Votre \u00e9quipe financi\u00e8re traite des centaines ou des milliers de documents chaque mois. Factures. Re\u00e7us. Relev\u00e9s bancaires. Notes de frais. Bons de commande. Contrats.<\/p>\n
Quelqu'un doit les lire tous. Extraire les donn\u00e9es. Les saisir dans votre syst\u00e8me. V\u00e9rifier qu'elles sont correctes. Les faire correspondre \u00e0 d'autres documents. Les classer correctement.<\/p>\n
Ce n'est pas du travail financier. C'est de la saisie de donn\u00e9es. Mais cela prend des heures chaque jour.<\/p>\n
L'IA lit les documents plus rapidement que n'importe quel humain. Elle extrait des donn\u00e9es sans fautes de frappe. Elle ne se fatigue jamais sur le document 473. Et elle travaille 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.<\/p>\n
Il ne s'agit pas de remplacer votre \u00e9quipe. Il s'agit de les lib\u00e9rer du traitement des documents pour qu'ils puissent effectuer un v\u00e9ritable travail de comptabilit\u00e9.<\/p>\n\n\n
Les documents arrivent dans tous les formats imaginables :<\/p>\n
Les factures sont format\u00e9es diff\u00e9remment d'un fournisseur \u00e0 l'autre. Chaque banque a sa propre pr\u00e9sentation des relev\u00e9s. Chaque employ\u00e9 photographie les re\u00e7us sous un angle diff\u00e9rent.<\/p>\n
Votre \u00e9quipe doit s'occuper de tout cela. Extraire les informations cl\u00e9s. Introduisez-les dans votre syst\u00e8me ERP ou comptable. Veillez \u00e0 ce que rien ne passe \u00e0 travers les mailles du filet.<\/p>\n
Ce n'est pas un travail difficile. Il est simplement chronophage. Et lorsque le volume augmente, il faut plus de personnel ou travailler plus longtemps.<\/p>\n\n\n
L'IA n'a pas besoin de mod\u00e8les. Elle n'a pas besoin de donn\u00e9es structur\u00e9es. Elle lit :<\/p>\n
Il g\u00e8re diff\u00e9rentes langues. Diff\u00e9rentes devises. Diff\u00e9rents formats de date. Diff\u00e9rentes mises en page de documents.<\/p>\n
Votre fournisseur change de mod\u00e8le de facture ? L'IA s'adapte automatiquement. Aucune reprogrammation n'est n\u00e9cessaire.<\/p>\n\n\n
Pour les factures, l'IA tire :<\/p>\n
Pour les re\u00e7us, il s'agit d'extraits :<\/p>\n
Pour les relev\u00e9s bancaires, c'est le cas :<\/p>\n
L'IA ne se contente pas de trouver du texte. Elle comprend la signification des donn\u00e9es. Elle fait la diff\u00e9rence entre un num\u00e9ro de facture et un num\u00e9ro de commande. Entre un sous-total et un total. Entre un d\u00e9bit et un cr\u00e9dit.<\/p>\n\n\n
L'IA ne se contente pas d'extraire et de passer \u00e0 autre chose. Elle v\u00e9rifie :<\/p>\n\n
Pr\u00e9cision en math\u00e9matiques :<\/strong> Correspondance des donn\u00e9es de base :<\/strong> Validation de la r\u00e9f\u00e9rence :<\/strong> D\u00e9tection des doublons :<\/strong> Contr\u00f4les de vraisemblance :<\/strong> Rien ne passe sans validation. Votre \u00e9quipe ne voit que les documents qui ont pass\u00e9 tous les contr\u00f4les ou qui n\u00e9cessitent un jugement humain sp\u00e9cifique.<\/p>\n\n\n Une fois trait\u00e9s, les documents doivent \u00eatre envoy\u00e9s au bon endroit :<\/p>\n\n Acheminement de l'approbation :<\/strong> Affectation du d\u00e9partement :<\/strong> Gestion des exceptions :<\/strong> Tri prioritaire :<\/strong> Finis les documents qui restent dans le courrier \u00e9lectronique d'une personne en attendant d'\u00eatre tri\u00e9s manuellement. Tout est achemin\u00e9 automatiquement l\u00e0 o\u00f9 il doit aller.<\/p>\n\n\n Pour chaque document, l'IA enregistre :<\/p>\n Documentation compl\u00e8te. Aucun enregistrement manuel n'est n\u00e9cessaire. Tout est pr\u00eat pour l'audit.<\/p>\n\n\n Diminution du co\u00fbt par transaction :<\/strong> G\u00e9rer la croissance sans augmenter les effectifs :<\/strong> Des cycles plus rapides :<\/strong> Une meilleure qualit\u00e9 des donn\u00e9es :<\/strong> Visibilit\u00e9 en temps r\u00e9el :<\/strong> Cessez de saisir des donn\u00e9es :<\/strong> Se concentrer sur la r\u00e9solution de probl\u00e8mes :<\/strong> Moins de stress r\u00e9p\u00e9titif :<\/strong> G\u00e9rer facilement les p\u00e9riodes de pointe :<\/strong> Des r\u00e9ponses plus rapides de la part des fournisseurs :<\/strong> Moins de p\u00e9nalit\u00e9s de retard :<\/strong> Davantage de remises pour paiement anticip\u00e9 :<\/strong> De meilleures relations avec les fournisseurs :<\/strong> Remboursements plus rapides pour les employ\u00e9s :<\/strong> La facture est envoy\u00e9e par courrier \u00e9lectronique. L'IA :<\/p>\n Dur\u00e9e totale : Moins d'une minute. Implication humaine : D\u00e9cision d'approbation uniquement.<\/p>\n\n\n Un employ\u00e9 soumet une note de frais accompagn\u00e9e de 12 re\u00e7us. L'IA :<\/p>\n L'employ\u00e9 ne tape rien. Le gestionnaire voit un r\u00e9capitulatif clair avec tous les re\u00e7us joints. Le remboursement est plus rapide.<\/p>\n\n\n Le relev\u00e9 bancaire mensuel arrive. L'IA :<\/p>\n Ce qui prenait des heures ne prend plus que quelques minutes. Votre \u00e9quipe se concentre uniquement sur les \u00e9l\u00e9ments qui ne correspondent pas automatiquement.<\/p>\n\n\n Soyons honn\u00eates sur les limites :<\/p>\n\n Il ne peut pas g\u00e9rer des situations vraiment uniques :<\/strong> Il ne peut pas prendre de d\u00e9cisions :<\/strong> Il ne peut pas lire des documents compl\u00e8tement d\u00e9truits :<\/strong> Il ne peut pas g\u00e9rer les accords verbaux :<\/strong> Il faut des donn\u00e9es claires pour l'extraire :<\/strong> L'IA g\u00e8re brillamment les traitements de routine. Tout le reste n\u00e9cessite encore l'expertise de votre \u00e9quipe.<\/p>\n\n\n L'IA pour le traitement des documents fonctionne mieux lorsque vous commencez \u00e0 vous concentrer :<\/p>\n\n Choisissez d'abord un type de document :<\/strong> Commencez par les donn\u00e9es les plus propres :<\/strong> Tenir les humains au courant d\u00e8s le d\u00e9part :<\/strong> Mesurer les gains de temps :<\/strong> S'\u00e9tendre progressivement :<\/strong> Ce n'est pas tout ou rien. Vous pouvez commencer \u00e0 petite \u00e9chelle, prouver votre valeur, puis passer \u00e0 l'\u00e9chelle sup\u00e9rieure.<\/p>\n\n\n Chaque d\u00e9partement financier a des volumes de documents, des formats et des flux de travail diff\u00e9rents. Les solutions toutes faites ne fonctionnent pas.<\/p>\n Nous examinons vos documents actuels. Vos syst\u00e8mes. Vos processus d'approbation. Vos besoins en mati\u00e8re de gestion des exceptions.<\/p>\n Ensuite, nous d\u00e9veloppons un traitement des documents par IA qui s'adapte \u00e0 la fa\u00e7on dont vous travaillez r\u00e9ellement. Pas de th\u00e9orie. Pas de mod\u00e8les g\u00e9n\u00e9riques. Vos flux de travail sp\u00e9cifiques.<\/p>\n Nous commen\u00e7ons modestement. Nous prouvons que cela fonctionne. Puis nous nous d\u00e9veloppons. Pas d'investissement initial massif. Pas de perturbation des op\u00e9rations en cours.<\/p>\n\n Parlez-nous de votre traitement de documents<\/a><\/strong><\/p>\n\n
\nLe total des lignes est-il \u00e9gal au total partiel ? Le sous-total plus les taxes est-il \u00e9gal au total ? Si ce n'est pas le cas, le document est signal\u00e9.<\/p>\n\n
\nCe fournisseur figure-t-il dans votre syst\u00e8me ? L'adresse correspond-elle ? Le num\u00e9ro de compte est-il correct ? Les fournisseurs inconnus sont signal\u00e9s pour examen.<\/p>\n\n
\nCe num\u00e9ro de commande existe-t-il ? Est-il destin\u00e9 \u00e0 ce fournisseur ? Le montant correspond-il ? Les non-concordances d\u00e9clenchent des alertes.<\/p>\n\n
\nCette facture a-t-elle d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 pr\u00e9sent\u00e9e ? M\u00eame fournisseur, m\u00eame montant, m\u00eame date ? L'IA d\u00e9tecte les tentatives de paiement en double.<\/p>\n\n
\nCe montant est-il beaucoup plus \u00e9lev\u00e9 que la normale pour ce fournisseur ? La date d'\u00e9ch\u00e9ance est-elle d\u00e9pass\u00e9e ? Y a-t-il quelque chose d'inhabituel ? L'IA signale les valeurs aberrantes.<\/p>\n\nAchemine les documents de mani\u00e8re intelligente<\/h4>\n\n\n
\nD\u00e9penses de marketing ? Elles vont au responsable du marketing. Plus de $5 000 ? Affect\u00e9 au directeur. D\u00e9penses d'investissement ? A voir avec le directeur financier. L'IA conna\u00eet votre matrice d'approbation.<\/p>\n\n
\nSur la base des codes GL, des centres de co\u00fbts ou du contenu des documents, l'IA achemine les documents vers le bon service pour codage et approbation.<\/p>\n\n
\n\u00c9chec de la validation ? Va dans la file d'attente des sp\u00e9cialistes de l'AP. Nouveau fournisseur ? Va dans la file d'attente de l'approvisionnement. Montant inhabituel ? Va au contr\u00f4leur. Chaque type d'exception a son propre chemin.<\/p>\n\n
\nPossibilit\u00e9 de r\u00e9duction pour paiement anticip\u00e9 ? Priorit\u00e9 \u00e9lev\u00e9e. Facture en souffrance ? Priorit\u00e9 \u00e9lev\u00e9e. D\u00e9lai standard de 30 jours ? File d'attente normale. L'IA donne la priorit\u00e9 \u00e0 ce qui est important.<\/p>\n\nCr\u00e9ation automatique de pistes d'audit<\/h4>\n\n\n
\n
\n\n\n\nCe que cela signifie pour vous<\/h3>\n\n\n\n
Pour les directeurs financiers et les responsables financiers<\/h4>\n\n\n
\nLe traitement manuel d'une facture co\u00fbte $10-$30 en fonction de sa complexit\u00e9. Avec l'IA, ce co\u00fbt tombe \u00e0 $2-$5. \u00c0 grande \u00e9chelle, cela s'additionne rapidement.<\/p>\n\n
\nVotre entreprise double son volume de transactions ? L'IA s'adapte instantan\u00e9ment. Pas d'embauche. Pas de formation. Pas de temps d'int\u00e9gration.<\/p>\n\n
\nLes documents sont trait\u00e9s le jour m\u00eame au lieu de rester dans les files d'attente pendant des jours. Obtention d'escomptes de paiement plus pr\u00e9coces. Meilleure visibilit\u00e9 des flux de tr\u00e9sorerie.<\/p>\n\n
\nPas de fautes de frappe. Pas de champs manquants. Pas de chiffres transpos\u00e9s. Des donn\u00e9es plus propres sont synonymes de meilleurs rapports et de moins de corrections.<\/p>\n\n
\nVoyez exactement ce qui est en cours de traitement. Combien de factures sont en attente d'approbation ? Quel est le montant total de la dette ? Fini le suivi \u00e0 l'aide d'une feuille de calcul.<\/p>\n\n\nPour les \u00e9quipes AP\/AR<\/h4>\n\n\n
\nPlus besoin de taper \u00e0 partir de PDF. Plus besoin de rev\u00e9rifier les chiffres. L'IA se charge de l'extraction. Vous vous occupez des exceptions et des d\u00e9cisions.<\/p>\n\n
\nAu lieu de traiter 50 factures standard, vous vous occupez des 5 qui n\u00e9cessitent un jugement. Contestations des fournisseurs. Bons de commande manquants. Questions de prix. Les choses int\u00e9ressantes.<\/p>\n\n
\nTaper des centaines de factures entra\u00eene une v\u00e9ritable fatigue physique. L'IA n'a pas de canal carpien. Votre \u00e9quipe est en meilleure sant\u00e9.<\/p>\n\n
\nLa fin du mois ? Rush de fin de trimestre ? L'IA ne ralentit pas. Pas besoin d'heures suppl\u00e9mentaires. Pas de stress li\u00e9 \u00e0 la gestion de la pile de documents.<\/p>\n\n
\n\"O\u00f9 est mon paiement ? Vous pouvez r\u00e9pondre instantan\u00e9ment car tout est dans le syst\u00e8me. Plus besoin de chercher dans les courriels ou les piles de papier.<\/p>\n\n\nPour l'ensemble de l'entreprise<\/h4>\n\n\n
\nDes documents trait\u00e9s plus rapidement signifient que les paiements sont effectu\u00e9s \u00e0 temps. Fini les frais de retard $50 parce qu'une facture est rest\u00e9e en attente pendant une semaine.<\/p>\n\n
\nLes termes \"2\/10 net 30\" sont synonymes d'\u00e9conomies r\u00e9elles. L'IA traite les demandes suffisamment rapidement pour que ces r\u00e9ductions soient r\u00e9ellement prises en compte.<\/p>\n\n
\nUn traitement coh\u00e9rent et ponctuel fait de vous un meilleur client. Les fournisseurs appr\u00e9cient la pr\u00e9visibilit\u00e9.<\/p>\n\n
\nDes notes de frais trait\u00e9es en quelques jours, et non en quelques semaines. Des employ\u00e9s plus heureux qui n'attendent pas leur argent.<\/p>\n\n\n
\n\n\n\nSc\u00e9narios courants de traitement des documents<\/h3>\n\n\n\n
Traitement des factures<\/h4>\n\n\n
\n
Traitement des notes de frais<\/h4>\n\n\n
\n
Rapprochement des \u00e9tats<\/h4>\n\n\n
\n
\n\n\n\nCe que l'IA ne peut pas faire<\/h3>\n\n\n
\nDes factures standard ? Parfaites. Mais ce contrat de licence ponctuel avec des conditions de paiement inhabituelles ? Il doit encore faire l'objet d'un examen humain.<\/p>\n\n
\nDevons-nous payer cette facture contest\u00e9e ? Cette relation avec le fournisseur vaut-elle la peine d'\u00eatre maintenue ? Il s'agit l\u00e0 de d\u00e9cisions commerciales, et non de d\u00e9cisions de traitement.<\/p>\n\n
\nSi un humain ne peut pas distinguer les chiffres, l'IA ne le peut pas non plus. Les documents tr\u00e8s ab\u00eem\u00e9s n\u00e9cessitent toujours une intervention humaine.<\/p>\n\n
\nLa phrase \"Je leur ai dit que nous paierions avant vendredi\" n'a d'importance que si elle est document\u00e9e. L'IA travaille avec ce qui est \u00e9crit, pas avec ce qui a \u00e9t\u00e9 dit.<\/p>\n\n
\nS'il manque des informations essentielles dans le document, l'IA le signalera mais ne pourra pas inventer les donn\u00e9es. Quelqu'un doit encore trouver le num\u00e9ro de facture manquant.<\/p>\n\n
\n\n\n\nPour commencer<\/h3>\n\n\n
\nN'essayez pas de tout automatiser en m\u00eame temps. Commencez par le type de document le plus volumineux. En g\u00e9n\u00e9ral, il s'agit de factures ou de notes de frais.<\/p>\n\n
\nLes principaux fournisseurs dont le formatage est coh\u00e9rent sont les plus faciles. Commencez par obtenir des r\u00e9sultats, puis \u00e9largissez votre champ d'action \u00e0 des documents plus variables.<\/p>\n\n
\nLaissez l'IA proc\u00e9der, mais demandez \u00e0 votre \u00e9quipe de tout v\u00e9rifier au pr\u00e9alable. Instaurez la confiance dans le syst\u00e8me. Ajustez les r\u00e8gles de validation.<\/p>\n\n
\nSuivre le temps de traitement avant et apr\u00e8s. Mesurer les taux d'erreur. Documentez l'am\u00e9lioration. Cela prouve la valeur du produit.<\/p>\n\n
\nLorsqu'un type de document fonctionne bien, ajoutez-en un autre. D\u00e9veloppez vos capacit\u00e9s de traitement automatis\u00e9 au fil du temps.<\/p>\n\n
\n\n\n\nPr\u00eat \u00e0 arr\u00eater le traitement manuel des documents ?<\/h3>\n\n\n