Le richieste di acquisto e gli ordini dovrebbero essere semplici. Qualcuno ha bisogno di qualcosa. Lo richiede. La richiesta viene approvata. L'ordine viene inviato. Fatto.<\/p>\n
Ma non \u00e8 semplice. Le richieste rimangono nelle caselle di posta in attesa di approvazione. I buyer elaborano manualmente gli ordini di routine. Le persone non sanno quale fornitore utilizzare. Gli ordini vanno a fornitori non convenzionati perch\u00e9 il processo di approvazione \u00e8 troppo lento.<\/p>\n
Il risultato? Team di approvvigionamento sommersi dal lavoro transazionale. Spesa irregolare perch\u00e9 le persone aggirano il sistema. Perdita di contratti perch\u00e9 gli ordini non seguono i termini negoziati.<\/p>\n
AI risolve questo problema. Elabora automaticamente le richieste standard. Gestisce le approvazioni in modo intelligente. Assicura che gli ordini siano conformi ai termini contrattuali. Rende il processo cos\u00ec veloce che le persone lo usano davvero.<\/p>\n\n\n
Nella maggior parte delle aziende i processi da richiesta a ordine non funzionano. Non perch\u00e9 i team di approvvigionamento facciano male il loro lavoro. Perch\u00e9 il processo richiede troppo lavoro manuale.<\/p>\n
Qualcuno presenta una richiesta. Un acquirente deve esaminarla. Verificare se \u00e8 conforme alla politica. Determinare chi deve approvarla. Inoltrare la richiesta all'approvatore giusto. Attendere l'approvazione. Quindi crea manualmente un ordine di acquisto. Selezionare un fornitore. Immettere nuovamente tutti i dettagli.<\/p>\n
Per ordini standard e di routine. Ogni volta.<\/p>\n
I buyer passano ore a elaborare richieste che seguono gli stessi schemi. Forniture per ufficio. Componenti standard. Servizi ricorrenti. Ordini che non richiedono competenze umane, ma che vengono comunque gestiti manualmente.<\/p>\n
Quando il processo \u00e8 lento, le persone lo aggirano. Acquistano direttamente dai fornitori. Utilizzano carte di credito personali. Saltano le approvazioni. Le spese irregolari non sono dolose: si tratta di persone che cercano di portare a termine il proprio lavoro.<\/p>\n
E l'approvvigionamento perde il controllo. I fornitori che hanno stipulato un contratto non ottengono il volume promesso. Le condizioni negoziate non vengono utilizzate. La visibilit\u00e0 della spesa scompare.<\/p>\n\n\n
L'intelligenza artificiale non si limita a velocizzare il processo di requisizione. Lo rende intelligente. Ecco come.<\/p>\n\n\n
L'intelligenza artificiale riceve una richiesta. Analizza ci\u00f2 che viene richiesto.<\/p>\n
Si tratta di un articolo standard? L'AI lo riconosce dagli ordini precedenti. Convalida la richiesta rispetto alla politica. Verifica la disponibilit\u00e0 di budget. Conferma che le informazioni richieste siano complete.<\/p>\n
Se tutto \u00e8 a posto, l'IA lo inoltra automaticamente per l'approvazione. Per le richieste di routine non \u00e8 necessario l'intervento dell'acquirente.<\/p>\n
Se qualcosa non va, l'IA segnala problemi specifici:<\/p>\n
Il richiedente riceve immediatamente un feedback chiaro. Non un rifiuto generico. Problemi specifici da risolvere.<\/p>\n
Le richieste standard passano attraverso il sistema in pochi minuti. Le richieste complesse vengono inoltrate ai buyer con un contesto che indica ci\u00f2 che deve essere esaminato.<\/p>\n\n\n
I flussi di lavoro di approvazione sono complessi. Diversi approvatori per importi diversi. Percorsi diversi per categorie diverse. Regole diverse per i diversi reparti.<\/p>\n
Le persone si confondono. Le richieste vanno all'approvatore sbagliato. Vengono rimandate indietro. Ritardate mentre si cerca di capire chi deve approvare.<\/p>\n
L'IA conosce le regole di approvazione:<\/p>\n
Ogni richiesta viene inviata all'approvatore giusto al primo tentativo. Nessuna confusione. Niente ritardi mentre si controlla chi deve approvare cosa.<\/p>\n
E gli approvatori? Ricevono il contesto di ogni richiesta. Cosa viene ordinato. Perch\u00e9. Stato del budget. Conformit\u00e0 del contratto. Se si tratta di una richiesta di routine o se necessita di un controllo. Possono approvare rapidamente, se necessario.<\/p>\n\n\n
Qualcuno richiede del materiale per ufficio. Quale fornitore dovreste utilizzare?<\/p>\n
La vostra azienda ha tre fornitori di forniture per ufficio. Ognuno di essi ha prezzi diversi per articoli diversi. Tempi di consegna diversi. Ordini minimi diversi.<\/p>\n
Gli acquirenti lo sanno. Hanno negoziato i contratti. Ma i richiedenti non lo sanno. E i buyer non vogliono cercare manualmente quale sia il fornitore migliore per ogni ordine.<\/p>\n
L'intelligenza artificiale raccomanda automaticamente i fornitori:<\/p>\n
L'ordine di acquisto va al fornitore che offre il miglior valore. Non a caso. Non a chi il richiedente conosceva per caso. Al fornitore convenzionato con le migliori condizioni per quell'ordine specifico.<\/p>\n
La conformit\u00e0 del contratto aumenta. Le condizioni negoziate vengono effettivamente utilizzate. I fornitori rispettano gli impegni di volume perch\u00e9 gli ordini arrivano dove devono.<\/p>\n\n\n
Avete negoziato i contratti per un motivo. Prezzi migliori. Condizioni concordate. Sconti sui volumi. Ma se gli ordini non corrispondono ai termini del contratto, si perdono i vantaggi.<\/p>\n
L'IA convalida ogni ordine rispetto ai termini del contratto:<\/p>\n
Se un ordine non corrisponde al contratto, l'AI lo segnala prima che l'ordine di acquisto venga emesso.<\/p>\n
Forse il prezzo \u00e8 pi\u00f9 alto di quello pattuito. Forse il fornitore ha \"accidentalmente\" eliminato uno sconto. Forse qualcuno sta ordinando un articolo non contrattualizzato quando esiste un'alternativa contrattualizzata.<\/p>\n
Lo si scopre prima di pagare. Non durante la riconciliazione delle fatture, quando \u00e8 troppo tardi.<\/p>\n
Non si tratta di diffidare dei fornitori. Si tratta di assicurarsi che le condizioni negoziate vengano effettivamente applicate a ogni ordine.<\/p>\n\n\n
Gli ordini partono. Poi iniziano le domande. \"Dov'\u00e8 il mio ordine?\" \"Quando arriver\u00e0?\" \"Il fornitore ha confermato?\"<\/p>\n
Gli acquirenti si pongono costantemente queste domande. Controllano i sistemi. Chiamano i fornitori. Inviano e-mail. Gli aggiornamenti di stato sono un lavoro a tempo pieno.<\/p>\n
L'AI monitora automaticamente lo stato degli ordini:<\/p>\n
I richiedenti ottengono aggiornamenti sullo stato senza chiedere. Gli acquirenti si concentrano sulle eccezioni, non sui controlli di routine dello stato.<\/p>\n
Un ordine \u00e8 in ritardo? L'intelligenza artificiale avvisa il richiedente e l'acquirente prima che qualcuno debba chiederlo. Fornisce il contesto: perch\u00e9 \u00e8 in ritardo, la nuova data prevista, se esistono alternative.<\/p>\n
I problemi vengono affrontati in modo proattivo. Non vengono scoperti quando qualcuno chiede: \"Ehi, dov'\u00e8 l'ordine che ho fatto tre settimane fa?\".<\/p>\n\n\n
Ottenete il controllo e la visibilit\u00e0 dell'intero processo di acquisto e ordinazione.<\/p>\n
Smettete di essere un centro di elaborazione delle richieste e diventate una funzione strategica.<\/p>\n
Ottenete ci\u00f2 che vi serve, pi\u00f9 velocemente e con meno problemi.<\/p>\n
Chiariamo subito cosa non \u00e8 questo.<\/p>\n
L'intelligenza artificiale non approva gli acquisti. Sono gli esseri umani ad approvare. L'intelligenza artificiale si limita a indirizzare le richieste al giusto approvatore con le giuste informazioni.<\/p>\n
L'intelligenza artificiale non sostituisce il giudizio dell'acquirente per gli acquisti complessi. Nuovi fornitori. Articoli non standard. Attrezzature di capitale. Acquisti strategici. Per questi acquisti \u00e8 necessaria l'esperienza umana.<\/p>\n
L'intelligenza artificiale non elimina tutto il lavoro manuale. Alcune richieste sono complesse. Alcuni ordini richiedono una gestione speciale. Alcune situazioni richiedono un giudizio umano su rischi, qualit\u00e0 o selezione dei fornitori.<\/p>\n
L'intelligenza artificiale gestisce la routine. Gli ordini standard che seguono schemi. Le 80% di richieste che non necessitano di competenze umane, ma che storicamente sono state comunque gestite perch\u00e9 il processo richiedeva una gestione manuale.<\/p>\n
I vostri acquirenti continuano a prendere decisioni. Solo che prendono decisioni su cose che richiedono effettivamente la loro competenza.<\/p>\n\n\n
Ecco come si presenta in pratica:<\/p>\n\n
70-80% delle richieste elaborate automaticamente:<\/strong> Gli ordini standard vengono evasi senza l'intervento dell'acquirente. Gli acquirenti si concentrano sui 20-30% che necessitano di competenze.<\/p>\n\n Riduzione del tempo di ciclo di approvazione di 50-70%:<\/strong> Le richieste vengono inoltrate immediatamente all'approvatore giusto. Nessuna confusione, nessun ritardo, nessun tira e molla.<\/p>\n\n Aumenti di conformit\u00e0 del contratto 15-30%:<\/strong> Gli ordini vengono automaticamente inviati ai fornitori a condizioni contrattuali. La spesa per i clienti irregolari diminuisce.<\/p>\n\n Capacit\u00e0 di acquisto liberata:<\/strong> Ore al giorno recuperate dall'elaborazione degli ordini di routine. Tempo riassegnato al sourcing strategico e alle trattative.<\/p>\n\n Migliore esperienza dell'utente:<\/strong> Abbastanza veloce da far s\u00ec che le persone utilizzino il sistema invece di trovare soluzioni alternative. Una maggiore adozione significa una migliore visibilit\u00e0 delle spese.<\/p>\n\n Non si tratta di tagliare l'organico del procurement. Si tratta di permettere al procurement di svolgere un lavoro pi\u00f9 strategico con le stesse risorse.<\/p>\n\n\n Il processo di richiesta e ordinazione di ogni azienda \u00e8 diverso. I flussi di lavoro di approvazione riflettono la vostra struttura organizzativa. La vostra base di fornitori ha caratteristiche uniche. Le vostre categorie hanno requisiti diversi.<\/p>\n Non vendiamo automazione generica degli acquisti. Analizziamo il vostro specifico processo di richiesta-ordine. Identifichiamo quali ordini possono essere automatizzati e quali necessitano di competenze umane. Costruiamo sistemi che corrispondono al funzionamento effettivo della vostra organizzazione.<\/p>\n Non si promette che tutto sar\u00e0 automatizzato. Solo una pratica intelligenza artificiale che gestisce gli ordini di routine in modo che i vostri buyer possano concentrarsi sugli acquisti strategici.<\/p>\n\n Parliamo del vostro processo di richiesta di informazioni<\/a><\/p>\n\n
\n\n\n\nSiete pronti a velocizzare il processo Purchase-to-Order?<\/h3>\n\n\n