AI untuk Hutang Usaha & Piutang: Tangani Lebih Banyak Transaksi dengan Lebih Sedikit Usaha
AP dan AR adalah pabrik transaksi. Ratusan atau ribuan faktur mengalir setiap bulannya. Setiap faktur harus dicatat, dicocokkan, disetujui, dibayar, atau ditagih.
Ini adalah pekerjaan volume. Aturan yang jelas. Langkah-langkah spesifik. Perubahan yang sangat kecil dari satu transaksi ke transaksi berikutnya.
Tim Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian. Memeriksa pencocokan tiga arah. Menjadwalkan proses pembayaran. Mengirim pengingat penagihan. Merekonsiliasi akun. Menjawab email "di mana pembayaran saya?".
Ini bukan pekerjaan keuangan strategis. Ini adalah pemrosesan transaksi. Dan AI dibangun untuk hal ini.
AI menangani volume. Tim Anda menangani pengecualian. Alih-alih memproses 200 transaksi rutin dan 10 kasus masalah, tim Anda berfokus pada 10 kasus yang benar-benar membutuhkan penilaian manusia.
Tantangan AP/AR
Volume transaksi bertumbuh bersama bisnis Anda. Namun, tim Anda tidak tumbuh dengan kecepatan yang sama.
Dalam Hutang Usaha:
- Faktur diterima melalui email, surat, portal, EDI, faks
- Setiap vendor memformat faktur secara berbeda
- Setiap faktur harus sesuai dengan PO dan tanda terima
- Perutean persetujuan tergantung pada jumlah, departemen, jenis vendor
- Penjadwalan pembayaran menyeimbangkan tanggal jatuh tempo, diskon, dan posisi kas
- Vendor menelepon menanyakan status pembayaran
- Akrual akhir bulan perlu dihitung
Dalam Piutang Usaha:
- Faktur harus dibuat dan dikirim dengan benar
- Pembayaran dilakukan dengan cek, ACH, transfer, kartu kredit
- Aplikasi tunai mencocokkan pembayaran dengan faktur
- Pembayaran pendek dan pemotongan perlu diselidiki
- Penagihan memerlukan tindak lanjut atas rekening yang telah jatuh tempo
- Pelanggan membantah faktur dan membutuhkan penyelesaian
- Target DSO perlu dipantau
Setiap langkah sangat mudah. Namun, kalikan dengan ratusan transaksi dan Anda akan memiliki pekerjaan penuh waktu untuk banyak orang.
Ketika volume meningkat, Anda memiliki tiga pilihan: mempekerjakan lebih banyak orang, bekerja lebih lama, atau membiarkannya. Tidak ada satu pun yang bagus.
AI memberi Anda opsi keempat: menangani rutinitas secara otomatis.
Apa yang Dilakukan AI untuk Hutang Usaha
Memproses Faktur Secara Otomatis
Faktur tiba. AI:
Mengekstrak semua data:
Vendor, nomor faktur, tanggal, mata anggaran, jumlah, syarat, nomor PO. Semua yang dibutuhkan untuk pemrosesan.
Memvalidasi faktur:
Apakah perhitungannya masuk akal? Apakah vendornya ada di dalam sistem? Apakah alamatnya benar? Apakah ketentuan pembayaran sesuai dengan yang disepakati?
Memeriksa adanya duplikasi:
Apakah faktur ini sudah pernah dikirimkan sebelumnya? Vendor yang sama, jumlah yang sama, tanggal yang sama? Upaya duplikat akan segera ditandai.
Membuat entri AP:
Posting ke ERP atau sistem akuntansi Anda secara otomatis. Kode GL ditetapkan berdasarkan aturan yang Anda tentukan.
Semua ini terjadi dalam waktu kurang dari satu menit. Tidak ada pengetikan oleh manusia. Tidak ada kesalahan entri data.
Menangani Pencocokan Tiga Arah
Pencocokan tiga arah adalah kontrol yang kritis. Ini juga membosankan.
Kecocokan AI:
- Faktur ke Pesanan Pembelian: Vendor yang tepat? Barang yang tepat? Harga yang tepat?
- Faktur ke Tanda Terima: Apakah kami benar-benar menerima apa yang ditagihkan?
- Ketiganya bersama-sama: Apakah jumlah dan nilai sudah sesuai di ketiga dokumen tersebut?
Pasangan yang sempurna:
Semuanya selaras dalam toleransi yang dapat diterima. AI menyetujui secara otomatis dan mengantri untuk pembayaran.
Varians kecil:
Perbedaan kecil dalam jumlah atau harga. Di bawah ambang batas toleransi Anda. Bendera AI tetapi dapat menyetujui secara otomatis jika Anda mengonfigurasinya seperti itu.
Varians yang signifikan:
Ketidakcocokan material. Kuantitas berbeda. Harga berbeda. PO yang hilang. Bendera AI untuk ditinjau oleh manusia dan diarahkan ke orang yang tepat.
Tim Anda hanya melihat pengecualian. 90% yang cocok dengan sempurna? Sudah ditangani.
Rute untuk Mendapatkan Persetujuan dengan Cerdas
Setiap perusahaan memiliki aturan persetujuan. AI mengikutinya:
Perutean berbasis jumlah:
Di bawah $500? Persetujuan manajer. $500-$5.000? Persetujuan direktur. Lebih dari $5.000? Persetujuan VP. AI mengetahui matriks persetujuan Anda.
Perutean berbasis departemen:
Biaya pemasaran? Diberikan kepada manajer pemasaran. Pengeluaran IT? Masuk ke direktur TI. Lintas departemen? Masuk ke keduanya.
Perutean berbasis vendor:
Vendor baru? Pergi ke bagian pengadaan untuk pemeriksaan. Vendor yang dikenal? Proses standar. Vendor dalam daftar pengawasan? Diteruskan ke pengawas.
Penanganan prioritas:
Tersedia diskon pembayaran lebih awal? Prioritas tinggi. Ketentuan standar 30 hari? Antrian normal. Sudah terlambat? Mendesak.
Pemberi persetujuan mendapatkan pemberitahuan melalui saluran pilihan mereka. Email, Slack, Tim, aplikasi seluler. Mereka menyetujui atau menolak dengan satu klik. Tidak perlu mencari faktur melalui email.
Mengoptimalkan Penjadwalan Pembayaran
Faktur mana yang harus Anda bayar minggu ini? Kecerdasan Buatan membantu Anda memutuskan.
Ini mempertimbangkan:
- Tanggal jatuh tempo: Apa yang harus dibayarkan untuk menghindari biaya keterlambatan?
- Diskon pembayaran lebih awal: Diskon apa saja yang bisa kami dapatkan?
- Posisi kas: Apa yang bisa kita bayar sekarang?
- Hubungan dengan vendor: Siapa yang kami prioritaskan untuk alasan strategis?
- Ketentuan pembayaran: Apa waktu yang optimal untuk arus kas?
AI menyarankan proses pembayaran yang menyeimbangkan semua faktor ini. Anda meninjau. Sesuaikan jika perlu. Setujui. Pembayaran dijalankan.
Hasil: Lebih banyak diskon pembayaran lebih awal yang ditangkap. Lebih sedikit biaya keterlambatan. Manajemen kas yang lebih baik. Lebih sedikit perencanaan manual.
Menangani Komunikasi Vendor
Email vendor: "Bagaimana status faktur 12345?"
Sebelum AI: Seseorang mencari melalui sistem dan email. Mencari tahu statusnya. Menulis tanggapan. Membutuhkan waktu 10 menit.
Dengan AI: Respons instan. "Faktur 12345 telah disetujui dan dijadwalkan untuk pembayaran pada tanggal 15 Mei." AI memeriksa sistem dan merespons secara otomatis.
Untuk pertanyaan yang rumit, AI akan mengarahkan ke manusia. Tapi pemeriksaan status rutin? Ditangani secara otomatis. Tim Anda tidak lagi menjadi perantara antara vendor dan sistem Anda.
Apa yang Dilakukan AI untuk Piutang Usaha
Membuat dan Mengirim Faktur
Faktur harus dikirim tepat waktu. Dengan informasi yang benar. Kepada orang yang tepat.
AI:
Membuat faktur dari pesanan:
Pesanan terpenuhi? Faktur dibuat secara otomatis. Semua item baris. Harga yang benar. Ketentuan yang tepat. Format khusus pelanggan jika diperlukan.
Menerapkan aturan khusus pelanggan:
Beberapa pelanggan membutuhkan nomor PO pada faktur. Beberapa membutuhkan nomor referensi khusus. Beberapa pelanggan membutuhkan faktur yang dikirim ke bagian penagihan@, bukan bagian keuangan@. AI menangani kebutuhan pelanggan.
Mengirim melalui saluran pilihan:
Email, EDI, unggahan portal, surat cetak. Bagaimana pun cara pelanggan ingin menerima faktur, AI akan mengirimkannya.
Melacak pengiriman:
Email dibuka? PDF diunduh? EDI diakui? AI melacak tanda terima dan menandai jika ada sesuatu yang tidak terkirim.
Faktur keluar lebih cepat. Lebih konsisten. Dengan lebih sedikit kesalahan. Itu berarti pembayaran lebih cepat.
Menerapkan Uang Tunai Secara Otomatis
Aplikasi tunai mencocokkan pembayaran dengan faktur. Konsep sederhana. Kenyataan yang memakan waktu.
Kecocokan AI:
Pasangan yang sempurna:
Jumlah pembayaran sama persis dengan jumlah faktur. Nama pelanggan cocok. Kecerdasan buatan berlaku secara otomatis.
Pembayaran sebagian:
Pelanggan membayar $8.000 terhadap faktur $10.000. AI menerapkan pembayaran parsial dan membiarkan saldo tetap terbuka.
Pembayaran multi-faktur:
Satu cek sebesar $50.000 yang mencakup 15 faktur. AI mencocokkan faktur yang tepat berdasarkan jumlah, nomor faktur dalam referensi pembayaran, atau pola historis.
Uang tunai yang belum digunakan:
Pembayaran tidak jelas cocok dengan faktur apa pun. AI menandainya untuk ditinjau oleh manusia dan memberikan saran kecocokan berdasarkan jumlah dan riwayat pelanggan.
Tim Anda hanya menyentuh pengecualian. Segala sesuatu yang lain mengalir secara otomatis.
Mengelola Koleksi Secara Sistematis
Penagihan adalah pekerjaan lanjutan. AI melakukannya secara konsisten.
Memantau tanggal jatuh tempo:
Faktur jatuh tempo besok? AI akan mencatatnya. Lewat jatuh tempo? Eskalasi dimulai.
Mengirim pengingat secara otomatis:
Pengingat ramah 5 hari sebelum tanggal jatuh tempo. Pengingat lain pada tanggal jatuh tempo. Pengingat yang meningkat pada 7, 14, 30 hari setelah jatuh tempo. Pengaturan waktu dan nada berdasarkan aturan Anda.
Mempersonalisasi komunikasi:
"Faktur 5678 untuk $12.500 tertanggal 1 April sekarang sudah lewat 15 hari. Pembayaran diharapkan pada tanggal 30 April." Detail spesifik, bukan template umum.
Melacak tanggapan:
Pelanggan mengatakan "cek sudah sampai"? AI mencatatnya dan menindaklanjuti jika pembayaran tidak sampai. Sengketa diajukan? Rute ke spesialis AR.
Meningkatkan dengan tepat:
Jumlah kecil, pertama kali terlambat? Pengingat otomatis. Jumlah besar, berulang kali terlambat? Rute ke manajer AR. Jumlah yang sangat besar, sudah lewat jatuh tempo secara signifikan? Rute ke CFO.
Tindak lanjut yang konsisten. Tidak ada akun yang terlupakan. Tidak ada percakapan yang canggung yang tertunda. Hanya manajemen penagihan yang sistematis.
Menangani Perselisihan dan Pemotongan
Pelanggan membayar $9.000 pada faktur $10.000 dan mengatakan "kesalahan harga."
AI:
- Mendeteksi kekurangan pembayaran
- Memeriksa apakah ada catatan atau alasan perselisihan
- Menarik kutipan, pesanan, dan faktur asli
- Memeriksa riwayat harga dengan pelanggan ini
- Menandai sengketa dan mengarahkan ke spesialis AR dengan semua informasi yang relevan yang telah dikumpulkan
Spesialis AR Anda menyelidiki dengan semua konteks yang sudah disediakan. Tidak ada perburuan melalui sistem. Tidak perlu menyatukan apa yang terjadi. Semua yang dibutuhkan ada di sana.
Perkiraan Penagihan Kas
Berapa banyak uang tunai yang akan Anda kumpulkan minggu depan? Bulan depan?
Analisis AI:
- Faktur yang belum dibayar dan tanggal jatuh tempo
- Pola pembayaran historis oleh pelanggan
- Tren musiman
- Masalah penagihan saat ini
- Sengketa yang belum terselesaikan
Hasil: Perkiraan penagihan kas yang benar-benar mencerminkan kenyataan. Tidak hanya menjumlahkan jumlah faktur dan berharap. Prediksi nyata berdasarkan bagaimana pelanggan membayar.
Peramalan kas yang lebih baik berarti manajemen kas yang lebih baik. Tidak ada kejutan mengenai apakah Anda dapat melakukan penggajian atau pembelian peralatan.
Apa yang Dilakukan AI untuk Rekonsiliasi
Rekonsiliasi adalah pekerjaan pencocokan. AI unggul dalam pencocokan.
Rekonsiliasi Bank
AI:
- Menarik transaksi dari feed bank Anda
- Menarik transaksi dari sistem akuntansi Anda
- Cocok dengan semua yang berbaris
- Menandai apa yang tidak cocok
- Membuat laporan rekonsiliasi yang menunjukkan item yang cocok dan pengecualian
Tim Anda meninjau pengecualian. Transaksi 95% lainnya? Sudah direkonsiliasi.
Rekonsiliasi Rekening Vendor
Catatan Anda mengatakan bahwa Anda berhutang kepada Vendor X sebesar $25.000. Pernyataan mereka mengatakan Anda berutang $27.000. Apa yang berbeda?
AI membandingkan baris demi baris:
- Faktur mana yang muncul di keduanya?
- Faktur mana yang hanya ada di laporan mereka?
- Pembayaran apa saja yang mereka terima yang kami catat?
- Apa perbedaannya dan mengapa?
Ini menghasilkan laporan rekonsiliasi yang menunjukkan selisih $2.000 adalah Faktur 789 yang belum kami terima. Misteri terpecahkan dalam hitungan menit, bukan jam.
Rekonsiliasi Rekening Nasabah
Konsep yang sama untuk AR. Pelanggan mengatakan bahwa mereka tidak berhutang apapun. Sistem Anda menunjukkan $15.000 terhutang.
AI mengidentifikasi apa yang mereka bayarkan yang belum Anda terapkan. Faktur apa yang mereka perselisihkan. Kredit apa yang tertunda. Menyajikan rekonsiliasi yang jelas dan siap untuk didiskusikan dengan pelanggan.
Apa Artinya Bagi Anda
Untuk CFO dan Pemimpin Keuangan
Skala tanpa jumlah karyawan yang proporsional:
Bisnis tumbuh 50%? Volume transaksi tumbuh 50%. Tetapi tim AP/AR Anda tidak perlu menumbuhkan 50%. AI menangani peningkatan volume.
Manajemen modal kerja yang lebih baik:
Dapatkan lebih banyak diskon pembayaran lebih awal. Menagih piutang lebih cepat. Perkiraan kas yang lebih baik. Semua ini meningkatkan modal kerja.
Biaya per transaksi yang lebih rendah:
Memproses faktur secara manual membutuhkan biaya $10-$15. Dengan AI, biayanya turun menjadi $2-$3. Sama untuk AR. Pada volume tinggi, ini menghemat uang yang nyata.
Lebih sedikit kesalahan dan perselisihan:
Pemrosesan yang konsisten berarti lebih sedikit kesalahan. Lebih sedikit kesalahan berarti lebih sedikit sengketa vendor dan keluhan pelanggan.
Kepatuhan dan kontrol yang lebih baik:
Pencocokan tiga arah diberlakukan setiap saat. Aturan persetujuan diikuti setiap saat. Pemisahan tugas dipertahankan. Tidak ada pengecualian kecuali Anda secara eksplisit mengizinkannya.
Untuk Tim AP/AR
Berhenti melakukan entri data:
Tidak perlu lagi mengetik data faktur. Tidak perlu lagi mencari PO yang cocok. Tidak ada lagi rekonsiliasi manual untuk kecocokan yang sempurna. AI menangani pemrosesan rutin.
Fokus pada pengecualian dan hubungan:
Perselisihan dengan vendor? Masalah pelanggan? Pengaturan vendor baru? Transaksi yang tidak biasa? Di sinilah nilai tambah Anda. Transaksi rutin tidak membutuhkan keahlian Anda.
Menjawab pertanyaan secara instan:
"Di mana pembayaran saya?" Cari dalam hitungan detik karena semuanya ada dalam sistem dan terkini. Layanan yang lebih baik dengan sedikit usaha.
Menangani periode puncak tanpa panik:
Lonjakan akhir bulan? Tutup akhir tahun? AI tidak melambat. Tidak ada lembur. Tidak ada backlog. Tidak ada stres.
Lakukan pekerjaan yang benar-benar menarik:
Perbaikan proses. Negosiasi dengan vendor. Strategi penagihan. Penyelesaian masalah. Ini lebih baik daripada memproses faktur nomor 847.
Untuk Seluruh Bisnis
Vendor dibayar dengan jumlah yang dapat diprediksi:
Pemrosesan yang konsisten. Jadwal pembayaran yang jelas. Lebih sedikit pembayaran yang terlambat. Hal ini membuat Anda menjadi pelanggan yang lebih baik dan dapat meningkatkan persyaratan.
Pelanggan memiliki pengalaman yang lebih baik:
Faktur yang akurat. Tanggapan yang cepat terhadap pertanyaan. Tindak lanjut penagihan yang profesional. Hal ini membuat Anda lebih mudah dalam berbisnis.
Arus kas lebih dapat diprediksi:
Perkiraan utang dan piutang yang lebih baik berarti lebih sedikit kejutan kas. Anda tahu apa yang akan terjadi.
Penutupan akhir bulan lebih cepat:
Ketika AP dan AR lancar dan bersih, penutupan akan lebih cepat. Lebih sedikit berebut. Lebih sedikit stres.
Skenario Umum
Pemrosesan Faktur Standar
Faktur dari vendor reguler tiba. AI:
- Mengekstrak data dalam 10 detik
- Mencocokkan dengan PO secara otomatis
- Mengonfirmasi tanda terima dalam sistem
- Memvalidasi semuanya sejajar
- Merutekan ke manajer untuk mendapatkan persetujuan
- Manajer menyetujui melalui ponsel dalam 30 detik
- Faktur mengantri untuk proses pembayaran
Total waktu dari penerimaan hingga antrian pembayaran: 2 menit. Waktu manusia: 30 detik untuk persetujuan. Segala sesuatu yang lain bersifat otomatis.
Aplikasi Pembayaran Pelanggan
Pembayaran ACH sebesar $47.500 diterima dari pelanggan. AI:
- Melihat pembayaran dalam umpan bank
- Mengidentifikasi pelanggan dari detail bank
- Menemukan faktur terbuka untuk pelanggan tersebut
- Cocok dengan tiga faktur tertentu dengan total $47.500
- Menerapkan pembayaran secara otomatis
- Memperbarui saldo akun pelanggan
- Mengirimkan konfirmasi pembayaran kepada pelanggan
Total waktu: Di bawah 1 menit. Keterlibatan manusia: Tidak ada. Pembayaran dilakukan dengan benar dan pelanggan diberi tahu.
Tindak Lanjut Penagihan
Faktur untuk $15.000 sekarang sudah lewat jatuh tempo 10 hari. AI:
- Mengirimkan email pengingat yang sopan kepada pelanggan
- Pelanggan merespons: "Kami membutuhkan salinan tanda terima pengiriman yang telah ditandatangani"
- AI menemukan tanda terima pengiriman dalam sistem
- Mengirimnya ke pelanggan secara otomatis
- Pelanggan merespons: "Terima kasih, cek akan dipotong hari Jumat"
- AI mencatat hal ini di sistem dan mengatur pengingat untuk menindaklanjuti pada hari Selasa jika pembayaran belum diterima
Seluruh interaksi ditangani secara otomatis hingga pembayaran tiba atau eskalasi manusia diperlukan.
Apa yang Tidak Bisa Dilakukan AI
AI menangani transaksi rutin dengan sangat baik. Namun, ada batasnya:
Tidak bisa dinegosiasikan:
Vendor menginginkan syarat pembayaran yang berbeda? Pelanggan mempermasalahkan jumlah faktur? Semua ini membutuhkan manajemen hubungan manusia dan penilaian.
Tidak dapat membuat keputusan bisnis:
Haruskah kita berhenti berbisnis dengan pelanggan yang sering terlambat ini? Haruskah kita membayar faktur yang disengketakan ini untuk mempertahankan hubungan? Keputusan bisnis, bukan keputusan pemrosesan.
Kamera ini tidak dapat menangani situasi yang benar-benar baru:
Pertama kali membeli jenis layanan ini? Kategori vendor yang benar-benar baru? Transaksi multi-pihak yang kompleks? Semua ini membutuhkan analisis manusia.
Tidak dapat memperbaiki data yang buruk:
Jika master barang Anda salah, pencocokan akan salah. Jika alamat pelanggan sudah ketinggalan zaman, faktur akan dikirim ke tempat yang salah. AI bekerja dengan data yang dimilikinya.
Ini tidak dapat memaksa kepatuhan:
AI dapat menerapkan aturan yang Anda berikan. Namun, jika manajer mengabaikan permintaan persetujuan atau pelanggan tidak membayar, itu bukan masalah AI. Itu adalah masalah manajemen atau bisnis.
AI sangat baik dalam pemrosesan transaksi bervolume tinggi dan berbasis aturan. Segala sesuatu yang lain masih membutuhkan tim Anda.
Memulai
Mulailah dengan area yang paling sering Anda rasakan nyeri:
Apakah AP merupakan hambatan Anda?
Mulailah dengan otomatisasi pemrosesan faktur. Buktikan bahwa itu berhasil. Kemudian tambahkan perutean persetujuan. Kemudian optimasi pembayaran.
Apakah AR merupakan tantangan Anda?
Mulailah dengan aplikasi tunai. Buktikan bahwa itu berhasil. Kemudian tambahkan otomatisasi penagihan. Kemudian penanganan sengketa.
Pilih subset yang bersih terlebih dahulu:
20 vendor teratas Anda menangani volume 80%? Mulailah dari sana. Data yang bersih, transaksi yang dapat diprediksi. Dapatkan kemenangan dengan cepat.
Jaga agar manusia tetap berada dalam lingkaran pada awalnya:
Biarkan AI berproses, namun mintalah tim Anda untuk meninjau semuanya terlebih dahulu. Bangun kepercayaan diri. Sesuaikan aturannya. Kemudian secara bertahap biarkan lebih banyak mengalir secara otomatis.
Mengukur peningkatan:
Melacak waktu siklus. Biaya per transaksi. Tingkat kesalahan. Hutang hari yang belum dibayar. Hari penjualan yang belum dibayar. Mendokumentasikan hasil.
Ini bukan semua atau tidak sama sekali. Mulailah dari yang kecil. Buktikan nilainya. Tingkatkan.
Siap Menangani Lebih Banyak Transaksi Dengan Lebih Sedikit Pekerjaan?
Proses AP dan AR setiap perusahaan berbeda. Sistem yang berbeda. Alur kerja persetujuan yang berbeda. Kebutuhan vendor dan pelanggan yang berbeda.
Kami tidak menjual solusi satu ukuran untuk semua. Kami melihat proses spesifik Anda. Sistem Anda. Titik-titik masalah Anda.
Kemudian kami membangun otomatisasi AI yang sesuai dengan cara Anda bekerja. Kontrol yang sama. Persyaratan persetujuan yang sama. Hanya saja otomatis, bukan manual.
Kami mulai dengan satu area. Buktikan bahwa itu berhasil. Kemudian kembangkan. Otomatisasi praktis yang membuat tim Anda lebih produktif.
