AI untuk Audit & Kepatuhan: Pemantauan Berkesinambungan Alih-alih Kepanikan pada Saat Itu Juga
Audit itu menegangkan. Para auditor akan datang. Anda perlu menemukan dokumentasi pendukung untuk ribuan transaksi. Menguji kontrol. Buktikan proses telah diikuti. Menjelaskan pengecualian.
Anda berebut untuk mengumpulkan bukti. Ambil sampel. Membangun file audit. Menjawab pertanyaan. Berharap tidak ada hal besar yang ditemukan.
Pengendalian internal membutuhkan pemantauan yang konstan. Pemisahan tugas. Alur kerja persetujuan. Hak akses. Tinjauan entri jurnal. Sebagian besar perusahaan melakukan pemeriksaan setahun sekali selama audit. Masalah tidak terdeteksi selama berbulan-bulan.
Peraturan terus berubah. Standar akuntansi baru. Aturan pajak yang diperbarui. Persyaratan industri. Seseorang harus melacak apa yang berlaku untuk Anda dan memastikan kepatuhan.
Ini adalah pekerjaan pengecekan. Deteksi pola. Identifikasi pengecualian. Pemantauan aturan. AI dibangun untuk hal ini.
AI tidak menggantikan auditor atau penilaian. AI memonitor transaksi secara terus menerus. Menandai pengecualian saat terjadi. Menyiapkan dokumentasi secara otomatis. Memungkinkan Anda menemukan masalah lebih awal daripada menemukannya selama audit.
Tantangan Audit & Kepatuhan
Audit dan kepatuhan tradisional adalah titik waktu:
Audit tahunan:
Auditor muncul. Menguji sampel transaksi. Lihatlah saldo akhir bulan atau akhir tahun. Periksa apakah proses telah diikuti. Masalah apa pun yang mereka temukan sudah terjadi berbulan-bulan yang lalu. Sudah terlambat untuk memperbaikinya dengan mudah.
Ulasan triwulanan:
Sedikit lebih sering, tetapi tetap tepat waktu. Melihat ke belakang. Menemukan masalah setelah masalah tersebut berdampak pada keuangan Anda.
Pengujian kontrol:
Uji sampel sebanyak 25 atau 50 transaksi. Berharap sampel mewakili seluruh populasi. Berharap tidak ada yang lolos dari ribuan transaksi lainnya.
Pemantauan manual:
Pengendali dan manajer akuntansi melakukan pengecekan ulang. Tinjau entri jurnal. Mencari transaksi yang tidak biasa. Tetapi mereka tidak dapat memeriksa semuanya. Mereka mengandalkan pengambilan sampel dan penilaian.
Pelacakan kepatuhan:
Seseorang perlu melacak perubahan peraturan. Tentukan dampaknya. Memperbarui proses. Melatih staf. Banyak hal yang harus dilakukan.
Hasilnya: Masalah tersembunyi sampai audit. Kontrol mungkin tidak berfungsi sebagaimana mestinya selama berbulan-bulan sebelum ada yang menyadarinya. Masalah kepatuhan menumpuk.
AI mengubah hal ini dari pemeriksaan berkala menjadi pemantauan berkelanjutan.
Apa yang Dilakukan AI untuk Audit & Kepatuhan
Memantau Transaksi Secara Terus Menerus
Alih-alih mengambil sampel, AI memeriksa setiap transaksi. Tidak setiap bulan. Tidak setiap tiga bulan. Terus menerus.
Pemantauan berbasis aturan:
Anda menentukan aturan. AI akan memeriksa setiap transaksi terhadap aturan tersebut:
- Entri jurnal di atas $50K memerlukan persetujuan
- Laporan pengeluaran yang melebihi batas polis perlu ditandatangani oleh direktur
- Pembayaran vendor tanpa PO perlu penjelasan
- Transaksi antar perusahaan harus seimbang
- Pengakuan pendapatan harus mengikuti kriteria
Aturan dilanggar? AI akan langsung menandainya. Tidak selama tinjauan bulan depan. Sekarang.
Pengujian 100%, bukan pengambilan sampel:
Auditor menguji sampel karena menguji semuanya secara manual tidak mungkin dilakukan. AI menguji semuanya. Setiap transaksi. Setiap hari.
Jika ada masalah, Anda akan segera menemukannya. Jika tidak ada, Anda memiliki bukti bahwa kontrol bekerja untuk seluruh populasi, bukan hanya sampel.
Peringatan waktu nyata:
Masalah terdeteksi? Pemberitahuan akan segera keluar. Email, Slack, Tim, push seluler. Apa pun yang cocok untuk tim Anda. Masalah dapat ditangani selagi masih baru dan dapat diperbaiki.
Mendeteksi Anomali Secara Otomatis
Beberapa masalah tidak melanggar aturan tertentu. Mereka hanya tidak biasa. AI memperhatikan.
Anomali statistik:
Jumlah transaksi adalah 3 standar deviasi dari rata-rata untuk akun ini. Bisa jadi sah. Bisa jadi ada kesalahan. Layak untuk diperiksa.
Pola istirahat:
Vendor ini biasanya dibayar $5.000-$7.000 per bulan. Bulan ini menjadi $25.000. Apa yang berubah?
Anomali waktu:
Entri jurnal besar yang diposting pada pukul 11:47 malam di hari terakhir kuartal tersebut. Mungkin baik-baik saja. Mungkin manajemen laba. Tandai untuk ditinjau.
Anomali hubungan:
Pendapatan meningkat 20% tetapi biaya pengiriman tetap datar. Biasanya mereka bergerak bersama. Mengapa kali ini tidak?
Anomali perilaku pengguna:
Pengguna ini biasanya memposting 5-10 entri jurnal per bulan. Mereka memposting 47 entri bulan ini. Apa yang terjadi?
AI tidak menuduh. Ini bendera. "Ini terlihat tidak biasa. Seseorang harus memeriksanya." Tim Anda menyelidiki dan mengonfirmasi bahwa tidak ada masalah atau menemukan masalah.
Menguji Kontrol Secara Otomatis
Pengendalian internal perlu diuji. Biasanya dilakukan setiap tahun atau setiap tiga bulan dengan pengambilan sampel. AI menguji secara terus menerus.
Pemisahan tugas:
AI memeriksa: Apakah orang yang sama yang membuat dan menyetujui? Apakah orang yang sama memesan dan menerima? Apakah orang yang sama memasukkan dan memposting? Pelanggaran segera ditandai.
Alur kerja persetujuan:
Apakah persetujuan diperoleh sebelum pemrosesan? Apakah persetujuan berasal dari orang yang berwenang? Apakah jumlah persetujuan mencukupi untuk ukuran transaksi? Setiap transaksi diperiksa.
Kontrol akses:
Siapa yang memiliki akses ke apa? Apakah ada akses yang diperluas di luar peran mereka? Apakah karyawan yang diberhentikan masih aktif dalam sistem? AI memonitor secara terus menerus.
Kepatuhan rekonsiliasi:
Apakah akun direkonsiliasi tepat waktu? Apakah rekonsiliasi sedang ditinjau? Apakah item yang direkonsiliasi diselesaikan dengan segera? AI melacak semua itu.
Kepatuhan terhadap kebijakan:
Kebijakan pengeluaran mengatakan makanan di bawah $75. Seseorang mengajukan $120. Kebijakan mengatakan bahwa perjalanan internasional membutuhkan persetujuan VP. Seseorang memesan tanpa itu. AI menangkap pelanggaran kebijakan.
Hasil: Anda tahu kontrol yang berfungsi, atau Anda tahu persis kontrol mana yang tidak berfungsi dan dapat segera memperbaikinya.
Mempersiapkan Dokumentasi Audit
Ketika auditor datang, mereka meminta dokumentasi. AI telah menyiapkannya.
Jejak audit otomatis:
Untuk setiap transaksi, AI mendokumentasikan:
- Siapa yang membuatnya dan kapan
- Siapa yang menyetujuinya dan kapan
- Dokumentasi pendukung apa saja yang ada
- Kontrol apa yang diuji dan hasilnya
- Pengecualian apa pun dan bagaimana penyelesaiannya
Jejak lengkap. Tidak perlu penebangan manual.
Bukti yang terorganisir:
Auditor ingin melihat transaksi berdasarkan jenisnya? Berdasarkan jumlah? Berdasarkan tanggal? AI mengatur semuanya dengan cara apa pun yang mereka inginkan. Tidak perlu mencari-cari file.
Laporan pengecualian:
Berikut ini adalah semua transaksi yang melanggar kontrol. Berikut adalah cara penyelesaiannya. Berikut adalah persetujuan untuk mengesampingkan kebijakan. Semua terdokumentasi dan terorganisir.
Hasil pengujian kontrol:
Anda menguji setiap transaksi, bukan sampel. Berikut metodologi pengujiannya. Berikut adalah hasilnya. Inilah bukti bahwa kontrol bekerja. Tidak diperlukan ekstrapolasi dari sampel.
Dokumen pendukung:
Faktur diperlukan untuk transaksi ini? AI telah menghubungkannya. PO? Terhubung. Email persetujuan? Terhubung. Tanda terima? Terhubung. Semuanya di satu tempat.
Daripada menghabiskan waktu dua minggu untuk mengumpulkan dokumentasi audit, Anda bisa menghabiskan waktu dua jam untuk meninjau kembali apa yang telah dikumpulkan oleh AI.
Melacak Perubahan Peraturan
Peraturan terus berubah. AI membantu Anda mengikutinya.
Memantau sumber yang relevan:
Pernyataan FASB. Pembaruan IRS. Pengumuman regulator industri. Perubahan pajak negara bagian. AI memantau sumber-sumber yang relevan dengan bisnis Anda.
Menyaring apa yang penting:
Tidak semua perubahan memengaruhi Anda. AI mengidentifikasi apa yang relevan berdasarkan industri, struktur, dan operasi Anda.
Merangkum dampaknya:
Standar akuntansi sewa guna usaha yang baru? AI meringkas apa saja yang berubah dan bagaimana perubahan tersebut dapat memengaruhi keuangan Anda. Bukan nasihat hukum, tetapi ringkasan informasi.
Menandai tenggat waktu:
Tanggal efektif. Tenggat waktu kepatuhan. Persyaratan pengarsipan. AI melacak tanggal-tanggal penting sehingga tidak ada yang terlewatkan.
Menyarankan perubahan proses:
Berdasarkan perubahan peraturan, AI menyarankan proses apa saja yang perlu diperbarui. Titik awal untuk perencanaan kepatuhan tim Anda.
Anda masih membutuhkan keahlian untuk menafsirkan dan mengimplementasikannya. Namun AI memastikan Anda mengetahui perubahan lebih awal dan tidak melewatkan apa pun.
Mengidentifikasi Indikator Risiko Penipuan
AI tidak dapat membuktikan penipuan. Namun, AI dapat menandai pola yang perlu diselidiki.
Pola transaksi yang tidak biasa:
Faktur vendor yang berada di bawah ambang batas persetujuan. Jumlah dolar bulat yang berulang. Transaksi pada akhir pekan atau hari libur. Nomor faktur berurutan dari vendor yang berbeda.
Tanda bahaya perilaku:
Pengguna mengakses sistem pada waktu yang tidak biasa. Volume entri jurnal manual yang tidak biasa. Pengabaian kontrol. Akses ke sistem di luar peran normal.
Tanda bahaya dari vendor:
Vendor baru tanpa proses penawaran. Alamat vendor sama dengan alamat karyawan. Beberapa vendor dengan rekening bank yang sama. Vendor yang hanya menagih, tidak pernah mengirim.
Tanda bahaya keuangan:
Penyesuaian persediaan selalu ditulis, tidak pernah naik. Retur penjualan tepat setelah akhir kuartal. Reklasifikasi antar akun menjelang akhir periode.
Ini tidak membuktikan apa-apa. Namun, hal ini layak untuk diselidiki. AI akan menyoroti mereka sehingga mereka tidak bersembunyi di ribuan transaksi normal.
Apa Artinya Bagi Anda
Untuk CFO dan Pemimpin Keuangan
Tidurlah lebih nyenyak sebelum panggilan telepon:
Ketika kontrol dipantau secara terus menerus dan masalah ditemukan lebih awal, maka akan lebih sedikit kejutan. Kepanikan "kami menemukan masalah selama persiapan audit" akan berkurang.
Biaya audit yang lebih rendah:
Ketika dokumentasi terorganisir dan kontrol diuji secara terus menerus, audit menjadi lebih cepat. Biaya audit yang lebih cepat lebih murah. Beberapa perusahaan menghemat 30-50% untuk biaya audit.
Kontrol internal yang lebih baik:
Pengujian pada saat itu juga hanya menunjukkan kontrol yang bekerja untuk sampel. Pemantauan terus menerus menunjukkan bahwa kontrol tersebut bekerja untuk semua hal. Bukti yang lebih baik. Kepercayaan diri yang lebih tinggi.
Deteksi masalah secara dini:
Temukan masalah dalam hitungan hari, bukan bulan. Perbaiki selagi masih kecil. Hindari kelemahan material yang memerlukan pengungkapan.
Keyakinan akan kepatuhan terhadap peraturan:
Ketahui bahwa Anda mengetahui perubahan yang relevan. Mengetahui tenggat waktu yang dilacak. Mengetahui proses yang sedang diperbarui. Tidak perlu khawatir akan melewatkan sesuatu yang penting.
Untuk Pengendali dan Manajer Akuntansi
Berhenti berebut selama audit:
Dokumentasi sudah siap. Pengujian kontrol telah dilakukan. Laporan pengecualian ada. Anda meninjau, bukan mengkompilasi.
Menangkap kesalahan lebih awal:
Kode GL salah? Tertangkap segera. Persetujuan yang hilang? Langsung ketahuan. Perbaiki sekarang daripada menjelaskannya kepada auditor nanti.
Bukti yang mengontrol pekerjaan:
Bukan "kami menguji 25 transaksi dan semuanya lolos." Melainkan "kami menguji semua 15.000 transaksi secara terus menerus dan inilah hasilnya."
Fokus pada peningkatan, bukan pemadaman kebakaran:
Ketika masalah segera ditandai, Anda memperbaiki akar penyebabnya alih-alih terus-menerus menemukan masalah baru.
Pelaporan manajemen yang lebih baik:
Melaporkan kepada CFO dan komite audit mengenai efektivitas pengendalian dengan data aktual, bukan estimasi dari sampel.
Untuk Auditor (Internal dan Eksternal)
Bukti audit yang lebih baik:
Pengujian populasi, bukan pengambilan sampel. Jejak audit yang lengkap. Dokumentasi yang terorganisir. Ini adalah bukti yang lebih baik untuk opini audit.
Audit yang lebih cepat:
Lebih sedikit waktu untuk mengumpulkan informasi. Lebih banyak waktu untuk penilaian dan area risiko. Audit selesai lebih cepat.
Fokus pada area penilaian:
Pengujian kontrol rutin dilakukan. Luangkan waktu untuk estimasi, penilaian, area penilaian manajemen. Lakukan pekerjaan audit yang bernilai lebih tinggi.
Peluang jaminan yang berkelanjutan:
Untuk audit internal, hal ini memungkinkan program asurans yang berkelanjutan. Pemantauan sepanjang tahun, bukan audit berkala.
Skenario Audit & Kepatuhan Umum
Pemantauan Pemisahan Tugas
Kebijakan Anda: Orang yang sama tidak dapat membuat dan menyetujui faktur.
AI memonitor setiap faktur:
- Faktur yang dibuat oleh Pengguna A
- Faktur disetujui oleh Pengguna A
- Pemisahan tugas pelanggaran terdeteksi
- Peringatan dikirim ke manajer akuntansi
- Manajer menyelidiki: Pengguna A menanggung seseorang yang sedang berlibur dan lupa untuk memberikan persetujuan yang berbeda
- Faktur dialihkan kembali ke pihak yang berwenang
- Insiden dicatat untuk diskusi kelemahan kontrol
Masalah ditemukan dan segera diperbaiki. Tidak ditemukan selama audit akhir tahun.
Deteksi Entri Jurnal yang Tidak Biasa
AI memantau entri jurnal:
- Entri jurnal manual besar yang diposting pada hari terakhir kuartal
- Entri berbalik pada hari pertama kuartal berikutnya
- Entri memiliki dokumentasi yang minim
- Pola yang cocok dengan indikator risiko manajemen laba
- Ditandai untuk tinjauan pengontrol
- Pengawas melakukan investigasi: Akrual yang sah untuk biaya yang diketahui, dokumentasi tidak memadai
- Dokumentasi tambahan yang diperoleh dan dilampirkan
- Entri ditinjau dan disetujui secara retroaktif
Entri yang sah, tetapi AI menemukan kelemahan dokumentasi sebelum audit dilakukan.
Pencegahan Penipuan Master Vendor
Vendor baru ditambahkan ke sistem:
- AI memeriksa alamat vendor dengan alamat karyawan
- Kecocokan ditemukan: alamat vendor cocok dengan alamat rumah petugas AP
- Peringatan langsung kepada pengawas dan CFO
- Investigasi diluncurkan
- Ternyata karyawan membuat vendor cangkang untuk mengirimkan faktur palsu
- Penipuan dihentikan sebelum pembayaran pertama diproses
Tanpa pemantauan AI, hal ini bisa saja tidak terdeteksi selama berbulan-bulan atau bertahun-tahun.
Persiapan Audit
Auditor datang untuk melakukan audit tahunan:
- Meminta daftar PBC (disediakan oleh klien)
- AI menghasilkan sebagian besar PBC secara otomatis:
- Neraca percobaan? Dihasilkan.
- Memimpin jadwal? Dihasilkan.
- Contoh transaksi berdasarkan kategori? Dihasilkan.
- Hasil pengujian kontrol? Sudah dilakukan untuk 100% populasi.
- Laporan pengecualian? Siap.
- Dokumentasi pendukung? Terorganisir dan terhubung.
Apa yang biasanya membutuhkan waktu persiapan selama dua minggu, sekarang hanya membutuhkan waktu dua hari untuk meninjau dan menyelesaikannya.
Apa yang Tidak Bisa Dilakukan AI
AI sangat ampuh untuk pemantauan dan dokumentasi. Namun, AI memiliki batasan yang jelas:
Ia tidak dapat membuat penilaian hukum:
Apakah perlakuan akuntansi ini sesuai dengan GAAP? Haruskah kita mengungkapkan hal ini? Hal ini memerlukan keahlian dan pertimbangan akuntansi.
Ini tidak dapat mendesain kontrol:
AI dapat menguji apakah kontrol berfungsi. AI tidak dapat merancang kontrol apa yang harus Anda miliki. Untuk itu, Anda perlu memahami bisnis dan risiko Anda.
Tidak dapat memberikan opini audit:
Auditor memberikan opini berdasarkan pertimbangan profesional. AI memberikan bukti dan hasil pengujian. Opini tersebut membutuhkan keahlian manusia.
Ia tidak dapat menafsirkan peraturan yang rumit:
AI dapat menandai perubahan peraturan dan meringkasnya. Menentukan dengan tepat bagaimana hal tersebut berlaku untuk situasi spesifik Anda membutuhkan keahlian.
Ini tidak dapat membuktikan penipuan:
AI menandai pola yang mencurigakan. Investigasi dan pembuktian membutuhkan analisis, wawancara, dan penilaian manusia.
Hal ini tidak dapat menggantikan tata kelola:
Komite audit. Pengawasan Dewan. Tanggung jawab manajemen. Ini tetap merupakan fungsi manusia. AI mendukung mereka tetapi tidak menggantikannya.
AI menangani pengecekan, pemantauan, dan dokumentasi dengan sangat baik. Keahlian, penilaian, dan akuntabilitas tetap berada di tangan manusia.
Memulai
Mulailah dengan area dengan risiko tertinggi atau upaya tertinggi:
Pilih satu kontrol untuk dipantau terlebih dahulu:
Pemisahan tugas? Alur kerja persetujuan? Kepatuhan terhadap kebijakan? Pilih salah satu yang penting dan didefinisikan dengan jelas. Buktikan bahwa pemantauan AI berhasil.
Tetapkan aturan yang jelas:
AI membutuhkan aturan yang jelas untuk dipantau. "Pengeluaran harus masuk akal" terlalu samar. "Pengeluaran untuk makan di atas $75 memerlukan persetujuan direktur" sudah jelas.
Mulailah dengan peringatan ke grup kecil:
Jangan membanjiri semua orang dengan peringatan pada awalnya. Arahkan ke pengawas atau tim kecil. Sesuaikan aturan. Kurangi positif palsu. Kemudian kembangkan.
Dokumentasikan manfaatnya:
Melacak berapa banyak masalah yang tertangkap. Seberapa dini masalah tersebut ditemukan. Berapa banyak waktu audit yang dihemat. Membangun kasus bisnis untuk ekspansi.
Perluas secara bertahap:
Tambahkan lebih banyak kontrol untuk dipantau. Menambahkan lebih banyak aturan. Tambahkan lebih banyak orang yang menerima peringatan. Membangun pemantauan komprehensif dari waktu ke waktu.
Bekerja dengan auditor:
Tunjukkan kepada mereka apa yang Anda lakukan. Dapatkan masukan mereka. Mereka akan lebih menghargai pengujian populasi daripada pengambilan sampel. Hal ini dapat mengurangi cakupan dan biaya audit.
Pemantauan berkelanjutan tidak terjadi dalam semalam. Tetapi Anda dapat memulai dari yang kecil dan membangunnya seiring waktu.
Siap untuk Pemantauan Berkelanjutan Alih-alih Kepanikan pada Saat Itu Juga?
Setiap perusahaan memiliki risiko yang berbeda. Kontrol yang berbeda. Persyaratan audit yang berbeda. Peraturan yang berbeda.
Kami tidak menjual daftar periksa kepatuhan yang umum. Kami melihat kontrol spesifik Anda. Risiko Anda. Persyaratan audit Anda.
Kemudian kami membangun pemantauan AI yang sesuai dengan lingkungan Anda. Kontrol yang sama dengan yang Anda miliki sekarang. Hanya saja dipantau terus menerus, bukan secara berkala.
Kami mulai dengan satu area. Buktikan bahwa pemantauan berkelanjutan berhasil. Kemudian perluas. Otomatisasi kepatuhan praktis yang mengurangi risiko dan menghemat waktu.
Bicaralah dengan Kami Tentang Kebutuhan Audit & Kepatuhan Anda
