구매 요청 및 주문을 위한 AI: 구매 프로세스 속도 향상
구매 요청과 주문은 간단해야 합니다. 누군가 무언가가 필요합니다. 그들이 요청합니다. 승인됩니다. 주문이 발송됩니다. 완료됩니다.
하지만 간단하지 않습니다. 요청은 받은 편지함에서 승인을 기다리고 있습니다. 구매자는 일상적인 주문을 수동으로 처리합니다. 사람들은 어떤 공급업체를 이용해야 할지 모릅니다. 승인 프로세스가 너무 느리기 때문에 주문이 계약되지 않은 공급업체로 전달되기도 합니다.
결과는? 트랜잭션 업무에 파묻힌 조달 팀. 사람들이 시스템을 우회하기 때문에 변덕스러운 지출이 발생합니다. 주문이 협상된 조건을 따르지 않아 계약 누수가 발생합니다.
AI가 이 문제를 해결합니다. 표준 요청을 자동으로 처리합니다. 지능적으로 승인 경로를 지정합니다. 주문이 계약 조건을 따르도록 보장합니다. 프로세스를 매우 빠르게 처리하여 사람들이 실제로 사용합니다.
구매 대금 결제 프로세스가 느린 이유
대부분의 기업에서 요청에서 주문까지의 프로세스는 고장났습니다. 조달 팀이 일을 잘 못해서가 아닙니다. 프로세스에 너무 많은 수작업이 필요하기 때문입니다.
누군가 요청을 제출합니다. 구매자가 이를 검토해야 합니다. 정책을 준수하는지 확인합니다. 승인할 사람을 결정합니다. 적절한 승인자에게 전달합니다. 승인을 기다립니다. 그런 다음 수동으로 구매 주문서를 생성합니다. 공급업체를 선택합니다. 모든 세부 정보를 다시 입력합니다.
표준적이고 일상적인 주문의 경우. 매번.
구매자는 동일한 패턴을 따르는 요청을 처리하는 데 몇 시간을 소비합니다. 사무용품. 표준 구성 요소. 반복 서비스. 사람의 전문 지식이 필요하지는 않지만 프로세스에 수작업이 필요하기 때문에 어쨌든 주문이 들어오는 주문.
프로세스가 느리면 사람들은 이를 우회합니다. 공급업체로부터 직접 구매합니다. 개인 신용카드를 사용합니다. 승인을 건너뜁니다. 변칙적인 지출은 악의적인 것이 아니라 업무를 완수하려는 사람들의 노력일 뿐입니다.
그리고 조달은 통제력을 잃게 됩니다. 계약된 공급업체는 약속된 물량을 받지 못합니다. 협상된 조건이 사용되지 않습니다. 지출 가시성이 사라집니다.
구매 요청 및 주문을 위한 AI의 역할
AI는 단순히 요청 프로세스의 속도를 높이는 데 그치지 않습니다. 지능적으로 만들어 줍니다. 방법은 다음과 같습니다.
요청을 자동으로 처리
AI가 요청을 받습니다. 요청 내용을 분석합니다.
표준 품목인가요? AI가 과거 주문에서 이를 인식합니다. 정책과 비교하여 요청의 유효성을 검사합니다. 예산 가용성을 확인합니다. 필수 정보가 완료되었는지 확인합니다.
모든 것이 확인되면 AI가 자동으로 승인을 위해 라우팅합니다. 일상적인 요청에는 구매자의 개입이 필요하지 않습니다.
문제가 발생하면 AI가 특정 문제를 표시합니다:
- 누락된 비용 센터 또는 GL 코드
- 특별 승인이 필요한 예산 한도 초과
- 항목이 승인된 카테고리와 일치하지 않습니다.
- 필수 서류 미첨부
- 설명이 필요한 불명확한 사양
요청자는 즉시 명확한 피드백을 받습니다. 일반적인 거부가 아닙니다. 해결해야 할 구체적인 문제.
표준 요청은 몇 분 안에 시스템을 통해 처리됩니다. 복잡한 요청은 검토가 필요한 항목에 대한 컨텍스트와 함께 구매자에게 전달됩니다.
지능적인 경로 승인
승인 워크플로는 복잡합니다. 금액에 따라 승인자가 다릅니다. 카테고리마다 다른 경로. 부서마다 다른 규칙.
사람들이 혼란스러워합니다. 요청이 엉뚱한 승인자에게 전달됩니다. 반송됩니다. 실제로 누가 승인해야 하는지 파악하는 동안 업무가 지연됩니다.
AI는 승인 규칙을 알고 있습니다:
- 금액 기반 라우팅: $1,000 미만은 승인자 한 명에게 전달됩니다. $10,000 이상은 추가 결재가 필요합니다.
- 카테고리 기반 라우팅: IT 구매에는 IT 승인이 필요합니다. 자본 장비는 재무 검토가 필요합니다.
- 부서 규칙: 부서마다 위임 수준과 승인 체인이 다릅니다.
- 정책 예외: 카탈로그에 없는 품목. 비계약 공급업체. 특별 승인 요건.
- 대체 로직: 주 승인자를 사용할 수 없나요? 지정된 대체 담당자에게 자동으로 라우팅합니다.
모든 요청은 처음에 올바른 승인자에게 전달됩니다. 혼란이 없습니다. 누가 무엇을 승인해야 하는지 확인하는 동안 지연이 없습니다.
승인자는요? 승인자는 각 요청에 대한 컨텍스트를 얻게 됩니다. 주문 내용. 이유. 예산 상태. 계약 준수 여부. 일상적인 업무인지 아니면 면밀한 검토가 필요한 업무인지 여부. 적절한 경우 신속하게 승인할 수 있습니다.
선호 공급업체 제안
누군가 사무용품을 요청합니다. 어떤 공급업체를 이용해야 하나요?
회사에는 세 곳의 사무용품 공급업체와 계약을 맺고 있습니다. 각 품목마다 가격이 다릅니다. 배송 시간도 다릅니다. 최소 주문량도 다릅니다.
구매자는 이를 알고 있습니다. 그들은 계약을 협상했으니까요. 하지만 요청자는 모릅니다. 그리고 구매자는 모든 주문에 가장 적합한 공급업체를 수동으로 찾아보고 싶어하지 않습니다.
AI가 공급업체를 자동으로 추천합니다:
- 최고의 가격: 요청된 품목에 대해 공급업체 간에 계약된 가격을 비교합니다.
- 배송 속도: 긴급성 및 공급업체 리드 타임을 고려합니다.
- 통합 기회: 다른 미체결 주문이 있는 경우 최소 주문 요건을 충족하기 위해 합산을 제안합니다.
- 계약 준수: 충족해야 하는 물량 약정이 있는 공급업체에 우선순위를 지정합니다.
- 과거 실적: 배송 신뢰성 및 품질 이력을 고려합니다.
구매 주문은 최고의 가치를 제공하는 공급업체로 전달됩니다. 무작위가 아닙니다. 요청자가 우연히 알게 된 사람이 아니라. 특정 주문에 대해 가장 좋은 조건을 제시한 계약된 공급업체에게 전달됩니다.
계약 준수율이 높아집니다. 협상한 조건이 실제로 사용됩니다. 공급업체는 주문이 적재적소에 전달되므로 물량 약정을 준수할 수 있습니다.
계약에 대한 주문 유효성 검사
계약을 체결한 데에는 이유가 있습니다. 더 나은 가격. 합의된 조건. 대량 주문 할인. 하지만 주문이 계약 조건과 일치하지 않으면 혜택을 잃게 됩니다.
AI는 모든 주문을 계약 조건과 비교하여 유효성을 검사합니다:
- 가격 유효성 검사: 이 가격이 계약된 가격인가요? 그렇지 않다면 플래그를 지정하고 그 차이를 설명하세요.
- 기간 준수: 합의된 최소/최대 수량 내에서 주문하고 있나요?
- 할인 인증: 약정 할인이 적용되고 있나요? 볼륨 브레이크가 올바르게 계산되나요?
- 제품 매칭: 계약된 품목이거나 다른 가격의 유사한 대체품인가요?
- 결제 조건: 협상된 결제 조건을 사용하고 있나요, 아니면 다른 조건을 사용하고 있나요?
주문이 계약과 일치하지 않는 경우, 발주서가 발송되기 전에 AI가 이를 플래그 처리합니다.
가격이 계약한 것보다 높을 수도 있습니다. 공급업체가 '실수로' 할인을 제거했을 수도 있습니다. 계약된 대체품이 있는데도 계약되지 않은 품목을 주문했을 수도 있습니다.
비용을 지불하기 전에 파악할 수 있습니다. 인보이스 정산 중에는 너무 늦어서는 안 됩니다.
이는 공급업체를 불신하는 것이 아닙니다. 협상한 조건이 실제로 모든 주문에 적용되도록 보장하는 것입니다.
선제적으로 주문 상태 추적
주문이 발송됩니다. 그리고 질문이 시작됩니다. "내 주문은 어디 있나요?" "언제 도착하나요?" "공급업체에서 확인했나요?"
구매자는 이러한 질문을 끊임없이 던집니다. 시스템을 확인합니다. 공급업체에 전화합니다. 이메일을 보냅니다. 정규직으로 상태 업데이트를 합니다.
AI가 주문 상태를 자동으로 모니터링합니다:
- 공급업체 확인: 공급업체가 주문을 승인했나요? 배송 날짜를 수락했나요? 불일치가 있는 경우 플래그를 지정했나요?
- 생산/배송 추적: 주문이 예정대로 진행되나요? 배송되었나요? 배송 중인 곳은 어디인가요?
- 배달 모니터링: 예상 배송일이 다가옵니다. 도착했나요? 재고로 입고되었나요?
- 예외 알림: 지연. 이월 주문. 수령 시 플래그가 지정된 품질 문제. 수량 불일치.
- 선제적인 커뮤니케이션: 요청자를 자동으로 업데이트합니다. 개입이 필요한 경우에만 구매자에게 에스컬레이션합니다.
요청자는 요청하지 않아도 상태 업데이트를 받을 수 있습니다. 구매자는 일상적인 상태 확인이 아닌 예외 사항에 집중합니다.
주문이 지연되나요? AI가 요청자와 구매자가 묻기 전에 미리 알려줍니다. 주문이 지연되는 이유, 새로운 예상 날짜, 대체품이 있는지 여부 등의 컨텍스트를 제공합니다.
문제가 선제적으로 해결됩니다. "3주 전에 주문한 거 어디 있어요?"라고 누군가 물어봐도 발견되지 않습니다.
이것이 귀하에게 의미하는 것
CPO 및 조달 리더용
전체 구매부터 주문까지의 프로세스를 제어하고 가시성을 확보할 수 있습니다.
- 계약 준수율 향상: 주문은 계약된 공급업체로 전달됩니다. 협상된 조건이 사용됩니다. 물량 약정이 충족됩니다.
- 변덕스러운 지출 감소: 승인 절차가 빠르면 사람들은 이를 우회하는 대신 이를 이용합니다.
- 조달 주기 단축: 표준 주문은 며칠이 아닌 몇 분 만에 처리됩니다. 비즈니스 요구 사항을 더 빠르게 충족합니다.
- 리소스 할당 개선: 구매자는 일상적인 주문 처리가 아닌 복잡한 구매 및 협상을 진행합니다.
- 가시성을 확보하세요: 모든 주문은 시스템을 통해 이루어집니다. 무엇을 누구로부터 구매하는지 완벽하게 파악할 수 있습니다.
조달 관리자 및 구매자를 위한 정보
요청 처리 센터에서 벗어나 전략적인 부서로 거듭나세요.
- 일상적인 주문 처리를 중지합니다: 표준 요청이 자동으로 처리됩니다. 전문 지식이 필요한 것만 처리하면 됩니다.
- 복잡한 구매에 집중하세요: 협상을 위한 시간. 공급업체 관계 관리. 전략적 소싱.
- 계약 활용도 향상: 주문은 적절한 조건으로 적절한 공급업체에 자동으로 전달됩니다.
- 상태 확인이 줄어듭니다: 자동화된 추적은 일상적인 질문을 처리합니다. 예외에 집중하세요.
- 워크로드 정리: 주의가 필요한 사항을 파악하세요. 일상적인 작업은 자동으로 처리됩니다.
요청자 및 비즈니스 사용자
번거로움 없이 더 빠르게 필요한 것을 얻을 수 있습니다.
- 더 빠른 주문: 표준 요청을 몇 분 안에 승인하고 주문할 수 있습니다. 더 이상 일상적인 품목을 기다릴 필요가 없습니다.
- 상태 지우기: 주문이 어디에 있는지 묻지 않아도 알 수 있습니다. 배송에 대한 사전 업데이트.
- 간편한 프로세스: 필요한 사항에 대한 명확한 안내. 문제가 있는 경우 즉각적인 피드백.
- 더 나은 서비스: 선호하는 공급업체가 자동으로 추천됩니다. 최적의 배송 시간 및 조건.
- 더 이상 해결 방법이 없습니다: 승인 절차는 충분히 빠르기 때문에 우회할 필요가 없습니다.
AI가 할 수 없는 일
무엇이 아닌지 명확히 해두겠습니다.
AI는 구매를 승인하지 않습니다. 사람이 승인합니다. AI는 올바른 정보와 함께 적절한 승인자에게 요청을 라우팅할 뿐입니다.
AI는 복잡한 구매에 대한 구매자의 판단을 대체하지 못합니다. 새로운 공급업체. 비표준 품목. 자본 장비. 전략적 구매. 여기에는 사람의 전문성이 필요합니다.
AI가 모든 수작업을 없애는 것은 아닙니다. 일부 요청은 복잡합니다. 일부 주문은 특별한 처리가 필요합니다. 위험, 품질 또는 공급업체 선택에 대한 사람의 판단이 필요한 상황도 있습니다.
AI가 하는 일은 일상을 처리하는 것입니다. 패턴을 따르는 표준 주문입니다. 사람의 전문 지식이 필요하지 않지만 지금까지는 수작업으로 처리해야 했던 80%의 요청을 처리합니다.
구매자는 여전히 의사 결정을 내립니다. 다만 실제로 전문 지식이 필요한 사안에 대해 의사 결정을 내릴 뿐입니다.
요청 및 주문 AI의 실제 결과
실제 모습은 다음과 같습니다:
70-80%의 요청이 자동으로 처리됩니다: 표준 주문은 구매자의 개입 없이 진행됩니다. 구매자는 전문 지식이 필요한 20-30%에 집중합니다.
승인 주기 시간이 50-70% 단축되었습니다: 요청은 즉시 적절한 승인자에게 전달됩니다. 혼동이나 지연도 없고, 앞뒤로 왔다 갔다 할 필요도 없습니다.
계약 준수율이 15-30% 증가합니다: 계약된 조건에 따라 계약된 공급업체로 주문이 자동으로 이동합니다. 매버릭 지출이 감소합니다.
구매자 용량 확보: 일상적인 주문 처리에서 회복된 일일 시간. 전략적 소싱 및 협상에 재할당된 시간.
더 나은 사용자 경험: 사람들이 해결 방법을 찾는 대신 시스템을 사용할 만큼 빠릅니다. 채택률이 높을수록 지출 가시성이 향상됩니다.
이는 조달 인력을 줄이는 것이 아닙니다. 동일한 리소스로 더 전략적인 업무를 수행할 수 있도록 하는 것입니다.
구매에서 주문까지의 프로세스를 가속화할 준비가 되셨나요?
회사마다 요청 및 주문 프로세스는 모두 다릅니다. 승인 워크플로는 조직 구조를 반영합니다. 공급업체 기반에는 고유한 특성이 있습니다. 카테고리마다 요구 사항이 다릅니다.
일반적인 조달 자동화를 판매하지 않습니다. 고객의 구체적인 요청에서 주문까지의 프로세스를 살펴봅니다. 어떤 주문은 자동화할 수 있고 어떤 주문은 사람의 전문 지식이 필요한지 파악합니다. 귀사의 실제 업무 방식에 맞는 시스템을 구축합니다.
모든 것이 자동화될 것이라는 약속은 없습니다. 구매자가 전략적 구매에 집중할 수 있도록 일상적인 주문을 처리하는 실용적인 AI를 제공할 뿐입니다.
