Stefan Preusler, CEO LeapLytics
Ini adalah pernyataan yang saya dukung sepenuhnya: mayoritas dasbor risiko Power BI yang ada saat ini tidak mengubah satu pun keputusan. Mereka dibuka sebelum rapat, ditampilkan di layar, dan ditutup kembali. Keputusan sudah dibuat - dalam percakapan terpisah, di lorong, di utas email. The Dasbor risiko Power BI adalah wallpaper.
Tiga Hal yang Saya Lihat dalam Praktiknya yang Tidak Ingin Diucapkan dengan Keras
Pertama: Sebagian besar dasbor risiko dibuat untuk pembuatnya, bukan pengambil keputusan. Saya telah mengikuti cukup banyak panggilan pelanggan untuk mengenali polanya. Seorang analis BI menghabiskan waktu tiga minggu untuk membuat sesuatu yang benar-benar mengesankan - gradien warna, KPI animasi, bagan sebar yang mendekati matriks risiko jika Anda menyipitkan mata. Itu terlihat dipoles. Masalahnya adalah orang-orang yang perlu bertindak berdasarkan data - direktur program, CFO, ketua komite audit - tidak dapat membacanya tanpa panduan. Kompleksitas yang dirancang untuk menunjukkan kemampuan analitis adalah kebalikan dari alat tata kelola yang berguna.
Kedua: Tidak adanya interaktivitas membunuh pertanyaan lanjutan. Momen terpenting dalam tinjauan risiko bukanlah ketika seseorang mengatakan "Saya melihat skor risiko secara keseluruhan berwarna kuning." Melainkan saat mereka bertanya "risiko spesifik apa yang menyebabkannya?" dan "apakah risiko tersebut menjadi lebih buruk sejak bulan lalu?" Dasbor statis - bahkan yang indah sekalipun - tidak dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut di dalam ruangan. Analis berjanji untuk menindaklanjutinya. Tindak lanjut tersebut menjadi slide deck lainnya. Siklusnya berulang. Nyata pengambilan keputusan visualisasi data mensyaratkan bahwa alat tersebut dapat diinterogasi secara langsung, oleh orang yang mengajukan pertanyaan, tanpa perantara teknis.
Ketiga: Irama pembaruan rusak. Saya sering menemukan dasbor risiko yang diperbarui setiap bulan, atau secara manual, atau "ketika seseorang ingat." Risiko yang meningkat pada hari Selasa tidak akan terlihat hingga hari Kamis ketiga di bulan berikutnya. Pada saat itu, dasbor bukanlah alat manajemen risiko - ini adalah catatan historis. Ada perbedaan yang berarti antara kedua hal tersebut, dan sebagian besar organisasi diam-diam telah menerima hal yang salah.
Argumen Tandingan - dan Mengapa Itu Tidak Berlaku
Tanggapan yang paling sering saya dengar adalah ini: "Pemangku kepentingan kami tidak ingin berinteraksi dengan dasbor. Mereka menginginkan ringkasan." Saya mengerti mengapa orang percaya akan hal ini. Para pemimpin senior sangat sibuk. Mereka telah mengatakan - mungkin lebih dari sekali - bahwa mereka menginginkan satu halaman yang sederhana, bukan alat yang harus mereka pelajari.
Namun, lihatlah apa yang terjadi ketika Anda meletakkan matriks risiko yang dirancang dengan baik dan benar-benar interaktif di depan direktur program untuk pertama kalinya - di mana mereka dapat mengeklik kuadran dan langsung melihat risiko mana yang berada di sana, memfilter berdasarkan alur kerja, dan menggeser sumbu waktu untuk melihat bagaimana gambarannya berubah. Mereka tidak melepaskan diri. Mereka justru mendekat. Preferensi "Saya hanya ingin ringkasan" sebagian besar merupakan respons yang terkondisikan setelah bertahun-tahun diberikan alat yang terlalu rumit atau terlalu statis untuk digunakan. Ini bukanlah preferensi bawaan untuk informasi yang lebih sedikit.
Penelitian Gartner tentang adopsi data dan analitik secara konsisten menunjukkan bahwa kesenjangan antara ketersediaan dasbor dan pengambilan keputusan yang digerakkan oleh dasbor bukanlah masalah teknologi - ini adalah masalah desain dan kegunaan. Alatnya ada. Datanya ada. Permasalahannya adalah bagaimana keduanya terhubung dengan orang-orang yang perlu bertindak.
Apa yang Seharusnya Benar-Benar Berubah
Berhentilah mengevaluasi dasbor risiko berdasarkan tampilannya di tangkapan layar. Mulailah mengevaluasi mereka berdasarkan pertanyaan apa yang dapat mereka jawab dalam waktu kurang dari 30 detik - tanpa dukungan analis, dalam rapat langsung, oleh orang yang harus melakukan panggilan.
Secara konkret, itu berarti tiga hal:
- Desain untuk pemangku kepentingan yang paling tidak memiliki pengetahuan teknis di dalam ruangan, bukan analis yang paling cakap dalam tim Anda. Jika ketua komite audit tidak dapat menavigasinya sendiri, maka komite audit telah gagal mencapai tujuan utamanya - terlepas dari seberapa canggihnya model data yang digunakan.
- Bangun interaktivitas sejak awal. Penelusuran dari kuadran risiko ke detail risiko individu, penyaringan tren berbasis waktu, dan tampilan status tingkat aliran kerja bukanlah fitur tingkat lanjut - fitur-fitur tersebut merupakan dasar untuk dasbor manajemen risiko yang mendapatkan tempatnya dalam proses tata kelola. Alat-alat seperti Matriks Risiko LeapLytics untuk Power BI ada justru karena visual asli tidak menyediakan hal ini di luar kotak.
- Perlakukan siklus penyegaran bulanan sebagai cacat, bukan fitur. Jika data risiko Anda berubah lebih cepat daripada pembaruan dasbor Anda - dan memang demikian - Anda hanya melaporkan riwayat, bukan mengelola risiko. Penyegaran otomatis yang terhubung ke sumber data langsung bukanlah hal yang mewah; ini adalah standar minimum yang layak untuk alat yang mengklaim mendukung tata kelola waktu nyata.
Pertanyaan yang Ingin Saya Dengar Terjawab
Kapan terakhir kali dasbor risiko - bukan percakapan, bukan laporan, bukan email tindak lanjut, tetapi dasbor itu sendiri - secara langsung mengubah keputusan dalam organisasi Anda?
Jika Anda harus berpikir lebih dari beberapa detik, saya berpendapat bahwa itu adalah titik data paling jujur tentang pengaturan Anda saat ini yang Anda miliki.
Stefan Preusler adalah salah satu pendiri dan CEO LeapLytics, sebuah perusahaan perangkat lunak yang berspesialisasi dalam visualisasi khusus Power BI untuk manajemen risiko dan tata kelola proyek. Dia telah membangun alat visualisasi data untuk industri yang diatur sejak tahun 2020.
