AI per la gestione delle prestazioni e dei rischi dei fornitori: Conoscere i fornitori prima che causino problemi
La vostra attività dipende dai fornitori. Forniscono i materiali di cui avete bisogno. I componenti con cui costruite. I servizi che fanno funzionare le operazioni.
Quando i fornitori funzionano bene, non ci si pensa. Quando falliscono, tutto si ferma.
I ritardi nelle consegne ritardano la produzione. I problemi di qualità creano rilavorazioni e reclami da parte dei clienti. I problemi finanziari causano interruzioni delle forniture. Le violazioni della conformità creano un'esposizione legale. I piccoli problemi dei fornitori diventano grandi problemi aziendali.
Ma la maggior parte delle aziende non monitora sistematicamente le prestazioni dei fornitori. Non perché non ci tengano. Perché seguire manualmente centinaia di fornitori è impossibile.
Vi accorgete dei problemi dopo che vi hanno colpito. Il ritardo nella consegna che blocca la produzione. Il problema di qualità che raggiunge i clienti. Il fallimento di un fornitore che vi lascia a caccia di alternative.
L'intelligenza artificiale cambia le cose. Monitora costantemente le prestazioni dei fornitori. Rileva i segnali di rischio provenienti da più fonti. Avverte i problemi prima che abbiano un impatto sulle operazioni. Trasforma la lotta antincendio reattiva in gestione proattiva del rischio.
Perché la gestione delle prestazioni dei fornitori fallisce
La maggior parte delle aziende dispone di una qualche forma di monitoraggio delle prestazioni dei fornitori. Schede di valutazione. Revisioni aziendali trimestrali. Valutazioni annuali.
Ma si tratta di dati retrospettivi e periodici. Raccontano cosa è successo nell'ultimo trimestre. Non ci dicono cosa sta accadendo ora o quali problemi sono in arrivo.
Le prestazioni di consegna di un fornitore sembrano buone nella revisione trimestrale. Ma nelle ultime tre settimane ha saltato metà delle consegne. Nessuno se ne accorge finché la produzione non ne risente.
I dati finanziari di un fornitore sembravano a posto durante la revisione annuale. Ma ha appena perso il suo cliente più importante. Quando lo scoprite, il fornitore è nei guai e lo è anche la vostra catena di fornitura.
E questo per i fornitori critici, per i quali si effettuano revisioni formali. Per gli altri 80% della vostra base di fornitori? Vengono monitorati solo quando i problemi diventano evidenti.
Il monitoraggio manuale non è scalabile. Non potete monitorare le prestazioni di consegna di 300 fornitori. Non potete monitorare le notizie finanziarie per ogni azienda da cui acquistate. Non potete controllare continuamente lo stato di conformità.
Quindi monitorate i grandi fornitori e sperate che gli altri non causino problemi. La speranza non è una strategia di gestione del rischio.
Cosa fa l'intelligenza artificiale per la gestione delle prestazioni e dei rischi dei fornitori
L'intelligenza artificiale non si limita a monitorare le prestazioni dei fornitori. Prevede i problemi. Ecco come.
Monitoraggio continuo delle prestazioni dei fornitori
L'intelligenza artificiale tiene traccia dei dati sulle prestazioni dei fornitori in tempo reale. Non revisioni trimestrali. Monitoraggio continuo di ogni transazione.
Monitoraggio delle consegne puntuali:
- Ogni ordine. Ogni consegna. È stata puntuale? In anticipo? In ritardo? Di quanto?
- Prestazioni di consegna per fornitore, per categoria, per periodo di tempo.
- Tendenze: Le prestazioni stanno migliorando o diminuendo?
- Variabilità: Prestazioni costanti o imprevedibili?
- Impegni: Prestazioni effettive rispetto ai livelli di servizio previsti dal contratto.
Le prestazioni complessive di un fornitore possono essere accettabili, ma quelle relative agli articoli critici sono scarse. L'intelligenza artificiale se ne accorge. La media di un fornitore indica 95% in tempo, ma le prestazioni recenti sono scese a 80%. L'intelligenza artificiale coglie la tendenza.
Metriche di qualità:
- Tassi di difettosità. Tassi di restituzione. Requisiti di rilavorazione.
- Incidenti di qualità per gravità e frequenza.
- Conformità alle specifiche e agli standard.
- I reclami dei clienti sono riconducibili a problemi dei fornitori.
- Costi della qualità: ispezioni, rilavorazioni, resi, richieste di garanzia.
I problemi di qualità spesso mostrano schemi prima di diventare evidenti. I tassi di difettosità aumentano lentamente. Linee di prodotto specifiche che presentano problemi. L'IA identifica questi schemi in anticipo.
Reattività e servizio:
- Tempo di risposta alle richieste e ai problemi.
- Velocità ed efficacia nella risoluzione dei problemi.
- Flessibilità nel gestire cambiamenti o richieste urgenti.
- Qualità della comunicazione e proattività.
- Assistenza tecnica e competenza.
Prestazioni commerciali:
- Accuratezza delle fatture. Problemi ed errori di fatturazione.
- Coerenza dei prezzi con i contratti.
- Rispetto dei termini di pagamento.
- Tempi di consegna del preventivo e competitività.
L'intelligenza artificiale non si limita a raccogliere dati. Li analizza. Mostra le tendenze. Confronta i fornitori. Segnala il degrado delle prestazioni prima che diventi critico.
Punteggi relazioni con i fornitori
Avete centinaia di fornitori. Quali meritano attenzione? Quali hanno buone prestazioni? Quali necessitano di discussioni per il miglioramento?
L'intelligenza artificiale assegna un punteggio a ogni fornitore su più dimensioni:
Punteggio di prestazione:
- Combinazione ponderata di metriche di consegna, qualità, reattività e commerciali.
- Corretto per l'importanza: I fornitori critici hanno ottenuto un punteggio più rigoroso.
- Rispetto agli impegni contrattuali e alle prestazioni dei pari.
Punteggio di rischio:
- Rischio finanziario. Rischio di conformità. Rischio operativo. Rischio geografico.
- Dipendenze da una sola fonte. Rischio di concentrazione.
- Fattori esterni: condizioni geopolitiche, normative e di mercato.
Punteggio di valore:
- Competitività dei costi. Contributo all'innovazione. Valore strategico.
- Facilità di gestione degli affari. Flessibilità e approccio di partnership.
- Valore totale oltre il prezzo.
Valutazione complessiva del fornitore:
- Visione combinata di performance, rischio e valore.
- Segmentazione: partner strategici, fornitori preferenziali, fornitori accettabili, fornitori a rischio.
- Raccomandazioni d'azione basate sulla valutazione e sulle tendenze.
Si ottiene un elenco di fornitori prioritari. Chi ha bisogno di una discussione sulle prestazioni? Chi merita più lavoro? Chi ha bisogno di un piano di transizione?
Non sulla base delle sensazioni o di chi si è lamentato di più. Si basa su dati completi e oggettivi.
Rileva precocemente i segnali di rischio
I problemi dei fornitori non compaiono all'improvviso. Ci sono segnali di avvertimento. L'intelligenza artificiale li osserva.
Segnali di rischio finanziario:
- Declassamento del rating del credito. Peggioramento dei bilanci.
- Problemi di pagamento: ritardi nei pagamenti ai propri fornitori, privilegi fiscali, sentenze legali.
- Perdita di clienti importanti. Concentrazione o calo dei ricavi.
- Licenziamenti, chiusure di stabilimenti, annunci di ristrutturazioni.
- Cambi di proprietà, avvicendamenti nella dirigenza, fallimenti.
Segnali di rischio operativo:
- Le prestazioni di consegna si riducono. Aumento dei tempi di consegna.
- Problemi di qualità in aumento per frequenza o gravità.
- Vincoli di capacità. Problemi di produzione.
- Partenze di personale chiave. Problemi di lavoro o scioperi.
- Problemi della catena di approvvigionamento che riguardano i loro fornitori.
Rischio di conformità e di reputazione:
- Violazioni normative. Incidenti di sicurezza. Problemi ambientali.
- Problemi legali: cause, indagini, multe.
- Copertura giornalistica negativa. Cambiamenti del sentiment sui social media.
- Reclami dei clienti. Cambiamenti nella reputazione del settore.
- Decadenza della certificazione. Problemi di assicurazione o di licenza.
Rischio di mercato e rischio esterno:
- Questioni geopolitiche che influenzano la localizzazione dei fornitori.
- Disastri naturali, eventi atmosferici, problemi infrastrutturali.
- Cambiamenti normativi che hanno un impatto sulle operazioni dei fornitori.
- Perturbazioni del mercato nel settore del fornitore.
- Volatilità dei prezzi delle materie prime che incide sui costi dei fornitori.
L'intelligenza artificiale monitora le notizie, i database finanziari, i documenti normativi, i rapporti di settore e i dati di performance interni. Collega i segnali che non sarebbero stati colti in modo isolato.
Un fornitore ha lievi ritardi nelle consegne. Questo è un segnale. Lo stesso fornitore ha appena licenziato 10% di personale. Questo è un altro segnale. Insieme, suggeriscono l'emergere di un problema più grande.
Avvisate per tempo. È il momento di diversificare le fonti di approvvigionamento. Costruire scorte di riserva. Preparare alternative. Gestire il rischio in modo proattivo invece di reagire alle crisi.
Prevede le interruzioni dell'approvvigionamento
Alcuni problemi dei fornitori sono prevedibili. L'intelligenza artificiale identifica i modelli che precedono le interruzioni.
Modelli di degrado delle prestazioni:
Prestazioni di consegna in calo. Qualità in calo. I tempi di consegna si allungano. Questi modelli spesso precedono problemi più gravi.
L'intelligenza artificiale apprende quali modelli sono correlati alle interruzioni. Segnala i fornitori che mostrano questi schemi prima che si verifichi l'interruzione.
Accumulo di fattori di rischio:
Più segnali di rischio che appaiono insieme aumentano la probabilità di interruzione.
Stress finanziario + problemi operativi + flessione del settore = alta probabilità di fallimento del fornitore. L'IA quantifica questo rischio.
Monitoraggio dei fattori esterni:
Modelli meteorologici che influenzano il raccolto per i fornitori agricoli. Scadenze normative che creano vincoli di capacità. Congestione portuale che influisce sui programmi di consegna.
L'intelligenza artificiale monitora i fattori esterni che prevedono le interruzioni della catena di approvvigionamento. Non perfettamente, ma con sufficiente anticipo per prepararsi.
Analisi della capacità e della domanda:
Fornitore con capacità di 90%. La domanda del settore è in aumento. Il vostro volume è in crescita. La matematica prevede problemi di capacità.
L'IA modella la capacità dei fornitori rispetto alla domanda. Segnala le situazioni in cui è probabile che l'offerta sia limitata.
La previsione delle interruzioni non è perfetta. Ma anche un'accuratezza di 70% con un allarme precoce è preziosa. Non si possono prevenire tutte le interruzioni. Ma ci si può preparare per quelle che si vedono arrivare.
Traccia lo stato di conformità
I fornitori hanno requisiti di conformità. Certificazioni. Assicurazione. Documentazione. Registri di sicurezza. Permessi ambientali.
Queste scadono. I fornitori dimenticano di rinnovarli. O non vi informano quando ci sono problemi.
L'IA tiene traccia dello stato di conformità:
Documentazione richiesta:
- Certificati di assicurazione. Importi della copertura e date di scadenza.
- Certificazioni di qualità (ISO, specifiche del settore). Stato attuale e date di rinnovo.
- Certificazioni di sicurezza e risultati degli audit.
- Rendiconti finanziari e informazioni sul credito.
- Licenze, permessi, registrazioni.
Conformità normativa:
- Rispetto delle normative di settore. Risultati delle ispezioni.
- Conformità ambientale. Emissioni, rifiuti, rapporti.
- Norme sul lavoro e sulla sicurezza. Risultati dell'audit.
- Conformità all'import/export. Restrizioni commerciali.
- Conformità alla privacy e alla sicurezza dei dati per i fornitori IT.
Conformità contrattuale:
- Certificazioni richieste in base ai termini del contratto.
- Requisiti di rendicontazione. Diritti di revisione.
- Impegni per la diversità e la sostenibilità.
- Riconoscimento e adesione al codice di condotta.
L'IA tiene traccia di ciò che è necessario. Monitora lo stato. Avverte prima delle scadenze. Segnala problemi di conformità.
L'assicurazione è scaduta da tre mesi e nessuno se n'è accorto? L'AI se ne accorge. Certificazione non rinnovata? Invia un avviso prima che diventi un problema.
Il monitoraggio della conformità non è entusiasmante. Ma la non conformità è costosa. Esposizione legale. Risultati di audit. Violazioni dei contratti con i clienti. L'intelligenza artificiale previene questi problemi.
Cosa significa per voi
Per i CPO e i responsabili degli acquisti
Si passa da una gestione reattiva a una gestione proattiva dei rischi dei fornitori.
- Gestione proattiva del rischio: I problemi vengono segnalati prima che interrompano le operazioni. Il tempo di prepararsi invece di fare i salti mortali.
- Responsabilità dei fornitori con i dati: Discussioni sulle prestazioni supportate da metriche oggettive. Aspettative e misurazioni chiare.
- Catena di approvvigionamento protetta: Sistema di allarme precoce per i problemi dei fornitori. Riduzione dell'impatto delle interruzioni.
- Miglioramento continuo: Il monitoraggio sistematico delle prestazioni porta al miglioramento dei fornitori nel tempo.
- Gestione strategica dei fornitori: Sapere quali fornitori meritano investimenti e partnership. Quali devono migliorare le prestazioni. Quali devono essere sostituiti.
Per i responsabili degli acquisti e gli acquirenti
Sapete quali fornitori guardare e avete le prove per le conversazioni difficili.
- Conoscere i fornitori da tenere d'occhio: Elenco prioritario basato su prestazioni e rischi. Concentrate l'attenzione su ciò che conta.
- Prove per le conversazioni con i fornitori: Discussioni sulle prestazioni basate sui dati. Problemi specifici con metriche chiare.
- Segnalazione tempestiva dei problemi: Affrontare i problemi prima che diventino critici. Gestione proattiva.
- Tracciamento semplificato delle prestazioni: Niente più schede di valutazione manuali. Raccolta e analisi dei dati automatizzate.
- Verifica della conformità: Conoscere lo stato di conformità dei fornitori senza dover monitorare manualmente i documenti.
Per le operazioni e la catena di approvvigionamento
Ottenete una fornitura affidabile con meno interruzioni.
- Meno interruzioni delle forniture: L'allarme precoce consente la preparazione. Inventario di riserva, fonti alternative, piani di emergenza.
- Migliore qualità dei fornitori: Il monitoraggio e il feedback continui favoriscono il miglioramento. I problemi vengono individuati tempestivamente.
- Riduzione dell'esposizione al rischio: Fallimenti finanziari, violazioni della conformità, problemi operativi rilevati prima che abbiano un impatto su di voi.
- Offerta prevedibile: Migliore visibilità sulla capacità e sul rischio dei fornitori. Meno sorprese.
- Risoluzione più rapida dei problemi: I problemi vengono identificati e risolti immediatamente. Meno tempo per scoprire i problemi.
Cosa non farà l'intelligenza artificiale
Siamo chiari sui limiti.
L'intelligenza artificiale fornisce visibilità e allarme precoce. Non gestisce le relazioni con i fornitori. Quello è ancora un lavoro umano.
L'intelligenza artificiale non può prevedere tutte le interruzioni. Alcuni problemi si verificano all'improvviso, senza segnali di avvertimento. Alcuni fattori di rischio non compaiono nelle fonti di dati monitorate dall'IA.
L'intelligenza artificiale non può prendere decisioni strategiche sulle relazioni con i fornitori. La scelta di collaborare con un fornitore per migliorarne le prestazioni o di sostituirlo dipende da fattori che vanno oltre i dati: importanza strategica, storia della relazione, alternative disponibili, strategia aziendale.
L'intelligenza artificiale rende visibili i problemi in anticipo. Fornire dati oggettivi sulle prestazioni. Tracciare i segnali di rischio da più fonti. Crea tempo e informazioni per prendere decisioni migliori.
Il vostro team di approvvigionamento gestisce ancora le relazioni con i fornitori. Continuano a prendere decisioni strategiche. Solo che lo fanno con informazioni migliori e con un'allerta precoce, invece di reagire a posteriori.
Risultati reali dall'intelligenza artificiale per la gestione delle prestazioni e dei rischi dei fornitori
Ecco come si presenta in pratica:
Prevenzione delle interruzioni: L'allarme precoce consente di prepararsi. Le interruzioni che avrebbero bloccato la produzione causano invece ritardi minori perché le alternative erano già pronte.
Miglioramento delle prestazioni: Il monitoraggio continuo e le discussioni basate sui dati guidano il miglioramento dei fornitori. Miglioramento tipico delle prestazioni di consegna di 5-10 punti percentuali.
Evitare i rischi: Fallimenti finanziari, violazioni della conformità e crisi di qualità colte in anticipo. I problemi vengono affrontati prima che diventino critici.
Risparmio di tempo: Il monitoraggio automatico delle prestazioni sostituisce le scorecard manuali. I buyer passano il tempo a gestire le eccezioni, non a raccogliere dati.
Migliori relazioni con i fornitori: I dati oggettivi eliminano le emozioni dalle discussioni sulle prestazioni. I fornitori rispettano le misurazioni e rispondono ai fatti.
Non si tratta di eliminare tutti i rischi dei fornitori. Il rischio esiste. Ma il rischio gestito è diverso dal rischio non gestito. La visibilità e la segnalazione precoce trasformano la gestione del rischio da reattiva a proattiva.
Siete pronti a controllare il rischio dei fornitori?
La base di fornitori di ogni azienda è diversa. Fornitori diversi. Rischi diversi. Diverse metriche di performance importanti per le vostre operazioni.
Non vendiamo sistemi di gestione dei fornitori generici. Analizziamo la vostra base di fornitori e i vostri fattori di rischio specifici. Identifichiamo quali metriche di performance sono importanti per la vostra azienda. Creiamo un sistema di monitoraggio e di allerta che corrisponda alla vostra tolleranza al rischio e alle vostre esigenze operative.
Non si promette che l'intelligenza artificiale possa prevedere ogni problema. Solo strumenti pratici che rendono visibili le prestazioni dei fornitori e forniscono un allarme precoce sui rischi prima che diventino crisi.
