미수금 및 매출채권을 위한 AI: 더 적은 노력으로 더 많은 거래 처리
AP와 AR은 트랜잭션 공장입니다. 매달 수백, 수천 건의 송장이 쏟아져 들어옵니다. 각각의 송장을 기록하고, 대조하고, 승인하고, 결제하거나 수금해야 합니다.
많은 양의 작업입니다. 명확한 규칙. 구체적인 단계. 한 트랜잭션에서 다음 트랜잭션으로 거의 변경되지 않습니다.
팀은 인보이스와 구매 주문을 일치시키는 데 많은 시간을 소비합니다. 3자 매칭 확인. 결제 실행 예약. 수금 알림 보내기. 계정 조정. "내 대금은 어디에 있나요?" 이메일에 답변하기.
이것은 전략적 재무 업무가 아닙니다. 트랜잭션 처리 업무입니다. 그리고 AI는 바로 이 업무를 위해 만들어졌습니다.
AI가 볼륨을 처리합니다. 예외는 팀이 처리합니다. 200개의 일상적인 트랜잭션과 10개의 문제 사례를 처리하는 대신 실제로 사람의 판단이 필요한 10개의 사례에 집중할 수 있습니다.
AP/AR 챌린지
거래량은 비즈니스와 함께 성장합니다. 하지만 팀도 같은 속도로 성장하지는 않습니다.
미지급금에서:
- 이메일, 우편, 포털, EDI, 팩스로 송장이 도착합니다.
- 공급업체마다 송장 형식이 다릅니다.
- 각 송장은 PO 및 영수증과 일치해야 합니다.
- 승인 라우팅은 금액, 부서, 공급업체 유형에 따라 다릅니다.
- 결제 예약 잔액 마감일, 할인 및 현금 잔고 관리
- 공급업체에서 결제 상태를 묻는 전화
- 월말 발생액을 계산해야 합니다.
미수금에서:
- 송장을 올바르게 생성하고 전송해야 합니다.
- 수표, ACH, 송금, 신용카드로 결제하기
- 현금 애플리케이션이 결제와 송장을 일치시킵니다.
- 짧은 급여 및 공제액 조사 필요
- 연체된 계정에 대한 후속 조치가 필요합니다.
- 고객이 송장에 이의를 제기하고 해결이 필요한 경우
- 모니터링이 필요한 DSO 대상
각 단계는 간단합니다. 하지만 수백 개의 트랜잭션을 곱하면 여러 사람이 풀타임으로 일할 수 있습니다.
업무량이 증가하면 더 많은 인력을 고용하거나, 더 긴 시간 근무하거나, 일을 그냥 두는 세 가지 선택지가 있습니다. 이 중 어느 것도 좋은 방법은 없습니다.
AI는 네 번째 옵션으로 루틴을 자동으로 처리하는 옵션을 제공합니다.
미지급금에 대한 AI의 역할
송장 자동 처리
청구서가 도착했습니다. AI:
모든 데이터를 추출합니다:
공급업체, 송장 번호, 날짜, 품목, 금액, 기간, PO 번호. 처리에 필요한 모든 정보.
인보이스의 유효성을 검사합니다:
계산이 맞나요? 공급업체가 시스템 내에 있나요? 주소가 정확한가요? 결제 조건은 합의한 대로인가요?
중복 여부를 확인합니다:
이 송장을 이전에 제출한 적이 있나요? 동일한 공급업체, 동일한 금액, 동일한 날짜? 중복 시도는 즉시 플래그가 지정됩니다.
AP 항목을 생성합니다:
ERP 또는 회계 시스템에 자동으로 게시합니다. 정의한 규칙에 따라 GL 코드가 할당됩니다.
이 모든 과정이 1분 이내에 이루어집니다. 사람이 직접 입력할 필요가 없습니다. 데이터 입력 오류도 없습니다.
3자 매칭 처리
3자 매칭은 중요한 제어입니다. 또한 지루하기도 합니다.
AI가 매칭합니다:
- 인보이스를 구매 주문으로 전환합니다: 적합한 공급업체? 적합한 품목? 적절한 가격?
- 인보이스를 영수증으로 전환합니다: 청구된 금액을 실제로 수령했나요?
- 세 가지 모두 함께: 세 문서 모두에서 수량과 금액이 일치하나요?
완벽한 매치:
모든 것이 허용 가능한 오차 범위 내에서 조정됩니다. AI가 자동으로 승인하고 결제를 위해 대기합니다.
약간의 차이가 있습니다:
수량 또는 가격의 작은 차이. 허용 임계값 미만. AI가 플래그를 지정하지만 해당 방식으로 구성하면 자동 승인할 수 있습니다.
상당한 차이가 있습니다:
재료 불일치. 다른 수량. 다른 가격. 누락된 PO. AI가 사람의 검토를 요청하고 적절한 담당자에게 전달합니다.
팀원들은 예외만 볼 수 있습니다. 완벽하게 일치하는 90%? 이미 처리했습니다.
지능적인 승인 경로
모든 회사에는 승인 규칙이 있습니다. AI는 이를 따릅니다:
금액 기반 라우팅:
$500 미만? 관리자 승인. $500-$5,000? 디렉터 승인. $5,000 이상? 부사장 승인. AI는 여러분의 승인 매트릭스를 알고 있습니다.
부서 기반 라우팅:
마케팅 비용? 마케팅 관리자로 이동합니다. IT 비용? IT 디렉터에게 전달됩니다. 부서 간? 둘 다로 이동합니다.
공급업체 기반 라우팅:
새 공급업체인가요? 심사를 위해 조달팀으로 이동합니다. 알려진 공급업체인가요? 표준 프로세스입니다. 관심 목록에 있는 공급업체? 컨트롤러로 이동합니다.
우선 처리:
조기 결제 할인이 가능한가요? 우선 순위가 높습니다. 표준 30일 기간? 일반 대기열입니다. 이미 기한이 지났나요? 긴급.
승인자는 선호하는 채널을 통해 알림을 받습니다. 이메일, Slack, Teams, 모바일 앱. 한 번의 클릭으로 승인하거나 거부할 수 있습니다. 인보이스를 찾기 위해 이메일을 뒤질 필요가 없습니다.
결제 예약 최적화
이번 주에 어떤 청구서를 지불해야 하나요? AI가 결정을 도와드립니다.
고려합니다:
- 마감일: 연체료를 피하려면 무엇을 지불해야 하나요?
- 조기 결제 할인: 어떤 할인 혜택을 받을 수 있나요?
- 현금 포지션: 지금 지불할 수 있는 금액은 얼마인가요?
- 공급업체 관계: 전략적 이유로 누구에게 우선순위를 두나요?
- 결제 조건: 현금 흐름을 위한 최적의 타이밍은 언제인가요?
AI는 이러한 모든 요소의 균형을 맞추는 결제 실행을 제안합니다. 검토합니다. 필요한 경우 조정합니다. 승인합니다. 결제가 실행됩니다.
결과: 더 많은 조기 결제 할인을 확보했습니다. 연체료 감소. 현금 관리 개선. 수동 계획 작업 감소.
공급업체 커뮤니케이션 처리
공급업체 이메일: "송장 12345의 상태는 어떻게 되나요?"
AI 이전: 누군가가 시스템과 이메일을 통해 검색합니다. 상태를 파악합니다. 응답을 작성합니다. 10분이 걸립니다.
AI 사용: 즉각적인 응답. "송장 12345가 승인되었으며 5월 15일에 지급될 예정입니다." AI가 시스템을 확인하고 자동으로 응답합니다.
복잡한 질문의 경우 AI가 사람에게 연결해 줍니다. 하지만 일상적인 상태 확인은? 자동으로 처리됩니다. 팀은 공급업체와 시스템 사이에서 중개자 역할을 하지 않아도 됩니다.
미수금에 대한 AI의 역할
인보이스 생성 및 전송
송장은 제시간에 발송되어야 합니다. 정확한 정보로. 올바른 사람에게.
AI:
주문에서 인보이스를 생성합니다:
주문이 처리되었나요? 자동으로 생성된 인보이스입니다. 모든 품목. 올바른 가격. 적절한 용어. 필요한 경우 고객별 형식.
고객별 규칙을 적용합니다:
일부 고객은 송장에 PO 번호가 필요합니다. 특정 참조 번호가 필요한 고객도 있습니다. 어떤 고객은 재무@가 아닌 청구@로 송장을 보내야 합니다. AI가 고객의 요구 사항을 처리합니다.
선호하는 채널을 통해 전송합니다:
이메일, EDI, 포털 업로드, 인쇄 우편. 고객이 어떤 방식으로 인보이스를 받기를 원하든 AI가 전달합니다.
배송을 추적합니다:
이메일이 열렸나요? PDF가 다운로드되었습니까? EDI가 승인되었나요? AI가 수신을 추적하여 전달되지 않은 경우 플래그를 표시합니다.
송장이 더 빨리 발송됩니다. 더 일관성 있게. 오류도 줄어듭니다. 더 빠른 결제를 의미합니다.
현금 자동 적용
현금 신청은 결제와 송장을 일치시키는 것입니다. 간단한 개념. 시간이 많이 걸리는 현실.
AI가 매칭합니다:
완벽한 매치:
결제 금액이 인보이스 금액과 정확히 일치합니다. 고객 이름이 일치합니다. AI가 자동으로 적용됩니다.
부분 결제:
고객이 $10,000 인보이스에 대해 $8,000을 결제했습니다. AI가 부분 결제를 적용하고 잔액은 그대로 유지합니다.
다중 인보이스 결제:
$50,000 수표 한 장으로 15개의 인보이스를 처리합니다. AI는 금액, 결제 참조의 송장 번호 또는 과거 패턴을 기반으로 올바른 송장과 일치하는 송장을 찾아냅니다.
미신청 현금:
결제 금액이 인보이스와 명확하게 일치하지 않습니다. AI는 사람이 검토할 수 있도록 플래그를 지정하고 금액과 고객 기록을 기반으로 일치하는 항목을 제안합니다.
팀에서는 예외 사항만 처리합니다. 나머지는 모두 자동으로 처리됩니다.
컬렉션을 체계적으로 관리
컬렉션은 후속 작업입니다. AI는 이 작업을 일관되게 수행합니다.
마감일을 모니터링합니다:
내일 인보이스가 마감되나요? AI가 알려줍니다. 기한이 지났나요? 에스컬레이션이 시작됩니다.
자동으로 미리 알림을 보냅니다:
마감일 5일 전 친절한 알림. 마감일에 또 다른 알림. 마감일로부터 7일, 14일, 30일이 지나면 알림이 에스컬레이션됩니다. 규칙에 따라 타이밍과 어조를 설정할 수 있습니다.
커뮤니케이션을 개인화합니다:
"4월 1일 날짜의 $12,500에 대한 송장 5678이 현재 15일이 지났습니다. 4월 30일까지 지불이 예상되었습니다." 일반적인 템플릿이 아닌 구체적인 세부 정보.
응답을 추적합니다:
고객이 "수표가 우편으로 왔다"고 말하나요? AI가 이를 기록하고 수표가 도착하지 않으면 후속 조치를 취합니다. 분쟁이 제기되었나요? AR 전문가에게 연결합니다.
적절하게 에스컬레이션합니다:
소액인데 처음 늦었나요? 자동 리마인더. 금액이 많고 반복적으로 늦나요? AR 관리자에게 연결됩니다. 매우 많은 금액이 상당히 연체되었나요? CFO로 연결됩니다.
일관된 후속 조치. 잊어버린 계정이 없습니다. 어색한 대화가 지연되지 않습니다. 체계적인 수금 관리만 하면 됩니다.
분쟁 및 공제 처리
고객이 $10,000 인보이스에 대해 $9,000을 결제하고 "가격 오류"라고 표시합니다.
AI:
- 짧은 급여를 감지합니다.
- 메모 또는 분쟁 사유가 있는지 확인합니다.
- 원본 견적, 주문 및 송장 가져오기
- 이 고객과의 가격 내역 확인
- 이미 수집된 모든 관련 정보와 함께 분쟁에 플래그를 지정하고 AR 전문가에게 라우팅합니다.
AR 전문가가 이미 제공된 모든 컨텍스트를 바탕으로 조사합니다. 시스템을 뒤질 필요가 없습니다. 무슨 일이 일어났는지 알아낼 필요도 없습니다. 필요한 모든 것이 바로 거기에 있습니다.
현금 수금 예측
다음 주에 얼마나 많은 현금을 모을 수 있을까요? 다음 달은?
AI가 분석합니다:
- 미결제 인보이스 및 마감일
- 고객별 과거 결제 패턴
- 계절별 트렌드
- 현재 수집 문제
- 미해결 분쟁
결과: 실제로 현실을 반영하는 현금 수금 예측. 단순히 인보이스 금액을 합산하여 기대하는 것이 아닙니다. 고객이 실제로 결제하는 방식에 기반한 실제 예측이 가능합니다.
더 나은 현금 예측은 더 나은 현금 관리를 의미합니다. 급여 지급이나 장비 구매 여부에 대해 놀라지 않아도 됩니다.
화해를 위한 AI의 역할
조정은 매칭 작업입니다. AI는 매칭에 탁월합니다.
은행 조정
AI:
- 은행 피드에서 거래 가져오기
- 회계 시스템에서 거래 가져오기
- 정렬된 모든 항목과 일치
- 일치하지 않는 항목에 플래그 지정
- 일치하는 항목과 예외를 보여주는 조정 보고서를 만듭니다.
팀에서 예외를 검토합니다. 나머지 95%의 트랜잭션은요? 이미 조정되었습니다.
벤더 계정 조정
기록에 따르면 공급업체 X에 $25,000을 지불해야 한다고 나와 있습니다. 그들의 명세서에는 $27,000의 미납금이 있다고 나와 있습니다. 무엇이 다른가요?
AI는 한 줄 한 줄 비교합니다:
- 두 송장 모두에 어떤 인보이스가 표시되나요?
- 명세서에만 있는 인보이스는 어떤 것이 있나요?
- 어떤 결제 내역을 기록했나요?
- 차이점은 무엇이며 그 이유는 무엇인가요?
아직 받지 못한 인보이스 789에 $2,000의 차액이 있음을 보여주는 정산 보고서가 생성됩니다. 몇 시간이 아니라 몇 분 만에 미스터리가 해결되었습니다.
고객 계정 조정
AR도 같은 개념입니다. 고객이 미납금이 없다고 말합니다. 시스템에 미결제 금액이 $15,000으로 표시됩니다.
AI가 아직 신청하지 않은 결제 금액을 식별합니다. 이의를 제기하는 청구서 보류 중인 크레딧. 고객과 논의할 수 있는 명확한 조정안을 제시합니다.
이것이 귀하에게 의미하는 것
CFO 및 재무 책임자 대상
인원 수에 비례하지 않고 확장할 수 있습니다:
비즈니스가 50% 성장? 트랜잭션 볼륨은 50% 증가합니다. 하지만 AP/AR 팀이 50%를 늘릴 필요는 없습니다. 거래량 증가는 AI가 처리합니다.
운전 자본 관리 개선:
더 많은 조기 결제 할인을 확보하세요. 매출채권을 더 빠르게 회수하세요. 더 나은 현금 예측. 이 모든 것이 운전 자본을 개선합니다.
거래당 비용 절감:
인보이스를 수동으로 처리하는 데 드는 비용은 $10-$15입니다. AI를 사용하면 $2-$3으로 떨어집니다. AR도 마찬가지입니다. 대량으로 처리할 경우 실제 비용을 절감할 수 있습니다.
오류 및 분쟁 감소:
일관된 처리는 실수가 줄어든다는 것을 의미합니다. 실수가 적다는 것은 공급업체와의 분쟁과 고객 불만도 줄어든다는 뜻입니다.
규정 준수 및 제어 기능 향상:
매번 3자 매칭이 적용됩니다. 매번 승인 규칙을 준수합니다. 업무 분리 유지. 명시적으로 허용하지 않는 한 예외 없음.
AP/AR 팀의 경우
데이터 입력을 중지합니다:
더 이상 인보이스 데이터를 입력할 필요가 없습니다. 더 이상 일치하는 PO를 검색할 필요가 없습니다. 완벽하게 일치하는 송장을 수동으로 조정할 필요가 없습니다. AI가 일상적인 처리를 처리합니다.
예외와 관계에 집중하세요:
공급업체 분쟁? 고객 문제? 새로운 공급업체 설정? 비정상적인 거래? 바로 여기에서 가치를 창출할 수 있습니다. 일상적인 거래에는 전문 지식이 필요하지 않습니다.
질문에 즉시 답변하세요:
"내 결제 금액은 어디 있나요?" 모든 것이 시스템에서 최신 상태로 유지되므로 몇 초 만에 조회할 수 있습니다. 더 적은 노력으로 더 나은 서비스를 제공합니다.
당황하지 않고 성수기에 대처하세요:
월말 급증? 연말 마감? AI는 느려지지 않습니다. 초과 근무도 없습니다. 백로그도 없습니다. 스트레스도 없습니다.
실제로 흥미로운 일을 하세요:
프로세스 개선. 공급업체 협상. 수집 전략. 문제 해결. 송장 번호 847을 처리하는 것보다 낫습니다.
전체 비즈니스용
공급업체는 예측 가능한 대금을 받습니다:
일관된 처리. 명확한 결제 일정. 연체금 감소. 이는 더 나은 고객이 되고 조건을 개선할 수 있습니다.
고객에게 더 나은 경험을 제공합니다:
정확한 인보이스. 질문에 대한 빠른 응답. 전문적인 수금 후속 조치. 비즈니스가 더 쉬워집니다.
현금 흐름이 더 예측 가능합니다:
미수금과 수취액을 더 잘 예측하면 현금 돌발 상황이 줄어듭니다. 어떤 일이 일어날지 알 수 있습니다.
월말 결산이 더 빨라집니다:
AP와 AR이 최신 상태이면 마감 속도가 빨라집니다. 허둥대는 일이 줄어듭니다. 스트레스도 줄어듭니다.
일반적인 시나리오
표준 송장 처리
일반 공급업체의 송장이 도착했습니다. AI:
- 10초 안에 데이터 추출
- PO와 자동으로 일치
- 시스템에서 영수증 확인
- 모든 것이 정렬되었는지 확인
- 승인을 위해 관리자에게 라우팅
- 관리자가 모바일을 통해 30초 안에 승인
- 결제 실행을 위해 대기 중인 인보이스
접수부터 결제 대기열까지 걸린 총 시간입니다: 2분 사람 시간: 승인까지 30초. 그 외에는 모두 자동으로 처리됩니다.
고객 결제 애플리케이션
고객으로부터 $47,500의 ACH 결제가 도착했습니다. AI:
- 은행 피드에서 결제를 확인합니다.
- 은행 세부 정보에서 고객 식별
- 해당 고객에 대한 미결 송장을 찾습니다.
- 총 $47,500의 특정 송장 3건과 일치합니다.
- 자동으로 결제 적용
- 고객 계정 잔액 업데이트
- 고객에게 결제 확인을 보냅니다.
총 시간: 1분 미만. 사람의 개입: 없음. 결제가 올바르게 적용되었으며 고객에게 알림이 전송되었습니다.
컬렉션 후속 조치
$15,000에 대한 송장이 10일이 지났습니다. AI:
- 고객에게 정중한 리마인더 이메일 보내기
- 고객이 응답합니다: "서명된 배송 영수증 사본이 필요합니다."
- AI가 시스템에서 배송 영수증을 찾습니다.
- 고객에게 자동으로 전송
- 고객이 응답합니다: "감사합니다, 금요일에 수표를 잘라드릴게요"
- AI가 이를 시스템에 기록하고 결제 미수령 시 화요일에 후속 조치를 취하도록 알림을 설정합니다.
결제가 완료되거나 사람의 에스컬레이션이 필요할 때까지 모든 상호작용이 자동으로 처리됩니다.
AI가 할 수 없는 일
AI는 일상적인 거래를 훌륭하게 처리합니다. 하지만 한계가 있습니다:
협상할 수 없습니다:
공급업체가 다른 결제 조건을 원하나요? 고객이 송장 금액에 대해 이의를 제기하는 경우? 이러한 상황에는 인간 관계 관리와 판단력이 필요합니다.
비즈니스 의사 결정을 내릴 수 없습니다:
만성적으로 대금을 연체하는 이 고객과의 거래를 중단해야 할까요? 관계를 유지하기 위해 이 분쟁 중인 청구서를 지불해야 할까요? 처리 결정이 아니라 비즈니스 결정입니다.
정말 새로운 상황을 처리할 수 없습니다:
이러한 유형의 서비스를 처음 구매하시나요? 완전히 새로운 공급업체 카테고리인가요? 복잡한 다자간 거래인가요? 이러한 경우 사람의 분석이 필요합니다.
잘못된 데이터는 수정할 수 없습니다:
품목 마스터가 잘못되면 매칭이 잘못됩니다. 고객 주소가 오래되면 송장이 잘못된 곳으로 발송됩니다. AI는 보유한 데이터로 작동합니다.
규정 준수를 강제할 수는 없습니다:
AI는 사용자가 지정한 규칙을 적용할 수 있습니다. 하지만 관리자가 승인 요청을 무시하거나 고객이 결제하지 않는다면 이는 AI의 문제가 아닙니다. 이는 관리 또는 비즈니스 문제입니다.
AI는 규칙에 기반한 대량 트랜잭션 처리에 탁월합니다. 그 외의 모든 작업은 여전히 사람의 손길이 필요합니다.
시작하기
가장 통증이 심한 부위부터 시작하세요:
AP가 병목 현상이 발생하고 있나요?
인보이스 처리 자동화로 시작하세요. 효과가 있음을 증명하세요. 그런 다음 승인 라우팅을 추가하세요. 그런 다음 결제 최적화를 추가하세요.
AR이 도전 과제인가요?
현금 신청부터 시작하세요. 효과가 있음을 증명하세요. 그런 다음 수금 자동화를 추가하세요. 그런 다음 분쟁 처리를 추가하세요.
먼저 깨끗한 하위 집합을 선택합니다:
상위 20개 공급업체가 80%의 볼륨을 처리하고 있나요? 거기서부터 시작하세요. 깨끗한 데이터, 예측 가능한 트랜잭션. 빠르게 수익을 창출하세요.
처음에는 사람을 계속 참여시키세요:
AI에 프로세스를 맡기되, 처음에는 팀에서 모든 것을 검토하도록 하세요. 신뢰를 쌓으세요. 규칙을 조정하세요. 그런 다음 점차적으로 더 많은 흐름을 자동으로 처리하도록 하세요.
개선 사항을 측정하세요:
주기 시간을 추적합니다. 거래당 비용. 오류율. 미지급 일수 미결제 판매 일수. 결과를 문서화하세요.
이것은 전부 아니면 전무가 아닙니다. 작게 시작하세요. 가치를 증명하세요. 확장하세요.
더 적은 업무로 더 많은 트랜잭션을 처리할 준비가 되셨나요?
모든 회사의 AP 및 AR 프로세스는 다릅니다. 시스템도 다릅니다. 승인 워크플로도 다릅니다. 공급업체와 고객 요구 사항도 다릅니다.
저희는 일률적인 솔루션을 판매하지 않습니다. 고객의 구체적인 프로세스를 살펴봅니다. 고객의 시스템. 고객의 고충.
그런 다음 실제 업무 방식에 맞는 AI 자동화를 구축합니다. 동일한 제어. 동일한 승인 요건. 수작업이 아닌 자동화만 가능합니다.
한 영역부터 시작하겠습니다. 효과가 있다는 것을 증명하세요. 그런 다음 확장합니다. 팀의 생산성을 높여주는 실용적인 자동화.
