IA per l'audit e la conformità

L'intelligenza artificiale per l'audit e la conformità: Monitoraggio continuo anziché panico puntuale

Le revisioni contabili sono stressanti. I revisori stanno arrivando. Dovete trovare la documentazione di supporto per migliaia di transazioni. Verificare i controlli. Dimostrare che i processi sono stati seguiti. Spiegare le eccezioni.

Ci si affanna a raccogliere prove. Prelevare campioni. Creare file di audit. Rispondere alle domande. Sperare che non venga scoperto nulla di grave.

I controlli interni richiedono un monitoraggio costante. Segregazione dei compiti. Flussi di lavoro di approvazione. Diritti di accesso. Revisione delle scritture contabili. La maggior parte delle aziende controlla una volta all'anno durante la revisione contabile. I problemi rimangono inosservati per mesi.

Le normative cambiano continuamente. Nuovi principi contabili. Norme fiscali aggiornate. Requisiti del settore. Qualcuno deve tenere traccia di ciò che si applica a voi e garantire la conformità.

Si tratta di un lavoro di controllo. Rilevamento di schemi. Identificazione delle eccezioni. Monitoraggio delle regole. L'intelligenza artificiale è costruita proprio per questo.

L'intelligenza artificiale non sostituisce i revisori o il giudizio. Monitora continuamente le transazioni. Segnala le eccezioni quando si verificano. Prepara automaticamente la documentazione. Consente di individuare i problemi in anticipo, invece di scoprirli durante la revisione.

La sfida dell'audit e della conformità

L'audit e la conformità tradizionali sono point-in-time:

Audit annuale:
I revisori si presentano. Verificate un campione di transazioni. Esaminare i saldi di fine mese o di fine anno. Verificano che i processi siano stati seguiti. I problemi riscontrati risalgono a mesi fa. Troppo tardi per essere risolti facilmente.

Recensioni trimestrali:
Un po' più frequenti, ma sempre puntuali. Guardare indietro. Individuare i problemi dopo che hanno già avuto un impatto sulle finanze.

Test di controllo:
Testate un campione di 25 o 50 transazioni. Speriamo che il campione rappresenti l'intera popolazione. Sperare che non sia sfuggito nulla nelle altre migliaia di transazioni.

Monitoraggio manuale:
I controllori e i responsabili della contabilità effettuano controlli a campione. Esaminano le scritture contabili. Cercano transazioni insolite. Ma non possono controllare tutto. Si affidano al campionamento e al giudizio.

Monitoraggio della conformità:
Qualcuno deve tenere traccia delle modifiche normative. Determinare l'impatto. Aggiornare i processi. Formare il personale. È molto da tenere sotto controllo.

Il risultato: I problemi si nascondono fino alla revisione. I controlli potrebbero non funzionare come previsto per mesi prima che qualcuno se ne accorga. I problemi di conformità si accumulano.

L'intelligenza artificiale passa da un controllo periodico a un monitoraggio continuo.

Cosa fa l'intelligenza artificiale per l'audit e la conformità

Monitoraggio continuo delle transazioni

Invece di un campionamento, l'intelligenza artificiale controlla ogni transazione. Non mensilmente. Non trimestralmente. Continuamente.

Monitoraggio basato su regole:
L'utente definisce le regole. L'IA verifica ogni transazione in base a queste regole:

Le scritture contabili superiori a $50K necessitano di approvazione
I rapporti di spesa che superano i limiti della politica devono essere approvati dal direttore.
I pagamenti dei fornitori senza PO necessitano di spiegazioni
Le transazioni intercompany devono essere in equilibrio
La rilevazione dei ricavi deve seguire i criteri

Regola violata? L'IA la segnala immediatamente. Non durante la revisione del mese prossimo. In questo momento.

Test 100%, non campionamento:
Gli auditor testano i campioni perché testare tutto manualmente è impossibile. L'IA verifica tutto. Ogni singola transazione. Ogni giorno.

Se c'è un problema, lo si scopre immediatamente. Se non c'è, si ha la prova che i controlli funzionano per l'intera popolazione, non solo per un campione.

Avvisi in tempo reale:
Rilevato un problema? La notifica viene inviata immediatamente. Email, Slack, Teams, push mobile. Qualsiasi cosa vada bene per il vostro team. I problemi vengono affrontati quando sono ancora freschi e risolvibili.

Rileva automaticamente le anomalie

Alcuni problemi non violano regole specifiche. Sono solo insoliti. L'intelligenza artificiale se ne accorge.

Anomalie statistiche:
L'importo della transazione è di 3 deviazioni standard dalla media per questo conto. Potrebbe essere legittimo. Potrebbe essere un errore. Vale la pena controllare.

Interruzioni del modello:
Questo venditore viene normalmente pagato $5.000-$7.000 al mese. Questo mese è di $25.000. Cosa è cambiato?

Anomalie temporali:
Un grande articolo del diario inviato alle 23:47 dell'ultimo giorno del trimestre. Potrebbe andare bene. Potrebbe essere una gestione degli utili. Segnala per la revisione.

Anomalie relazionali:
Il fatturato è aumentato 20% ma i costi di spedizione sono rimasti invariati. Di solito si muovono insieme. Perché questa volta no?

Anomalie del comportamento dell'utente:
Questo utente pubblica in genere 5-10 voci di diario al mese. Questo mese ne ha pubblicate 47. Che cosa sta succedendo?

L'intelligenza artificiale non accusa. Segnala. "Questo sembra insolito. Qualcuno dovrebbe controllare". Il vostro team indaga e conferma che è tutto a posto o che c'è un problema.

Test automatico dei controlli

I controlli interni devono essere testati. Di solito vengono effettuati annualmente o trimestralmente a campione. L'IA effettua test continui.

Segregazione dei compiti:
L'IA controlla: La stessa persona ha creato e approvato? La stessa persona ha ordinato e ricevuto? La stessa persona ha inserito e pubblicato i dati? Le violazioni vengono segnalate immediatamente.

Flussi di lavoro di approvazione:
È stata ottenuta l'approvazione prima dell'elaborazione? L'approvazione proveniva da una persona autorizzata? L'importo dell'approvazione era sufficiente per l'entità della transazione? Ogni transazione è stata controllata.

Controlli di accesso:
Chi ha accesso a cosa? L'accesso di qualcuno è andato oltre il suo ruolo? I dipendenti terminati sono ancora attivi nei sistemi? L'IA effettua un monitoraggio continuo.

Conformità della riconciliazione:
I conti vengono riconciliati in tempo? Le riconciliazioni vengono riviste? Le voci di riconciliazione vengono liquidate tempestivamente? L'AI tiene traccia di tutto questo.

Conformità alle politiche:
La politica delle spese dice che i pasti rientrano in $75. Qualcuno presenta $120. La politica dice che i viaggi internazionali devono essere approvati dal vicepresidente. Qualcuno ha prenotato senza. L'AI rileva le violazioni della politica.

Risultato: Sapete che i controlli funzionano o sapete esattamente quali non funzionano e potete risolverli immediatamente.

Prepara la documentazione di audit

Quando i revisori arrivano, chiedono la documentazione. L'IA l'ha già pronta.

Tracce di controllo automatiche:
Per ogni transazione, l'AI documenta:

Chi l'ha creato e quando
Chi l'ha approvato e quando
Quale documentazione di supporto esiste
Quali controlli sono stati testati e i risultati
Eventuali eccezioni e modalità di risoluzione

Percorso completo. Non è necessaria la registrazione manuale.

Prove organizzate:
I revisori vogliono vedere le transazioni per tipo? Per importo? Per data? L'intelligenza artificiale organizza tutto nel modo desiderato. Non c'è bisogno di scartabellare tra i file.

Rapporti di eccezione:
Ecco tutte le transazioni che hanno violato i controlli. Ecco come sono state risolte. Ecco l'approvazione per superare la politica. Tutto documentato e organizzato.

Risultati dei test di controllo:
Avete testato tutte le transazioni, non un campione. Ecco la metodologia di test. Ecco i risultati. Ecco la prova che i controlli funzionano. Non è necessaria alcuna estrapolazione da campioni.

Documenti di supporto:
È necessaria una fattura per questa transazione? L'AI l'ha collegata. ORDINE DI PAGAMENTO? Collegato. Email di approvazione? Collegato. Ricevuta? Collegato. Tutto in un unico posto.

Invece di passare due settimane a raccogliere la documentazione di audit, si passano due ore a rivedere ciò che l'IA ha già compilato.

Traccia le modifiche normative

Le normative cambiano continuamente. L'IA vi aiuta a tenere il passo.

Monitora le fonti pertinenti:
Pronunce del FASB. Aggiornamenti dell'IRS. Annunci delle autorità di regolamentazione del settore. Modifiche fiscali statali. L'AI monitora le fonti rilevanti per la vostra attività.

Filtri per ciò che conta:
Non tutti i cambiamenti vi riguardano. L'intelligenza artificiale identifica ciò che è rilevante in base al vostro settore, alla vostra struttura e alle vostre operazioni.

Riassume l'impatto:
Nuovo standard di contabilizzazione del leasing? L'AI riassume cosa è cambiato e come potrebbe influire sui vostri bilanci. Non è una consulenza legale, ma una sintesi informata.

Scadenze delle bandiere:
Date di entrata in vigore. Scadenze di conformità. Requisiti di archiviazione. L'AI tiene traccia delle date importanti per non perdere nulla.

Suggerisce modifiche al processo:
In base alle modifiche normative, l'intelligenza artificiale suggerisce quali processi potrebbero richiedere un aggiornamento. Punto di partenza per la pianificazione della conformità del vostro team.

È comunque necessario disporre di competenze per l'interpretazione e l'implementazione. Ma l'intelligenza artificiale vi garantisce di conoscere in anticipo i cambiamenti e di non perdere nulla.

Identifica gli indicatori di rischio di frode

L'intelligenza artificiale non può provare le frodi. Ma può segnalare modelli che giustificano un'indagine.

Modelli di transazione insoliti:
Fatture di fornitori appena sotto la soglia di approvazione. Importi arrotondati ripetuti. Transazioni nei fine settimana o nei giorni festivi. Numeri di fattura sequenziali di fornitori diversi.

Bandiere rosse comportamentali:
Utenti che accedono ai sistemi in orari insoliti. Volume insolito di registrazioni manuali. Superamento dei controlli. Accesso ai sistemi al di là del ruolo normale.

Bandiere rosse dei fornitori:
Nuovo fornitore senza procedura di gara. L'indirizzo del fornitore corrisponde a quello del dipendente. Più fornitori con lo stesso conto bancario. Fornitore che emette solo fatture e non effettua mai consegne.

Bandiere rosse finanziarie:
Rettifiche di inventario sempre svalutate, mai aumentate. Restituzione delle vendite subito dopo la fine del trimestre. Riclassificazioni tra conti in prossimità della fine del periodo.

Non dimostrano nulla. Ma vale la pena indagare. L'IA li porta all'attenzione per evitare che si nascondano in migliaia di transazioni normali.

Cosa significa per voi

Per i CFO e i responsabili finanziari

Dormire meglio prima delle telefonate sugli utili:
Quando i controlli sono monitorati costantemente e i problemi vengono individuati per tempo, le sorprese sono minori. Meno panico da "abbiamo trovato un problema durante la preparazione dell'audit".

Riduzione dei costi di revisione:
Quando la documentazione è organizzata e i controlli sono testati continuamente, gli audit sono più veloci. Gli audit più rapidi costano meno. Alcune aziende risparmiano il 30-50% sulle spese di revisione.

Migliori controlli interni:
I test point-in-time mostrano che i controlli hanno funzionato solo per il campione. Il monitoraggio continuo dimostra che funzionano per tutti. Prove migliori. Maggiore fiducia.

Individuazione precoce dei problemi:
Individuate i problemi in pochi giorni, non in mesi. Risolveteli finché sono piccoli. Evitate le debolezze materiali che richiedono la divulgazione.

Fiducia nella conformità normativa:
Sapere di essere al corrente delle modifiche rilevanti. Sapere che le scadenze sono rispettate. Sapere che i processi vengono aggiornati. Meno preoccupazioni di perdere qualcosa di importante.

Per controllori e responsabili della contabilità

Smettete di rimescolare durante l'audit:
La documentazione è pronta. I test di controllo sono stati eseguiti. Esistono rapporti sulle eccezioni. Si revisiona invece di compilare.

Cogliere tempestivamente gli errori:
Codice GL sbagliato? Viene individuato immediatamente. Approvazione mancante? Individuato immediatamente. Risolvete subito il problema invece di spiegarlo ai revisori più tardi.

La prova che i controlli funzionano:
Non "abbiamo testato 25 transazioni e sono passate". Invece "abbiamo testato tutte le 15.000 transazioni in modo continuo ed ecco i risultati".

Concentratevi sul miglioramento, non sulla lotta agli incendi:
Quando i problemi vengono segnalati immediatamente, si risolvono le cause alla radice invece di scoprire continuamente nuovi problemi.

Migliori rapporti di gestione:
Riferire al CFO e al comitato di revisione sull'efficacia del controllo con dati effettivi, non con stime basate su campioni.

Per i revisori (interni ed esterni)

Migliori prove di audit:
Test di popolazione invece che di campionamento. Tracce di controllo complete. Documentazione organizzata. Questa è una prova migliore per i pareri di audit.

Audit più rapidi:
Meno tempo per raccogliere informazioni. Più tempo dedicato al giudizio e alle aree di rischio. Gli audit vengono completati più rapidamente.

Concentrarsi sulle aree di giudizio:
Vengono eseguiti i test di controllo di routine. Dedicare tempo alle stime, alle valutazioni e alle aree di giudizio della direzione. Svolgere un lavoro di revisione di valore superiore.

Opportunità di garanzia continua:
Per l'audit interno, ciò consente programmi di garanzia continua. Monitoraggio durante tutto l'anno invece di audit periodici.

Scenari comuni di audit e conformità

Monitoraggio della segregazione dei compiti

La vostra politica: La stessa persona non può creare e approvare fatture.

L'IA monitora ogni fattura:

Fattura creata dall'utente A
Fattura approvata dall'utente A
Rilevata violazione della segregazione dei compiti
Avviso inviato al responsabile della contabilità
Il manager indaga: L'utente A ha coperto una persona in vacanza e ha dimenticato di inoltrare un'altra approvazione.
Fattura reindirizzata all'approvatore appropriato
Incidente registrato per la discussione sulle carenze di controllo

Il problema è stato individuato e risolto immediatamente. Non è stato scoperto durante l'audit di fine anno.

Rilevamento di voci insolite del giornale

L'IA monitora le voci del diario:

Registrazione manuale di grandi dimensioni nel diario di bordo, l'ultimo giorno del trimestre
L'iscrizione si inverte il primo giorno del trimestre successivo
L'iscrizione ha una documentazione minima
Il modello corrisponde agli indicatori di rischio della gestione degli utili
Segnalato per la revisione del controllore
Il controllore indaga: Accantonamento legittimo per spese note, documentazione insufficiente
Documentazione aggiuntiva ottenuta e allegata
Iscrizione rivista e approvata retroattivamente

Inserimento legittimo, ma l'IA ha individuato la debolezza della documentazione prima dell'audit.

Prevenzione delle frodi del Vendor Master

Nuovo fornitore aggiunto al sistema:

L'intelligenza artificiale controlla l'indirizzo del fornitore rispetto a quello dei dipendenti
Corrispondenza trovata: l'indirizzo del venditore corrisponde all'indirizzo di residenza dell'impiegato AP
Allarme immediato al controllore e al CFO
Avviata un'indagine
Si scopre che un dipendente ha creato un fornitore di comodo per presentare fatture false
Frode bloccata prima dell'elaborazione del primo pagamento

Senza il monitoraggio dell'intelligenza artificiale, questo fenomeno sarebbe potuto passare inosservato per mesi o anni.

Preparazione dell'audit

Arrivano i revisori dei conti per la revisione annuale:

Richiesta elenco PBC (fornito dal cliente)
L'intelligenza artificiale genera automaticamente la maggior parte del PBC:
Bilancio di prova? Generato.
Programmi di lead? Generato.
Campione di transazioni per categoria? Generato.
Risultati dei test di controllo? Già effettuati per 100% della popolazione.
Rapporti di eccezione? Pronto.
Documentazione di supporto? Organizzata e collegata.

Ciò che prima richiedeva due settimane di preparazione ora richiede due giorni per la revisione e la finalizzazione.

Cosa non può fare l'intelligenza artificiale

L'intelligenza artificiale è potente per il monitoraggio e la documentazione. Ma ha dei limiti evidenti:

Non può esprimere giudizi legali:
Questo trattamento contabile è conforme ai GAAP? Dovremmo comunicarlo? Questi aspetti richiedono competenza e giudizio in materia di contabilità.

Non può progettare controlli:
L'intelligenza artificiale può verificare se i controlli funzionano. Non può progettare i controlli che dovreste avere. Per questo è necessario comprendere la vostra attività e i vostri rischi.

Non può fornire pareri di revisione:
I revisori forniscono pareri basati sul giudizio professionale. L'IA fornisce prove e risultati di test. Il parere richiede la competenza umana.

Non è in grado di interpretare regolamenti complessi:
L'intelligenza artificiale è in grado di segnalare e riassumere le modifiche normative. Determinare esattamente come si applicano alla vostra situazione specifica richiede esperienza.

Non può dimostrare una frode:
L'intelligenza artificiale individua modelli sospetti. Le indagini e le prove richiedono analisi, colloqui e giudizi umani.

Non può sostituire la governance:
Comitati di revisione. Supervisione del Consiglio di amministrazione. Responsabilità della direzione. Queste rimangono funzioni umane. L'intelligenza artificiale le supporta, ma non le sostituisce.

L'intelligenza artificiale gestisce brillantemente il controllo, il monitoraggio e la documentazione. La competenza, il giudizio e la responsabilità restano alle persone.

Come iniziare

Iniziate con l'area a più alto rischio o a più alto impegno:

Scegliete un controllo da monitorare per primo:
Segregazione dei compiti? Flussi di lavoro di approvazione? Conformità alle politiche? Sceglietene uno importante e chiaramente definito. Dimostrate che il monitoraggio dell'intelligenza artificiale funziona.

Definire regole chiare:
L'AI ha bisogno di regole chiare per il monitoraggio. "Le spese devono essere ragionevoli" è troppo vago. "Le spese per i pasti superiori a $75 richiedono l'approvazione del direttore" è chiaro.

Iniziate con le segnalazioni a un piccolo gruppo:
Inizialmente non inondate tutti di avvisi. Indirizzare al controllore o a un piccolo team. Affinare le regole. Ridurre i falsi positivi. Poi espandetevi.

Documentate i benefici:
Tracciare quanti problemi sono stati individuati. Quanto presto sono stati individuati. Quanto tempo di audit è stato risparmiato. Costruire il business case per l'espansione.

Espandersi gradualmente:
Aggiungere altri controlli per il monitoraggio. Aggiungere altre regole. Aggiungete altre persone che ricevono gli avvisi. Costruire un monitoraggio completo nel tempo.

Collaborare con i revisori:
Mostrate loro cosa state facendo. Chiedete il loro contributo. Apprezzeranno i test di popolazione rispetto al campionamento. Questo può ridurre la portata e i costi dell'audit.

Il monitoraggio continuo non si realizza da un giorno all'altro. Ma si può iniziare con poco e costruire nel tempo.

Siete pronti per il monitoraggio continuo invece che per il panico da punto in bianco?

Ogni azienda ha rischi diversi. Controlli diversi. Requisiti di revisione diversi. Regolamenti diversi.

Non vendiamo liste di controllo di conformità generiche. Analizziamo i vostri controlli specifici. I vostri rischi. I vostri requisiti di audit.

Poi costruiamo un monitoraggio AI che si adatta al vostro ambiente. Gli stessi controlli che avete ora. Solo monitorati continuamente invece che periodicamente.

Iniziamo con un settore. Dimostriamo che il monitoraggio continuo funziona. Poi ci espandiamo. Automazione pratica della conformità che riduce i rischi e fa risparmiare tempo.

Parlateci delle vostre esigenze di audit e conformità

Torna alla panoramica sull'intelligenza artificiale in ambito finanziario