Les contrats sont omnipr\u00e9sents dans les march\u00e9s publics. Accords avec les fournisseurs. Contrats de service. Engagements de volume. Accords de licence. Accords-cadres. Chacun d'entre eux comporte des termes importants.<\/p>\n
Prix. Volumes. Dates de renouvellement. Clauses de r\u00e9siliation. Accords de niveau de service. Conditions de p\u00e9nalit\u00e9. Les d\u00e9tails qui d\u00e9terminent si vous en avez pour votre argent ou si vous vous faites avoir.<\/p>\n
Mais la plupart des entreprises ne savent pas ce que contiennent leurs contrats. Non pas parce qu'elles s'en moquent. Mais parce qu'elles ont des centaines de contrats et que personne n'a le temps de lire et de suivre chacun d'entre eux.<\/p>\n
Les dates de renouvellement ne sont pas respect\u00e9es. Les renouvellements automatiques se font sans examen. Les conditions sont oubli\u00e9es. Les fournisseurs ne respectent pas leurs engagements et personne ne le remarque. Partout, de l'argent est laiss\u00e9 sur la table.<\/p>\n
L'IA change la donne. Elle lit les contrats. Elle extrait ce qui est important. Elle suit chaque date et chaque obligation. Elle veille \u00e0 ce que vous sachiez ce que vous avez convenu et \u00e0 ce que vous l'obteniez.<\/p>\n\n\n
Voici \u00e0 quoi ressemble la gestion des contrats dans la plupart des entreprises :<\/p>\n
Les contrats sont sign\u00e9s. Quelqu'un les classe. G\u00e9n\u00e9ralement dans un lecteur partag\u00e9, \u00e9ventuellement dans un syst\u00e8me de gestion des contrats si vous en avez un.<\/p>\n
Et apr\u00e8s ? Les gens oublient ce qu'ils contiennent. Le responsable des achats qui a n\u00e9goci\u00e9 l'accord change de poste. Le contrat reste en suspens.<\/p>\n
Un an plus tard, le contrat est renouvel\u00e9 automatiquement. Personne ne l'a revu. Personne n'a v\u00e9rifi\u00e9 si les conditions \u00e9taient toujours comp\u00e9titives. Personne n'a v\u00e9rifi\u00e9 que le fournisseur avait respect\u00e9 ses engagements. Vous \u00eates bloqu\u00e9 pour une ann\u00e9e suppl\u00e9mentaire.<\/p>\n
Ou, pire encore, vous ne respectez pas le d\u00e9lai de pr\u00e9avis de r\u00e9siliation. Vous vouliez changer de fournisseur, mais vous ne l'avez pas pr\u00e9venu 90 jours avant le renouvellement. Vous \u00eates donc bloqu\u00e9 pour une nouvelle p\u00e9riode contractuelle.<\/p>\n
Pendant ce temps, vous commandez aux fournisseurs sans savoir ce que vous avez n\u00e9goci\u00e9. S'agit-il du prix contractuel ? Recevons-nous les remises sur volume que nous avons n\u00e9goci\u00e9es ? Le fournisseur respecte-t-il ses engagements de livraison ?<\/p>\n
Personne ne le sait. Non pas parce qu'ils ne veulent pas le savoir, mais parce qu'il est impossible de suivre tout cela manuellement.<\/p>\n
Les \u00e9quipes charg\u00e9es des achats ne peuvent pas lire des centaines de contrats et se souvenir de chaque terme. Elles ne peuvent pas contr\u00f4ler les performances de chaque fournisseur par rapport \u00e0 chaque obligation. Elles ne peuvent pas suivre des dizaines de dates de renouvellement tout en faisant tout le reste.<\/p>\n
Les choses se g\u00e2tent. Les renouvellements ne sont pas effectu\u00e9s. Les conditions ne sont pas respect\u00e9es. L'argent est gaspill\u00e9.<\/p>\n\n\n
L'IA ne se contente pas de stocker les contrats. Elle les lit. Les comprend. Les suit \u00e0 la trace. Voici comment.<\/p>\n\n\n
Chargez un contrat dans l'IA. Elle lit l'int\u00e9gralit\u00e9 du document - chaque page, chaque clause, chaque terme.<\/p>\n
Il extrait ce qui est important :<\/p>\n
Il ne s'agit pas d'une recherche par mot-cl\u00e9. L'IA comprend le contexte. Elle sait qu'un d\u00e9lai de paiement \"net 30\" est diff\u00e9rent d'un \"pr\u00e9avis de r\u00e9siliation de 30 jours\". Elle fait la distinction entre les clauses d'indexation des prix et les paliers de remise en fonction du volume.<\/p>\n
Vous obtenez des donn\u00e9es structur\u00e9es \u00e0 partir de contrats non structur\u00e9s. Chaque terme cl\u00e9 est extrait, cat\u00e9goris\u00e9 et pr\u00eat \u00e0 l'emploi.<\/p>\n
Plus besoin de lire des contrats de 40 pages pour trouver la date de renouvellement. Plus besoin de chercher dans les documents pour se souvenir de la p\u00e9riode de pr\u00e9avis de r\u00e9siliation. Tout est extrait et organis\u00e9.<\/p>\n\n\n
L'\u00e9chec le plus co\u00fbteux en mati\u00e8re de gestion des contrats ? Les renouvellements manqu\u00e9s.<\/p>\n
Un renouvellement automatique a lieu sans examen. Une p\u00e9riode de pr\u00e9avis de r\u00e9siliation passe inaper\u00e7ue. Vous perdez la possibilit\u00e9 de ren\u00e9gocier, de changer de fournisseur ou d'adapter les conditions.<\/p>\n
L'IA assure le suivi de chaque date critique :<\/p>\n
Il ne se contente pas de suivre les dates. Il vous alerte avant qu'elles n'aient de l'importance.<\/p>\n
L'avis de r\u00e9siliation doit \u00eatre donn\u00e9 90 jours avant le renouvellement ? Vous recevez une alerte 120 jours avant. Vous avez le temps d'\u00e9valuer le fournisseur, d'envisager d'autres solutions et de prendre une d\u00e9cision.<\/p>\n
La clause d'ajustement des prix permet des augmentations annuelles ? Vous \u00eates alert\u00e9 avant que le fournisseur ne l'invoque. Il est temps de n\u00e9gocier ou de se pr\u00e9parer.<\/p>\n
La p\u00e9riode d'engagement sur les volumes se termine ? Vous recevez une pr\u00e9vision : \u00eates-vous en mesure de l'atteindre ? Si ce n'est pas le cas, il est temps d'ajuster les commandes ou de ren\u00e9gocier les conditions.<\/p>\n
Pas de feuilles de calcul \u00e0 g\u00e9rer. Pas d'entr\u00e9es manuelles dans le calendrier. Pas de d\u00e9lais manqu\u00e9s parce que quelqu'un a oubli\u00e9 de v\u00e9rifier.<\/p>\n\n\n
Vous avez cinq fournisseurs qui proposent des produits similaires. Obtenez-vous des conditions coh\u00e9rentes ? Ou bien un fournisseur a-t-il n\u00e9goci\u00e9 des conditions plus avantageuses qui devraient constituer votre r\u00e9f\u00e9rence ?<\/p>\n
L'IA compare les contrats :<\/p>\n
Vous observez des sch\u00e9mas. Un fournisseur obtient syst\u00e9matiquement de meilleures conditions. Pourquoi ? Soit parce que vous avez une relation plus forte avec lui, soit parce que votre \u00e9quipe a mieux n\u00e9goci\u00e9. Quoi qu'il en soit, ce fournisseur devient votre r\u00e9f\u00e9rence pour les autres fournisseurs.<\/p>\n
Vous rep\u00e9rez les probl\u00e8mes. Les conditions d'un fournisseur sont aberrantes : d\u00e9lais de paiement plus longs, engagements plus stricts, p\u00e9nalit\u00e9s plus \u00e9lev\u00e9es. Il est temps de ren\u00e9gocier ou d'envisager d'autres solutions.<\/p>\n
La n\u00e9gociation des contrats devient strat\u00e9gique. Vous connaissez les conditions standard de votre base de fournisseurs. Vous savez o\u00f9 vous pouvez exercer un effet de levier. Vous n\u00e9gociez en connaissance de cause.<\/p>\n\n\n
Les contrats n'ont d'importance que si les deux parties les respectent. Or, la plupart des entreprises ne v\u00e9rifient pas si les fournisseurs respectent leurs engagements.<\/p>\n
L'IA surveille l'ex\u00e9cution du contrat :<\/p>\n
L'IA relie les termes du contrat aux donn\u00e9es op\u00e9rationnelles. Elle ne se contente pas de savoir ce qui a \u00e9t\u00e9 promis, elle v\u00e9rifie si ce qui a \u00e9t\u00e9 promis a \u00e9t\u00e9 respect\u00e9.<\/p>\n
Un fournisseur s'engage \u00e0 livrer \u00e0 temps 95% mais ne le fait que 80% ? L'IA le signale par des donn\u00e9es. Il est temps de discuter des performances des fournisseurs en s'appuyant sur des faits.<\/p>\n
On vous facture plus que le prix du contrat ? L'IA le d\u00e9tecte avant que vous ne payiez la facture, et non des mois plus tard lors d'un audit.<\/p>\n
Il ne s'agit pas de s'opposer aux fournisseurs. C'est une question de responsabilit\u00e9. Les deux parties ont accept\u00e9 des conditions. L'IA veille \u00e0 ce que les deux parties les respectent.<\/p>\n\n\n
Le renouvellement du contrat approche. Il est temps de n\u00e9gocier. Mais que faut-il n\u00e9gocier ?<\/p>\n
L'IA fournit un dossier de n\u00e9gociation :<\/p>\n
Vous abordez les n\u00e9gociations de renouvellement avec des donn\u00e9es. Vous ne vous contentez pas de demander de \"meilleures conditions\". En demandant des am\u00e9liorations sp\u00e9cifiques \u00e9tay\u00e9es par des donn\u00e9es sur les performances et le contexte du march\u00e9.<\/p>\n
\"Votre taux de livraison \u00e0 temps \u00e9tait de 82%, en dessous des 95% que nous avons contract\u00e9s. Nous avons besoin soit d'une am\u00e9lioration de la performance, soit d'un ajustement du prix pour refl\u00e9ter le co\u00fbt suppl\u00e9mentaire que cela nous occasionne.\"<\/p>\n
\"Nous avons d\u00e9pass\u00e9 notre engagement de volume de 30%. Nous devrions discuter d'une am\u00e9lioration de la tarification pour ce volume accru\".<\/p>\n
\"Les fournisseurs comparables proposent des conditions net 45. Nous aimerions passer de net 30 \u00e0 net 30 pour nous aligner sur les normes du march\u00e9.\"<\/p>\n
Sp\u00e9cifique. Appuy\u00e9es sur des donn\u00e9es. Raisonnable. Le genre de n\u00e9gociation qui donne des r\u00e9sultats.<\/p>\n\n\n
Vous b\u00e9n\u00e9ficiez d'une visibilit\u00e9 et d'un contr\u00f4le complets sur votre portefeuille de contrats.<\/p>\n
Vous g\u00e9rez des contrats au lieu de rechercher des informations.<\/p>\n
Une meilleure gestion des contrats signifie de meilleures conditions et moins de probl\u00e8mes.<\/p>\n
Soyons clairs sur les limites.<\/p>\n
L'IA ne n\u00e9gocie pas les contrats. Ce sont les humains qui n\u00e9gocient. L'IA fournit des donn\u00e9es et des analyses pour \u00e9clairer les n\u00e9gociations.<\/p>\n
L'IA n'interpr\u00e8te pas les clauses contractuelles ambigu\u00ebs sur lesquelles m\u00eame les juristes ne sont pas d'accord. L'interpr\u00e9tation juridique complexe n\u00e9cessite toujours l'expertise humaine.<\/p>\n
L'IA ne prend pas de d\u00e9cisions strat\u00e9giques concernant le renouvellement des contrats. La d\u00e9cision de renouveler, de ren\u00e9gocier ou de changer de fournisseur d\u00e9pend de la strat\u00e9gie de l'entreprise, de ses relations et de facteurs autres que les termes du contrat.<\/p>\n
L'IA permet de rendre les informations contractuelles accessibles. Elle assure le suivi des dates et des obligations. Elle contr\u00f4le la conformit\u00e9. Elle fournit des donn\u00e9es pour la prise de d\u00e9cision.<\/p>\n
Votre \u00e9quipe charg\u00e9e des achats prend toujours des d\u00e9cisions strat\u00e9giques. Elle les prend simplement avec de meilleures informations et plus de temps parce qu'elle n'est pas noy\u00e9e dans l'administration des contrats.<\/p>\n\n\n
Voici ce que cela donne en pratique :<\/p>\n\n
Aucun renouvellement manqu\u00e9 :<\/strong> Chaque renouvellement fait l'objet d'un suivi. Des alertes sont envoy\u00e9es pour vous permettre d'agir strat\u00e9giquement. Fini les renouvellements automatiques non d\u00e9sir\u00e9s.<\/p>\n\n Meilleures conditions de renouvellement :<\/strong> Les n\u00e9gociations fond\u00e9es sur des donn\u00e9es permettent d'obtenir en moyenne de meilleurs prix. Les discussions bas\u00e9es sur la performance renforcent les conditions.<\/p>\n\n \u00c9conomies li\u00e9es \u00e0 la conformit\u00e9 des prix :<\/strong> La d\u00e9tection des surfacturations et des r\u00e9ductions manquantes permet g\u00e9n\u00e9ralement d'\u00e9conomiser 2 \u00e0 5% de d\u00e9penses contractuelles.<\/p>\n\n Acc\u00e8s plus rapide aux contrats :<\/strong> La recherche de termes cl\u00e9s ne prend que quelques secondes, au lieu de passer des heures \u00e0 lire des documents. Les r\u00e9ponses aux questions sont imm\u00e9diates.<\/p>\n\n Responsabilit\u00e9 des fournisseurs :<\/strong> Le suivi des performances permet d'\u00e9tayer les discussions. Les fournisseurs prennent leurs engagements plus au s\u00e9rieux lorsqu'ils font l'objet d'un suivi.<\/p>\n\n Il ne s'agit pas d'un changement r\u00e9volutionnaire. Il s'agit de g\u00e9rer correctement les contrats sans avoir besoin d'une arm\u00e9e de personnes pour le faire.<\/p>\n\n\n Le portefeuille de contrats de chaque entreprise est diff\u00e9rent. Diff\u00e9rents fournisseurs. Des structures contractuelles diff\u00e9rentes. Diff\u00e9rents termes qui comptent pour votre entreprise.<\/p>\n Nous ne vendons pas de syst\u00e8mes g\u00e9n\u00e9riques de gestion des contrats. Nous examinons vos contrats sp\u00e9cifiques et identifions ce qui doit \u00eatre suivi. Nous construisons des syst\u00e8mes qui extraient les termes qui vous importent. Nous cr\u00e9ons des alertes et des rapports qui correspondent au mode de fonctionnement de votre \u00e9quipe d'approvisionnement.<\/p>\n Nous ne promettons pas que l'IA comprendra toutes les nuances juridiques. Il s'agit simplement d'outils pratiques qui rendent vos contrats plus faciles \u00e0 g\u00e9rer et vous permettent de ne pas passer \u00e0 c\u00f4t\u00e9 de ce qui est important.<\/p>\n\n
\n\n\n\nPr\u00eat \u00e0 prendre le contr\u00f4le de vos contrats ?<\/h3>\n\n\n