Τεχνητή νοημοσύνη για αυτοματοποίηση διαδικασιών και ροή εργασιών
Οι λειτουργίες εκτελούνται σε διεργασίες. Από την παραγγελία έως την εκπλήρωση. Αίτημα προς επίλυση. Εργασία έως την ολοκλήρωση. Όλα ακολουθούν βήματα.
Όταν οι διαδικασίες λειτουργούν ομαλά, τα πράγματα ρέουν. Όταν δεν λειτουργούν, όλα κολλάνε. Οι εργασίες συσσωρεύονται. Οι μεταβιβάσεις αποτυγχάνουν. Οι άνθρωποι χάνουν χρόνο ρωτώντας "πού είναι αυτό;" και "ποιος έχει εκείνο;".
Τα περισσότερα προβλήματα διεργασιών δεν οφείλονται στο ότι οι άνθρωποι δεν ενδιαφέρονται. Είναι επειδή οι διαδικασίες είναι χειροκίνητες. Κάποιος πρέπει να το δρομολογήσει. Κάποιος πρέπει να εγκρίνει αυτό. Κάποιος πρέπει να ελέγξει αν το προηγούμενο βήμα ολοκληρώθηκε.
Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να αυτοματοποιήσει τα τμήματα ρουτίνας. Δεν θα αντικαταστήσει την ανθρώπινη κρίση - απλώς θα χειριστεί τις εργασίες που βασίζονται σε κανόνες και δεν τις χρειάζεται.
Η ομάδα σας σταματά να κυνηγά τη διαδικασία και αρχίζει να λύνει προβλήματα.
Γιατί οι χειροκίνητες διαδικασίες καταρρέουν
Έχετε SOPs. Τεκμηριωμένες διαδικασίες. Ξεκάθαρα βήματα για το πώς πρέπει να λειτουργούν τα πράγματα.
Αλλά η εκτέλεση είναι χειροκίνητη. Κάποιος λαμβάνει ένα αίτημα. Βρίσκουν ποιος πρέπει να το χειριστεί. Το στέλνουν. Παρακολουθούν για να βεβαιωθούν ότι έγινε.
Όταν ο όγκος είναι χαμηλός, αυτό λειτουργεί. Όταν ο όγκος είναι μεγάλος, τα πράγματα πέφτουν μέσα από τις ρωγμές:
- Εργασίες που δρομολογούνται σε λάθος ομάδα
- Εγκρίσεις που περιμένουν στα εισερχόμενα κάποιου που δεν είναι στο γραφείο του
- Βήματα που παραλείπονται επειδή κανείς δεν επαλήθευσε την ολοκλήρωση
- Εξαιρέσεις που δεν συλλαμβάνονται παρά μόνο πολύ αργά
- Κανείς δεν ξέρει πού βρίσκεται κάτι στη διαδικασία
Η ομάδα σας ξοδεύει περισσότερο χρόνο για συντονισμό παρά για εκτέλεση. Συναντήσεις για την παρακολούθηση της κατάστασης. Ηλεκτρονικά μηνύματα που κυνηγούν ενημερώσεις. Κλιμακώσεις επειδή κάτι έχει κολλήσει.
Όχι επειδή οι άνθρωποι είναι κακοί στη δουλειά τους. Επειδή ο χειρωνακτικός συντονισμός δεν κλιμακώνεται.
Τι κάνει η Τεχνητή Νοημοσύνη για την αυτοματοποίηση διαδικασιών
Η τεχνητή νοημοσύνη αναλαμβάνει τη λήψη αποφάσεων ρουτίνας στις διαδικασίες σας. Εφαρμόζει τους κανόνες άμεσα. Δρομολογεί σωστά τις εργασίες. Παρακολουθεί την πρόοδο. Καταγράφει τις εξαιρέσεις.
Η ομάδα σας επικεντρώνεται στο ίδιο το έργο και όχι στον συντονισμό γύρω από αυτό.
Ευφυής δρομολόγηση εργασιών
Έρχεται νέα παραγγελία. Πού πηγαίνει; Σε ποια αποθήκη; Σε ποια ομάδα; Εξαρτάται από την τοποθεσία, τον τύπο του προϊόντος, τα επίπεδα αποθεμάτων, την ικανότητα της ομάδας.
Χειροκίνητα, κάποιος πρέπει να τα δει όλα αυτά και να αποφασίσει. Με την Τεχνητή Νοημοσύνη, αυτό συμβαίνει αμέσως:
- Αναλύει τις λεπτομέρειες του αιτήματος
- Ελέγχει τον τρέχοντα φόρτο εργασίας σε όλες τις ομάδες
- Εξετάζει τις απαιτούμενες δεξιότητες και πιστοποιήσεις
- Παράγοντες στην τοποθεσία και την εφοδιαστική
- Διαδρομές προς τη βέλτιστη ομάδα
Όχι απλώς ταχύτερα, αλλά πιο σταθερά. Η ίδια λογική ισχύει κάθε φορά. Καμία διαφοροποίηση ανάλογα με το ποιος έτυχε να το χειριστεί.
Ειδικές περιπτώσεις; Η τεχνητή νοημοσύνη τις επισημαίνει για ανθρώπινη δρομολόγηση. Αλλά οι συνήθεις περιπτώσεις (που είναι οι περισσότερες περιπτώσεις) ρέουν αυτόματα.
Έξυπνη διαχείριση εγκρίσεων
Οι εγκρίσεις επιβραδύνουν τα πάντα. Κάθε αγορά χρειάζεται έγκριση. Κάθε εξαίρεση χρειάζεται έγκριση. Κάθε αλλαγή χρειάζεται επανεξέταση.
Αλλά οι περισσότερες είναι ρουτίνα. Τυπικό αίτημα στο πλαίσιο της πολιτικής; Θα πρέπει να εγκριθεί αυτόματα. Ασυνήθιστο αίτημα εκτός παραμέτρων; Θα πρέπει να δρομολογηθεί στον κατάλληλο εγκριτή με πλήρες περιεχόμενο.
Η AI χειρίζεται τη λογική της έγκρισης:
- Τυποποιημένα αιτήματα εντός ορίων: αυτόματη έγκριση με διαδρομή ελέγχου
- Αιτήματα που χρήζουν επανεξέτασης: δρομολογούνται στο κατάλληλο επίπεδο με βάση το ποσό, τον τύπο, τον κίνδυνο
- Πολύπλοκα αιτήματα: κλιμάκωση με πλήρες πλαίσιο και ιστορικό
- Καθυστερημένες εγκρίσεις: αυτόματη κλιμάκωση αν παραμείνουν για πολύ καιρό
Οι διευθυντές σας ξοδεύουν χρόνο σε αποφάσεις που πραγματικά χρειάζονται κρίση. Όχι για να σφραγίζουν αιτήματα ρουτίνας.
Και όταν κάποιος είναι έξω; Η ΤΝ δρομολογεί τα εφεδρικά τους. Δεν υπάρχουν αιτήματα που να περιμένουν κάποιον σε διακοπές.
Παρακολούθηση διαδικασίας σε πραγματικό χρόνο
Πού είναι τα πάντα; Τι έχει κολλήσει; Τι κινδυνεύει να χάσει τις προθεσμίες;
Η τεχνητή νοημοσύνη παρακολουθεί κάθε εργασία σε κάθε βήμα. Όχι ζητώντας από τους ανθρώπους ενημερώσεις, αλλά παρακολουθώντας αυτόματα τα συστήματα. Γνωρίζει:
- Τι είναι σε εξέλιξη και ποιος εργάζεται σε αυτό
- Τι περιμένει (και πόσο καιρό περιμένει)
- Τι πλησιάζει στις προθεσμίες
- Πού σχηματίζονται τα σημεία συμφόρησης
- Ποιες διεργασίες εκτελούνται πιο αργά από το κανονικό
Ο πίνακας ελέγχου δείχνει την κατάσταση σε πραγματικό χρόνο. Όχι αναφορές "από χθες" - ακριβώς τώρα. Οι διευθυντές σας γνωρίζουν τι χρειάζεται προσοχή χωρίς να κυνηγούν ενημερώσεις.
Ανίχνευση εξαιρέσεων που λειτουργεί πραγματικά
Οι εξαιρέσεις κοστίζουν ακριβά. Παραγγείλετε πληροφορίες που λείπουν. Βήμα που διαρκεί πάρα πολύ. Η διαδικασία δεν ακολουθείται σωστά. Μέχρι να το αντιληφθεί κάποιος, είναι ήδη πρόβλημα.
Η τεχνητή νοημοσύνη πιάνει τις εξαιρέσεις νωρίς:
- Λείπουν δεδομένα: Η παραγγελία υποβλήθηκε χωρίς τα απαιτούμενα πεδία; Σημειώνεται αμέσως, όχι όταν φτάνει στην εκτέλεση.
- Αποκλίσεις διαδικασίας: Τα βήματα ολοκληρώθηκαν εκτός σειράς; Παραλείφθηκε ο κατάλογος ελέγχου; Παρατηρήσεις της AI.
- Ζητήματα χρονισμού: Το βήμα διαρκεί 3 φορές περισσότερο από το κανονικό; Η AI ειδοποιεί πριν εκπνεύσει η προθεσμία.
- Προβλήματα ποιότητας: Το ποσοστό σφάλματος αυξάνεται σε μια συγκεκριμένη διαδικασία; Το μοτίβο εντοπίζεται νωρίς.
- Κενά συμμόρφωσης: Λείπει η απαιτούμενη τεκμηρίωση; Υπέρβαση του ορίου έγκρισης; Συλλαμβάνεται αυτόματα.
Η ομάδα σας χειρίζεται τις εξαιρέσεις όταν αυτές είναι ακόμα μικρές. Προτού αυτές πολλαπλασιαστούν. Πριν επηρεαστούν οι πελάτες.
Αυτοματοποιημένος έλεγχος συμμόρφωσης
Κάθε διαδικασία έχει απαιτήσεις. Τα βήματα πρέπει να γίνονται με τη σειρά. Η τεκμηρίωση πρέπει να είναι πλήρης. Πρέπει να λαμβάνονται εγκρίσεις. Πρέπει να διενεργούνται έλεγχοι ποιότητας.
Χειροκίνητη επαλήθευση όλων αυτών; Κάποιος πρέπει να κάνει έλεγχο. Δειγματοληπτικοί έλεγχοι στην καλύτερη περίπτωση. Συμμόρφωση με την ελπίδα.
Η ΤΝ επαληθεύει κάθε περίπτωση:
- Ολοκληρώθηκε κάθε απαιτούμενο βήμα;
- Ακολουθήθηκε η σωστή σειρά;
- Είναι η τεκμηρίωση πλήρης και ακριβής;
- Ελήφθησαν οι απαιτούμενες εγκρίσεις;
- Δείχνει η διαδρομή ελέγχου ποιος έκανε τι και πότε;
Μη συμμορφούμενη διαδικασία; Σημειώνεται αμέσως. Δεν εντοπίζεται εβδομάδες αργότερα κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου. Η συμμόρφωσή σας είναι πραγματική, όχι προσδοκώμενη.
Ανάλυση απόδοσης διαδικασίας
Πόσο χρόνο χρειάζονται οι διαδικασίες στην πραγματικότητα; Πού επιβραδύνονται; Ποιες ομάδες είναι ταχύτερες; Γιατί;
Η τεχνητή νοημοσύνη παρακολουθεί τις μετρήσεις επιδόσεων σε όλες τις διαδικασίες σας:
- Χρόνος κύκλου ανά τύπο διεργασίας
- Απόδοση ανά ομάδα και ανά άτομο
- Πού παρατηρούνται καθυστερήσεις (ποια στάδια, ποιες παραδόσεις)
- Ποσοστά σφαλμάτων και συχνότητα επανεπεξεργασίας
- Διαφοροποίηση (η συνέπεια έχει σημασία όσο και η ταχύτητα)
Βλέπετε πού πρέπει να βελτιωθείτε. Δεν μαντεύετε-κοιτάζοντας τα δεδομένα. Αυτή η ομάδα είναι σταθερά ταχύτερη; Μάθετε τι κάνουν διαφορετικά. Αυτό το βήμα είναι σταθερά αργό; Διερευνήστε το γιατί.
Βελτίωση της διαδικασίας με βάση τα γεγονότα, όχι τα συναισθήματα.
Τι σημαίνει αυτό για εσάς
Για COOs και Operations Leaders
Συνεπής εκτέλεση σε όλες τις τοποθεσίες. Οι ίδιοι κανόνες εφαρμόζονται παντού. Καμία διαφοροποίηση ανάλογα με το ποιος εργάζεται ή πόσο απασχολημένος είναι.
Κλιμακούμενες λειτουργίες. Διαχειριστείτε 2x όγκο χωρίς 2x αριθμό προσωπικού. Η εργασία συντονισμού δεν πολλαπλασιάζεται με τον όγκο.
Καλύτερη συμμόρφωση και διαδρομές ελέγχου. Κάθε διαδικασία τεκμηριώνεται αυτόματα. Πλήρης διαδρομή ελέγχου για κάθε συναλλαγή. Συμμόρφωση με σχεδιασμό, όχι με έλεγχο.
Ορατότητα στις λειτουργίες. Πίνακας ελέγχου σε πραγματικό χρόνο για το τι συμβαίνει. Δείτε τα σημεία συμφόρησης που δημιουργούνται πριν γίνουν κρίσεις.
Χαμηλότερα ποσοστά σφαλμάτων. Ο αυτοματοποιημένος έλεγχος εντοπίζει τα λάθη νωρίς. Οι εξαιρέσεις επισημαίνονται πριν προκαλέσουν προβλήματα.
Για Διευθυντές Επιχειρήσεων
Σταματήστε να κυνηγάτε ενημερώσεις κατάστασης. Το σύστημα παρακολουθεί τα πάντα. Βλέπετε τι χρειάζεται προσοχή χωρίς να ρωτάτε τριγύρω.
Επικεντρωθείτε στις εξαιρέσεις, όχι στη ρουτίνα. Η AI χειρίζεται την τυπική ροή εργασιών. Εσείς χειρίζεστε τις ασυνήθιστες περιπτώσεις που χρειάζονται κρίση.
Μάθετε πού έχουν κολλήσει τα πράγματα. Να μην περιμένετε τα μέλη της ομάδας να κλιμακώσουν την κατάσταση. Το βλέπετε σε πραγματικό χρόνο.
Δεδομένα για βελτίωση. Γνωρίζετε ποιες διαδικασίες λειτουργούν καλά και ποιες χρειάζονται διόρθωση. Πραγματικοί χρόνοι κύκλου, όχι εκτιμήσεις.
Δίκαιη κατανομή του φόρτου εργασίας. Δείτε ποιος είναι υπερφορτωμένος και ποιος έχει χωρητικότητα. Ισορροπήστε την εργασία με βάση την πραγματικότητα.
Για τις ομάδες που κάνουν τη δουλειά
Εκκαθάριση ουράς εργασιών. Δεν αναρωτιέστε "σε τι πρέπει να δουλέψω;" Οι προτεραιότητες υπολογίζονται αυτόματα με βάση τις προθεσμίες και τη σπουδαιότητα.
Τέρμα το κυνήγι. Το σύστημα αναθέτει την εργασία σε εσάς. Σας λέει αυτά που πρέπει να ξέρετε. Κλιμακώνει αυτόματα αν έχετε κολλήσει.
Λιγότερα έξοδα συντονισμού. Αφιερώστε χρόνο στο να κάνετε δουλειά, όχι στο να συντονίζεστε για τη δουλειά. Δεν υπάρχουν συσκέψεις για την παρακολούθηση της κατάστασης.
Γρήγορες εγκρίσεις. Τα πράγματα ρουτίνας εγκρίνονται αυτόματα. Δεν χρειάζεται να περιμένετε μέρες για να σας σφραγίσει κάποιος.
Λιγότερες ασκήσεις πυρόσβεσης. Εξαιρέσεις που αλιεύονται έγκαιρα. Προβλήματα επισημαίνονται πριν εκραγούν. Λιγότερος πανικός, περισσότερος προγραμματισμός.
Τι δεν μπορεί να κάνει η Τεχνητή Νοημοσύνη
Η τεχνητή νοημοσύνη αυτοματοποιεί την εργασία που βασίζεται σε κανόνες. Δεν αντικαθιστά την κρίση. Να τι εξακολουθεί να χρειάζεται ανθρώπους:
Χειρισμός πραγματικά ασυνήθιστων καταστάσεων. Η AI δρομολογεί τις τυπικές περιπτώσεις και επισημαίνει τις εξαιρέσεις. Αλλά πραγματικά περίεργες ακραίες περιπτώσεις; Αυτές χρειάζονται ανθρώπινη επίλυση προβλημάτων.
Διαπραγμάτευση και διαχείριση σχέσεων. Πελάτης αναστατωμένος για μια καθυστέρηση; Ο προμηθευτής χρειάζεται ειδικό χειρισμό; Αυτό είναι ανθρώπινη εργασία.
Σχεδιασμός καλύτερων διαδικασιών. Η τεχνητή νοημοσύνη παρακολουθεί την απόδοση των τρεχουσών διαδικασιών. Να τις επανασχεδιάσετε για καλύτερα αποτελέσματα; Αυτό εξαρτάται από την ομάδα σας.
Κρίση αποφάσεων. Θα πρέπει να το επισπεύσουμε αυτό; Να κάνουμε μια εξαίρεση; Να δεχτούμε μια απώλεια για να διατηρήσουμε μια σχέση; Οι υπολογιστές δεν μπορούν να ζυγίσουν αυτές τις ισορροπίες.
Πολύπλοκες εγκρίσεις. Οι απλές εγκρίσεις (στο πλαίσιο του $X, στο πλαίσιο της πολιτικής) μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Οι σύνθετες (στρατηγικές αποφάσεις, σημαντικές εξαιρέσεις, διαλειτουργικές επιπτώσεις) χρειάζονται ανθρώπινη εξέταση.
Σκεφτείτε ότι η ΤΝ χειρίζεται το επίπεδο συντονισμού. Η ομάδα σας χειρίζεται το επίπεδο σκέψης. Απλά το κάνουν πιο γρήγορα, επειδή η βασική εργασία έχει γίνει.
Ξεκινώντας με την αυτοματοποίηση διαδικασιών
Δεν αυτοματοποιείτε τα πάντα ταυτόχρονα. Ξεκινήστε με τις διαδικασίες με τον μεγαλύτερο όγκο εργασιών, τις πιο τυποποιημένες διαδικασίες:
Καλοί πρώτοι υποψήφιοι:
- Δρομολόγηση και ανάθεση παραγγελιών
- Τυποποιημένες ροές εργασίας έγκρισης
- Παραλαβή και ταξινόμηση αιτημάτων
- Επαλήθευση ολοκλήρωσης εργασιών
- Ειδοποιήσεις κατάστασης και κλιμάκωση
Δεν είναι σπουδαίοι πρώτοι υποψήφιοι:
- Εξαιρετικά μεταβλητές διαδικασίες με πολλές εξαιρέσεις
- Διαδικασίες που αλλάζουν συχνά
- Τομείς όπου η ανθρώπινη κρίση είναι κρίσιμη σε κάθε περίπτωση
- Διαδικασίες που κανείς δεν έχει τεκμηριώσει ακόμη
Ξεκινήστε εκεί όπου υπάρχει σαφής διαδικασία, μεγάλος όγκος και προφανής πόνος. Αποδείξτε την αξία. Στη συνέχεια, επεκταθείτε σε πιο σύνθετες περιπτώσεις.
Η κατώτατη γραμμή
Ο χειροκίνητος συντονισμός διαδικασιών δεν κλιμακώνεται. Μεγαλύτερος όγκος σημαίνει περισσότερα γενικά έξοδα συντονισμού. Η ομάδα σας αναλώνεται στη δρομολόγηση, την παρακολούθηση και την καταδίωξη αντί να κάνει πραγματική δουλειά.
Η ΤΝ αναλαμβάνει τον συντονισμό. Οι διαδρομές λειτουργούν σωστά. Παρακολουθεί την πρόοδο. Συλλαμβάνει εξαιρέσεις. Διατηρεί τη συμμόρφωση. Όλα αυτόματα.
Η ομάδα σας ασχολείται με το ίδιο το έργο. Όχι συναντήσεις για τη δουλειά. Όχι σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που παρακολουθούν την εργασία. Όχι λογιστικά φύλλα που παρακολουθούν την εργασία.
Το αποτέλεσμα είναι λειτουργίες που ρέουν. Γρηγορότεροι χρόνοι κύκλου. Λιγότερα λάθη. Καλύτερη συμμόρφωση. Και επαγγελματίες που κάνουν αυτό στο οποίο είναι καλοί αντί να κυνηγούν τη διαδικασία.
Αυτό ακριβώς προσφέρει η αυτοματοποίηση διαδικασιών με τεχνητή νοημοσύνη. Όχι λειτουργίες που σβήνουν τα φώτα. Απλά λιγότερες τριβές και περισσότερη εστίαση σε αυτά που έχουν σημασία.
Έτοιμοι να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασίας σας;
Κάθε επιχείρηση έχει διαφορετικές διαδικασίες. Αυτό που λειτουργεί στην επιχείρησή σας εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο λειτουργείτε σήμερα.
Δεν προωθούμε γενικά εργαλεία ροής εργασιών. Εξετάζουμε τις συγκεκριμένες διαδικασίες σας. Πού είναι τα γενικά έξοδα συντονισμού; Πού κολλάνε τα πράγματα; Τι είναι ρεαλιστικό να αυτοματοποιηθεί με βάση τα συστήματά σας;
Στη συνέχεια, δημιουργούμε αυτοματισμούς που ταιριάζουν στη ροή εργασίας σας. Δεν σας αναγκάζουμε να αλλάξετε τον τρόπο εργασίας σας για να προσαρμοστείτε στο λογισμικό. Λογισμικό που λειτουργεί με τον τρόπο που εργάζεστε εσείς.
