Τεχνητή νοημοσύνη για έλεγχο και συμμόρφωση: Συνεχής παρακολούθηση αντί για πανικό σε συγκεκριμένο χρόνο
Οι έλεγχοι είναι αγχωτικοί. Οι ελεγκτές έρχονται. Πρέπει να βρείτε δικαιολογητικά για χιλιάδες συναλλαγές. Δοκιμάστε τους ελέγχους. Να αποδείξετε ότι ακολουθήθηκαν οι διαδικασίες. Να εξηγήσετε τις εξαιρέσεις.
Προσπαθείτε να συγκεντρώσετε στοιχεία. Πάρτε δείγματα. Φτιάχνετε αρχεία ελέγχου. Απαντήστε σε ερωτήσεις. Ελπίζετε να μην βρεθεί τίποτα σημαντικό.
Οι εσωτερικοί έλεγχοι χρειάζονται συνεχή παρακολούθηση. Διαχωρισμός καθηκόντων. Ροές εργασίας έγκρισης. Δικαιώματα πρόσβασης. Επανεξέταση καταχωρίσεων ημερολογίου. Οι περισσότερες εταιρείες ελέγχουν μία φορά το χρόνο κατά τη διάρκεια του ελέγχου. Τα προβλήματα παραμένουν απαρατήρητα για μήνες.
Οι κανονισμοί αλλάζουν συνεχώς. Νέα λογιστικά πρότυπα. Επικαιροποιημένοι φορολογικοί κανόνες. Απαιτήσεις της βιομηχανίας. Κάποιος πρέπει να παρακολουθεί τι ισχύει για εσάς και να διασφαλίζει τη συμμόρφωση.
Πρόκειται για εργασία ελέγχου. Ανίχνευση προτύπων. Αναγνώριση εξαιρέσεων. Παρακολούθηση κανόνων. Η τεχνητή νοημοσύνη είναι φτιαγμένη ακριβώς γι' αυτό.
Η τεχνητή νοημοσύνη δεν αντικαθιστά τους ελεγκτές ή την κρίση. Παρακολουθεί συνεχώς τις συναλλαγές. Επισημαίνει τις εξαιρέσεις καθώς συμβαίνουν. Προετοιμάζει αυτόματα την τεκμηρίωση. Σας επιτρέπει να εντοπίζετε τα προβλήματα νωρίς αντί να τα ανακαλύπτετε κατά τη διάρκεια του ελέγχου.
Η πρόκληση του ελέγχου και της συμμόρφωσης
Ο παραδοσιακός έλεγχος και η συμμόρφωση είναι στιγμιαία:
Ετήσιος έλεγχος:
Εμφανίζονται οι ελεγκτές. Ελέγξτε ένα δείγμα συναλλαγών. Κοιτάξτε τα υπόλοιπα στο τέλος του μήνα ή του έτους. Ελέγξτε ότι ακολουθήθηκαν οι διαδικασίες. Οποιαδήποτε ζητήματα εντοπίσουν συνέβησαν πριν από μήνες. Πολύ αργά για να διορθωθούν εύκολα.
Τριμηνιαίες αναθεωρήσεις:
Λίγο πιο συχνές, αλλά εξακολουθούν να είναι σημειακές. Κοιτάζοντας προς τα πίσω. Εύρεση ζητημάτων αφού έχουν ήδη επηρεάσει τα οικονομικά σας στοιχεία.
Δοκιμές ελέγχου:
Δοκιμάστε ένα δείγμα 25 ή 50 συναλλαγών. Ελπίζουμε ότι το δείγμα αντιπροσωπεύει τον πλήρη πληθυσμό. Ελπίστε ότι δεν έχει ξεφύγει τίποτα στις υπόλοιπες χιλιάδες συναλλαγές.
Χειροκίνητη παρακολούθηση:
Οι ελεγκτές και οι διευθυντές λογιστηρίου κάνουν επιτόπιο έλεγχο. Επανεξέταση των εγγραφών στο ημερολόγιο. Αναζητούν ασυνήθιστες συναλλαγές. Αλλά δεν μπορούν να ελέγχουν τα πάντα. Βασίζονται στη δειγματοληψία και την κρίση.
Παρακολούθηση της συμμόρφωσης:
Κάποιος πρέπει να παρακολουθεί τις κανονιστικές αλλαγές. Καθορισμός των επιπτώσεων. Ενημέρωση των διαδικασιών. Εκπαίδευση του προσωπικού. Είναι πολλά για να τα παρακολουθήσετε.
Το αποτέλεσμα: Τα προβλήματα κρύβονται μέχρι τον έλεγχο. Οι έλεγχοι μπορεί να μην λειτουργούν όπως προβλέπεται για μήνες πριν το αντιληφθεί κανείς. Τα ζητήματα συμμόρφωσης συσσωρεύονται.
Η τεχνητή νοημοσύνη το μετατρέπει από περιοδικό έλεγχο σε συνεχή παρακολούθηση.
Τι κάνει η Τεχνητή Νοημοσύνη για τον έλεγχο και τη συμμόρφωση
Παρακολουθεί συνεχώς τις συναλλαγές
Αντί για δειγματοληψία, η τεχνητή νοημοσύνη ελέγχει κάθε συναλλαγή. Όχι κάθε μήνα. Όχι ανά τρίμηνο. Συνεχώς.
Παρακολούθηση βάσει κανόνων:
Ορίζετε κανόνες. Η τεχνητή νοημοσύνη ελέγχει κάθε συναλλαγή βάσει αυτών:
- Οι εγγραφές ημερολογίου άνω των $50K χρειάζονται έγκριση
- Οι αναφορές δαπανών που υπερβαίνουν τα όρια της πολιτικής χρειάζονται υπογραφή του διευθυντή
- Οι πληρωμές προμηθευτών χωρίς PO χρειάζονται εξηγήσεις
- Οι ενδοεταιρικές συναλλαγές πρέπει να ισορροπούν
- Η αναγνώριση των εσόδων πρέπει να ακολουθεί κριτήρια
Παραβιάστηκε ο κανόνας; Η Τεχνητή Νοημοσύνη το επισημαίνει αμέσως. Όχι κατά τη διάρκεια της αναθεώρησης του επόμενου μήνα. Αυτή τη στιγμή.
100% δοκιμή, όχι δειγματοληψία:
Οι ελεγκτές ελέγχουν δείγματα, επειδή είναι αδύνατο να ελέγξουν τα πάντα με το χέρι. Η τεχνητή νοημοσύνη δοκιμάζει τα πάντα. Κάθε συναλλαγή. Κάθε μέρα.
Αν υπάρχει πρόβλημα, το βρίσκετε αμέσως. Αν δεν υπάρχει, έχετε αποδείξεις ότι οι έλεγχοι λειτουργούν για το σύνολο του πληθυσμού και όχι μόνο για ένα δείγμα.
Ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο:
Εντοπίστηκε πρόβλημα; Η ειδοποίηση αποστέλλεται αμέσως. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, Slack, Teams, push για κινητά. Ό,τι χρειάζεται η ομάδα σας. Τα προβλήματα αντιμετωπίζονται όσο είναι φρέσκα και επιδιορθώσιμα.
Ανιχνεύει αυτόματα ανωμαλίες
Ορισμένα προβλήματα δεν παραβιάζουν συγκεκριμένους κανόνες. Είναι απλώς ασυνήθιστα. Η τεχνητή νοημοσύνη το αντιλαμβάνεται.
Στατιστικές ανωμαλίες:
Το ποσό της συναλλαγής απέχει 3 τυπικές αποκλίσεις από τη μέση τιμή για αυτόν τον λογαριασμό. Θα μπορούσε να είναι νόμιμη. Μπορεί να είναι σφάλμα. Αξίζει να το ελέγξετε.
Σπασίματα μοτίβου:
Ο εν λόγω πωλητής αμείβεται συνήθως με $5,000-$7,000 μηνιαίως. Αυτό το μήνα είναι $25,000. Τι άλλαξε;
Ανωμαλίες χρονισμού:
Μεγάλη ημερολογιακή καταχώρηση που δημοσιεύτηκε στις 11:47 μ.μ. την τελευταία ημέρα του τριμήνου. Μπορεί να είναι μια χαρά. Μπορεί να είναι διαχείριση κερδών. Σημειώστε το για επανεξέταση.
Ανωμαλίες σχέσεων:
Τα έσοδα αυξήθηκαν κατά 20%, αλλά τα έξοδα αποστολής παρέμειναν αμετάβλητα. Συνήθως κινούνται μαζί. Γιατί όχι αυτή τη φορά;
Ανωμαλίες στη συμπεριφορά του χρήστη:
Αυτός ο χρήστης δημοσιεύει συνήθως 5-10 καταχωρήσεις ημερολογίου ανά μήνα. Αυτόν τον μήνα δημοσίευσε 47. Τι συμβαίνει;
Η τεχνητή νοημοσύνη δεν κατηγορεί. Επισημαίνει. "Αυτό φαίνεται ασυνήθιστο. Κάποιος πρέπει να το ελέγξει." Η ομάδα σας ερευνά και είτε επιβεβαιώνει ότι είναι εντάξει είτε εντοπίζει κάποιο πρόβλημα.
Ελέγχει αυτόματα τους ελέγχους
Οι εσωτερικοί έλεγχοι χρειάζονται δοκιμές. Συνήθως γίνεται ετησίως ή τριμηνιαίως με δειγματοληψία. Η ΑΙ ελέγχει συνεχώς.
Διαχωρισμός καθηκόντων:
Η AI ελέγχει: Το ίδιο άτομο δημιούργησε και ενέκρινε; Το ίδιο άτομο παρήγγειλε και παρέλαβε; Το ίδιο πρόσωπο εισήγαγε και δημοσίευσε; Οι παραβάσεις επισημαίνονται αμέσως.
Ροές εργασίας έγκρισης:
Ελήφθη έγκριση πριν από την επεξεργασία; Ήρθε η έγκριση από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο; Το ποσό της έγκρισης ήταν επαρκές για το μέγεθος της συναλλαγής; Κάθε συναλλαγή ελέγχθηκε.
Έλεγχοι πρόσβασης:
Ποιος έχει πρόσβαση σε τι; Έχει επεκταθεί η πρόσβαση κάποιου πέρα από τον ρόλο του; Οι απολυμένοι υπάλληλοι εξακολουθούν να είναι ενεργοί στα συστήματα; Η ΤΝ παρακολουθεί συνεχώς.
Συμμόρφωση με τη συμφιλίωση:
Οι λογαριασμοί συμφωνούνται εγκαίρως; Επανεξετάζονται οι συμφωνίες; Εκκαθαρίζονται αμέσως τα στοιχεία συμφωνίας; Η ΤΝ τα παρακολουθεί όλα αυτά.
Συμμόρφωση με την πολιτική:
Η πολιτική εξόδων αναφέρει γεύματα στο πλαίσιο του $75. Κάποιος υποβάλλει $120. Η πολιτική λέει ότι τα διεθνή ταξίδια χρειάζονται έγκριση από τον Αντιπρόεδρο. Κάποιος έκανε κράτηση χωρίς αυτή. Η ΤΠ εντοπίζει τις παραβιάσεις της πολιτικής.
Αποτέλεσμα: Ξέρετε ότι οι έλεγχοι λειτουργούν ή ξέρετε ακριβώς ποιοι δεν λειτουργούν και μπορείτε να τους διορθώσετε αμέσως.
Προετοιμάζει την τεκμηρίωση ελέγχου
Όταν φτάνουν οι ελεγκτές, ζητούν τεκμηρίωση. Η ΤΝ τα έχει έτοιμα.
Αυτόματες διαδρομές ελέγχου:
Για κάθε συναλλαγή, η ΤΝ τεκμηριώνει:
- Ποιος το δημιούργησε και πότε
- Ποιος το ενέκρινε και πότε
- Ποια δικαιολογητικά υπάρχουν
- Ποιοι έλεγχοι δοκιμάστηκαν και αποτελέσματα
- Τυχόν εξαιρέσεις και πώς επιλύθηκαν
Πλήρης διαδρομή. Δεν απαιτείται χειροκίνητη καταγραφή.
Οργανωμένα αποδεικτικά στοιχεία:
Οι ελεγκτές θέλουν να βλέπουν τις συναλλαγές ανά τύπο; Ανά ποσό; Ανά ημερομηνία; Η ΤΝ οργανώνει τα πάντα με όποιον τρόπο θέλουν. Δεν χρειάζεται να ψάχνετε αρχεία.
Αναφορές εξαιρέσεων:
Ακολουθούν όλες οι συναλλαγές που παραβίασαν τους ελέγχους. Ακολουθεί ο τρόπος με τον οποίο επιλύθηκε η κάθε μία. Εδώ είναι η έγκριση για την παράκαμψη της πολιτικής. Όλα τεκμηριωμένα και οργανωμένα.
Αποτελέσματα δοκιμών ελέγχου:
Εξετάσατε κάθε συναλλαγή, όχι ένα δείγμα. Εδώ είναι η μεθοδολογία δοκιμής. Εδώ είναι τα αποτελέσματα. Εδώ είναι τα στοιχεία που αποδεικνύουν ότι οι έλεγχοι λειτουργούν. Δεν χρειάζεται εξαγωγή συμπερασμάτων από δείγματα.
Συνοδευτικά έγγραφα:
Χρειάζεται τιμολόγιο για αυτή τη συναλλαγή; Το AI το έχει συνδέσει. PO; Συνδεδεμένο. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έγκρισης; Συνδεδεμένο. Παραλαβή; Συνδεδεμένο. Όλα σε ένα μέρος.
Αντί να ξοδέψετε δύο εβδομάδες για τη συγκέντρωση εγγράφων ελέγχου, ξοδεύετε δύο ώρες για να επανεξετάσετε αυτά που έχει ήδη συγκεντρώσει η ΤΝ.
Παρακολουθεί τις κανονιστικές αλλαγές
Οι κανονισμοί αλλάζουν συνεχώς. Η τεχνητή νοημοσύνη σας βοηθά να συμβαδίζετε.
Παρακολουθεί τις σχετικές πηγές:
Ανακοινώσεις του FASB. Ενημερώσεις IRS. Ανακοινώσεις ρυθμιστικών αρχών του κλάδου. Κρατικές φορολογικές αλλαγές. Η ΤΝ παρακολουθεί πηγές σχετικές με την επιχείρησή σας.
Φίλτρα για ό,τι έχει σημασία:
Δεν σας επηρεάζουν όλες οι αλλαγές. Η τεχνητή νοημοσύνη εντοπίζει τι είναι σχετικό με βάση τον κλάδο, τη δομή και τις δραστηριότητές σας.
Συνοψίζει τον αντίκτυπο:
Νέο πρότυπο λογιστικής μίσθωσης; Η AI συνοψίζει τι άλλαξε και πώς μπορεί να επηρεάσει τα οικονομικά σας. Δεν αποτελεί νομική συμβουλή, αλλά ενημερωμένη περίληψη.
Σημαίες προθεσμίες:
Ημερομηνίες έναρξης ισχύος. Προθεσμίες συμμόρφωσης. Απαιτήσεις κατάθεσης. Η ΤΠ παρακολουθεί τις σημαντικές ημερομηνίες, ώστε να μη χαθεί τίποτα.
Προτείνει αλλαγές στη διαδικασία:
Με βάση τη ρυθμιστική αλλαγή, η ΤΝ προτείνει ποιες διαδικασίες μπορεί να χρειάζονται ενημέρωση. Σημείο εκκίνησης για τον προγραμματισμό συμμόρφωσης της ομάδας σας.
Χρειάζεται ακόμη εμπειρογνωμοσύνη για την ερμηνεία και την εφαρμογή. Αλλά η τεχνητή νοημοσύνη διασφαλίζει ότι γνωρίζετε τις αλλαγές νωρίς και ότι δεν χάνετε τίποτα.
Προσδιορίζει δείκτες κινδύνου απάτης
Η τεχνητή νοημοσύνη δεν μπορεί να αποδείξει την απάτη. Μπορεί όμως να επισημάνει μοτίβα που δικαιολογούν έρευνα.
Ασυνήθιστα μοτίβα συναλλαγών:
Τιμολόγια προμηθευτών που βρίσκονται ακριβώς κάτω από τα όρια έγκρισης. Επαναλαμβανόμενα στρογγυλά ποσά σε δολάρια. Συναλλαγές τα Σαββατοκύριακα ή τις αργίες. Διαδοχικοί αριθμοί τιμολογίων από διαφορετικούς προμηθευτές.
Κόκκινες σημαίες συμπεριφοράς:
Πρόσβαση χρήστη στα συστήματα σε ασυνήθιστες ώρες. Ασυνήθιστος όγκος χειροκίνητων ημερολογιακών εγγραφών. Παρακάμψεις ελέγχων. Πρόσβαση σε συστήματα πέραν του κανονικού ρόλου.
Κόκκινες σημαίες προμηθευτή:
Νέος πωλητής χωρίς διαδικασία υποβολής προσφορών. Η διεύθυνση του προμηθευτή ταιριάζει με τη διεύθυνση των εργαζομένων. Πολλαπλοί προμηθευτές με τον ίδιο τραπεζικό λογαριασμό. Προμηθευτής που μόνο τιμολογεί, αλλά δεν παραδίδει ποτέ.
Οικονομικές κόκκινες σημαίες:
Οι προσαρμογές των αποθεμάτων γράφονται πάντα προς τα κάτω, ποτέ προς τα πάνω. Επιστροφές πωλήσεων αμέσως μετά το τέλος του τριμήνου. Αναταξινομήσεις μεταξύ λογαριασμών κοντά στο τέλος της περιόδου.
Αυτά δεν αποδεικνύουν τίποτα. Αλλά αξίζει να τα ερευνήσουμε. Η τεχνητή νοημοσύνη τα επισημαίνει, ώστε να μην κρύβονται μέσα σε χιλιάδες κανονικές συναλλαγές.
Τι σημαίνει αυτό για εσάς
Για οικονομικούς διευθυντές και ηγέτες οικονομικών
Κοιμηθείτε καλύτερα πριν από τις κλήσεις για τα κέρδη:
Όταν οι έλεγχοι παρακολουθούνται συνεχώς και τα προβλήματα εντοπίζονται έγκαιρα, υπάρχουν λιγότερες εκπλήξεις. Λιγότερος πανικός του τύπου "βρήκαμε ένα θέμα κατά την προετοιμασία του ελέγχου".
Χαμηλότερο κόστος ελέγχου:
Όταν η τεκμηρίωση είναι οργανωμένη και οι έλεγχοι δοκιμάζονται συνεχώς, οι έλεγχοι γίνονται ταχύτερα. Οι ταχύτεροι έλεγχοι κοστίζουν λιγότερο. Ορισμένες εταιρείες εξοικονομούν 30-50% από τα τέλη ελέγχου.
Καλύτεροι εσωτερικοί έλεγχοι:
Η δοκιμή σε χρονικό σημείο δείχνει μόνο ότι οι έλεγχοι λειτούργησαν για το δείγμα. Η συνεχής παρακολούθηση δείχνει ότι λειτουργούν για όλα. Καλύτερα αποδεικτικά στοιχεία. Υψηλότερη εμπιστοσύνη.
Έγκαιρη ανίχνευση προβλημάτων:
Βρείτε θέματα σε ημέρες, όχι σε μήνες. Διορθώστε τα όσο είναι μικρά. Αποφύγετε ουσιώδεις αδυναμίες που απαιτούν γνωστοποίηση.
Εμπιστοσύνη κανονιστικής συμμόρφωσης:
Γνωρίζετε ότι είστε ενήμεροι για τις σχετικές αλλαγές. Γνωρίζετε ότι παρακολουθείτε τις προθεσμίες. Γνωρίζετε ότι οι διαδικασίες ενημερώνονται. Λιγότερη ανησυχία μήπως χάσετε κάτι σημαντικό.
Για ελεγκτές και διευθυντές λογιστηρίου
Σταματήστε να τρέχετε κατά τη διάρκεια του ελέγχου:
Η τεκμηρίωση είναι έτοιμη. Οι δοκιμές ελέγχου έχουν γίνει. Υπάρχουν αναφορές εξαιρέσεων. Επανεξετάζετε αντί να μεταγλωττίσετε.
Συλλαμβάνετε τα λάθη νωρίς:
Λάθος κωδικός GL; Πιάστηκε αμέσως. Λείπει η έγκριση; Συλλαμβάνεται αμέσως. Διορθώστε το τώρα αντί να το εξηγήσετε αργότερα στους ελεγκτές.
Αποδείξεις ότι οι έλεγχοι λειτουργούν:
Όχι "δοκιμάσαμε 25 συναλλαγές και πέρασαν". Αντίθετα, "δοκιμάσαμε συνεχώς και τις 15.000 συναλλαγές και ιδού τα αποτελέσματα".
Επικεντρωθείτε στη βελτίωση, όχι στην πυρόσβεση:
Όταν τα προβλήματα επισημαίνονται αμέσως, διορθώνετε τα βαθύτερα αίτια αντί να ανακαλύπτετε συνεχώς νέα ζητήματα.
Καλύτερη υποβολή εκθέσεων διαχείρισης:
Αναφορά στον Οικονομικό Διευθυντή και την επιτροπή ελέγχου σχετικά με την αποτελεσματικότητα του ελέγχου με πραγματικά δεδομένα και όχι με εκτιμήσεις από δείγματα.
Για ελεγκτές (εσωτερικούς και εξωτερικούς)
Καλύτερα αποδεικτικά στοιχεία ελέγχου:
Δοκιμή πληθυσμού αντί για δειγματοληψία. Πλήρεις διαδρομές ελέγχου. Οργανωμένη τεκμηρίωση. Πρόκειται για καλύτερα αποδεικτικά στοιχεία για τις ελεγκτικές γνώμες.
Ταχύτεροι έλεγχοι:
Λιγότερος χρόνος συλλογής πληροφοριών. Περισσότερος χρόνος για την κρίση και τους τομείς κινδύνου. Οι έλεγχοι ολοκληρώνονται ταχύτερα.
Επικεντρωθείτε στις περιοχές κρίσης:
Πραγματοποιούνται συνήθεις δοκιμές ελέγχου. Αφιερώστε χρόνο στις εκτιμήσεις, τις αποτιμήσεις, τους τομείς κρίσης της διοίκησης. Κάντε ελεγκτικές εργασίες υψηλότερης αξίας.
Ευκαιρίες συνεχούς διασφάλισης:
Για τον εσωτερικό έλεγχο, αυτό επιτρέπει προγράμματα συνεχούς διασφάλισης. Παρακολούθηση καθ' όλη τη διάρκεια του έτους αντί για περιοδικούς ελέγχους.
Κοινά σενάρια ελέγχου και συμμόρφωσης
Παρακολούθηση του διαχωρισμού των καθηκόντων
Η πολιτική σας: Η πολιτική σας: Το ίδιο άτομο δεν μπορεί να δημιουργεί και να εγκρίνει τιμολόγια.
Η τεχνητή νοημοσύνη παρακολουθεί κάθε τιμολόγιο:
- Τιμολόγιο που δημιουργήθηκε από τον χρήστη A
- Τιμολόγιο εγκεκριμένο από τον χρήστη Α
- Εντοπίστηκε παραβίαση του διαχωρισμού των καθηκόντων
- Αποστολή ειδοποίησης στον υπεύθυνο λογιστηρίου
- Ο διευθυντής ερευνά: Χρήστης Α κάλυψε κάποιον που βρισκόταν σε διακοπές και ξέχασε να δρομολογήσει για διαφορετική έγκριση
- Επαναδρομολόγηση του τιμολογίου στον κατάλληλο εγκριτή
- Καταγραφή περιστατικού για συζήτηση αδυναμίας ελέγχου
Το πρόβλημα εντοπίστηκε και διορθώθηκε αμέσως. Δεν ανακαλύφθηκε κατά τον έλεγχο στο τέλος του έτους.
Ανίχνευση ασυνήθιστων εγγραφών ημερολογίου
Η ΤΝ παρακολουθεί τις εγγραφές ημερολογίου:
- Μεγάλη χειροκίνητη ημερολογιακή εγγραφή που δημοσιεύτηκε την τελευταία ημέρα του τριμήνου
- Η εγγραφή αντιστρέφεται την πρώτη ημέρα του επόμενου τριμήνου
- Η καταχώρηση έχει ελάχιστη τεκμηρίωση
- Το μοτίβο ταιριάζει με τους δείκτες κινδύνου διαχείρισης κερδών
- Σημειώνεται για αναθεώρηση ελεγκτή
- Ο ελεγκτής ερευνά: Νόμιμο δεδουλευμένο για γνωστή δαπάνη, ανεπαρκής τεκμηρίωση
- Πρόσθετη τεκμηρίωση που ελήφθη και επισυνάπτεται
- Η καταχώρηση επανεξετάστηκε και εγκρίθηκε αναδρομικά
Νόμιμη καταχώρηση, αλλά η τεχνητή νοημοσύνη εντόπισε αδυναμία τεκμηρίωσης πριν από τον έλεγχο.
Πρόληψη της απάτης Master Vendor
Νέος πωλητής προστέθηκε στο σύστημα:
- Η ΤΝ ελέγχει τη διεύθυνση του προμηθευτή με τις διευθύνσεις των εργαζομένων
- Βρέθηκε αντιστοιχία: η διεύθυνση του προμηθευτή ταιριάζει με τη διεύθυνση κατοικίας του υπαλλήλου AP
- Άμεση ειδοποίηση του ελεγκτή και του οικονομικού διευθυντή
- Έναρξη έρευνας
- Αποδεικνύεται ότι ο υπάλληλος δημιούργησε έναν εικονικό πωλητή για να υποβάλει ψευδή τιμολόγια
- Η απάτη σταμάτησε πριν από την επεξεργασία της πρώτης πληρωμής
Χωρίς την παρακολούθηση της ΤΝ, αυτό θα μπορούσε να μην είχε εντοπιστεί για μήνες ή χρόνια.
Προετοιμασία ελέγχου
Οι ελεγκτές φθάνουν για τον ετήσιο έλεγχο:
- Αίτημα για κατάλογο PBC (που παρέχεται από τον πελάτη)
- Η τεχνητή νοημοσύνη παράγει το μεγαλύτερο μέρος της PBC αυτόματα:
- Ισοζύγιο δοκιμών; Παράγεται.
- Προγράμματα οδήγησης; Δημιουργήθηκε.
- Δείγμα συναλλαγών ανά κατηγορία; Δημιουργήθηκε.
- Αποτελέσματα δοκιμών ελέγχου; Έχουν ήδη γίνει για 100% του πληθυσμού.
- Αναφορές εξαιρέσεων; Έτοιμες.
- Δικαιολογητικά τεκμηρίωσης; Οργανωμένα και συνδεδεμένα.
Αυτό που παλαιότερα απαιτούσε δύο εβδομάδες προετοιμασίας, τώρα χρειάζεται δύο ημέρες για να επανεξεταστεί και να οριστικοποιηθεί.
Τι δεν μπορεί να κάνει η Τεχνητή Νοημοσύνη
Η τεχνητή νοημοσύνη είναι ισχυρή για την παρακολούθηση και την τεκμηρίωση. Έχει όμως σαφή όρια:
Δεν μπορεί να λάβει νομικές αποφάσεις:
Είναι αυτός ο λογιστικός χειρισμός σύμφωνος με τα GAAP; Πρέπει να το γνωστοποιήσουμε; Αυτά απαιτούν λογιστική εμπειρογνωμοσύνη και κρίση.
Δεν μπορεί να σχεδιάσει ελέγχους:
Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να ελέγξει αν οι έλεγχοι λειτουργούν. Δεν μπορεί να σχεδιάσει τους ελέγχους που πρέπει να έχετε. Αυτό απαιτεί την κατανόηση της επιχείρησής σας και των κινδύνων σας.
Δεν μπορεί να παρέχει ελεγκτικές γνωμοδοτήσεις:
Οι ελεγκτές διατυπώνουν γνώμες βάσει επαγγελματικής κρίσης. Η ΤΠ παρέχει αποδεικτικά στοιχεία και αποτελέσματα δοκιμών. Η γνώμη απαιτεί ανθρώπινη εμπειρογνωμοσύνη.
Δεν μπορεί να ερμηνεύσει πολύπλοκους κανονισμούς:
Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να επισημαίνει τις κανονιστικές αλλαγές και να τις συνοψίζει. Ο ακριβής προσδιορισμός της εφαρμογής τους στη συγκεκριμένη περίπτωσή σας απαιτεί εμπειρογνωμοσύνη.
Δεν μπορεί να αποδείξει απάτη:
Η τεχνητή νοημοσύνη επισημαίνει ύποπτα μοτίβα. Η έρευνα και η απόδειξη απαιτούν ανθρώπινη ανάλυση, συνεντεύξεις και κρίση.
Δεν μπορεί να αντικαταστήσει τη διακυβέρνηση:
Επιτροπές ελέγχου. Εποπτεία του διοικητικού συμβουλίου. Ευθύνη της διοίκησης. Αυτές παραμένουν ανθρώπινες λειτουργίες. Η τεχνητή νοημοσύνη τις υποστηρίζει αλλά δεν τις αντικαθιστά.
Η ΤΝ χειρίζεται τον έλεγχο, την παρακολούθηση και την τεκμηρίωση άψογα. Η τεχνογνωσία, η κρίση και η υπευθυνότητα παραμένουν στους ανθρώπους.
Ξεκινώντας
Ξεκινήστε με την περιοχή με τον υψηλότερο κίνδυνο ή την υψηλότερη προσπάθεια:
Επιλέξτε έναν έλεγχο για να τον παρακολουθήσετε πρώτα:
Διαχωρισμός καθηκόντων; Ροές εργασιών έγκρισης; Συμμόρφωση με τις πολιτικές; Επιλέξτε ένα από αυτά που είναι σημαντικά και σαφώς καθορισμένα. Αποδείξτε ότι η παρακολούθηση της ΤΝ λειτουργεί.
Καθορίστε σαφείς κανόνες:
Η τεχνητή νοημοσύνη χρειάζεται σαφείς κανόνες παρακολούθησης. Το "τα έξοδα πρέπει να είναι λογικά" είναι πολύ ασαφές. "Τα έξοδα γεύματος άνω του $75 απαιτούν την έγκριση του διευθυντή" είναι σαφές.
Ξεκινήστε με ειδοποιήσεις σε μια μικρή ομάδα:
Μην κατακλύζετε τους πάντες με ειδοποιήσεις αρχικά. Δρομολογήστε στον ελεγκτή ή σε μια μικρή ομάδα. Ρυθμίστε τους κανόνες. Μειώστε τα ψευδώς θετικά αποτελέσματα. Στη συνέχεια, επεκταθείτε.
Τεκμηριώστε τα οφέλη:
Παρακολουθήστε πόσα ζητήματα εντοπίστηκαν. Πόσο νωρίς εντοπίστηκαν. Πόσος χρόνος ελέγχου εξοικονομήθηκε. Δημιουργήστε την επιχειρηματική υπόθεση για επέκταση.
Επεκτείνετε σταδιακά:
Προσθέστε περισσότερους ελέγχους για την παρακολούθηση. Προσθέστε περισσότερους κανόνες. Προσθέστε περισσότερα άτομα που λαμβάνουν ειδοποιήσεις. Δημιουργήστε μια ολοκληρωμένη παρακολούθηση με την πάροδο του χρόνου.
Συνεργασία με τους ελεγκτές:
Δείξτε τους τι κάνετε. Πάρτε τη συμβολή τους. Θα εκτιμήσουν τη δοκιμή πληθυσμού έναντι της δειγματοληψίας. Αυτό μπορεί να μειώσει το εύρος και το κόστος του ελέγχου.
Η συνεχής παρακολούθηση δεν γίνεται από τη μια μέρα στην άλλη. Αλλά μπορείτε να ξεκινήσετε από μικρό βήμα και να το αναπτύξετε με την πάροδο του χρόνου.
Είστε έτοιμοι για συνεχή παρακολούθηση αντί για πανικό σε χρονική στιγμή;
Κάθε εταιρεία έχει διαφορετικούς κινδύνους. Διαφορετικούς ελέγχους. Διαφορετικές απαιτήσεις ελέγχου. Διαφορετικούς κανονισμούς.
Δεν πουλάμε γενικές λίστες ελέγχου συμμόρφωσης. Εξετάζουμε τους συγκεκριμένους ελέγχους σας. Τους κινδύνους σας. Τις απαιτήσεις ελέγχου σας.
Στη συνέχεια, δημιουργούμε την παρακολούθηση AI που ταιριάζει στο περιβάλλον σας. Οι ίδιοι έλεγχοι που έχετε και τώρα. Απλώς παρακολουθείτε συνεχώς αντί για περιοδικά.
Ξεκινάμε με μια περιοχή. Αποδεικνύουμε ότι η συνεχής παρακολούθηση λειτουργεί. Στη συνέχεια, επεκταθείτε. Πρακτική αυτοματοποίηση συμμόρφωσης που μειώνει τον κίνδυνο και εξοικονομεί χρόνο.
Μιλήστε μας για τις ανάγκες σας σε θέματα ελέγχου και συμμόρφωσης
