KI für die Verarbeitung von Finanzdokumenten: Stop Typing. Start Analyzing.
Ihr Finanzteam bearbeitet jeden Monat Hunderte oder Tausende von Dokumenten. Rechnungen. Quittungen. Kontoauszüge. Spesenabrechnungen. Kaufaufträge. Verträge.
Jemand muss sie alle lesen. Extrahieren Sie die Daten. Geben Sie sie in Ihr System ein. Prüfen, ob sie korrekt sind. Stimmen Sie sie mit anderen Dokumenten ab. Ordnen Sie sie richtig ab.
Das ist keine Finanzarbeit. Das ist Dateneingabe. Aber das dauert jeden Tag Stunden.
KI liest Dokumente schneller als jeder Mensch. Sie extrahiert Daten ohne Tippfehler. Sie wird auch bei Dokument 473 nicht müde. Und sie arbeitet rund um die Uhr.
Hier geht es nicht darum, Ihr Team zu ersetzen. Es geht darum, sie von der Dokumentenverarbeitung zu befreien, damit sie die eigentliche Buchhaltungsarbeit erledigen können.
Das Dokumentenproblem im Finanzwesen
Die Dokumente kommen in jedem erdenklichen Format an:
- E-Mail-Anhänge von Hunderten von verschiedenen Anbietern
- Gescannte Papierdokumente aus Ihrer Poststelle
- Fotos von Quittungen der Mitarbeiter
- PDFs, die eigentlich Bilder sind, nicht durchsuchbarer Text
- Mehrseitige Auszüge mit Tabellen und Einzelposten
- Handschriftliche Notizen auf Lieferscheinen
Jeder Lieferant formatiert seine Rechnungen anders. Jede Bank hat ihr eigenes Auszugslayout. Jeder Mitarbeiter fotografiert Belege aus einem anderen Winkel.
Ihr Team muss das alles verarbeiten. Extrahieren Sie die wichtigsten Informationen. Geben Sie sie in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem ein. Stellen Sie sicher, dass nichts durch die Maschen fällt.
Es ist keine schwierige Arbeit. Sie ist einfach nur zeitaufwändig. Und wenn das Volumen steigt, braucht man mehr Leute oder muss länger arbeiten.
Was KI für die Dokumentenverarbeitung leistet
Liest jedes Dokumentformat
Die KI braucht keine Vorlagen. Sie braucht keine strukturierten Daten. Sie liest:
- PDFs: Sowohl textbasierte als auch gescannte Bilder
- Bilder: JPEG, PNG, TIFF aus beliebigen Quellen
- Emails: Haupttext, Anhänge, Unterschriften
- Fotos: Sogar verschwommene Quittungen von Handys
- Mehrseitige Dokumente: Erklärungen mit Dutzenden von Seiten
Es verarbeitet verschiedene Sprachen. Verschiedene Währungen. Unterschiedliche Datumsformate. Unterschiedliche Dokumentenlayouts.
Ihr Lieferant ändert seine Rechnungsvorlage? Die KI passt sich automatisch an. Keine Neuprogrammierung erforderlich.
Extrahiert genau das, was Sie brauchen
Für Rechnungen zieht die KI:
- Name und Anschrift des Anbieters
- Rechnungsnummer und -datum
- Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen
- Einzelposten mit Beschreibungen und Beträgen
- Zwischensummen, Steuer, Gesamtbetrag
- PO-Nummern, falls referenziert
- Bankverbindung für die Zahlung
Bei Quittungen wird sie extrahiert:
- Name und Standort des Händlers
- Datum und Uhrzeit
- Gesamtbetrag
- Steuerbetrag
- Zahlungsmethode
- Aufgeschlüsselte Käufe
Für Kontoauszüge wird es:
- Kontonummer
- Zeitraum der Erklärung
- Eröffnungs- und Abschlusssalden
- Jede Transaktion mit Datum, Beschreibung, Betrag
- Gebühren und Zinskosten
Die KI findet nicht nur Text. Sie versteht, was die Daten bedeuten. Sie kennt den Unterschied zwischen einer Rechnungsnummer und einer Bestellnummer. Zwischen einer Zwischensumme und einer Gesamtsumme. Zwischen einer Belastung und einer Gutschrift.
Validiert Daten automatisch
Die KI extrahiert nicht einfach und zieht weiter. Sie prüft:
Mathematische Genauigkeit:
Ergeben die Einzelposten die Zwischensumme? Ist die Zwischensumme plus Steuer gleich der Gesamtsumme? Wenn nicht, wird das Dokument markiert.
Stammdatenabgleich:
Ist dieser Lieferant in Ihrem System vorhanden? Stimmt die Adresse überein? Ist die Kontonummer korrekt? Unbekannte Lieferanten werden zur Überprüfung vorgemerkt.
Referenz-Validierung:
Gibt es diese Bestellnummer? Ist sie für diesen Lieferanten bestimmt? Stimmt der Betrag überein? Unstimmigkeiten lösen Warnungen aus.
Erkennung von Duplikaten:
Wurde diese Rechnung schon einmal eingereicht? Derselbe Lieferant, derselbe Betrag, dasselbe Datum? Die KI fängt doppelte Zahlungsversuche ab.
Überprüfung der Angemessenheit:
Ist dieser Betrag viel höher als normal für diesen Lieferanten? Liegt das Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit? Sieht etwas ungewöhnlich aus? Die KI zeigt Ausreißer an.
Nichts kommt ohne Validierung durch. Ihr Team sieht nur Dokumente, die entweder alle Prüfungen bestanden haben oder einer besonderen menschlichen Beurteilung bedürfen.
Leitet Dokumente auf intelligente Weise weiter
Nach der Bearbeitung müssen die Dokumente an die richtige Stelle weitergeleitet werden:
Genehmigungsrouting:
Marketingkosten? Geht an den Marketingleiter. Über $5.000? Geht an den Direktor. Investitionsausgaben? Geht an den CFO. Die KI kennt Ihre Genehmigungsmatrix.
Zuweisung von Abteilungen:
Auf der Grundlage von GL-Codes, Kostenstellen oder Dokumentinhalten leitet die KI an die richtige Abteilung zur Kodierung und Genehmigung weiter.
Behandlung von Ausnahmen:
Validierung fehlgeschlagen? Kommt in die Warteschlange der AP-Spezialisten. Neuer Lieferant? Geht an die Beschaffung. Ungewöhnlicher Betrag? Geht an den Controller. Jede Ausnahmeart hat ihren eigenen Weg.
Prioritätssortierung:
Frühzahlerrabatt möglich? Hohe Priorität. Überfällige Rechnung? Hohe Priorität. Standard 30-Tage-Frist? Normale Warteschlange. Die KI priorisiert, was wichtig ist.
Keine Dokumente mehr, die in der E-Mail einer Person liegen und auf eine manuelle Sortierung warten. Alles fließt automatisch dorthin, wo es hingehört.
Automatische Erstellung von Audit Trails
Für jedes Dokument zeichnet die KI auf:
- Als es empfangen wurde
- Welche Daten wurden extrahiert?
- Welche Validierungen wurden durchgeführt?
- Was bestanden oder nicht bestanden wurde
- Wer hat die Ausnahmen überprüft?
- Welche Entscheidungen wurden getroffen?
- Wenn sie im System gebucht wurde
Vollständige Dokumentation. Keine manuelle Protokollierung erforderlich. Alles bereit für die Prüfung.
Was das für Sie bedeutet
Für CFOs und Finanzverantwortliche
Geringere Kosten pro Transaktion:
Die manuelle Bearbeitung einer Rechnung kostet je nach Komplexität $10-$30. Mit KI sinkt dieser Wert auf $2-$5. Im großen Maßstab summiert sich das schnell.
Bewältigung des Wachstums ohne Personalzuwachs:
Ihr Unternehmen verdoppelt sein Transaktionsvolumen? Die KI skaliert sofort. Kein Einstellen. Keine Schulung. Keine Einarbeitungszeit.
Schnellere Zykluszeiten:
Dokumente werden noch am selben Tag bearbeitet, statt tagelang in Warteschlangen zu stehen. Frühere Erfassung von Skonti. Bessere Übersicht über den Cashflow.
Bessere Datenqualität:
Keine Tippfehler. Keine fehlenden Felder. Keine vertauschten Zahlen. Saubere Daten bedeuten bessere Berichte und weniger Korrekturen.
Sichtbarkeit in Echtzeit:
Sehen Sie genau, was in der Pipeline ist. Wie viele Rechnungen warten auf ihre Genehmigung? Wie hoch ist der Gesamtbetrag der Verbindlichkeiten? Keine Tabellenkalkulation mehr.
Für AP/AR-Teams
Keine Dateneingabe mehr:
Kein Abtippen mehr von PDFs. Kein doppeltes Überprüfen von Zahlen mehr. Die KI übernimmt die Extraktion. Sie kümmern sich um die Ausnahmen und Entscheidungen.
Konzentrieren Sie sich auf das Lösen von Problemen:
Anstatt 50 Standardrechnungen zu bearbeiten, kümmern Sie sich um die 5, die beurteilt werden müssen. Streitigkeiten mit dem Lieferanten. Fehlende Bestellungen. Fragen zur Preisgestaltung. Die interessanten Dinge.
Weniger repetitiver Stress:
Das Tippen von Hunderten von Rechnungen ist eine echte körperliche Belastung. Die KI bekommt keinen Karpaltunnel. Ihr Team bleibt gesünder.
Bewältigen Sie Spitzenzeiten problemlos:
Anstieg zum Monatsende? Ansturm am Quartalsende? Die KI wird nicht langsamer. Keine Überstunden erforderlich. Kein Stress, um den Stapel zu bewältigen.
Schnellere Antworten der Anbieter:
"Wo ist meine Zahlung?" Sie können sofort antworten, denn alles ist im System gespeichert. Kein Suchen in E-Mails oder Papierstapeln.
Für das gesamte Unternehmen
Weniger Strafen bei Zahlungsverzug:
Schnellere Bearbeitung der Dokumente bedeutet pünktliche Zahlungen. Keine $50-Verspätungsgebühren mehr, weil eine Rechnung eine Woche lang in der E-Mail lag.
Mehr Frühzahlerrabatte:
"2/10 netto 30" bedeutet echte Einsparungen. Die KI arbeitet schnell genug, um diese Rabatte tatsächlich zu erfassen.
Bessere Lieferantenbeziehungen:
Eine konsistente, pünktliche Bearbeitung macht Sie zu einem besseren Kunden. Lieferanten schätzen Vorhersehbarkeit.
Schnellere Erstattungen für Mitarbeiter:
Spesenabrechnungen werden in Tagen, nicht in Wochen bearbeitet. Zufriedenere Mitarbeiter, die nicht auf ihr Geld warten müssen.
Häufige Szenarien der Dokumentenverarbeitung
Bearbeitung von Rechnungen
Die Rechnung kommt per E-Mail. Die KI:
- Extrahiert alle Rechnungsdaten innerhalb von Sekunden
- Prüft den Lieferanten anhand der Stammliste
- Passt zu PO, wenn einer existiert
- Validiert Beträge und Berechnungen
- Wege zur Genehmigung nach Betrag und Abteilung
- Erstellt einen AP-Eintrag in Ihrem System
- Benachrichtigung des Genehmigers über die von ihm bevorzugte Methode
Gesamtzeit: Weniger als eine Minute. Menschliche Beteiligung: Nur Genehmigungsentscheidung.
Bearbeitung von Ausgabenberichten
Der Arbeitnehmer reicht eine Spesenabrechnung mit 12 Quittungen ein. Die KI:
- Liest alle Quittungen, einschließlich Fotos von zerknittertem Papier
- Extrahiert Händler, Datum, Betrag von jedem
- Überprüfung der Unternehmensrichtlinien (Höchstbeträge, zulässige Kategorien)
- Kennzeichnet alle nicht richtlinienkonformen Elemente
- Automatisches Ausfüllen der Spesenabrechnung
- Weiterleitung an den Manager zur Genehmigung
- Warteschlangen für Erstattungszahlungen
Der Mitarbeiter tippt nichts ein. Der Manager sieht eine saubere Zusammenfassung mit allen Quittungen. Die Rückerstattung erfolgt schneller.
Kontoauszug-Übereinstimmung
Der monatliche Kontoauszug trifft ein. Die KI:
- Extrahiert jede Transaktion aus dem Kontoauszug
- Entspricht den Transaktionen in Ihrem System
- Identifiziert nicht übereinstimmende Elemente auf beiden Seiten
- Kennzeichnet ungewöhnliche Transaktionen (große Beträge, unbekannte Zahlungsempfänger)
- Erstellt einen Abgleichsbericht, der zeigt, was übereinstimmt und was nicht
- Präsentiert Ausnahmen für die menschliche Überprüfung
Was früher Stunden gedauert hat, dauert jetzt nur noch Minuten. Ihr Team konzentriert sich nur auf die Elemente, die nicht automatisch übereinstimmen.
Was AI nicht leisten kann
Seien wir ehrlich: Es gibt Grenzen:
Es kann nicht mit wirklich einzigartigen Situationen umgehen:
Standard-Rechnungen? Perfekt. Aber diese einmalige Lizenzvereinbarung mit ungewöhnlichen Zahlungsbedingungen? Muss noch von Menschenhand geprüft werden.
Sie kann keine Urteile fällen:
Sollten wir diese strittige Rechnung bezahlen? Lohnt sich die Aufrechterhaltung dieser Lieferantenbeziehung? Das sind geschäftliche Entscheidungen, keine Verarbeitungsentscheidungen.
Es kann keine vollständig zerstörten Dokumente lesen:
Wenn ein Mensch die Zahlen nicht entziffern kann, kann es auch die KI nicht. Bei stark beschädigten Dokumenten muss immer noch ein Mensch eingreifen.
Sie kann keine mündlichen Vereinbarungen verarbeiten:
"Ich habe ihnen gesagt, dass wir bis Freitag zahlen werden" ist nur von Bedeutung, wenn es dokumentiert ist. Die KI arbeitet mit dem, was geschrieben ist, nicht mit dem, was gesagt wurde.
Es müssen eindeutige Daten extrahiert werden:
Wenn wichtige Informationen im Dokument fehlen, wird die KI diese zwar markieren, kann aber die Daten nicht erfinden. Jemand muss die fehlende Rechnungsnummer noch finden.
Die KI erledigt Routinearbeiten mit Bravour. Für alles andere ist die Expertise Ihres Teams gefragt.
Erste Schritte
KI für die Dokumentenverarbeitung funktioniert am besten, wenn Sie konzentriert beginnen:
Wählen Sie zunächst einen Dokumententyp aus:
Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu automatisieren. Beginnen Sie mit der Dokumentenart mit dem höchsten Aufkommen. In der Regel sind das Rechnungen oder Spesenquittungen.
Beginnen Sie mit Ihren saubersten Daten:
Große Anbieter mit einheitlicher Formatierung sind am einfachsten. Erzielen Sie dort zuerst Erfolge und erweitern Sie dann auf variablere Dokumente.
Halten Sie die Menschen zunächst auf dem Laufenden:
Lassen Sie die KI arbeiten, aber lassen Sie Ihr Team zunächst alles überprüfen. Bauen Sie Vertrauen in das System auf. Stimmen Sie die Validierungsregeln ab.
Messen Sie die Zeitersparnis:
Verfolgen Sie, wie lange die Verarbeitung vorher und nachher gedauert hat. Messen Sie die Fehlerquote. Dokumentieren Sie die Verbesserung. Dies beweist den Wert.
Schrittweise ausbauen:
Sobald ein Dokumententyp gut funktioniert, fügen Sie einen weiteren hinzu. Bauen Sie Ihre automatisierten Verarbeitungsmöglichkeiten mit der Zeit aus.
Es geht nicht um alles oder nichts. Man kann klein anfangen, seinen Wert beweisen und dann aufstocken.
Sind Sie bereit, die manuelle Verarbeitung von Dokumenten zu beenden?
Jede Finanzabteilung hat unterschiedliche Dokumentenvolumen, Formate und Arbeitsabläufe. Pauschallösungen funktionieren nicht.
Wir sehen uns Ihre aktuellen Dokumente an. Ihre Systeme. Ihre Genehmigungsprozesse. Ihre Anforderungen an die Behandlung von Ausnahmen.
Dann bauen wir eine KI-Dokumentenverarbeitung auf, die zu Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise passt. Keine Theorie. Keine generischen Vorlagen. Ihre spezifischen Arbeitsabläufe.
Wir fangen klein an. Beweisen, dass es funktioniert. Dann expandieren wir. Keine großen Vorabinvestitionen. Keine Unterbrechung des laufenden Betriebs.
