ستيفان بريوسلر، الرئيس التنفيذي لشركة LeapLytics
هذا بيان أؤيده تماماً: غالبية لوحات معلومات مخاطر Power BI في الإنتاج اليوم لا تغير قرارًا واحدًا. يتم فتحها قبل الاجتماع، وعرضها على الشاشة، وإغلاقها مرة أخرى. لقد تم اتخاذ القرارات بالفعل - في محادثة منفصلة، في الردهة، في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني. و لوحة معلومات مخاطر Power BI كان ورق الحائط
ثلاثة أشياء أراها في الممارسة العملية ولا يريد أحد أن يقولها بصوت عالٍ
أولاً: معظم لوحات معلومات المخاطر مصممة لمنشئ اللوحات وليس لصانع القرار. لقد حضرت ما يكفي من مكالمات العملاء لأتعرف على هذا النمط. يقضي محلل ذكاء الأعمال ثلاثة أسابيع في بناء شيء مثير للإعجاب حقًا - تدرجات لونية، ومؤشرات أداء رئيسية متحركة، ومخطط مبعثر يقارب مصفوفة المخاطر إذا حدقت فيه. تبدو مصقولة. وتكمن المشكلة في أن الأشخاص الذين يحتاجون إلى التصرف بناءً على البيانات - مدير البرنامج، والمدير المالي، ورئيس لجنة التدقيق - لا يمكنهم قراءتها دون جولة إرشادية. التعقيد المصمم لإظهار القدرة التحليلية هو عكس أداة الحوكمة المفيدة.
ثانياً: غياب التفاعل يقتل سؤال المتابعة. إن أهم لحظة في مراجعة المخاطر لا تكون عندما يقول أحدهم "أرى أن درجة المخاطر الإجمالية كهرمانية". بل عندما يسألون "ما هي المخاطر المحددة التي أدت إلى ذلك؟" و"هل ازدادت سوءًا منذ الشهر الماضي؟ لا يمكن للوحة المعلومات الثابتة - حتى لو كانت جميلة - أن تجيب على هذه الأسئلة في الغرفة. يعد المحلل بالمتابعة. تصبح المتابعة مجموعة شرائح أخرى. تتكرر الدورة. حقيقية اتخاذ القرارات المتعلقة بتصور البيانات يتطلب أن تكون الأداة قابلة للاستجواب المباشر، من قبل الشخص الذي يطرح السؤال، دون وسيط تقني.
ثالثاً: إيقاع التحديث معطل. أواجه بانتظام لوحات معلومات المخاطر التي يتم تحديثها شهريًا، أو يدويًا، أو "عندما يتذكر شخص ما". لا تظهر المخاطر التي تصاعدت يوم الثلاثاء حتى يوم الخميس الثالث من الشهر التالي. عند هذه النقطة، لا تكون لوحة المعلومات أداة لإدارة المخاطر، بل مجرد سجل تاريخي. هناك فرق جوهري بين هذين الأمرين، وقد قبلت معظم المؤسسات بهدوء الفرق الخاطئ.
الحجة المضادة - وسبب عدم صحتها
الرفض الذي أسمعه في أغلب الأحيان هو هذا: "أصحاب المصلحة لدينا لا يريدون التفاعل مع لوحات المعلومات. إنهم يريدون ملخصاً." أتفهم لماذا يعتقد الناس ذلك. فكبار القادة مشغولون. لقد قالوا - ربما أكثر من مرة - إنهم يريدون ملخصًا بسيطًا من صفحة واحدة، وليس أداة عليهم تعلمها.
ولكن شاهد ما يحدث عندما تضع مصفوفة مخاطر تفاعلية حقيقية جيدة التصميم أمام مدير البرنامج لأول مرة - مصفوفة يستطيع فيها النقر على ربع الدائرة ومعرفة المخاطر الموجودة هناك على الفور، وتصفيتها حسب مسار العمل، وتحريك محور الوقت لمعرفة كيف تغيرت الصورة. إنهم لا ينفصلون. إنهم يميلون إلى الداخل. إن تفضيل "أريد فقط ملخصًا" هو إلى حد كبير استجابة مشروطة لسنوات من تسليمهم أدوات معقدة للغاية أو ثابتة للغاية بحيث لا تستحق التعامل معها. إنه ليس تفضيلًا فطريًا لمعلومات أقل.
بحث جارتنر حول تبني البيانات والتحليلات يُظهر باستمرار أن الفجوة بين توافر لوحة المعلومات وصنع القرار المستند إلى لوحة المعلومات ليست مشكلة تقنية، بل هي مشكلة تصميم وسهولة استخدام. الأداة موجودة. والبيانات موجودة. تكمن المشكلة في كيفية ربط الاثنين بالأشخاص الذين يحتاجون إلى التصرف.
ما الذي يجب أن يتغير في الواقع
توقف عن تقييم لوحات معلومات المخاطر من خلال شكلها في لقطة شاشة. ابدأ بتقييمها من خلال السؤال الذي يمكن أن تجيب عليه في أقل من 30 ثانية - بدون دعم المحللين، في اجتماع مباشر، من قبل الشخص الذي يتعين عليه إجراء مكالمة.
وهذا يعني بشكل ملموس ثلاثة أمور:
- تصميم لأقل أصحاب المصلحة التقنيين في الغرفة, وليس المحلل الأكثر قدرة في فريقك. إذا لم يتمكن رئيس لجنة التدقيق من الإبحار فيه بمفرده، فقد فشل في تحقيق الغرض الأساسي منه - بغض النظر عن مدى تطور نموذج البيانات الأساسي.
- قم ببناء التفاعل منذ البداية. لا يعد التنقل من ربع دائرة المخاطر إلى تفاصيل المخاطر الفردية، وتصفية الاتجاهات المستندة إلى الوقت، وعروض الحالة على مستوى مسار العمل ميزات غير متقدمة - فهي خط الأساس ل لوحة معلومات إدارة المخاطر التي تكتسب مكانتها في عملية الحوكمة. أدوات مثل مصفوفة مخاطر LeapLytics ل Power BI موجودة على وجه التحديد لأن المرئيات الأصلية لا توفر ذلك خارج الصندوق.
- تعامل مع دورة التحديث الشهرية على أنها عيب وليس ميزة. إذا كانت بيانات المخاطر الخاصة بك تتغير بشكل أسرع من تحديثات لوحة التحكم - وهي تتغير بالفعل - فأنت تقوم بإعداد تقارير تاريخية، وليس إدارة المخاطر. إن التحديث الآلي المتصل بمصادر البيانات المباشرة ليس رفاهية؛ بل هو الحد الأدنى من المعايير القابلة للتطبيق لأداة تدعي أنها تدعم الحوكمة في الوقت الفعلي.
السؤال الذي أود أن أسمع الإجابة عليه
متى كانت آخر مرة غيّرت فيها لوحة متابعة المخاطر - وليس محادثة أو تقريرًا أو رسالة بريد إلكتروني للمتابعة، بل لوحة المتابعة نفسها - قرارًا في مؤسستك بشكل مباشر؟
إذا كان عليك التفكير لأكثر من بضع ثوانٍ، فسأجادل بأن هذه هي أكثر نقطة بيانات صادقة حول إعدادك الحالي لديك.
ستيفان بريوسلر هو المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة LeapLytics، وهي شركة برمجيات متخصصة في مرئيات Power BI المخصصة لإدارة المخاطر وحوكمة المشاريع. يعمل على بناء أدوات تصور البيانات للصناعات المنظمة منذ عام 2020.
