إدارة المخاطر بدون بيانات هي عمل تخميني. والتخمين يقتل المشاريع.
لقد شاهدنا شركات تحرق الملايين لأنها لم تتمكن من رؤية المشاكل القادمة. كانت علامات التحذير موجودة. كانت البيانات موجودة. لكن لم يقم أحد بربط النقاط إلا بعد فوات الأوان.
يغير Power BI هذه اللعبة. فهو يحول بيانات المخاطر المبعثرة لديك إلى كرة بلورية لمشاريعك. ليس سحراً - مجرد استخدام ذكي للمعلومات التي لديك بالفعل.
إليك كيف نساعد المؤسسات على الانتقال من مكافحة الحرائق التفاعلية إلى إدارة المخاطر التنبؤية.
لماذا تفشل إدارة المخاطر التقليدية
معظم إدارة المخاطر عبارة عن مسرح. جداول بيانات جميلة ذات ألوان حمراء وصفراء وخضراء. اجتماعات شهرية حيث يومئ الجميع برؤوسهم ويقولون "نحن نراقب الوضع".
المشكلة؟ سجل المخاطر الخاص بك موجود في مستند ثابت. بيانات مشروعك موجودة في نظام آخر. بياناتك المالية تختبئ في برنامج محاسبة. لا شيء يتحدث إلى أي شيء آخر.
عندما تتحقق المخاطر، تتدافع لفهم ما حدث. تقوم بسحب التقارير من خمسة مصادر مختلفة. وبحلول الوقت الذي تحصل فيه على إجابات، يكون الضرر قد وقع.
نرى هذا النمط في كل مكان:
- تجاوزات الميزانية التي "ظهرت من العدم" - باستثناء أن بيانات الإنفاق أظهرت الاتجاه السائد قبل ثلاثة أشهر
- نقص الموارد الذي "لم يكن من الممكن التنبؤ به" - بينما كانت تقارير الاستخدام تصرخ بالتحذيرات
- مشاكل الجودة التي "ظهرت فجأة" - على الرغم من أن معدلات العيوب كانت ترتفع منذ أسابيع
كانت البيانات موجودة. لم تكن الرؤية موجودة.
Power BI كمنصة ذكاء المخاطر الخاصة بك
لا يقتصر دور Power BI على إنشاء مخططات بيانية جميلة فقط. فهو يربط بين نقاط المخاطر قبل أن تتحول إلى انفجارات مخاطر.
اعتبره بمثابة مركز قيادة المخاطر الخاص بك. كل مصدر بيانات مهم يصب في مكان واحد. أدوات إدارة المشاريع، والأنظمة المالية، وقواعد بيانات الموارد البشرية، ومقاييس الجودة - كلها تتحدث نفس اللغة.
نحن نبني لوحات معلومات تُظهر لك ثلاثة أشياء:
- ما الذي يحدث الآن - صحة المشروع في الوقت الفعلي في جميع مبادراتك
- ما هي الأنماط التي تظهر - الاتجاهات التي تتنبأ بالمشاكل قبل وقوعها
- ما هي الإجراءات التي يجب اتخاذها - توضيح الخطوات التالية بناءً على البيانات
يحدث السحر عندما تتوقف عن النظر إلى المقاييس المعزولة وتبدأ في رؤية الروابط. تباين الميزانية بالإضافة إلى استخدام الموارد بالإضافة إلى ضغط الجدول الزمني يساوي مشروعًا على وشك الانهيار.
يجعل Power BI هذه الاتصالات مرئية. والرؤية تخلق خيارات.
بناء نظام كشف المخاطر الخاص بك
نحن لا نبني لوحات تحكم. نحن نبني أنظمة إنذار مبكر.
ابدأ بأكبر نقاط الألم لديك. ما هي المخاطر التي تؤلمك أكثر؟ هل هي تجاوزات الميزانية؟ التأخير في الجدول الزمني؟ تضارب الموارد؟ إخفاقات الجودة؟
لكل فئة من فئات المخاطر الرئيسية، حدد المؤشرات الرئيسية. ليس الأشياء الواضحة - الإشارات الخفية التي تظهر قبل أسابيع من الأزمة.
مؤشرات مخاطر الميزانية:
- سرعة الإنفاق الفعلي مقابل سرعة الإنفاق المخطط لها
- تكرار طلب التغيير وقيمته
- التأخير في الدفع للبائعين
- وقت الموافقة على طلب الشراء
مؤشرات مخاطر الجدول الزمني:
- معدلات إنجاز المهام مقابل خط الأساس
- استهلاك المخزن المؤقت للمسار الحرج
- تنبؤات توافر الموارد
- التأخير في إكمال التبعية
مؤشرات مخاطر الجودة:
- معدلات اكتشاف العيوب حسب المرحلة
- إعادة العمل بالنسب المئوية
- اختبار ثغرات التغطية
- اتجاهات آراء العملاء
نقوم بربط هذه المؤشرات بالتنبيهات الآلية. عندما تتحول الأنماط خارج النطاقات العادية، يتم إخطار الأشخاص المناسبين على الفور. ليس اجتماع مراجعة المخاطر الشهر المقبل. الآن.
تحويل الرؤى إلى أفعال
البيانات بدون عمل هي مجرد تسلية باهظة الثمن.
نحن نصمم حلول Power BI الخاصة بنا حول نقاط القرار، وليس فقط نقاط البيانات. تجيب كل لوحة معلومات عن أسئلة محددة تدفع إلى اتخاذ إجراءات محددة.
أسئلة لوحة القيادة التنفيذية:
- ما هي المشاريع التي تحتاج إلى اهتمام فوري؟
- أين يجب أن نعيد تخصيص الموارد؟
- ما هي المخاطر التي تهدد أهدافنا الاستراتيجية؟
أسئلة لوحة معلومات مدير المشروع:
- ما المهام المتأخرة؟
- أي أعضاء الفريق مثقلون بالعمل؟
- أين تظهر مشاكل الجودة؟
أسئلة لوحة معلومات مدير المخاطر:
- ما هي سيناريوهات المخاطر التي أصبحت أكثر احتمالاً؟
- ما هي استراتيجيات التخفيف من المخاطر التي تعمل؟
- أين نحتاج إلى ضوابط مخاطر جديدة؟
تتضمن كل لوحة معلومات إجراءات موصى بها بناءً على أنماط البيانات. لا تخمين لما يجب القيام به بعد ذلك. لا شلل في التحليل.
نقوم أيضاً ببناء قدرات نمذجة السيناريوهات. "ما الذي سيحدث لجدولنا الزمني إذا فقدنا هذا المورد الرئيسي؟ "كيف سيؤثر خفض ميزانية 20% على مخرجاتنا؟ أجب عن هذه الأسئلة قبل أن تصبح حقيقة واقعة.
نجاح إدارة المخاطر في العالم الحقيقي
كان أحد عملاء التصنيع يستنزف الأموال في مشاريع البناء. بلغ متوسط التجاوزات في الميزانية 301 تيرابايت إلى 3 تيرابايت. وكان التأخير في الجدول الزمني أمرًا روتينيًا.
قمنا بربط بيانات إدارة المشاريع وأنظمة المشتريات والتقارير المالية في Power BI. أصبحت الأنماط واضحة على الفور.
لم يكن يتم الإبلاغ عن الزيادات في تكاليف المواد حتى المراجعات الشهرية للميزانية. بحلول ذلك الوقت، كانت أوامر الشراء قد صدرت بالفعل بأسعار مبالغ فيها. ولم يكن يتم تقييم أوامر التغيير مقابل الأثر الكلي للمشروع، بل كان يتم تقييم أثر المهام الفردية فقط.
لم يكن التضارب في الموارد بين المشاريع مرئيًا حتى لم يحضر الأشخاص إلى العمل.
أنشأ حل Power BI رؤية في الوقت الفعلي لهذه المخاطر المترابطة. أدت تنبيهات تكلفة المواد إلى إجراء مراجعات فورية للمشتريات. وتم تقييم تأثيرات أوامر التغيير مقابل قيود المحفظة، وليس فقط المشاريع الفردية.
أظهر تخصيص الموارد التعارضات في تخصيص الموارد قبل أسابيع، مما سمح بإجراء تعديلات استباقية للجدولة.
النتائج بعد ستة أشهر: انخفضت التجاوزات في الميزانية إلى 8%. وتحسن أداء الجدول الزمني 40%. والأهم من ذلك، لم تعد المشاكل تفاجئهم.
استخدمت إحدى شركات تطوير البرمجيات أساليب مماثلة لإدارة مخاطر الجودة. فبدلاً من العثور على العيوب في اختبار قبول المستخدم، قاموا بتحديد أنماط تدهور الجودة أثناء التطوير.
توقعت معدلات رفض مراجعة التعليمات البرمجية واتجاهات تغطية اختبار الوحدة وترددات فشل الإنشاء مشاكل الجودة قبل ثلاثة سباقات السرعة. وقد منحهم ذلك وقتاً لتعديل العمليات قبل تقديم برمجيات معطلة.
تحسنت نتائج رضا العملاء 25% بسبب وصول عدد أقل من العيوب إلى الإنتاج.
استراتيجية التنفيذ التي تعمل بالفعل
لا تحاول حل جميع مشاكل المخاطر في اليوم الأول. فهذه وصفة لفشل مكلف.
نحن نتبع نهجاً مركزاً:
المرحلة 1: اختر مشكلة واحدة كبيرة
اختر أكثر المخاطر تكلفة أو أكثرها تكراراً. قم ببناء قدرات الكشف والاستجابة لهذه المشكلة الواحدة. اجعلها تعمل بشكل مثالي قبل إضافة التعقيد.
المرحلة 2: ربط مصادر البيانات ذات الصلة
بمجرد أن يعمل نظامك الأساسي، أضف مصادر البيانات التي توفر سياقًا إضافيًا. البيانات المالية لمخاطر الميزانية. بيانات الموارد لمخاطر الجدول الزمني. ملاحظات العميل لمخاطر الجودة.
المرحلة 3: التوسع في المخاطر ذات الصلة
استخدم إطار عملك المثبت لمعالجة فئة المخاطر الأكبر التالية. ستتحرك بشكل أسرع لأن البنية التحتية موجودة.
المرحلة 4: بناء النماذج التنبؤية
مع تدفق البيانات التاريخية، قم بتطوير تحليلات تنبؤية. نماذج التعلّم الآلي التي تتنبأ باحتمالية المخاطر بناءً على الظروف الحالية.
يستغرق هذا النهج من 6 إلى 12 شهرًا للتنفيذ الكامل. ولكنك ترى نتائج المرحلة الأولى في غضون أسابيع.
كما أننا نصر على إدارة التغيير إلى جانب التنفيذ التقني. فأفضل لوحة تحكم في العالم تفشل إذا لم يستخدمها الناس. فالتدريب، وتكامل العمليات، والتبني الثقافي لا يقل أهمية عن اتصالات البيانات.
قياس عائد الاستثمار في إدارة المخاطر
الإدارة الجيدة للمخاطر توفر المال. والإدارة الجيدة للمخاطر تجلب المال.
نحن نتتبع مقاييس محددة لإثبات تأثير Power BI على إدارة المخاطر:
الوفورات المباشرة في التكاليف:
- انخفاض تجاوزات الميزانية المخفضة
- عدد أقل من إضافات موارد الطوارئ
- انخفاض تكاليف إعادة العمل والجودة
- انخفاض معدلات إلغاء المشاريع
خلق القيمة غير المباشرة:
- تحسين رضا العملاء
- تعزيز إنتاجية الفريق المعززة
- استخدام أفضل للموارد
- تسليم أسرع للمشاريع
تحسينات الاستجابة للمخاطر:
- الكشف المبكر عن المشاكل في وقت مبكر
- سرعة اتخاذ القرارات
- تقييمات تأثير أكثر دقة
- فعالية أفضل في التخفيف من الآثار
تشهد معظم المؤسسات عائد استثمار يتراوح بين 3 و5 أضعاف خلال السنة الأولى. وتتضاعف الوفورات بمرور الوقت مع نضوج قدرات إدارة المخاطر.
والأهم من ذلك أنك تنام بشكل أفضل في الليل. لا مزيد من المفاجآت السيئة في اجتماعات صباح الاثنين. لا مزيد من الشرح للمديرين التنفيذيين عن سبب فشل المشاريع دون سابق إنذار.
تصبح إدارتك للمخاطر استباقية بدلاً من أن تكون تفاعلية. يمكنك منع المشاكل بدلاً من مجرد توثيقها.
تحوّل Power BI بياناتك إلى استشراف. ويحول الاستبصار إدارة المخاطر من مركز تكلفة إلى ميزة تنافسية.
السؤال ليس ما إذا كان بإمكانك تحمل تكلفة تنفيذ إدارة أفضل للمخاطر. السؤال هو ما إذا كان بإمكانك تحمل عدم القيام بذلك.
يستخدم منافسوك بالفعل البيانات لرؤية ما حولك. اللعب على اللحاق بالركب في إدارة المخاطر مكلف. ريادة اللعبة مربحة.
