KI für das Vertragsmanagement: Nie mehr eine Verlängerung verpassen, nie mehr den Überblick über Laufzeiten verlieren
Verträge sind in der Beschaffung allgegenwärtig. Lieferantenvereinbarungen. Dienstleistungsverträge. Mengenverpflichtungen. Lizenzvereinbarungen. Rahmenvereinbarungen. Alle haben Bedingungen, die wichtig sind.
Preise. Volumina. Verlängerungsdaten. Kündigungsklauseln. Vereinbarungen über das Leistungsniveau. Vertragsstrafen. Die Details, die bestimmen, ob Sie einen Mehrwert erhalten oder ausgenutzt werden.
Aber die meisten Unternehmen wissen nicht, was in ihren Verträgen steht. Nicht, weil sie sich nicht darum scheren. Weil sie Hunderte von Verträgen haben und niemand die Zeit hat, jeden einzelnen zu lesen und zu verfolgen.
Verlängerungsdaten werden verpasst. Automatische Verlängerungen erfolgen ohne Überprüfung. Bedingungen werden vergessen. Lieferanten halten ihre Verpflichtungen nicht ein und niemand merkt es. Überall bleibt Geld auf dem Tisch liegen.
Die KI ändert dies. Sie liest Verträge. Extrahiert, was wichtig ist. Verfolgt jedes Datum und jede Verpflichtung. Stellt sicher, dass Sie wissen, was Sie vereinbart haben und ob Sie es auch bekommen.
Warum Vertragsmanagement scheitert
So sieht das Vertragsmanagement in den meisten Unternehmen aus:
Verträge werden unterzeichnet. Jemand legt sie ab. Normalerweise in einem gemeinsamen Laufwerk, vielleicht in einem Vertragsmanagementsystem, wenn Sie eines haben.
Was dann? Die Leute vergessen, was in den Verträgen steht. Der Einkäufer, der den Vertrag ausgehandelt hat, wechselt in eine andere Funktion. Der Vertrag bleibt liegen.
Ein Jahr später verlängert sich der Vertrag automatisch. Niemand hat ihn überprüft. Niemand hat überprüft, ob die Bedingungen noch wettbewerbsfähig sind. Niemand hat überprüft, ob der Anbieter seine Verpflichtungen erfüllt hat. Sie sind für ein weiteres Jahr an den Vertrag gebunden.
Oder noch schlimmer: Sie verpassen die Kündigungsfrist. Sie wollten den Anbieter wechseln, haben ihn aber nicht 90 Tage vor der Vertragsverlängerung benachrichtigt. Jetzt sitzen Sie für eine weitere Vertragslaufzeit fest.
Inzwischen bestellen Sie bei Lieferanten, ohne zu wissen, was Sie ausgehandelt haben. Ist dies der vertraglich vereinbarte Preis? Bekommen wir die ausgehandelten Mengenrabatte? Hält der Lieferant seine Lieferverpflichtungen ein?
Das weiß niemand. Nicht, weil sie es nicht wollen, sondern weil es unmöglich ist, all dies manuell zu erfassen.
Beschaffungsteams können nicht Hunderte von Verträgen lesen und sich jede einzelne Klausel merken. Sie können nicht die Leistung jedes Lieferanten im Hinblick auf jede Verpflichtung überwachen. Sie können nicht Dutzende von Verlängerungsdaten verfolgen, während sie alles andere tun.
So verrutschen Dinge. Verlängerungen werden verpasst. Bedingungen werden nicht eingehalten. Geld wird verschwendet.
Was AI für das Vertragsmanagement leistet
Die KI speichert nicht nur Verträge. Sie liest sie. Versteht sie. Verfolgt sie. Und so geht's.
Extrahiert automatisch Schlüsselbegriffe
Laden Sie einen Vertrag in die KI. Sie liest das gesamte Dokument - jede Seite, jede Klausel, jede Bestimmung.
Sie extrahiert, was wichtig ist:
- Informationen zur Preisgestaltung: Preise pro Einheit. Mengenrabatte. Preisanpassungsklauseln. Mindest- und Höchstpreisklauseln.
- Volumenverpflichtungen: Mindestabnahmeverpflichtungen. Mengenschwellen. Bindungsfristen. Vertragsstrafen bei Nichterfüllung.
- Vertragsdaten: Anfangsdatum. Enddatum. Verlängerungsdatum. Kündigungsfristen. Automatische Verlängerungsbedingungen.
- Dienstleistungsvereinbarungen: Lieferfristen. Qualitätsstandards. Reaktionszeiten. Betriebszeitverpflichtungen. Leistungsmetriken.
- Bedingungen für die Beendigung: Kündigungsvorschriften. Vorzeitige Beendigungsklauseln. Vertragsverletzungsbedingungen. Ausstiegsbedingungen und Gebühren.
- Zahlungsbedingungen: Zahlungsfristen. Netto-Bedingungen. Rabatte bei vorzeitiger Zahlung. Strafen für verspätete Zahlungen.
- Anforderungen an die Einhaltung: Zertifizierungen. Versicherung. Audits. Berichtspflichten. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Das ist keine Stichwortsuche. Die KI versteht den Kontext. Sie weiß, dass eine "Netto 30"-Zahlungsfrist etwas anderes ist als eine "30-tägige Kündigungsfrist". Sie unterscheidet zwischen Preiseskalationsklauseln und Mengenrabattstaffeln.
Sie erhalten strukturierte Daten aus unstrukturierten Verträgen. Jeder Schlüsselbegriff wird extrahiert, kategorisiert und ist sofort einsatzbereit.
Sie müssen keine 40-seitigen Verträge mehr lesen, um das Verlängerungsdatum zu finden. Kein Durchsuchen von Dokumenten mehr, um sich an die Kündigungsfrist zu erinnern. Es ist alles extrahiert und organisiert.
Verfolgt Verlängerungsdaten und verpasst keine Fristen
Der teuerste Fehler im Vertragsmanagement? Verpasste Verlängerungen.
Eine automatische Erneuerung erfolgt ohne Überprüfung. Eine Kündigungsfrist verstreicht unbemerkt. Sie verlieren die Möglichkeit, neu zu verhandeln, den Anbieter zu wechseln oder die Bedingungen anzupassen.
Die KI verfolgt jedes kritische Datum:
- Termine für das Vertragsende: Wann läuft dieser Vertrag aus?
- Daten für die automatische Verlängerung: Wann verlängert sich dieser Vertrag automatisch, wenn wir nicht handeln?
- Kündigungsfristen: Letzter Tag der Kündigungsfrist, wenn wir kündigen oder neu verhandeln wollen.
- Meilensteindaten: Kontrollpunkte für Volumenverpflichtungen. Termine der Leistungsüberprüfung. Termine für Preisanpassungen.
- Einhaltung der Fristen: Wenn Bescheinigungen erneuert werden müssen. Wenn erforderliche Dokumente ablaufen.
Es verfolgt nicht nur Daten. Es warnt Sie, bevor sie wichtig werden.
Kündigung 90 Tage vor Vertragsverlängerung erforderlich? Sie erhalten eine Benachrichtigung 120 Tage vorher. Zeit, um den Anbieter zu bewerten, Alternativen zu prüfen und eine Entscheidung zu treffen.
Preisanpassungsklausel erlaubt jährliche Erhöhungen? Sie werden gewarnt, bevor der Lieferant sie in Anspruch nimmt. Zeit zu verhandeln oder sich vorzubereiten.
Endet der Zeitraum der Volumenverpflichtung? Sie erhalten eine Prognose: Sind Sie auf dem besten Weg, diese zu erfüllen? Wenn nicht, ist es an der Zeit, die Bestellung anzupassen oder die Bedingungen neu auszuhandeln.
Keine Tabellenkalkulationen zu pflegen. Keine manuellen Kalendereinträge. Keine verpassten Fristen, weil jemand vergessen hat, sie zu überprüfen.
Vergleicht die Vertragsbedingungen der verschiedenen Anbieter
Sie haben fünf Lieferanten, die ähnliche Produkte anbieten. Bekommen Sie einheitliche Konditionen? Oder hat ein Lieferant bessere Konditionen ausgehandelt, die Ihr Maßstab sein sollten?
Die KI vergleicht Verträge:
- Vergleich der Preise: Welcher Anbieter hat die besten Preise für vergleichbare Produkte? Wo gibt es Preisausreißer?
- Zahlungsbedingungen: Netto 30 bei einem Anbieter, netto 60 bei einem anderen. Warum der Unterschied? Kann man das standardisieren?
- Dienstleistungsniveau: Ein Anbieter verspricht eine Lieferung innerhalb von 48 Stunden, ein anderer innerhalb von 5 Tagen. Zahlen Sie dasselbe?
- Mengenrabatte: Unterschiedliche Breakpoints und Diskontsätze. Welche Struktur ist am vorteilhaftesten?
- Flexibilität bei der Beendigung: Einige Verträge haben eine Kündigungsfrist von 90 Tagen, andere von 180 Tagen. Bei einigen gibt es Ausstiegsgebühren, bei anderen nicht.
- Risikoverteilung: Wer trägt das Risiko für Qualitätsprobleme? Lieferausfälle? Preisvolatilität?
Sie erkennen Muster. Ein Anbieter erhält stets bessere Konditionen. Und warum? Entweder haben Sie dort eine engere Beziehung oder Ihr Team hat besser verhandelt. In jedem Fall wird dieser Lieferant zu Ihrem Maßstab für andere Lieferanten.
Sie erkennen Probleme. Ein Lieferant hat Bedingungen, die aus dem Rahmen fallen - schlechtere Zahlungsbedingungen, strengere Verpflichtungen, höhere Vertragsstrafen. Es ist an der Zeit, neu zu verhandeln oder Alternativen in Betracht zu ziehen.
Vertragsverhandlungen werden strategisch. Sie wissen, welche Bedingungen in Ihrem Lieferantenstamm üblich sind. Sie wissen, wo Sie Einfluss nehmen können. Sie verhandeln aus einer Position des Wissens heraus.
Überwacht die Einhaltung der Vertragsbedingungen
Verträge sind nur von Bedeutung, wenn beide Parteien sie einhalten. Die meisten Unternehmen verfolgen jedoch nicht, ob die Lieferanten ihre Verpflichtungen einhalten.
Die KI überwacht die Vertragserfüllung:
- Einhaltung des Preises: Wird uns der vertraglich vereinbarte Preis in Rechnung gestellt? Werden Rabatte gewährt? Werden Preiserhöhungen gemäß den vereinbarten Bedingungen vorgenommen?
- Verfolgung der Volumenverpflichtung: Erfüllen wir unsere Mindestabnahmeverpflichtungen? Haben wir Mengenschwellen erreicht, die zu einer besseren Preisgestaltung führen sollten?
- Lieferleistung: Hält der Lieferant die zugesagten Lieferzeiten ein? Wie oft werden sie überschritten? Um wie viel?
- Qualitätsstandards: Defektraten. Rücklaufquoten. Qualitätsmetriken im Vergleich zu den vertraglich vereinbarten Standards.
- Einhaltung des Dienstleistungsniveaus: Reaktionszeiten. Problemlösung. Verfügbarkeit des Supports. Was auch immer im SLA versprochen wurde.
- Einhaltung der Dokumentation: Sind die erforderlichen Zertifizierungen aktuell? Wird der Versicherungsschutz aufrechterhalten? Werden Audits durchgeführt?
Die KI verknüpft Vertragsbedingungen mit Betriebsdaten. Sie weiß nicht nur, was versprochen wurde, sondern verfolgt auch, ob es eingehalten wird.
Ein Lieferant verpflichtet sich zu 95% pünktlicher Lieferung, liefert aber nur 80% der Zeit pünktlich? Die KI belegt dies mit Daten. Es ist Zeit für eine Diskussion über die Lieferantenleistung, die sich auf Fakten stützt.
Es wird Ihnen mehr als der Vertragspreis in Rechnung gestellt? Die KI findet es heraus, bevor Sie die Rechnung bezahlen, und nicht erst Monate später bei einer Prüfung.
Hier geht es nicht darum, sich mit den Lieferanten zu streiten. Es geht um Verantwortlichkeit. Beide Parteien haben sich auf Bedingungen geeinigt. Die KI sorgt dafür, dass beide Parteien sie einhalten.
Schlägt Verhandlungspunkte für Verlängerungen vor
Die Vertragsverlängerung rückt näher. Zeit zu verhandeln. Aber worüber sollten Sie verhandeln?
Die AI stellt ein Verhandlungsmandat zur Verfügung:
- Leistungsanalyse: Wie hat der Lieferant gearbeitet? Wo hat er seine Verpflichtungen erfüllt? Wo hat er versagt?
- Benchmark für die Preisgestaltung: Wie sieht die Preisgestaltung dieses Anbieters im Vergleich zu anderen aus? Mit den Marktpreisen? Sind die Preise während der Vertragslaufzeit gestiegen?
- Volumenanalyse: Haben wir die Mengenverpflichtungen erfüllt? Wenn wir sie übertroffen haben, sollten wir bessere Preise aushandeln? Wenn wir sie nicht erreicht haben, sollten wir die Verpflichtungen anpassen?
- Begriffsvergleich: Wie sind die Konditionen dieses Lieferanten im Vergleich zu Ihren anderen Lieferanten? Wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten?
- Marktinformationen: Was ist auf dem Markt los? Ändern sich die Lieferbedingungen? Sind neue Lieferanten verfügbar?
- Bewertung der Hebelwirkung: Wo haben Sie einen Verhandlungsvorteil? Mengenkonzentration? Alternative Lieferanten? Starke Leistungsbilanz?
Sie gehen mit Daten in die Vertragsverlängerungsverhandlungen. Sie fragen nicht nur nach "besseren Bedingungen". Sie bitten um spezifische Verbesserungen, die durch Leistungsdaten und den Marktkontext gestützt werden.
"Ihre termingerechte Lieferrate lag bei 82% und damit unter den von uns vertraglich vereinbarten 95%. Wir brauchen entweder eine bessere Leistung oder eine Preisanpassung, die die zusätzlichen Kosten widerspiegelt, die uns dadurch entstehen."
"Wir haben unsere Mengenverpflichtung um 30% überschritten. Wir sollten über eine bessere Preisgestaltung für dieses erhöhte Volumen sprechen."
"Vergleichbare Anbieter bieten Netto 45 Konditionen. Wir würden uns gerne von netto 30 an die Marktstandards anpassen."
Spezifisch. Datengestützt. Vernünftig. Die Art von Verhandlung, die zu Ergebnissen führt.
Was das für Sie bedeutet
Für CPOs und Leiter der Beschaffung
Sie erhalten vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihr Vertragsportfolio.
- Keine verpassten Verlängerungen: Jedes kritische Datum wird verfolgt. Warnungen, bevor Fristen verstreichen. Zeit, um strategische Entscheidungen zu treffen.
- Bessere Verhandlungsposition: Leistungsdaten. Markt-Benchmarks. Laufzeitvergleiche. Beweise für Verhandlungen.
- Sichtbarkeit der vertraglichen Verpflichtungen: Sie wissen, wozu Sie sich verpflichtet haben. Verfolgen Sie, ob die Verpflichtungen eingehalten werden.
- Standardisierte Begriffe: Erkennen Sie, wo sich die Bedingungen der verschiedenen Anbieter unterscheiden. Sorgen Sie für Konsistenz, wo es sinnvoll ist.
- Risikomanagement: Erkennen Sie, wo Sie ungünstige Bedingungen haben. Identifizieren Sie Verträge, die Aufmerksamkeit erfordern.
Für Beschaffungsmanager und Einkäufer
Sie verwalten Verträge, anstatt nach Informationen zu suchen.
- Wissen, was in Ihren Verträgen steht: Ohne jede Seite erneut zu lesen. Schlüsselbegriffe extrahiert und verfügbar.
- Bereiten Sie Erneuerungen mit Daten vor: Leistungsanalyse. Marktkontext. Verhandlungspunkte bereit.
- Verfolgen Sie die Leistung von Lieferanten: Gegenüber den vertraglich vereinbarten Verpflichtungen. Belege für Lieferantengespräche.
- Gewährleistung der Einhaltung der Preise: Überprüfen Sie die Gebühren anhand der vertraglich vereinbarten Bedingungen. Erkennen Sie überhöhte Gebühren vor der Zahlung.
- Konzentration auf strategische Verträge: Routineverträge werden automatisch überwacht. Sie konzentrieren sich auf hochwertige, komplexe Verträge.
Für das Unternehmen
Ein besseres Vertragsmanagement bedeutet bessere Konditionen und weniger Probleme.
- Bessere Vertragsbedingungen: Auf Daten gestützte Verlängerungsverhandlungen führen zu besseren Ergebnissen als reaktive Verlängerungen.
- Lieferanten werden zur Verantwortung gezogen: Die Leistungsüberwachung stellt sicher, dass die Lieferanten halten, was sie versprechen.
- Geld, das nicht auf dem Tisch liegt: Überprüfung der Preiseinhaltung. Realisierung von Mengenrabatten. Strategisch eingesetzte Kündigungsfenster.
- Risikominderung: Verfolgung der Vertragsverpflichtungen. Überwachung der Einhaltung. Probleme werden frühzeitig erkannt.
- Strategische Flexibilität: Wissen, wann Verträge auslaufen. Planen Sie Lieferantenwechsel. Vermeiden Sie unerwünschte automatische Vertragsverlängerungen.
Was KI nicht leisten wird
Wir sollten uns über die Grenzen im Klaren sein.
Die KI handelt keine Verträge aus. Menschen verhandeln. Die KI liefert Daten und Analysen als Grundlage für die Verhandlungen.
KI interpretiert keine zweideutige Vertragssprache, über die sich selbst Juristen nicht einig sind. Für komplexe juristische Auslegungen ist nach wie vor menschliches Fachwissen erforderlich.
KI trifft keine strategischen Entscheidungen über Vertragsverlängerungen. Ob ein Vertrag verlängert, neu verhandelt oder der Lieferant gewechselt werden soll, hängt von der Geschäftsstrategie, den Beziehungen und anderen Faktoren ab, die über die Vertragsbedingungen hinausgehen.
AI macht Vertragsinformationen zugänglich. Sie verfolgt Termine und Verpflichtungen. Sie überwacht die Einhaltung. Sie liefert Daten für die Entscheidungsfindung.
Ihr Beschaffungsteam trifft nach wie vor strategische Entscheidungen. Sie treffen sie nur mit besseren Informationen und mehr Zeit, weil sie nicht in der Vertragsverwaltung untergehen.
Echte Ergebnisse durch KI im Vertragsmanagement
In der Praxis sieht das folgendermaßen aus:
Keine verpassten Verlängerungen: Jede Erneuerung wird verfolgt. Warnungen mit Zeit für strategisches Handeln. Keine unerwünschten automatischen Verlängerungen mehr.
Bessere Verlängerungsbedingungen: Datengestützte Verhandlungen führen im Durchschnitt zu 5-15% besseren Preisen. Leistungsbezogene Gespräche stärken die Konditionen.
Einsparungen bei der Einhaltung der Preise: Das Aufspüren von überhöhten Gebühren und fehlenden Rabatten spart in der Regel 2-5% der Vertragsausgaben.
Schnellerer Vertragszugang: Das Auffinden von Schlüsselbegriffen dauert nur Sekunden, statt stundenlangem Lesen von Dokumenten. Fragen werden sofort beantwortet.
Verantwortlichkeit der Lieferanten: Die Nachverfolgung der Leistung schafft Beweise für Diskussionen. Lieferanten nehmen Verpflichtungen ernster, wenn sie verfolgt werden.
Hier geht es nicht um revolutionäre Veränderungen. Es geht darum, Vertragsmanagement richtig zu betreiben, ohne dafür ein Heer von Mitarbeitern zu benötigen.
Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre Verträge zu übernehmen?
Jedes Unternehmen hat einen anderen Vertragsbestand. Unterschiedliche Lieferanten. Unterschiedliche Vertragsstrukturen. Unterschiedliche Bedingungen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.
Wir verkaufen keine generischen Vertragsmanagementsysteme. Wir sehen uns Ihre spezifischen Verträge an und ermitteln, was überwacht werden muss. Wir entwickeln Systeme, die die für Sie wichtigen Bedingungen extrahieren. Wir erstellen Warnmeldungen und Berichte, die auf die Arbeitsweise Ihres Beschaffungsteams abgestimmt sind.
Wir versprechen nicht, dass die KI jede rechtliche Nuance versteht. Nur praktische Werkzeuge, die Ihre Verträge handhabbar machen und sicherstellen, dass Sie nichts Wichtiges übersehen.
