AI per l'onboarding dei dipendenti: Fare un'ottima prima impressione su larga scala
La prima impressione è importante. Quando un nuovo dipendente inizia a lavorare, la prima settimana gli racconta tutto della vostra azienda.
Un'accoglienza senza intoppi? Professionale. Organizzato. Si sentono sicuri di aver fatto la scelta giusta.
Onboarding disordinato? Persi. Confusi. Si chiedono in cosa si siano cacciati. Alcuni abbandonano prima di iniziare.
Il problema: l'onboarding è ripetitivo ma dettagliato. Lo stesso processo per ogni assunzione. Ma per ognuno di loro ci sono documenti, accesso ai sistemi, attrezzature, formazione, presentazioni. Se si dimentica qualcosa, si creano problemi.
L'intelligenza artificiale gestisce questo aspetto in modo perfetto. Segue sempre lo stesso processo. Non dimentica mai un passaggio. Tiene traccia di ciò che è stato fatto e di ciò che è in sospeso. Risponde istantaneamente alle domande dei nuovi assunti.
Il vostro team smette di inseguire le scartoffie e inizia ad accogliere le persone.
Perché l'onboarding è più difficile di quanto dovrebbe essere
L'onboarding sembra semplice sulla carta. Nuovo assunto. Documenti. Formazione. Fatto.
La realtà è più confusa.
I moduli arrivano incompleti. L'accesso all'IT viene ritardato perché qualcuno ha dimenticato di inviare il ticket. Gli incarichi di formazione sono manuali: qualcuno deve cercare ciò che è richiesto per ogni ruolo. Gli ordini di attrezzature cadono nel vuoto. I nuovi assunti hanno domande, ma le risorse umane sono impegnate con altri incendi.
Il nuovo dipendente rimane in attesa. Forse per l'accesso al sistema. Forse per le attrezzature. Forse perché qualcuno gli dica cosa deve fare. Non è un buon inizio.
Il vostro team delle risorse umane sa che questo non va bene. Non sono pigri o incompetenti. Sono sopraffatti. Ogni nuova assunzione comporta più di 20 attività su più sistemi. Moltiplicate questo dato per ogni assunzione al mese e sarà il caos.
Alcuni nuovi assunti hanno un ottimo onboarding perché la persona giusta li ha aiutati. Altri hanno un'esperienza terribile perché hanno iniziato durante una settimana piena. La coerenza è impossibile quando tutto è manuale.
Non è un problema di persone. È un problema di processi. E l'IA è costruita per i processi.
Cosa fa l'intelligenza artificiale per l'onboarding
L'intelligenza artificiale non sostituisce le risorse umane nell'onboarding. Si assicura che nulla vada perso. Ecco come.
Elaborazione dei documenti che funziona davvero
I nuovi assunti presentano i moduli. Documenti fiscali. Informazioni sul deposito diretto. Contatti di emergenza. Iscrizione ai benefit. Riconoscimento delle polizze.
Qualcuno deve esaminare ogni modulo. Estrarre i dati. Inserirli nei sistemi. Archiviare i documenti. Assicurarsi che non manchi nulla.
L'intelligenza artificiale lo fa automaticamente.
Arriva il modulo. L'intelligenza artificiale estrae le informazioni. Convalida la completezza dei campi obbligatori. Inoltra i dati ai sistemi giusti: HRIS, buste paga, piattaforma di benefit. Archivia il documento nel record del dipendente. Segnala tutto ciò che manca o non è corretto.
Nessun inserimento manuale dei dati. Nessun errore di trascrizione. Nessun modulo perso nella casella di posta di qualcuno. Semplicemente elaborati e fatti.
Quando i moduli sono incompleti, l'AI lo comunica immediatamente al nuovo assunto: "Nel modulo di deposito diretto manca il numero di conto. La preghiamo di inviarlo nuovamente". Non tre giorni dopo, quando le Risorse Umane lo esaminano, ma immediatamente.
Solo questo consente di risparmiare ore per ogni nuovo assunto. Se si considerano decine o centinaia di assunzioni all'anno, il conto torna in fretta.
Un incarico di formazione realmente personalizzato
Ogni ruolo ha una formazione obbligatoria. Formazione sulla conformità. Formazione sul sistema. Formazione specifica sul ruolo. Orientamento al reparto.
Assegnare manualmente questo ruolo è noioso. Cercate i requisiti richiesti per questo ruolo. Verificate i requisiti specifici della sede. Aggiungete i contenuti specifici del reparto. Creare il piano di formazione. Iscrivere la persona. Tracciare il completamento della formazione.
L'intelligenza artificiale gestisce questo aspetto.
I dati dei nuovi assunti entrano nel sistema: ruolo, reparto, sede. L'intelligenza artificiale sa quale formazione è necessaria per ogni combinazione. Crea automaticamente un piano di onboarding personalizzato. Iscrive il nuovo assunto ai corsi giusti. Stabilisce le scadenze in base alla priorità.
Un rappresentante di vendita in California? Ricevono una formazione sulle vendite, sulla conformità specifica della California, sull'orientamento aziendale e sul CRM. Ingegnere software in Germania? Conformità diversa, strumenti diversi, percorso di inserimento diverso.
Stessa qualità per tutti. Non si perde nulla. Nessuna ricerca manuale.
Tracciamento del completamento che mantiene le cose in movimento
L'onboarding non è un'unica attività, ma 30 attività. Alcune sono veloci. Alcune richiedono giorni. Alcuni dipendono dal fatto che altri compiti siano stati svolti per primi.
Chi tiene traccia di tutto questo? Di solito un coordinatore delle risorse umane con un foglio di calcolo. "L'IT ha configurato il loro account? Hanno completato la formazione sulla conformità? Hanno presentato l'I-9? Il loro manager ha fissato un check-in?".
L'intelligenza artificiale tiene traccia di tutto in modo automatico.
Ogni attività ha uno stato. Non iniziato. In corso. Completato. In ritardo. L'intelligenza artificiale monitora tutto questo in tempo reale.
Quando qualcosa è in ritardo, l'intelligenza artificiale invia dei promemoria. Al nuovo assunto se deve fare qualcosa. Alle risorse umane se qualcosa è bloccato. Ai manager se devono intervenire.
Non c'è nulla che sfugga. Nessuno deve tenere traccia manualmente di 30 compiti per 10 nuovi assunti. Il sistema se ne occupa.
Le risorse umane vedono un cruscotto: lo stato di onboarding di ogni nuovo assunto in un colpo d'occhio. Chi è in regola. Chi è bloccato. Chi ha bisogno di attenzione. Tutto qui.
Assistenza ai nuovi assunti sempre disponibile
I nuovi assunti hanno delle domande. Molte.
"Dove parcheggio?" "Come faccio a impostare la mia e-mail?". "Quando iniziano i benefici?" "Dove trovo il manuale per i dipendenti?". "Qual è il codice di abbigliamento?" "Come faccio a presentare le spese?".
Sono domande semplici. Ma qualcuno deve rispondere. E i nuovi assunti spesso le hanno al di fuori dell'orario di lavoro, ad esempio la domenica sera prima di iniziare il lunedì.
Il chatbot AI se ne occupa. 24/7. Immediatamente.
Conosce le vostre politiche. Conosce le procedure. Conosce le domande più comuni dei neoassunti. Risponde in modo accurato e immediato.
Per le domande complesse o delicate, il sistema si rivolge a un operatore umano con un contesto. Ma per le 80% di routine, le gestisce senza coinvolgere le risorse umane.
I nuovi assunti si sentono supportati. Le risorse umane non si trovano a dover rispondere ripetutamente alle stesse domande. Tutti sono più felici.
Esperienza costante indipendentemente dal volume
Ecco il vero problema dell'onboarding manuale: la qualità varia.
Un nuovo assunto inizia quando le risorse umane sono tranquille. Ricevono un servizio in bianco. Tutto è perfetto. L'assunzione successiva inizia durante una settimana di lavoro. L'onboarding è affrettato. Le cose si perdono. Esperienza peggiore.
Con l'IA, ogni nuovo assunto riceve la stessa qualità. Stesso processo. Stessa completezza. Stessa reattività.
Non importa se si tratta di un'attività di onboarding per una persona o per 20 persone quella settimana. L'IA lo gestisce con la stessa qualità.
Questo è particolarmente importante per le aziende con assunzioni variabili, picchi stagionali, fasi di crescita, blocchi delle assunzioni. L'intelligenza artificiale si adatta istantaneamente.
Cosa significa per voi
Per i direttori delle risorse umane e i responsabili delle persone
- Onboarding coerente su scala. La qualità è la stessa, sia che si assumano 2 persone sia che se ne assumano 20 in quel mese.
- Tempi più rapidi per la produttività. I nuovi assunti hanno a disposizione ciò di cui hanno bisogno fin dal primo giorno. Non c'è bisogno di aspettare per avere accesso o informazioni.
- Migliore fidelizzazione dei nuovi assunti. Una buona esperienza di onboarding è direttamente correlata alla fidelizzazione. Le persone che si sentono supportate fin dall'inizio restano più a lungo.
- Riduzione del carico amministrativo delle risorse umane. Meno tempo a rincorrere i moduli. Meno tempo per monitorare il completamento dei lavori. Meno tempo per rispondere alle domande di routine.
- Visibilità della qualità dell'onboarding. Dati sui tassi di completamento, sui colli di bottiglia, sui tempi di produzione. È possibile vedere cosa funziona e cosa no.
- Migliore marchio del datore di lavoro. I nuovi assunti parlano. Un buon onboarding crea un passaparola positivo. Un cattivo onboarding fa il contrario.
Per i responsabili e i coordinatori delle risorse umane
- Smettete di inseguire le scartoffie. L'AI elabora i documenti automaticamente. L'utente esamina solo le eccezioni.
- Smettere di tracciare manualmente le attività. Il sistema tiene traccia di tutto. Si vede ciò che ha bisogno di attenzione, non tutti i dettagli.
- Smettere di rispondere alle stesse domande. L'intelligenza artificiale gestisce le richieste di routine. L'utente gestisce quelle complesse o delicate.
- Più tempo per le cose umane. Far sentire i nuovi assunti i benvenuti. Rispondere alle preoccupazioni. Costruire relazioni. Le cose che contano davvero.
- Meno stress durante i periodi di lavoro. Quando le assunzioni aumentano, l'intelligenza artificiale scala. Non si annega nell'amministrazione dell'onboarding.
Per i nuovi dipendenti
- Processo chiaro fin dal primo giorno. Sapete cosa fare. Quando farlo. Cosa è necessario fare. Non c'è confusione.
- Risposte rapide alle domande. Non aspettate giorni per semplici informazioni. L'intelligenza artificiale risponde istantaneamente.
- Tutto ciò che serve, quando serve. Accesso al sistema. Apparecchiature. Formazione. Niente attese per cose che dovrebbero essere già pronte.
- Esperienza professionale. Questa è l'azienda in cui pensavate di entrare. Organizzata, efficiente, professionale.
- Concentratevi sull'apprendimento del lavoro. Non dovrete rincorrere i moduli o risolvere la logistica di base. Potete concentrarvi sull'effettiva produttività.
Cosa non farà l'intelligenza artificiale
Siamo realistici sui limiti.
L'intelligenza artificiale non sostituisce l'accoglienza umana. Non ha il check-in del manager. Non costruisce relazioni di squadra. Non percepisce quando un nuovo assunto è in difficoltà e ha bisogno di supporto.
Gestisce il processo amministrativo. Moduli. Assegnazioni di formazione. Tracciamento dei compiti. Domande di routine.
Il legame umano viene ancora dagli esseri umani. La conversazione "come ti stai ambientando?". Il pranzo di squadra. La mentorship. La trasmissione della cultura.
L'intelligenza artificiale fa in modo che le questioni amministrative non intralcino quelle umane. Quando i nuovi assunti non attendono l'accesso al sistema o non sono confusi con i moduli, il vostro team può concentrarsi sull'accoglienza vera e propria.
Inoltre, l'intelligenza artificiale non può risolvere un processo di onboarding scadente. Se il vostro flusso di onboarding è fondamentalmente sbagliato, l'intelligenza artificiale non farà altro che eseguire un processo sbagliato in modo più efficiente. È necessario prima risolvere il processo e poi utilizzare l'IA per eseguirlo in modo coerente.
Impatto sul mondo reale
Come si presenta questo aspetto nella pratica?
Un'azienda in crescita implementa l'intelligenza artificiale per l'onboarding. Prima: l'onboarding richiedeva ai coordinatori delle risorse umane 6-8 ore per ogni nuovo assunto. Dopo: 2 ore. Si tratta di 4-6 ore risparmiate per persona.
Per un'azienda che assume 5 persone al mese, si tratta di 20-30 ore al mese. Si tratta di mezzo FTE solo per l'automazione.
Il time-to-productivity dei nuovi assunti diminuisce. Prima, i nuovi assunti impiegavano in media 8 giorni per avere tutti gli accessi necessari e completare la formazione obbligatoria. Dopo: 3 giorni. Si tratta di 5 giorni di produttività guadagnati per ogni assunzione.
I punteggi di soddisfazione dei nuovi assunti migliorano. Risposte rapide. Processo chiaro. Esperienza professionale. Le persone si sentono a posto con la loro decisione di entrare a far parte del team.
La retention a 90 giorni migliora di 8%. Quando l'onboarding è agevole, meno persone abbandonano nei primi mesi.
Non si tratta di una teoria. Questo è ciò che accade quando l'intelligenza artificiale gestisce correttamente l'amministrazione dell'onboarding.
Come iniziare
Non è necessario automatizzare tutto in una volta. Iniziate dal punto più doloroso.
Per la maggior parte delle aziende, si tratta dell'elaborazione dei documenti. Moduli che arrivano incompleti. Inserimento manuale dei dati. Cose che si perdono. Iniziate da qui.
O forse è un incarico di formazione. Troppo manuale. Le cose si perdono. Persone diverse ottengono qualità diverse. Risolvete prima di tutto questo.
O forse sono le domande dei nuovi assunti. Le stesse richieste in continuazione. Tempi di risposta lenti. Lasciate che sia l'intelligenza artificiale a occuparsene.
Scegliete un collo di bottiglia. Implementate l'intelligenza artificiale. Misurare l'impatto. Poi estendetelo ad altre parti dell'onboarding.
L'onboarding di ogni azienda è diverso. I vostri moduli sono unici. I vostri sistemi hanno requisiti specifici. Il vostro processo prevede determinate fasi.
Ecco perché l'IA per l'onboarding non è plug-and-play. Deve adattarsi al vostro flusso di lavoro attuale. Ai vostri strumenti reali. I vostri requisiti reali.
Il bilancio
L'onboarding è importante. Incide sulla fidelizzazione, sul tempo di produttività e sull'esperienza dei dipendenti. Un cattivo onboarding è costoso: le persone se ne vanno, oppure restano ma impiegano più tempo per diventare produttive.
L'intelligenza artificiale non sostituisce il lato umano dell'onboarding. Gestisce la parte amministrativa in modo che il vostro team possa concentrarsi sulla parte umana.
Il risultato è una qualità costante, una produttività più rapida, una migliore fidelizzazione e team HR che non affogano nelle scartoffie durante i periodi di crescita.
Non è un'illazione. Questo è ciò che l'intelligenza artificiale fa per l'onboarding quando è fatto bene.
Siete pronti a migliorare il vostro Onboarding?
Non vendiamo AI generiche per l'onboarding. Analizziamo il vostro processo specifico. I vostri moduli. I vostri sistemi. I vostri requisiti. Il vostro volume.
Poi costruiamo un'intelligenza artificiale che si adatta al modo in cui le persone vengono effettivamente assunte. Non un processo idealizzato, ma il vostro processo reale.
Nessun clamore. Nessun eccesso di pubblicità. Solo un'intelligenza artificiale pratica che migliora l'onboarding per tutti.
