Τεχνητή νοημοσύνη για την επεξεργασία οικονομικών εγγράφων: Σταματήστε να πληκτρολογείτε. Αρχίστε να αναλύετε.
Η οικονομική σας ομάδα επεξεργάζεται εκατοντάδες ή χιλιάδες έγγραφα κάθε μήνα. Τιμολόγια. Αποδείξεις. Τραπεζικές καταστάσεις. Αναφορές εξόδων. Εντολές αγοράς. Συμβάσεις.
Κάποιος πρέπει να τα διαβάσει όλα. Να εξάγει τα δεδομένα. Να τα πληκτρολογήσει στο σύστημά σας. Ελέγξτε ότι είναι σωστά. Αντιστοιχίστε τα με άλλα έγγραφα. Να το αρχειοθετήσετε σωστά.
Αυτό δεν είναι οικονομική εργασία. Αυτό είναι εισαγωγή δεδομένων. Αλλά παίρνει ώρες κάθε μέρα.
Η τεχνητή νοημοσύνη διαβάζει έγγραφα ταχύτερα από οποιονδήποτε άνθρωπο. Εξάγει δεδομένα χωρίς τυπογραφικά λάθη. Δεν κουράζεται ποτέ στο έγγραφο 473. Και εργάζεται 24 ώρες το 24ωρο.
Δεν πρόκειται για την αντικατάσταση της ομάδας σας. Πρόκειται για την απελευθέρωσή τους από την επεξεργασία εγγράφων, ώστε να μπορούν να κάνουν πραγματική λογιστική εργασία.
Το πρόβλημα των εγγράφων στα χρηματοοικονομικά
Τα έγγραφα καταφθάνουν σε κάθε δυνατή μορφή:
- Συνημμένα email από εκατοντάδες διαφορετικούς προμηθευτές
- Σαρωμένα έντυπα έγγραφα από την αίθουσα αλληλογραφίας σας
- Φωτογραφίες αποδείξεων από εργαζόμενους
- PDF που είναι στην πραγματικότητα εικόνες και όχι κείμενο με δυνατότητα αναζήτησης
- Καταστάσεις πολλών σελίδων με πίνακες και στοιχεία γραμμής
- Χειρόγραφες σημειώσεις στα δελτία παράδοσης
Κάθε πωλητής διαμορφώνει τα τιμολόγια με διαφορετικό τρόπο. Κάθε τράπεζα έχει τη δική της διάταξη λογαριασμού. Κάθε υπάλληλος φωτογραφίζει τις αποδείξεις από διαφορετική οπτική γωνία.
Η ομάδα σας πρέπει να τα χειριστεί όλα αυτά. Εξάγετε τις βασικές πληροφορίες. Να τις μεταφέρετε στο ERP ή το λογιστικό σας σύστημα. Βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν περνάει μέσα από τις ρωγμές.
Δεν είναι απαιτητική δουλειά. Απλά είναι χρονοβόρα. Και όταν ο όγκος αυξάνεται, χρειάζεστε περισσότερους ανθρώπους ή εργάζεστε περισσότερες ώρες.
Τι κάνει η τεχνητή νοημοσύνη για την επεξεργασία εγγράφων
Διαβάζει οποιαδήποτε μορφή εγγράφου
Η τεχνητή νοημοσύνη δεν χρειάζεται πρότυπα. Δεν χρειάζεται δομημένα δεδομένα. Διαβάζει:
- PDFs: Τόσο με βάση το κείμενο όσο και με σαρωμένες εικόνες
- Εικόνες: JPEG, PNG, TIFF από οποιαδήποτε πηγή
- Ηλεκτρονικά μηνύματα: Κείμενο σώματος, συνημμένα, υπογραφές
- Φωτογραφίες: Ακόμη και θολές αποδείξεις από τηλέφωνα
- Έγγραφα πολλών σελίδων: Δηλώσεις με δεκάδες σελίδες
Χειρίζεται διαφορετικές γλώσσες. Διαφορετικά νομίσματα. Διαφορετικές μορφές ημερομηνίας. Διαφορετικές διατάξεις εγγράφων.
Ο προμηθευτής σας αλλάζει το πρότυπο τιμολογίου του; Η τεχνητή νοημοσύνη προσαρμόζεται αυτόματα. Δεν απαιτείται επαναπρογραμματισμός.
Εξαγάγει ακριβώς αυτό που χρειάζεστε
Για τα τιμολόγια, η ΤΝ αντλεί:
- Όνομα και διεύθυνση προμηθευτή
- Αριθμός και ημερομηνία τιμολογίου
- Ημερομηνία λήξης και όροι πληρωμής
- Γραμμές με περιγραφές και ποσά
- Μερικά αθροίσματα, φόρος, συνολικό ποσό
- Αριθμοί PO εάν αναφέρονται
- Στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού για την πληρωμή
Για τις αποδείξεις, εξάγει:
- Όνομα και τοποθεσία του εμπόρου
- Ημερομηνία και ώρα
- Συνολικό ποσό
- Ποσό φόρου
- Μέθοδος πληρωμής
- Αναλυτικές αγορές
Για τις τραπεζικές δηλώσεις, παίρνει:
- Αριθμός λογαριασμού
- Περίοδος δήλωσης
- Υπόλοιπα έναρξης και λήξης
- Κάθε συναλλαγή με ημερομηνία, περιγραφή, ποσό
- Τέλη και χρεώσεις τόκων
Η τεχνητή νοημοσύνη δεν βρίσκει απλώς κείμενο. Καταλαβαίνει τι σημαίνουν τα δεδομένα. Γνωρίζει τη διαφορά μεταξύ ενός αριθμού τιμολογίου και ενός αριθμού παραγγελιών. Μεταξύ ενός υποσυνόλου και ενός συνόλου. Μεταξύ χρέωσης και πίστωσης.
Επικυρώνει δεδομένα αυτόματα
Η Τεχνητή Νοημοσύνη δεν εξάγει και συνεχίζει. Ελέγχει:
Μαθηματική ακρίβεια:
Αθροίζουν τα στοιχεία της γραμμής στο υποσύνολο; Ισούται το σύνολο με τον φόρο; Εάν όχι, το έγγραφο επισημαίνεται.
Αντιστοίχιση κύριων δεδομένων:
Υπάρχει αυτός ο προμηθευτής στο σύστημά σας; Ταιριάζει η διεύθυνση; Είναι σωστός ο αριθμός λογαριασμού; Οι άγνωστοι προμηθευτές επισημαίνονται για επανεξέταση.
Επικύρωση αναφοράς:
Υπάρχει αυτός ο αριθμός PO; Είναι για αυτόν τον προμηθευτή; Ταιριάζει το ποσό; Οι αναντιστοιχίες ενεργοποιούν ειδοποιήσεις.
Ανίχνευση αντιγράφων:
Έχει υποβληθεί αυτό το τιμολόγιο στο παρελθόν; Ίδιος προμηθευτής, ίδιο ποσό, ίδια ημερομηνία; Η ΤΠ εντοπίζει διπλές προσπάθειες πληρωμής.
Έλεγχοι λογικότητας:
Είναι αυτό το ποσό πολύ υψηλότερο από το κανονικό για τον συγκεκριμένο πωλητή; Είναι η ημερομηνία λήξης στο παρελθόν; Φαίνεται κάτι ασυνήθιστο; Η τεχνητή νοημοσύνη επισημαίνει τις ακραίες τιμές.
Τίποτα δεν περνάει χωρίς επικύρωση. Η ομάδα σας βλέπει μόνο έγγραφα που είτε έχουν περάσει όλους τους ελέγχους είτε χρειάζονται ειδική ανθρώπινη κρίση.
Δρομολογεί έξυπνα τα έγγραφα
Μετά την επεξεργασία, τα έγγραφα πρέπει να πάνε στο σωστό μέρος:
Δρομολόγηση έγκρισης:
Έξοδα μάρκετινγκ; Πηγαίνει στον υπεύθυνο μάρκετινγκ. Πάνω από $5,000; Πηγαίνει στον διευθυντή. Κεφαλαιουχικές δαπάνες; Πηγαίνει στον οικονομικό διευθυντή. Η ΤΝ γνωρίζει τον πίνακα έγκρισής σας.
Κατανομή τμήματος:
Με βάση τους κωδικούς GL, τα κέντρα κόστους ή το περιεχόμενο του εγγράφου, η ΤΠ δρομολογείται στο σωστό τμήμα για κωδικοποίηση και έγκριση.
Χειρισμός εξαιρέσεων:
Αποτυχημένη επικύρωση; Πηγαίνει στην ουρά ειδικών AP. Νέος προμηθευτής; Πηγαίνει στις προμήθειες. Ασυνήθιστο ποσό; Πηγαίνει στον ελεγκτή. Κάθε τύπος εξαίρεσης έχει τη δική του διαδρομή.
Ταξινόμηση κατά προτεραιότητα:
Διατίθεται έκπτωση πρόωρης πληρωμής; Υψηλή προτεραιότητα. Ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο; Υψηλή προτεραιότητα. Τυπικοί όροι 30 ημερών; Κανονική ουρά. Η τεχνητή νοημοσύνη δίνει προτεραιότητα σε ό,τι έχει σημασία.
Τέρμα τα έγγραφα που βρίσκονται στο email ενός ατόμου και περιμένουν χειροκίνητη ταξινόμηση. Όλα πηγαίνουν αυτόματα εκεί που πρέπει να πάνε.
Δημιουργεί αυτόματα διαδρομές ελέγχου
Για κάθε έγγραφο, η ΤΝ καταγράφει:
- Όταν παραλήφθηκε
- Ποια δεδομένα εξήχθησαν
- Ποιες επικυρώσεις πραγματοποιήθηκαν
- Τι πέρασε ή απέτυχε
- Ποιος εξέτασε τις εξαιρέσεις
- Ποιες αποφάσεις ελήφθησαν
- Όταν αναρτήθηκε στο σύστημα
Πλήρης τεκμηρίωση. Δεν απαιτείται χειροκίνητη καταγραφή. Όλα έτοιμα για έλεγχο.
Τι σημαίνει αυτό για εσάς
Για οικονομικούς διευθυντές και ηγέτες οικονομικών
Χαμηλότερο κόστος ανά συναλλαγή:
Η χειροκίνητη επεξεργασία ενός τιμολογίου κοστίζει $10-$30 ανάλογα με την πολυπλοκότητα. Με την τεχνητή νοημοσύνη, πέφτει στο $2-$5. Σε κλίμακα, αυτό αθροίζεται γρήγορα.
Διαχειριστείτε την ανάπτυξη χωρίς αύξηση του προσωπικού:
Η επιχείρησή σας διπλασιάζει τον όγκο συναλλαγών; Η τεχνητή νοημοσύνη κλιμακώνεται άμεσα. Χωρίς προσλήψεις. Καμία εκπαίδευση. Δεν υπάρχει χρόνος εισαγωγής.
Ταχύτεροι χρόνοι κύκλου:
Επεξεργασία εγγράφων την ίδια ημέρα αντί να παραμένουν σε ουρές για ημέρες. Προηγούμενες εκπτώσεις πληρωμών. Καλύτερη ορατότητα των ταμειακών ροών.
Καλύτερη ποιότητα δεδομένων:
Χωρίς τυπογραφικά λάθη. Δεν λείπουν πεδία. Δεν υπάρχουν μετατοπισμένοι αριθμοί. Καθαρότερα δεδομένα σημαίνουν καλύτερες αναφορές και λιγότερες διορθώσεις.
Ορατότητα σε πραγματικό χρόνο:
Δείτε τι ακριβώς είναι στα σκαριά. Πόσα τιμολόγια περιμένουν έγκριση; Ποια είναι η συνολική υποχρέωση; Τέρμα η παρακολούθηση σε λογιστικά φύλλα.
Για ομάδες AP/AR
Σταματήστε να κάνετε εισαγωγή δεδομένων:
Τέρμα η πληκτρολόγηση από PDF. Όχι άλλος διπλός έλεγχος αριθμών. Η τεχνητή νοημοσύνη αναλαμβάνει την εξαγωγή. Εσείς χειρίζεστε τις εξαιρέσεις και τις αποφάσεις.
Επικεντρωθείτε στην επίλυση προβλημάτων:
Αντί να επεξεργάζεστε 50 τυπικά τιμολόγια, χειρίζεστε τα 5 που χρειάζονται κρίση. Διαφορές προμηθευτών. Λείπουν POs. Ερωτήσεις τιμολόγησης. Τα ενδιαφέροντα πράγματα.
Λιγότερο επαναλαμβανόμενο στρες:
Η δακτυλογράφηση εκατοντάδων τιμολογίων προκαλεί πραγματική σωματική καταπόνηση. Η τεχνητή νοημοσύνη δεν παθαίνει καρπιαίο σωλήνα. Η ομάδα σας παραμένει πιο υγιής.
Αντιμετωπίστε εύκολα τις περιόδους αιχμής:
Κύμα στο τέλος του μήνα; Βιασύνη στο τέλος του τριμήνου; Η τεχνητή νοημοσύνη δεν επιβραδύνει. Δεν χρειάζονται υπερωρίες. Κανένα άγχος για το αν θα περάσει ο σωρός.
Ταχύτερη ανταπόκριση των προμηθευτών:
"Πού είναι η πληρωμή μου;" Μπορείτε να απαντήσετε αμέσως, επειδή τα πάντα βρίσκονται στο σύστημα. Δεν χρειάζεται να ψάχνετε μέσα από email ή στοίβες χαρτιών.
Για ολόκληρη την επιχείρηση
Λιγότερες κυρώσεις για καθυστερήσεις πληρωμών:
Η ταχύτερη επεξεργασία των εγγράφων σημαίνει έγκαιρες πληρωμές. Δεν υπάρχουν πλέον τέλη καθυστέρησης $50 επειδή ένα τιμολόγιο έμεινε στο email για μια εβδομάδα.
Περισσότερες εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής:
Οι όροι "2/10 καθαρά 30" σημαίνουν πραγματική εξοικονόμηση χρημάτων. Η τεχνητή νοημοσύνη επεξεργάζεται αρκετά γρήγορα για να καταγράψει πραγματικά αυτές τις εκπτώσεις.
Καλύτερες σχέσεις με τους προμηθευτές:
Η συνεπής, έγκαιρη επεξεργασία σας κάνει καλύτερο πελάτη. Οι προμηθευτές εκτιμούν την προβλεψιμότητα.
Ταχύτερη επιστροφή χρημάτων στους υπαλλήλους:
Οι αναφορές εξόδων διεκπεραιώνονται σε ημέρες, όχι σε εβδομάδες. Ευτυχέστεροι υπάλληλοι που δεν περιμένουν τα χρήματά τους.
Κοινά σενάρια επεξεργασίας εγγράφων
Επεξεργασία τιμολογίων
Το τιμολόγιο φτάνει μέσω email. Η AI:
- Εξαγάγει όλα τα δεδομένα τιμολογίων εντός δευτερολέπτων
- Ελέγχει τον προμηθευτή με τον κύριο κατάλογο
- Ταιριάζει με την PO αν υπάρχει
- Επικυρώνει ποσά και υπολογισμούς
- Διαδρομές για έγκριση με βάση το ποσό και την υπηρεσία
- Δημιουργεί καταχώρηση AP στο σύστημά σας
- Ειδοποιεί τον εγκριτή μέσω της προτιμώμενης μεθόδου
Συνολικός χρόνος: Χρόνος εργασίας: κάτω από ένα λεπτό. Ανθρώπινη συμμετοχή: Μόνο απόφαση έγκρισης.
Επεξεργασία αναφορών εξόδων
Ο εργαζόμενος υποβάλλει έκθεση εξόδων με 12 αποδείξεις. Η AI:
- Διαβάζει όλες τις αποδείξεις, συμπεριλαμβανομένων των φωτογραφιών τσαλακωμένου χαρτιού
- Εξάγει τον έμπορο, την ημερομηνία, το ποσό από κάθε
- Έλεγχοι σε σχέση με την πολιτική της εταιρείας (όρια ποσών, επιτρεπόμενες κατηγορίες)
- Επισημαίνει τυχόν στοιχεία εκτός πολιτικής
- Συμπληρώνει αυτόματα την έκθεση εξόδων
- Διαδρομές προς τον διευθυντή για έγκριση
- Ουρές για την πληρωμή επιστροφής χρημάτων
Ο υπάλληλος δεν πληκτρολογεί τίποτα. Ο διευθυντής βλέπει καθαρή σύνοψη με όλες τις επισυναπτόμενες αποδείξεις. Η αποζημίωση γίνεται πιο γρήγορα.
Συμφωνία δηλώσεων
Καταφθάνει η μηνιαία τραπεζική δήλωση. Η AI:
- Εξαγάγει κάθε συναλλαγή από τη δήλωση
- Ταιριάζει με συναλλαγές στο σύστημά σας
- Εντοπίζει μη αντιστοιχισμένα στοιχεία και στις δύο πλευρές
- Σηματοδοτεί ασυνήθιστες συναλλαγές (μεγάλα ποσά, άγνωστοι δικαιούχοι)
- Δημιουργεί έκθεση συμφιλίωσης που δείχνει τι ταιριάζει και τι όχι
- Παρουσιάζει εξαιρέσεις για ανθρώπινη επανεξέταση
Αυτό που παλαιότερα διαρκούσε ώρες, τώρα διαρκεί λίγα λεπτά. Η ομάδα σας επικεντρώνεται μόνο στα στοιχεία που δεν ταιριάζουν αυτόματα.
Τι δεν μπορεί να κάνει η Τεχνητή Νοημοσύνη
Ας είμαστε ειλικρινείς όσον αφορά τους περιορισμούς:
Δεν μπορεί να χειριστεί πραγματικά μοναδικές καταστάσεις:
Τυποποιημένα τιμολόγια; Τέλεια. Αλλά εκείνη η εφάπαξ συμφωνία αδειοδότησης με ασυνήθιστους όρους πληρωμής; Χρειάζεται ακόμα ανθρώπινη εξέταση.
Δεν μπορεί να κάνει κρίσεις:
Πρέπει να πληρώσουμε αυτό το αμφισβητούμενο τιμολόγιο; Αξίζει να διατηρήσουμε αυτή τη σχέση με τον προμηθευτή; Αυτές είναι επιχειρηματικές αποφάσεις, όχι αποφάσεις επεξεργασίας.
Δεν μπορεί να διαβάσει εντελώς κατεστραμμένα έγγραφα:
Αν ένας άνθρωπος δεν μπορεί να διακρίνει τους αριθμούς, δεν μπορεί ούτε η τεχνητή νοημοσύνη. Τα έγγραφα που έχουν υποστεί σοβαρές ζημιές εξακολουθούν να χρειάζονται ανθρώπινη παρέμβαση.
Δεν μπορεί να χειριστεί προφορικές συμφωνίες:
Το "τους είπα ότι θα πληρώναμε μέχρι την Παρασκευή" έχει σημασία μόνο αν είναι τεκμηριωμένο. Η τεχνητή νοημοσύνη δουλεύει με το τι είναι γραμμένο, όχι με το τι ειπώθηκε.
Χρειάζεται σαφή δεδομένα για την εξαγωγή:
Εάν λείπουν κρίσιμες πληροφορίες από το έγγραφο, η τεχνητή νοημοσύνη θα το επισημάνει, αλλά δεν μπορεί να εφεύρει τα δεδομένα. Κάποιος πρέπει ακόμα να βρει τον αριθμό του τιμολογίου που λείπει.
Η τεχνητή νοημοσύνη χειρίζεται εξαιρετικά την επεξεργασία ρουτίνας. Όλα τα υπόλοιπα εξακολουθούν να χρειάζονται την τεχνογνωσία της ομάδας σας.
Ξεκινώντας
Η τεχνητή νοημοσύνη επεξεργασίας εγγράφων λειτουργεί καλύτερα όταν ξεκινάτε εστιασμένα:
Επιλέξτε πρώτα έναν τύπο εγγράφου:
Μην προσπαθείτε να αυτοματοποιήσετε τα πάντα ταυτόχρονα. Ξεκινήστε με τον τύπο εγγράφου με τον μεγαλύτερο όγκο. Συνήθως τιμολόγια ή αποδείξεις εξόδων.
Ξεκινήστε με τα καθαρότερα δεδομένα σας:
Οι μεγαλύτεροι προμηθευτές με συνεπή μορφοποίηση είναι οι ευκολότεροι. Κερδίστε πρώτα εκεί, και στη συνέχεια επεκταθείτε σε πιο μεταβλητά έγγραφα.
Κρατήστε αρχικά τους ανθρώπους ενήμερους:
Αφήστε την ΤΝ να επεξεργαστεί, αλλά βάλτε την ομάδα σας να τα επανεξετάσει όλα στην αρχή. Δημιουργήστε εμπιστοσύνη στο σύστημα. Συντονίστε τους κανόνες επικύρωσης.
Μετρήστε την εξοικονόμηση χρόνου:
Παρακολουθήστε πόσο χρόνο χρειάστηκε η επεξεργασία πριν και μετά. Μετρήστε τα ποσοστά σφάλματος. Καταγράψτε τη βελτίωση. Αυτό αποδεικνύει την αξία.
Επεκτείνετε σταδιακά:
Μόλις ένας τύπος εγγράφου λειτουργήσει καλά, προσθέστε έναν άλλο. Δημιουργήστε τις δυνατότητες αυτοματοποιημένης επεξεργασίας σας με την πάροδο του χρόνου.
Αυτό δεν είναι όλα ή τίποτα. Μπορείτε να ξεκινήσετε από μικρό μέγεθος, να αποδείξετε την αξία και στη συνέχεια να αυξήσετε την κλίμακα.
Έτοιμοι να σταματήσετε να επεξεργάζεστε έγγραφα χειροκίνητα;
Κάθε οικονομικό τμήμα έχει διαφορετικό όγκο εγγράφων, μορφές και ροές εργασίας. Οι λύσεις τύπου cookie-cutter δεν λειτουργούν.
Εξετάζουμε τα πραγματικά σας έγγραφα. Τα συστήματά σας. Τις διαδικασίες έγκρισής σας. Τις ανάγκες σας για το χειρισμό των εξαιρέσεων.
Στη συνέχεια, δημιουργούμε την επεξεργασία εγγράφων τεχνητής νοημοσύνης που ταιριάζει στον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε στην πραγματικότητα. Όχι στη θεωρία. Όχι γενικά πρότυπα. Τις συγκεκριμένες ροές εργασίας σας.
Ξεκινάμε από μικρά. Αποδεικνύουμε ότι λειτουργεί. Στη συνέχεια, επεκταθείτε. Χωρίς μαζικές προκαταβολικές επενδύσεις. Καμία διαταραχή στις τρέχουσες λειτουργίες.
