الذكاء الاصطناعي لمعالجة المستندات المالية: توقف عن الكتابة. ابدأ التحليل.
يقوم فريقك المالي بمعالجة مئات أو آلاف المستندات كل شهر. الفواتير. الإيصالات. كشوف الحسابات البنكية. تقارير النفقات. أوامر الشراء. العقود.
يجب على شخص ما قراءة كل واحدة. استخرج البيانات. اكتبها في نظامك. تحقق من صحتها. طابقها مع المستندات الأخرى. ملفها بشكل صحيح.
هذا ليس عملاً مالياً. هذا إدخال بيانات. ولكنه يستغرق ساعات كل يوم.
يقرأ الذكاء الاصطناعي المستندات أسرع من أي إنسان. يستخرج البيانات دون أخطاء مطبعية. لا يتعب أبداً في المستند 473. ويعمل 24/7.
لا يتعلق الأمر باستبدال فريقك. إنه يتعلق بتحريرهم من معالجة المستندات حتى يتمكنوا من القيام بأعمال المحاسبة الفعلية.
مشكلة المستندات في التمويل
تصل المستندات بكل الصيغ التي يمكن تخيلها:
- مرفقات البريد الإلكتروني من مئات البائعين المختلفين
- المستندات الورقية الممسوحة ضوئيًا من غرفة البريد
- صور الإيصالات من الموظفين
- ملفات PDF التي هي في الواقع صور، وليست نصوصاً قابلة للبحث فيها
- بيانات متعددة الصفحات مع الجداول والبنود
- ملاحظات مكتوبة بخط اليد على قسائم التسليم
كل بائع ينسق الفواتير بشكل مختلف. كل بنك لديه تصميم كشف حساب خاص به. كل موظف يصور الإيصالات من زاوية مختلفة.
يجب على فريقك التعامل مع كل ذلك. استخرج المعلومات الأساسية. أدخلها في نظام ERP أو نظام المحاسبة الخاص بك. تأكد من عدم سقوط أي شيء من خلال الشقوق.
إنه ليس عملاً صعباً. إنه فقط يستغرق وقتاً طويلاً. وعندما يزداد حجم العمل، تحتاج إلى المزيد من الأشخاص أو العمل لساعات أطول.
ما دور الذكاء الاصطناعي في معالجة المستندات
يقرأ أي تنسيق مستند
لا يحتاج الذكاء الاصطناعي إلى قوالب. ولا يحتاج إلى بيانات منظمة. إنه يقرأ:
- ملفات PDFs: كل من الصور النصية والصور الممسوحة ضوئيًا
- الصور: JPEG، PNG، TIFF من أي مصدر
- رسائل البريد الإلكتروني النص الأساسي، والمرفقات، والتوقيعات
- الصور: حتى الإيصالات الضبابية من الهواتف
- مستندات متعددة الصفحات: بيانات بعشرات الصفحات
يتعامل مع لغات مختلفة. عملات مختلفة. تنسيقات تواريخ مختلفة. تخطيطات مختلفة للمستندات.
هل يقوم البائع بتغيير قالب فاتورته؟ يتكيف الذكاء الاصطناعي تلقائياً. لا حاجة لإعادة البرمجة.
مقتطفات ما تحتاجه بالضبط
بالنسبة للفواتير، يقوم الذكاء الاصطناعي بسحب
- اسم البائع وعنوانه
- رقم الفاتورة وتاريخها
- تاريخ الاستحقاق وشروط الدفع
- البنود مع الأوصاف والمبالغ
- المجاميع الفرعية، الضريبة، المبلغ الإجمالي
- أرقام أوامر الشراء إذا تمت الإشارة إليها
- تفاصيل الحساب المصرفي للدفع
بالنسبة للإيصالات، يتم استخراجها:
- اسم التاجر وموقعه
- التاريخ والوقت
- المبلغ الإجمالي
- مبلغ الضريبة
- طريقة الدفع
- المشتريات المفصلة
بالنسبة للبيانات المصرفية، تحصل على:
- رقم الحساب
- فترة البيان
- الأرصدة الافتتاحية والختامية
- كل معاملة بالتاريخ والوصف والمبلغ
- الرسوم ورسوم الفائدة
لا يكتفي الذكاء الاصطناعي بالعثور على النص. فهو يفهم ما تعنيه البيانات. فهو يعرف الفرق بين رقم الفاتورة ورقم أمر الشراء. بين المجموع الفرعي والإجمالي. بين الخصم والائتمان.
التحقق من صحة البيانات تلقائياً
لا يكتفي الذكاء الاصطناعي بالاستخراج والمضي قدمًا. بل يتحقق:
دقة الرياضيات:
هل تضيف البنود ما يصل إلى المجموع الفرعي؟ هل المجموع الفرعي زائد الضريبة يساوي الإجمالي؟ إذا لم يكن كذلك، فإنه يضع علامة على المستند.
مطابقة البيانات الرئيسية:
هل هذا البائع موجود في نظامك؟ هل العنوان مطابق؟ هل رقم الحساب صحيح؟ يتم وضع علامة على البائعين غير المعروفين للمراجعة.
التحقق المرجعي:
هل رقم أمر الشراء هذا موجود؟ هل هو لهذا البائع؟ هل المبلغ مطابق؟ يؤدي عدم التطابق إلى إطلاق تنبيهات.
اكتشاف التكرار:
هل تم تقديم هذه الفاتورة من قبل؟ نفس البائع، نفس المبلغ، نفس التاريخ؟ يكتشف الذكاء الاصطناعي محاولات الدفع المكررة.
التحقق من المعقولية:
هل هذا المبلغ أعلى بكثير من المعتاد لهذا البائع؟ هل تاريخ الاستحقاق في الماضي؟ هل هناك شيء يبدو غير عادي؟ يشير الذكاء الاصطناعي إلى القيم المتطرفة.
لا شيء يمر دون التحقق من صحته. يرى فريقك فقط المستندات التي اجتازت جميع عمليات التحقق أو التي تحتاج إلى حكم بشري محدد.
توجيه المستندات التوجيهات بذكاء
بمجرد معالجتها، يجب أن تذهب المستندات إلى المكان الصحيح:
توجيه الموافقة:
نفقات التسويق؟ تذهب إلى مدير التسويق أكثر من $5,000؟ تذهب إلى المدير. نفقات رأسمالية؟ تذهب إلى المدير المالي. يعرف الذكاء الاصطناعي مصفوفة الموافقة.
تخصيص القسم:
استنادًا إلى رموز GL أو مراكز التكلفة أو محتوى المستند، يقوم الذكاء الاصطناعي بالتوجيه إلى القسم المناسب للترميز والموافقة.
معالجة الاستثناءات:
فشل التحقق من الصحة؟ ينتقل إلى قائمة انتظار أخصائيي الحسابات الآلية. بائع جديد؟ يذهب إلى قسم المشتريات. مبلغ غير عادي؟ يذهب إلى وحدة التحكم. كل نوع استثناء له مساره الخاص.
فرز الأولويات:
هل يتوفر خصم الدفع المبكر؟ أولوية قصوى فاتورة متأخرة؟ أولوية قصوى. شروط قياسية لمدة 30 يوماً؟ قائمة انتظار عادية. يعطي الذكاء الاصطناعي الأولوية لما هو مهم.
لا مزيد من المستندات الموجودة في البريد الإلكتروني لشخص واحد في انتظار الفرز اليدوي. كل شيء يتدفق تلقائياً إلى حيث يجب أن يذهب.
إنشاء مسارات التدقيق تلقائياً
لكل مستند، يسجل الذكاء الاصطناعي:
- عند استلامها
- ما هي البيانات التي تم استخراجها
- ما هي عمليات التحقق التي تم إجراؤها
- ما نجح أو فشل
- من قام بمراجعة الاستثناءات
- ما هي القرارات التي تم اتخاذها
- عندما تم نشره على النظام
توثيق كامل. لا حاجة إلى تسجيل يدوي. كل شيء جاهز للمراجعة والتدقيق.
ما الذي يعنيه ذلك بالنسبة لك
للمديرين الماليين والقادة الماليين
تكلفة أقل لكل معاملة:
تكلف معالجة الفاتورة يدويًا $10-$30 حسب درجة تعقيدها. مع الذكاء الاصطناعي، تنخفض التكلفة إلى $2-$5. على نطاق واسع، يتزايد هذا بسرعة.
التعامل مع النمو دون زيادة عدد الموظفين:
هل يتضاعف حجم معاملاتك التجارية؟ يتوسع الذكاء الاصطناعي على الفور. بدون توظيف. لا تدريب. لا وقت للتهيئة.
أزمنة دورات أسرع:
معالجة المستندات في نفس اليوم بدلاً من الانتظار في طوابير الانتظار لأيام. الحصول على خصومات الدفع المبكرة. رؤية أفضل للتدفق النقدي.
جودة بيانات أفضل:
لا توجد أخطاء مطبعية. لا توجد حقول مفقودة. لا توجد أرقام منقولة. بيانات أنظف تعني تقارير أفضل وتصحيحات أقل.
الرؤية في الوقت الفعلي:
اطلع على ما هو قيد الإعداد بالضبط. كم عدد الفواتير التي تنتظر الموافقة؟ ما هو إجمالي الالتزامات؟ لا مزيد من تتبع جداول البيانات.
بالنسبة لفرق الأساليب/التقارير السنوية
التوقف عن القيام بإدخال البيانات:
لا مزيد من الكتابة من ملفات PDF. لا مزيد من التدقيق المزدوج للأرقام. يتعامل الذكاء الاصطناعي مع الاستخراج. أنت تتعامل مع الاستثناءات والقرارات.
التركيز على حل المشكلات:
بدلاً من معالجة 50 فاتورة قياسية، يمكنك التعامل مع الـ 5 فواتير التي تحتاج إلى حكم. نزاعات البائعين. أوامر الشراء المفقودة. أسئلة التسعير. الأمور المثيرة للاهتمام.
تقليل الإجهاد المتكرر:
تتسبب طباعة مئات الفواتير في إجهاد بدني حقيقي. لا يصاب الذكاء الاصطناعي بالنفق الرسغي. يبقى فريقك أكثر صحة.
التعامل مع فترات الذروة بسهولة:
اندفاع نهاية الشهر؟ اندفاع نهاية الربع؟ لا يتباطأ الذكاء الاصطناعي. لا حاجة لوقت إضافي. لا توتر بشأن تجاوز الكومة.
استجابات أسرع من البائعين:
"أين مدفوعاتي؟ يمكنك الإجابة على الفور لأن كل شيء موجود في النظام. لا بحث في البريد الإلكتروني أو أكوام الورق.
للأعمال بأكملها
تقليل غرامات التأخير في السداد:
معالجة المستندات بشكل أسرع يعني سداد المدفوعات في الوقت المحدد. لا مزيد من رسوم التأخير $50 لأن الفاتورة بقيت في البريد الإلكتروني لمدة أسبوع.
المزيد من خصومات السداد المبكر:
تعني شروط "2/10 صافي 30" توفيراً حقيقياً. يعالج الذكاء الاصطناعي بسرعة كافية للحصول على تلك الخصومات بالفعل.
علاقات أفضل مع البائعين:
المعالجة المتسقة في الوقت المحدد تجعلك عميلاً أفضل. يقدّر البائعون إمكانية التنبؤ.
سداد مدفوعات الموظفين بشكل أسرع:
معالجة تقارير النفقات في أيام وليس أسابيع. موظفون أكثر سعادة لا ينتظرون أموالهم.
سيناريوهات معالجة المستندات الشائعة
معالجة الفواتير
تصل الفاتورة عبر البريد الإلكتروني. الذكاء الاصطناعي
- استخراج جميع بيانات الفواتير في غضون ثوانٍ
- التحقق من البائع مقابل القائمة الرئيسية
- التطابق مع أمر الشراء في حالة وجوده
- التحقق من صحة المبالغ والحسابات
- مسارات الموافقة على أساس المبلغ والقسم
- إنشاء إدخال AP في نظامك
- إخطار المعتمد عبر الطريقة المفضلة لديه
الوقت الإجمالي: أقل من دقيقة واحدة. المشاركة البشرية: قرار الموافقة فقط.
معالجة تقارير النفقات
يقدم الموظف تقرير النفقات مع 12 إيصالاً. الذكاء الاصطناعي:
- قراءة جميع الإيصالات، بما في ذلك صور الأوراق المجعدة
- يستخرج التاجر، والتاريخ، والمبلغ من كل من
- التحقق من سياسة الشركة (حدود المبلغ، الفئات المسموح بها)
- وضع علامات على أي عناصر خارجة عن السياسة
- تعبئة تقرير النفقات تلقائياً
- التوجيهات إلى المدير للموافقة عليها
- قوائم الانتظار لسداد السداد
لا يكتب الموظف أي شيء. يرى المدير ملخصًا نظيفًا مع جميع الإيصالات المرفقة. يتم السداد بشكل أسرع.
تسوية كشوف الحسابات
وصول كشف الحساب البنكي الشهري الذكاء الاصطناعي
- استخراج كل معاملة من كشف الحساب
- التطابق مع المعاملات في نظامك
- يحدد العناصر غير المتطابقة على كلا الجانبين
- الإبلاغ عن المعاملات غير المعتادة (المبالغ الكبيرة، والمستفيدين غير المألوفين)
- إنشاء تقرير مطابقة يوضح ما يتطابق وما لا يتطابق
- يقدم استثناءات للمراجعة البشرية
ما كان يستغرق ساعات يستغرق الآن دقائق. يركز فريقك فقط على العناصر التي لا تتطابق تلقائيًا.
ما لا يستطيع الذكاء الاصطناعي فعله
لنكن صادقين بشأن القيود:
لا يمكنها التعامل مع المواقف الفريدة حقاً:
الفواتير القياسية؟ ممتاز. لكن اتفاقية الترخيص لمرة واحدة مع شروط دفع غير عادية؟ لا تزال بحاجة إلى مراجعة بشرية.
لا يمكنه إصدار الأحكام:
هل يجب علينا دفع هذه الفاتورة المتنازع عليها؟ هل تستحق علاقة البائع هذه الحفاظ عليها؟ هذه هي قرارات العمل وليست قرارات المعالجة.
لا يمكنه قراءة المستندات المدمرة بالكامل:
إذا لم يتمكن الإنسان من تحديد الأرقام، فلن يتمكن الذكاء الاصطناعي من ذلك أيضاً. لا تزال المستندات التالفة بشدة تحتاج إلى تدخل بشري.
لا يمكنها التعامل مع الاتفاقيات الشفهية:
"أخبرتهم أننا سندفع بحلول يوم الجمعة" لا يهم إلا إذا كان موثقًا. يعمل الذكاء الاصطناعي بما هو مكتوب وليس بما قيل.
يحتاج إلى بيانات واضحة لاستخراجها:
إذا كانت هناك معلومات مهمة مفقودة من المستند، فسيقوم الذكاء الاصطناعي بالإبلاغ عنها ولكن لا يمكنه اختراع البيانات. لا يزال يتعين على شخص ما العثور على رقم الفاتورة المفقود.
يتعامل الذكاء الاصطناعي مع المعالجة الروتينية ببراعة. كل شيء آخر لا يزال يحتاج إلى خبرة فريقك.
ابدء
يعمل الذكاء الاصطناعي لمعالجة المستندات بشكل أفضل عندما تبدأ في التركيز:
اختر نوع مستند واحد أولاً:
لا تحاول أتمتة كل شيء دفعة واحدة. ابدأ بنوع المستندات الأعلى حجماً. عادةً الفواتير أو إيصالات النفقات.
ابدأ بأنظف بياناتك:
البائعون الرئيسيون ذوو التنسيق المتسق هم الأسهل. احصل على المكاسب أولاً، ثم توسع إلى المزيد من المستندات المتغيرة.
إبقاء البشر في الحلقة في البداية:
اسمح للذكاء الاصطناعي بالعملية، ولكن اطلب من فريقك مراجعة كل شيء في البداية. قم ببناء الثقة في النظام. اضبط قواعد التحقق من الصحة.
قياس توفير الوقت:
تتبع المدة التي استغرقتها المعالجة قبل وبعد المعالجة. قياس معدلات الخطأ. توثيق التحسن. هذا يثبت القيمة.
توسع تدريجياً:
بمجرد أن يعمل أحد أنواع المستندات بشكل جيد، أضف نوعًا آخر. قم ببناء قدرات المعالجة الآلية بمرور الوقت.
هذا ليس كل شيء أو لا شيء. يمكنك البدء على نطاق صغير، وإثبات القيمة، ثم التوسع.
هل أنت مستعد لإيقاف معالجة المستندات يدوياً؟
لكل قسم من أقسام الشؤون المالية أحجام مستندات وتنسيقات وتدفقات عمل مختلفة. لا تنجح الحلول المقطوعة.
نحن ننظر إلى مستنداتك الفعلية. أنظمتك. عمليات الموافقة الخاصة بك. احتياجات معالجة الاستثناءات الخاصة بك.
ثم نقوم ببناء معالجة المستندات بالذكاء الاصطناعي التي تناسب طريقة عملك الفعلية. ليس نظرياً. وليس قوالب عامة. بل سير عملك المحدد.
نبدأ على نطاق صغير. نثبت نجاحها. ثم نتوسع. لا توجد استثمارات ضخمة مقدماً. لا تعطيل للعمليات الجارية.
