AI per la richiesta di acquisto e l'ordine: Accelerare il processo di acquisto
Le richieste di acquisto e gli ordini dovrebbero essere semplici. Qualcuno ha bisogno di qualcosa. Lo richiede. La richiesta viene approvata. L'ordine viene inviato. Fatto.
Ma non è semplice. Le richieste rimangono nelle caselle di posta in attesa di approvazione. I buyer elaborano manualmente gli ordini di routine. Le persone non sanno quale fornitore utilizzare. Gli ordini vanno a fornitori non convenzionati perché il processo di approvazione è troppo lento.
Il risultato? Team di approvvigionamento sommersi dal lavoro transazionale. Spesa irregolare perché le persone aggirano il sistema. Perdita di contratti perché gli ordini non seguono i termini negoziati.
AI risolve questo problema. Elabora automaticamente le richieste standard. Gestisce le approvazioni in modo intelligente. Assicura che gli ordini siano conformi ai termini contrattuali. Rende il processo così veloce che le persone lo usano davvero.
Perché i processi Purchase-to-Pay sono lenti
Nella maggior parte delle aziende i processi da richiesta a ordine non funzionano. Non perché i team di approvvigionamento facciano male il loro lavoro. Perché il processo richiede troppo lavoro manuale.
Qualcuno presenta una richiesta. Un acquirente deve esaminarla. Verificare se è conforme alla politica. Determinare chi deve approvarla. Inoltrare la richiesta all'approvatore giusto. Attendere l'approvazione. Quindi crea manualmente un ordine di acquisto. Selezionare un fornitore. Immettere nuovamente tutti i dettagli.
Per ordini standard e di routine. Ogni volta.
I buyer passano ore a elaborare richieste che seguono gli stessi schemi. Forniture per ufficio. Componenti standard. Servizi ricorrenti. Ordini che non richiedono competenze umane, ma che vengono comunque gestiti manualmente.
Quando il processo è lento, le persone lo aggirano. Acquistano direttamente dai fornitori. Utilizzano carte di credito personali. Saltano le approvazioni. Le spese irregolari non sono dolose: si tratta di persone che cercano di portare a termine il proprio lavoro.
E l'approvvigionamento perde il controllo. I fornitori che hanno stipulato un contratto non ottengono il volume promesso. Le condizioni negoziate non vengono utilizzate. La visibilità della spesa scompare.
Cosa fa l'intelligenza artificiale per le richieste di acquisto e gli ordini
L'intelligenza artificiale non si limita a velocizzare il processo di requisizione. Lo rende intelligente. Ecco come.
Elabora automaticamente le richieste
L'intelligenza artificiale riceve una richiesta. Analizza ciò che viene richiesto.
Si tratta di un articolo standard? L'AI lo riconosce dagli ordini precedenti. Convalida la richiesta rispetto alla politica. Verifica la disponibilità di budget. Conferma che le informazioni richieste siano complete.
Se tutto è a posto, l'IA lo inoltra automaticamente per l'approvazione. Per le richieste di routine non è necessario l'intervento dell'acquirente.
Se qualcosa non va, l'IA segnala problemi specifici:
- Centro di costo o codice GL mancante
- Soglia di superamento del budget che richiede un'approvazione speciale
- L'articolo non corrisponde alle categorie approvate
- Documentazione richiesta non allegata
- Specifiche poco chiare che necessitano di chiarimenti
Il richiedente riceve immediatamente un feedback chiaro. Non un rifiuto generico. Problemi specifici da risolvere.
Le richieste standard passano attraverso il sistema in pochi minuti. Le richieste complesse vengono inoltrate ai buyer con un contesto che indica ciò che deve essere esaminato.
Gestisce le approvazioni in modo intelligente
I flussi di lavoro di approvazione sono complessi. Diversi approvatori per importi diversi. Percorsi diversi per categorie diverse. Regole diverse per i diversi reparti.
Le persone si confondono. Le richieste vanno all'approvatore sbagliato. Vengono rimandate indietro. Ritardate mentre si cerca di capire chi deve approvare.
L'IA conosce le regole di approvazione:
- Instradamento basato sull'importo: Al di sotto di $1.000 va un solo approvatore. Per importi superiori a $10.000 è necessaria un'ulteriore approvazione.
- Routing basato sulle categorie: Gli acquisti informatici necessitano dell'approvazione dell'IT. Le attrezzature in conto capitale necessitano di una revisione finanziaria.
- Regole del dipartimento: I diversi dipartimenti hanno livelli di delega e catene di approvazione differenti.
- Eccezioni alla politica: Articoli non a catalogo. Fornitori non convenzionati. Requisiti speciali di approvazione.
- Logica di sostituzione: L'approvatore principale non è disponibile? Inoltrare automaticamente al sostituto designato.
Ogni richiesta viene inviata all'approvatore giusto al primo tentativo. Nessuna confusione. Niente ritardi mentre si controlla chi deve approvare cosa.
E gli approvatori? Ricevono il contesto di ogni richiesta. Cosa viene ordinato. Perché. Stato del budget. Conformità del contratto. Se si tratta di una richiesta di routine o se necessita di un controllo. Possono approvare rapidamente, se necessario.
Suggerisce i fornitori preferiti
Qualcuno richiede del materiale per ufficio. Quale fornitore dovreste utilizzare?
La vostra azienda ha tre fornitori di forniture per ufficio. Ognuno di essi ha prezzi diversi per articoli diversi. Tempi di consegna diversi. Ordini minimi diversi.
Gli acquirenti lo sanno. Hanno negoziato i contratti. Ma i richiedenti non lo sanno. E i buyer non vogliono cercare manualmente quale sia il fornitore migliore per ogni ordine.
L'intelligenza artificiale raccomanda automaticamente i fornitori:
- Prezzi migliori: Confronta i prezzi contrattuali dei vari fornitori per gli articoli richiesti.
- Velocità di consegna: Fattori di urgenza e tempi di consegna dei fornitori.
- Opportunità di consolidamento: Se ci sono altri ordini aperti, suggerisce di combinarli per soddisfare i requisiti dell'ordine minimo.
- Conformità del contratto: Dà priorità ai fornitori che hanno impegni di volume da rispettare.
- Prestazioni passate: Considera l'affidabilità delle consegne e la storia della qualità.
L'ordine di acquisto va al fornitore che offre il miglior valore. Non a caso. Non a chi il richiedente conosceva per caso. Al fornitore convenzionato con le migliori condizioni per quell'ordine specifico.
La conformità del contratto aumenta. Le condizioni negoziate vengono effettivamente utilizzate. I fornitori rispettano gli impegni di volume perché gli ordini arrivano dove devono.
Convalida degli ordini rispetto ai contratti
Avete negoziato i contratti per un motivo. Prezzi migliori. Condizioni concordate. Sconti sui volumi. Ma se gli ordini non corrispondono ai termini del contratto, si perdono i vantaggi.
L'IA convalida ogni ordine rispetto ai termini del contratto:
- Convalida del prezzo: Si tratta del prezzo contrattuale? In caso contrario, segnalatelo e spiegate lo scostamento.
- Conformità al termine: Stiamo ordinando entro le quantità minime/massime concordate?
- Verifica dello sconto: Vengono applicati gli sconti contrattuali? Le rotture di volume sono calcolate correttamente?
- Abbinamento dei prodotti: Si tratta di un articolo oggetto di contratto o di un sostituto simile a un prezzo diverso?
- Condizioni di pagamento: Stiamo utilizzando i termini di pagamento negoziati o termini diversi?
Se un ordine non corrisponde al contratto, l'AI lo segnala prima che l'ordine di acquisto venga emesso.
Forse il prezzo è più alto di quello pattuito. Forse il fornitore ha "accidentalmente" eliminato uno sconto. Forse qualcuno sta ordinando un articolo non contrattualizzato quando esiste un'alternativa contrattualizzata.
Lo si scopre prima di pagare. Non durante la riconciliazione delle fatture, quando è troppo tardi.
Non si tratta di diffidare dei fornitori. Si tratta di assicurarsi che le condizioni negoziate vengano effettivamente applicate a ogni ordine.
Traccia lo stato degli ordini in modo proattivo
Gli ordini partono. Poi iniziano le domande. "Dov'è il mio ordine?" "Quando arriverà?" "Il fornitore ha confermato?"
Gli acquirenti si pongono costantemente queste domande. Controllano i sistemi. Chiamano i fornitori. Inviano e-mail. Gli aggiornamenti di stato sono un lavoro a tempo pieno.
L'AI monitora automaticamente lo stato degli ordini:
- Conferma del fornitore: Il fornitore ha confermato l'ordine? Ha accettato la data di consegna? Ha segnalato eventuali discrepanze?
- Tracciabilità della produzione/spedizione: L'ordine è in orario? È stato spedito? A che punto è il transito?
- Monitoraggio della consegna: La data di consegna prevista si avvicina. È arrivato? È stato ricevuto in magazzino?
- Avvisi di eccezione: Ritardi. Arretrati. Problemi di qualità segnalati al ricevimento. Discrepanze di quantità.
- Comunicazione proattiva: Aggiorna automaticamente i richiedenti. Si rivolge agli acquirenti solo quando è necessario un intervento.
I richiedenti ottengono aggiornamenti sullo stato senza chiedere. Gli acquirenti si concentrano sulle eccezioni, non sui controlli di routine dello stato.
Un ordine è in ritardo? L'intelligenza artificiale avvisa il richiedente e l'acquirente prima che qualcuno debba chiederlo. Fornisce il contesto: perché è in ritardo, la nuova data prevista, se esistono alternative.
I problemi vengono affrontati in modo proattivo. Non vengono scoperti quando qualcuno chiede: "Ehi, dov'è l'ordine che ho fatto tre settimane fa?".
Cosa significa per voi
Per i CPO e i responsabili degli acquisti
Ottenete il controllo e la visibilità dell'intero processo di acquisto e ordinazione.
- Maggiore conformità al contratto: Gli ordini vengono inoltrati ai fornitori convenzionati. Vengono utilizzate le condizioni negoziate. Gli impegni di volume vengono rispettati.
- Meno spese per i clienti: Quando il processo approvato è veloce, le persone lo utilizzano invece di aggirarlo.
- Cicli di approvvigionamento più rapidi: Ordini standard elaborati in pochi minuti, non in giorni. Le esigenze aziendali vengono soddisfatte più rapidamente.
- Migliore allocazione delle risorse: I buyer lavorano su acquisti e trattative complesse, non sull'elaborazione di ordini di routine.
- Visibilità della spesa: Tutti gli ordini passano attraverso il sistema. Visibilità completa di ciò che viene acquistato e da chi.
Per i responsabili degli acquisti e gli acquirenti
Smettete di essere un centro di elaborazione delle richieste e diventate una funzione strategica.
- Interrompere l'elaborazione degli ordini di routine: Le richieste standard fluiscono automaticamente. Voi vi occupate solo di ciò che deve essere gestito con competenza.
- Concentrarsi sugli acquisti complessi: Tempo di negoziazione. Gestione delle relazioni con i fornitori. Sourcing strategico.
- Migliore utilizzo del contratto: Gli ordini vengono inviati automaticamente ai fornitori giusti alle condizioni giuste.
- Meno controlli di stato: Il monitoraggio automatico gestisce le domande di routine. Voi vi concentrate sulle eccezioni.
- Carico di lavoro evidente: Sapere cosa richiede la vostra attenzione. Le cose di routine vengono gestite automaticamente.
Per i richiedenti e gli utenti aziendali
Ottenete ciò che vi serve, più velocemente e con meno problemi.
- Ordini più veloci: Richieste standard approvate e ordinate in pochi minuti. Niente più giorni di attesa per gli articoli di routine.
- Stato libero: Sapere dove si trova il vostro ordine senza doverlo chiedere. Aggiornamenti proattivi sulla consegna.
- Processo semplice: Guida chiara su ciò che è necessario. Feedback immediato se qualcosa non va.
- Un servizio migliore: Fornitori preferiti suggeriti automaticamente. Tempi e condizioni di consegna ottimali.
- Non ci sono più soluzioni alternative: Il processo di approvazione è abbastanza veloce da non richiedere l'aggiramento.
Cosa non farà l'intelligenza artificiale
Chiariamo subito cosa non è questo.
L'intelligenza artificiale non approva gli acquisti. Sono gli esseri umani ad approvare. L'intelligenza artificiale si limita a indirizzare le richieste al giusto approvatore con le giuste informazioni.
L'intelligenza artificiale non sostituisce il giudizio dell'acquirente per gli acquisti complessi. Nuovi fornitori. Articoli non standard. Attrezzature di capitale. Acquisti strategici. Per questi acquisti è necessaria l'esperienza umana.
L'intelligenza artificiale non elimina tutto il lavoro manuale. Alcune richieste sono complesse. Alcuni ordini richiedono una gestione speciale. Alcune situazioni richiedono un giudizio umano su rischi, qualità o selezione dei fornitori.
L'intelligenza artificiale gestisce la routine. Gli ordini standard che seguono schemi. Le 80% di richieste che non necessitano di competenze umane, ma che storicamente sono state comunque gestite perché il processo richiedeva una gestione manuale.
I vostri acquirenti continuano a prendere decisioni. Solo che prendono decisioni su cose che richiedono effettivamente la loro competenza.
Risultati reali dall'intelligenza artificiale per requisizioni e ordini
Ecco come si presenta in pratica:
70-80% delle richieste elaborate automaticamente: Gli ordini standard vengono evasi senza l'intervento dell'acquirente. Gli acquirenti si concentrano sui 20-30% che necessitano di competenze.
Riduzione del tempo di ciclo di approvazione di 50-70%: Le richieste vengono inoltrate immediatamente all'approvatore giusto. Nessuna confusione, nessun ritardo, nessun tira e molla.
Aumenti di conformità del contratto 15-30%: Gli ordini vengono automaticamente inviati ai fornitori a condizioni contrattuali. La spesa per i clienti irregolari diminuisce.
Capacità di acquisto liberata: Ore al giorno recuperate dall'elaborazione degli ordini di routine. Tempo riassegnato al sourcing strategico e alle trattative.
Migliore esperienza dell'utente: Abbastanza veloce da far sì che le persone utilizzino il sistema invece di trovare soluzioni alternative. Una maggiore adozione significa una migliore visibilità delle spese.
Non si tratta di tagliare l'organico del procurement. Si tratta di permettere al procurement di svolgere un lavoro più strategico con le stesse risorse.
Siete pronti a velocizzare il processo Purchase-to-Order?
Il processo di richiesta e ordinazione di ogni azienda è diverso. I flussi di lavoro di approvazione riflettono la vostra struttura organizzativa. La vostra base di fornitori ha caratteristiche uniche. Le vostre categorie hanno requisiti diversi.
Non vendiamo automazione generica degli acquisti. Analizziamo il vostro specifico processo di richiesta-ordine. Identifichiamo quali ordini possono essere automatizzati e quali necessitano di competenze umane. Costruiamo sistemi che corrispondono al funzionamento effettivo della vostra organizzazione.
Non si promette che tutto sarà automatizzato. Solo una pratica intelligenza artificiale che gestisce gli ordini di routine in modo che i vostri buyer possano concentrarsi sugli acquisti strategici.
