الذكاء الاصطناعي لأداء الموردين وإدارة المخاطر: تعرّف على مورّديك قبل أن يتسببوا في مشاكل
يعتمد عملك على الموردين. فهم يقدمون المواد التي تحتاجها. المكونات التي تبني بها. الخدمات التي تحافظ على سير العمليات.
عندما يكون أداء الموردين جيدًا، لا تفكر فيهم. وعندما يفشلون، يتوقف كل شيء.
عمليات التسليم المتأخرة تؤخر الإنتاج. تتسبب مشاكل الجودة في إعادة العمل وشكاوى العملاء. تتسبب المشاكل المالية في انقطاع التوريد. تتسبب انتهاكات الامتثال في التعرض للمساءلة القانونية. تصبح مشاكل الموردين الصغيرة مشاكل تجارية كبيرة.
لكن معظم الشركات لا تراقب أداء الموردين بشكل منهجي. ليس لأنهم لا يهتمون. لأن تتبع مئات الموردين يدوياً أمر مستحيل.
تلاحظ المشاكل بعد أن تؤثر عليك. تأخر التسليم الذي يوقف الإنتاج. مشكلة الجودة التي تصل إلى العملاء. إفلاس المورد الذي يجعلك تبحث عن بدائل.
الذكاء الاصطناعي يغير ذلك. يراقب أداء الموردين بشكل مستمر. يتتبع إشارات المخاطر من مصادر متعددة. ينبهك إلى المشاكل قبل أن تؤثر على العمليات. يحوّل مكافحة الحرائق التفاعلية إلى إدارة مخاطر استباقية.
لماذا تفشل إدارة أداء الموردين
معظم الشركات لديها شكل من أشكال تتبع أداء الموردين. بطاقات الأداء. مراجعات الأعمال الفصلية. التقييمات السنوية.
لكنها ذات نظرة إلى الوراء ودورية. فهي تخبرك بما حدث في الربع الأخير. فهي لا تخبرك بما يحدث الآن أو ما هي المشاكل القادمة.
يبدو أداء المورد في التسليم جيدًا في المراجعة الفصلية. ولكن في الأسابيع الثلاثة الأخيرة، فاتهم نصف عمليات التسليم. لا أحد يلاحظ ذلك حتى يتأثر الإنتاج.
بدت البيانات المالية لأحد الموردين جيدة في المراجعة السنوية. لكنهم فقدوا للتو أكبر عملائهم. وبحلول الوقت الذي تعلم فيه بذلك، يكونون في ورطة وكذلك سلسلة التوريد الخاصة بك.
وهذا بالنسبة للموردين المهمين حيث تقوم بإجراء مراجعات رسمية. بالنسبة لـ 80% الأخرى من قاعدة الموردين لديك؟ تتم مراقبتهم فقط عندما تصبح المشاكل واضحة.
لا يمكن توسيع نطاق المراقبة اليدوية. لا يمكنك تتبع أداء التسليم ل 300 مورد. لا يمكنك مراقبة الأخبار المالية لكل شركة تشتري منها. لا يمكنك التحقق من حالة الامتثال بشكل مستمر.
لذا فإنك تراقب كبار الموردين وتأمل ألا يتسبب الآخرون في مشاكل. الأمل ليس استراتيجية لإدارة المخاطر.
ما دور الذكاء الاصطناعي في أداء الموردين وإدارة المخاطر
لا يتتبع الذكاء الاصطناعي أداء الموردين فقط. بل يتنبأ بالمشاكل. وإليك الطريقة.
مراقبة أداء الموردين باستمرار
يتتبع الذكاء الاصطناعي بيانات أداء الموردين في الوقت الفعلي. ليست مراجعات ربع سنوية. مراقبة مستمرة لكل معاملة.
تتبع التسليم في الوقت المحدد:
- كل طلبية كل توصيلة هل كانت في الوقت المحدد؟ في وقت مبكر؟ متأخراً؟ بكم؟
- أداء التسليم حسب المورد، حسب الفئة، حسب الفترة الزمنية.
- الاتجاهات: هل يتحسن الأداء أم يتراجع؟
- التباين: أداء متسق أم غير متوقع؟
- الالتزامات: الأداء الفعلي مقابل مستويات الخدمة المتعاقد عليها.
قد يكون الأداء العام للمورّد مقبولاً، ولكن أداءه في البنود الحرجة ضعيف. يرى الذكاء الاصطناعي ذلك. يُظهر متوسط أداء المورد 95% في الوقت المحدد، لكن الأداء الأخير انخفض إلى 80%. يلتقط الذكاء الاصطناعي هذا الاتجاه.
مقاييس الجودة:
- معدلات العيوب. معدلات الإرجاع. متطلبات إعادة التصنيع.
- حوادث الجودة حسب الخطورة والتكرار.
- الامتثال للمواصفات والمعايير.
- شكاوى العملاء التي ترجع إلى مشاكل في الموردين
- تكاليف الجودة: الفحص، وإعادة العمل، والمرتجعات، ومطالبات الضمان.
غالبًا ما تظهر مشاكل الجودة أنماطًا قبل أن تصبح واضحة. زيادة معدلات العيوب ببطء. خطوط إنتاج محددة تواجه مشكلات. يحدد الذكاء الاصطناعي هذه الأنماط في وقت مبكر.
الاستجابة والخدمة:
- وقت الاستجابة للاستفسارات والمشكلات.
- سرعة حل المشكلات وفعاليته.
- المرونة في التعامل مع التغييرات أو الطلبات العاجلة.
- جودة التواصل والاستباقية.
- الدعم الفني والخبرة.
الأداء التجاري:
- دقة الفواتير. مشاكل وأخطاء الفواتير.
- اتساق التسعير مع العقود.
- الالتزام بشروط الدفع.
- وقت تسليم الأسعار والقدرة التنافسية.
لا يقوم الذكاء الاصطناعي بجمع البيانات فقط. بل يحللها. يعرض الاتجاهات. يقارن بين الموردين. يحدد الأداء المتدهور قبل أن يصبح حرجًا.
درجات العلاقات مع الموردين
لديك المئات من الموردين. أي منهم يستحق الاهتمام؟ أيهم يعمل بشكل جيد؟ أي منهم يحتاج إلى مناقشات تحسين؟
يقوم الذكاء الاصطناعي بتقييم كل مورد عبر أبعاد متعددة:
درجة الأداء:
- مجموعة مرجحة من مقاييس التسليم والجودة والاستجابة والمقاييس التجارية.
- معدلة حسب الأهمية: تم تسجيل الموردين المهمين بشكل أكثر دقة.
- مقارنة بالالتزامات المتعاقد عليها وأداء النظراء.
درجة المخاطرة:
- المخاطر المالية. مخاطر الامتثال. المخاطر التشغيلية. المخاطر الجغرافية.
- التبعيات أحادية المصدر. مخاطر التركيز.
- العوامل الخارجية: العوامل الجيوسياسية والتنظيمية وظروف السوق.
درجة القيمة:
- القدرة التنافسية من حيث التكلفة. المساهمة في الابتكار. القيمة الاستراتيجية.
- سهولة ممارسة الأعمال. المرونة ونهج الشراكة.
- القيمة الإجمالية تتجاوز السعر.
التقييم العام للمورد:
- عرض مشترك للأداء والمخاطر والقيمة.
- التقسيم: الشركاء الاستراتيجيون، والموردون المفضلون، والموردون المقبولون، والموردون المعرضون للمخاطر.
- توصيات العمل بناءً على التصنيف والاتجاهات.
تحصل على قائمة الموردين ذوي الأولوية. من يحتاج إلى مناقشة الأداء؟ من يستحق المزيد من الأعمال؟ من يحتاج إلى خطة انتقالية؟
ليس بناءً على الشعور الغريزي أو من اشتكى بأعلى صوت. استناداً إلى بيانات شاملة وموضوعية.
يكتشف إشارات المخاطر مبكراً
لا تظهر مشاكل الموردين فجأة. هناك علامات تحذيرية. يراقبها الذكاء الاصطناعي.
إشارات المخاطر المالية:
- تخفيض التصنيف الائتماني. تدهور البيانات المالية.
- مشاكل الدفع: المدفوعات المتأخرة لمورديهم، والامتيازات الضريبية، والأحكام القانونية.
- خسائر كبيرة في العملاء. تركز الإيرادات أو انخفاضها.
- تسريح العمال، وإغلاق المنشآت، وإعلانات إعادة الهيكلة.
- تغييرات في الملكية، وتغييرات في الإدارة، وإشهار الإفلاس.
إشارات المخاطر التشغيلية:
- تدهور أداء التسليم. زيادة المهل الزمنية.
- تزايد مشاكل الجودة في التكرار أو الشدة.
- قيود السعة. مشاكل الإنتاج.
- مغادرة الموظفين الرئيسيين. مشاكل العمل أو الإضرابات.
- مشكلات سلسلة التوريد التي تؤثر على مورديها.
مخاطر الامتثال والسمعة:
- المخالفات التنظيمية. حوادث السلامة. القضايا البيئية.
- المشاكل القانونية: الدعاوى القضائية والتحقيقات والغرامات.
- التغطية الإخبارية السلبية. تحولات المشاعر على وسائل التواصل الاجتماعي.
- شكاوى العملاء. تغيرات سمعة الصناعة.
- هفوات الاعتماد. مشاكل في التأمين أو الترخيص.
مخاطر السوق والمخاطر الخارجية:
- القضايا الجيوسياسية التي تؤثر على موقع الموردين.
- الكوارث الطبيعية، والأحداث الجوية، ومشاكل البنية التحتية.
- التغييرات التنظيمية التي تؤثر على عمليات الموردين.
- اضطرابات السوق في صناعة الموردين.
- تقلبات أسعار السلع الأساسية التي تؤثر على تكاليف الموردين.
يراقب الذكاء الاصطناعي الأخبار وقواعد البيانات المالية والإيداعات التنظيمية وتقارير الصناعة وبيانات الأداء الداخلي. وهو يربط بين الإشارات التي يمكن أن تُفقد بمعزل عن غيرها.
المورد لديه تأخيرات طفيفة في التسليم. هذه إشارة واحدة. قام نفس المورد بتسريح 10% من الموظفين. هذه إشارة أخرى. وتشير الإشارتان معاً إلى ظهور مشكلة أكبر.
تحصل على إنذار مبكر. حان الوقت لتنويع المصادر. بناء مخزون احتياطي للمخزون. اصطفاف البدائل. إدارة المخاطر بشكل استباقي بدلاً من الاستجابة للأزمات.
التنبؤ باضطرابات التوريد
بعض مشاكل الموردين يمكن التنبؤ بها. يحدد الذكاء الاصطناعي الأنماط التي تسبق الاضطرابات.
أنماط تدهور الأداء:
تراجع أداء التسليم. تراجع الجودة. تمديد المهل الزمنية. غالباً ما تسبق هذه الأنماط مشاكل أكبر.
يتعلم الذكاء الاصطناعي الأنماط التي ترتبط بالاضطرابات. ويقوم بالإبلاغ عن الموردين الذين يظهرون هذه الأنماط قبل حدوث التعطيل.
تراكم عوامل الخطر:
تزيد إشارات المخاطر المتعددة التي تظهر معًا من احتمالية حدوث اضطراب.
الضغط المالي + المشاكل التشغيلية + الانكماش في الصناعة = احتمال كبير لفشل الموردين. ويحدد الذكاء الاصطناعي هذه المخاطر.
مراقبة العوامل الخارجية:
أنماط الطقس التي تؤثر على الحصاد بالنسبة للموردين الزراعيين. المواعيد النهائية التنظيمية التي تخلق قيودًا على السعة. ازدحام الموانئ الذي يؤثر على جداول التسليم.
يراقب الذكاء الاصطناعي العوامل الخارجية التي تتنبأ باضطرابات سلسلة التوريد. ليس بشكل مثالي، ولكن في وقت مبكر بما فيه الكفاية للاستعداد.
تحليل السعة والطلب:
المورد بقدرة 90%. طلب الصناعة يتزايد. حجمك يتزايد. تتوقع الرياضيات مشاكل في السعة.
يقوم الذكاء الاصطناعي بنمذجة قدرة الموردين مقابل الطلب. يحدد الحالات التي يحتمل أن يكون فيها العرض مقيدًا.
التنبؤ بالاضطرابات ليس مثاليًا. ولكن حتى دقة 70% مع الإنذار المبكر ذات قيمة. لا يمكنك منع جميع الاضطرابات. ولكن يمكنك الاستعداد لتلك التي تتوقع حدوثها.
تتبع حالة الامتثال
الموردين لديهم متطلبات الامتثال. الشهادات. التأمين. التوثيق. سجلات السلامة. التصاريح البيئية.
تنتهي صلاحيتها. ينسى الموردون تجديدها. أو لا يخبرونك عندما تكون هناك مشاكل.
يتتبع الذكاء الاصطناعي حالة الامتثال:
الوثائق المطلوبة:
- شهادات التأمين. مبالغ التغطية وتواريخ انتهائها.
- شهادات الجودة (ISO، خاصة بالصناعة). الحالة الحالية وتواريخ التجديد.
- شهادات السلامة ونتائج التدقيق.
- البيانات المالية والمعلومات الائتمانية.
- التراخيص والتصاريح والتسجيلات.
الامتثال التنظيمي:
- الالتزام بلوائح الصناعة. نتائج التفتيش.
- الامتثال البيئي. الانبعاثات، والنفايات، والإبلاغ.
- لوائح العمل والسلامة. نتائج المراجعة.
- الامتثال للاستيراد/التصدير. القيود التجارية.
- خصوصية البيانات والامتثال الأمني لموردي تكنولوجيا المعلومات.
الامتثال التعاقدي:
- الشهادات المطلوبة وفقًا لشروط العقد.
- متطلبات إعداد التقارير. حقوق التدقيق.
- التزامات التنوع والاستدامة.
- إقرار مدونة قواعد السلوك والالتزام بها.
يتتبع الذكاء الاصطناعي ما هو مطلوب. يراقب الحالة. تنبيهات قبل انتهاء الصلاحية. يشير إلى مشكلات الامتثال.
انتهت صلاحية التأمين منذ ثلاثة أشهر ولم يلاحظ أحد؟ الذكاء الاصطناعي يكتشف ذلك. لم يتم تجديد الشهادة؟ تم إرسال تنبيه قبل أن تصبح مشكلة.
تتبع الامتثال ليس أمراً مثيراً. لكن عدم الامتثال مكلف. التعرض القانوني. نتائج التدقيق. انتهاكات عقود العملاء. يمنع الذكاء الاصطناعي هذه المشاكل.
ما الذي يعنيه ذلك بالنسبة لك
لمسؤولي المشتريات المركزيين التنفيذيين وقادة المشتريات
يمكنك الانتقال من إدارة مخاطر الموردين التفاعلية إلى إدارة مخاطر الموردين الاستباقية.
- الإدارة الاستباقية للمخاطر: الإبلاغ عن المشاكل قبل أن تعطل العمليات. حان الوقت للاستعداد بدلاً من الهرولة.
- مساءلة الموردين بالبيانات: مناقشات الأداء المدعومة بمقاييس موضوعية. توقعات وقياسات واضحة.
- سلسلة التوريد المحمية: نظام إنذار مبكر لمشاكل الموردين. تقليل أثر التعطيل.
- التحسين المستمر: يؤدي تتبع الأداء المنهجي إلى تحسين أداء الموردين بمرور الوقت.
- الإدارة الاستراتيجية للموردين: معرفة الموردين الذين يستحقون الاستثمار والشراكة. أيهم يحتاج إلى تحسين الأداء. وأيهم يحتاج إلى الاستبدال.
لمديري المشتريات والمشترين
أنت تعرف الموردين الذين يجب أن تراقبهم ولديك أدلة للمحادثات الصعبة.
- تعرف على الموردين الذين يجب أن تراقبهم: قائمة الأولويات على أساس الأداء والمخاطر. تركيز الاهتمام حيثما كان ذلك مهمًا.
- أدلة لمحادثات الموردين: مناقشات الأداء المدعومة بالبيانات. قضايا محددة بمقاييس واضحة.
- الإنذار المبكر بشأن المشاكل: معالجة المشكلات قبل أن تصبح حرجة. الإدارة الاستباقية.
- تتبع الأداء المبسط: لا مزيد من بطاقات الأداء اليدوية. جمع البيانات وتحليلها آلياً.
- التحقق من الامتثال: معرفة حالة امتثال الموردين دون تتبع المستندات يدويًا.
للعمليات وسلسلة التوريد
يمكنك الحصول على إمداد موثوق به مع عدد أقل من الانقطاعات.
- اضطرابات أقل في التوريد: يسمح الإنذار المبكر بالاستعداد. المخزون الاحتياطي، والمصادر البديلة، وخطط الطوارئ.
- جودة أفضل للموردين: تؤدي المراقبة المستمرة والتغذية الراجعة إلى التحسين. اكتشاف المشاكل في وقت مبكر.
- تقليل التعرض للمخاطر: الإخفاقات المالية، وانتهاكات الامتثال، والمشاكل التشغيلية التي يتم اكتشافها قبل أن تؤثر عليك.
- عرض يمكن التنبؤ به: رؤية أفضل لقدرة الموردين والمخاطر. مفاجآت أقل.
- حل المشكلات بشكل أسرع: تحديد المشاكل وتصعيدها على الفور. وقت أقل في اكتشاف المشاكل.
ما لن يفعله الذكاء الاصطناعي
لنكن واضحين بشأن الحدود.
يوفر الذكاء الاصطناعي الرؤية والإنذار المبكر. فهو لا يدير علاقات الموردين. فهذا لا يزال عملاً بشرياً.
لا يمكن للذكاء الاصطناعي أن يتنبأ بكل اضطراب. بعض المشاكل تحدث فجأة دون إشارات تحذيرية. بعض عوامل الخطر لا تظهر في مصادر البيانات التي يراقبها الذكاء الاصطناعي.
لا يمكن للذكاء الاصطناعي اتخاذ قرارات استراتيجية بشأن علاقات الموردين. تعتمد مسألة العمل مع أحد الموردين لتحسين أدائه أو استبداله على عوامل تتجاوز البيانات: الأهمية الاستراتيجية، وتاريخ العلاقة، والبدائل المتاحة، واستراتيجية العمل.
ما يفعله الذكاء الاصطناعي هو جعل المشاكل مرئية في وقت مبكر. توفير بيانات أداء موضوعية. تتبع إشارات المخاطر من مصادر متعددة. توفير الوقت والمعلومات لاتخاذ قرارات أفضل.
لا يزال فريق المشتريات لديك يدير علاقات الموردين. ولا يزالون يتخذون القرارات الاستراتيجية. لكنهم يفعلون ذلك فقط بمعلومات أفضل وإنذار مبكر بدلاً من رد الفعل اللاحق.
نتائج حقيقية من أداء الموردين وإدارة المخاطر بالذكاء الاصطناعي
إليك ما يبدو عليه الأمر في الممارسة العملية:
منع التعطيل: يسمح الإنذار المبكر بالاستعداد. وبدلاً من ذلك فإن الاضطرابات التي كان من شأنها أن توقف الإنتاج تسبب تأخيرات طفيفة لأن البدائل كانت جاهزة.
تحسين الأداء: تؤدي المراقبة المستمرة والمناقشات المدعومة بالبيانات إلى تحسين أداء الموردين. تحسن نموذجي في أداء التسليم بنسبة 5-10 نقاط مئوية.
تجنب المخاطر: الإخفاقات المالية وانتهاكات الامتثال وأزمات الجودة التي يتم اكتشافها مبكرًا. معالجة المشاكل قبل أن تصبح حرجة.
توفير الوقت: يحل التتبع الآلي للأداء محل بطاقات الأداء اليدوية. يقضي المشترون الوقت في إدارة الاستثناءات وليس جمع البيانات.
علاقات أفضل مع الموردين: تزيل البيانات الموضوعية العواطف من مناقشات الأداء. يحترم الموردون القياس ويستجيبون للحقائق.
لا يتعلق الأمر بالقضاء على جميع مخاطر الموردين. فالمخاطر موجودة. لكن المخاطر المدارة تختلف عن المخاطر غير المدارة. فالرؤية والإنذار المبكر يحوّلان إدارة المخاطر من إدارة المخاطر من تفاعلية إلى استباقية.
هل أنت مستعد للتحكم في مخاطر الموردين؟
تختلف قاعدة موردي كل شركة عن الأخرى. موردون مختلفون. مخاطر مختلفة. مقاييس الأداء المختلفة التي تهم عملياتك.
نحن لا نبيع أنظمة عامة لإدارة الموردين. نحن ننظر إلى قاعدة الموردين الخاصة بك وعوامل الخطر. نحدد مقاييس الأداء التي تهم عملك. نقوم ببناء المراقبة والتنبيهات التي تتوافق مع درجة تحملك للمخاطر واحتياجاتك التشغيلية.
لا وعود بأن الذكاء الاصطناعي سيتنبأ بكل مشكلة. مجرد أدوات عملية تجعل أداء الموردين مرئيًا وتوفر إنذارًا مبكرًا بشأن المخاطر قبل أن تصبح أزمات.
