購買要求と発注のためのAI：購買プロセスをスピードアップ
購買要求と発注はシンプルであるべきだ。誰かが何かを必要とする。依頼する。承認される。注文が出される。完了。
しかし、それは単純なことではない。請求書は承認を待って受信箱に置かれる。バイヤーは定型的な注文を手作業で処理する。どのサプライヤーを使うべきかわからない。承認プロセスが遅すぎるため、契約していないサプライヤーに注文が行く。
その結果取引業務に埋没する調達チーム。システムを迂回することによる破天荒な支出。交渉条件に従わない発注による契約漏れ。
AIはこれを解決する。標準的な依頼書を自動的に処理します。承認をインテリジェントにルーティングします。注文が契約条件に従っていることを確認します。プロセスを非常に高速化し、人々が実際に使用できるようにします。
購買から支払いまでのプロセスが遅い理由
ほとんどの企業では、請求から発注までのプロセスが破綻している。調達チームの仕事が悪いからではない。このプロセスでは手作業が多すぎるからだ。
誰かが依頼書を提出する。バイヤーがそれをレビューしなければならない。ポリシーに従っているかチェックする。誰が承認すべきかを決定する。適切な承認者にルーティングする。承認を待つ。その後、手動で発注書を作成する。サプライヤーを選択する。すべての詳細を再度入力する。
標準的な、日常的な注文に。毎回。
バイヤーは、同じパターンをたどる依頼書の処理に何時間も費やしている。事務用品。標準部品。定期的なサービス。人間の専門知識は必要ないが、手作業で処理する必要があるため、専門知識が必要な注文。
プロセスが遅いと、人々はそれを回避する。サプライヤーから直接購入する。個人のクレジットカードを使う。承認を省略する。破天荒な出費は悪意があるわけではなく、自分の仕事をやり遂げようとしているのだ。
そして調達はコントロールを失う。契約サプライヤーは約束された数量を得られない。交渉した条件は使われない。支出の可視性が失われる。
AIが購買要求と発注にもたらすもの
AIは単に要求プロセスをスピードアップするだけではない。インテリジェントにするのだ。その方法はこうだ。
請求書を自動的に処理
AIは依頼を受ける。何が要求されているかを分析する。
これは定番商品ですか？AIは過去の注文から認識しています。ポリシーに照らしてリクエストを検証します。予算の有無を確認します。必要な情報が揃っているか確認します。
すべてがチェックアウトされると、AIは自動的に承認のためのルーティングを行う。日常的なリクエストにはバイヤーの介入は必要ない。
何か問題があれば、AIが特定の問題にフラグを立てる：
- コストセンターまたはGLコードの欠落
- 特別承認が必要な予算超過額
- アイテムが承認されたカテゴリーと一致しない
- 必要書類が添付されていない
- 明確化が必要な不明瞭な仕様
依頼者はすぐに明確なフィードバックを得ることができる。一般的な拒否ではない。修正すべき具体的な問題点。
標準的な依頼書は、数分でシステムを通過します。複雑な依頼は、レビューが必要なコンテクストとともにバイヤーにルーティングされます。
インテリジェントな承認ルート
承認ワークフローは複雑だ。金額によって承認者が異なる。カテゴリーごとに異なるパス部門ごとに異なるルール
人々は混乱する。承認者を間違える。跳ね返される。誰が承認すべきなのかがわからず、承認が遅れる。
AIは承認規則を知っている：
- 金額ベースのルーティング： $1,000未満は承認者1名。$10,000以上は追加承認が必要。
- カテゴリーベースのルーティング： ITの購入にはITの承認が必要。資本設備は財務審査が必要。
- 同局の規則 部門によって委任レベルも承認チェーンも異なる。
- ポリシーの例外： 非カタログ商品。非契約サプライヤー。特別な承認要件。
- 置換ロジック： 主承認者が不在ですか？指定された代替者に自動的にルーティングします。
すべての要求は、最初に正しい承認者に送られます。混乱はありません。誰が何を承認すべきかをチェックする間の遅延もありません。
承認者は？彼らはリクエストごとにコンテキストを得る。何が注文されているのか。なぜか。予算状況。契約順守。日常的なものなのか、精査が必要なものなのか。適切であれば、迅速に承認することができる。
優先サプライヤーを提案
事務用品をリクエストされました。どのサプライヤーを使うべきか？
あなたの会社には契約している事務用品業者が3社あります。それぞれ品目によって価格が異なる。納期が異なる。最低注文数が異なる。
バイヤーはこのことを知っている。彼らは契約交渉をしてきた。しかし、依頼者は知らない。そしてバイヤーは、注文のたびにどのサプライヤーが最適かを手作業で調べようとはしない。
AIは自動的にサプライヤーを推薦する：
- 最高の価格設定： 要求された品目について、サプライヤー間の契約価格を比較する。
- 配達スピード： 緊急性とサプライヤーのリードタイムを考慮する。
- 統合のチャンス： 他に未決済の注文がある場合は、最低注文数を満たすために組み合わせることをお勧めします。
- 契約順守： ボリュームコミットメントがあるサプライヤーを優先します。
- 過去の実績 配送の信頼性と品質履歴を考慮する。
注文書は、最高の価値を提供してくれるサプライヤーに送られる。無作為ではない。発注者がたまたま知っていた人に発注するのでもない。その特定の注文に最も適した条件で契約しているサプライヤーに。
契約遵守率が高まる。交渉した条件が実際に使用される。サプライヤーは、注文があるべき場所に流れるため、数量約束を守ることができます。
契約に対する注文の検証
契約交渉には理由がある。より良い価格設定。合意された条件。数量割引。しかし、注文が契約条件と合わなければ、利益を失う。
AIはすべての注文を契約条件に照らして検証する：
- 価格検証： これは契約価格ですか？そうでない場合は、フラグを立て、その差異を説明してください。
- 期間遵守： 合意した最小/最大数量内で注文しているか？
- 割引の検証： 契約割引が適用されているか？数量割引は正しく計算されているか？
- 製品のマッチング： これは契約品ですか、それとも別の価格で同じような代用品ですか？
- 支払条件 交渉による支払条件を使うのか、それとも別の条件を使うのか？
注文が契約と一致しない場合、AIはPOが発行される前にフラグを立てる。
もしかしたら、価格が契約よりも高いかもしれない。サプライヤーが「誤って」割引を外したのかもしれない。契約済みの代替品が存在するにもかかわらず、誰かが契約外の品目を注文しているのかもしれない。
代金を支払う前に発見する。手遅れになる前に。
これはサプライヤーに対する不信感ではない。交渉した条件が実際にすべての注文に適用されるようにすることだ。
注文状況をプロアクティブに追跡
オーダーが出る。それから質問が始まる。「私の注文はどこですか？「いつ届くのか？「サプライヤーは確認したか？
バイヤーは常にこのような質問をする。システムをチェックする。サプライヤーに電話する。Eメールを送る。ステータスアップデートはフルタイムの仕事だ。
AIは注文状況を自動的に監視する：
- サプライヤー確認： サプライヤーは注文を承認したか？納期を受け入れたか？矛盾がないか？
- 生産/出荷追跡： 注文は予定通りですか？出荷されましたか？輸送中ですか？
- 配達の監視： 配達予定日が近づいてきました。到着しましたか？在庫に入りましたか？
- 例外アラート： 遅延。バックオーダー。入荷時にフラグが立てられた品質問題数量の不一致
- 積極的なコミュニケーション： 依頼者を自動的に更新。介入が必要な場合のみバイヤーにエスカレーション。
要求者は、尋ねずともステータスの更新を得る。バイヤーは、日常的なステータスチェックではなく、例外に焦点を当てる。
注文が遅れている？AIは、誰かが問い合わせる前に、依頼者と買い手に警告を発します。遅延の理由、新しい予定日、代替品の有無など、コンテキストを提供します。
問題は未然に解決される。誰かが、"おい、3週間前に発注した注文はどこにあるんだ？"と尋ねたときに発見されることはない。
これが意味するもの
CPOおよび調達リーダー向け
購入から注文までのプロセス全体をコントロールし、可視化することができます。
- 契約遵守率の向上： 注文は契約サプライヤーに流れる。交渉された条件が使用される。ボリュームコミットメントが達成される。
- 破天荒な支出を減らす： 承認されたプロセスが迅速であれば、人々は迂回することなくそれを利用する。
- 調達サイクルの迅速化： 標準的な注文は数日ではなく数分で処理。ビジネスニーズに迅速に対応。
- より良い資源配分： バイヤーは複雑な購買や交渉に携わり、日常的な注文処理には携わらない。
- 支出の可視化： すべての注文はシステムを通して流れます。何が誰から買われているかを完全に把握できる。
調達マネージャーおよびバイヤー向け
あなたは要求処理センターであることをやめ、戦略的機能になる。
- 日常的な注文の処理を停止する： 標準的な依頼は自動的に流れます。専門知識が必要なものだけを処理します。
- 複雑な買い物に重点を置く： 交渉の時間。サプライヤー関係管理。戦略的調達。
- 契約利用率の向上： 注文は自動的に適切な条件で適切なサプライヤーに送られます。
- ステータスチェックが少ない： 定型的な質問は自動トラッキングで処理。あなたは例外に集中します。
- クリアな仕事量： 注意が必要なことを知る。日常的なことは自動的に処理される。
ご依頼主およびビジネスユーザーの皆様へ
必要なものを、より早く、より少ない手間で手に入れることができる。
- 注文の迅速化： 標準的な請求書は数分で承認され、発注されます。ルーティンアイテムのために何日も待つ必要はもうありません。
- クリアな状態： 注文した商品がどこにあるか、聞かなくてもわかる。配送に関する積極的なアップデート。
- 簡単なプロセスだ： 何が必要かを明確に指導。何か問題があればすぐにフィードバック。
- より良いサービス： 優先サプライヤーが自動的に提案されます。最適な納期と条件
- もう回避策はない： 承認プロセスは十分に速いので、迂回する必要はない。
AIにできないこと
何がそうでないのか、はっきりさせておこう。
AIは購入を承認しない。人間が承認するのだ。AIは適切な情報を持って適切な承認者にリクエストをルーティングするだけだ。
AIは複雑な購入に対するバイヤーの判断の代わりにはならない。新しいサプライヤー。非標準品資本設備戦略的購入。これらには人間の専門知識が必要だ。
AIはすべての手作業をなくすわけではない。複雑な依頼もある。特別な処理が必要な注文もある。リスク、品質、サプライヤーの選定など、人間の判断が必要な状況もある。
AIが行うのはルーティンの処理だ。パターンに従った標準的なオーダー。80%のような、人間の専門知識は必要ないが、手作業で処理する必要があるため、歴史的にそうなってきた。
バイヤーが決断を下すことに変わりはない。ただ、実際に彼らの専門知識が必要な事柄について決断を下すだけなのです。
AIがもたらす実際の成果
これが実際にどのようなものかを紹介しよう：
70-80%で自動的に処理される請求書： 標準的な注文は、バイヤーの介入なしに流れます。バイヤーは、専門知識が必要な20-30%に集中します。
承認サイクルタイムを50-70%短縮： 請求書はすぐに適切な承認者に送られます。混乱も、遅延も、行ったり来たりもありません。
契約コンプライアンスは15-30%を増加させる： 注文は自動的に、契約した条件で契約したサプライヤーに流れる。破天荒な支出は減少する。
バイヤーのキャパシティが解放された： 日常的な注文処理から1日あたり数時間を回収。戦略的ソーシングと交渉に時間を再配分。
より良いユーザーエクスペリエンス： 人々が回避策を見つける代わりにシステムを使用するのに十分な速さ。採用率が高いということは、支出の可視性が高いということである。
これは、調達部門の人員を削減することではありません。同じリソースで、調達により戦略的な仕事をさせるということだ。
購買から注文までのプロセスをスピードアップする準備はできていますか？
各企業の請求・発注プロセスはそれぞれ異なります。承認ワークフローは組織構造を反映しています。サプライヤベースには独自の特徴があります。カテゴリーごとに異なる要件があります。
私たちは一般的な調達オートメーションは販売しません。お客様固有の請求から注文までのプロセスに注目します。どの注文が自動化可能で、どの注文に人間の専門知識が必要かを特定します。御社の実際の業務に合わせてシステムを構築します。
すべてが自動化されるという約束はない。ただ、バイヤーが戦略的な調達に集中できるように、日常的な注文を処理する実用的なAIがあるだけだ。
