الذكاء الاصطناعي لإدارة الموارد البشرية والامتثال: توقف عن القلق بشأن عمليات التدقيق
تعمل الموارد البشرية على الوثائق والقواعد. عقود الموظفين. شهادات التدريب. إقرارات السياسات. نماذج I-9. التحقق من الخلفية. خطط تحسين الأداء. كل موظف لديه ملف. كل ملف له متطلبات.
هل فاتك شيء ما؟ هذا انتهاك للامتثال فشل التدقيق. دعوى قضائية محتملة. غرامة باهظة الثمن.
التتبع يدوياً أمر مستحيل. فجداول البيانات تتعطل. ينسى الناس. تتغير المتطلبات. الدول لديها قواعد مختلفة. تنتهي صلاحية الشهادات. يصبح التدريب متأخراً.
يقضي قسم الموارد البشرية وقتاً هائلاً في تتبع وملاحقة الموظفين. "هل وقع الجميع على الكتيب المحدّث؟" "هل جميع تصاريح مناولة الأغذية سارية؟" "من هم الموظفون المستحقون للتدريب على التحرش؟"
يتعامل الذكاء الاصطناعي مع هذا الأمر. يتتبع كل مستند. يراقب كل متطلب. يضع علامات على كل فجوة. يرسل كل تذكير. يُنشئ كل تقرير. تلقائياً.
يتوقف فريقك عن مطاردة الأعمال الورقية ولعب دور الدفاع. تصبح عمليات التدقيق بسيطة. يصبح الامتثال قابلاً للإدارة. تنخفض المخاطر.
لماذا تعتبر إدارة الموارد البشرية مرهقة للغاية
إدارة الموارد البشرية هي عمل تفصيلي. إذا فوّت تفصيلاً فستكون هناك عواقب.
يحتاج كل موظف إلى مستندات معينة عقد العمل. النماذج الضريبية. التحقق من I-9. التحقق من الخلفية. إقرارات السياسة. الوصف الوظيفي. الشهادات إذا كانت مطلوبة. سجلات التدريب.
لا يجب أن تكون موجودة فقط - بل يجب أن تكون حديثة. مكتملة. مودعة بشكل صحيح. يمكن الوصول إليها عند الحاجة. الاحتفاظ بها لأطر زمنية محددة بناءً على اللوائح.
في شركة صغيرة، يمكن لشخص واحد إدارة ذلك. في شركة متنامية؟ مستحيل. الكثير من الموظفين. الكثير من المتطلبات. الكثير من التغييرات.
توجد المستندات في أماكن مختلفة. بعضها في نظام معلومات الموارد البشرية. بعضها في البريد الإلكتروني. بعضها في محركات الأقراص المشتركة. وبعضها في ملفات المديرين. العثور على ما تحتاجه أثناء التدقيق هو كابوس.
تتغير متطلبات الامتثال باستمرار. قانون عمل جديد؟ تحديث السياسات. متطلبات شهادة جديدة؟ تتبعها. تفويض تدريب جديد؟ قم بتعيينه. من الذي يتأكد من حدوث كل هذا؟ عادةً ما يكون مدير موارد بشرية مرهق مع جدول بيانات.
ثم هناك انتهاء الصلاحية. تنتهي صلاحية الشهادات. تنتهي صلاحية التحريات. يصبح التدريب متأخراً. إذا لم تلتقط هذه الأشياء، فأنت غير متوافق. كيف يمكنك اكتشافها؟ التتبع اليدوي. تذكيرات التقويم. آمل ألا يفوتك أي شيء.
عمليات التدقيق تثير الذعر. "أرني I-9 لجميع الموظفين الذين تم تعيينهم في السنوات الثلاث الماضية." هل يمكنك العثور عليها كلها؟ هل هي كاملة؟ هل تم ملؤها بشكل صحيح؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فها هي الغرامات قادمة.
هذه ليست مشكلة لأن الموارد البشرية سيئة في عملها. إنها مشكلة لأن التتبع اليدوي لا يتسع نطاقه. ويصلح الذكاء الاصطناعي هذا الأمر.
ما الذي يقدمه الذكاء الاصطناعي لإدارة الموارد البشرية
لا يحل الذكاء الاصطناعي محل مسؤولي الموارد البشرية. إنه يزيل الضغط المستمر لتتبع كل شيء يدوياً. وإليك الطريقة.
تنظيم المستندات الذي يعمل بالفعل
ينظّم الذكاء الاصطناعي كل مستندات الموظفين تلقائياً.
يصل المستند-يتم تحميله من قبل الموظف، أو إرساله من قبل المدير، أو مسحه ضوئياً من قبل الموارد البشرية، أو إرساله عبر البريد الإلكتروني. يستوعبها الذكاء الاصطناعي. يقرأها. يفهم ماهيته. يحفظها في سجل الموظف الصحيح تحت الفئة الصحيحة.
عقد عمل؟ مصنف تحت بند العقود شهادة تدريب؟ محفوظة تحت التطوير مع استخراج تاريخ الانتهاء. إقرار السياسة؟ محفوظ تحت الامتثال مع تسجيل تاريخ التوقيع.
يستخرج الذكاء الاصطناعي البيانات الرئيسية: التواريخ والأسماء وأرقام الشهادات وتواريخ انتهاء الصلاحية والتوقيعات. ويصبح ذلك قابلاً للبحث والإبلاغ عنه.
هل تحتاج إلى العثور على جميع الموظفين الذين تنتهي صلاحية تصاريحهم لتداول الأغذية خلال الثلاثين يومًا القادمة؟ يستغرق البحث ثلاث ثوانٍ. هل تحتاج إلى سحب جميع تقييمات الأداء من عام 2023؟ يتم ذلك على الفور. هل تحتاج إلى إظهار I-9s لفترة توظيف محددة؟ جاهز على الفور.
لا مزيد من البحث في المجلدات. لا مزيد من "أعرف أن لدينا هذا المستند في مكان ما." كل شيء منظم وقابل للبحث ويمكن الوصول إليه على الفور.
يؤدي هذا أيضًا إلى اكتشاف المشكلات. إشعارات منظمة العفو الدولية: "هذه الوثيقة I-9 ينقصها توقيع القسم 2." "لا يحتوي هذا العقد على تاريخ بدء العمل." "تحميل هذه الشهادة غير مقروء." يضع علامة عليه على الفور حتى تتمكن الموارد البشرية من إصلاحه بينما لا يزال هناك وقت.
تتبع متطلبات الامتثال
الأدوار المختلفة لها متطلبات مختلفة. المواقع المختلفة لها لوائح مختلفة. التتبع يدوياً هو عمل بدوام كامل.
يتتبع الذكاء الاصطناعي كل ذلك تلقائياً.
لقد قمت بتكوين القواعد مرة واحدة: "يحتاج جميع الموظفين في كاليفورنيا إلى تدريب على منع التحرش الجنسي كل عامين." "يحتاج جميع السائقين إلى فحص التراخيص السارية سنويًا." "يحتاج جميع المديرين إلى تدريب موثق على إدارة الأداء في غضون 90 يومًا من الترقية."
يقوم الذكاء الاصطناعي بمراقبة امتثال كل موظف لكل متطلب من المتطلبات.
يعرف: "تنتهي صلاحية تصريح مناولة الأغذية لهذا الموظف خلال 45 يومًا." "لم يكمل هذا المدير التدريب المطلوب خلال فترة الـ 90 يومًا." "التحقق من خلفية هذا المتعاقد أقدم مما تسمح به السياسة."
ينبه قبل أن تصبح الأمور متأخرة. ليس في يوم الموعد النهائي عندما يفوت الأوان. قبل 60 يوماً قبل 30 يوماً. قبل 14 يوماً. تذكيرات متصاعدة حتى يتم التعامل معها.
يتتبع ما تم إكماله: "23 موظفاً أكملوا إقرار الدليل المحدّث. 7 معلقة." يمكنك أن ترى بالضبط من لا يزال يحتاج إلى القيام بماذا.
أثناء عمليات التدقيق، يمكنك إثبات الامتثال على الفور. "أرني أن جميع الموظفين أكملوا التدريب المطلوب." تم. اسحب التقرير. ها هو ذا، مع تواريخ الإكمال والشهادات.
مراقبة التغيير التنظيمي
يتغير قانون العمل باستمرار. متطلبات جديدة. لوائح محدثة. قواعد مختلفة في ولايات قضائية مختلفة.
كيف يمكنك مواكبة ذلك؟ عادةً لا تفعل ذلك، إلى أن يظهر شيء ما في تدقيق الحسابات أو يشير إليه المحامي.
يراقب الذكاء الاصطناعي التغييرات التنظيمية ذات الصلة بأعمالك.
يتتبع تحديثات قانون العمل في مواقعك. يحدد التغييرات التي تؤثر على سياساتك أو ممارساتك. ينبهك: "يتطلب قانون كاليفورنيا الجديد الإفصاح عن نطاق الأجور في إعلانات الوظائف الشاغرة ابتداءً من 1 يناير."
إنه لا يقدم المشورة القانونية - فأنت لا تزال بحاجة إلى مستشار قانوني لذلك. لكنه يمنحك الوعي حتى تتمكن من التصرف بشكل استباقي بدلاً من أن تكون على حين غرة.
هذا الأمر ذو قيمة خاصة للشركات متعددة الولايات أو الشركات الدولية. تختلف اللوائح في كل موقع. هل تحاول تتبعها كلها يدوياً؟ هذا مستحيل. يقوم الذكاء الاصطناعي بذلك تلقائياً.
إنشاء تقارير الموارد البشرية
التقارير ثابتة في الموارد البشرية. تقارير عدد الموظفين. تحليل معدل الدوران. مقاييس التنوع. حالة الامتثال. إكمال التدريب. وقت التوظيف. التكلفة لكل توظيف. التسجيل في المزايا.
يتطلب كل تقرير سحب البيانات من الأنظمة. تنظيفها. حساب المقاييس. تنسيقها. يستغرق ذلك ساعات. بحلول الوقت الذي تنتهي فيه، تكون البيانات قد عفا عليها الزمن بالفعل.
يقوم الذكاء الاصطناعي بإنشاء التقارير تلقائياً.
أنت تحدد ما تحتاج إليه مرة واحدة. يسحب الذكاء الاصطناعي البيانات. يحسب المقاييس. يُنشئ التقرير. في الموعد المحدد - أسبوعيًا، أو شهريًا، أو ربع سنويًا، أو أيًا كان ما تحتاجه.
تقرير إحصاء عدد الموظفين كل صباح يوم اثنين؟ يتم ذلك تلقائياً. تحليل معدل الدوران في نهاية كل شهر؟ يتم إنشاؤه دون أن يلمسه أحد. هل يتم تحديث لوحة معلومات الامتثال يومياً؟ محدثة دائماً.
التقارير دقيقة لأنه لا يوجد إدخال يدوي للبيانات. وهي تصدر في الوقت المناسب لأنها مؤتمتة. ولا تقضي الموارد البشرية ساعات في إعدادها في كل مرة.
عندما يرغب المديرون التنفيذيون أو أعضاء مجلس الإدارة في الحصول على مقاييس الموارد البشرية، تكون جاهزة. وليس "دعني أجمعها وأعود إليك خلال أسبوع". فقط "ها هي ذي".
تدقيق الوثائق واكتشاف الثغرات
هل جميع ملفات الموظفين كاملة؟ هل تم الحصول على التوقيعات المطلوبة؟ هل يتم الاحتفاظ بالوثائق بشكل صحيح؟
التحقق من ذلك يدوياً أمر ممل. سيكون عليك مراجعة كل ملف موظف. التحقق من كل متطلب. ضع علامة على كل فجوة. معظم الشركات لا تفعل ذلك حتى يتم الإعلان عن التدقيق. ثم تنتابك حالة من الذعر.
يقوم الذكاء الاصطناعي بمراجعة الوثائق بشكل مستمر.
يتحقق من كل ملف موظف مقابل المتطلبات. ويضع علامة على الثغرات: "15 موظفاً تنقصهم خطابات عرض موقعة." "8 موظفين لديهم شهادات تدريب تنتهي صلاحيتها في الثلاثين يومًا القادمة." "3 ملفات ينقصها القسم 2 من I-9."
إنه يحدد أولويات المشكلات حسب المخاطر. هل فاتك I-9؟ مخاطرة عالية، ضع علامة على الفور. لم يتم فحص مراجعة الأداء القديم؟ مخاطر منخفضة، أضفها إلى قائمة التنظيف.
بدلاً من الذعر قبل عمليات التدقيق، لديك رؤية مستمرة. يمكنك أن ترى "وثائق الموظفين مكتملة 94%. ها هي ثغرات 6%." ويمكنك العمل عليها بشكل منهجي.
عندما يحدث التدقيق الفعلي، تكون جاهزاً. الملفات مكتملة. الوثائق حديثة. يمكن العثور على كل شيء. تتحول عمليات التدقيق من مرهقة إلى روتينية.
ما الذي يعنيه ذلك بالنسبة لك
لمديري الموارد البشرية وقادة الموارد البشرية
- سجلات جاهزة للتدقيق. في أي وقت. لا داعي للذعر. الملفات كاملة ومنظمة. يمكن العثور على الوثائق على الفور.
- انخفاض مخاطر الامتثال. تعمل المراقبة المستمرة على اكتشاف الثغرات قبل أن تصبح انتهاكات. لا شيء يسقط من خلال الثغرات.
- رؤية واضحة لمقاييس الموارد البشرية. تقارير يتم إنشاؤها تلقائياً. حديثة دائماً. لا يوجد سحب يدوي للبيانات.
- تقليل النفقات الإدارية الزائدة. وقت أقل في حفظ المستندات وتتبعها. مزيد من الوقت في العمل الاستراتيجي للموارد البشرية.
- نامي بشكل أفضل. بجدية. عندما تعرف أن الامتثال مراقب والوثائق منظمة، ينخفض الضغط بشكل كبير.
- قابلية التوسع. هل يتضاعف حجم الشركة؟ يتعامل معها الذكاء الاصطناعي. نفس جودة التوثيق وتتبع الامتثال.
لمديري ومسؤولي الموارد البشرية
- توقف عن البحث عن المستندات. كل شيء منظم وقابل للبحث. اعثر على ما تحتاج إليه في ثوانٍ.
- الثقة في تتبع الامتثال. يراقب النظام كل شيء. تحصل على تنبيهات بشأن ما يحتاج إلى اهتمام، وليس القلق المستمر.
- وقت أقل في إدخال البيانات يدويًا. المستندات التي تتم معالجتها تلقائياً. استخراج البيانات تلقائياً. تم تقليل الأخطاء بشكل كبير.
- ركّز على الأشخاص وليس على الأعمال الورقية. يسقط العبء الإداري. يمكنك القيام بأعمال الموارد البشرية الفعلية، وليس مطاردة المستندات التي لا نهاية لها.
- لا مزيد من الذعر قبل التدقيق الملفات جاهزة دائماً. الوثائق محدثة دائماً. تصبح عمليات التدقيق روتينية.
للأعمال التجارية
- تقليل المخاطر القانونية. تتبع الامتثال بشكل صحيح. اكتمال التوثيق. فرصة أقل للمخالفات والغرامات.
- التوثيق السليم في المنازعات. إذا كان هناك نزاع بين الموظفين أو مشكلة قانونية، فلديك الوثائق. كاملة ومنظمة.
- أدلة على الممارسات الجيدة. في الدعاوى القضائية أو عمليات التدقيق، يمكنك إثبات قيامك بالأمور بشكل صحيح. سجلات واضحة. عمليات سليمة.
- بيانات أفضل للموارد البشرية لاتخاذ القرارات. مقاييس دقيقة بشأن عدد الموظفين ومعدل الدوران والتنوع والتدريب. اتخاذ القرارات بناءً على البيانات وليس التخمين.
- الاستخدام الفعال لموارد الموارد البشرية. تقليل الوقت المخصص للإدارة يعني المزيد من الوقت المخصص للبرامج التي تعمل بالفعل على تطوير المواهب وتحسين الثقافة.
ما لن يفعله الذكاء الاصطناعي
لنكن واضحين بشأن ما لا يستطيع الذكاء الاصطناعي التعامل معه.
لا يقدم الذكاء الاصطناعي المشورة القانونية. يمكنه تتبع المتطلبات والإبلاغ عن الثغرات، ولكن لا يمكنه إخبارك بكيفية تفسير اللوائح المعقدة. فأنت لا تزال بحاجة إلى مستشار قانوني لذلك.
لا يصدر الذكاء الاصطناعي أحكاماً بشأن سياسات الموارد البشرية. هل يجب عليك تمديد اتفاقية توظيف شخص ما؟ هذا قرار عمل، وليس قرار ذكاء اصطناعي. يتأكد الذكاء الاصطناعي فقط من التعامل مع الوثائق بشكل صحيح بمجرد اتخاذ القرار.
لا يمكن للذكاء الاصطناعي إصلاح العمليات السيئة. إذا كانت عملية توثيق الموارد البشرية لديك معطلة بشكل أساسي - وثائق مبعثرة في كل مكان، ولا توجد إجراءات متسقة، ولا متطلبات واضحة - فلن يصلح الذكاء الاصطناعي ذلك بطريقة سحرية. تحتاج إلى إنشاء عمليات مناسبة أولاً. ثم يجعل الذكاء الاصطناعي هذه العمليات قابلة للتطوير والموثوقية.
ولا يزال الذكاء الاصطناعي يتطلب إشرافاً بشرياً. فيمكنه التنبيه إلى أن هناك مستنداً مفقوداً، ولكن يجب أن يقوم شخص ما بالمتابعة والحصول عليه بالفعل. ويمكنه التنبيه إلى أن التدريب متأخر، ولكن يجب على شخص ما التأكد من أن الموظف قد أكمله.
يتعامل الذكاء الاصطناعي مع التتبع والتنظيم. ويتولى البشر إصدار الأحكام والمتابعة.
التأثير الواقعي
كيف يبدو ذلك على أرض الواقع؟
شركة متنامية تطبق الذكاء الاصطناعي لإدارة الموارد البشرية. قبل ذلك: كانت الموارد البشرية تقضي من 15 إلى 20 ساعة أسبوعياً في تنظيم الوثائق وتتبع الامتثال وإعداد التقارير. بعد ذلك: 3-5 ساعات. هذا يعني توفير 10-15 ساعة أسبوعياً. أي نصف ساعة عمل بدوام كامل.
أثناء تدقيق وزارة العمل غير المتوقع، يكونون جاهزين. تم سحب I-9s كاملة في دقائق. إنتاج سجلات التدريب على الفور. يعلق المدقق على مدى تنظيم سجلاتهم. لم يتم العثور على أي انتهاكات. لا غرامات.
انخفضت ثغرات الامتثال من "العشرات من الثغرات التي ربما لا نعرف عنها" إلى "ثلاثة بنود معلقة تم الإبلاغ عنها من قبل النظام، ويجري معالجتها بالفعل".
تقارير الموارد البشرية التي كانت تستغرق يوماً كاملاً لتجميعها؟ يتم إنشاؤها تلقائياً. يحصل المديرون التنفيذيون على لوحة معلومات الموارد البشرية الشهرية دون أن يقضي قسم الموارد البشرية وقتاً طويلاً في إنشائها.
يتحسن إنجاز وثائق التوظيف الجديدة من 85% (الكثير من الأشياء التي تسقط في الشقوق) إلى 98% (يتتبع النظام ويذكر حتى يتم إنجازها).
هذا ليس افتراضياً. هذا ما يحدث عندما يتعامل الذكاء الاصطناعي مع إدارة الموارد البشرية بشكل صحيح.
ابدء
لست بحاجة إلى أتمتة كل شيء دفعة واحدة. ابدأ بأكبر نقطة ألم لديك.
بالنسبة لمعظم الشركات، هذا هو تنظيم المستندات. احصل على المستندات منظمة وقابلة للبحث أولاً. هذا وحده يوفر قيمة هائلة.
أو ربما يكون تتبع الامتثال. اختر متطلبًا واحدًا مهمًا - الشهادات، التدريب، I-9s - واجعل الذكاء الاصطناعي يتتبع ذلك. أثبت القيمة. ثم توسع.
أو ربما يكون إعداد التقارير. قم بأتمتة التقرير الأكثر استهلاكاً للوقت أولاً. أظهر أنه يعمل. ثم أضف المزيد.
اختر قطعة واحدة. نفّذها. قم بقياس الوقت الذي تم توفيره وتقليل المخاطر. ثم توسع بشكل منهجي.
تختلف إدارة الموارد البشرية في كل شركة عن الأخرى. مستنداتك لها تنسيقات معينة. متطلبات الامتثال الخاصة بك خاصة بمجال عملك ومواقعك. احتياجات إعداد التقارير الخاصة بك فريدة من نوعها لأعمالك.
هذا هو السبب في أن الذكاء الاصطناعي لإدارة الموارد البشرية ليس مقاسًا واحدًا يناسب الجميع. يجب تهيئته لتلبية متطلباتك الفعلية. تدفقات العمل الفعلية الخاصة بك. مستنداتك وأنظمتك الفعلية.
خلاصة القول
إدارة الموارد البشرية ليست أمراً براقاً. لكنها مهمة للغاية. فالإدارة السيئة تؤدي إلى انتهاكات الامتثال، والمخاطر القانونية، وعمليات التدقيق الفاشلة، والوقت الضائع.
لا يلغي الذكاء الاصطناعي إدارة الموارد البشرية. بل يجعلها قابلة للإدارة. تنظيم الوثائق تلقائياً. تتبع الامتثال بشكل مستمر. اكتشاف الثغرات قبل أن تصبح مشاكل. إنشاء التقارير دون جهد يدوي.
والنتيجة: مخاطر أقل، وضغط أقل، ووقت أكثر للعمل الاستراتيجي، وثقة بأن الأمور يتم التعامل معها بشكل صحيح.
هذا ليس ضجيجاً. هذا ما يفعله الذكاء الاصطناعي لإدارة الموارد البشرية عند تطبيقه بشكل صحيح.
هل أنت مستعد للتوقف عن القلق بشأن امتثال الموارد البشرية؟
نحن لا نبيع أنظمة إدارة المستندات العامة. نحن ننظر إلى متطلبات الامتثال الخاصة بك. أنواع مستنداتك. احتياجات إعداد التقارير الخاصة بك. مجالات المخاطر الخاصة بك.
ثم نقوم ببناء ذكاء اصطناعي يناسب تحديات إدارة الموارد البشرية الفعلية لديك. وليس نظامًا عامًا - نظامًا مهيئًا لكيفية عمل عملك الفعلي.
لا دعاية. لا مبالغة في البيع. مجرد ذكاء اصطناعي عملي يجعل إدارة الموارد البشرية أقل إرهاقاً وأكثر موثوقية.
