AI Manajemen Kontrak

AI untuk Manajemen Kontrak: Jangan Pernah Melewatkan Pembaruan, Jangan Pernah Lupa Ketentuan

Kontrak ada di mana-mana dalam pengadaan. Perjanjian pemasok. Kontrak layanan. Komitmen volume. Kesepakatan lisensi. Perjanjian kerangka kerja. Masing-masing memiliki persyaratan yang penting.

Harga. Volume. Tanggal perpanjangan. Klausul pengakhiran. Perjanjian tingkat layanan. Ketentuan penalti. Rincian yang menentukan apakah Anda mendapatkan nilai atau dimanfaatkan.

Namun, kebanyakan perusahaan tidak mengetahui apa yang ada di dalam kontrak mereka. Bukan karena mereka tidak peduli. Karena mereka memiliki ratusan kontrak dan tidak ada yang punya waktu untuk membaca dan melacak semuanya.

Tanggal perpanjangan terlewat. Perpanjangan otomatis terjadi tanpa tinjauan. Persyaratan dilupakan. Pemasok tidak memenuhi komitmen dan tidak ada yang memperhatikan. Uang tertinggal di atas meja di mana-mana.

AI mengubah hal ini. Ia membaca kontrak. Mengekstrak apa yang penting. Melacak setiap tanggal dan kewajiban. Memastikan Anda tahu apa yang Anda setujui dan apakah Anda mendapatkannya.

Mengapa Manajemen Kontrak Gagal

Seperti inilah manajemen kontrak di sebagian besar perusahaan:

Kontrak ditandatangani. Seseorang mengarsipkannya. Biasanya dalam drive bersama, mungkin dalam sistem manajemen kontrak jika Anda memilikinya.

Lalu apa? Orang-orang melupakan apa yang ada di dalamnya. Orang pengadaan yang menegosiasikan kesepakatan pindah ke peran yang berbeda. Kontrak tetap ada di sana.

Setahun kemudian, kontrak diperpanjang secara otomatis. Tidak ada yang memeriksanya. Tidak ada yang memeriksa apakah persyaratannya masih kompetitif. Tidak ada yang memverifikasi bahwa pemasok memenuhi komitmen mereka. Anda terkunci untuk satu tahun lagi.

Atau lebih buruk lagi-Anda melewatkan periode pemberitahuan penghentian. Anda ingin mengganti pemasok, tetapi Anda tidak memberi tahu mereka 90 hari sebelum perpanjangan. Sekarang Anda terjebak untuk periode kontrak berikutnya.

Sementara itu, Anda memesan dari pemasok tanpa mengetahui apa yang Anda negosiasikan. Apakah ini harga yang dikontrak? Apakah kita mendapatkan diskon volume yang kita negosiasikan? Apakah pemasok memenuhi komitmen pengiriman?

Tidak ada yang tahu. Bukan karena mereka tidak mau-karena melacak semua ini secara manual tidak mungkin dilakukan.

Tim pengadaan tidak dapat membaca ratusan kontrak dan mengingat setiap istilah. Mereka tidak dapat memantau kinerja setiap pemasok terhadap setiap kewajiban. Mereka tidak dapat melacak lusinan tanggal perpanjangan sambil melakukan hal lainnya.

Jadi hal-hal tergelincir. Pembaharuan terlewatkan. Persyaratan tidak ditegakkan. Uang terbuang percuma.

Apa yang Dilakukan AI untuk Manajemen Kontrak

AI tidak hanya menyimpan kontrak. Ia membacanya. Memahami mereka. Melacak mereka. Begini caranya.

Mengekstrak Istilah Kunci Secara Otomatis

Memuat kontrak ke dalam AI. AI akan membaca seluruh dokumen-setiap halaman, setiap klausul, setiap istilah.

Ini mengekstrak apa yang penting:

Informasi harga: Harga satuan. Diskon volume. Klausul penyesuaian harga. Ketentuan harga minimum dan maksimum.
Komitmen volume: Kewajiban pembelian minimum. Ambang batas volume. Periode komitmen. Penalti kekurangan.
Tanggal kontrak: Tanggal mulai. Tanggal akhir. Tanggal perpanjangan. Periode pemberitahuan penghentian. Ketentuan perpanjangan otomatis.
Perjanjian tingkat layanan: Kerangka waktu pengiriman. Standar kualitas. Waktu respons. Komitmen waktu kerja. Metrik kinerja.
Ketentuan pengakhiran: Persyaratan pemberitahuan. Klausul pengakhiran lebih awal. Ketentuan pelanggaran. Ketentuan dan biaya keluar.
Ketentuan pembayaran: Jadwal pembayaran. Ketentuan bersih. Diskon pembayaran lebih awal. Denda keterlambatan pembayaran.
Persyaratan kepatuhan: Sertifikasi. Asuransi. Audit. Kewajiban pelaporan. Kepatuhan terhadap peraturan.

Ini bukan pencarian kata kunci. AI memahami konteks. AI tahu bahwa jangka waktu pembayaran "30 bersih" berbeda dengan "pemberitahuan penghentian 30 hari." AI membedakan antara klausul eskalasi harga dan tingkatan diskon volume.

Anda mendapatkan data terstruktur dari kontrak yang tidak terstruktur. Setiap istilah kunci diekstrak, dikategorikan, dan siap digunakan.

Tidak perlu lagi membaca kontrak setebal 40 halaman untuk menemukan tanggal pembaruan. Tidak perlu lagi mencari-cari dokumen untuk mengingat periode pemberitahuan penghentian. Semuanya diekstrak dan diatur.

Melacak Tanggal Perpanjangan dan Tidak Pernah Melewatkan Tenggat Waktu

Kegagalan manajemen kontrak yang paling mahal? Pembaruan yang terlewat.

Perpanjangan otomatis terjadi tanpa peninjauan. Periode pemberitahuan penghentian berlalu tanpa diketahui. Anda kehilangan kesempatan untuk melakukan negosiasi ulang, mengganti pemasok, atau menyesuaikan persyaratan.

AI melacak setiap tanggal penting:

Tanggal berakhirnya kontrak: Kapan kontrak ini berakhir?
Tanggal perpanjangan otomatis: Kapan kontrak ini akan diperpanjang secara otomatis jika kami tidak bertindak?
Tenggat waktu pemberitahuan pengakhiran: Hari terakhir untuk memberikan pemberitahuan jika kami ingin mengakhiri atau menegosiasikan ulang.
Tanggal-tanggal penting: Pos pemeriksaan komitmen volume. Tanggal tinjauan kinerja. Tanggal penyesuaian harga.
Tenggat waktu kepatuhan: Ketika sertifikasi perlu diperbarui. Ketika dokumen yang diperlukan kedaluwarsa.

Tidak hanya melacak tanggal. Aplikasi ini memperingatkan Anda sebelum tanggal-tanggal tersebut menjadi penting.

Pemberitahuan penghentian diperlukan 90 hari sebelum perpanjangan? Anda akan mendapatkan peringatan 120 hari sebelumnya. Waktu untuk mengevaluasi pemasok, mempertimbangkan alternatif, dan membuat keputusan.

Klausul penyesuaian harga memungkinkan kenaikan tahunan? Anda akan mendapatkan peringatan sebelum pemasok memintanya. Waktunya untuk bernegosiasi atau mempersiapkan diri.

Periode komitmen volume berakhir? Anda mendapatkan perkiraan: apakah Anda berada di jalur yang tepat untuk memenuhinya? Jika tidak, waktunya untuk menyesuaikan pemesanan atau menegosiasikan ulang persyaratan.

Tidak ada spreadsheet yang harus dikelola. Tidak ada entri kalender manual. Tidak ada tenggat waktu yang terlewat karena seseorang lupa memeriksa.

Membandingkan Ketentuan Kontrak di Seluruh Pemasok

Anda memiliki lima pemasok yang menyediakan produk serupa. Apakah Anda mendapatkan persyaratan yang konsisten? Atau apakah salah satu pemasok menegosiasikan persyaratan yang lebih baik yang seharusnya menjadi tolok ukur Anda?

AI membandingkan kontrak:

Perbandingan harga: Pemasok mana yang memiliki harga terbaik untuk produk yang sebanding? Di mana letak harga yang tidak wajar?
Ketentuan pembayaran: Bersih 30 dengan satu pemasok, bersih 60 dengan pemasok lainnya. Mengapa ada perbedaan? Dapatkah Anda melakukan standarisasi?
Tingkat layanan: Satu pemasok berkomitmen untuk pengiriman 48 jam, pemasok lainnya 5 hari. Apakah Anda membayar dengan harga yang sama?
Diskon volume: Break point dan tingkat diskon yang berbeda. Struktur mana yang paling menguntungkan?
Fleksibilitas pemutusan hubungan kerja: Beberapa kontrak memiliki pemberitahuan 90 hari, yang lain 180 hari. Beberapa memiliki biaya keluar, yang lainnya tidak.
Alokasi risiko: Siapa yang menanggung risiko untuk masalah kualitas? Kegagalan pengiriman? Volatilitas harga?

Anda melihat pola. Satu pemasok secara konsisten mendapatkan persyaratan yang lebih baik. Mengapa? Entah Anda memiliki hubungan yang lebih kuat di sana atau tim Anda bernegosiasi dengan lebih baik. Apa pun itu, hal itu menjadi tolok ukur Anda untuk pemasok lain.

Anda menemukan masalah. Salah satu pemasok memiliki persyaratan yang tidak wajar - persyaratan pembayaran yang lebih buruk, komitmen yang lebih ketat, penalti yang lebih tinggi. Saatnya untuk menegosiasikan ulang atau mempertimbangkan alternatif.

Negosiasi kontrak menjadi strategis. Anda tahu persyaratan apa saja yang menjadi standar dalam basis pemasok Anda. Anda tahu di mana Anda memiliki pengaruh. Anda bernegosiasi dari posisi pengetahuan.

Memantau Kepatuhan terhadap Ketentuan Kontrak

Kontrak hanya penting jika kedua belah pihak menghormatinya. Namun, sebagian besar perusahaan tidak melacak apakah pemasoknya memenuhi komitmen.

AI memonitor kinerja kontrak:

Kepatuhan terhadap harga: Apakah kami dikenakan biaya sesuai dengan harga kontrak? Apakah ada diskon yang diterapkan? Apakah kenaikan harga mengikuti ketentuan yang telah disepakati?
Pelacakan komitmen volume: Apakah kita memenuhi kewajiban pembelian minimum? Apakah kita sudah mencapai jeda volume yang seharusnya memicu harga yang lebih baik?
Kinerja pengiriman: Apakah pemasok memenuhi komitmen waktu pengiriman? Seberapa sering mereka meleset? Berapa banyak?
Standar kualitas: Tingkat kerusakan. Tingkat pengembalian. Metrik kualitas terhadap standar yang dikontrak.
Kepatuhan tingkat layanan: Waktu respons. Penyelesaian masalah. Ketersediaan dukungan. Apa pun yang dijanjikan dalam SLA.
Kepatuhan terhadap dokumentasi: Apakah sertifikasi yang diperlukan masih berlaku? Apakah perlindungan asuransi dipertahankan? Apakah audit telah selesai dilakukan?

AI menghubungkan persyaratan kontrak dengan data operasional. AI tidak hanya mengetahui apa yang dijanjikan, tetapi juga melacak apakah janji tersebut dipenuhi.

Pemasok berkomitmen untuk pengiriman tepat waktu 95% tetapi hanya mengirimkan tepat waktu 80% dari waktu tersebut? AI menandainya dengan data. Saatnya untuk diskusi kinerja pemasok yang didukung oleh fakta.

Anda ditagih lebih dari harga kontrak? AI menangkapnya sebelum Anda membayar faktur, bukan berbulan-bulan kemudian saat audit.

Ini bukan tentang bermusuhan dengan pemasok. Ini tentang akuntabilitas. Kedua belah pihak menyetujui persyaratan. AI memastikan kedua belah pihak menghormatinya.

Menyarankan Poin Negosiasi untuk Pembaruan

Perpanjangan kontrak semakin dekat. Saatnya bernegosiasi. Tapi apa yang harus Anda negosiasikan?

AI menyediakan ringkasan negosiasi:

Analisis kinerja: Bagaimana kinerja pemasok? Di mana mereka memenuhi komitmen? Di mana mereka gagal memenuhi komitmen?
Patokan harga: Bagaimana harga pemasok ini dibandingkan dengan yang lain? Dengan harga pasar? Apakah harga meningkat selama periode kontrak?
Analisis volume: Apakah kita memenuhi komitmen volume? Jika kita melampauinya, haruskah kita menegosiasikan harga yang lebih baik? Jika kita gagal, haruskah kita menyesuaikan komitmen?
Perbandingan istilah: Bagaimana persyaratan pemasok ini dibandingkan dengan pemasok Anda yang lain? Di manakah peluang peningkatan?
Intelijen pasar: Apa yang terjadi di pasar? Apakah kondisi pasokan berubah? Apakah ada pemasok baru yang tersedia?
Penilaian leverage: Di mana Anda memiliki pengaruh negosiasi? Konsentrasi volume? Pemasok alternatif? Catatan kinerja yang kuat?

Anda masuk ke dalam negosiasi pembaruan dengan data. Tidak hanya meminta "persyaratan yang lebih baik." Meminta peningkatan spesifik yang didukung oleh data kinerja dan konteks pasar.

"Tingkat pengiriman tepat waktu Anda adalah 82%, di bawah 95% yang kami kontrak. Kami membutuhkan peningkatan kinerja atau penyesuaian harga untuk mencerminkan biaya tambahan yang ditimbulkannya."

"Kami telah melampaui komitmen volume kami sebesar 30%. Kami harus mendiskusikan peningkatan harga untuk volume yang meningkat ini."

"Pemasok yang sebanding menawarkan persyaratan net 45. Kami ingin menyesuaikan dari 30 bersih agar sesuai dengan standar pasar."

Spesifik. Didukung data. Masuk akal. Jenis negosiasi yang membuahkan hasil.

Apa Artinya Bagi Anda

Untuk CPO dan Pemimpin Pengadaan

Anda mendapatkan visibilitas dan kendali penuh atas portofolio kontrak Anda.

Tidak ada pembaruan yang terlewat: Setiap tanggal kritis terlacak. Peringatan sebelum tenggat waktu berlalu. Waktu untuk membuat keputusan strategis.
Posisi negosiasi yang lebih baik: Data kinerja. Tolok ukur pasar. Perbandingan jangka waktu. Bukti untuk negosiasi.
Visibilitas ke dalam kewajiban kontrak: Ketahui apa yang telah Anda komit. Lacak apakah komitmen telah dipenuhi.
Istilah-istilah standar: Lihat di mana persyaratan bervariasi di antara pemasok. Mendorong konsistensi di tempat yang masuk akal.
Manajemen risiko: Ketahui di mana Anda memiliki persyaratan yang tidak menguntungkan. Identifikasi kontrak yang perlu diperhatikan.

Untuk Manajer Pengadaan dan Pembeli

Anda mengelola kontrak, bukan berburu informasi.

Ketahui apa yang ada dalam kontrak Anda: Tanpa membaca setiap halaman lagi. Istilah-istilah kunci diekstrak dan tersedia.
Persiapkan pembaruan dengan data: Analisis kinerja. Konteks pasar. Poin-poin negosiasi yang siap.
Melacak kinerja pemasok: Terhadap komitmen yang telah dikontrak. Bukti untuk diskusi dengan pemasok.
Memastikan kepatuhan harga: Memvalidasi tagihan sesuai dengan ketentuan kontrak. Tangkap biaya berlebih sebelum pembayaran.
Fokus pada kontrak-kontrak strategis: Kontrak-kontrak rutin dipantau secara otomatis. Anda fokus pada perjanjian bernilai tinggi dan kompleks.

Untuk Bisnis

Manajemen kontrak yang lebih baik berarti persyaratan yang lebih baik dan lebih sedikit masalah.

Ketentuan kontrak yang lebih baik: Negosiasi perpanjangan yang didukung oleh data mendapatkan hasil yang lebih baik daripada perpanjangan yang reaktif.
Pemasok dimintai pertanggungjawaban: Pelacakan kinerja memastikan pemasok memberikan apa yang mereka janjikan.
Uang tidak tertinggal di atas meja: Pemeriksaan kepatuhan harga. Realisasi diskon volume. Jendela terminasi yang digunakan secara strategis.
Pengurangan risiko: Kewajiban-kewajiban kontrak dilacak. Kepatuhan dipantau. Masalah ditandai lebih awal.
Fleksibilitas strategis: Ketahui kapan kontrak berakhir. Rencanakan transisi pemasok. Hindari perpanjangan otomatis yang tidak diinginkan.

Apa yang Tidak Akan Dilakukan AI

Mari kita perjelas tentang batasan.

AI tidak menegosiasikan kontrak. Manusia yang bernegosiasi. AI menyediakan data dan analisis untuk menginformasikan negosiasi.

AI tidak menafsirkan bahasa kontrak yang ambigu yang bahkan tidak disetujui oleh para pengacara. Interpretasi hukum yang kompleks masih membutuhkan keahlian manusia.

AI tidak membuat keputusan strategis tentang pembaruan kontrak. Keputusan untuk memperbarui, menegosiasikan ulang, atau mengganti pemasok bergantung pada strategi bisnis, hubungan, dan faktor di luar ketentuan kontrak.

Apa yang dilakukan AI adalah membuat informasi kontrak dapat diakses. AI melacak tanggal dan kewajiban. Memantau kepatuhan. AI menyediakan data untuk pengambilan keputusan.

Tim pengadaan Anda masih membuat keputusan strategis. Mereka hanya membuat keputusan dengan informasi yang lebih baik dan lebih banyak waktu karena tidak tenggelam dalam administrasi kontrak.

Hasil Nyata Dari AI Manajemen Kontrak

Berikut ini adalah tampilannya dalam praktik:

Tidak ada pembaruan yang terlewat: Setiap pembaruan dilacak. Peringatan yang dikirim dengan waktu untuk bertindak secara strategis. Tidak ada lagi perpanjangan otomatis yang tidak diinginkan.

Ketentuan perpanjangan yang lebih baik: Negosiasi yang didukung data mendapatkan harga rata-rata 5-15% lebih baik. Diskusi berbasis kinerja memperkuat persyaratan.

Penghematan sesuai harga: Menangkap biaya berlebih dan diskon yang hilang biasanya menghemat 2-5% pengeluaran kontrak.

Akses kontrak yang lebih cepat: Menemukan istilah-istilah kunci hanya membutuhkan waktu beberapa detik, bukan berjam-jam membaca dokumen. Pertanyaan dijawab dengan segera.

Akuntabilitas pemasok: Pelacakan kinerja menciptakan bukti untuk diskusi. Pemasok menganggap komitmen lebih serius ketika dilacak.

Ini bukan tentang perubahan yang revolusioner. Ini tentang melakukan manajemen kontrak dengan benar tanpa membutuhkan banyak orang untuk melakukannya.

Siap Mengendalikan Kontrak Anda?

Portofolio kontrak setiap perusahaan berbeda. Pemasok yang berbeda. Struktur kontrak yang berbeda. Ketentuan berbeda yang penting bagi bisnis Anda.

Kami tidak menjual sistem manajemen kontrak yang umum. Kami melihat kontrak spesifik Anda dan mengidentifikasi apa saja yang perlu dilacak. Kami membangun sistem yang mengekstrak persyaratan yang penting bagi Anda. Kami membuat peringatan dan laporan yang sesuai dengan cara kerja tim pengadaan Anda.

Tidak ada janji bahwa AI akan memahami setiap nuansa hukum. Hanya alat bantu praktis yang membuat kontrak Anda mudah dikelola dan memastikan Anda tidak melewatkan hal-hal penting.

Mari Bicara Tentang Manajemen Kontrak Anda

Kembali ke AI Pengadaan & Pengadaan