AI για αιτήσεις αγοράς και παραγγελίες: Επιτάχυνση της διαδικασίας αγοράς
Οι αιτήσεις αγοράς και οι παραγγελίες πρέπει να είναι απλές. Κάποιος χρειάζεται κάτι. Το ζητάει. Εγκρίνεται. Η παραγγελία αποστέλλεται. Έγινε.
Αλλά δεν είναι απλό. Τα αιτήματα παραμένουν στα εισερχόμενα και περιμένουν έγκριση. Οι αγοραστές επεξεργάζονται χειροκίνητα τις παραγγελίες ρουτίνας. Οι άνθρωποι δεν γνωρίζουν ποιον προμηθευτή να χρησιμοποιήσουν. Οι παραγγελίες πηγαίνουν σε προμηθευτές χωρίς σύμβαση επειδή η διαδικασία έγκρισης είναι πολύ αργή.
Το αποτέλεσμα; Ομάδες προμηθειών θαμμένες σε εργασίες συναλλαγής. Αδέσποτες δαπάνες επειδή οι άνθρωποι παρακάμπτουν το σύστημα. Διαρροή συμβολαίων επειδή οι παραγγελίες δεν ακολουθούν τους όρους της διαπραγμάτευσης.
Η τεχνητή νοημοσύνη το διορθώνει αυτό. Επεξεργάζεται αυτόματα τις τυπικές απαιτήσεις. Δρομολογεί έξυπνα τις εγκρίσεις. Διασφαλίζει ότι οι παραγγελίες ακολουθούν τους συμβατικούς όρους. Κάνει τη διαδικασία τόσο γρήγορη που οι άνθρωποι τη χρησιμοποιούν πραγματικά.
Γιατί οι διαδικασίες αγοράς προς πληρωμή είναι αργές
Οι διαδικασίες από την παραγγελία στην παραγγελία είναι χαλασμένες στις περισσότερες εταιρείες. Όχι επειδή οι ομάδες προμηθειών είναι κακές στη δουλειά τους. Επειδή η διαδικασία απαιτεί πάρα πολύ χειρωνακτική εργασία.
Κάποιος υποβάλλει μια αίτηση. Ένας αγοραστής πρέπει να την εξετάσει. Ελέγξτε αν ακολουθεί την πολιτική. Καθορίζει ποιος πρέπει να την εγκρίνει. Να τη δρομολογήσει στον σωστό εγκριτή. Περιμένει την έγκριση. Στη συνέχεια, να δημιουργήσει χειροκίνητα μια παραγγελία αγοράς. Επιλέξτε έναν προμηθευτή. Εισάγετε ξανά όλα τα στοιχεία.
Για τυπικές, συνήθεις παραγγελίες. Κάθε φορά.
Οι αγοραστές ξοδεύουν ώρες για την επεξεργασία αιτήσεων που ακολουθούν τα ίδια μοτίβα. Προμήθειες γραφείου. Τυποποιημένα εξαρτήματα. Επαναλαμβανόμενες υπηρεσίες. Παραγγελίες που δεν χρειάζονται ανθρώπινη τεχνογνωσία αλλά την αποκτούν ούτως ή άλλως επειδή η διαδικασία απαιτεί χειροκίνητο χειρισμό.
Όταν η διαδικασία είναι αργή, οι άνθρωποι την παρακάμπτουν. Αγοράζουν απευθείας από τους προμηθευτές. Χρησιμοποιούν προσωπικές πιστωτικές κάρτες. Παραλείπουν τις εγκρίσεις. Οι αλλοπρόσαλλες δαπάνες δεν είναι κακόβουλες - είναι άνθρωποι που προσπαθούν να κάνουν τη δουλειά τους.
Και οι προμήθειες χάνουν τον έλεγχο. Οι συμβεβλημένοι προμηθευτές δεν παίρνουν τον όγκο που τους υποσχέθηκαν. Οι όροι της διαπραγμάτευσης δεν χρησιμοποιούνται. Η ορατότητα των δαπανών εξαφανίζεται.
Τι κάνει η AI για τις αιτήσεις αγοράς και τις παραγγελίες
Η τεχνητή νοημοσύνη δεν επιταχύνει απλώς τη διαδικασία υποβολής αιτήσεων. Την καθιστά ευφυή. Ακούστε πώς.
Επεξεργάζεται αυτόματα τις αιτήσεις
Η ΤΝ λαμβάνει ένα αίτημα. Αναλύει τι ζητείται.
Είναι αυτό ένα τυπικό στοιχείο; Η τεχνητή νοημοσύνη το αναγνωρίζει από προηγούμενες παραγγελίες. Επικυρώνει το αίτημα σε σχέση με την πολιτική. Ελέγχει τη διαθεσιμότητα του προϋπολογισμού. Επιβεβαιώνει ότι οι απαιτούμενες πληροφορίες είναι πλήρεις.
Αν όλα είναι εντάξει, η ΤΝ το δρομολογεί για έγκριση αυτόματα. Δεν απαιτείται παρέμβαση του αγοραστή για αιτήματα ρουτίνας.
Αν κάτι δεν πάει καλά, η τεχνητή νοημοσύνη επισημαίνει συγκεκριμένα προβλήματα:
- Λείπει το κέντρο κόστους ή ο κωδικός GL
- Πάνω από το όριο του προϋπολογισμού που απαιτεί ειδική έγκριση
- Το στοιχείο δεν ταιριάζει με τις εγκεκριμένες κατηγορίες
- Δεν επισυνάπτεται η απαιτούμενη τεκμηρίωση
- Ασαφείς προδιαγραφές που χρειάζονται διευκρίνιση
Ο αιτών λαμβάνει άμεσα σαφή ανατροφοδότηση. Όχι μια γενική απόρριψη. Συγκεκριμένα θέματα προς διόρθωση.
Τα τυπικά αιτήματα εισέρχονται στο σύστημα μέσα σε λίγα λεπτά. Οι σύνθετες αιτήσεις δρομολογούνται στους αγοραστές με πληροφορίες σχετικά με το τι χρειάζεται επανεξέταση.
Διαδρομές εγκρίσεων με ευφυή τρόπο
Οι ροές εργασίας έγκρισης είναι πολύπλοκες. Διαφορετικοί εγκριτές για διαφορετικά ποσά. Διαφορετικές διαδρομές για διαφορετικές κατηγορίες. Διαφορετικοί κανόνες για διαφορετικά τμήματα.
Οι άνθρωποι μπερδεύονται. Τα αιτήματα πηγαίνουν σε λάθος εγκριτή. Επιστρέφουν πίσω. Καθυστερούν ενώ οι άνθρωποι καταλαβαίνουν ποιος πρέπει να εγκρίνει.
Η τεχνητή νοημοσύνη γνωρίζει τους κανόνες έγκρισης:
- Δρομολόγηση βάσει ποσού: Κάτω από $1,000 πηγαίνει σε έναν εγκριτή. Πάνω από $10,000 χρειάζεται επιπλέον υπογραφή.
- Δρομολόγηση βάσει κατηγορίας: Οι αγορές πληροφορικής χρειάζονται έγκριση από το τμήμα πληροφορικής. Ο κεφαλαιουχικός εξοπλισμός χρειάζεται οικονομικό έλεγχο.
- Κανόνες του Τμήματος: Διαφορετικά τμήματα έχουν διαφορετικά επίπεδα ανάθεσης και αλυσίδες έγκρισης.
- Εξαιρέσεις πολιτικής: Αντικείμενα εκτός καταλόγου. Μη συμβεβλημένοι προμηθευτές. Ειδικές απαιτήσεις έγκρισης.
- Λογική υποκατάστασης: Ο κύριος εγκριτής δεν είναι διαθέσιμος; Καθορίστε αυτόματα τον καθορισμένο αναπληρωτή.
Κάθε αίτηση πηγαίνει στον σωστό εγκριτή την πρώτη φορά. Καμία σύγχυση. Καμία καθυστέρηση ενώ οι άνθρωποι ελέγχουν ποιος πρέπει να εγκρίνει τι.
Και οι εγκριτές; Παίρνουν περιεχόμενο με κάθε αίτημα. Τι παραγγέλλεται. Γιατί. Την κατάσταση του προϋπολογισμού. Συμμόρφωση με τη σύμβαση. Αν πρόκειται για ρουτίνα ή αν χρειάζεται έλεγχος. Μπορούν να εγκρίνουν γρήγορα όταν χρειάζεται.
Προτείνει προτιμώμενους προμηθευτές
Κάποιος ζητάει προμήθειες γραφείου. Ποιον προμηθευτή πρέπει να χρησιμοποιήσετε;
Η εταιρεία σας έχει τρεις συμβεβλημένους προμηθευτές προμηθειών γραφείου. Ο καθένας έχει διαφορετική τιμολόγηση για διαφορετικά είδη. Διαφορετικούς χρόνους παράδοσης. Διαφορετικές ελάχιστες παραγγελίες.
Οι αγοραστές το γνωρίζουν αυτό. Έχουν διαπραγματευτεί τα συμβόλαια. Αλλά οι αιτούντες δεν το γνωρίζουν. Και οι αγοραστές δεν θέλουν να ψάχνουν χειροκίνητα ποιος προμηθευτής είναι ο καλύτερος για κάθε παραγγελία.
Η τεχνητή νοημοσύνη συνιστά αυτόματα προμηθευτές:
- Καλύτερη τιμολόγηση: Συγκρίνει τις συμβατικές τιμές μεταξύ των προμηθευτών για τα ζητούμενα είδη.
- Ταχύτητα παράδοσης: Παράγοντες επείγοντος και χρόνοι παράδοσης των προμηθευτών.
- Ευκαιρία ενοποίησης: Εάν υπάρχουν άλλες ανοιχτές παραγγελίες, προτείνουμε να συνδυαστούν για να καλύψουν τις ελάχιστες απαιτήσεις παραγγελίας.
- Συμμόρφωση με τη σύμβαση: Προτεραιοποιεί τους προμηθευτές στους οποίους έχετε υποχρεώσεις όγκου που πρέπει να τηρήσετε.
- Προηγούμενες επιδόσεις: Λαμβάνει υπόψη την αξιοπιστία της παράδοσης και το ιστορικό ποιότητας.
Η παραγγελία αγοράς πηγαίνει στον προμηθευτή που σας προσφέρει την καλύτερη τιμή. Όχι τυχαία. Όχι σε όποιον έτυχε να γνωρίζει ο αιτών. Στον συμβατικό προμηθευτή με τους καλύτερους όρους για τη συγκεκριμένη παραγγελία.
Αυξάνεται η συμμόρφωση με τις συμβάσεις. Οι όροι που διαπραγματευτήκατε χρησιμοποιούνται πραγματικά. Οι προμηθευτές ανταποκρίνονται στις δεσμεύσεις όγκου επειδή οι παραγγελίες ρέουν εκεί που πρέπει.
Επικυρώνει παραγγελίες έναντι συμβάσεων
Διαπραγματευτήκατε τα συμβόλαια για κάποιο λόγο. Καλύτερη τιμολόγηση. Συμφωνημένοι όροι. Εκπτώσεις όγκου. Αλλά αν οι παραγγελίες δεν ανταποκρίνονται στους όρους της σύμβασης, χάνετε τα οφέλη.
Η τεχνητή νοημοσύνη επικυρώνει κάθε παραγγελία σε σχέση με τους όρους της σύμβασης:
- Επικύρωση τιμής: Αυτή είναι η συμβατική τιμή; Εάν όχι, επισημάνετε την και εξηγήστε την απόκλιση.
- Συμμόρφωση όρων: Παραγγέλνουμε εντός των συμφωνημένων ελάχιστων/μέγιστων ποσοτήτων;
- Επαλήθευση έκπτωσης: Εφαρμόζονται οι συμβατικές εκπτώσεις; Υπολογίζονται σωστά τα διαλείμματα όγκου;
- Αντίστοιχο προϊόν: Πρόκειται για συμβατικό προϊόν ή για παρόμοιο υποκατάστατο σε διαφορετική τιμή;
- Όροι πληρωμής: Χρησιμοποιούμε τους διαπραγματευόμενους όρους πληρωμής ή διαφορετικούς όρους;
Εάν μια παραγγελία δεν ταιριάζει με τη σύμβαση, η ΤΝ το επισημαίνει πριν από την αποστολή του PO.
Ίσως η τιμή να είναι υψηλότερη από τη συμβατική. Ίσως ο προμηθευτής αφαίρεσε "κατά λάθος" μια έκπτωση. Ίσως κάποιος παραγγέλνει ένα μη συμβατικό είδος, ενώ υπάρχει συμβατική εναλλακτική λύση.
Το προλαβαίνετε πριν το πληρώσετε. Όχι κατά τη συμφιλίωση των τιμολογίων, όταν είναι πολύ αργά.
Δεν πρόκειται για δυσπιστία προς τους προμηθευτές. Πρόκειται για τη διασφάλιση ότι οι όροι που διαπραγματευτήκατε εφαρμόζονται πραγματικά σε κάθε παραγγελία.
Παρακολουθεί προληπτικά την κατάσταση της παραγγελίας
Οι παραγγελίες αποστέλλονται. Μετά αρχίζουν οι ερωτήσεις. "Πού είναι η παραγγελία μου;" "Πότε θα φτάσει;" "Την επιβεβαίωσε ο προμηθευτής;"
Οι αγοραστές υποβάλλουν αυτές τις ερωτήσεις συνεχώς. Ελέγχουν τα συστήματα. Τηλεφωνούν σε προμηθευτές. Στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι ενημερώσεις κατάστασης είναι δουλειά πλήρους απασχόλησης.
Η ΤΝ παρακολουθεί αυτόματα την κατάσταση των παραγγελιών:
- Επιβεβαίωση προμηθευτή: Ο προμηθευτής επιβεβαίωσε την παραγγελία; Αποδέχθηκε την ημερομηνία παράδοσης; Επισήμανε τυχόν ασυμφωνίες;
- Παρακολούθηση παραγωγής/αποστολής: Είναι η παραγγελία εντός χρονοδιαγράμματος; Έχει αποσταλεί; Πού βρίσκεται στη μεταφορά;
- Παρακολούθηση παράδοσης: Η αναμενόμενη ημερομηνία παράδοσης πλησιάζει. Έφτασε; Παραλήφθηκε στην απογραφή;
- Ειδοποιήσεις εξαιρέσεων: Καθυστερήσεις. Παραγγελίες. Θέματα ποιότητας που επισημαίνονται κατά την παραλαβή. Διαφορές ποσότητας.
- Προληπτική επικοινωνία: Ενημερώνει αυτόματα τους αιτούντες. Κλιμακώνει στους αγοραστές μόνο όταν απαιτείται παρέμβαση.
Οι αιτούντες λαμβάνουν ενημερώσεις κατάστασης χωρίς να το ζητήσουν. Οι αγοραστές επικεντρώνονται στις εξαιρέσεις, όχι στους ελέγχους κατάστασης ρουτίνας.
Καθυστερεί μια παραγγελία; Η τεχνητή νοημοσύνη ειδοποιεί τον αιτούντα και τον αγοραστή πριν κάποιος χρειαστεί να ρωτήσει. Παρέχει το πλαίσιο - γιατί καθυστερεί, νέα αναμενόμενη ημερομηνία, αν υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις.
Τα προβλήματα αντιμετωπίζονται προληπτικά. Δεν ανακαλύπτονται όταν κάποιος ρωτάει: "Έι, πού είναι η παραγγελία που έδωσα πριν από τρεις εβδομάδες;".
Τι σημαίνει αυτό για εσάς
Για CPOs και ηγέτες προμηθειών
Αποκτάτε έλεγχο και ορατότητα σε ολόκληρη τη διαδικασία από την αγορά μέχρι την παραγγελία.
- Υψηλότερη συμμόρφωση με τις συμβάσεις: Οι παραγγελίες καταλήγουν στους συμβεβλημένους προμηθευτές. Χρησιμοποιούνται οι όροι διαπραγμάτευσης. Τηρούνται οι δεσμεύσεις όγκου.
- Λιγότερες αδέσποτες δαπάνες: Όταν η εγκεκριμένη διαδικασία είναι γρήγορη, οι άνθρωποι τη χρησιμοποιούν αντί να την παρακάμπτουν.
- Ταχύτεροι κύκλοι προμηθειών: Οι τυπικές παραγγελίες διεκπεραιώνονται σε λίγα λεπτά, όχι σε ημέρες. Εκπλήρωση επιχειρηματικών αναγκών ταχύτερα.
- Καλύτερη κατανομή πόρων: Οι αγοραστές ασχολούνται με σύνθετες αγορές και διαπραγματεύσεις, όχι με την επεξεργασία παραγγελιών ρουτίνας.
- Ορατότητα δαπανών: Όλες οι παραγγελίες διέρχονται από το σύστημα. Πλήρης ορατότητα για το τι αγοράζεται και από ποιον.
Για διευθυντές προμηθειών και αγοραστές
Σταματάτε να είστε ένα κέντρο επεξεργασίας αιτημάτων και γίνεστε μια στρατηγική λειτουργία.
- Σταματήστε να επεξεργάζεστε παραγγελίες ρουτίνας: Οι τυποποιημένες απαιτήσεις ρέουν αυτόματα. Χειρίζεστε μόνο ό,τι χρειάζεται εμπειρογνωμοσύνη.
- Επικεντρωθείτε σε σύνθετες αγορές: Ώρα για διαπραγμάτευση. Διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές. Στρατηγική προμήθεια.
- Καλύτερη αξιοποίηση των συμβάσεων: Οι παραγγελίες πηγαίνουν αυτόματα στους σωστούς προμηθευτές με τους σωστούς όρους.
- Λιγότερος έλεγχος κατάστασης: Η αυτοματοποιημένη παρακολούθηση χειρίζεται ερωτήσεις ρουτίνας. Εσείς εστιάζετε στις εξαιρέσεις.
- Καθαρός φόρτος εργασίας: Μάθετε τι χρειάζεται την προσοχή σας. Ό,τι είναι ρουτίνας αντιμετωπίζεται αυτόματα.
Για αιτούντες και επιχειρηματικούς χρήστες
Παίρνετε αυτό που χρειάζεστε, πιο γρήγορα, με λιγότερη ταλαιπωρία.
- Ταχύτερες παραγγελίες: Τυποποιημένα αιτήματα εγκρίνονται και παραγγέλλονται μέσα σε λίγα λεπτά. Τέρμα οι ημέρες αναμονής για είδη ρουτίνας.
- Καθαρίστε την κατάσταση: Γνωρίζετε πού βρίσκεται η παραγγελία σας χωρίς να ρωτάτε. Προληπτικές ενημερώσεις σχετικά με την παράδοση.
- Εύκολη διαδικασία: Σαφής καθοδήγηση σχετικά με το τι χρειάζεται. Άμεση ανατροφοδότηση εάν κάτι δεν πάει καλά.
- Καλύτερη εξυπηρέτηση: Οι προτιμώμενοι προμηθευτές προτείνονται αυτόματα. Καλύτεροι χρόνοι και όροι παράδοσης.
- Δεν υπάρχουν πλέον παρακαμπτήριες λύσεις: Η διαδικασία έγκρισης είναι αρκετά γρήγορη ώστε να μην χρειάζεται να την παρακάμψετε.
Τι δεν θα κάνει η Τεχνητή Νοημοσύνη
Ας ξεκαθαρίσουμε τι δεν είναι αυτό.
Η AI δεν εγκρίνει τις αγορές. Οι άνθρωποι εγκρίνουν. Η τεχνητή νοημοσύνη απλώς δρομολογεί τα αιτήματα στον σωστό εγκριτή με τις σωστές πληροφορίες.
Η τεχνητή νοημοσύνη δεν αντικαθιστά την κρίση του αγοραστή για πολύπλοκες αγορές. Νέοι προμηθευτές. Μη τυποποιημένα είδη. Κεφαλαιουχικός εξοπλισμός. Στρατηγικές αγορές. Αυτές χρειάζονται ανθρώπινη εμπειρογνωμοσύνη.
Η τεχνητή νοημοσύνη δεν εξαλείφει όλες τις χειρωνακτικές εργασίες. Ορισμένες αιτήσεις είναι πολύπλοκες. Ορισμένες παραγγελίες χρειάζονται ειδικό χειρισμό. Ορισμένες καταστάσεις απαιτούν ανθρώπινη κρίση σχετικά με τον κίνδυνο, την ποιότητα ή την επιλογή προμηθευτή.
Αυτό που κάνει η τεχνητή νοημοσύνη είναι να χειρίζεται τη ρουτίνα. Τις τυποποιημένες εντολές που ακολουθούν πρότυπα. Τα 80% των αιτημάτων που δεν χρειάζονται ανθρώπινη τεχνογνωσία αλλά ιστορικά την είχαν ούτως ή άλλως επειδή η διαδικασία απαιτούσε χειροκίνητο χειρισμό.
Οι αγοραστές σας εξακολουθούν να λαμβάνουν αποφάσεις. Απλώς λαμβάνουν αποφάσεις για πράγματα που πραγματικά χρειάζονται την τεχνογνωσία τους.
Πραγματικά αποτελέσματα από την AI αιτήσεων και παραγγελιών
Να πώς φαίνεται αυτό στην πράξη:
70-80% των αιτήσεων που υποβάλλονται σε αυτόματη επεξεργασία: Οι τυπικές παραγγελίες περνούν χωρίς παρέμβαση του αγοραστή. Οι αγοραστές επικεντρώνονται στα 20-30% που χρειάζονται τεχνογνωσία.
Μείωση του χρόνου κύκλου έγκρισης κατά 50-70%: Τα αιτήματα πηγαίνουν αμέσως στον σωστό εγκριτή. Χωρίς σύγχυση, χωρίς καθυστερήσεις, χωρίς μπρος-πίσω.
Η συμμόρφωση με τη σύμβαση αυξάνει το 15-30%: Οι παραγγελίες ρέουν αυτόματα στους συμβεβλημένους προμηθευτές με τους συμβατικούς όρους. Οι αδέσποτες δαπάνες μειώνονται.
Απελευθερώνεται αγοραστική ικανότητα: Ώρες ανά ημέρα που ανακτώνται από την επεξεργασία παραγγελιών ρουτίνας. Ανακατανομή του χρόνου σε στρατηγικές προμήθειες και διαπραγματεύσεις.
Καλύτερη εμπειρία χρήστη: Αρκετά γρήγορα ώστε οι άνθρωποι να χρησιμοποιούν το σύστημα αντί να βρίσκουν λύσεις. Υψηλότερη υιοθέτηση σημαίνει καλύτερη ορατότητα των δαπανών.
Αυτό δεν αφορά την περικοπή του προσωπικού των προμηθειών. Πρόκειται για το να αφήσουμε τις προμήθειες να κάνουν περισσότερο στρατηγικό έργο με τους ίδιους πόρους.
Έτοιμοι να επιταχύνετε τη διαδικασία από την αγορά στην παραγγελία;
Η διαδικασία αιτήσεων και παραγγελιών κάθε εταιρείας είναι διαφορετική. Οι ροές εργασίας έγκρισης αντικατοπτρίζουν την οργανωτική σας δομή. Η βάση προμηθευτών σας έχει μοναδικά χαρακτηριστικά. Οι κατηγορίες σας έχουν διαφορετικές απαιτήσεις.
Δεν πουλάμε γενική αυτοματοποίηση προμηθειών. Εξετάζουμε τη δική σας συγκεκριμένη διαδικασία από την παραγγελία μέχρι την παραγγελία. Εντοπίζουμε ποιες παραγγελίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν και ποιες χρειάζονται ανθρώπινη εμπειρία. Κατασκευάζουμε συστήματα που ταιριάζουν με τον πραγματικό τρόπο λειτουργίας του οργανισμού σας.
Δεν υπόσχεται ότι όλα θα είναι αυτοματοποιημένα. Μόνο πρακτική τεχνητή νοημοσύνη που χειρίζεται τις παραγγελίες ρουτίνας, ώστε οι αγοραστές σας να μπορούν να επικεντρωθούν στις στρατηγικές προμήθειες.
