AI untuk Permintaan Pembelian & Pemesanan: Mempercepat Proses Pembelian
Permintaan pembelian dan pemesanan harus sederhana. Seseorang membutuhkan sesuatu. Mereka memintanya. Itu disetujui. Pesanan keluar. Selesai.
Namun, hal ini tidaklah sederhana. Permintaan berada di kotak masuk menunggu persetujuan. Pembeli memproses pesanan rutin secara manual. Orang-orang tidak tahu pemasok mana yang harus digunakan. Pesanan masuk ke pemasok yang tidak dikontrak karena proses persetujuannya terlalu lambat.
Hasilnya? Tim pengadaan terkubur dalam pekerjaan transaksional. Pengeluaran yang tidak terkendali karena orang-orang melewati sistem. Kebocoran kontrak karena pesanan tidak mengikuti ketentuan yang dinegosiasikan.
AI memperbaiki hal ini. AI memproses permintaan standar secara otomatis. Merutekan persetujuan secara cerdas. Memastikan pesanan mengikuti ketentuan yang dikontrak. Membuat prosesnya begitu cepat sehingga orang benar-benar menggunakannya.
Mengapa Proses Pembelian hingga Pembayaran Lambat
Proses permintaan hingga pemesanan rusak di sebagian besar perusahaan. Bukan karena tim pengadaan buruk dalam pekerjaan mereka. Karena prosesnya membutuhkan terlalu banyak pekerjaan manual.
Seseorang mengajukan permintaan. Pembeli harus memeriksanya. Periksa apakah permintaan tersebut sesuai dengan kebijakan. Tentukan siapa yang harus menyetujuinya. Arahkan ke pemberi persetujuan yang tepat. Tunggu persetujuan. Kemudian buat pesanan pembelian secara manual. Pilih pemasok. Masukkan semua detail lagi.
Untuk pesanan standar dan rutin. Setiap saat.
Pembeli menghabiskan waktu berjam-jam untuk memproses permintaan yang mengikuti pola yang sama. Perlengkapan kantor. Komponen standar. Layanan berulang. Pesanan yang tidak membutuhkan keahlian manusia tetapi tetap harus dilakukan karena prosesnya membutuhkan penanganan manual.
Ketika prosesnya lambat, orang-orang menyiasatinya. Mereka membeli langsung dari pemasok. Gunakan kartu kredit pribadi. Melewatkan persetujuan. Pengeluaran Maverick tidaklah berbahaya-ini adalah orang-orang yang berusaha menyelesaikan pekerjaan mereka.
Dan bagian pengadaan kehilangan kendali. Pemasok yang dikontrak tidak mendapatkan volume yang dijanjikan. Ketentuan yang dinegosiasikan tidak digunakan. Visibilitas pengeluaran menghilang.
Apa yang Dilakukan AI untuk Permintaan Pembelian & Pemesanan
AI tidak hanya mempercepat proses permintaan. AI juga membuatnya cerdas. Begini caranya.
Memproses Permintaan Secara Otomatis
AI menerima permintaan. AI menganalisis apa yang diminta.
Apakah ini barang standar? AI mengenalinya dari pesanan sebelumnya. AI memvalidasi permintaan sesuai dengan kebijakan. Memeriksa ketersediaan anggaran. Mengonfirmasi bahwa informasi yang diperlukan sudah lengkap.
Jika semuanya sesuai, AI akan merutekannya untuk mendapatkan persetujuan secara otomatis. Tidak perlu campur tangan pembeli untuk permintaan rutin.
Jika ada sesuatu yang salah, AI akan menandai masalah tertentu:
- Pusat biaya atau kode GL yang hilang
- Melebihi ambang batas anggaran yang memerlukan persetujuan khusus
- Item tidak sesuai dengan kategori yang disetujui
- Dokumentasi yang diperlukan tidak dilampirkan
- Spesifikasi yang tidak jelas yang perlu diklarifikasi
Pemohon mendapatkan umpan balik yang jelas dengan segera. Bukan penolakan secara umum. Masalah spesifik yang harus diperbaiki.
Permintaan standar mengalir melalui sistem dalam hitungan menit. Permintaan yang rumit akan diarahkan ke pembeli dengan konteks tentang apa yang perlu ditinjau.
Persetujuan Rute dengan Cerdas
Alur kerja persetujuan itu rumit. Pemberi persetujuan yang berbeda untuk jumlah yang berbeda. Jalur yang berbeda untuk kategori yang berbeda. Aturan yang berbeda untuk departemen yang berbeda.
Orang-orang menjadi bingung. Permintaan masuk ke pihak yang salah. Terpental kembali. Tertunda sementara orang mencari tahu siapa yang seharusnya menyetujui.
AI mengetahui aturan persetujuan:
- Perutean berbasis jumlah: Di bawah $1.000 diberikan kepada satu orang pemberi persetujuan. Di atas $10.000 membutuhkan penandatanganan tambahan.
- Perutean berbasis kategori: Pembelian TI membutuhkan persetujuan TI. Peralatan modal memerlukan tinjauan keuangan.
- Peraturan departemen: Setiap departemen memiliki tingkat delegasi dan rantai persetujuan yang berbeda.
- Pengecualian kebijakan: Item non-katalog. Pemasok yang tidak dikontrak. Persyaratan persetujuan khusus.
- Logika substitusi: Pemberi persetujuan utama tidak tersedia? Rute ke alternatif yang ditunjuk secara otomatis.
Setiap permintaan diajukan kepada penyetuju yang tepat untuk pertama kalinya. Tidak ada kebingungan. Tidak ada penundaan saat orang memeriksa siapa yang harus menyetujui apa.
Dan pemberi persetujuan? Mereka mendapatkan konteks untuk setiap permintaan. Apa yang dipesan. Mengapa. Status anggaran. Kepatuhan kontrak. Apakah ini rutin atau perlu pengawasan. Mereka dapat menyetujui dengan cepat jika diperlukan.
Menyarankan Pemasok Pilihan
Seseorang meminta perlengkapan kantor. Pemasok mana yang harus Anda gunakan?
Perusahaan Anda memiliki tiga vendor perlengkapan kantor yang dikontrak. Masing-masing memiliki harga yang berbeda untuk item yang berbeda. Waktu pengiriman yang berbeda. Pesanan minimum yang berbeda.
Pembeli mengetahui hal ini. Mereka telah menegosiasikan kontrak. Tetapi pemesan tidak tahu. Dan pembeli tidak ingin mencari secara manual pemasok mana yang terbaik untuk setiap pesanan.
AI merekomendasikan pemasok secara otomatis:
- Harga terbaik: Membandingkan harga yang dikontrak di seluruh pemasok untuk barang yang diminta.
- Kecepatan pengiriman: Faktor-faktor urgensi dan waktu tunggu pemasok.
- Peluang konsolidasi: Jika ada pesanan terbuka lainnya, disarankan untuk menggabungkan untuk memenuhi persyaratan pesanan minimum.
- Kepatuhan terhadap kontrak: Memprioritaskan pemasok yang memiliki komitmen volume yang harus Anda penuhi.
- Kinerja masa lalu: Mempertimbangkan keandalan pengiriman dan riwayat kualitas.
Pesanan pembelian diberikan kepada pemasok yang memberikan nilai terbaik. Tidak secara acak. Bukan kepada siapa pun yang kebetulan dikenal oleh pemesan. Kepada pemasok yang dikontrak dengan persyaratan terbaik untuk pesanan tertentu.
Kepatuhan terhadap kontrak meningkat. Ketentuan yang Anda negosiasikan benar-benar digunakan. Pemasok memenuhi komitmen volume karena pesanan mengalir ke tempat yang seharusnya.
Memvalidasi Pesanan Terhadap Kontrak
Anda menegosiasikan kontrak karena suatu alasan. Harga yang lebih baik. Persyaratan yang disepakati. Diskon volume. Tetapi jika pesanan tidak sesuai dengan ketentuan kontrak, Anda akan kehilangan keuntungan.
AI memvalidasi setiap pesanan sesuai dengan ketentuan kontrak:
- Validasi harga: Apakah ini harga yang dikontrak? Jika tidak, tandai dan jelaskan perbedaannya.
- Kepatuhan terhadap ketentuan: Apakah kami memesan dalam jumlah minimum / maksimum yang disepakati?
- Verifikasi diskon: Apakah diskon yang dikontrak diterapkan? Jeda volume dihitung dengan benar?
- Pencocokan produk: Apakah ini barang yang dikontrak atau barang pengganti yang serupa dengan harga yang berbeda?
- Ketentuan pembayaran: Apakah kami menggunakan ketentuan pembayaran yang dinegosiasikan atau ketentuan yang berbeda?
Jika pesanan tidak sesuai dengan kontrak, AI akan menandainya sebelum PO keluar.
Mungkin harganya lebih tinggi dari yang dikontrakkan. Mungkin pemasok "secara tidak sengaja" menghapus diskon. Mungkin seseorang memesan barang yang tidak dikontrak padahal ada alternatif yang dikontrak.
Anda menangkapnya sebelum Anda membayarnya. Bukan saat rekonsiliasi faktur yang sudah terlambat.
Ini bukan tentang tidak mempercayai pemasok. Ini tentang memastikan persyaratan yang Anda negosiasikan benar-benar diterapkan pada setiap pesanan.
Melacak Status Pesanan Secara Proaktif
Perintah keluar. Lalu pertanyaan-pertanyaan pun dimulai. "Di mana pesanan saya?" "Kapan pesanan saya akan tiba?" "Apakah pemasok sudah mengonfirmasikannya?"
Pembeli mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini secara konstan. Mereka memeriksa sistem. Menelepon pemasok. Mengirim email. Pembaruan status sebagai pekerjaan penuh waktu.
AI memantau status pesanan secara otomatis:
- Konfirmasi pemasok: Apakah pemasok menerima pesanan? Menerima tanggal pengiriman? Menandai setiap ketidaksesuaian?
- Pelacakan produksi/pengiriman: Apakah pesanan sesuai jadwal? Apakah sudah dikirim? Sedang dalam perjalanan?
- Pemantauan pengiriman: Tanggal pengiriman yang diharapkan semakin dekat. Apakah sudah sampai? Apakah barang tersebut sudah masuk ke dalam inventaris?
- Peringatan pengecualian: Penundaan. Pemesanan kembali. Masalah kualitas yang ditandai pada saat penerimaan. Perbedaan kuantitas.
- Komunikasi yang proaktif: Memperbarui pemohon secara otomatis. Mengeskalasi ke pembeli hanya jika diperlukan intervensi.
Pemohon mendapatkan pembaruan status tanpa diminta. Pembeli fokus pada pengecualian, bukan pemeriksaan status rutin.
Pesanan tertunda? AI memberi tahu pemesan dan pembeli sebelum seseorang bertanya. Ini memberikan konteks-mengapa pesanan tertunda, tanggal baru yang diharapkan, apakah ada alternatif lain.
Masalah ditangani secara proaktif. Tidak ditemukan ketika seseorang bertanya, "Hei, di mana pesanan yang saya lakukan tiga minggu yang lalu?"
Apa Artinya Bagi Anda
Untuk CPO dan Pemimpin Pengadaan
Anda mendapatkan kontrol dan visibilitas atas seluruh proses pembelian hingga pemesanan.
- Kepatuhan kontrak yang lebih tinggi: Pesanan mengalir ke pemasok yang dikontrak. Ketentuan yang dinegosiasikan digunakan. Komitmen volume terpenuhi.
- Pengeluaran yang lebih sedikit: Ketika proses yang disetujui cepat, orang akan menggunakannya dan bukannya melewatinya.
- Siklus pengadaan yang lebih cepat: Pesanan standar diproses dalam hitungan menit, bukan hari. Kebutuhan bisnis terpenuhi lebih cepat.
- Alokasi sumber daya yang lebih baik: Pembeli mengerjakan pembelian dan negosiasi yang rumit, bukan pemrosesan pesanan rutin.
- Habiskan visibilitas: Semua pesanan mengalir melalui sistem. Visibilitas penuh terhadap apa yang dibeli dan dari siapa.
Untuk Manajer Pengadaan dan Pembeli
Anda tidak lagi menjadi pusat pemrosesan permintaan dan menjadi fungsi strategis.
- Berhenti memproses pesanan rutin: Permintaan standar mengalir secara otomatis. Anda hanya menangani apa yang membutuhkan keahlian.
- Fokus pada pembelian yang kompleks: Waktunya untuk negosiasi. Manajemen hubungan pemasok. Pengadaan strategis.
- Pemanfaatan kontrak yang lebih baik: Pesanan secara otomatis masuk ke pemasok yang tepat dengan persyaratan yang tepat.
- Lebih sedikit pemeriksaan status: Pelacakan otomatis menangani pertanyaan rutin. Anda fokus pada pengecualian.
- Beban kerja yang jelas: Ketahui apa yang membutuhkan perhatian Anda. Apa yang rutin ditangani secara otomatis.
Untuk Pemohon dan Pengguna Bisnis
Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan, lebih cepat, dengan lebih sedikit kerumitan.
- Pesanan lebih cepat: Permintaan standar disetujui dan dipesan dalam hitungan menit. Tidak perlu lagi menunggu berhari-hari untuk item rutin.
- Hapus status: Ketahui di mana pesanan Anda tanpa bertanya. Pembaruan proaktif tentang pengiriman.
- Proses yang mudah: Panduan yang jelas tentang apa yang dibutuhkan. Umpan balik segera jika ada yang salah.
- Layanan yang lebih baik: Pemasok pilihan yang disarankan secara otomatis. Waktu dan ketentuan pengiriman terbaik.
- Tidak ada lagi solusi lain: Proses persetujuannya cukup cepat sehingga Anda tidak perlu melewatinya.
Apa yang Tidak Akan Dilakukan AI
Mari kita perjelas tentang apa yang bukan.
AI tidak menyetujui pembelian. Manusia yang menyetujui. AI hanya merutekan permintaan kepada pemberi persetujuan yang tepat dengan informasi yang tepat.
AI tidak menggantikan penilaian pembeli untuk pembelian yang kompleks. Pemasok baru. Barang-barang non-standar. Peralatan modal. Pembelian strategis. Semua ini membutuhkan keahlian manusia.
AI tidak menghilangkan semua pekerjaan manual. Beberapa permintaan bersifat kompleks. Beberapa pesanan membutuhkan penanganan khusus. Beberapa situasi membutuhkan penilaian manusia tentang risiko, kualitas, atau pemilihan pemasok.
Apa yang dilakukan AI adalah menangani rutinitas. Perintah standar yang mengikuti pola. Permintaan 80% yang tidak memerlukan keahlian manusia, tetapi secara historis tetap mendapatkannya karena prosesnya memerlukan penanganan manual.
Pembeli Anda masih membuat keputusan. Mereka hanya membuat keputusan tentang hal-hal yang benar-benar membutuhkan keahlian mereka.
Hasil Nyata Dari Permintaan & Pemesanan AI
Berikut ini adalah tampilannya dalam praktik:
70-80% permintaan yang diproses secara otomatis: Pesanan standar mengalir tanpa campur tangan pembeli. Pembeli fokus pada 20-30% yang membutuhkan keahlian.
Waktu siklus persetujuan dipotong sebesar 50-70%: Permintaan segera dikirimkan ke pihak yang tepat. Tidak ada kebingungan, tidak ada penundaan, tidak ada bolak-balik.
Kepatuhan terhadap kontrak meningkat 15-30%: Pesanan secara otomatis mengalir ke pemasok yang telah dikontrak sesuai dengan ketentuan kontrak. Pengeluaran Maverick turun.
Kapasitas pembeli dibebaskan: Jam per hari dipulihkan dari pemrosesan pesanan rutin. Waktu yang dialokasikan kembali untuk pengadaan dan negosiasi strategis.
Pengalaman pengguna yang lebih baik: Cukup cepat sehingga orang menggunakan sistem daripada mencari solusi. Adopsi yang lebih tinggi berarti visibilitas pengeluaran yang lebih baik.
Ini bukan tentang memangkas jumlah pegawai pengadaan. Ini tentang membiarkan bagian pengadaan melakukan pekerjaan yang lebih strategis dengan sumber daya yang sama.
Siap Mempercepat Proses Pembelian hingga Pemesanan Anda?
Proses permintaan dan pemesanan setiap perusahaan berbeda. Alur kerja persetujuan Anda mencerminkan struktur organisasi Anda. Basis pemasok Anda memiliki karakteristik yang unik. Kategori Anda memiliki persyaratan yang berbeda.
Kami tidak menjual otomatisasi pengadaan barang secara umum. Kami melihat proses permintaan hingga pemesanan Anda secara spesifik. Kami mengidentifikasi pesanan mana yang bisa diotomatisasi dan mana yang membutuhkan keahlian manusia. Kami membangun sistem yang sesuai dengan cara kerja organisasi Anda.
Tidak ada janji bahwa semuanya akan otomatis. Hanya AI praktis yang menangani pesanan rutin sehingga pembeli Anda dapat fokus pada pengadaan strategis.
