AI για τους πληρωτέους και τους εισπρακτέους λογαριασμούς: Διαχειριστείτε περισσότερες συναλλαγές με λιγότερη προσπάθεια
Τα AP και AR είναι εργοστάσια συναλλαγών. Εκατοντάδες ή χιλιάδες τιμολόγια διακινούνται κάθε μήνα. Κάθε ένα από αυτά πρέπει να καταγραφεί, να αντιστοιχιστεί, να εγκριθεί, να πληρωθεί ή να εισπραχθεί.
Πρόκειται για εργασία όγκου. Σαφείς κανόνες. Συγκεκριμένα βήματα. Πολύ λίγες αλλαγές από τη μια συναλλαγή στην άλλη.
Η ομάδα σας ξοδεύει ώρες για την αντιστοίχιση των τιμολογίων με τις παραγγελίες αγοράς. Ελέγξτε την αντιστοίχιση τριών κατευθύνσεων. Προγραμματισμός των τρεχούμενων πληρωμών. Αποστολή υπενθυμίσεων είσπραξης. Συμφιλίωση λογαριασμών. Απαντώντας σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "πού είναι η πληρωμή μου;".
Δεν πρόκειται για στρατηγική χρηματοοικονομική εργασία. Είναι επεξεργασία συναλλαγών. Και η τεχνητή νοημοσύνη είναι φτιαγμένη ακριβώς γι' αυτό.
Η AI χειρίζεται τον όγκο. Η ομάδα σας χειρίζεται τις εξαιρέσεις. Αντί να επεξεργάζεται 200 συναλλαγές ρουτίνας και 10 προβληματικές περιπτώσεις, η ομάδα σας επικεντρώνεται στις 10 που πραγματικά χρειάζονται ανθρώπινη κρίση.
Η πρόκληση AP/AR
Ο όγκος συναλλαγών αυξάνεται με την επιχείρησή σας. Αλλά η ομάδα σας δεν αυξάνεται με τον ίδιο ρυθμό.
Στους πληρωτέους λογαριασμούς:
- Τα τιμολόγια φτάνουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ταχυδρομείου, πύλης, EDI, φαξ.
- Κάθε πωλητής διαμορφώνει διαφορετικά τα τιμολόγια
- Κάθε τιμολόγιο χρειάζεται αντιστοίχιση με το PO και την απόδειξη
- Η δρομολόγηση της έγκρισης εξαρτάται από το ποσό, το τμήμα, τον τύπο του προμηθευτή
- Χρονοπρογραμματισμός πληρωμών, ληξιπρόθεσμες ημερομηνίες, εκπτώσεις και ταμειακή θέση
- Οι πωλητές τηλεφωνούν και ρωτούν για την κατάσταση πληρωμών
- Πρέπει να υπολογιστούν τα δεδουλευμένα στο τέλος του μήνα
Στο πεδίο "Λογαριασμοί εισπρακτέοι":
- Τα τιμολόγια πρέπει να δημιουργούνται και να αποστέλλονται σωστά.
- Οι πληρωμές γίνονται με επιταγή, ACH, έμβασμα, πιστωτική κάρτα
- Η εφαρμογή μετρητών αντιστοιχεί τις πληρωμές στα τιμολόγια
- Οι βραχυπρόθεσμες αμοιβές και οι εκπτώσεις χρήζουν διερεύνησης
- Οι εισπράξεις απαιτούν παρακολούθηση των ληξιπρόθεσμων λογαριασμών
- Οι πελάτες αμφισβητούν τα τιμολόγια και χρειάζονται επίλυση
- Οι στόχοι DSO χρειάζονται παρακολούθηση
Κάθε βήμα είναι απλό. Αλλά πολλαπλασιάστε το με εκατοντάδες συναλλαγές και έχετε θέσεις εργασίας πλήρους απασχόλησης για πολλούς ανθρώπους.
Όταν ο όγκος αυξάνεται, έχετε τρεις επιλογές: να προσλάβετε περισσότερους ανθρώπους, να εργαστείτε περισσότερες ώρες ή να αφήσετε τα πράγματα να ξεφύγουν. Καμία από αυτές δεν είναι σπουδαία.
Η τεχνητή νοημοσύνη σας δίνει μια τέταρτη επιλογή: να χειρίζεστε τη ρουτίνα αυτόματα.
Τι κάνει η AI για τους πληρωτέους λογαριασμούς
Επεξεργάζεται τιμολόγια αυτόματα
Το τιμολόγιο φτάνει. Η AI:
Εξαγάγει όλα τα δεδομένα:
Προμηθευτής, αριθμός τιμολογίου, ημερομηνία, κονδύλια, ποσά, όροι, αριθμός παραστατικού. Όλα όσα απαιτούνται για την επεξεργασία.
Επικυρώνει το τιμολόγιο:
Τα μαθηματικά βγάζουν νόημα; Είναι ο πωλητής στο σύστημα; Είναι σωστή η διεύθυνση; Είναι οι όροι πληρωμής όπως συμφωνήθηκαν;
Ελέγχει για αντίγραφα:
Έχει υποβληθεί αυτό το τιμολόγιο στο παρελθόν; Ίδιος προμηθευτής, ίδιο ποσό, ίδια ημερομηνία; Οι διπλές προσπάθειες επισημαίνονται αμέσως.
Δημιουργεί την καταχώρηση AP:
Αναρτήσεις στο ERP ή το λογιστικό σας σύστημα αυτόματα. Αποδίδονται κωδικοί GL με βάση τους κανόνες που ορίζετε.
Όλα αυτά συμβαίνουν σε λιγότερο από ένα λεπτό. Χωρίς ανθρώπινη πληκτρολόγηση. Δεν υπάρχουν λάθη κατά την εισαγωγή δεδομένων.
Χειρισμοί Τριπλής αντιστοίχισης
Η αντιστοίχιση τριών κατευθύνσεων είναι κρίσιμος έλεγχος. Είναι επίσης κουραστικός.
Οι αγώνες AI:
- Τιμολόγιο σε παραγγελία αγοράς: Σωστός πωλητής; Σωστά αντικείμενα; Σωστές τιμές;
- Από τιμολόγιο σε απόδειξη: Λάβαμε όντως αυτό που χρεώθηκε;
- Και οι τρεις μαζί: Ευθυγραμμίζονται οι ποσότητες και τα ποσά και στα τρία έγγραφα;
Τέλειο ταίριασμα:
Όλα ευθυγραμμίζονται εντός αποδεκτών ανοχών. Η τεχνητή νοημοσύνη εγκρίνει αυτόματα και θέτει σε ουρά για πληρωμή.
Μικρή απόκλιση:
Μικρή διαφορά στην ποσότητα ή την τιμή. Κάτω από το όριο ανοχής σας. Η ΤΝ επισημαίνει, αλλά μπορεί να εγκρίνει αυτόματα, αν το ρυθμίσετε με αυτόν τον τρόπο.
Σημαντική απόκλιση:
Αναντιστοιχία υλικών. Διαφορετική ποσότητα. Διαφορετική τιμή. Λείπει το PO. Η τεχνητή νοημοσύνη επισημαίνει για ανθρώπινη εξέταση και δρομολογεί στο σωστό άτομο.
Η ομάδα σας βλέπει μόνο τις εξαιρέσεις. Τα 90% που ταιριάζουν απόλυτα; Ήδη τακτοποιήθηκε.
Διαδρομές για την Έγκριση Intelligently
Κάθε εταιρεία έχει κανόνες έγκρισης. Η τεχνητή νοημοσύνη τους ακολουθεί:
Δρομολόγηση βάσει ποσού:
Κάτω από $500; Έγκριση διαχειριστή. $500-$5,000? Έγκριση διευθυντή. Πάνω από $5,000; Έγκριση αντιπροέδρου. Η ΤΝ γνωρίζει το πλέγμα εγκρίσεών σας.
Δρομολόγηση βάσει τμήματος:
Έξοδα μάρκετινγκ; Πηγαίνει στον υπεύθυνο μάρκετινγκ. Δαπάνη πληροφορικής; Πηγαίνει στον διευθυντή πληροφορικής. Διατμηματικό; Πηγαίνει και στους δύο.
Δρομολόγηση βάσει προμηθευτή:
Νέος πωλητής; Πηγαίνει στις προμήθειες για έλεγχο. Γνωστός προμηθευτής; Τυπική διαδικασία. Προμηθευτής στη λίστα παρακολούθησης; Πηγαίνει στον ελεγκτή.
Χειρισμός κατά προτεραιότητα:
Διατίθεται έκπτωση πρόωρης πληρωμής; Υψηλή προτεραιότητα. Τυπικοί όροι 30 ημερών; Κανονική ουρά. Ήδη ληξιπρόθεσμη; Επείγον.
Οι εγκρίνοντες λαμβάνουν ειδοποιήσεις μέσω του προτιμώμενου καναλιού τους. Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, Slack, Teams, εφαρμογή για κινητά. Εγκρίνουν ή απορρίπτουν με ένα κλικ. Δεν χρειάζεται να ψάχνουν σε email για το τιμολόγιο.
Βελτιστοποιεί τον προγραμματισμό πληρωμών
Ποια τιμολόγια πρέπει να πληρώσετε αυτή την εβδομάδα; Η τεχνητή νοημοσύνη σας βοηθά να αποφασίσετε.
Εξετάζει:
- Ημερομηνίες λήξης: Τι πρέπει να καταβληθεί για να αποφευχθούν τα τέλη καθυστέρησης;
- Εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής: Ποιες εκπτώσεις μπορούμε να συλλάβουμε;
- Ταμειακή θέση: Τι μπορούμε να πληρώσουμε τώρα;
- Σχέσεις με προμηθευτές: Σε ποιους δίνουμε προτεραιότητα για στρατηγικούς λόγους;
- Όροι πληρωμής: Ποια είναι η βέλτιστη χρονική στιγμή για τις ταμειακές ροές;
Η τεχνητή νοημοσύνη προτείνει διαδρομές πληρωμών που εξισορροπούν όλους αυτούς τους παράγοντες. Εσύ αναθεωρείς. Προσαρμόζετε εάν χρειάζεται. Εγκρίνετε. Οι πληρωμές εκτελούνται.
Αποτέλεσμα: Περισσότερες εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής. Λιγότερα τέλη καθυστέρησης. Καλύτερη διαχείριση μετρητών. Λιγότερος χειροκίνητος προγραμματισμός.
Χειρίζεται τις επικοινωνίες με τους προμηθευτές
Ηλεκτρονικά μηνύματα του προμηθευτή: "Ποια είναι η κατάσταση του τιμολογίου 12345;"
Πριν από την ΤΝ: Κάποιος ψάχνει στα συστήματα και στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Βρίσκει την κατάσταση. Γράφει μια απάντηση. Παίρνει 10 λεπτά.
Με τεχνητή νοημοσύνη: Άμεση ανταπόκριση. "Το τιμολόγιο 12345 έχει εγκριθεί και έχει προγραμματιστεί για πληρωμή στις 15 Μαΐου". Η τεχνητή νοημοσύνη ελέγχει το σύστημα και ανταποκρίνεται αυτόματα.
Για πολύπλοκες ερωτήσεις, η τεχνητή νοημοσύνη απευθύνεται σε έναν άνθρωπο. Αλλά έλεγχοι κατάστασης ρουτίνας; Διεκπεραιώνονται αυτόματα. Η ομάδα σας παύει να παίζει τον μεσάζοντα μεταξύ των προμηθευτών και των συστημάτων σας.
Τι κάνει η ΤΝ για τους εισπρακτέους λογαριασμούς
Δημιουργεί και αποστέλλει τιμολόγια
Τα τιμολόγια πρέπει να αποστέλλονται εγκαίρως. Με σωστές πληροφορίες. Στο σωστό άτομο.
Η τεχνητή νοημοσύνη:
Δημιουργεί τιμολόγια από παραγγελίες:
Εκπληρώθηκε η παραγγελία; Το τιμολόγιο δημιουργείται αυτόματα. Όλα τα στοιχεία. Σωστή τιμολόγηση. Σωστοί όροι. Ειδική μορφή για τον πελάτη, εάν χρειάζεται.
Εφαρμόζει κανόνες για κάθε πελάτη:
Ορισμένοι πελάτες χρειάζονται αριθμούς PO στα τιμολόγια. Ορισμένοι χρειάζονται συγκεκριμένους αριθμούς αναφοράς. Ορισμένοι χρειάζονται τα τιμολόγια να αποστέλλονται στο billing@, όχι στο finance@. Η AI χειρίζεται τις απαιτήσεις των πελατών.
Αποστέλλει μέσω των προτιμώμενων καναλιών:
Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, EDI, μεταφόρτωση μέσω πύλης, έντυπο ταχυδρομείο. Με όποιον τρόπο και αν θέλει ο πελάτης να λαμβάνει τα τιμολόγια, η ΤΠ τα παραδίδει.
Παράδοση ιχνών:
Το email άνοιξε; Κατέβασμα PDF; EDI επιβεβαιώθηκε; Το AI παρακολουθεί την παραλαβή και επισημαίνει εάν κάτι δεν έχει παραδοθεί.
Τα τιμολόγια αποστέλλονται ταχύτερα. Με μεγαλύτερη συνέπεια. Με λιγότερα λάθη. Αυτό σημαίνει ταχύτερη πληρωμή.
Εφαρμόζει μετρητά αυτόματα
Η εφαρμογή μετρητών είναι η αντιστοίχιση των πληρωμών με τα τιμολόγια. Απλή ιδέα. Χρονοβόρα πραγματικότητα.
Οι αγώνες AI:
Τέλεια ταιριάσματα:
Το ποσό πληρωμής ισούται ακριβώς με το ποσό του τιμολογίου. Το όνομα του πελάτη ταιριάζει. Η AI εφαρμόζεται αυτόματα.
Μερικές πληρωμές:
Ο πελάτης κατέβαλε $8,000 έναντι τιμολογίου $10,000. Η ΑΙ εφαρμόζει τη μερική πληρωμή και διατηρεί το υπόλοιπο ανοιχτό.
Πληρωμές με πολλαπλούς λογαριασμούς:
Μία επιταγή ύψους $50.000 που καλύπτει 15 τιμολόγια. Η τεχνητή νοημοσύνη αντιστοιχεί στα σωστά τιμολόγια με βάση τα ποσά, τους αριθμούς τιμολογίων στις αναφορές πληρωμών ή τα ιστορικά πρότυπα.
Αχρησιμοποίητα μετρητά:
Η πληρωμή δεν αντιστοιχεί σαφώς σε κανένα τιμολόγιο. Η τεχνητή νοημοσύνη την επισημαίνει για ανθρώπινη εξέταση και παρέχει προτεινόμενες αντιστοιχίες με βάση το ποσό και το ιστορικό πελατών.
Η ομάδα σας αγγίζει μόνο τις εξαιρέσεις. Όλα τα υπόλοιπα περνούν αυτόματα.
Διαχειρίζεται συστηματικά τις συλλογές
Οι συλλογές είναι έργο παρακολούθησης. Η ΤΝ το κάνει με συνέπεια.
Παρακολουθεί τις ημερομηνίες λήξης:
Το τιμολόγιο πρέπει να κατατεθεί αύριο; Το AI το σημειώνει. Ληξιπρόθεσμο; Αρχίζει η κλιμάκωση.
Στέλνει αυτόματα υπενθυμίσεις:
Φιλική υπενθύμιση 5 ημέρες πριν από την ημερομηνία λήξης. Άλλη μια υπενθύμιση κατά την ημερομηνία λήξης. Κλιμακούμενες υπενθυμίσεις στις 7, 14, 30 ημέρες μετά την ημερομηνία λήξης. Χρονισμός και τόνος με βάση τους κανόνες σας.
Εξατομικεύει τις επικοινωνίες:
"Το τιμολόγιο 5678 για $12.500 με ημερομηνία 1 Απριλίου είναι πλέον 15 ημέρες καθυστερημένο. Η πληρωμή αναμενόταν μέχρι τις 30 Απριλίου". Συγκεκριμένες λεπτομέρειες, όχι γενικά πρότυπα.
Εντοπίζει απαντήσεις:
Ο πελάτης λέει "η επιταγή είναι στο ταχυδρομείο"; Η ΤΝ το καταγράφει και παρακολουθεί εάν η πληρωμή δεν φτάσει. Προκύπτει διαφωνία; Προωθείται στον ειδικό AR.
Κλιμακώνει κατάλληλα:
Μικρό ποσό, πρώτη φορά αργοπορημένος; Αυτόματες υπενθυμίσεις. Μεγάλο ποσό, επανειλημμένη καθυστέρηση; Προωθείται στον διαχειριστή AR. Πολύ μεγάλο ποσό, με σημαντική καθυστέρηση; Προωθείται στον Οικονομικό Διευθυντή.
Συνεπής παρακολούθηση. Κανένας λογαριασμός δεν ξεχνιέται. Καμία καθυστέρηση αμήχανων συνομιλιών. Μόνο συστηματική διαχείριση εισπράξεων.
Χειρίζεται διαφορές και εκπτώσεις
Ο πελάτης πληρώνει $9,000 για ένα τιμολόγιο $10,000 και λέει "σφάλμα τιμολόγησης".
Η τεχνητή νοημοσύνη:
- Ανιχνεύει τη βραχυχρόνια αμοιβή
- Ελέγχει αν υπάρχει σημείωση ή λόγος διαφωνίας
- Βγάζει την αρχική προσφορά, την παραγγελία και το τιμολόγιο
- Ελέγχει το ιστορικό τιμολόγησης με αυτόν τον πελάτη
- Επισημαίνει τη διαφορά και τη διαβιβάζει στον ειδικό AR με όλες τις σχετικές πληροφορίες που έχουν ήδη συγκεντρωθεί.
Ο ειδικός σας σε θέματα AR ερευνά με όλο το πλαίσιο που έχει ήδη παρασχεθεί. Κανένα κυνήγι μέσα από συστήματα. Δεν χρειάζεται να συναρμολογήσει τι συνέβη. Όλα όσα χρειάζονται είναι εκεί.
Προβλέπει εισπράξεις μετρητών
Πόσα μετρητά θα μαζέψετε την επόμενη εβδομάδα; Τον επόμενο μήνα;
Η AI αναλύει:
- Εκκρεμή τιμολόγια και ημερομηνίες λήξης
- Ιστορικά πρότυπα πληρωμών ανά πελάτη
- Εποχιακές τάσεις
- Τρέχοντα ζητήματα συλλογής
- Εκκρεμείς διαφορές
Αποτέλεσμα: Προβλέψεις είσπραξης μετρητών που ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα. Όχι απλώς αθροίζοντας τα ποσά των τιμολογίων και ελπίζοντας. Πραγματικές προβλέψεις που βασίζονται στον τρόπο με τον οποίο οι πελάτες πραγματικά πληρώνουν.
Καλύτερη πρόβλεψη μετρητών σημαίνει καλύτερη διαχείριση μετρητών. Δεν υπάρχουν εκπλήξεις σχετικά με το αν μπορείτε να πληρώσετε τη μισθοδοσία ή την αγορά εξοπλισμού.
Τι κάνει η Τεχνητή Νοημοσύνη για τη συμφιλίωση
Η συμφιλίωση είναι έργο αντιστοίχισης. Η ΤΝ υπερέχει στο ταίριασμα.
Τραπεζική συμφωνία
Η τεχνητή νοημοσύνη:
- Τραβάει συναλλαγές από την τραπεζική σας τροφοδοσία
- Αντλεί συναλλαγές από το λογιστικό σας σύστημα
- Ταιριάζει με ό,τι ευθυγραμμίζεται
- Επισημαίνει ό,τι δεν ταιριάζει
- Δημιουργεί έκθεση συμφιλίωσης που δείχνει ταυτοποιημένα στοιχεία και εξαιρέσεις
Η ομάδα σας εξετάζει τις εξαιρέσεις. Οι άλλες 95% συναλλαγές; Έχουν ήδη συμφωνηθεί.
Συμφωνία λογαριασμών προμηθευτών
Τα αρχεία σας λένε ότι χρωστάτε στον Προμηθευτή Χ $25,000. Η δήλωσή τους λέει ότι χρωστάτε $27,000. Τι είναι διαφορετικό;
Η ΤΝ συγκρίνει γραμμή προς γραμμή:
- Ποια τιμολόγια εμφανίζονται και στα δύο;
- Ποια τιμολόγια υπάρχουν μόνο στη δήλωσή τους;
- Ποιες πληρωμές έλαβαν που καταγράψαμε;
- Ποια είναι η διαφορά και γιατί;
Δημιουργεί έκθεση συμφιλίωσης που δείχνει ότι η διαφορά $2,000 είναι το τιμολόγιο 789 που δεν έχουμε λάβει ακόμη. Το μυστήριο λύθηκε μέσα σε λίγα λεπτά, όχι σε ώρες.
Συμφωνία λογαριασμών πελατών
Το ίδιο σκεπτικό για την AR. Ο πελάτης λέει ότι δεν χρωστάει τίποτα. Το σύστημά σας εμφανίζει $15,000 ανεξόφλητες οφειλές.
Η τεχνητή νοημοσύνη εντοπίζει τι πλήρωσαν που δεν έχετε εφαρμόσει ακόμη. Ποια τιμολόγια αμφισβητούν. Ποιες πιστώσεις εκκρεμούν. Παρουσιάζει ξεκάθαρη συμφωνία έτοιμη για συζήτηση με τον πελάτη.
Τι σημαίνει αυτό για εσάς
Για οικονομικούς διευθυντές και ηγέτες οικονομικών
Κλίμακα χωρίς αναλογικό αριθμό ατόμων:
Η επιχείρηση αναπτύσσεται 50%? Ο όγκος συναλλαγών αυξάνεται 50%. Αλλά η ομάδα AP/AR δεν χρειάζεται να αυξηθεί κατά 50%. Η AI χειρίζεται την αύξηση του όγκου συναλλαγών.
Καλύτερη διαχείριση του κεφαλαίου κίνησης:
Εξασφαλίστε περισσότερες εκπτώσεις πρόωρης πληρωμής. Συλλέξτε τις απαιτήσεις ταχύτερα. Καλύτερη πρόβλεψη ρευστότητας. Όλα αυτά βελτιώνουν το κεφάλαιο κίνησης.
Χαμηλότερο κόστος ανά συναλλαγή:
Η χειροκίνητη επεξεργασία ενός τιμολογίου κοστίζει $10-$15. Με την τεχνητή νοημοσύνη, πέφτει στο $2-$3. Το ίδιο ισχύει και για το AR. Σε μεγάλους όγκους, αυτό εξοικονομεί πραγματικά χρήματα.
Λιγότερα σφάλματα και διαφορές:
Η συνεπής επεξεργασία σημαίνει λιγότερα λάθη. Λιγότερα λάθη σημαίνουν λιγότερες διαφωνίες προμηθευτών και παράπονα πελατών.
Καλύτερη συμμόρφωση και έλεγχοι:
Τριμερής αντιστοίχιση επιβάλλεται κάθε φορά. Οι κανόνες έγκρισης ακολουθούνται κάθε φορά. Διατήρηση του διαχωρισμού των καθηκόντων. Δεν υπάρχουν εξαιρέσεις εκτός αν τις επιτρέπετε ρητά.
Για ομάδες AP/AR
Σταματήστε να κάνετε εισαγωγή δεδομένων:
Τέρμα η πληκτρολόγηση δεδομένων τιμολογίου. Δεν χρειάζεται πλέον να ψάχνετε για ταιριαστές POs. Τέρμα η χειροκίνητη συμφιλίωση των τέλειων αντιστοιχιών. Η τεχνητή νοημοσύνη χειρίζεται την επεξεργασία ρουτίνας.
Επικεντρωθείτε στις εξαιρέσεις και τις σχέσεις:
Διαφωνία προμηθευτή; Πρόβλημα πελάτη; Ρύθμιση νέου προμηθευτή; Ασυνήθιστη συναλλαγή; Εδώ είναι που προσθέτετε αξία. Οι συνήθεις συναλλαγές δεν χρειάζονται την τεχνογνωσία σας.
Απαντήστε άμεσα σε ερωτήσεις:
"Πού είναι η πληρωμή μου;" Αναζητήστε το σε δευτερόλεπτα, επειδή όλα είναι στο σύστημα και είναι τρέχοντα. Καλύτερη εξυπηρέτηση με λιγότερη προσπάθεια.
Αντιμετωπίστε τις περιόδους αιχμής χωρίς πανικό:
Κύμα στο τέλος του μήνα; Κλείσιμο στο τέλος του έτους; Η τεχνητή νοημοσύνη δεν επιβραδύνει. Δεν υπάρχουν υπερωρίες. Καμία καθυστέρηση. Κανένα άγχος.
Κάντε δουλειά που είναι πραγματικά ενδιαφέρουσα:
Βελτίωση διαδικασιών. Διαπραγμάτευση προμηθευτών. Στρατηγική είσπραξης. Επίλυση προβλημάτων. Αυτό είναι καλύτερο από την επεξεργασία του τιμολογίου με αριθμό 847.
Για ολόκληρη την επιχείρηση
Οι προμηθευτές πληρώνονται με προβλεψιμότητα:
Συνεπής επεξεργασία. Σαφή χρονοδιαγράμματα πληρωμών. Λιγότερες καθυστερήσεις πληρωμών. Αυτό σας κάνει καλύτερο πελάτη και μπορεί να βελτιώσει τους όρους.
Οι πελάτες έχουν καλύτερη εμπειρία:
Ακριβή τιμολόγια. Γρήγορες απαντήσεις σε ερωτήσεις. Επαγγελματική παρακολούθηση των εισπράξεων. Αυτό σας κάνει πιο εύκολο να συνεργαστείτε μαζί μας.
Οι ταμειακές ροές είναι πιο προβλέψιμες:
Η καλύτερη πρόβλεψη των πληρωτέων και των εισπρακτέων σημαίνει λιγότερες ταμειακές εκπλήξεις. Ξέρετε τι έρχεται.
Το κλείσιμο στο τέλος του μήνα είναι ταχύτερο:
Όταν τα AP και AR είναι τρέχοντα και καθαρά, το κλείσιμο είναι ταχύτερο. Λιγότερο scrambling. Λιγότερο άγχος.
Κοινά σενάρια
Τυπική επεξεργασία τιμολογίων
Έρχεται το τιμολόγιο από τον τακτικό προμηθευτή. Η AI:
- Εξαγωγή δεδομένων σε 10 δευτερόλεπτα
- Ταιριάζει αυτόματα με το PO
- Επιβεβαιώνει την παραλαβή στο σύστημα
- Επικυρώνει ότι όλα ευθυγραμμίζονται
- Διαδρομές προς τον διευθυντή για έγκριση
- Ο διαχειριστής εγκρίνει μέσω κινητού σε 30 δευτερόλεπτα
- Τιμολόγιο σε ουρά για πληρωμή
Συνολικός χρόνος από την παραλαβή μέχρι την ουρά πληρωμής: 2 λεπτά. Ανθρώπινος χρόνος: 30 δευτερόλεπτα για έγκριση. Όλα τα υπόλοιπα είναι αυτόματα.
Εφαρμογή πληρωμής πελατών
Η πληρωμή ACH ύψους $47,500 καταφθάνει από τον πελάτη. Η AI:
- Βλέπει την πληρωμή στην τραπεζική τροφοδοσία
- Ταυτοποιεί τον πελάτη από τα τραπεζικά στοιχεία
- Εύρεση ανοικτών τιμολογίων για τον συγκεκριμένο πελάτη
- Αντιστοιχεί σε τρία συγκεκριμένα τιμολόγια συνολικού ύψους $47,500
- Εφαρμόζει την πληρωμή αυτόματα
- Ενημερώνει το υπόλοιπο του λογαριασμού του πελάτη
- Αποστέλλει επιβεβαίωση πληρωμής στον πελάτη
Συνολικός χρόνος: 1 λεπτό. Ανθρώπινη συμμετοχή: Καμία. Η πληρωμή εφαρμόστηκε σωστά και ο πελάτης ειδοποιήθηκε.
Παρακολούθηση εισπράξεων
Το τιμολόγιο για $15,000 είναι πλέον 10 ημέρες ληξιπρόθεσμο. Η AI:
- Στέλνει ευγενικό email υπενθύμισης στον πελάτη
- Ο πελάτης απαντά: "Χρειαζόμαστε ένα αντίγραφο της υπογεγραμμένης απόδειξης παράδοσης"
- Η AI βρίσκει την απόδειξη παράδοσης στο σύστημα
- Το στέλνει αυτόματα στον πελάτη
- Ο πελάτης απαντά: Ο πελάτης απαντά: "Ευχαριστώ, η επιταγή θα κοπεί την Παρασκευή".
- Η ΑΙ καταγράφει αυτό στο σύστημα και θέτει υπενθύμιση για να παρακολουθήσει την Τρίτη εάν δεν έχει ληφθεί η πληρωμή.
Ολόκληρη η αλληλεπίδραση διεκπεραιώνεται αυτόματα έως ότου φτάσει η πληρωμή ή χρειαστεί ανθρώπινη κλιμάκωση.
Τι δεν μπορεί να κάνει η Τεχνητή Νοημοσύνη
Η τεχνητή νοημοσύνη χειρίζεται άψογα τις συναλλαγές ρουτίνας. Αλλά έχει όρια:
Δεν μπορεί να διαπραγματευτεί:
Ο πωλητής επιθυμεί διαφορετικούς όρους πληρωμής; Ο πελάτης αμφισβητεί ένα ποσό τιμολογίου; Αυτά απαιτούν διαχείριση ανθρώπινων σχέσεων και κρίση.
Δεν μπορεί να λάβει επιχειρηματικές αποφάσεις:
Θα πρέπει να σταματήσουμε να συνεργαζόμαστε με αυτόν τον πελάτη που καθυστερεί χρόνια; Θα πρέπει να πληρώσουμε αυτό το αμφισβητούμενο τιμολόγιο για να διατηρήσουμε τη σχέση; Επιχειρηματικές αποφάσεις, όχι αποφάσεις επεξεργασίας.
Δεν μπορεί να χειριστεί πραγματικά πρωτόγνωρες καταστάσεις:
Αγοράζετε για πρώτη φορά αυτού του είδους την υπηρεσία; Εντελώς νέα κατηγορία προμηθευτών; Πολύπλοκη πολυμερής συναλλαγή; Αυτά χρειάζονται ανθρώπινη ανάλυση.
Δεν μπορεί να διορθώσει τα κακά δεδομένα:
Εάν το κύριο στοιχείο σας είναι λάθος, η αντιστοίχιση θα είναι λάθος. Αν οι διευθύνσεις πελατών είναι ξεπερασμένες, τα τιμολόγια πηγαίνουν σε λάθος μέρη. Η τεχνητή νοημοσύνη εργάζεται με τα δεδομένα που διαθέτει.
Δεν μπορεί να επιβάλει τη συμμόρφωση:
Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να επιβάλλει τους κανόνες που της δίνετε. Αλλά αν οι διευθυντές αγνοούν τα αιτήματα έγκρισης ή οι πελάτες δεν πληρώνουν, αυτό δεν είναι πρόβλημα της ΤΝ. Είναι πρόβλημα διαχείρισης ή επιχείρησης.
Η τεχνητή νοημοσύνη είναι άριστη στην επεξεργασία συναλλαγών με βάση κανόνες σε μεγάλο όγκο. Όλα τα υπόλοιπα εξακολουθούν να χρειάζονται την ομάδα σας.
Ξεκινώντας
Ξεκινήστε με την περιοχή που σας πονάει περισσότερο:
Το AP είναι το σημείο συμφόρησης σας;
Ξεκινήστε με την αυτοματοποίηση της επεξεργασίας τιμολογίων. Αποδείξτε ότι λειτουργεί. Στη συνέχεια, προσθέστε δρομολόγηση έγκρισης. Στη συνέχεια, βελτιστοποίηση πληρωμών.
Η AR είναι η δική σας πρόκληση;
Ξεκινήστε με την εφαρμογή μετρητών. Αποδείξτε ότι λειτουργεί. Στη συνέχεια, προσθέστε την αυτοματοποίηση των εισπράξεων. Στη συνέχεια, τον χειρισμό διαφορών.
Διαλέξτε πρώτα ένα καθαρό υποσύνολο:
Οι 20 κορυφαίοι προμηθευτές σας διαχειρίζονται όγκο 80%; Ξεκινήστε από εκεί. Καθαρά δεδομένα, προβλέψιμες συναλλαγές. Αποκτήστε γρήγορα κέρδη.
Κρατήστε αρχικά τους ανθρώπους ενήμερους:
Αφήστε την ΤΝ να επεξεργαστεί, αλλά βάλτε την ομάδα σας να τα επανεξετάσει όλα στην αρχή. Δημιουργήστε εμπιστοσύνη. Ρυθμίστε τους κανόνες. Στη συνέχεια, αφήστε σταδιακά περισσότερα να περνούν αυτόματα.
Μετρήστε τη βελτίωση:
Παρακολουθήστε τους χρόνους κύκλου. Κόστος ανά συναλλαγή. Ποσοστά σφαλμάτων. Ημέρες ανεξόφλητων πληρωτέων. Ημέρες εκκρεμών πωλήσεων. Τεκμηριώστε τα αποτελέσματα.
Αυτό δεν είναι όλα ή τίποτα. Ξεκινήστε από τα μικρά. Αποδείξτε την αξία σας. Κλιμακωθείτε.
Έτοιμοι να χειρίζεστε περισσότερες συναλλαγές με λιγότερη εργασία;
Οι διαδικασίες AP και AR κάθε εταιρείας είναι διαφορετικές. Διαφορετικά συστήματα. Διαφορετικές ροές έγκρισης. Διαφορετικές απαιτήσεις προμηθευτών και πελατών.
Δεν πουλάμε λύσεις που ταιριάζουν σε όλα τα μεγέθη. Εξετάζουμε τις συγκεκριμένες διαδικασίες σας. Τα συστήματά σας. Τα σημεία του πόνου σας.
Στη συνέχεια, δημιουργούμε αυτοματισμούς ΤΝ που ταιριάζουν στον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε πραγματικά. Ίδιοι έλεγχοι. Ίδιες απαιτήσεις έγκρισης. Απλά αυτοματοποιημένα αντί για χειροκίνητα.
Ξεκινάμε με μια περιοχή. Αποδείξτε ότι λειτουργεί. Στη συνέχεια επεκταθείτε. Πρακτική αυτοματοποίηση που κάνει την ομάδα σας πιο παραγωγική.
