسلون رسائل البريد الإلكتروني. تحديثات الحالة كوظيفة بدوام كامل.
يراقب الذكاء الاصطناعي حالة الطلب تلقائياً:
- تأكيد المورد: هل أقر المورد بالطلب؟ هل قبلت تاريخ التسليم؟ هل أبلغت عن أي تناقضات؟
- تتبع الإنتاج/الشحن: هل الطلب في الموعد المحدد؟ هل تم شحنها؟ أين هي قيد النقل؟
- مراقبة التسليم: موعد التسليم المتوقع يقترب. هل وصلت؟ هل تم استلامها في المخزون؟
- تنبيهات الاستثناءات: التأخيرات. التأخيرات. مشاكل الجودة التي تم الإبلاغ عنها عند الاستلام. تباينات الكمية.
- التواصل الاستباقي: يقوم بتحديث الطلبات تلقائياً. يتم التصعيد إلى المشترين فقط عند الحاجة إلى التدخل.
يحصل مقدمو الطلبات على تحديثات الحالة دون طلب. يركز المشترون على الاستثناءات، وليس على عمليات التحقق من الحالة الروتينية.
هل تأخر الطلب؟ يقوم الذكاء الاصطناعي بتنبيه مقدم الطلب والمشتري قبل أن يضطر أحدهم للسؤال. يوفر السياق - سبب التأخير، والتاريخ الجديد المتوقع، وما إذا كانت البدائل موجودة.
تتم معالجة المشاكل بشكل استباقي. لا يتم اكتشافها عندما يسأل أحدهم، "أين ذلك الطلب الذي قدمته قبل ثلاثة أسابيع؟"
ما الذي يعنيه ذلك بالنسبة لك
لمسؤولي المشتريات المركزيين التنفيذيين وقادة المشتريات
يمكنك التحكم والاطلاع على عملية الشراء للطلب بالكامل.
- امتثال أعلى للعقود: تتدفق الطلبات إلى الموردين المتعاقدين. يتم استخدام الشروط المتفاوض عليها. يتم الوفاء بالتزامات الحجم.
- إنفاق أقل إنفاقاً مستقلاً عندما تكون العملية المعتمدة سريعة، يستخدمها الناس بدلاً من تجاوزها.
- دورات شراء أسرع: تتم معالجة الطلبات القياسية في دقائق وليس أيام. تلبية احتياجات العمل بشكل أسرع.
- تخصيص أفضل للموارد: يعمل المشترون على عمليات الشراء والمفاوضات المعقدة، وليس معالجة الطلبات الروتينية.
- رؤية الإنفاق: جميع الطلبات تتدفق عبر النظام. رؤية كاملة لما يتم شراؤه ومن من.
لمديري المشتريات والمشترين
تتوقف عن كونك مركزًا لمعالجة طلبات الشراء وتصبح وظيفة استراتيجية.
- إيقاف معالجة الطلبات الروتينية: تتدفق طلبات الشراء القياسية تلقائيًا. أنت تتعامل فقط مع ما يحتاج إلى خبرة.
- التركيز على المشتريات المعقدة: وقت التفاوض إدارة العلاقات مع الموردين. التوريد الاستراتيجي.
- استخدام أفضل للعقود: تذهب الطلبات تلقائيًا إلى الموردين المناسبين بالشروط المناسبة.
- تقليل التحقق من الحالة: يعالج التتبع الآلي الأسئلة الروتينية. أنت تركز على الاستثناءات.
- مسح عبء العمل: اعرف ما يحتاج إلى انتباهك. ما هو روتيني يتم التعامل معه تلقائياً.
لمقدمي الطلبات والمستخدمين التجاريين
ستحصل على ما تحتاج إليه بشكل أسرع وبمتاعب أقل.
- طلبات أسرع: تمت الموافقة على طلبات الشراء القياسية وطلبها في دقائق. لا مزيد من الانتظار لأيام للحصول على العناصر الروتينية.
- الحالة واضحة: اعرف مكان طلبك دون أن تسأل تحديثات استباقية حول التسليم.
- عملية سهلة: إرشادات واضحة حول ما هو مطلوب. ملاحظات فورية إذا كان هناك خطأ ما.
- خدمة أفضل: الموردين المفضلين المقترحين تلقائياً. أفضل أوقات وشروط التسليم.
- لا مزيد من الحلول البديلة: العملية المعتمدة سريعة بما فيه الكفاية بحيث لا تحتاج إلى تجاوزها.
ما لن يفعله الذكاء الاصطناعي
لنكن واضحين بشأن ماهية هذا الأمر.
لا يوافق الذكاء الاصطناعي على عمليات الشراء. البشر يوافقون. يقوم الذكاء الاصطناعي فقط بتوجيه الطلبات إلى الشخص المناسب للموافقة بالمعلومات الصحيحة.
لا يحل الذكاء الاصطناعي محل حكم المشتري في عمليات الشراء المعقدة. الموردون الجدد. العناصر غير القياسية. المعدات الرأسمالية. المشتريات الاستراتيجية. هذه تحتاج إلى خبرة بشرية.
لا يلغي الذكاء الاصطناعي جميع الأعمال اليدوية. بعض الطلبات معقدة. تحتاج بعض الطلبات إلى معالجة خاصة. تتطلب بعض الحالات حكمًا بشريًا بشأن المخاطر أو الجودة أو اختيار الموردين.
ما يفعله الذكاء الاصطناعي هو التعامل مع الروتين. الطلبات القياسية التي تتبع الأنماط. 80% من طلبات الشراء التي لا تحتاج إلى خبرة بشرية ولكن تاريخياً حصلت عليها على أي حال لأن العملية تتطلب معالجة يدوية.
لا يزال المشترون يتخذون قراراتهم. إنهم فقط يتخذون قرارات بشأن الأشياء التي تحتاج بالفعل إلى خبرتهم.
النتائج الحقيقية من الطلب والطلب بالذكاء الاصطناعي
إليك ما يبدو عليه الأمر في الممارسة العملية:
70-80% من طلبات الشراء التي تتم معالجتها تلقائيًا: تتدفق الطلبات القياسية دون تدخل المشتري. يركز المشترون على 20-30% التي تحتاج إلى خبرة.
خفض وقت دورة الموافقة بنسبة 50-70%: تذهب الطلبات إلى جهة الموافقة الصحيحة على الفور. لا لبس، ولا تأخير، ولا ذهاب وإياب.
يزيد الامتثال للعقد 15-30%: تتدفق الطلبات تلقائيًا إلى الموردين المتعاقدين بالشروط المتعاقد عليها. ينخفض إنفاق الموردين
تم تحرير سعة المشتري: الساعات المستردة يومياً من معالجة الطلبات الروتينية. إعادة تخصيص الوقت للمصادر الاستراتيجية والمفاوضات.
تجربة مستخدم أفضل: السرعة الكافية التي تجعل الناس يستخدمون النظام بدلاً من إيجاد حلول بديلة. اعتماد أعلى يعني رؤية أفضل للإنفاق.
لا يتعلق الأمر بخفض عدد موظفي المشتريات. بل يتعلق بالسماح للمشتريات بالقيام بالمزيد من العمل الاستراتيجي بنفس الموارد.
هل أنت مستعد لتسريع عملية الشراء إلى الطلب؟
تختلف عملية طلب الشراء والطلب في كل شركة عن الأخرى. تعكس عمليات سير عمل الموافقة الخاصة بك الهيكل التنظيمي الخاص بك. قاعدة الموردين لديك لها خصائص فريدة من نوعها. الفئات الخاصة بك لها متطلبات مختلفة.
نحن لا نبيع أتمتة المشتريات العامة. نحن ننظر إلى عملية طلب الشراء إلى الطلب الخاصة بك. نحن نحدد الطلبات التي يمكن أتمتتها والطلبات التي تحتاج إلى خبرة بشرية. نحن نبني أنظمة تتوافق مع كيفية عمل مؤسستك بالفعل.
لا وعود بأن كل شيء سيكون آلياً. مجرد ذكاء اصطناعي عملي يتعامل مع الطلبات الروتينية حتى يتمكن المشترون لديك من التركيز على المشتريات الاستراتيجية.
