금융 문서 처리를 위한 AI: 입력 중지. 분석 시작.
재무팀은 매달 수백, 수천 개의 문서를 처리합니다. 송장. 영수증. 은행 명세서. 경비 보고서. 구매 주문서. 계약서.
누군가는 모든 데이터를 읽어야 합니다. 데이터를 추출합니다. 시스템에 입력합니다. 올바른지 확인합니다. 다른 문서와 일치시키세요. 제대로 파일로 정리합니다.
그것은 재무 업무가 아닙니다. 데이터 입력입니다. 하지만 매일 몇 시간이 걸립니다.
AI는 어떤 사람보다 빠르게 문서를 읽습니다. 오타 없이 데이터를 추출합니다. 473개의 문서에서도 지치지 않습니다. 그리고 24시간 내내 작동합니다.
이는 팀을 교체하는 것이 아닙니다. 문서 처리 업무에서 벗어나 실제 회계 업무에 집중할 수 있도록 지원하는 것입니다.
금융 분야의 문서 문제
문서는 상상할 수 있는 모든 형식으로 도착합니다:
- 수백 개의 다양한 공급업체에서 보낸 이메일 첨부 파일
- 메일룸에서 스캔한 종이 문서
- 직원으로부터 받은 영수증 사진
- 검색 가능한 텍스트가 아닌 이미지인 PDF
- 표 및 항목이 포함된 여러 페이지의 문
- 배송 전표에 수기 메모
모든 공급업체는 송장 서식을 다르게 지정합니다. 은행마다 고유한 명세서 레이아웃이 있습니다. 직원마다 영수증을 찍는 각도가 다릅니다.
팀에서 모든 것을 처리해야 합니다. 핵심 정보를 추출하세요. ERP 또는 회계 시스템으로 가져옵니다. 누락되는 것이 없는지 확인하세요.
어려운 일이 아닙니다. 다만 시간이 많이 걸릴 뿐입니다. 그리고 업무량이 증가하면 더 많은 인력이 필요하거나 더 오랜 시간 일해야 합니다.
문서 처리를 위한 AI의 역할
모든 문서 형식 읽기
AI에는 템플릿이 필요하지 않습니다. 구조화된 데이터도 필요하지 않습니다. 읽으면 됩니다:
- PDF: 텍스트 기반 및 스캔 이미지 모두
- 이미지: 모든 소스의 JPEG, PNG, TIFF
- 이메일: 본문 텍스트, 첨부 파일, 서명
- 사진: 휴대폰의 흐릿한 영수증도 문제없습니다.
- 여러 페이지로 구성된 문서: 수십 페이지에 달하는 명세서
다양한 언어를 처리합니다. 다양한 통화. 다양한 날짜 형식. 다양한 문서 레이아웃.
공급업체가 인보이스 템플릿을 변경했나요? AI가 자동으로 적응합니다. 재프로그래밍할 필요가 없습니다.
필요한 내용만 정확히 추출
인보이스의 경우 AI가 가져옵니다:
- 공급업체 이름 및 주소
- 송장 번호 및 날짜
- 결제 기한 및 결제 조건
- 설명 및 금액이 포함된 항목
- 소계, 세금, 총액
- 참조되는 경우 PO 번호
- 결제를 위한 은행 계좌 정보
영수증의 경우 추출합니다:
- 판매자 이름 및 위치
- 날짜 및 시간
- 총 금액
- 세금 금액
- 결제 방법
- 품목별 구매
은행 명세서의 경우
- 계정 번호
- 명세서 기간
- 개장 및 마감 잔액
- 날짜, 설명, 금액이 포함된 모든 거래
- 수수료 및 이자 비용
AI는 단순히 텍스트만 찾는 것이 아닙니다. 데이터가 의미하는 바를 이해합니다. 송장 번호와 PO 번호의 차이점을 알고 있습니다. 소계와 총계 사이. 차변과 대변 사이.
데이터 자동 유효성 검사
AI는 단순히 추출하고 넘어가는 것이 아닙니다. 확인합니다:
수학 정확도:
항목이 소계에 합산되나요? 소계와 세금을 더한 금액이 총계와 같나요? 그렇지 않으면 문서에 플래그를 지정합니다.
마스터 데이터 일치:
이 공급업체가 회원님의 시스템에 있나요? 주소가 일치하나요? 계좌 번호가 정확한가요? 알 수 없는 공급업체는 검토를 위해 플래그가 지정됩니다.
참조 유효성 검사:
해당 PO 번호가 존재하나요? 이 공급업체의 번호인가요? 금액이 일치하나요? 불일치하면 알림이 트리거됩니다.
중복 감지:
이 송장을 이전에 제출한 적이 있나요? 동일한 공급업체, 동일한 금액, 동일한 날짜? AI가 중복 결제 시도를 포착합니다.
합리성 점검:
이 금액이 이 공급업체의 평소보다 훨씬 높은가요? 기한이 지나치게 늦었나요? 뭔가 비정상적으로 보이나요? AI가 이상값을 표시합니다.
검증 없이는 아무것도 통과할 수 없습니다. 팀에서는 모든 검사를 통과했거나 특정 사람의 판단이 필요한 문서만 볼 수 있습니다.
지능적으로 문서 라우팅
일단 처리된 문서는 올바른 위치로 이동해야 합니다:
승인 라우팅:
마케팅 비용? 마케팅 매니저로 이동합니다. $5,000 초과? 이사에게 전달됩니다. 자본 지출? CFO로 이동합니다. AI는 여러분의 승인 매트릭스를 알고 있습니다.
부서 할당:
GL 코드, 원가 센터 또는 문서 콘텐츠를 기반으로 AI는 코딩 및 승인을 위해 적합한 부서로 라우팅합니다.
예외 처리:
유효성 검사에 실패하셨나요? AP 전문가 대기열로 이동합니다. 새 공급업체인가요? 구매 부서로 이동합니다. 비정상적인 금액? 컨트롤러로 이동합니다. 각 예외 유형에는 고유한 경로가 있습니다.
우선순위 정렬:
조기 결제 할인이 가능한가요? 우선 순위가 높습니다. 청구서가 연체되었나요? 우선순위가 높습니다. 표준 30일 기간인가요? 일반 대기열입니다. AI는 중요한 것의 우선순위를 정합니다.
더 이상 수동 분류를 기다리며 한 사람의 이메일에 문서가 쌓여 있을 필요가 없습니다. 모든 문서가 필요한 곳으로 자동으로 이동합니다.
감사 추적 자동 생성
모든 문서에 대해 AI가 기록합니다:
- 수신된 시기
- 추출된 데이터
- 수행된 유효성 검사
- 통과 또는 실패한 항목
- 예외를 검토한 사람
- 어떤 결정을 내렸나요?
- 시스템에 게시된 시점
완전한 문서화. 수동 로깅이 필요 없습니다. 감사 검토를 위한 모든 준비가 완료되었습니다.
이것이 귀하에게 의미하는 것
CFO 및 재무 책임자 대상
거래당 비용 절감:
인보이스를 수동으로 처리하는 데 드는 비용은 복잡성에 따라 $10-$30입니다. AI를 사용하면 $2-$5로 떨어집니다. 규모가 커지면 이 비용은 빠르게 증가합니다.
인원 증가 없이 성장을 처리하세요:
거래량이 두 배로 증가했나요? AI가 즉시 확장합니다. 고용이 필요 없습니다. 교육도 필요 없습니다. 온보딩 시간도 없습니다.
더 빠른 주기 시간:
며칠 동안 대기열에 기다리지 않고 당일에 문서가 처리됩니다. 조기 결제 할인을 포착합니다. 현금 흐름 가시성 향상.
데이터 품질 향상:
오타가 없습니다. 누락된 필드가 없습니다. 숫자가 뒤바뀌지 않습니다. 데이터가 깔끔할수록 더 나은 보고가 가능하고 수정이 줄어듭니다.
실시간 가시성:
파이프라인에 무엇이 있는지 정확히 확인하세요. 승인을 기다리는 인보이스는 몇 개인가요? 총 책임은 얼마인가요? 더 이상 스프레드시트로 추적할 필요가 없습니다.
AP/AR 팀의 경우
데이터 입력을 중지합니다:
더 이상 PDF에서 입력할 필요가 없습니다. 더 이상 숫자를 다시 확인할 필요가 없습니다. AI가 추출을 처리합니다. 예외와 결정은 사용자가 처리하면 됩니다.
문제 해결에 집중하세요:
50개의 표준 송장을 처리하는 대신 판단이 필요한 5개의 송장을 처리합니다. 공급업체 분쟁. 누락된 PO. 가격 관련 질문. 흥미로운 일들.
반복적인 스트레스 감소:
수백 개의 송장을 입력하는 것은 육체적으로 큰 부담을 줍니다. AI는 손목터널증후군에 걸리지 않습니다. 팀은 더 건강하게 유지됩니다.
성수기를 쉽게 처리하세요:
월말 급증? 분기말 러시? AI는 느려지지 않습니다. 초과 근무가 필요 없습니다. 밀려드는 업무에 대한 스트레스도 없습니다.
더 빠른 공급업체 응답:
"내 결제 금액은 어디 있나요?" 모든 것이 시스템 내에 있으므로 즉시 답변할 수 있습니다. 이메일이나 종이 더미를 뒤질 필요가 없습니다.
전체 비즈니스용
결제 연체료가 줄어듭니다:
문서가 더 빨리 처리된다는 것은 곧 대금이 제때 지급된다는 뜻입니다. 인보이스가 일주일 동안 이메일에 보관되어 $50의 연체료가 부과되는 일은 더 이상 없습니다.
더 많은 조기 결제 할인:
"2/10 순 30" 조건은 실제 할인을 의미합니다. AI는 이러한 할인을 실제로 포착할 수 있을 만큼 빠르게 처리합니다.
공급업체와의 관계 개선:
일관되고 정시에 처리하면 더 나은 고객이 될 수 있습니다. 공급업체는 예측 가능성을 높이 평가합니다.
더 빠른 직원 환급:
몇 주가 아닌 며칠 만에 처리되는 경비 보고서. 돈을 기다리지 않아도 되는 직원이 더 행복해집니다.
일반적인 문서 처리 시나리오
송장 처리
청구서가 이메일로 도착합니다. AI:
- 몇 초 안에 모든 송장 데이터 추출
- 마스터 목록에서 공급업체 확인
- PO가 있는 경우 PO와 일치
- 금액 및 계산 유효성 검사
- 금액 및 부서에 따른 승인 경로
- 시스템에 AP 항목 생성
- 승인자가 선호하는 방법을 통해 승인자에게 알림
총 시간: 1분 미만. 사람의 참여: 승인 결정만 합니다.
경비 보고서 처리
직원이 영수증 12장과 함께 경비 보고서를 제출합니다. AI:
- 구겨진 종이 사진을 포함한 모든 영수증 읽기
- 각각에서 판매자, 날짜, 금액을 추출합니다.
- 회사 정책(금액 한도, 허용 카테고리)과 대조 확인
- 정책에서 벗어난 항목에 플래그 지정
- 경비 보고서를 자동으로 채웁니다.
- 승인을 위해 관리자에게 라우팅
- 환급금 지급 대기열
직원은 아무것도 입력하지 않습니다. 관리자는 모든 영수증이 첨부된 깔끔한 요약을 볼 수 있습니다. 환급이 더 빨리 이루어집니다.
명세서 조정
월별 은행 명세서가 도착합니다. AI:
- 명세서에서 모든 거래 추출
- 시스템 내 트랜잭션과 일치
- 양쪽에서 일치하지 않는 항목 식별
- 비정상적인 거래(고액, 낯선 수취인)에 플래그 지정
- 일치하는 항목과 일치하지 않는 항목을 보여주는 조정 보고서를 만듭니다.
- 사람 검토에 대한 예외 사항 제시
몇 시간이 걸리던 작업을 이제 몇 분이면 끝낼 수 있습니다. 팀은 자동으로 일치하지 않는 항목에만 집중할 수 있습니다.
AI가 할 수 없는 일
한계에 대해 솔직해지자:
정말 독특한 상황은 처리할 수 없습니다:
표준 송장? 완벽합니다. 하지만 비정상적인 지불 조건이 포함된 일회성 라이선스 계약은요? 여전히 사람의 검토가 필요합니다.
판단을 내릴 수 없습니다:
이 분쟁 송장을 지불해야 하나요? 이 공급업체 관계를 유지할 가치가 있나요? 이는 비즈니스 결정이지 처리 결정이 아닙니다.
완전히 파기된 문서는 읽을 수 없습니다:
사람이 숫자를 구분할 수 없다면 AI도 구분할 수 없습니다. 심하게 손상된 문서도 여전히 사람의 개입이 필요합니다.
구두 계약은 처리할 수 없습니다:
"금요일까지 지불하겠다고 말했다"는 말은 문서화되어 있을 때만 의미가 있습니다. AI는 말한 내용이 아니라 기록된 내용을 바탕으로 작동합니다.
추출하려면 명확한 데이터가 필요합니다:
문서에서 중요한 정보가 누락된 경우 AI가 플래그를 지정하지만 데이터를 생성할 수는 없습니다. 누군가는 여전히 누락된 송장 번호를 찾아야 합니다.
AI는 일상적인 처리를 훌륭하게 처리합니다. 그 외의 모든 작업은 여전히 팀의 전문성이 필요합니다.
시작하기
문서 처리 AI는 집중할 때 가장 잘 작동합니다:
먼저 문서 유형 하나를 선택하세요:
한 번에 모든 것을 자동화하려고 하지 마세요. 가장 많은 양의 문서 유형부터 시작하세요. 보통 송장이나 경비 영수증입니다.
가장 깨끗한 데이터부터 시작하세요:
일관된 서식을 갖춘 주요 공급업체가 가장 쉽습니다. 거기서 먼저 성공을 거둔 다음 더 다양한 문서로 확장하세요.
처음에는 사람을 계속 참여시키세요:
AI가 처리하도록 하되, 처음에는 팀에서 모든 것을 검토하도록 하세요. 시스템에 대한 신뢰를 쌓으세요. 유효성 검사 규칙을 조정하세요.
시간 절약 효과를 측정하세요:
처리 전후의 처리 시간을 추적하세요. 오류율을 측정하세요. 개선 사항을 문서화하세요. 이를 통해 가치를 증명하세요.
점진적으로 확장하세요:
한 가지 문서 유형이 잘 작동하면 다른 문서 유형을 추가하세요. 시간이 지남에 따라 자동화된 처리 기능을 구축하세요.
이것은 전부 아니면 전무가 아닙니다. 소규모로 시작하여 가치를 입증한 다음 확장할 수 있습니다.
문서 수동 처리를 중단할 준비가 되셨나요?
재무 부서마다 문서 양, 형식, 워크플로우가 다릅니다. 쿠키 커터 솔루션은 효과가 없습니다.
실제 문서를 살펴봅니다. 귀사의 시스템. 승인 프로세스. 예외 처리 요구 사항.
그런 다음 실제 업무 방식에 맞는 AI 문서 처리를 구축합니다. 이론이 아닙니다. 일반적인 템플릿이 아닙니다. 고객의 구체적인 워크플로우를 고려합니다.
작은 것부터 시작합니다. 효과가 있다는 것을 증명합니다. 그런 다음 확장합니다. 대규모 초기 투자가 필요 없습니다. 진행 중인 업무에 지장을 주지 않습니다.
