Les demandes d'achat et les commandes devraient \u00eatre simples. Quelqu'un a besoin de quelque chose. Il en fait la demande. La demande est approuv\u00e9e. La commande est envoy\u00e9e. C'est fait.<\/p>\n
Mais ce n'est pas simple. Les demandes restent dans les bo\u00eetes de r\u00e9ception en attendant d'\u00eatre approuv\u00e9es. Les acheteurs traitent manuellement les commandes de routine. Les gens ne savent pas \u00e0 quel fournisseur s'adresser. Les commandes sont pass\u00e9es \u00e0 des fournisseurs non contractuels parce que le processus d'approbation est trop lent.<\/p>\n
Le r\u00e9sultat ? Des \u00e9quipes d'approvisionnement noy\u00e9es dans le travail transactionnel. Des d\u00e9penses inconsid\u00e9r\u00e9es parce que les gens contournent le syst\u00e8me. Des fuites de contrats parce que les commandes ne respectent pas les conditions n\u00e9goci\u00e9es.<\/p>\n
L'IA r\u00e9sout ce probl\u00e8me. Elle traite automatiquement les demandes standard. Elle achemine les approbations de mani\u00e8re intelligente. S'assure que les commandes respectent les termes du contrat. rend le processus si rapide que les gens l'utilisent r\u00e9ellement.<\/p>\n\n\n
Dans la plupart des entreprises, les processus de demande d'achat sont d\u00e9faillants. Ce n'est pas parce que les \u00e9quipes charg\u00e9es des achats sont mauvaises dans leur travail. C'est parce que le processus n\u00e9cessite trop de travail manuel.<\/p>\n
Quelqu'un soumet une demande d'achat. Un acheteur doit l'examiner. V\u00e9rifier qu'elle est conforme \u00e0 la politique. D\u00e9terminer qui doit l'approuver. L'acheminer vers l'approbateur appropri\u00e9. Attendre l'approbation. Cr\u00e9er ensuite manuellement un bon de commande. S\u00e9lectionnez un fournisseur. Saisir \u00e0 nouveau tous les d\u00e9tails.<\/p>\n
Pour des commandes standard et de routine. \u00c0 chaque fois.<\/p>\n
Les acheteurs passent des heures \u00e0 traiter des demandes qui suivent les m\u00eames sch\u00e9mas. Fournitures de bureau. Composants standard. Services r\u00e9currents. Les commandes qui ne n\u00e9cessitent pas d'expertise humaine mais qui en b\u00e9n\u00e9ficient quand m\u00eame parce que le processus n\u00e9cessite une manipulation manuelle.<\/p>\n
Lorsque le processus est lent, les gens le contournent. Ils ach\u00e8tent directement aux fournisseurs. Ils utilisent des cartes de cr\u00e9dit personnelles. Ils sautent les approbations. Les d\u00e9penses irr\u00e9guli\u00e8res ne sont pas malveillantes - ce sont des gens qui essaient de faire leur travail.<\/p>\n
Et les achats perdent le contr\u00f4le. Les fournisseurs sous contrat n'obtiennent pas le volume promis. Les conditions n\u00e9goci\u00e9es ne sont pas utilis\u00e9es. La visibilit\u00e9 des d\u00e9penses dispara\u00eet.<\/p>\n\n\n
L'IA ne se contente pas d'acc\u00e9l\u00e9rer le processus de demande. Elle le rend intelligent. Voici comment.<\/p>\n\n\n
L'IA re\u00e7oit une demande. Elle analyse ce qui est demand\u00e9.<\/p>\n
S'agit-il d'un article standard ? L'IA le reconna\u00eet dans les commandes ant\u00e9rieures. Elle valide la demande par rapport \u00e0 la politique. Elle v\u00e9rifie la disponibilit\u00e9 du budget. confirme que les informations requises sont compl\u00e8tes.<\/p>\n
Si tout est conforme, l'IA l'achemine automatiquement pour approbation. Aucune intervention de l'acheteur n'est n\u00e9cessaire pour les demandes courantes.<\/p>\n
Si quelque chose ne va pas, l'IA signale les probl\u00e8mes sp\u00e9cifiques :<\/p>\n
Le demandeur re\u00e7oit imm\u00e9diatement un retour d'information clair. Il ne s'agit pas d'un refus g\u00e9n\u00e9rique. Des probl\u00e8mes sp\u00e9cifiques \u00e0 r\u00e9soudre.<\/p>\n
Les demandes standard sont trait\u00e9es par le syst\u00e8me en quelques minutes. Les demandes complexes sont achemin\u00e9es vers les acheteurs avec le contexte de ce qui doit \u00eatre examin\u00e9.<\/p>\n\n\n
Les flux de travail d'approbation sont complexes. Diff\u00e9rents approbateurs pour diff\u00e9rents montants. Diff\u00e9rents chemins pour diff\u00e9rentes cat\u00e9gories. Diff\u00e9rentes r\u00e8gles pour diff\u00e9rents d\u00e9partements.<\/p>\n
Les gens s'y perdent. Les demandes sont envoy\u00e9es au mauvais approbateur. Elles sont renvoy\u00e9es. Elles sont retard\u00e9es jusqu'\u00e0 ce que l'on sache qui doit les approuver.<\/p>\n
L'IA conna\u00eet les r\u00e8gles d'approbation :<\/p>\n
Chaque demande est transmise \u00e0 l'approbateur appropri\u00e9 d\u00e8s la premi\u00e8re fois. Pas de confusion. Pas d'attente pendant que les gens v\u00e9rifient qui doit approuver quoi.<\/p>\n
Et les approbateurs ? Ils obtiennent le contexte de chaque demande. Ce qui est command\u00e9. Pourquoi. L'\u00e9tat du budget. Conformit\u00e9 du contrat. S'il s'agit d'une demande de routine ou d'une demande n\u00e9cessitant un examen approfondi. Ils peuvent approuver rapidement le cas \u00e9ch\u00e9ant.<\/p>\n\n\n
Une personne demande des fournitures de bureau. \u00c0 quel fournisseur devez-vous faire appel ?<\/p>\n
Votre entreprise a pass\u00e9 trois contrats avec des fournisseurs de fournitures de bureau. Chacun d'entre eux pratique des prix diff\u00e9rents pour des articles diff\u00e9rents. Des d\u00e9lais de livraison diff\u00e9rents. des commandes minimales diff\u00e9rentes.<\/p>\n
Les acheteurs le savent. Ils ont n\u00e9goci\u00e9 les contrats. Mais les demandeurs ne le savent pas. Et les acheteurs ne veulent pas chercher manuellement quel fournisseur est le meilleur pour chaque commande.<\/p>\n
L'IA recommande automatiquement des fournisseurs :<\/p>\n
Le bon de commande est adress\u00e9 au fournisseur qui vous offre le meilleur rapport qualit\u00e9-prix. Pas au hasard. Pas \u00e0 la personne que le demandeur connaissait par hasard. Au fournisseur sous contrat qui offre les meilleures conditions pour cette commande sp\u00e9cifique.<\/p>\n
Le respect des contrats augmente. Les conditions que vous avez n\u00e9goci\u00e9es sont r\u00e9ellement utilis\u00e9es. Les fournisseurs respectent leurs engagements en mati\u00e8re de volume, car les commandes sont achemin\u00e9es comme il se doit.<\/p>\n\n\n
Vous avez n\u00e9goci\u00e9 des contrats pour une raison pr\u00e9cise. Meilleur prix. Conditions convenues. Des remises sur le volume. Mais si les commandes ne correspondent pas aux termes du contrat, vous perdez les avantages.<\/p>\n
L'IA valide chaque commande par rapport aux termes du contrat :<\/p>\n
Si une commande ne correspond pas au contrat, l'IA le signale avant que le bon de commande ne soit envoy\u00e9.<\/p>\n
Le prix est peut-\u00eatre plus \u00e9lev\u00e9 que pr\u00e9vu. Le fournisseur a peut-\u00eatre \"accidentellement\" supprim\u00e9 une remise. Il se peut que quelqu'un commande un article non contractuel alors qu'il existe une alternative contractuelle.<\/p>\n
Vous l'identifiez avant de le payer. Pas lors du rapprochement des factures, lorsqu'il est trop tard.<\/p>\n
Il ne s'agit pas de se m\u00e9fier des fournisseurs. Il s'agit de s'assurer que les conditions que vous avez n\u00e9goci\u00e9es sont effectivement appliqu\u00e9es \u00e0 chaque commande.<\/p>\n\n\n
Les commandes sont envoy\u00e9es. C'est alors que les questions commencent. \"O\u00f9 est ma commande ?\" \"Quand arrivera-t-elle ?\" \"Le fournisseur l'a-t-il confirm\u00e9e ?\"<\/p>\n
Les acheteurs posent constamment ces questions. Ils v\u00e9rifient les syst\u00e8mes. Ils appellent les fournisseurs. Ils envoient des courriels. La mise \u00e0 jour du statut est un travail \u00e0 plein temps.<\/p>\n
L'IA surveille automatiquement l'\u00e9tat des commandes :<\/p>\n
Les demandeurs obtiennent des mises \u00e0 jour de l'\u00e9tat d'avancement sans avoir \u00e0 le demander. Les acheteurs se concentrent sur les exceptions et non sur les v\u00e9rifications de routine.<\/p>\n
Une commande est retard\u00e9e ? L'IA alerte le demandeur et l'acheteur avant que quelqu'un n'ait \u00e0 poser la question. Elle fournit le contexte - la raison du retard, la nouvelle date pr\u00e9vue, l'existence d'autres solutions.<\/p>\n
Les probl\u00e8mes sont trait\u00e9s de mani\u00e8re proactive. Ils ne sont pas d\u00e9couverts lorsque quelqu'un demande : \"H\u00e9, o\u00f9 est la commande que j'ai pass\u00e9e il y a trois semaines ?\".<\/p>\n\n\n
Vous b\u00e9n\u00e9ficiez d'un contr\u00f4le et d'une visibilit\u00e9 sur l'ensemble du processus d'achat jusqu'\u00e0 la commande.<\/p>\n
Vous cessez d'\u00eatre un centre de traitement des demandes et devenez une fonction strat\u00e9gique.<\/p>\n
Vous obtenez ce dont vous avez besoin, plus rapidement et avec moins d'inconv\u00e9nients.<\/p>\n
Soyons clairs sur ce dont il ne s'agit pas.<\/p>\n
L'IA n'approuve pas les achats. Ce sont les humains qui les approuvent. L'IA se contente d'acheminer les demandes \u00e0 l'approbateur appropri\u00e9 avec les bonnes informations.<\/p>\n
L'IA ne remplace pas le jugement de l'acheteur pour les achats complexes. Nouveaux fournisseurs. Articles non standard. Les biens d'\u00e9quipement. Achats strat\u00e9giques. Ces achats n\u00e9cessitent une expertise humaine.<\/p>\n
L'IA n'\u00e9limine pas tout le travail manuel. Certaines demandes sont complexes. Certaines commandes n\u00e9cessitent un traitement particulier. Certaines situations requi\u00e8rent un jugement humain en mati\u00e8re de risque, de qualit\u00e9 ou de s\u00e9lection des fournisseurs.<\/p>\n
L'IA s'occupe de la routine. Les commandes standard qui suivent des mod\u00e8les. Les 80% de demandes qui ne n\u00e9cessitent pas d'expertise humaine mais qui, historiquement, l'ont quand m\u00eame obtenue parce que le processus n\u00e9cessitait une manipulation manuelle.<\/p>\n
Vos acheteurs prennent toujours des d\u00e9cisions. Ils prennent simplement des d\u00e9cisions sur des sujets qui requi\u00e8rent r\u00e9ellement leur expertise.<\/p>\n\n\n
Voici ce que cela donne en pratique :<\/p>\n\n
70-80% des demandes trait\u00e9es automatiquement :<\/strong> Les commandes standard sont trait\u00e9es sans intervention de l'acheteur. Les acheteurs se concentrent sur les 20-30% qui n\u00e9cessitent une expertise.<\/p>\n\n R\u00e9duction de la dur\u00e9e du cycle d'approbation de 50-70% :<\/strong> Les demandes sont imm\u00e9diatement transmises \u00e0 l'approbateur appropri\u00e9. Pas de confusion, pas de retard, pas de va-et-vient.<\/p>\n\n Augmentation de la conformit\u00e9 des contrats 15-30% :<\/strong> Les commandes sont automatiquement envoy\u00e9es aux fournisseurs sous contrat \u00e0 des conditions contractuelles. Les d\u00e9penses fantaisistes diminuent.<\/p>\n\n La capacit\u00e9 de l'acheteur est lib\u00e9r\u00e9e :<\/strong> Heures par jour r\u00e9cup\u00e9r\u00e9es sur le traitement des commandes de routine. Temps r\u00e9affect\u00e9 \u00e0 l'approvisionnement strat\u00e9gique et aux n\u00e9gociations.<\/p>\n\n Une meilleure exp\u00e9rience pour l'utilisateur :<\/strong> Suffisamment rapide pour que les gens utilisent le syst\u00e8me au lieu de trouver des solutions de contournement. Un taux d'adoption plus \u00e9lev\u00e9 signifie une meilleure visibilit\u00e9 des d\u00e9penses.<\/p>\n\n Il ne s'agit pas de r\u00e9duire les effectifs dans le domaine des achats. Il s'agit de permettre aux achats d'effectuer un travail plus strat\u00e9gique avec les m\u00eames ressources.<\/p>\n\n\n Le processus de demande et de commande de chaque entreprise est diff\u00e9rent. Vos flux d'approbation refl\u00e8tent votre structure organisationnelle. Votre base de fournisseurs pr\u00e9sente des caract\u00e9ristiques uniques. Vos cat\u00e9gories ont des exigences diff\u00e9rentes.<\/p>\n Nous ne vendons pas d'automatisation g\u00e9n\u00e9rique des achats. Nous examinons votre processus sp\u00e9cifique de la demande \u00e0 la commande. Nous identifions les commandes qui peuvent \u00eatre automatis\u00e9es et celles qui n\u00e9cessitent une expertise humaine. Nous construisons des syst\u00e8mes qui correspondent au fonctionnement r\u00e9el de votre organisation.<\/p>\n Nous ne promettons pas que tout sera automatis\u00e9. Juste une IA pratique qui g\u00e8re les commandes de routine afin que vos acheteurs puissent se concentrer sur l'approvisionnement strat\u00e9gique.<\/p>\n\n
\n\n\n\nPr\u00eat \u00e0 acc\u00e9l\u00e9rer votre processus d'achat \u00e0 la commande ?<\/h3>\n\n\n