Nous sommes lundi matin. Vous avez pass\u00e9 la majeure partie de la journ\u00e9e de vendredi \u00e0 obtenir des mises \u00e0 jour de l'\u00e9tat d'avancement de la part de cinq chefs de projet diff\u00e9rents, \u00e0 r\u00e9concilier les dates d'\u00e9tape sur trois feuilles de calcul et \u00e0 faire en sorte qu'un rapport Power BI ne vous mette pas dans l'embarras devant le comit\u00e9 de direction. Le tableau de bord a l'air bien. Peut-\u00eatre m\u00eame bon. Et pourtant, la premi\u00e8re question pos\u00e9e lors de la r\u00e9union est la suivante : \"Pouvons-nous faire confiance \u00e0 ces chiffres ?\"<\/p>\n
Cette question est le mode d'\u00e9chec silencieux de la plupart des syst\u00e8mes de rapports sur les portefeuilles de projets. Il ne s'agit pas d'une erreur technique. Pas de donn\u00e9es manquantes. Juste une lente \u00e9rosion de la confiance qui fait de votre rapport un point de d\u00e9part pour le d\u00e9bat plut\u00f4t qu'une base pour les d\u00e9cisions.<\/p>\n
Si cela vous semble familier, le probl\u00e8me n'est certainement pas Power BI. C'est la fa\u00e7on dont les rapports sur les portefeuilles sont structur\u00e9s - et la raison pour laquelle les solutions habituelles ne font qu'empirer les choses.<\/p>\n
Il existe un ensemble sp\u00e9cifique de conditions qui transforment un tableau de bord de portefeuille Power BI en quelque chose qui g\u00e9n\u00e8re plus de questions qu'il n'apporte de r\u00e9ponses. Aucune de ces conditions n'est \u00e9vidente de l'ext\u00e9rieur, ce qui explique en partie pourquoi elles sont si persistantes.<\/p>\n
1. Le mod\u00e8le de donn\u00e9es est con\u00e7u pour des projets individuels, pas pour des portefeuilles.<\/strong> La plupart des impl\u00e9mentations de Power BI dans des environnements de projet commencent par les donn\u00e9es d'un projet - calendrier, budget, ressources - et s'\u00e9tendent ensuite \u00e0 un portefeuille en empilant d'autres donn\u00e9es du m\u00eame type. Le r\u00e9sultat est un rapport qui peut raisonnablement vous montrer l'\u00e9tat d'un projet individuel, mais qui s'effondre lorsque vous essayez de r\u00e9pondre \u00e0 des questions au niveau du portefeuille : Quels sont les programmes qui risquent de ne pas respecter les engagements du troisi\u00e8me trimestre ? O\u00f9 se situent les d\u00e9passements de budget dans le portefeuille ? Le mod\u00e8le sous-jacent n'a jamais \u00e9t\u00e9 con\u00e7u pour r\u00e9pondre \u00e0 ces questions, et aucune nouvelle mesure ne pourra corriger une inad\u00e9quation structurelle.<\/p>\n 2. Les donn\u00e9es sur l'\u00e9tat de la situation ne sont pas coh\u00e9rentes et personne n'est responsable du probl\u00e8me de qualit\u00e9.<\/strong> Les rapports sur le portefeuille d\u00e9pendent des chefs de projet qui soumettent en temps voulu des mises \u00e0 jour honn\u00eates sur l'\u00e9tat d'avancement des projets. Dans la pratique, certains le font en avance, d'autres en retard, d'autres encore pr\u00e9sentent des chiffres optimistes pour \u00e9viter l'escalade. Power BI rapporte consciencieusement tout ce qu'il re\u00e7oit. Le PMO finit par \u00eatre responsable d'un rapport qu'il n'a pas enti\u00e8rement contr\u00f4l\u00e9 - et la direction finit par \u00eatre sceptique face \u00e0 des chiffres qui peuvent ou non refl\u00e9ter la r\u00e9alit\u00e9. Il ne s'agit pas d'un probl\u00e8me humain. Il s'agit d'un probl\u00e8me de processus et de gouvernance dont h\u00e9rite la couche de reporting.<\/p>\n 3. Le rapport tente de s'adresser \u00e0 trop de publics \u00e0 la fois.<\/strong> Les gestionnaires de projets op\u00e9rationnels ont besoin de d\u00e9tails au niveau des t\u00e2ches. Les gestionnaires de programme ont besoin d'un suivi des \u00e9tapes. Le comit\u00e9 de pilotage a besoin d'un statut RAG au niveau du portefeuille et d'une exposition financi\u00e8re. Lorsqu'un rapport Power BI tente de faire tout cela - g\u00e9n\u00e9ralement par le biais d'un ensemble tentaculaire de pages et de filtres - il finit par n'en faire aucun particuli\u00e8rement bien. Les utilisateurs ex\u00e9cutifs cessent de le consulter parce que trouver ce dont ils ont besoin prend trop de temps. Les chefs de projet l'ignorent parce que les d\u00e9tails ne correspondent pas \u00e0 leur travail. Et le PMO se retrouve \u00e0 g\u00e9rer un rapport dont personne n'est pleinement satisfait.<\/p>\n Lorsqu'un tableau de bord de portefeuille n'est pas satisfaisant, l'instinct veut que l'on en rajoute. Plus de filtres. Plus d'explorations. Des colonnes d'\u00e9tat cod\u00e9es par couleur qui s'\u00e9tendent sur trois niveaux de hi\u00e9rarchie. Une mise en forme conditionnelle qui surligne tout en rouge jusqu'\u00e0 ce que plus rien ne ressorte. J'ai vu des rapports de dix-sept pages dans lesquels les cadres naviguaient en demandant au PMO de partager leur \u00e9cran et de cliquer pour eux.<\/p>\n L'autre solution consiste \u00e0 reconstruire le pipeline de donn\u00e9es. Nouvelle structure SharePoint. Nouvelles transformations Power Query. Parfois, un v\u00e9ritable entrep\u00f4t de donn\u00e9es. C'est parfois la bonne solution, mais il s'agit d'un projet de plusieurs mois qui n'explique pas pourquoi le rapport existant n'est pas fiable. Vous pouvez avoir des donn\u00e9es parfaitement propres qui alimentent un rapport qui ne parvient toujours pas \u00e0 prendre des d\u00e9cisions.<\/p>\n Il existe \u00e9galement un mod\u00e8le qui m\u00e9rite d'\u00eatre cit\u00e9 : le remplacement de Power BI par un outil PPM d\u00e9di\u00e9, pour se retrouver avec les m\u00eames probl\u00e8mes de reporting dans une nouvelle interface. L'outil change. Les questions sous-jacentes sur ce que les dirigeants ont r\u00e9ellement besoin de voir, et sur la mani\u00e8re dont les donn\u00e9es circulent entre les projets et le portefeuille, restent sans r\u00e9ponse.<\/p>\n Pour \u00eatre honn\u00eate, il n'y a pas de solution miracle. Les probl\u00e8mes li\u00e9s aux rapports de portefeuille sont toujours en partie un probl\u00e8me de donn\u00e9es, en partie un probl\u00e8me de processus et en partie un probl\u00e8me de conception. Quiconque vous dit le contraire simplifie \u00e0 l'extr\u00eame. Mais la couche de conception est g\u00e9n\u00e9ralement la plus rapide \u00e0 r\u00e9soudre, et elle est presque toujours abord\u00e9e en dernier.<\/p>\n Le cadre le plus utile est de partir des questions r\u00e9elles du comit\u00e9 de pilotage - les trois ou quatre choses qu'il doit d\u00e9cider \u00e0 la sortie d'une r\u00e9union - et de concevoir \u00e0 l'envers \u00e0 partir de l\u00e0. Il ne s'agit pas de se demander \"quelles sont les donn\u00e9es dont nous disposons\", mais plut\u00f4t \"qu'est-ce qu'un propri\u00e9taire de portefeuille a besoin de voir pour d\u00e9cider d'accepter ou de refuser un programme retard\u00e9 ?<\/p>\n Dans la pratique, cela signifie g\u00e9n\u00e9ralement une s\u00e9paration nette entre la vue ex\u00e9cutive et la vue op\u00e9rationnelle. La couche de pilotage a besoin d'une agr\u00e9gation au niveau du portefeuille : sant\u00e9 globale du calendrier, exposition du budget par programme, un signal clair sur les projets qui sont des candidats \u00e0 l'escalade. Elle doit pouvoir \u00eatre lue en moins de deux minutes sans avoir \u00e0 cliquer sur quoi que ce soit. La couche op\u00e9rationnelle - celle que les chefs de projet et les responsables de programme utilisent r\u00e9ellement - peut contenir les d\u00e9tails. Il s'agit de deux publics diff\u00e9rents avec des besoins diff\u00e9rents, et essayer de servir les deux dans un seul rapport est la raison pour laquelle la plupart des tableaux de bord de portefeuille Power BI se trompent.<\/p>\n Les choix de visualisation ont plus d'importance que la plupart des PMO ne le r\u00e9alisent. Un feu tricolore qui n'indique pas la tendance - si un projet vient de passer \u00e0 l'orange ou s'il est \u00e0 l'orange depuis six semaines - est moins utile qu'il n'y para\u00eet. Une vue d'ensemble des jalons de type Gantt qui montre les \u00e9carts de calendrier dans l'ensemble du portefeuille communique quelque chose qu'un tableau de dates ne peut pas communiquer. Le choix du visuel n'est pas une question de d\u00e9coration ; c'est la diff\u00e9rence entre un rapport qui incite \u00e0 prendre une d\u00e9cision et un rapport qui incite \u00e0 poser une question.<\/p>\n C'est dans ce domaine que les visuels Power BI sp\u00e9cialement con\u00e7us pour les contextes de gestion de projet font une r\u00e9elle diff\u00e9rence. LeapLytics construit des visuels certifi\u00e9s et personnalis\u00e9s sp\u00e9cifiquement pour cela - des choses comme Graphique de Gantt<\/a> et des indicateurs lumineux con\u00e7us pour le reporting de portefeuille, et non pas adapt\u00e9s \u00e0 partir de cas d'utilisation g\u00e9n\u00e9riques de BI. Ils ne r\u00e9solvent pas le probl\u00e8me du mod\u00e8le de donn\u00e9es ni celui de la gouvernance, mais lorsque la structure est ad\u00e9quate, ils rendent les r\u00e9sultats beaucoup plus lisibles pour les personnes les plus importantes.<\/p>\n Un PMO d'infrastructure de taille moyenne - environ 40 projets actifs r\u00e9partis sur quatre programmes - en est arriv\u00e9 \u00e0 un point o\u00f9 l'examen mensuel du portefeuille prenait trois heures au lieu de quatre-vingt-dix minutes, principalement parce que chaque \u00e9tat rapport\u00e9 d\u00e9clenchait une discussion de suivi pour savoir si les chiffres \u00e9taient \u00e0 jour. Les chefs de projet soumettaient les mises \u00e0 jour par courrier \u00e9lectronique. Le PMO mettait \u00e0 jour manuellement un fichier Excel principal. Power BI lisait ce fichier. La cha\u00eene introduisait au moins une semaine de d\u00e9calage entre la r\u00e9alit\u00e9 et le rapport.<\/p>\n La refonte comportait trois parties : un processus standardis\u00e9 de soumission de l'\u00e9tat d'avancement avec une date limite fix\u00e9e au vendredi que Power BI lisait directement, une s\u00e9paration claire entre un one-pager ex\u00e9cutif (portefeuille RAG, cinq principaux risques, variance budg\u00e9taire par programme) et une vue op\u00e9rationnelle au niveau du programme, et le remplacement d'un diagramme g\u00e9n\u00e9rique \u00e0 barres empil\u00e9es par une ligne de temps appropri\u00e9e qui montrait l'\u00e9cart de calendrier d'un seul coup d'\u0153il.<\/p>\n La r\u00e9union de pilotage est pass\u00e9e de trois heures \u00e0 soixante-dix minutes. Plus important encore, la question d'ouverture a cess\u00e9 d'\u00eatre \"pouvons-nous faire confiance \u00e0 ces donn\u00e9es ?\" pour devenir \"que faisons-nous \u00e0 propos du programme B ?\". Ce changement - de la validation des donn\u00e9es \u00e0 la prise de d\u00e9cision - est l'objectif r\u00e9el. Tout le reste n'est qu'infrastructure.<\/p>\n Selon le Recherche du PMI sur l'efficacit\u00e9 des PMO<\/a>Les organisations qui disposent d'un processus de reporting de portefeuille mature r\u00e9alisent beaucoup plus de projets dans les d\u00e9lais et dans les limites du budget. Ce n'est pas le reporting en lui-m\u00eame qui en est la cause, mais un mauvais reporting dissimule activement les signaux qui permettraient d'intervenir plus t\u00f4t.<\/p>\n Si votre rapport sur le portefeuille g\u00e9n\u00e8re plus de d\u00e9bats en r\u00e9union que de d\u00e9cisions de pilotage, le diagnostic le plus rapide consiste \u00e0 se demander ce que le comit\u00e9 ex\u00e9cutif d\u00e9cide r\u00e9ellement sur la base de ce rapport. Si la r\u00e9ponse honn\u00eate est \"pas grand-chose\", le rapport ne fait pas son travail - quelle que soit la solidit\u00e9 technique de la cr\u00e9ation Power BI sous-jacente.<\/p>\n Commencez par l\u00e0. D\u00e9finissez les trois d\u00e9cisions que le comit\u00e9 de pilotage doit prendre chaque mois. Construisez \u00e0 l'envers. Ensuite, pr\u00e9occupez-vous des visuels.<\/p>\n Si vous avez d\u00e9j\u00e0 d\u00e9pass\u00e9 ce stade et que le goulot d'\u00e9tranglement est la couche Power BI elle-m\u00eame, l'option Biblioth\u00e8que visuelle LeapLytics<\/a> vaut le coup d'\u0153il - con\u00e7u sp\u00e9cialement pour les contextes de rapports de gestion de projet, certifi\u00e9 par Microsoft et disponible directement \u00e0 l'essai. Commencez un essai gratuit ici<\/a> et testez-les par rapport aux donn\u00e9es r\u00e9elles de votre portefeuille.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Nous sommes lundi matin. 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Ce qui aide vraiment : Concevoir pour la d\u00e9cision, pas pour les donn\u00e9es<\/h2>\n
Avant et apr\u00e8s : Ce qui change lorsque les rapports de portefeuille fonctionnent r\u00e9ellement<\/h2>\n
Par o\u00f9 commencer ?<\/h2>\n