الذكاء الاصطناعي لأتمتة العمليات وسير العمل
تعمل العمليات على العمليات. من الطلب إلى التنفيذ. من الطلب إلى القرار. المهمة إلى الإنجاز. كل شيء يتبع خطوات.
عندما تعمل العمليات بسلاسة، تتدفق الأمور. وعندما لا تعمل بسلاسة، تتعثر الأمور. تتراكم المهام. وتفشل عمليات التسليم. ويضيع الناس الوقت في التساؤل "أين هذا؟" و"من لديه هذا؟
معظم مشاكل العمليات ليست بسبب عدم اهتمام الناس. بل لأن العمليات يدوية. يجب على شخص ما توجيه هذا. يجب أن يوافق شخص ما على ذلك. يجب على شخص ما التحقق مما إذا كانت الخطوة السابقة قد اكتملت.
يمكن للذكاء الاصطناعي أتمتة الأجزاء الروتينية. لا يحل محل الحكم البشري - فقط التعامل مع الأعمال القائمة على القواعد التي لا تحتاج إلى ذلك.
يتوقف فريقك عن مطاردة العمليات ويبدأ في حل المشاكل.
لماذا تتعطل العمليات اليدوية
لديك إجراءات تشغيل موحدة. إجراءات موثقة. خطوات واضحة لكيفية سير الأمور.
لكن التنفيذ يدوي. يتلقى شخص ما طلباً. يكتشفون من يجب أن يتعامل معه. يرسلونه. ويتابعون الأمر للتأكد من حدوثه.
عندما يكون الحجم منخفضًا، ينجح ذلك. عندما يكون الحجم كبيراً، تسقط الأشياء من خلال الشقوق:
- توجيه المهام إلى الفريق الخطأ
- الموافقات التي تنتظر في صندوق الوارد الخاص بشخص خارج المكتب
- تم تخطي الخطوات لأنه لم يتحقق أحد من اكتمالها
- الاستثناءات التي لم يتم اكتشافها إلا بعد فوات الأوان
- لا أحد يعرف أين يوجد أي شيء في العملية
يقضي فريقك وقتاً أطول في التنسيق أكثر من التنفيذ. اجتماعات لتتبع الحالة. رسائل البريد الإلكتروني لملاحقة التحديثات. عمليات التصعيد بسبب تعطل شيء ما.
ليس لأن الناس سيئون في وظائفهم. لأن التنسيق اليدوي لا يتسع نطاقه.
ما الذي يقدمه الذكاء الاصطناعي لأتمتة العمليات
يتعامل الذكاء الاصطناعي مع عملية اتخاذ القرارات الروتينية في عملياتك. يطبق القواعد على الفور. يقوم بتوجيه العمل بشكل صحيح. يراقب التقدم المحرز. يلتقط الاستثناءات.
يركز فريقك على العمل نفسه، وليس على التنسيق حوله.
التوجيه الذكي للمهام
يأتي طلب جديد. إلى أين تذهب؟ أي مستودع؟ أي فريق؟ يعتمد على الموقع ونوع المنتج ومستويات المخزون وسعة الفريق.
يدوياً، يجب أن ينظر شخص ما إلى كل ذلك ويقرر. مع الذكاء الاصطناعي، يحدث ذلك على الفور:
- تحليل تفاصيل الطلب
- التحقق من أعباء العمل الحالية عبر الفرق
- النظر في المهارات والشهادات المطلوبة
- عوامل الموقع واللوجستيات
- الطرق إلى الفريق الأمثل
ليس فقط أسرع - بل أكثر اتساقًا. ينطبق المنطق نفسه في كل مرة. لا يوجد اختلاف بناءً على من يتولى الأمر.
الحالات الخاصة؟ يقوم الذكاء الاصطناعي بوضع علامة عليها للتوجيه البشري. لكن الحالات الروتينية (وهي معظم الحالات) تتدفق تلقائيًا.
إدارة الموافقات الذكية
الموافقات تبطئ كل شيء. كل عملية شراء تحتاج إلى موافقة. كل استثناء يحتاج إلى موافقة. وكل تغيير يحتاج إلى مراجعة.
لكن معظمها روتيني. طلب قياسي ضمن السياسة؟ يجب الموافقة التلقائية. طلب غير عادي خارج المعلمات؟ يجب توجيهه إلى جهة الموافقة الصحيحة مع السياق الكامل.
يتعامل الذكاء الاصطناعي مع منطق الموافقة:
- الطلبات القياسية ضمن الحدود القصوى: تتم الموافقة عليها تلقائيًا مع سجل التدقيق
- الطلبات التي تحتاج إلى مراجعة: يتم توجيهها إلى المستوى المناسب بناءً على المبلغ والنوع والمخاطر
- الطلبات المعقدة: الطلبات المعقدة: يتم تصعيدها مع السياق والتاريخ الكاملين
- الموافقات المتوقفة: يتم تصعيدها تلقائيًا في حالة الجلوس لفترة طويلة جدًا
يقضي مدراؤك الوقت في اتخاذ القرارات التي تحتاج بالفعل إلى حكم. وليس في ختم الطلبات الروتينية.
وعندما يكون شخص ما في الخارج؟ يقوم الذكاء الاصطناعي بالتوجيه إلى النسخ الاحتياطي. لا توجد طلبات عالقة في انتظار شخص ما في إجازة.
مراقبة العمليات في الوقت الحقيقي
أين كل شيء؟ ما العالق؟ ما الذي يواجه خطر فقدان المواعيد النهائية؟
يتتبع الذكاء الاصطناعي كل مهمة من خلال كل خطوة. ليس بسؤال الناس عن التحديثات - من خلال مراقبة الأنظمة تلقائيًا. إنه يعرف
- ما هو قيد التنفيذ ومن يعمل عليه
- ما الذي ينتظر (ومدة الانتظار)
- ما يقترب من المواعيد النهائية
- حيث تتشكل الاختناقات
- العمليات التي تعمل بشكل أبطأ من المعتاد
تعرض لوحة التحكم الحالة في الوقت الفعلي. ليس تقارير "اعتبارًا من الأمس" - الآن. يعرف مدراؤك ما يحتاج إلى الاهتمام دون ملاحقة التحديثات.
اكتشاف الاستثناءات التي تعمل بالفعل
الاستثناءات باهظة الثمن. طلب معلومات مفقودة خطوة تستغرق وقتاً طويلاً إجراء لم يتم اتباعه بشكل صحيح. بحلول الوقت الذي يلاحظه شخص ما، تكون المشكلة قد حدثت بالفعل.
يكتشف الذكاء الاصطناعي الاستثناءات مبكراً:
- بيانات مفقودة: هل تم إرسال الطلب بدون الحقول المطلوبة؟ يتم الإبلاغ عنها فورًا، وليس عندما تصل إلى الاستيفاء.
- انحرافات العملية: هل تم إكمال الخطوات خارج الترتيب؟ هل تم تخطي قائمة التحقق؟ إشعارات الذكاء الاصطناعي.
- مشكلات التوقيت: هل تستغرق الخطوة 3 أضعاف الوقت المعتاد؟ تنبيهات الذكاء الاصطناعي قبل انتهاء الموعد النهائي
- مخاوف تتعلق بالجودة: ارتفاع معدل الخطأ في عملية معينة؟ تم اكتشاف النمط مبكراً
- ثغرات الامتثال: الوثائق المطلوبة مفقودة؟ هل تم تجاوز حد الموافقة؟ تم ضبطها تلقائياً
يتعامل فريقك مع الاستثناءات عندما لا تزال صغيرة. قبل أن تتفاقم. قبل أن يتأثر العملاء.
التحقق من الامتثال الآلي
لكل عملية متطلبات. يجب أن تتم الخطوات بالترتيب. يجب أن تكون الوثائق كاملة. يجب الحصول على الموافقات. يجب إجراء فحوصات الجودة.
التحقق من كل هذا يدوياً؟ يجب أن يقوم شخص ما بالتدقيق. التحقق بالعينة في أفضل الأحوال. الامتثال بالأمل.
يتحقق الذكاء الاصطناعي من كل حالة:
- هل اكتملت كل الخطوات المطلوبة؟
- هل تم اتباع التسلسل الصحيح؟
- هل الوثائق كاملة ودقيقة؟
- هل تم الحصول على الموافقات المطلوبة؟
- هل يُظهر سجل التدقيق من فعل ماذا ومتى؟
عملية غير متوافقة؟ تم الإبلاغ عنها على الفور. لا يتم العثور عليها بعد أسابيع أثناء التدقيق. امتثالك حقيقي، وليس مأمولاً.
تحليلات أداء العمليات
ما المدة التي تستغرقها العمليات بالفعل؟ أين تتباطأ؟ ما هي الفرق الأسرع؟ لماذا؟
يتتبع الذكاء الاصطناعي مقاييس الأداء في جميع عملياتك:
- زمن الدورة حسب نوع العملية
- الإنتاجية حسب الفريق والفرد
- مكان حدوث التأخير (أي الخطوات، أي عمليات التسليم)
- معدلات الخطأ وتكرار إعادة العمل
- التباين (الاتساق مهم بقدر أهمية السرعة)
ترى أين يمكن تحسينها. لا تخمين-النظر إلى البيانات. هذا الفريق أسرع باستمرار؟ تعرف على ما يفعلونه بشكل مختلف. هذه الخطوة بطيئة باستمرار؟ تحقق من السبب.
تحسين العملية بناءً على الحقائق وليس على المشاعر.
ما الذي يعنيه ذلك بالنسبة لك
لمدراء العمليات وقادة العمليات
التنفيذ المتسق عبر المواقع. تطبق نفس القواعد في كل مكان. لا يوجد اختلاف بناءً على من يعمل أو مدى انشغاله.
عمليات قابلة للتطوير. التعامل مع حجم مضاعف مرتين دون مضاعفة عدد الموظفين. لا يتضاعف عمل التنسيق مع الحجم.
امتثال أفضل ومسارات تدقيق أفضل. توثيق كل عملية تلقائياً. سجل تدقيق كامل لكل معاملة. الامتثال بالتصميم، وليس بالتدقيق.
الرؤية في العمليات. لوحة تحكم في الوقت الفعلي لما يحدث. شاهد الاختناقات التي تتشكل قبل أن تصبح أزمات.
انخفاض معدلات الخطأ. التدقيق الآلي يكتشف الأخطاء مبكراً. يتم الإبلاغ عن الاستثناءات قبل أن تسبب مشاكل.
لمديري العمليات
توقف عن ملاحقة تحديثات الحالة. يتتبع النظام كل شيء. ترى ما يحتاج إلى عناية دون أن تسأل عنه.
ركز على الاستثناءات وليس على الروتين. يتعامل الذكاء الاصطناعي مع سير العمل القياسي. أنت تتعامل مع الحالات غير العادية التي تحتاج إلى حكم.
معرفة مكان الأشياء العالقة. عدم انتظار أعضاء الفريق للتصعيد. أنت ترى ذلك في الوقت الفعلي.
بيانات للتحسين. معرفة العمليات التي تعمل بشكل جيد والعمليات التي تحتاج إلى إصلاح. أزمنة الدورات الفعلية وليس التقديرية.
التوزيع العادل لعبء العمل. معرفة من لديه حمل زائد ومن لديه القدرة. موازنة العمل بناءً على الواقع.
للفرق التي تقوم بالعمل
مسح قائمة انتظار المهام. لا تتساءل "ما الذي يجب أن أعمل عليه؟ يتم حساب الأولويات تلقائيًا بناءً على المواعيد النهائية والأهمية.
لا مزيد من المطاردات. يقوم النظام بتوجيه العمل إليك. يخبرك بما تحتاج إلى معرفته. يقوم بالتصعيد تلقائياً إذا كنت عالقاً.
تقليل النفقات العامة للتنسيق. قضاء الوقت في إنجاز العمل، وليس التنسيق بشأن العمل. لا اجتماعات لتتبع الحالة.
موافقات سريعة. أمور روتينية تتم الموافقة عليها تلقائيًا. لا تنتظر أياماً حتى يقوم شخص ما بالموافقة عليها.
عدد أقل من التدريبات على مكافحة الحرائق. اكتشاف الاستثناءات مبكراً. الإبلاغ عن المشاكل قبل أن تنفجر. تقليل الذعر، وزيادة التخطيط.
ما لا يستطيع الذكاء الاصطناعي فعله
يعمل الذكاء الاصطناعي على أتمتة العمل القائم على القواعد. فهو لا يحل محل الحكم. إليك ما لا يزال يحتاج إلى البشر:
التعامل مع المواقف غير العادية حقاً. يقوم الذكاء الاصطناعي بتوجيه الحالات القياسية وإعلام الاستثناءات. لكن حالات الحافة الغريبة حقاً؟ هذه تحتاج إلى حل المشاكل البشرية.
التفاوض وإدارة العلاقات والتفاوض. هل العميل مستاء من التأخير؟ هل يحتاج المورد إلى معالجة خاصة؟ هذا عمل بشري
تصميم عمليات أفضل. يتتبع الذكاء الاصطناعي أداء العمليات الحالية. إعادة تصميمها لتحقيق نتائج أفضل؟ هذا يقع على عاتق فريقك.
إصدار الأحكام هل يجب علينا التعجيل بذلك؟ القيام باستثناء؟ هل نتحمل خسارة للحفاظ على العلاقة؟ لا يمكن لأجهزة الكمبيوتر الموازنة بين هذه المقايضات.
الموافقات المعقدة. يمكن أتمتة الموافقات البسيطة (بموجب $X، ضمن السياسة). أما القرارات المعقدة (القرارات الاستراتيجية، والاستثناءات الهامة، والتأثيرات متعددة الوظائف) فتحتاج إلى مراجعة بشرية.
فكر في الذكاء الاصطناعي على أنه يتعامل مع طبقة التنسيق. يتعامل فريقك مع طبقة التفكير. إنهم يقومون بذلك بشكل أسرع لأن العمل الشاق يتم بشكل أسرع.
البدء في أتمتة العمليات
لا تقم بأتمتة كل شيء دفعة واحدة. ابدأ بالعمليات الأكبر حجماً والأكثر توحيداً:
المرشحون الأوائل الجيدون
- توجيه الطلبات وإسنادها
- سير عمل الموافقة القياسية
- طلب الاستقبال والفرز
- التحقق من إكمال المهمة
- إشعارات الحالة وعمليات التصعيد
ليس من المرشحين الأوائل الرائعين:
- عمليات متغيرة للغاية مع وجود العديد من الاستثناءات
- العمليات التي تتغير بشكل متكرر
- المجالات التي يكون فيها الحكم البشري حاسمًا في كل قضية
- عمليات لم يوثقها أحد بعد
ابدأ حيث توجد عملية واضحة وحجم كبير وألم واضح. أثبت القيمة. ثم توسع إلى الحالات الأكثر تعقيداً.
خلاصة القول
تنسيق العمليات اليدوي لا يتسع نطاقه. المزيد من الحجم يعني المزيد من النفقات العامة للتنسيق. ينشغل فريقك في التوجيه والتتبع والمطاردة بدلاً من القيام بالعمل الفعلي.
يتعامل الذكاء الاصطناعي مع التنسيق. يقوم بتوجيه العمل بشكل صحيح. يراقب التقدم. يلتقط الاستثناءات. يحافظ على الامتثال. كل ذلك تلقائيًا.
يعمل فريقك على العمل نفسه. وليس اجتماعات حول العمل. وليس رسائل البريد الإلكتروني التي تتابع العمل. وليست جداول البيانات التي تراقب العمل.
والنتيجة هي العمليات التي تتدفق. أوقات دورات أسرع. أخطاء أقل. امتثال أفضل. ومحترفون يقومون بما يجيدونه بدلاً من ملاحقة العمليات.
هذا ما تقدمه أتمتة العمليات باستخدام الذكاء الاصطناعي في الواقع. ليست عمليات "إطفاء الأنوار". فقط احتكاك أقل وتركيز أكثر على ما هو مهم.
هل أنت مستعد لأتمتة مهام سير عملك؟
لكل عملية عمليات مختلفة. ما يصلح في عملك يعتمد على طريقة عملك اليوم.
نحن لا ندفع بأدوات سير العمل العامة. نحن ننظر إلى عملياتك الخاصة. أين هي النفقات العامة للتنسيق؟ أين تتعطل الأمور؟ ما هو الشيء الواقعي الذي يمكن أتمتته بالنظر إلى أنظمتك؟
ثم نقوم ببناء أتمتة تناسب سير عملك. لا نجبرك على تغيير طريقة عملك لتناسب البرنامج. برنامج يعمل بالطريقة التي تعمل بها.
