계약 관리를 위한 AI: 갱신 시기를 놓치지 않고 약관을 놓치지 않기
계약서는 조달의 모든 곳에 존재합니다. 공급업체 계약. 서비스 계약. 물량 약정. 라이선스 계약. 기본 계약. 각 계약에는 중요한 조건이 있습니다.
가격. 볼륨. 갱신 날짜. 해지 조항. 서비스 수준 계약. 위약금 조건. 가치를 얻고 있는지 또는 이용당하고 있는지를 결정하는 세부 사항입니다.
하지만 대부분의 기업은 계약서에 어떤 내용이 있는지 알지 못합니다. 관심이 없어서가 아닙니다. 수백 개의 계약서가 있고 아무도 모든 계약서를 읽고 추적할 시간이 없기 때문입니다.
갱신 날짜를 놓치는 경우가 있습니다. 검토 없이 자동 갱신이 이루어집니다. 약관이 잊혀집니다. 공급업체가 약속을 지키지 않아도 아무도 눈치채지 못합니다. 돈이 사방에 방치됩니다.
AI가 이를 바꿉니다. 계약을 읽습니다. 중요한 내용을 추출합니다. 모든 날짜와 의무를 추적합니다. 동의한 내용과 이를 이행하고 있는지 확인합니다.
계약 관리가 실패하는 이유
대부분의 회사에서 계약 관리는 다음과 같이 이루어집니다:
계약서에 서명합니다. 누군가 계약서에 서명합니다. 보통 공유 드라이브에 보관하거나 계약 관리 시스템이 있는 경우 계약 관리 시스템에 보관합니다.
그다음은요? 사람들은 그 안에 무엇이 들어 있는지 잊어버립니다. 거래를 협상한 조달 담당자는 다른 역할로 이동합니다. 계약서는 그대로 남아 있습니다.
1년 후 계약이 자동 갱신됩니다. 아무도 검토하지 않았습니다. 계약 조건이 여전히 경쟁력 있는지 아무도 확인하지 않았습니다. 공급업체가 약속을 지켰는지 아무도 확인하지 않았습니다. 1년 더 계약에 묶이게 됩니다.
또는 해지 통지 기간을 놓친 경우. 공급업체를 변경하고 싶었지만 갱신 90일 전에 통지하지 않았습니다. 이제 또 다른 계약 기간에 갇히게 되었습니다.
한편, 협상한 내용을 알지 못한 채 공급업체에 주문하고 있습니다. 이 가격이 계약된 가격인가요? 협상한 수량 할인을 제대로 받고 있나요? 공급업체가 납기 약속을 지키고 있나요?
아무도 모릅니다. 원하지 않아서가 아니라 이 모든 것을 수동으로 추적하는 것은 불가능하기 때문입니다.
조달팀은 수백 개의 계약서를 읽고 모든 조항을 기억할 수 없습니다. 모든 의무 사항에 대한 모든 공급업체의 성과를 모니터링할 수도 없습니다. 다른 모든 업무를 수행하면서 수십 개의 갱신 날짜를 추적할 수도 없습니다.
그래서 일이 잘 안 풀립니다. 갱신이 누락됩니다. 약관이 시행되지 않습니다. 돈이 낭비됩니다.
계약 관리를 위한 AI의 역할
AI는 단순히 계약서만 저장하는 것이 아닙니다. 계약을 읽습니다. 이해합니다. 추적합니다. 방법은 다음과 같습니다.
주요 용어 자동 추출
계약서를 AI에 로드합니다. 모든 페이지, 모든 조항, 모든 용어 등 전체 문서를 읽습니다.
중요한 내용을 추출합니다:
- 가격 정보: 단가. 대량 구매 할인. 가격 조정 조항. 최소 및 최대 가격 조건.
- 볼륨 약정: 최소 구매 의무. 볼륨 브레이크 임계값. 약정 기간. 부족 페널티.
- 계약 날짜: 시작 날짜. 종료일. 갱신 날짜. 해지 통지 기간. 자동 갱신 기간.
- 서비스 수준 계약: 배송 기간. 품질 표준. 응답 시간. 가동 시간 약속. 성능 메트릭.
- 해지 조건: 통지 요건. 조기 해지 조항. 위반 조건. 종료 조건 및 수수료.
- 결제 조건: 결제 일정. 순 조건. 조기 결제 할인. 연체료 위약금.
- 규정 준수 요구 사항: 인증. 보험. 감사. 보고 의무. 규정 준수.
이것은 키워드 검색이 아닙니다. AI는 문맥을 이해합니다. "순 30일"의 결제 기간이 "30일 해지 통지"와 다르다는 것을 알고 있습니다. 가격 인상 조항과 볼륨 할인 계층을 구분합니다.
비정형 계약에서 정형 데이터를 얻을 수 있습니다. 모든 주요 용어가 추출, 분류되어 바로 사용할 수 있습니다.
갱신 날짜를 찾기 위해 40페이지에 달하는 계약서를 더 이상 읽지 않아도 됩니다. 해지 통지 기간을 기억하기 위해 문서를 뒤적거릴 필요가 없습니다. 모든 정보가 추출되고 정리되어 있습니다.
갱신 날짜 추적 및 마감일 놓치지 않기
가장 비용이 많이 드는 계약 관리 실패는? 갱신 누락입니다.
검토 없이 자동 갱신이 이루어집니다. 해지 통지 기간이 예고 없이 지나갑니다. 재협상, 공급업체 변경 또는 약관 조정의 기회를 잃게 됩니다.
AI는 모든 중요한 날짜를 추적합니다:
- 계약 종료일: 이 계약은 언제 만료되나요?
- 자동 갱신 날짜: 조치를 취하지 않으면 이 계약은 언제 자동으로 갱신되나요?
- 해지 통지 마감일: 계약을 해지하거나 재협상하려는 경우 통지할 수 있는 마지막 날입니다.
- 마일스톤 날짜: 볼륨 약정 체크 포인트. 실적 검토 날짜. 가격 조정 날짜.
- 규정 준수 마감일: 인증을 갱신해야 하는 경우. 필요한 서류가 만료되는 경우.
단순히 날짜만 추적하는 것이 아닙니다. 중요한 일이 발생하기 전에 미리 알려줍니다.
갱신 90일 전에 해지 통지를 해야 하나요? 120일 전에 알림을 받습니다. 공급업체를 평가하고 대안을 고려한 후 결정을 내릴 수 있는 시간입니다.
가격 조정 조항에서 연간 인상을 허용하나요? 공급업체가 이를 호출하기 전에 알림을 받습니다. 협상하거나 준비할 시간이 생깁니다.
볼륨 약정 기간이 종료되나요? 예측을 받았는데 이를 충족할 수 있을까요? 그렇지 않다면 주문을 조정하거나 조건을 재협상해야 할 때입니다.
관리할 스프레드시트가 없습니다. 수동으로 캘린더를 입력할 필요가 없습니다. 누군가 확인하는 것을 잊어 마감일을 놓칠 염려가 없습니다.
공급업체 간 계약 조건 비교
유사한 제품을 제공하는 공급업체가 5곳입니다. 일관된 조건을 받고 있나요? 아니면 한 공급업체가 더 나은 조건을 제시하여 벤치마킹 대상이 되나요?
AI가 계약을 비교합니다:
- 가격 비교: 동급 제품에 대해 가장 좋은 가격을 제시하는 공급업체는 어디인가요? 가격 이상값은 어디에 있나요?
- 결제 조건: 한 공급업체에서는 순 30, 다른 공급업체에서는 순 60입니다. 왜 차이가 날까요? 표준화할 수 있을까요?
- 서비스 수준: 한 공급업체는 48시간 배송을 약속하고 다른 공급업체는 5일 배송을 약속합니다. 동일한 비용을 지불하고 있나요?
- 볼륨 할인: 다양한 중단 시점과 할인율. 어떤 구조가 가장 유리할까요?
- 해지 유연성: 90일 전에 통지하는 계약도 있고 180일 전에 통지하는 계약도 있습니다. 해지 수수료가 있는 계약도 있고 없는 계약도 있습니다.
- 위험 할당: 품질 문제에 대한 위험은 누가 부담하나요? 배송 실패? 가격 변동성?
패턴이 보입니다. 한 공급업체가 지속적으로 더 나은 조건을 제시합니다. 왜 그럴까요? 해당 공급업체와 관계가 더 돈독했거나 팀이 더 나은 협상을 했기 때문일 수 있습니다. 어느 쪽이든 다른 공급업체에 대한 벤치마크가 됩니다.
문제를 발견합니다. 한 공급업체가 더 나쁜 결제 조건, 더 엄격한 약정, 더 높은 위약금 등 비정상적인 조건을 제시합니다. 재협상하거나 대안을 고려해야 할 때입니다.
계약 협상은 전략적으로 이루어집니다. 공급업체 기반에서 어떤 조건이 표준인지 알고 있습니다. 영향력이 있는 위치를 알고 있습니다. 지식이 있는 위치에서 협상할 수 있습니다.
계약 조건 준수 모니터링
계약은 양 당사자가 모두 이를 준수할 때만 중요합니다. 하지만 대부분의 기업은 공급업체가 약속을 지키고 있는지 추적하지 않습니다.
AI가 계약 성과를 모니터링합니다:
- 가격 준수: 계약된 가격이 청구되나요? 할인이 적용되고 있나요? 합의된 조건에 따라 가격이 인상되나요?
- 볼륨 약정 추적: 최소 구매 의무를 충족하고 있나요? 더 나은 가격을 책정할 수 있는 볼륨 브레이크에 도달했나요?
- 배달 성능: 공급업체가 약속된 배송 시간을 준수하고 있나요? 얼마나 자주 놓치는가? 얼마나 자주?
- 품질 표준: 결함률. 반품률. 계약된 표준에 대한 품질 지표.
- 서비스 수준 준수: 응답 시간. 문제 해결. 지원 가용성. SLA에서 약속한 모든 사항.
- 문서 규정 준수: 필수 인증이 최신 상태인가요? 보험 적용 범위가 유지되고 있나요? 감사가 완료되었는가?
AI는 계약 조건을 운영 데이터에 연결합니다. 약속한 내용을 파악하는 데 그치지 않고 약속이 이행되고 있는지 추적합니다.
공급업체가 정시 배송을 95%로 약속했지만 정시 배송은 80%에 불과하다고요? AI가 데이터로 이를 알려줍니다. 사실에 기반한 공급업체 성과에 대해 논의할 시간입니다.
계약 금액보다 더 많은 비용이 청구되나요? 몇 달 후에 감사하는 것이 아니라 인보이스를 지불하기 전에 AI가 이를 포착합니다.
이는 공급업체와 적대적인 관계를 맺기 위한 것이 아닙니다. 책임감의 문제입니다. 양측 모두 계약 조건에 동의했습니다. AI는 양 당사자가 계약을 준수하도록 보장합니다.
갱신을 위한 협상 포인트 제안
계약 갱신이 다가옵니다. 협상할 시간입니다. 하지만 무엇을 협상해야 할까요?
AI가 협상 개요를 제공합니다:
- 성능 분석: 공급업체의 성과는 어땠나요? 약속을 어디에서 충족했나요? 어떤 부분에서 미흡했나요?
- 가격 벤치마크: 이 공급업체의 가격은 다른 공급업체와 어떻게 비교되나요? 시장 요금과 비교해서요? 계약 기간 동안 가격이 인상되었나요?
- 볼륨 분석: 볼륨 약정을 충족했나요? 초과했다면 더 나은 요금을 협상해야 할까요? 미달했다면 약정을 조정해야 할까요?
- 기간 비교: 이 공급업체의 조건은 다른 공급업체와 어떻게 비교되나요? 개선 기회는 어디에 있나요?
- 시장 정보: 시장에 무슨 일이 일어나고 있나요? 공급 조건이 변화하고 있나요? 새로운 공급업체를 이용할 수 있나요?
- 평가 활용: 협상 레버리지는 어디에 있나요? 물량 집중도? 대체 공급업체가 있는가? 강력한 실적 기록?
데이터를 가지고 재계약 협상에 임하세요. 단순히 "더 나은 조건"을 요구하는 것이 아닙니다. 성과 데이터와 시장 상황에 기반한 구체적인 개선 사항을 요구합니다.
"귀사의 정시 배송률은 82%로 우리가 계약한 95%보다 낮았습니다. 이로 인해 발생하는 추가 비용을 반영하여 성능을 개선하거나 가격을 조정해야 합니다."
"약속한 볼륨을 30% 초과했습니다. 이 증가된 볼륨에 대한 가격 책정 개선에 대해 논의해야 합니다."
"비교 가능한 공급업체는 순 45달러의 조건을 제시하고 있습니다. 우리는 시장 표준에 맞게 순 30에서 조정하고 싶습니다."
구체적. 데이터 기반. 합리적. 결과를 얻을 수 있는 협상 방식.
이것이 귀하에게 의미하는 것
CPO 및 조달 리더용
계약 포트폴리오를 완벽하게 파악하고 제어할 수 있습니다.
- 갱신 시기를 놓치지 마세요: 모든 중요한 날짜를 추적합니다. 마감일이 지나기 전에 알림. 전략적 결정을 내릴 시간.
- 협상력을 높일 수 있습니다: 성능 데이터. 시장 벤치마크. 기간 비교. 협상을 위한 증거.
- 계약 의무에 대한 가시성: 약속한 사항을 파악하세요. 약속이 지켜지고 있는지 추적하세요.
- 표준화된 용어: 공급업체마다 다른 약관을 확인하세요. 합당한 곳에서 일관성을 유지하세요.
- 위험 관리: 불리한 조건이 있는 부분을 파악하세요. 주의가 필요한 계약서를 파악하세요.
조달 관리자 및 구매자를 위한 정보
정보를 찾는 대신 계약을 관리합니다.
- 계약서의 내용을 파악하세요: 모든 페이지를 다시 읽지 않아도 됩니다. 주요 용어가 추출되어 제공됩니다.
- 데이터로 갱신에 대비하세요: 성과 분석. 시장 상황. 협상 포인트 준비.
- 공급업체 성과를 추적하세요: 계약된 약정에 위배됩니다. 공급업체 논의를 위한 증거.
- 가격 준수를 보장합니다: 계약 조건에 따라 요금을 확인합니다. 결제 전에 과다 청구를 파악하세요.
- 전략적 계약에 집중하세요: 일상적인 계약이 자동으로 모니터링됩니다. 가치가 높고 복잡한 계약에 집중하세요.
비즈니스용
더 나은 계약 관리는 더 나은 조건과 더 적은 문제를 의미합니다.
- 계약 조건 개선: 데이터에 기반한 갱신 협상은 사후 대응적인 갱신보다 더 나은 결과를 가져옵니다.
- 공급업체가 책임을 집니다: 성과 추적을 통해 공급업체는 약속한 사항을 이행할 수 있습니다.
- 테이블에 돈이 남아 있지 않습니다: 가격 준수 확인. 볼륨 할인 실현. 전략적으로 사용되는 종료 기간.
- 위험 감소: 계약 의무를 추적합니다. 규정 준수 모니터링. 문제 조기 발견.
- 전략적 유연성: 계약 종료 시기를 파악하세요. 공급업체 전환을 계획하세요. 원치 않는 자동 갱신을 방지하세요.
AI가 할 수 없는 일
한도에 대해 명확히 알아두세요.
AI는 계약을 협상하지 않습니다. 사람이 협상합니다. AI는 협상에 필요한 데이터와 분석을 제공합니다.
AI는 변호사조차 동의하지 않는 모호한 계약서 문구를 해석하지 못합니다. 복잡한 법률 해석에는 여전히 사람의 전문성이 필요합니다.
AI는 계약 갱신에 대한 전략적 결정을 내리지 않습니다. 공급업체의 갱신, 재협상 또는 변경 여부는 비즈니스 전략, 관계, 계약 조건 이외의 요인에 따라 달라집니다.
AI가 하는 일은 계약 정보에 액세스할 수 있도록 하는 것입니다. 날짜와 의무를 추적합니다. 규정 준수를 모니터링합니다. 의사결정을 위한 데이터를 제공합니다.
구매팀은 여전히 전략적 의사결정을 내립니다. 다만 계약 관리 업무에 매몰되지 않기 때문에 더 나은 정보와 더 많은 시간을 가지고 의사 결정을 내릴 수 있을 뿐입니다.
계약 관리 AI의 실제 결과
실제 모습은 다음과 같습니다:
갱신 누락이 없습니다: 모든 갱신 추적. 전략적으로 행동할 수 있는 시간에 맞춰 알림이 전송됩니다. 더 이상 원치 않는 자동 갱신이 없습니다.
더 나은 갱신 조건: 데이터 기반 협상은 평균적으로 5~151% 더 나은 가격을 제시합니다. 성과 기반 협상은 조건을 강화합니다.
가격 규정 준수 비용 절감: 과다 청구와 할인 누락을 잡아내면 일반적으로 2-5%의 계약 비용을 절약할 수 있습니다.
더 빠른 계약 액세스: 핵심 용어를 찾는 데 몇 시간씩 문서를 읽는 것이 아니라 몇 초면 충분합니다. 질문에 대한 답변이 즉시 제공됩니다.
공급업체의 책임: 성과 추적은 토론을 위한 증거를 생성합니다. 공급업체는 추적할 때 약속을 더 진지하게 받아들입니다.
이것은 혁명적인 변화가 아닙니다. 많은 인력을 투입하지 않고도 계약 관리를 제대로 수행할 수 있는 방법입니다.
계약을 관리할 준비가 되셨나요?
모든 회사의 계약 포트폴리오는 다릅니다. 공급업체도 다릅니다. 계약 구조도 다릅니다. 비즈니스에 중요한 조건도 다릅니다.
저희는 일반적인 계약 관리 시스템을 판매하지 않습니다. 저희는 고객의 특정 계약을 살펴보고 추적이 필요한 항목을 파악합니다. 고객에게 중요한 조건을 추출하는 시스템을 구축합니다. 귀사의 조달팀 업무 방식에 맞는 알림과 보고서를 생성합니다.
인공지능이 모든 법적 뉘앙스를 이해한다는 보장은 없습니다. 단지 계약서를 관리하기 쉽게 만들고 중요한 사항을 놓치지 않도록 도와주는 실용적인 도구일 뿐입니다.
