Elaborazione di documenti finanziari

L'intelligenza artificiale per l'elaborazione dei documenti finanziari: Smettere di digitare. Iniziare ad analizzare.

Il vostro team finanziario elabora centinaia o migliaia di documenti ogni mese. Fatture. Ricevute. Estratti conto bancari. Rapporti di spesa. Ordini di acquisto. Contratti.

Qualcuno deve leggere tutti i documenti. Estrarre i dati. Inserirli nel sistema. Controllare che siano corretti. Abbinarli ad altri documenti. Archiviare correttamente.

Non è un lavoro di finanza. È inserimento di dati. Ma ci vogliono ore ogni giorno.

L'intelligenza artificiale legge i documenti più velocemente di qualsiasi essere umano. Estrae i dati senza errori di battitura. Non si stanca mai di leggere il documento 473. E lavora 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Non si tratta di sostituire il vostro team. Si tratta di liberarli dall'elaborazione dei documenti per consentire loro di svolgere il vero lavoro di contabilità.

Il problema dei documenti in finanza

I documenti arrivano in ogni formato immaginabile:

Allegati e-mail da centinaia di fornitori diversi
Documenti cartacei scansionati dall'ufficio posta
Foto delle ricevute dei dipendenti
PDF che sono in realtà immagini, non testo ricercabile
Rendiconti a più pagine con tabelle e voci di riga
Note scritte a mano sulle bolle di consegna

Ogni fornitore formatta le fatture in modo diverso. Ogni banca ha un proprio layout di estratto conto. Ogni dipendente fotografa le ricevute da un'angolazione diversa.

Il vostro team deve gestire tutto questo. Estrarre le informazioni chiave. Inserirle nel sistema ERP o di contabilità. Assicuratevi che nulla vada perso.

Non è un lavoro impegnativo. Richiede solo tempo. E quando il volume aumenta, servono più persone o si lavora più a lungo.

Cosa fa l'intelligenza artificiale per l'elaborazione dei documenti

Legge qualsiasi formato di documento

L'intelligenza artificiale non ha bisogno di modelli. Non ha bisogno di dati strutturati. Legge:

PDF: Immagini sia testuali che scansionate
Immagini: JPEG, PNG, TIFF da qualsiasi fonte
E-mail: Testo del corpo, allegati, firme
Foto: Anche le ricevute sfocate dei telefoni
Documenti a più pagine: Dichiarazioni con decine di pagine

Gestisce lingue diverse. Diverse valute. Formati di data diversi. Diversi layout di documenti.

Il vostro fornitore cambia il modello di fattura? L'intelligenza artificiale si adatta automaticamente. Non è necessaria alcuna riprogrammazione.

Estrae esattamente ciò che serve

Per le fatture, l'AI estrae:

Nome e indirizzo del fornitore
Numero e data della fattura
Scadenza e termini di pagamento
Voci con descrizioni e importi
Subtotali, imposte, importo totale
Numeri di ordine di acquisto, se riferiti
Coordinate bancarie per il pagamento

Per le ricevute, estrae:

Nome e sede dell'esercente
Data e ora
Importo totale
Importo dell'imposta
Metodo di pagamento
Acquisti dettagliati

Per gli estratti conto bancari, si:

Numero di conto
Periodo di dichiarazione
Saldi di apertura e di chiusura
Ogni transazione con data, descrizione, importo
Commissioni e interessi

L'intelligenza artificiale non si limita a trovare il testo. Capisce il significato dei dati. Conosce la differenza tra un numero di fattura e un numero di ordine. Tra un subtotale e un totale. Tra un debito e un credito.

Convalida automatica dei dati

L'IA non si limita a estrarre e ad andare avanti. Controlla:

Precisione matematica:
Le voci di riga si sommano al subtotale? Il totale parziale più le tasse è uguale al totale? In caso contrario, il documento viene segnalato.

Corrispondenza dei dati anagrafici:
Questo fornitore è presente nel vostro sistema? L'indirizzo corrisponde? Il numero di conto è corretto? I fornitori sconosciuti vengono segnalati per la revisione.

Convalida di riferimento:
Quel numero di ordine esiste? È per questo fornitore? L'importo corrisponde? Le discrepanze attivano gli avvisi.

Rilevamento dei duplicati:
Questa fattura è già stata presentata in precedenza? Stesso fornitore, stesso importo, stessa data? L'AI individua i tentativi di pagamento doppi.

Controlli di ragionevolezza:
L'importo è molto più alto del normale per questo fornitore? La data di scadenza è passata? C'è qualcosa di insolito? L'intelligenza artificiale segnala i valori anomali.

Nulla passa senza convalida. Il vostro team vede solo i documenti che hanno superato tutti i controlli o che necessitano di un giudizio umano specifico.

Indirizza i documenti in modo intelligente

Una volta elaborati, i documenti devono andare nel posto giusto:

Percorso di approvazione:
Spese di marketing? Va al responsabile marketing. Oltre $5.000? Va al direttore. Spese in conto capitale? Va al direttore finanziario. L'intelligenza artificiale conosce la matrice di approvazione.

Assegnazione del dipartimento:
In base ai codici GL, ai centri di costo o al contenuto dei documenti, l'AI li indirizza al reparto giusto per la codifica e l'approvazione.

Gestione delle eccezioni:
Convalida fallita? Va nella coda degli specialisti AP. Nuovo fornitore? Va all'ufficio acquisti. Importo insolito? Va al controllore. Ogni tipo di eccezione ha un proprio percorso.

Ordinamento prioritario:
È disponibile uno sconto per il pagamento anticipato? Alta priorità. Fattura scaduta? Alta priorità. Termini standard di 30 giorni? Coda normale. L'intelligenza artificiale stabilisce le priorità di ciò che conta.

Niente più documenti fermi nella posta elettronica di una persona in attesa di essere smistati manualmente. Tutto scorre automaticamente verso la destinazione desiderata.

Crea automaticamente le tracce di controllo

Per ogni documento, l'AI registra:

Quando è stato ricevuto
Quali dati sono stati estratti
Quali convalide sono state eseguite
Cosa è passato o non è passato
Chi ha esaminato le eccezioni
Quali decisioni sono state prese
Quando è stato inviato al sistema

Documentazione completa. Non è necessaria alcuna registrazione manuale. Tutto pronto per la revisione contabile.

Cosa significa per voi

Per i CFO e i responsabili finanziari

Costo inferiore per transazione:
L'elaborazione manuale di una fattura costa $10-$30 a seconda della complessità. Con l'intelligenza artificiale, il costo scende a $2-$5. Su scala, tutto ciò si somma rapidamente.

Gestire la crescita senza aumentare l'organico:
La vostra attività raddoppia il volume delle transazioni? L'intelligenza artificiale scala istantaneamente. Nessuna assunzione. Nessuna formazione. Nessun tempo di avviamento.

Tempi di ciclo più rapidi:
I documenti vengono elaborati il giorno stesso invece di rimanere in coda per giorni. Sconti di pagamento anticipati. Migliore visibilità del flusso di cassa.

Migliore qualità dei dati:
Nessun errore di battitura. Nessun campo mancante. Nessun numero trasposto. Dati più puliti significano report migliori e meno correzioni.

Visibilità in tempo reale:
Vedere esattamente cosa c'è in cantiere. Quante fatture sono in attesa di approvazione? Qual è la passività totale? Basta con i fogli di calcolo.

Per i team AP/AR

Smettere di inserire dati:
Non dovrete più digitare dai PDF. Non è più necessario ricontrollare i numeri. L'intelligenza artificiale gestisce l'estrazione. Voi gestite le eccezioni e le decisioni.

Concentrarsi sulla risoluzione dei problemi:
Invece di gestire 50 fatture standard, vi occupate delle 5 che devono essere giudicate. Controversie con i fornitori. Ordini di pagamento mancanti. Domande sui prezzi. Le cose interessanti.

Meno stress ripetitivo:
Digitare centinaia di fatture causa un vero e proprio stress fisico. L'intelligenza artificiale non si ammala di tunnel carpale. Il vostro team rimane più sano.

Gestite facilmente i periodi di punta:
Impennata di fine mese? Impennata di fine trimestre? L'IA non rallenta. Non sono necessari straordinari. Non c'è bisogno di stress per superare la pila.

Risposte più rapide da parte dei fornitori:
"Dov'è il mio pagamento?" Potete rispondere immediatamente perché tutto è nel sistema. Non è necessario cercare nelle e-mail o nei mucchi di carta.

Per l'intera azienda

Meno penali per i ritardi di pagamento:
Documenti elaborati più rapidamente significa pagamenti puntuali. Niente più $50 tasse di mora perché una fattura è rimasta nella posta elettronica per una settimana.

Più sconti per i pagamenti anticipati:
I termini "2/10 netto 30" significano risparmi reali. L'intelligenza artificiale elabora in modo sufficientemente rapido da catturare effettivamente tali sconti.

Migliori relazioni con i fornitori:
Un'elaborazione coerente e puntuale fa di voi un cliente migliore. I fornitori apprezzano la prevedibilità.

Rimborsi più rapidi per i dipendenti:
Rapporti di spesa elaborati in giorni, non in settimane. Dipendenti più felici che non aspettano i loro soldi.

Scenari comuni di elaborazione dei documenti

Elaborazione delle fatture

La fattura arriva via e-mail. L'IA:

Estrae tutti i dati delle fatture in pochi secondi
Controlla i fornitori rispetto all'elenco principale
Corrisponde all'OP se esiste
Convalida gli importi e i calcoli
Percorsi di approvazione in base all'importo e al reparto
Crea una voce AP nel sistema
Notifica all'approvatore tramite il metodo preferito

Tempo totale: Meno di un minuto. Coinvolgimento umano: Solo decisione di approvazione.

Elaborazione delle note spese

Il dipendente presenta una nota spese con 12 ricevute. L'AI:

Legge tutte le ricevute, comprese le foto di carta stropicciata.
Estrae commerciante, data e importo da ciascun
Controlli rispetto alla politica aziendale (limiti di importo, categorie consentite)
Segnala gli elementi fuori politica
Popola automaticamente la nota spese
Invio al manager per l'approvazione
Code per il pagamento dei rimborsi

Il dipendente non digita nulla. Il manager vede un riepilogo pulito con tutte le ricevute allegate. Il rimborso avviene più rapidamente.

Riconciliazione delle dichiarazioni

Arriva l'estratto conto mensile. L'IA:

Estrae ogni transazione dall'estratto conto
Corrisponde alle transazioni presenti nel sistema
Identifica gli elementi non abbinati su entrambi i lati
Segnala transazioni insolite (importi elevati, beneficiari sconosciuti).
Crea un rapporto di riconciliazione che mostra ciò che corrisponde e ciò che non corrisponde
Presenta eccezioni per la revisione umana

Ciò che prima richiedeva ore ora richiede minuti. Il vostro team si concentra solo sugli elementi che non corrispondono automaticamente.

Cosa non può fare l'intelligenza artificiale

Siamo onesti sulle limitazioni:

Non è in grado di gestire situazioni davvero uniche:
Fatture standard? Perfetto. Ma quel contratto di licenza una tantum con termini di pagamento insoliti? Ha ancora bisogno di una revisione umana.

Non può prendere decisioni di giudizio:
Dobbiamo pagare questa fattura contestata? Vale la pena mantenere questo rapporto con il fornitore? Si tratta di decisioni aziendali, non di decisioni di elaborazione.

Non è in grado di leggere documenti completamente distrutti:
Se un essere umano non è in grado di distinguere i numeri, non lo è nemmeno l'IA. I documenti gravemente danneggiati richiedono comunque l'intervento umano.

Non è in grado di gestire accordi verbali:
"Ho detto loro che avremmo pagato entro venerdì" conta solo se è documentato. L'IA lavora su ciò che è scritto, non su ciò che è stato detto.

Ha bisogno di dati chiari da estrarre:
Se nel documento mancano informazioni critiche, l'IA le segnala ma non può inventare i dati. Qualcuno deve ancora trovare il numero di fattura mancante.

L'intelligenza artificiale gestisce brillantemente le elaborazioni di routine. Per tutto il resto è necessaria l'esperienza del vostro team.

Come iniziare

L'IA per l'elaborazione dei documenti funziona al meglio quando si inizia in modo mirato:

Scegliete prima un tipo di documento:
Non cercate di automatizzare tutto in una volta. Iniziate dal tipo di documento con il volume più elevato. Di solito fatture o ricevute di spesa.

Iniziate con i dati più puliti:
I principali fornitori con una formattazione coerente sono i più facili. Prima di tutto, ottenete dei successi, poi allargatevi a documenti più variabili.

Mantenere gli esseri umani nel giro inizialmente:
Lasciate che l'IA elabori, ma fate in modo che il vostro team riveda tutto all'inizio. Creare fiducia nel sistema. Mettere a punto le regole di convalida.

Misurare il risparmio di tempo:
Tracciare il tempo di elaborazione prima e dopo. Misurare i tassi di errore. Documentate il miglioramento. Questo dimostra il valore.

Espandersi gradualmente:
Una volta che un tipo di documento funziona bene, aggiungetene un altro. Costruite le vostre capacità di elaborazione automatica nel tempo.

Non si tratta di una scelta obbligata. Si può iniziare in piccolo, dimostrare il proprio valore e poi scalare.

Siete pronti a smettere di elaborare manualmente i documenti?

Ogni dipartimento finanziario ha volumi di documenti, formati e flussi di lavoro diversi. Le soluzioni standard non funzionano.

Esaminiamo i vostri documenti reali. I vostri sistemi. I vostri processi di approvazione. Le vostre esigenze di gestione delle eccezioni.

Poi creiamo un'elaborazione di documenti AI che si adatta al vostro modo di lavorare. Non la teoria. Non modelli generici. I vostri flussi di lavoro specifici.

Iniziamo in piccolo. Dimostriamo che funziona. Poi ci espandiamo. Nessun investimento iniziale massiccio. Nessuna interruzione delle operazioni in corso.

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