KI für Ausgabenanalyse und -optimierung: Finden Sie das Geld, das Sie auf dem Tisch liegen lassen
Sie geben Millionen aus. Aber wo genau? Welche Lieferanten? Welche Kategorien? Zu welchen Preisen? Im Vergleich zu dem, was Sie eigentlich bezahlen sollten?
Die meisten Unternehmen können diese Fragen nicht beantworten. Nicht, weil sie die Ausgaben nicht verfolgen. Sie haben ERPs. Sie haben Einkaufssysteme. Sie haben Daten.
Aber die Daten sind unübersichtlich. Unterschiedliche Formate. Unterschiedliche Systeme. Unterschiedliche Kodierung. Eine manuelle Analyse bedeutet wochenlange Arbeit mit Tabellenkalkulationen, die zum Zeitpunkt der Fertigstellung bereits veraltet sind.
Beschaffungsteams arbeiten also blind. Sie kennen die Gesamtausgaben. Aber sie wissen nicht, wo die Einsparmöglichkeiten liegen. Wo die Preise zu hoch sind. Wo das Volumen konsolidiert werden könnte. Wo unkonventionelle Ausgaben getätigt werden.
KI behebt dieses Problem. Sie bereinigt die Daten. Sie kategorisiert die Ausgaben automatisch. Identifiziert Sparmöglichkeiten. Spürt unkonventionelle Ausgaben auf. Verschafft Ihnen einen Überblick, für den Sie nie die Zeit hatten, ihn manuell zu erstellen.
Warum die Ausgabenanalyse in den meisten Unternehmen scheitert
Die Analyse der Ausgaben sollte einfach sein. Sammeln Sie Einkaufsdaten. Analysieren Sie sie. Finden Sie Möglichkeiten. Handeln Sie danach.
Aber das ist nicht einfach. Hier ist der Grund dafür.
Ihre Ausgabendaten sind überall. Verschiedene Systeme. Verschiedene Formate. ERP-Transaktionen. P-Karten-Daten. Lieferantenrechnungen. Jedes System ist anders codiert. Jede anders strukturiert.
Derselbe Lieferant hat fünf verschiedene Namen in Ihrem System. "ABC Corp." "ABC Corporation". "ABC Co." "A.B.C. Corp." "ABC - Lieferant 12345". Handelt es sich um denselben Lieferanten oder um verschiedene? Ohne manuelle Überprüfung weiß das niemand.
Ein und dasselbe Produkt wird von verschiedenen Käufern unterschiedlich kategorisiert. Bürobedarf. Allgemeiner Bedarf. Verwaltungskosten. MRO. Ist das dasselbe? Wahrscheinlich schon. Kann man das anhand der Daten feststellen? Nicht leicht.
Sie brauchen also ein Projekt. Ein Team. Wochenlange Datenbereinigung. Manuelles Überprüfen und Korrigieren von Datensätzen. Kategorien erstellen. Berichte erstellen.
Wenn Sie fertig sind, sind die Daten bereits veraltet. Die Bedingungen haben sich geändert. Die Analyse liegt in einer PowerPoint-Präsentation, auf die niemand reagiert, weil sie zu lange gedauert und zu viel gekostet hat.
Oder, was noch häufiger vorkommt, man führt die Analyse überhaupt nicht durch. Denn dafür hat niemand Zeit. Das Beschaffungswesen beruht also auf Instinkt und Teilinformationen. Einsparungsmöglichkeiten bleiben unentdeckt. Probleme bleiben unbemerkt.
Was KI für die Analyse und Optimierung von Ausgaben leistet
KI beschleunigt nicht nur die Ausgabenanalyse. Sie macht sie kontinuierlich. Und so geht's.
Kategorisiert Ausgaben automatisch
Die KI nimmt Ihre Rohdaten. Alle Daten. Aus jedem System.
Es reinigt sie:
- Normalisierung der Lieferanten: Identifiziert, dass "ABC Corp", "ABC Corporation" und "A.B.C. Corp" derselbe Lieferant sind. Erstellt eine Hauptlieferantenliste.
- Kategorisierung: Liest Transaktionsbeschreibungen. Ordnet Kategorien automatisch zu. Durchgängig.
- Produktgruppierung: Fasst ähnliche Artikel zusammen, auch wenn sie unterschiedlich beschrieben werden. "Kopierpapier" und "Druckerpapier" gehören wahrscheinlich zusammen.
- GL-Code-Validierung: Identifiziert fehlerhaft codierte Transaktionen. Schlägt anhand von Mustern Korrekturen vor.
- Zuordnung von Abteilungen und Kostenstellen: Verknüpft die Ausgaben mit den Organisationseinheiten, auch wenn die Codierung inkonsistent ist.
Sie kommen von unübersichtlichen Transaktionsdaten zu sauberen, kategorisierten Ausgaben. Nicht in Wochen. Sondern in Stunden.
Und es handelt sich nicht um eine einmalige Bereinigung. Die KI kategorisiert neue Transaktionen, sobald sie auftreten. Kontinuierliche Ausgabentransparenz ohne ständige manuelle Arbeit.
Sie können grundlegende Fragen sofort beantworten:
- Wie viel geben wir bei den einzelnen Lieferanten aus?
- Welches sind unsere wichtigsten Ausgabenkategorien?
- Welche Abteilungen geben am meisten für jede Kategorie aus?
- Wie haben sich die Ausgaben im Laufe der Zeit verändert?
Fragen, für die man früher einen Datenanalysten brauchte, dauern jetzt nur noch Sekunden.
Identifiziert Einsparmöglichkeiten
Saubere Daten sind nützlich. Aber Einblicke sind wertvoll. Die KI organisiert nicht nur die Ausgaben - sie findet auch heraus, wo Sie Geld verlieren.
Analyse der Preisschwankungen:
Sie kaufen denselben Artikel von drei Lieferanten zu drei verschiedenen Preisen. Oder von demselben Lieferanten zu unterschiedlichen Preisen in verschiedenen Transaktionen.
Die KI identifiziert diese Abweichungen:
- Gleiches Produkt, unterschiedliche Preise bei verschiedenen Anbietern
- Derselbe Lieferant, uneinheitliche Preisgestaltung bei verschiedenen Transaktionen
- Ähnliche Produkte mit unerklärlichen Preisunterschieden
- Preise höher als vertraglich vereinbarte Raten
- Preiserhöhungen, die über die Markt- oder Vertragsbedingungen hinausgehen
Sie beziffert die Chance: "Die Standardisierung auf den niedrigsten Preis würde jährlich $X einsparen."
Möglichkeiten der Volumenkonsolidierung:
Sie kaufen bei fünf Lieferanten ein, obwohl Sie bei zwei konsolidieren könnten. Sie kaufen kleine Mengen, wenn größere Bestellungen Rabatte ermöglichen würden.
Die KI findet Konsolidierungsmöglichkeiten:
- Kategorien mit zu vielen Anbietern für das Volumen
- Lieferanten, bei denen Sie knapp unterhalb der Schwellenwerte für den Volumenbruch liegen
- Ähnliche Produkte von verschiedenen Lieferanten, die standardisiert werden könnten
- Geografische Möglichkeiten zur Konsolidierung der regionalen Ausgaben
- Verträge mit Mengenverpflichtungen, die Sie nicht erfüllen
Sie modelliert die Einsparungen: "Die Konsolidierung dieser fünf Lieferanten mit Lieferant A würde die Stückkosten um 12% senken und die Verwaltung vereinfachen."
Erkennung von Leckagen im Vertrag:
Sie haben einen tollen Vertrag ausgehandelt. Aber nutzen Sie ihn auch? Oder kaufen die Leute immer noch bei ihrem alten Lieferanten?
Die KI verfolgt die Vertragsnutzung:
- Ausgaben mit nicht vertraglich gebundenen Lieferanten für vertraglich gebundene Kategorien
- Volumen, das die vertraglich vereinbarten Mindestmengen nicht erreicht (Verlust von Mengenrabatten)
- Preise, die nicht mit den vertraglich vereinbarten Tarifen übereinstimmen
- Bedingungen, die nicht mit den ausgehandelten Vereinbarungen übereinstimmen
Sie quantifiziert, was Sie verlieren: "20% der Ausgaben für Büromaterial gehen an nicht vertraglich gebundene Lieferanten zu 15% höheren Durchschnittspreisen. Mögliche jährliche Einsparungen: $X."
Gelegenheiten für Endverbraucher:
Kleine Einkäufe bei Hunderten von Lieferanten. Einzeln sind sie unbedeutend. In ihrer Gesamtheit stellen sie jedoch erhebliche Ausgaben dar, die keinen Einfluss haben und hohe Verwaltungskosten verursachen.
Die künstliche Intelligenz erkennt die Ausgabenmuster der Verbraucher:
- Kategorien mit übermäßiger Fragmentierung der Anbieter
- Lieferanten mit geringen jährlichen Ausgaben, aber häufigen Transaktionen
- Möglichkeiten zur Verlagerung von Ausgaben auf bevorzugte Lieferanten
- Kategorien, in denen Kataloge oder Beschaffungskarten die Fragmentierung verringern würden
Entdeckt unregelmäßige Ausgaben
Unerlaubte Ausgaben sind Einkäufe, die außerhalb der genehmigten Verfahren und Lieferanten erfolgen. Das ist nicht böswillig. Es sind Menschen, die versuchen, ihre Arbeit zu erledigen, wenn der genehmigte Prozess zu langsam ist.
Aber das kostet Geld. Keine Hebelwirkung auf das Volumen. Keine ausgehandelten Bedingungen. Keine Ausgabentransparenz. Oft höhere Preise.
Die KI erkennt eigenwillige Ausgabenmuster:
- Außervertragliche Käufe: Kauf bei nicht bevorzugten Lieferanten, wenn vertragliche Optionen bestehen.
- Verstöße gegen die Richtlinie: Käufe, die die Genehmigungsanforderungen umgehen oder die Delegationsgrenzen überschreiten.
- Missbrauch von P-Karten: Firmenkartenkäufe für Artikel, die über die Beschaffung laufen sollten.
- Doppelte Lieferanten: Verschiedene Abteilungen nutzen verschiedene Lieferanten für dieselben Artikel.
- Nicht zugelassene Lieferanten: Einkäufe bei Lieferanten, die nicht in der Liste der zugelassenen Lieferanten aufgeführt sind.
Es werden nicht nur Verstöße angezeigt. Es wird analysiert, warum sie geschehen:
- Ist das Genehmigungsverfahren zu langsam?
- Entsprechen die bevorzugten Lieferanten nicht dem Bedarf?
- Weiß man nicht, wer die bevorzugten Lieferanten sind?
- Gibt es legitime Lücken in Ihrem Lieferantenstamm?
Sie erhalten umsetzbare Informationen. Nicht nur "unkonventionelle Ausgaben sind schlecht", sondern "unkonventionelle Ausgaben gibt es in diesen Kategorien aus diesen Gründen, und hier ist, was man dagegen tun kann".
Benchmarks gegen Marktsätze
Sie zahlen $50 pro Einheit. Aber ist das gut? Ohne Marktkontext weiß man das nicht.
Die KI ermöglicht ein Benchmarking:
- Vergleich der Marktpreise: Wie sind Ihre Preise im Vergleich zu den Marktpreisen für ähnliche Produkte?
- Industrie-Benchmarks: Wie sind Ihre Ausgaben im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen in Ihrer Branche?
- Regionale Abweichung: Zahlen Sie in den verschiedenen Regionen unterschiedliche Preise? Sind diese Unterschiede gerechtfertigt?
- Analyse der Preisentwicklung: Steigen oder fallen die Marktpreise? Bewegen sich Ihre vertraglich vereinbarten Preise mit dem Markt?
- Soll-Kosten-Modellierung: Was sollten Sie auf der Grundlage von Materialkosten, Arbeitsaufwand und Gewinnspanne bezahlen?
Das ist nicht perfekt. Die Marktpreise variieren je nach Volumen, Spezifikationen, Dienstleistungsniveau und Beziehungen. Aber eine Orientierungshilfe ist wertvoll.
Sie zahlen 20% über dem Marktdurchschnitt? Dann sollten Sie nachhaken. Entweder rechtfertigen Ihre Spezifikationen höhere Kosten, oder Sie haben die Möglichkeit zu verhandeln.
Die Marktpreise sind um 10% gefallen, aber Ihr Vertrag wurde nicht angepasst? Zeit für ein Gespräch mit Ihrem Lieferanten.
Prognosen für zukünftige Ausgaben
In den meisten Unternehmen ist die Budgetierung reine Spekulation. Die Ausgaben des letzten Jahres plus einen gewissen Prozentsatz. Hoffentlich ist es nah dran.
Die KI prognostiziert auf der Grundlage aktueller Muster:
- Trendanalyse: Wie haben sich die Ausgaben in der Vergangenheit verändert? Was sind die Muster?
- Saisonabhängigkeit: Welche Kategorien weisen saisonale Schwankungen auf? Wann treten die Spitzen auf?
- Vertragliche Verpflichtungen: Zu welchen Ausgaben sind Sie aufgrund der bestehenden Verträge verpflichtet?
- Wachstumsfaktoren: Wachstum des Unternehmens. Änderungen des Personalbestands. Expansionspläne. Wie wirken sich diese auf die Ausgaben aus?
- Preiseskalation: Vertraglich vereinbarte Preiserhöhungen. Markttrends. Erwartete Auswirkungen der Inflation.
- Auswirkungen der Initiative: Wie werden sich geplante Projekte oder Änderungen auf die Ausgaben auswirken?
Sie erhalten Ausgabenprognosen nach Kategorie, Lieferant und Abteilung. Bessere Budgetierung. Frühzeitige Warnung, wenn die Ausgaben über der Prognose liegen. Sie erhalten Einblick in die Ursachen von Änderungen.
Die Finanzabteilung fragt: "Warum liegen die Ausgaben für Q3 um $200K über dem Budget?" Sie können mit Daten antworten, nicht mit Vermutungen.
Was das für Sie bedeutet
Für CPOs und Leiter der Beschaffung
Sie erhalten die Sichtbarkeit Ihrer Ausgaben, die Sie sich schon immer gewünscht haben, für die Sie aber nie Zeit hatten.
- Klare Sicht auf die Ausgaben: Wissen, wohin das Geld fließt. Nach Kategorie. Nach Lieferant. Nach Abteilung. In Echtzeit.
- Quantifizierte Einsparmöglichkeiten: Keine Vermutungen. Konkrete Chancen, die mit Dollarbeträgen versehen sind.
- Daten als Grundlage für Verhandlungen: Markt-Benchmarks. Ausgabenkonzentration. Preisschwankungen. Beweise für bessere Angebote.
- Strategisches Kategorienmanagement: Ermitteln Sie, welche Kategorien Aufmerksamkeit erfordern. Setzen Sie Prioritäten je nach Größe der Chance.
- Leistungskennzahlen für die Beschaffung: Verfolgung der erzielten Einsparungen. Einhaltung von Verträgen. Unerlaubte Ausgaben. Kostentrends der Kategorie.
Für Beschaffungsmanager und Einkäufer
Sie wissen, worauf Sie Ihre Bemühungen konzentrieren müssen, um maximale Wirkung zu erzielen.
- Sie wissen, wohin das Geld fließt: Ohne wochenlang Berichte erstellen zu müssen. Sofortige Antworten auf Ausgabenfragen.
- Konzentrieren Sie sich auf Kategorien mit hoher Wirkung: Ermitteln Sie, in welchen Kategorien die größten Einsparmöglichkeiten bestehen. Setzen Sie strategisch Prioritäten.
- Ziele der Lieferantenkonsolidierung: Ermitteln Sie, wo Sie zu viele Lieferanten haben und was Sie durch Konsolidierung einsparen könnten.
- Sichtbarkeit der Vertragserfüllung: Erkennen Sie, wo vertraglich vereinbarte Begriffe nicht verwendet werden. Fördern Sie die Akzeptanz.
- Verhandlungsvorbereitung: Gehen Sie mit Ausgabendaten und Marktkontext in Lieferantengespräche.
Für Finanzteams
Sie erhalten Ausgabentransparenz und Budgetgenauigkeit, die Sie bisher nicht hatten.
- Bessere Haushaltsgenauigkeit: Prognosen, die auf tatsächlichen Ausgabenmustern basieren, nicht auf Vermutungen.
- Gerechtfertigte Beschaffungsinvestitionen: Dokumentierte Einsparungsmöglichkeiten, die Beschaffungsressourcen rechtfertigen.
- Dokumentierte Einsparungen: Verfolgen Sie realisierte Einsparungen durch Beschaffungsinitiativen. ROI anzeigen.
- Varianzanalyse: Verstehen Sie, was die Ursachen für die Ausgabenänderungen sind. Tatsächliche Gründe, keine Theorien.
- Kostenkontrolle: Frühzeitige Warnung, wenn die Ausgaben über dem Budget liegen. Zeit zu handeln, bevor es zu spät ist.
Was KI nicht leisten wird
Wir sollten uns darüber im Klaren sein, was KI zur Ausgabenanalyse nicht ist.
KI erfasst Einsparungen nicht automatisch. Sie identifiziert Möglichkeiten. Der Mensch muss darauf reagieren. Mit Lieferanten verhandeln. Volumen konsolidieren. Vertragstreue durchsetzen.
KI versteht den Kontext nicht ohne menschlichen Input. Manchmal sind höhere Preise durch Qualität, Service oder strategische Beziehungen gerechtfertigt. Manchmal dient die Fragmentierung der Lieferanten einem bestimmten Zweck. Die KI zeigt die Zahlen an, Sie wenden Ihr geschäftliches Urteilsvermögen an.
KI behebt keine schlechten Beschaffungsprozesse. Wenn Ihre Prozesse langsam sind und von den Mitarbeitern umgangen werden, wird die Ausgabenanalyse das Problem aufzeigen. Aber um es zu beheben, muss man die Prozesse verbessern, nicht nur analysieren.
AI macht die Ausgaben sichtbar. Sie zeigt auf, wo Möglichkeiten bestehen. Quantifizierung der potenziellen Einsparungen. Fortschritte verfolgen.
Ihr Beschaffungsteam muss immer noch die Arbeit machen. Aber sie tun es mit klaren Anweisungen, nicht mit Vermutungen.
Echte Ergebnisse von Spend Analysis AI
In der Praxis sieht das folgendermaßen aus:
Kontinuierliche Transparenz der Ausgaben: Keine vierteljährlichen Ausgabenanalyseprojekte mehr. Kategorisierung und Berichterstattung in Echtzeit. Fragen werden sofort beantwortet.
Identifizierung der Ersparnisse: Typische Unternehmen finden bei der ersten Analyse 8-15% Einsparmöglichkeiten. Nicht alle sind realisierbar, aber genug, um den Aufwand zu rechtfertigen.
Schnellere Kategorie-Strategie: Die Identifizierung von Chancen in Kategorien, die früher Wochen dauerte, dauert jetzt nur noch Tage. Mehr Kategorien werden strategisch verwaltet.
Bessere Verhandlungen: Einkäufer gehen mit Daten in Gespräche. Bessere Ergebnisse, wenn Sie Ihre Ausgaben, Marktpreise und Hebelwirkungen kennen.
Unüberlegte Ausgabenkürzung: Sichtbarkeit führt zu Verbesserungen. Wenn Sie unangemessene Ausgaben messen und melden, gehen sie zurück. In der Regel 30-50% Reduzierung im Laufe der Zeit.
Es geht nicht darum, die Beschaffungsteams durch KI zu ersetzen. Es geht darum, ihnen Sichtbarkeit und Werkzeuge zu geben, damit sie strategischer vorgehen können.
Möchten Sie wissen, wohin Ihr Geld fließt?
Die Ausgabendaten eines jeden Unternehmens sind unterschiedlich. Unterschiedliche Systeme. Unterschiedliche Strukturen. Unterschiedliche Kategorien, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.
Wir verkaufen keine Einheitslösungen für die Ausgabenanalyse. Wir betrachten Ihre spezifischen Datenquellen und Ausgabenmuster. Wir erstellen eine Kategorisierung, die der Art und Weise entspricht, wie Sie Kategorien verwalten. Wir erstellen Berichte und Warnmeldungen, die Ihre spezifischen Fragen beantworten.
Wir versprechen Ihnen nicht, dass Sie Einsparungen in Millionenhöhe erzielen werden. Nur einen klaren Überblick darüber, wo Sie Geld ausgeben und wo es Möglichkeiten gibt.
