الذكاء الاصطناعي للتدقيق والامتثال: المراقبة المستمرة بدلاً من الذعر في الوقت المناسب
عمليات التدقيق مرهقة. المدققون قادمون. تحتاج إلى العثور على وثائق داعمة لآلاف المعاملات. اختبار الضوابط. إثبات اتباع العمليات. شرح الاستثناءات.
تتدافع لجمع الأدلة. اسحب عينات. أنشئ ملفات التدقيق. أجب عن الأسئلة. تأمل ألا يتم العثور على أي شيء كبير.
تحتاج الضوابط الداخلية إلى مراقبة مستمرة. الفصل بين الواجبات. سير عمل الموافقة. حقوق الوصول. مراجعات قيود دفتر اليومية. تحقق معظم الشركات مرة واحدة في السنة أثناء التدقيق. تبقى المشاكل غير مكتشفة لعدة أشهر.
اللوائح تتغير باستمرار. معايير محاسبية جديدة. قواعد ضريبية محدثة. متطلبات الصناعة. يجب على شخص ما تتبع ما ينطبق عليك وضمان الامتثال.
هذا هو التحقق من العمل. اكتشاف النمط. تحديد الاستثناءات. مراقبة القواعد. تم تصميم الذكاء الاصطناعي لهذا بالضبط.
لا يحل الذكاء الاصطناعي محل المدققين أو الحكم. فهو يراقب المعاملات باستمرار. يضع علامات على الاستثناءات عند حدوثها. يعد الوثائق تلقائيًا. يتيح لك العثور على المشاكل مبكراً بدلاً من اكتشافها أثناء التدقيق.
تحدي التدقيق والامتثال
التدقيق التقليدي والامتثال في الوقت المناسب:
المراجعة السنوية للحسابات:
ظهور مراجعي الحسابات اختبر عينة من المعاملات. انظر إلى أرصدة نهاية الشهر أو نهاية العام. تحقق من اتباع العمليات. أي مشاكل يجدونها حدثت منذ أشهر. فات الأوان لإصلاحها بسهولة.
المراجعات الفصلية:
أكثر تواتراً قليلاً، ولكن لا تزال نقطة في الوقت المناسب. النظر إلى الوراء. العثور على المشكلات بعد أن تكون قد أثرت بالفعل على بياناتك المالية.
اختبار التحكم:
اختبر عينة من 25 أو 50 معاملة. نأمل أن تمثل العينة المجتمع بأكمله. نأمل ألا يكون هناك أي شيء انزلق في آلاف المعاملات الأخرى.
المراقبة اليدوية:
يقوم المراقبون الماليون ومديرو المحاسبة بالتدقيق الفوري. مراجعة قيود دفتر اليومية. البحث عن المعاملات غير العادية. لكنهم لا يستطيعون التحقق من كل شيء. فهم يعتمدون على أخذ العينات والحكم.
تتبُّع الامتثال:
يحتاج شخص ما إلى تتبع التغييرات التنظيمية. تحديد التأثير. تحديث العمليات. تدريب الموظفين. هناك الكثير من الأمور التي يجب مواكبتها.
النتيجة: تختفي المشاكل حتى يتم التدقيق. قد لا تعمل الضوابط على النحو المنشود لأشهر قبل أن يلاحظ أي شخص. تتراكم مشاكل الامتثال.
يغير الذكاء الاصطناعي هذا الأمر من الفحص الدوري إلى المراقبة المستمرة.
ما الذي يقدمه الذكاء الاصطناعي للتدقيق والامتثال
مراقبة المعاملات بشكل مستمر
بدلاً من أخذ عينات، يتحقق الذكاء الاصطناعي من كل معاملة. ليس شهرياً. وليس كل ثلاثة أشهر. بل بشكل مستمر.
المراقبة القائمة على القواعد:
أنت تحدد القواعد. يتحقق الذكاء الاصطناعي من كل معاملة مقابلها:
- قيود اليومية التي تزيد عن $50 ألف تحتاج إلى موافقة
- تقارير النفقات التي تتجاوز حدود البوليصة تحتاج إلى توقيع المدير
- تحتاج مدفوعات البائعين بدون أوامر الشراء إلى تفسير
- يجب أن تكون المعاملات بين الشركات متوازنة
- يجب أن يتبع الاعتراف بالإيرادات المعايير
هل تم انتهاك القاعدة؟ يقوم الذكاء الاصطناعي بالإشارة إليها على الفور. ليس خلال مراجعة الشهر القادم الآن
اختبار 100%، وليس أخذ العينات:
يقوم المدققون باختبار العينات لأن اختبار كل شيء يدوياً أمر مستحيل. يختبر الذكاء الاصطناعي كل شيء. كل معاملة. كل يوم.
إذا كانت هناك مشكلة، ستجدها على الفور. إذا لم تكن هناك مشكلة، فلديك دليل على أن الضوابط تعمل مع جميع السكان، وليس فقط عينة.
تنبيهات في الوقت الفعلي:
تم اكتشاف مشكلة؟ يتم إرسال الإشعار على الفور. البريد الإلكتروني، أو Slack، أو Teams، أو الدفع عبر الهاتف المحمول. أيًا كان ما يناسب فريقك. تتم معالجة المشاكل بينما هي جديدة وقابلة للإصلاح.
يكتشف الحالات الشاذة تلقائياً
بعض المشاكل لا تنتهك قواعد محددة. إنها فقط غير عادية. يلاحظ الذكاء الاصطناعي.
الشذوذات الإحصائية:
مبلغ المعاملة هو 3 انحرافات معيارية عن المتوسط لهذا الحساب. قد تكون مشروعة. قد يكون خطأ. يستحق التحقق.
فواصل الأنماط:
عادةً ما يتقاضى هذا البائع أجرًا شهريًا يتراوح بين 1TP4,000 و1TP4,000TP4TT شهريًا. هذا الشهر هو 1TP4,000TP4TT25,000. ما الذي تغير؟
شذوذات التوقيت:
تم نشر تدوين اليوميات الكبيرة في الساعة 11:47 مساءً في اليوم الأخير من الربع الأخير من العام. قد يكون الأمر على ما يرام. قد تكون إدارة الأرباح علم للمراجعة.
شذوذات العلاقة:
زادت الإيرادات 20% ولكن تكاليف الشحن ظلت ثابتة. عادةً ما يتحركان معاً. لماذا ليس هذه المرة؟
حالات الشذوذ في سلوك المستخدم:
ينشر هذا المستخدم عادةً من 5 إلى 10 إدخالات في اليوميات شهرياً. وقد نشر 47 تدوينة هذا الشهر. ما الذي يحدث؟
لا يتهم الذكاء الاصطناعي. بل يشير. "هذا يبدو غير عادي. يجب أن يتحقق شخص ما من ذلك." يقوم فريقك بالتحقق من الأمر وإما أن يتأكد من أنه على ما يرام أو يكتشف مشكلة.
ضوابط الاختبارات تلقائياً
تحتاج الضوابط الداخلية إلى اختبار. عادةً ما يتم ذلك سنويًا أو ربع سنويًا عن طريق أخذ عينات. وتختبر منظمة العفو الدولية بشكل مستمر.
الفصل بين الواجبات:
يتحقق الذكاء الاصطناعي: هل أنشأ نفس الشخص ووافق؟ هل قام نفس الشخص بالطلب والاستلام؟ هل قام نفس الشخص بالدخول والنشر؟ تم الإبلاغ عن الانتهاكات على الفور.
سير عمل الموافقة:
هل تم الحصول على الموافقة قبل المعالجة؟ هل جاءت الموافقة من شخص مخول؟ هل كان مبلغ الموافقة كافياً لحجم المعاملة؟ تم التحقق من كل معاملة
ضوابط الوصول:
من لديه حق الوصول إلى ماذا؟ هل تم توسيع نطاق وصول أي شخص إلى ما بعد دوره؟ هل لا يزال الموظفون المنتهية خدمتهم نشطين في الأنظمة؟ يراقب الذكاء الاصطناعي باستمرار.
الامتثال للمصالحة:
هل تتم تسوية الحسابات في الوقت المحدد؟ هل تتم مراجعة التسويات؟ هل تتم تصفية بنود التسوية على الفور؟ يتتبع الذكاء الاصطناعي كل ذلك.
الامتثال للسياسة:
سياسة النفقات تقول وجبات الطعام تحت $75. شخص ما يقدم $120. تنص السياسة على أن السفر الدولي يحتاج إلى موافقة نائب الرئيس. قام شخص ما بالحجز بدونها. يكتشف الذكاء الاصطناعي انتهاكات السياسة.
النتيجة: أنت تعرف أن عناصر التحكم تعمل، أو تعرف بالضبط أي منها لا تعمل ويمكنك إصلاحها على الفور.
إعداد وثائق التدقيق
عندما يصل المدققون، يطلبون الوثائق. يكون الذكاء الاصطناعي جاهزاً.
مسارات التدقيق التلقائي:
بالنسبة لكل معاملة، فإن مستندات الذكاء الاصطناعي
- من أنشأها ومتى
- من وافق عليه ومتى
- ما هي الوثائق الداعمة الموجودة
- ما هي الضوابط التي تم اختبارها والنتائج
- أي استثناءات وكيف تم حلها
مسار كامل. لا حاجة إلى تسجيل يدوي.
أدلة منظمة:
هل يريد المدققون الاطلاع على المعاملات حسب النوع؟ حسب المبلغ؟ حسب التاريخ؟ ينظم الذكاء الاصطناعي كل شيء بالطريقة التي يريدونها. لا تدافع في الملفات.
تقارير الاستثناءات:
فيما يلي جميع المعاملات التي انتهكت الضوابط. إليك كيفية حل كل منها. إليك الموافقة على تجاوز السياسة. كلها موثقة ومنظمة.
نتائج اختبار التحكم:
لقد اختبرت كل معاملة، وليس عينة. إليك منهجية الاختبار. إليك النتائج. إليك الدليل على أن الضوابط تعمل. لا حاجة للاستقراء من العينات.
المستندات الداعمة:
هل الفاتورة مطلوبة لهذه المعاملة؟ تم ربطها بـ أمر الشراء؟ مرتبط. البريد الإلكتروني للموافقة؟ مرتبط. الإيصال؟ مرتبط. كل شيء في مكان واحد.
فبدلاً من قضاء أسبوعين في جمع وثائق التدقيق، يمكنك قضاء ساعتين في مراجعة ما جمعه الذكاء الاصطناعي بالفعل.
تتبع التغييرات التنظيمية
تتغير اللوائح باستمرار. يساعدك الذكاء الاصطناعي على مواكبة ذلك.
يرصد المصادر ذات الصلة:
تصريحات مجلس معايير المحاسبة المالية. تحديثات مصلحة الضرائب الأمريكية. إعلانات منظمي الصناعة. تغييرات ضرائب الولاية. يراقب الذكاء الاصطناعي المصادر ذات الصلة بأعمالك.
فلاتر لما هو مهم:
لا تؤثر جميع التغييرات عليك. يحدد الذكاء الاصطناعي ما هو مناسب بناءً على مجال عملك وهيكلك وعملياتك.
يلخص التأثير:
معيار محاسبة الإيجار الجديد؟ يلخص الذكاء الاصطناعي ما الذي تغير وكيف يمكن أن يؤثر على بياناتك المالية. ليست نصيحة قانونية، ولكن ملخصاً مستنيراً.
المواعيد النهائية للأعلام:
تواريخ السريان. المواعيد النهائية للامتثال. متطلبات الإيداع. يتتبع الذكاء الاصطناعي التواريخ المهمة حتى لا يفوتك أي شيء.
يقترح تغييرات في العملية:
بناءً على التغيير التنظيمي، يقترح الذكاء الاصطناعي العمليات التي قد تحتاج إلى تحديث. نقطة البداية لتخطيط الامتثال لفريقك.
لا تزال بحاجة إلى الخبرة للتفسير والتنفيذ. لكن الذكاء الاصطناعي يضمن لك معرفة التغييرات في وقت مبكر وعدم تفويت أي شيء.
تحديد مؤشرات مخاطر الاحتيال
لا يمكن للذكاء الاصطناعي إثبات الاحتيال. ولكن يمكنه تحديد الأنماط التي تستدعي التحقيق.
أنماط المعاملات غير المعتادة:
فواتير البائعين تحت عتبات الموافقة. المبالغ المتكررة بالدولار. المعاملات في عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات. أرقام فواتير متسلسلة من بائعين مختلفين.
الإشارات الحمراء السلوكية:
دخول المستخدم إلى الأنظمة في أوقات غير معتادة. الحجم غير المعتاد لإدخالات اليومية اليدوية. تجاوز الضوابط. الوصول إلى الأنظمة بما يتجاوز الدور العادي.
الإشارات الحمراء للبائعين:
بائع جديد بدون عملية تقديم العطاءات. تطابق عنوان البائع مع عنوان الموظف. تعدد البائعين بنفس الحساب المصرفي. بائع يقوم فقط بإعداد الفواتير ولا يقوم بالتسليم.
العلامات الحمراء المالية:
تسويات المخزون تُكتب دائمًا بالأسفل، ولا تُكتب بالزيادة. عوائد المبيعات بعد نهاية الربع مباشرةً عمليات إعادة التصنيف بين الحسابات قرب نهاية الفترة.
هذه لا تثبت أي شيء. لكنها تستحق التحقيق فيها. يلفت الذكاء الاصطناعي الانتباه إليها حتى لا تختفي في آلاف المعاملات العادية.
ما الذي يعنيه ذلك بالنسبة لك
للمديرين الماليين والقادة الماليين
النوم بشكل أفضل قبل مكالمات الأرباح:
عندما تتم مراقبة الضوابط بشكل مستمر ويتم اكتشاف المشاكل في وقت مبكر، تقل المفاجآت. يقل الذعر من "وجدنا مشكلة أثناء الإعداد للتدقيق".
انخفاض تكاليف مراجعة الحسابات:
عندما تكون الوثائق منظمة ويتم اختبار الضوابط بشكل مستمر، تكون عمليات التدقيق أسرع. وتكلفة عمليات التدقيق الأسرع أقل. وتوفر بعض الشركات 30-50% من رسوم التدقيق.
ضوابط داخلية أفضل:
يظهر الاختبار في الوقت المحدد فقط أن عناصر التحكم تعمل للعينة فقط. تُظهر المراقبة المستمرة أنها تعمل لكل شيء. دليل أفضل. ثقة أعلى.
الكشف المبكر عن المشاكل:
اعثر على المشكلات في أيام وليس أشهر. أصلحها وهي صغيرة. تجنب نقاط الضعف المادية التي تتطلب الإفصاح عنها.
الثقة في الامتثال التنظيمي:
معرفة أنك على علم بالتغييرات ذات الصلة. اعلم أنه يتم تتبع المواعيد النهائية. معرفة أن العمليات يتم تحديثها. تقليل القلق بشأن تفويت شيء مهم.
للمراقبين الماليين ومديري الحسابات
توقف عن التدافع أثناء التدقيق:
التوثيق جاهز. تم إجراء اختبار التحكم. تقارير الاستثناءات موجودة. تقوم بالمراجعة بدلاً من التجميع.
تدارك الأخطاء في وقت مبكر:
رمز GL خاطئ؟ تم اكتشافه على الفور. موافقة مفقودة؟ تم اكتشافه على الفور. أصلحه الآن بدلاً من شرحه لمراجعي الحسابات لاحقاً.
دليل على أن الضوابط تعمل:
وليس "اختبرنا 25 معاملة ونجحت." بل "لقد اختبرنا جميع المعاملات الـ 15,000 معاملة بشكل متواصل وها هي النتائج."
ركز على التحسين وليس على مكافحة الحرائق:
عندما يتم الإبلاغ عن المشاكل على الفور، يمكنك إصلاح الأسباب الجذرية بدلاً من اكتشاف مشاكل جديدة باستمرار.
إعداد تقارير إدارية أفضل:
تقديم تقرير إلى المدير المالي ولجنة التدقيق حول فعالية الرقابة بالبيانات الفعلية، وليس تقديرات من العينات.
لمراجعي الحسابات (الداخليين والخارجيين)
أدلة تدقيق أفضل:
اختبار السكان بدلاً من أخذ العينات. مسارات تدقيق كاملة. التوثيق المنظم. هذا دليل أفضل لآراء المراجعة.
عمليات تدقيق أسرع:
وقت أقل في جمع المعلومات. المزيد من الوقت في إصدار الأحكام ومجالات المخاطر. اكتمال عمليات التدقيق بشكل أسرع.
التركيز على مجالات الحكم:
إجراء اختبارات الرقابة الروتينية. قضاء الوقت في التقديرات والتقييمات ومجالات الحكم الإداري. القيام بأعمال التدقيق الأعلى قيمة.
فرص الضمان المستمر:
بالنسبة للتدقيق الداخلي، يتيح ذلك برامج ضمان مستمرة. المراقبة على مدار العام بدلاً من عمليات المراجعة الدورية.
سيناريوهات التدقيق والامتثال الشائعة
مراقبة الفصل بين الواجبات
سياستك لا يمكن للشخص نفسه إنشاء الفواتير والموافقة عليها.
يراقب الذكاء الاصطناعي كل فاتورة:
- الفاتورة التي أنشأها المستخدم أ
- الفاتورة المعتمدة من المستخدم أ
- اكتشاف انتهاك الفصل بين الواجبات
- تم إرسال تنبيه إلى مدير المحاسبة
- يحقق المدير في الأمر: قام المستخدم "أ" بالتغطية على شخص ما في إجازة ونسي توجيهه للحصول على موافقة مختلفة
- إعادة توجيه الفاتورة إلى جهة الاعتماد المناسبة
- تسجيل الحادث الذي تم تسجيله لمناقشة ضعف السيطرة
تم اكتشاف المشكلة وإصلاحها على الفور. لم تكتشف أثناء مراجعة الحسابات في نهاية العام.
كشف قيود اليومية غير المعتادة
يراقب الذكاء الاصطناعي إدخالات اليوميات:
- تم نشر قيد دفتر اليومية اليدوي الكبير في اليوم الأخير من ربع السنة
- ينعكس القيد في اليوم الأول من الربع التالي
- يحتوي المدخل على الحد الأدنى من الوثائق
- تطابق النمط مع مؤشرات مخاطر إدارة الأرباح
- تم وضع علامة لمراجعة المراقب المالي
- يحقق المراقب المالي الاستحقاق المشروع للمصروفات المعروفة، والوثائق غير كافية
- الوثائق الإضافية التي تم الحصول عليها وإرفاقها
- تمت مراجعة القيد والموافقة عليه بأثر رجعي
إدخال مشروع، لكن الذكاء الاصطناعي اكتشف ضعف التوثيق قبل التدقيق.
منع الاحتيال على البائعين الرئيسيين
تمت إضافة بائع جديد إلى النظام:
- يقوم الذكاء الاصطناعي بالتحقق من عنوان البائع مقابل عناوين الموظفين
- تم العثور على تطابق: تطابق عنوان البائع مع عنوان منزل الموظف المسؤول عن المشتريات
- تنبيه فوري للمراقب المالي والمدير المالي
- بدء التحقيق
- تبين أن الموظف أنشأ بائعًا صوريًا لتقديم فواتير مزيفة
- إيقاف الاحتيال قبل معالجة الدفعة الأولى
بدون مراقبة الذكاء الاصطناعي، كان من الممكن ألا يتم اكتشاف ذلك لأشهر أو سنوات.
الإعداد لمراجعة الحسابات
وصول مراجعي الحسابات للتدقيق السنوي:
- طلب قائمة PBC (مقدمة من العميل)
- يقوم الذكاء الاصطناعي بتوليد معظم PBC تلقائياً:
- ميزان المراجعة؟ تم إنشاؤه.
- جداول الرصاص؟ تم إنشاؤها.
- عينة من المعاملات حسب الفئة؟ تم إنشاؤها.
- نتائج اختبار التحكم؟ تم إجراؤه بالفعل لـ 100% من السكان.
- تقارير الاستثناءات؟ جاهز.
- الوثائق الداعمة؟ منظمة ومرتبطة ببعضها البعض.
ما كان يستغرق أسبوعين من وقت الإعداد يستغرق الآن يومين للمراجعة والانتهاء منه.
ما لا يستطيع الذكاء الاصطناعي فعله
الذكاء الاصطناعي قوي للمراقبة والتوثيق. ولكن له حدود واضحة:
لا يمكنها إصدار أحكام قانونية:
هل هذه المعالجة المحاسبية متوافقة مع مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً؟ هل يجب الإفصاح عن ذلك؟ تتطلب هذه الأمور خبرة محاسبية وأحكاماً مسبقة.
لا يمكن تصميم عناصر التحكم:
يمكن للذكاء الاصطناعي اختبار ما إذا كانت عناصر التحكم تعمل أم لا. لا يمكنه تصميم الضوابط التي يجب أن تكون لديك. فهذا يتطلب فهم أعمالك ومخاطرك.
لا يمكنها تقديم آراء مراجعي الحسابات:
يقدم المدققون آراءهم بناءً على حكم مهني. يوفر الذكاء الاصطناعي الأدلة ونتائج الاختبارات. يتطلب الرأي خبرة بشرية.
لا يمكنها تفسير اللوائح المعقدة:
يمكن للذكاء الاصطناعي تحديد التغييرات التنظيمية وتلخيصها. يتطلب تحديد كيفية تطبيقها بالضبط على حالتك الخاصة خبرة.
لا يمكن إثبات الاحتيال
يقوم الذكاء الاصطناعي بتحديد الأنماط المشبوهة. يتطلب التحقيق والإثبات تحليلاً بشرياً ومقابلات وأحكاماً بشرية.
لا يمكن أن تحل محل الحوكمة:
لجان التدقيق. رقابة مجلس الإدارة. مسؤولية الإدارة. تظل هذه وظائف بشرية. يدعمها الذكاء الاصطناعي ولكنه لا يحل محلها.
يتعامل الذكاء الاصطناعي مع التدقيق والمراقبة والتوثيق ببراعة. تبقى الخبرة والحكم والمساءلة مع الأشخاص.
ابدء
ابدأ بالمنطقة الأكثر خطورة أو الأعلى جهداً:
اختر عنصر تحكم واحد للمراقبة أولاً:
الفصل بين الواجبات؟ سير عمل الموافقة؟ الامتثال للسياسة؟ اختر واحدة مهمة ومحددة بوضوح. إثبات عمل مراقبة الذكاء الاصطناعي.
تحديد قواعد واضحة:
يحتاج الذكاء الاصطناعي إلى قواعد واضحة للمراقبة. "يجب أن تكون النفقات معقولة" غامضة للغاية. "نفقات الوجبات التي تزيد عن $75 تتطلب موافقة المدير" واضحة.
ابدأ بالتنبيهات إلى مجموعة صغيرة:
لا تغمر الجميع بالتنبيهات في البداية. وجّه إلى وحدة التحكم أو الفريق الصغير. ضبط القواعد. قلل من الإيجابيات الخاطئة. ثم توسع.
توثيق الفوائد:
تتبع عدد المشكلات التي تم اكتشافها. مدى التبكير في اكتشافها. مقدار وقت التدقيق الذي تم توفيره. بناء حالة العمل للتوسع.
توسع تدريجياً:
إضافة المزيد من عناصر التحكم للمراقبة. إضافة المزيد من القواعد. أضف المزيد من الأشخاص الذين يتلقون التنبيهات. أنشئ مراقبة شاملة بمرور الوقت.
العمل مع مراجعي الحسابات:
أرهم ما تقوم به. احصل على مدخلاتهم. سوف يقدّرون قيمة الاختبار السكاني على أخذ العينات. هذا يمكن أن يقلل من نطاق التدقيق والتكلفة.
لا تحدث المراقبة المستمرة بين عشية وضحاها. ولكن يمكنك البدء بشكل صغير والبناء بمرور الوقت.
هل أنت جاهز للمراقبة المستمرة بدلاً من الذعر في الوقت المناسب؟
كل شركة لديها مخاطر مختلفة. ضوابط مختلفة. متطلبات تدقيق مختلفة. لوائح تنظيمية مختلفة.
نحن لا نبيع قوائم مراجعة عامة للامتثال. نحن ننظر إلى الضوابط الخاصة بك. المخاطر الخاصة بك. متطلبات التدقيق الخاصة بك.
ثم نقوم ببناء مراقبة بالذكاء الاصطناعي تناسب بيئتك. نفس عناصر التحكم التي لديك الآن. فقط مراقبة مستمرة بدلاً من المراقبة الدورية.
نبدأ بمجال واحد. إثبات نجاح المراقبة المستمرة. ثم نتوسع. أتمتة الامتثال العملية التي تقلل من المخاطر وتوفر الوقت.
