AI per la gestione dei contratti: Non perdere mai un rinnovo, non perdere mai di vista i termini
I contratti sono ovunque negli appalti. Accordi con i fornitori. Contratti di servizio. Impegni di volume. Accordi di licenza. Accordi quadro. Ognuno di essi ha termini importanti.
Prezzi. Volumi. Date di rinnovo. Clausole di risoluzione. Accordi sul livello di servizio. Termini di penalità. I dettagli che determinano se state ottenendo un valore o se vi state approfittando.
Ma la maggior parte delle aziende non sa cosa c'è scritto nei loro contratti. Non perché non gli interessi. Perché hanno centinaia di contratti e nessuno ha il tempo di leggerli e controllarli tutti.
Le date di rinnovo non vengono rispettate. I rinnovi automatici avvengono senza essere rivisti. I termini vengono dimenticati. I fornitori non rispettano gli impegni e nessuno se ne accorge. Il denaro viene lasciato sul tavolo dappertutto.
L'intelligenza artificiale cambia tutto questo. Legge i contratti. Estrae ciò che conta. Traccia ogni data e obbligo. Assicura che sappiate cosa avete concordato e se lo state ottenendo.
Perché la gestione dei contratti fallisce
Ecco come si presenta la gestione dei contratti nella maggior parte delle aziende:
I contratti vengono firmati. Qualcuno li archivia. Di solito in un'unità condivisa, magari in un sistema di gestione dei contratti, se ne avete uno.
E poi? Le persone dimenticano cosa c'è dentro. La persona che ha negoziato l'accordo passa a un altro ruolo. Il contratto rimane lì.
Un anno dopo, il contratto si rinnova automaticamente. Nessuno lo ha rivisto. Nessuno ha controllato se le condizioni sono ancora competitive. Nessuno ha verificato che il fornitore abbia rispettato gli impegni presi. Siete bloccati per un altro anno.
O peggio, non avete rispettato il periodo di preavviso per la disdetta. Volevate cambiare fornitore, ma non lo avete comunicato 90 giorni prima del rinnovo. Ora siete bloccati per un altro periodo di contratto.
Nel frattempo, ordinate dai fornitori senza sapere cosa avete negoziato. Si tratta del prezzo contrattuale? Stiamo ottenendo gli sconti sui volumi che abbiamo negoziato? Il fornitore sta rispettando gli impegni di consegna?
Nessuno lo sa. Non perché non lo vogliano, perché tracciare tutto questo manualmente è impossibile.
I team di approvvigionamento non possono leggere centinaia di contratti e ricordare ogni termine. Non possono monitorare le prestazioni di ogni fornitore rispetto a ogni obbligo. Non possono tenere traccia di decine di date di rinnovo mentre fanno tutto il resto.
Così le cose slittano. I rinnovi non vengono rispettati. I termini non vengono rispettati. Il denaro viene sprecato.
Cosa fa l'intelligenza artificiale per la gestione dei contratti
L'intelligenza artificiale non si limita a memorizzare i contratti. Li legge. Li comprende. Li traccia. Ecco come.
Estrazione automatica dei termini chiave
Caricate un contratto nell'intelligenza artificiale. L'intelligenza artificiale legge l'intero documento, ogni pagina, ogni clausola, ogni termine.
Estrae ciò che conta:
- Informazioni sui prezzi: Prezzi unitari. Sconti sui volumi. Clausole di adeguamento dei prezzi. Condizioni di prezzo minimo e massimo.
- Impegni di volume: Obblighi di acquisto minimo. Soglie di rottura del volume. Periodi di impegno. Penali per mancanze.
- Date del contratto: Data di inizio. Data di fine. Data di rinnovo. Periodi di preavviso per la cessazione. Termini di rinnovo automatico.
- Accordi sul livello di servizio: Tempi di consegna. Standard di qualità. Tempi di risposta. Impegni di uptime. Metriche di prestazione.
- Condizioni di risoluzione: Requisiti di preavviso. Clausole di risoluzione anticipata. Condizioni di violazione. Condizioni di uscita e commissioni.
- Condizioni di pagamento: Orari di pagamento. Condizioni nette. Sconti per pagamenti anticipati. Penali per i ritardi di pagamento.
- Requisiti di conformità: Certificazioni. Assicurazioni. Audit. Obblighi di rendicontazione. Conformità alle normative.
Non si tratta di una ricerca per parole chiave. L'intelligenza artificiale comprende il contesto. Sa che un termine di pagamento "netto 30" è diverso da un "preavviso di recesso di 30 giorni". Distingue tra clausole di aumento del prezzo e livelli di sconto sul volume.
Ottenete dati strutturati da contratti non strutturati. Ogni termine chiave viene estratto, categorizzato e pronto all'uso.
Non dovrete più leggere contratti di 40 pagine per trovare la data di rinnovo. Non dovrete più cercare tra i documenti per ricordare il periodo di preavviso di licenziamento. È tutto estratto e organizzato.
Traccia le date di rinnovo e non perde mai le scadenze
Il fallimento più costoso nella gestione dei contratti? I mancati rinnovi.
Il rinnovo automatico avviene senza revisione. Un periodo di preavviso di risoluzione passa inosservato. Si perde l'opportunità di rinegoziare, cambiare fornitore o adeguare i termini.
L'IA tiene traccia di ogni data critica:
- Date di scadenza del contratto: Quando scade il contratto?
- Date di rinnovo automatico: Quando il contratto si rinnoverà automaticamente se non agiamo?
- Termini di preavviso per la cessazione: Ultimo giorno utile per comunicare l'eventuale rescissione o rinegoziazione.
- Date delle pietre miliari: Punti di controllo dell'impegno di volume. Date di revisione delle prestazioni. Date di adeguamento dei prezzi.
- Scadenze di conformità: Quando è necessario rinnovare le certificazioni. Quando i documenti richiesti scadono.
Non si limita a tenere traccia delle date. Vi avvisa prima che siano importanti.
Avviso di disdetta richiesto 90 giorni prima del rinnovo? Si riceve un avviso a 120 giorni dal rinnovo. Tempo per valutare il fornitore, considerare le alternative e prendere una decisione.
La clausola di adeguamento dei prezzi consente aumenti annuali? Ricevete un avviso prima che il fornitore la invochi. È il momento di negoziare o di prepararsi.
Il periodo di impegno dei volumi sta per terminare? Si ottiene una previsione: si è in grado di rispettarla? In caso contrario, è il momento di modificare gli ordini o di rinegoziare i termini.
Nessun foglio di calcolo da gestire. Nessun inserimento manuale nel calendario. Nessuna scadenza mancata perché qualcuno ha dimenticato di controllare.
Confronto dei termini contrattuali tra i vari fornitori
Avete cinque fornitori che forniscono prodotti simili. State ottenendo condizioni coerenti? Oppure un fornitore ha negoziato condizioni migliori che dovrebbero essere il vostro punto di riferimento?
L'IA confronta i contratti:
- Confronto dei prezzi: Quale fornitore ha i prezzi migliori per prodotti comparabili? Dove si trovano i prezzi anomali?
- Condizioni di pagamento: 30 netti con un fornitore, 60 netti con un altro. Perché questa differenza? È possibile standardizzare?
- Livelli di servizio: Un fornitore si impegna a consegnare in 48 ore, un altro in 5 giorni. Pagate lo stesso?
- Sconti per volumi: Punti di rottura e tassi di sconto diversi. Quale struttura è più vantaggiosa?
- Flessibilità di terminazione: Alcuni contratti prevedono un preavviso di 90 giorni, altri di 180 giorni. Alcuni prevedono spese di uscita, altri no.
- Allocazione del rischio: Chi si assume il rischio di problemi di qualità? Mancanze di consegna? Volatilità dei prezzi?
Si notano degli schemi. Un fornitore ottiene costantemente condizioni migliori. Perché? O avete un rapporto più solido con quel fornitore o il vostro team ha negoziato meglio. In ogni caso, quello diventa il vostro punto di riferimento per gli altri fornitori.
Individuate i problemi. Un fornitore ha condizioni anomale: termini di pagamento peggiori, impegni più rigidi, penali più alte. È il momento di rinegoziare o di considerare alternative.
La negoziazione dei contratti diventa strategica. Sapete quali sono le condizioni standard della vostra base di fornitori. Sapete dove potete fare leva. Si negozia da una posizione di conoscenza.
Monitoraggio della conformità ai termini del contratto
I contratti sono importanti solo se entrambe le parti li rispettano. Ma la maggior parte delle aziende non tiene traccia del rispetto degli impegni da parte dei fornitori.
L'IA monitora le prestazioni del contratto:
- Conformità del prezzo: Ci viene addebitato il prezzo contrattuale? Vengono applicati sconti? Gli aumenti di prezzo sono conformi ai termini concordati?
- Tracciamento degli impegni di volume: Stiamo rispettando gli obblighi di acquisto minimo? Abbiamo raggiunto dei volumi che dovrebbero far scattare prezzi migliori?
- Prestazioni di consegna: Il fornitore rispetta i tempi di consegna previsti? Quanto spesso non li rispetta? Di quanto?
- Standard di qualità: Tassi di difettosità. Tassi di restituzione. Metriche di qualità rispetto agli standard contrattuali.
- Rispetto del livello di servizio: Tempi di risposta. Risoluzione dei problemi. Disponibilità del supporto. Tutto ciò che è stato promesso nello SLA.
- Conformità della documentazione: Le certificazioni richieste sono aggiornate? La copertura assicurativa è mantenuta? Sono stati completati gli audit?
L'intelligenza artificiale collega i termini contrattuali ai dati operativi. Non si limita a sapere cosa è stato promesso, ma tiene traccia del fatto che sia stato mantenuto.
Un fornitore si impegna a effettuare 95% di consegne puntuali, ma ne effettua solo 80%? L'AI lo segnala con i dati. È ora di discutere le prestazioni dei fornitori con i fatti.
Vi è stato addebitato un importo superiore al prezzo del contratto? L'IA lo rileva prima che paghiate la fattura, non mesi dopo durante un audit.
Non si tratta di essere in contrasto con i fornitori. Si tratta di responsabilità. Entrambe le parti hanno concordato dei termini. L'IA si assicura che entrambe le parti li rispettino.
Suggerisce punti di negoziazione per i rinnovi
Il rinnovo del contratto si avvicina. È tempo di negoziare. Ma cosa si deve negoziare?
L'AI fornisce un mandato di negoziazione:
- Analisi delle prestazioni: Come si è comportato il fornitore? Dove ha rispettato gli impegni? Dove non sono stati all'altezza?
- Parametro di riferimento per i prezzi: Come sono i prezzi di questo fornitore rispetto agli altri? Ai prezzi di mercato? I prezzi sono aumentati nel corso della durata del contratto?
- Analisi dei volumi: Abbiamo rispettato gli impegni sui volumi? Se li abbiamo superati, dobbiamo negoziare tariffe migliori? Se non li abbiamo raggiunti, dobbiamo adeguare gli impegni?
- Termine di paragone: Come sono le condizioni di questo fornitore rispetto agli altri? Dove sono le opportunità di miglioramento?
- Informazioni sul mercato: Cosa sta succedendo sul mercato? Le condizioni di fornitura stanno cambiando? Sono disponibili nuovi fornitori?
- Valutazione della leva finanziaria: Dove avete una leva negoziale? Concentrazione dei volumi? Fornitori alternativi? Forti risultati di performance?
Affrontate le trattative per il rinnovo con dei dati. Non chiedete solo "condizioni migliori". Chiedete miglioramenti specifici supportati da dati sulle prestazioni e dal contesto di mercato.
"Il vostro tasso di consegna puntuale è stato di 82%, inferiore ai 95% previsti dal contratto. Abbiamo bisogno di un miglioramento delle prestazioni o di un adeguamento dei prezzi che rifletta il costo aggiuntivo che questo ci causa".
"Abbiamo superato il nostro impegno di volume di 30%. Dovremmo discutere di un miglioramento dei prezzi per questo aumento di volume".
"I fornitori comparabili offrono condizioni di 45 netti. Vorremmo passare da 30 netti per adeguarci agli standard di mercato".
Specifico. Sostenuto da dati. Ragionevole. Il tipo di negoziazione che ottiene risultati.
Cosa significa per voi
Per i CPO e i responsabili degli acquisti
Ottenete una visibilità e un controllo completi sul vostro portafoglio contratti.
- Nessun rinnovo mancato: Tracciamento di ogni data critica. Avvisi prima che le scadenze passino. Tempo per prendere decisioni strategiche.
- Una migliore posizione negoziale: Dati di performance. Parametri di mercato. Confronto dei termini. Prove di negoziazione.
- Visibilità degli obblighi contrattuali: Conoscere gli impegni assunti. Verificare se gli impegni sono stati rispettati.
- Termini standardizzati: Scoprite dove le condizioni variano da un fornitore all'altro. Promuovete l'uniformità laddove ha senso.
- Gestione del rischio: Sapere quali sono le condizioni sfavorevoli. Identificare i contratti che richiedono attenzione.
Per i responsabili degli acquisti e gli acquirenti
Gestite i contratti invece di andare a caccia di informazioni.
- Conoscere il contenuto dei contratti: Senza rileggere ogni pagina. Termini chiave estratti e disponibili.
- Preparare i rinnovi con i dati: Analisi delle prestazioni. Contesto di mercato. Punti di negoziazione pronti.
- Tracciare le prestazioni dei fornitori: Rispetto agli impegni contrattuali. Prove per le discussioni con i fornitori.
- Garantire la conformità dei prezzi: Convalidare gli addebiti rispetto ai termini contrattuali. Individuare gli addebiti eccessivi prima del pagamento.
- Concentrarsi sui contratti strategici: Contratti di routine monitorati automaticamente. Voi vi concentrate sui contratti complessi e di alto valore.
Per l'azienda
Una migliore gestione dei contratti significa condizioni migliori e meno problemi.
- Migliori condizioni contrattuali: Le trattative di rinnovo supportate da dati ottengono risultati migliori rispetto ai rinnovi reattivi.
- Fornitori responsabilizzati: Il monitoraggio delle prestazioni assicura che i fornitori mantengano quanto promesso.
- Il denaro non viene lasciato sul tavolo: Controllo della conformità dei prezzi. Realizzazione di sconti sui volumi. Finestre di disdetta utilizzate in modo strategico.
- Riduzione del rischio: Tracciamento degli obblighi contrattuali. Monitoraggio della conformità. Segnalazione tempestiva dei problemi.
- Flessibilità strategica: Conoscere la scadenza dei contratti. Pianificare la transizione dei fornitori. Evitare rinnovi automatici indesiderati.
Cosa non farà l'intelligenza artificiale
Siamo chiari sui limiti.
L'intelligenza artificiale non negozia i contratti. Sono gli esseri umani a negoziare. L'IA fornisce dati e analisi per informare le trattative.
L'intelligenza artificiale non interpreta un linguaggio contrattuale ambiguo su cui anche gli avvocati non sono d'accordo. Le interpretazioni legali complesse richiedono ancora l'esperienza umana.
L'intelligenza artificiale non prende decisioni strategiche sul rinnovo dei contratti. La scelta di rinnovare, rinegoziare o cambiare fornitore dipende dalla strategia aziendale, dalle relazioni e da fattori che vanno oltre i termini contrattuali.
L'AI rende accessibili le informazioni sui contratti. Traccia date e obblighi. Monitora la conformità. Fornisce dati per il processo decisionale.
Il vostro team di approvvigionamento continua a prendere decisioni strategiche. Solo che le prende con informazioni migliori e con più tempo a disposizione, perché non affoga nell'amministrazione dei contratti.
Risultati reali dall'intelligenza artificiale per la gestione dei contratti
Ecco come si presenta in pratica:
Zero rinnovi mancati: Tracciamento di ogni rinnovo. Avvisi inviati in tempo utile per agire strategicamente. Niente più rinnovi automatici indesiderati.
Migliori condizioni di rinnovo: Le trattative basate sui dati ottengono in media 5-15% prezzi migliori. Le discussioni basate sulle prestazioni rafforzano i termini.
Risparmio sulla conformità dei prezzi: L'individuazione di sovrapprezzi e sconti mancati consente di risparmiare in genere 2-5% di spesa contrattuale.
Accesso più rapido ai contratti: Per trovare i termini chiave bastano pochi secondi, non ore di lettura di documenti. Domande con risposta immediata.
Responsabilità dei fornitori: Il monitoraggio delle prestazioni crea prove per le discussioni. I fornitori prendono più seriamente gli impegni quando vengono monitorati.
Non si tratta di un cambiamento rivoluzionario. Si tratta di gestire correttamente i contratti senza dover ricorrere a un esercito di persone.
Siete pronti a controllare i vostri contratti?
Il portafoglio contratti di ogni azienda è diverso. Diversi fornitori. Strutture contrattuali diverse. Diversi termini importanti per la vostra azienda.
Non vendiamo sistemi di gestione dei contratti generici. Analizziamo i vostri contratti specifici e identifichiamo ciò che deve essere tracciato. Costruiamo sistemi che estraggono i termini che vi interessano. Creiamo avvisi e rapporti che si adattano alle modalità di lavoro del vostro team di approvvigionamento.
Non vi promettiamo che l'intelligenza artificiale comprenderà tutte le sfumature legali. Solo strumenti pratici che rendono i vostri contratti gestibili e vi assicurano di non perdere ciò che conta.
