AI für Bestellanforderung und Bestellung: Beschleunigen Sie den Einkaufsprozess
Bestellanfragen und Bestellungen sollten einfach sein. Jemand braucht etwas. Er fordert es an. Es wird genehmigt. Die Bestellung geht raus. Erledigt.
Aber das ist nicht einfach. Anforderungen liegen im Posteingang und warten auf ihre Genehmigung. Einkäufer bearbeiten Routineaufträge manuell. Die Mitarbeiter wissen nicht, welchen Lieferanten sie benutzen sollen. Bestellungen gehen an Lieferanten, mit denen keine Verträge bestehen, weil der Genehmigungsprozess zu langsam ist.
Das Ergebnis? Beschaffungsteams, die mit Transaktionsarbeit beschäftigt sind. Unüberlegte Ausgaben, weil das System umgangen wird. Vertragslücken, weil Aufträge nicht den ausgehandelten Bedingungen entsprechen.
AI behebt dieses Problem. Sie verarbeitet Standard-Anforderungen automatisch. leitet Genehmigungen auf intelligente Weise weiter. Sie stellt sicher, dass Bestellungen den vertraglichen Bedingungen entsprechen. Sie macht den Prozess so schnell, dass die Mitarbeiter ihn tatsächlich nutzen.
Warum Purchase-to-Pay-Prozesse langsam sind
In den meisten Unternehmen sind die Prozesse von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung fehlerhaft. Nicht, weil die Beschaffungsteams ihre Arbeit schlecht machen. Sondern weil der Prozess zu viel manuelle Arbeit erfordert.
Jemand reicht einen Antrag ein. Ein Einkäufer muss sie überprüfen. Prüfen, ob sie den Richtlinien entspricht. Bestimmen, wer ihn genehmigen soll. Leiten Sie sie an den richtigen Genehmiger weiter. Warten Sie auf die Genehmigung. Dann legen Sie manuell eine Bestellung an. Wählen Sie einen Lieferanten. Geben Sie alle Details erneut ein.
Für Standard- und Routineaufträge. Jedes einzelne Mal.
Einkäufer verbringen Stunden mit der Bearbeitung von Bestellanforderungen, die immer nach dem gleichen Muster ablaufen. Bürobedarf. Standardkomponenten. Wiederkehrende Dienstleistungen. Aufträge, die kein menschliches Fachwissen benötigen, aber trotzdem bearbeitet werden, weil der Prozess eine manuelle Bearbeitung erfordert.
Wenn der Prozess langsam ist, umgehen die Menschen ihn. Sie kaufen direkt bei den Lieferanten. Sie verwenden persönliche Kreditkarten. Sie überspringen Genehmigungen. Unkonventionelle Ausgaben sind nicht böswillig, sondern die Mitarbeiter versuchen, ihre Arbeit zu erledigen.
Und die Beschaffung verliert die Kontrolle. Vertragslieferanten erhalten nicht das Volumen, das ihnen versprochen wurde. Ausgehandelte Konditionen werden nicht genutzt. Der Überblick über die Ausgaben geht verloren.
Was AI für Bestellanforderung und Bestellung leistet
KI beschleunigt nicht nur den Beschaffungsprozess. Sie macht ihn intelligent. Und so geht's.
Verarbeitet Suchaufträge automatisch
Die KI erhält eine Anforderung. Sie analysiert, was angefordert wird.
Ist dies ein Standardartikel? Die KI erkennt ihn aus früheren Bestellungen. Sie prüft die Anfrage anhand der Richtlinien. Sie prüft die Verfügbarkeit des Budgets. Bestätigt, dass die erforderlichen Informationen vollständig sind.
Wenn alles in Ordnung ist, leitet die KI die Anfrage automatisch zur Genehmigung weiter. Für Routineanfragen ist kein Eingreifen des Käufers erforderlich.
Wenn etwas nicht stimmt, zeigt die KI bestimmte Probleme an:
- Fehlende Kostenstelle oder GL-Code
- Überschreitung der Haushaltsschwelle, die eine besondere Genehmigung erfordert
- Artikel entspricht nicht den zugelassenen Kategorien
- Erforderliche Unterlagen nicht beigefügt
- Unklare und klärungsbedürftige Spezifikationen
Der Antragsteller erhält sofort eine klare Rückmeldung. Keine pauschale Ablehnung. Spezifische Probleme, die behoben werden müssen.
Standardanforderungen werden innerhalb von Minuten durch das System geleitet. Komplexe Anforderungen werden an Einkäufer weitergeleitet, die wissen, was zu prüfen ist.
Leitet Genehmigungen auf intelligente Weise
Die Genehmigungsabläufe sind komplex. Unterschiedliche Genehmiger für unterschiedliche Beträge. Unterschiedliche Pfade für unterschiedliche Kategorien. Unterschiedliche Regeln für verschiedene Abteilungen.
Die Leute kommen durcheinander. Anforderungen gehen an den falschen Genehmiger. Sie werden zurückgeschickt. Sie verzögern sich, während die Leute herausfinden, wer eigentlich genehmigen sollte.
Die KI kennt die Zulassungsregeln:
- Betragsabhängiges Routing: Unter $1.000 geht es an einen Genehmiger. Über $10.000 ist eine zusätzliche Genehmigung erforderlich.
- Kategoriebasiertes Routing: IT-Käufe müssen von der IT-Abteilung genehmigt werden. Investitionsgüter bedürfen einer finanziellen Überprüfung.
- Regeln des Ministeriums: Verschiedene Abteilungen haben unterschiedliche Delegationsstufen und Genehmigungsketten.
- Ausnahmeregelungen: Nicht-Katalogartikel. Nicht vertraglich gebundene Lieferanten. Besondere Genehmigungsanforderungen.
- Substitutionslogik: Der Hauptgenehmiger ist nicht verfügbar? Automatische Weiterleitung an den vorgesehenen Stellvertreter.
Jede Anforderung geht gleich beim ersten Mal an den richtigen Genehmiger. Keine Verwirrung. Keine Verzögerungen, während die Mitarbeiter prüfen, wer was genehmigen sollte.
Und die Genehmiger? Sie erhalten mit jeder Anfrage einen Kontext. Was wird bestellt. Warum. Budgetstatus. Einhaltung von Verträgen. Ob es sich um eine Routineangelegenheit handelt oder ob sie einer Prüfung bedarf. Sie können schnell genehmigen, wenn es angebracht ist.
Schlägt bevorzugte Lieferanten vor
Jemand fordert Büromaterial an. Welchen Lieferanten sollten Sie wählen?
Ihr Unternehmen hat drei Lieferanten für Bürobedarf unter Vertrag. Jeder hat unterschiedliche Preise für verschiedene Artikel. Unterschiedliche Lieferzeiten. Unterschiedliche Mindestbestellmengen.
Die Einkäufer wissen das. Sie haben die Verträge ausgehandelt. Aber die Anforderer wissen das nicht. Und die Einkäufer wollen nicht für jeden Auftrag manuell nachsehen, welcher Lieferant der beste ist.
Die KI empfiehlt automatisch Lieferanten:
- Beste Preise: Vergleicht die Vertragspreise verschiedener Lieferanten für die angefragten Artikel.
- Liefergeschwindigkeit: Berücksichtigt die Dringlichkeit und die Vorlaufzeiten der Lieferanten.
- Gelegenheit zur Konsolidierung: Wenn es andere offene Bestellungen gibt, schlagen Sie vor, diese zu kombinieren, um die Mindestbestellmenge zu erreichen.
- Einhaltung der Verträge: Priorisiert Lieferanten, bei denen Sie Mengenverpflichtungen zu erfüllen haben.
- Bisherige Leistungen: Berücksichtigt die Liefertreue und die Qualitätshistorie.
Die Bestellung geht an den Lieferanten, der Ihnen das beste Angebot macht. Nicht wahllos. Nicht an den, den der Anforderer zufällig kennt. Die Bestellung geht an den vertraglich gebundenen Lieferanten mit den besten Konditionen für diesen speziellen Auftrag.
Die Einhaltung der Verträge wird verbessert. Ihre ausgehandelten Bedingungen werden tatsächlich genutzt. Die Lieferanten erfüllen ihre Mengenverpflichtungen, weil die Aufträge dorthin fließen, wo sie sollen.
Validierung von Aufträgen gegen Verträge
Sie haben die Verträge aus einem bestimmten Grund ausgehandelt. Bessere Preise. Vereinbarte Bedingungen. Mengenrabatte. Aber wenn die Aufträge nicht den Vertragsbedingungen entsprechen, verlieren Sie die Vorteile.
Die KI validiert jeden Auftrag anhand der Vertragsbedingungen:
- Preisüberprüfung: Ist dies der vertraglich vereinbarte Preis? Wenn nicht, kennzeichnen Sie ihn und erklären Sie die Abweichung.
- Einhaltung der Frist: Bestellen wir innerhalb der vereinbarten Mindest-/Höchstmengen?
- Überprüfung des Rabatts: Werden die vertraglich vereinbarten Rabatte angewendet? Werden die Mengenrabatte korrekt berechnet?
- Das passende Produkt: Handelt es sich um einen Vertragsgegenstand oder einen ähnlichen Ersatz zu einem anderen Preis?
- Zahlungsbedingungen: Verwenden wir die ausgehandelten Zahlungsbedingungen oder andere Bedingungen?
Wenn eine Bestellung nicht mit dem Vertrag übereinstimmt, kennzeichnet die KI sie, bevor die Bestellung rausgeht.
Vielleicht ist der Preis höher als vertraglich vereinbart. Vielleicht hat der Lieferant "versehentlich" einen Rabatt gestrichen. Vielleicht bestellt jemand eine nicht vertraglich vereinbarte Ware, obwohl es eine vertraglich vereinbarte Alternative gibt.
Sie bemerken es, bevor Sie es bezahlen. Nicht erst beim Rechnungsabgleich, wenn es zu spät ist.
Hier geht es nicht darum, Lieferanten zu misstrauen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgehandelten Bedingungen tatsächlich auf jede Bestellung angewendet werden.
Verfolgt den Auftragsstatus proaktiv
Die Bestellungen gehen raus. Dann beginnen die Fragen. "Wo ist meine Bestellung?" "Wann wird sie eintreffen?" "Hat der Lieferant sie bestätigt?"
Einkäufer stellen diese Fragen ständig. Sie überprüfen Systeme. Sie rufen Lieferanten an. Senden E-Mails. Statusaktualisierungen sind ein Vollzeitjob.
Die KI überwacht den Auftragsstatus automatisch:
- Bestätigung des Lieferanten: Hat der Lieferant den Auftrag bestätigt? Hat er das Lieferdatum akzeptiert? Unstimmigkeiten festgestellt?
- Produktions-/Versandverfolgung: Liegt die Bestellung im Zeitplan? Wurde sie versandt? Wo befindet sie sich auf dem Transportweg?
- Überwachung der Lieferung: Das erwartete Lieferdatum rückt näher. Ist es angekommen? Wurde es in den Bestand aufgenommen?
- Ausnahmewarnungen: Verzögerungen. Rückständige Aufträge. Qualitätsprobleme, die beim Wareneingang gemeldet werden. Mengenabweichungen.
- Proaktive Kommunikation: Aktualisiert Antragsteller automatisch. Eskaliert nur dann an Einkäufer, wenn ein Eingreifen erforderlich ist.
Antragsteller erhalten Statusaktualisierungen, ohne zu fragen. Einkäufer konzentrieren sich auf Ausnahmen, nicht auf routinemäßige Statusprüfungen.
Eine Bestellung verzögert sich? Die KI benachrichtigt den Anforderer und den Käufer, bevor jemand nachfragen muss. Sie liefert den Kontext - warum sich die Bestellung verzögert, das neue erwartete Datum, ob es Alternativen gibt.
Probleme werden proaktiv angegangen. Sie werden nicht entdeckt, wenn jemand fragt: "Hey, wo ist die Bestellung, die ich vor drei Wochen aufgegeben habe?"
Was das für Sie bedeutet
Für CPOs und Leiter der Beschaffung
Sie erhalten die Kontrolle und den Überblick über den gesamten Kauf- und Bestellprozess.
- Höhere Vertragstreue: Die Aufträge gehen an die vertraglich gebundenen Lieferanten. Ausgehandelte Bedingungen werden genutzt. Die Mengenverpflichtungen werden eingehalten.
- Weniger unkonventionelle Ausgaben: Wenn das genehmigte Verfahren schnell ist, nutzen die Menschen es, anstatt es zu umgehen.
- Schnellere Beschaffungszyklen: Bearbeitung von Standardaufträgen in Minuten, nicht in Tagen. Geschäftsanforderungen schneller erfüllt.
- Bessere Ressourcenzuweisung: Einkäufer arbeiten an komplexen Einkäufen und Verhandlungen, nicht an der routinemäßigen Auftragsabwicklung.
- Sichtbarkeit der Ausgaben: Alle Aufträge fließen durch das System. Vollständige Transparenz darüber, was gekauft wird und von wem.
Für Beschaffungsmanager und Einkäufer
Sie hören auf, eine Bedarfsabwicklungsstelle zu sein und werden zu einer strategischen Funktion.
- Stoppen Sie die Bearbeitung von Routineaufträgen: Standard-Anforderungen fließen automatisch. Sie bearbeiten nur das, was Fachwissen erfordert.
- Konzentration auf komplexe Käufe: Zeit für Verhandlungen. Management der Lieferantenbeziehungen. Strategische Beschaffung.
- Bessere Nutzung der Verträge: Die Bestellungen gehen automatisch an die richtigen Lieferanten zu den richtigen Konditionen.
- Weniger Statusüberprüfung: Die automatisierte Nachverfolgung behandelt Routinefragen. Sie konzentrieren sich auf Ausnahmen.
- Klare Arbeitsbelastung: Sie wissen, worauf Sie achten müssen. Was Routine ist, wird automatisch erledigt.
Für Antragsteller und geschäftliche Nutzer
Sie bekommen, was Sie brauchen, schneller und mit weniger Aufwand.
- Schnellere Bestellungen: Standardanforderungen werden in Minutenschnelle genehmigt und bestellt. Keine tagelangen Wartezeiten mehr für Routineartikel.
- Status löschen: Sie wissen, wo Ihre Bestellung ist, ohne zu fragen. Proaktive Updates über die Lieferung.
- Einfacher Prozess: Klare Anweisungen, was zu tun ist. Sofortige Rückmeldung, wenn etwas nicht in Ordnung ist.
- Besserer Service: Bevorzugte Lieferanten werden automatisch vorgeschlagen. Beste Lieferzeiten und -bedingungen.
- Keine Umgehungen mehr: Das Genehmigungsverfahren ist so schnell, dass Sie es nicht zu umgehen brauchen.
Was KI nicht leisten wird
Wir sollten uns darüber im Klaren sein, worum es hier nicht geht.
Die KI genehmigt keine Käufe. Menschen genehmigen sie. Die KI leitet Anfragen nur an den richtigen Genehmiger mit den richtigen Informationen weiter.
KI ersetzt nicht das Urteilsvermögen des Käufers bei komplexen Einkäufen. Neue Lieferanten. Nicht standardisierte Artikel. Investitionsgüter. Strategische Einkäufe. Hier ist menschliches Fachwissen gefragt.
Die KI macht nicht alle manuellen Arbeiten überflüssig. Manche Bestellanforderungen sind komplex. Manche Aufträge erfordern eine besondere Behandlung. Manche Situationen erfordern ein menschliches Urteil über Risiken, Qualität oder Lieferantenauswahl.
Die KI kümmert sich um die Routine. Die Standardaufträge, die Mustern folgen. Die 80%-Bestellungen, für die kein menschliches Fachwissen erforderlich ist, die aber in der Vergangenheit trotzdem bearbeitet wurden, weil der Prozess eine manuelle Bearbeitung erforderte.
Ihre Kunden treffen immer noch Entscheidungen. Sie treffen nur Entscheidungen über Dinge, die tatsächlich ihr Fachwissen erfordern.
Echte Ergebnisse von Requisition & Ordering AI
In der Praxis sieht das folgendermaßen aus:
70-80% der automatisch verarbeiteten Bestellanforderungen: Standardaufträge werden ohne Eingreifen des Käufers abgewickelt. Die Einkäufer konzentrieren sich auf die 20-30%, die Fachwissen benötigen.
Verkürzung des Genehmigungszyklus um 50-70%: Anforderungen werden sofort an den richtigen Genehmiger weitergeleitet. Keine Verwirrung, keine Verzögerungen, kein Hin und Her.
Vertragserfüllung erhöht 15-30%: Die Aufträge gehen automatisch an die vertraglich gebundenen Lieferanten zu den vertraglich vereinbarten Bedingungen. Die unkonventionellen Ausgaben sinken.
Freigewordene Käuferkapazität: Stunden pro Tag von der routinemäßigen Auftragsbearbeitung zurückgewonnen. Zeit, die für strategische Beschaffung und Verhandlungen verwendet werden kann.
Bessere Benutzererfahrung: Schnell genug, damit die Menschen das System nutzen, anstatt nach Umgehungslösungen zu suchen. Eine höhere Akzeptanz bedeutet eine bessere Transparenz der Ausgaben.
Es geht nicht darum, die Zahl der Mitarbeiter im Beschaffungswesen zu reduzieren. Es geht darum, dass die Beschaffung mit denselben Ressourcen mehr strategische Arbeit leisten kann.
Sind Sie bereit, Ihren Purchase-to-Order-Prozess zu beschleunigen?
Jedes Unternehmen hat einen anderen Bestell- und Anforderungsprozess. Ihre Genehmigungsabläufe spiegeln Ihre Organisationsstruktur wider. Ihr Lieferantenstamm weist einzigartige Merkmale auf. Ihre Kategorien haben unterschiedliche Anforderungen.
Wir verkaufen keine generische Beschaffungsautomatisierung. Wir betrachten Ihren spezifischen Prozess von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung. Wir ermitteln, welche Bestellungen automatisiert werden können und welche menschliches Fachwissen erfordern. Wir entwickeln Systeme, die der tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Unternehmens entsprechen.
Wir versprechen nicht, dass alles automatisiert wird. Nur praktische KI, die Routineaufträge abwickelt, damit sich Ihre Einkäufer auf die strategische Beschaffung konzentrieren können.
