Es lunes por la ma\u00f1ana. Has pasado la mayor parte del viernes recopilando actualizaciones de estado de cinco gestores de proyecto diferentes, conciliando fechas de hitos en tres hojas de c\u00e1lculo, y engatusando un informe de Power BI para que no te averg\u00fcence delante del comit\u00e9 ejecutivo. El cuadro de mandos est\u00e1 bien. Tal vez incluso bueno. Y, sin embargo, la primera pregunta en la reuni\u00f3n es: \"\u00bfPodemos fiarnos de estos n\u00fameros?\".<\/p>\n
Esa pregunta es el modo de fallo silencioso de la mayor\u00eda de las configuraciones de informes de carteras de proyectos. No es un error t\u00e9cnico. Ni falta de datos. S\u00f3lo una lenta erosi\u00f3n de la confianza que convierte el informe en un punto de partida para el debate en lugar de una base para la toma de decisiones.<\/p>\n
Si esto le resulta familiar, es casi seguro que el problema no es Power BI. Es la forma en que se estructuran los informes de cartera y por qu\u00e9 las soluciones habituales siguen empeorando las cosas.<\/p>\n
Hay un conjunto espec\u00edfico de condiciones que convierten un cuadro de mando de cartera de Power BI en algo que genera m\u00e1s preguntas que respuestas. Ninguna de ellas es obvia desde fuera, lo que en parte explica que sean tan persistentes.<\/p>\n
1. El modelo de datos se ha creado para proyectos individuales, no para carteras.<\/strong> La mayor\u00eda de las implementaciones de Power BI en entornos de proyectos comienzan con los datos de un proyecto -calendario, presupuesto, recursos- y luego se ampl\u00edan para cubrir una cartera apilando m\u00e1s de lo mismo. El resultado es un informe que puede mostrar el estado de los proyectos individuales razonablemente bien, pero que se colapsa cuando se intenta responder a preguntas a nivel de cartera: \u00bfQu\u00e9 programas corren el riesgo de incumplir los compromisos del tercer trimestre? \u00bfD\u00f3nde se agrupan los excesos presupuestarios en la cartera? El modelo subyacente nunca se dise\u00f1\u00f3 para responder a esas preguntas, y ninguna medida nueva solucionar\u00e1 un desajuste estructural.<\/p>\n 2. Los datos de estado llegan de forma incoherente y nadie se hace cargo del problema de calidad.<\/strong> Los informes de la cartera dependen de que los directores de proyecto presenten actualizaciones de estado oportunas y honestas. En la pr\u00e1ctica, algunos se adelantan, otros se retrasan y otros presentan cifras optimistas para evitar una escalada. Power BI informa obedientemente de todo lo que recibe. La PMO acaba siendo responsable de un informe que no controlaba totalmente, y la direcci\u00f3n acaba mostr\u00e1ndose esc\u00e9ptica ante unas cifras que pueden o no reflejar la realidad. No es un problema de personas. Es un problema de proceso y gobernanza que hereda la capa de informes.<\/p>\n 3. El informe intenta llegar a demasiados p\u00fablicos a la vez.<\/strong> Los gestores de proyectos operativos necesitan informaci\u00f3n detallada sobre las tareas. Los directores de programa necesitan un seguimiento de los hitos. El comit\u00e9 de direcci\u00f3n necesita el estado RAG de la cartera y la exposici\u00f3n financiera. Cuando un informe de Power BI intenta hacer todo esto, normalmente a trav\u00e9s de un extenso conjunto de p\u00e1ginas y filtros, acaba por no hacer nada especialmente bien. Los usuarios ejecutivos dejan de mirarlo porque encontrar lo que necesitan lleva demasiado tiempo. Los gestores de proyectos lo ignoran porque los detalles no son adecuados para su trabajo. Y la PMO se queda con un informe con el que nadie est\u00e1 plenamente satisfecho.<\/p>\n Cuando un cuadro de mandos de una cartera no funciona, el instinto es a\u00f1adirle m\u00e1s cosas. M\u00e1s filtros. M\u00e1s desgloses. Columnas de estado codificadas por colores que se despliegan en cascada a trav\u00e9s de tres niveles de jerarqu\u00eda. Formato condicional que resalta todo en rojo hasta que nada destaca. He visto informes con diecisiete p\u00e1ginas que los ejecutivos navegan pidiendo a la PMO que comparta su pantalla y haga clic por ellos.<\/p>\n El otro movimiento com\u00fan es reconstruir la canalizaci\u00f3n de datos. Nueva estructura de SharePoint. Nuevas transformaciones de Power Query. A veces, un almac\u00e9n de datos adecuado. A veces es la decisi\u00f3n correcta, pero es un proyecto de meses que no aborda por qu\u00e9 el informe existente no es fiable. Se pueden tener datos perfectamente limpios que alimenten un informe que a\u00fan as\u00ed no sirva para tomar decisiones.<\/p>\n Tambi\u00e9n hay un patr\u00f3n que merece la pena nombrar: sustituir Power BI por una herramienta PPM dedicada, s\u00f3lo para acabar con los mismos problemas de elaboraci\u00f3n de informes en una nueva interfaz. La herramienta cambia. Las cuestiones subyacentes sobre lo que la direcci\u00f3n realmente necesita ver y c\u00f3mo fluyen los datos de los proyectos a la cartera siguen sin resolverse.<\/p>\n Para ser sinceros: no hay una soluci\u00f3n milagrosa. Los problemas de informaci\u00f3n de la cartera son siempre en parte un problema de datos, en parte un problema de proceso y en parte un problema de dise\u00f1o. Cualquiera que le diga lo contrario est\u00e1 simplificando demasiado. Pero la capa de dise\u00f1o suele ser la m\u00e1s r\u00e1pida de solucionar, y casi siempre se aborda en \u00faltimo lugar.<\/p>\n El marco m\u00e1s \u00fatil es partir de las preguntas reales del comit\u00e9 directivo -las tres o cuatro cosas que necesitan para salir de una reuni\u00f3n habiendo decidido- y dise\u00f1ar hacia atr\u00e1s a partir de ah\u00ed. No se trata de \"qu\u00e9 datos tenemos\", sino de \"qu\u00e9 necesita ver un propietario de cartera para tomar una decisi\u00f3n sobre un programa aplazado\".<\/p>\n En la pr\u00e1ctica, esto suele significar una separaci\u00f3n estricta entre la visi\u00f3n ejecutiva y la operativa. La capa de direcci\u00f3n necesita agregaci\u00f3n a nivel de cartera: salud general del calendario, exposici\u00f3n presupuestaria por programa, una se\u00f1al clara sobre qu\u00e9 proyectos son candidatos a escalada. Debe poder leerse en menos de dos minutos sin hacer clic en nada. La capa operativa -la que utilizan realmente los jefes de proyecto y de programa- puede ser m\u00e1s detallada. Se trata de dos p\u00fablicos diferentes con necesidades diferentes, y tratar de servir a ambos en un solo informe es donde la mayor\u00eda de los cuadros de mando de carteras de Power BI se equivocan.<\/p>\n Las opciones de visualizaci\u00f3n son m\u00e1s importantes de lo que la mayor\u00eda de las PMO creen. Un sem\u00e1foro que no muestre la tendencia -si un proyecto acaba de pasar a \u00e1mbar o lleva seis semanas en \u00e1mbar- es menos \u00fatil de lo que parece. Un resumen de hitos al estilo Gantt que muestre la desviaci\u00f3n del calendario en toda la cartera comunica algo que una tabla de fechas no puede. La elecci\u00f3n del elemento visual no es decorativa; es la diferencia entre un informe que incita a tomar una decisi\u00f3n y otro que suscita una pregunta.<\/p>\n Este es el \u00e1mbito en el que los visuales de Power BI creados espec\u00edficamente para contextos de gesti\u00f3n de proyectos marcan una verdadera diferencia. LeapLytics construye visuales personalizados certificados espec\u00edficamente para esto - cosas como Gr\u00e1fico Gantt<\/a> e indicadores de sem\u00e1foro dise\u00f1ados para la elaboraci\u00f3n de informes de cartera, no reutilizados a partir de casos de uso gen\u00e9ricos de BI. No resuelven el problema del modelo de datos ni el de la gobernanza, pero cuando la estructura es la adecuada, hacen que los resultados sean mucho m\u00e1s legibles para las personas m\u00e1s importantes.<\/p>\n Una PMO de infraestructuras de tama\u00f1o medio -alrededor de 40 proyectos activos en cuatro programas- lleg\u00f3 a un punto en el que la revisi\u00f3n mensual de su cartera llevaba tres horas en lugar de noventa minutos, sobre todo porque cada estado notificado desencadenaba un debate de seguimiento sobre si las cifras estaban actualizadas. Los jefes de proyecto enviaban las actualizaciones por correo electr\u00f3nico. La PMO actualizaba manualmente un archivo Excel maestro. Power BI le\u00eda de ese archivo. La cadena introduc\u00eda al menos una semana de desfase entre la realidad y el informe.<\/p>\n El redise\u00f1o constaba de tres partes: un proceso estandarizado de presentaci\u00f3n del estado con una fecha l\u00edmite fija del viernes que Power BI le\u00eda directamente, una separaci\u00f3n clara entre una p\u00e1gina ejecutiva (RAG de la cartera, cinco riesgos principales, desviaci\u00f3n presupuestaria por programa) y una vista operativa a nivel de programa, y la sustituci\u00f3n de un gr\u00e1fico de barras apiladas gen\u00e9rico por una visualizaci\u00f3n de cronograma de hitos adecuada que mostraba la desviaci\u00f3n del calendario de un vistazo.<\/p>\n La reuni\u00f3n de direcci\u00f3n pas\u00f3 de tres horas a setenta minutos. Y lo que es m\u00e1s importante, la pregunta inicial dej\u00f3 de ser \"\u00bfpodemos fiarnos de esto?\" y pas\u00f3 a ser \"\u00bfqu\u00e9 hacemos con el Programa B?\". Ese cambio -de validar datos a tomar decisiones- es el objetivo real. Todo lo dem\u00e1s es infraestructura.<\/p>\n Seg\u00fan Investigaci\u00f3n del PMI sobre la eficacia de las PMO<\/a>Las organizaciones con procesos maduros de elaboraci\u00f3n de informes de cartera completan muchos m\u00e1s proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Esto no se debe a los informes en s\u00ed, sino a que ocultan las se\u00f1ales que permitir\u00edan intervenir antes.<\/p>\n Si su informe de cartera est\u00e1 generando m\u00e1s debate en las reuniones que decisiones de direcci\u00f3n, el diagn\u00f3stico m\u00e1s r\u00e1pido es preguntarse: \u00bfqu\u00e9 decide realmente el comit\u00e9 ejecutivo bas\u00e1ndose en este informe? Si la respuesta honesta es \"no mucho\", el informe no est\u00e1 haciendo su trabajo, independientemente de lo t\u00e9cnicamente s\u00f3lida que sea la construcci\u00f3n subyacente de Power BI.<\/p>\n Empiece por ah\u00ed. Defina las tres decisiones que el comit\u00e9 directivo debe tomar mensualmente. Construye hacia atr\u00e1s. Luego preoc\u00fapate de lo visual.<\/p>\n Si ya lo ha superado y el cuello de botella es la propia capa de Power BI, el Biblioteca visual LeapLytics<\/a> dise\u00f1ado espec\u00edficamente para la elaboraci\u00f3n de informes de gesti\u00f3n de proyectos, certificado por Microsoft y disponible para probarlo directamente. Pru\u00e9belo gratis aqu\u00ed<\/a> y comp\u00e1relos con los datos reales de su cartera.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Es lunes por la ma\u00f1ana. Has pasado la mayor parte del viernes recopilando actualizaciones de estado de cinco gestores de proyecto diferentes, conciliando fechas de hitos en tres hojas de c\u00e1lculo, y engatusando un informe de Power BI para que no te averg\u00fcence delante del comit\u00e9 ejecutivo. El cuadro de mandos est\u00e1 bien. Tal vez incluso bueno. 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Por d\u00f3nde empezar<\/h2>\n