Mākslīgais intelekts finanšu dokumentu apstrādei: Pārtrauciet rakstīt. Sāciet analizēt.
Jūsu finanšu komanda katru mēnesi apstrādā simtiem vai tūkstošiem dokumentu. Rēķini. Pavadzīmes. Bankas izraksti. Izdevumu pārskatus. Iepirkuma pasūtījumi. Līgumi.
Kādam ir jāizlasa katrs no tiem. Iegūstiet datus. Ievadiet tos savā sistēmā. Pārbaudiet, vai tie ir pareizi. Saskaņojiet tos ar citiem dokumentiem. Ievadi to pareizi.
Tas nav finanšu darbs. Tas ir datu ievadīšana. Bet tas aizņem vairākas stundas katru dienu.
Mākslīgais intelekts dokumentus nolasa ātrāk nekā jebkurš cilvēks. Tas izraksta datus bez pārrakstīšanās kļūdām. Tas nekad nenogurst pie 473 dokumentiem. Un tas strādā 24/7.
Šeit nav runa par jūsu komandas aizstāšanu. Runa ir par to, lai atbrīvotu viņus no dokumentu apstrādes un viņi varētu veikt reālu grāmatvedības darbu.
Dokumentu problēma finanšu jomā
Dokumenti tiek piegādāti visos iespējamos formātos:
- e-pasta pielikumi no simtiem dažādu pārdevēju
- Skenēti papīra dokumenti no pasta nodaļas
- Darbinieku kvīšu fotoattēli
- PDF failus, kas faktiski ir attēli, nevis meklēšanai piemērots teksts.
- Vairāku lappušu izraksti ar tabulām un posteņiem
- Ar roku rakstītas piezīmes uz pavadzīmēm
Katrs pārdevējs rēķinus noformē atšķirīgi. Katrai bankai ir savs izrakstu izkārtojums. Katrs darbinieks fotografē kvītis no cita leņķa.
Jūsu komandai tas viss ir jārisina. Iegūstiet galveno informāciju. Ievadiet to ERP vai grāmatvedības sistēmā. Pārliecinieties, ka nekas netiek izlaists cauri.
Tas nav sarežģīts darbs. Tas ir tikai laikietilpīgs. Un, palielinoties apjomam, ir nepieciešams vairāk cilvēku vai ilgākas darba stundas.
Mākslīgais intelekts palīdz dokumentu apstrādei
Lasa jebkuru dokumentu formātu
Mākslīgajam intelektam nav nepieciešami šabloni. Tam nav vajadzīgi strukturēti dati. Tas lasa:
- PDF formātā: Gan teksta, gan skenēti attēli
- Attēli: JPEG, PNG, TIFF no jebkura avota
- E-pasti: Pamatteksts, pielikumi, paraksti
- Fotogrāfijas: Pat neskaidras kvītis no tālruņiem
- Vairāku lappušu dokumenti: Paziņojumi ar desmitiem lappušu
Tā darbojas ar dažādām valodām. Dažādas valūtas. Dažādi datumu formāti. Dažādi dokumentu izkārtojumi.
Pārdevējs maina rēķina veidni? Mākslīgais intelekts pielāgojas automātiski. Pārprogrammēšana nav nepieciešama.
Iegūst tieši to, kas jums nepieciešams
Rēķiniem AI izvelk:
- Pārdevēja nosaukums un adrese
- Rēķina numurs un datums
- Maksājuma termiņš un maksāšanas noteikumi
- Posteņi ar aprakstiem un summām
- Starpsummas, nodokļi, kopējā summa
- PO numuri, ja ir atsauce uz tiem
- Bankas konta rekvizīti maksājumam
Par kvītīm, tā izraksti:
- Tirgotāja nosaukums un atrašanās vieta
- Datums un laiks
- Kopējā summa
- Nodokļa summa
- Maksājuma metode
- Iepirkumi pa pozīcijām
Attiecībā uz bankas izrakstiem tā kļūst:
- Konta numurs
- Pārskata periods
- Sākuma un beigu atlikumi
- Katrs darījums ar datumu, aprakstu, summu
- Maksas un procentu maksājumi
Mākslīgais intelekts ne tikai atrod tekstu. Tas saprot, ko dati nozīmē. Tas zina, kāda ir atšķirība starp rēķina numuru un PO numuru. starp starpsummu un kopsummu. starp debetu un kredītu.
Automātiski apstiprina datus
Mākslīgais intelekts ne tikai iegūst un turpina darbu. Tas pārbauda:
Matemātikas precizitāte:
Vai posteņi summējas līdz starpsummai? Vai starpsumma plus nodoklis ir vienāds ar kopējo summu? Ja nav, dokuments tiek atzīmēts.
Pamatdatu saskaņošana:
Vai šis pārdevējs ir jūsu sistēmā? Vai adrese sakrīt? Vai konta numurs ir pareizs? Nezināmi pārdevēji tiek atzīmēti pārskatīšanai.
Atsauces validācija:
Vai šis PO numurs pastāv? Vai tas attiecas uz šo piegādātāju? Vai summa atbilst? Neatbilstības izraisa brīdinājumus.
Dublikātu noteikšana:
Vai šis rēķins ir iesniegts iepriekš? Tas pats pārdevējs, tā pati summa, tas pats datums? Mākslīgais intelekts konstatē dubultus maksājumu mēģinājumus.
Pamatotības pārbaudes:
Vai šī summa ir daudz lielāka nekā parasti šim pārdevējam? Vai maksājuma termiņš ir pagājis? Vai kaut kas izskatās neparasts? Mākslīgais intelekts atzīmē novirzes.
Bez apstiprināšanas nekas netiek apstiprināts. Jūsu komanda redz tikai tos dokumentus, kuri ir izturējuši visas pārbaudes vai kuriem nepieciešams īpašs cilvēka vērtējums.
Inteliģenti maršruti dokumentiem
Kad dokumenti ir apstrādāti, tie ir jānosūta uz pareizo vietu:
Apstiprināšanas maršruts:
Mārketinga izdevumi? Nodod mārketinga vadītājam. Vairāk nekā $5 000? Nodod direktoram. Kapitāla izdevumi? Nodod finanšu direktoram. Mākslīgais intelekts zina jūsu apstiprināšanas matricu.
Departamenta piešķīrums:
Pamatojoties uz GL kodiem, izmaksu centriem vai dokumenta saturu, AI novirza uz pareizo nodaļu kodēšanai un apstiprināšanai.
Izņēmumu apstrāde:
Neveiksmīga validācija? Iet uz AP speciālistu rindu. Jauns piegādātājs? Dodas uz iepirkumu. Neparasta summa? Nodod kontrolierim. Katram izņēmuma veidam ir savs ceļš.
Prioritārā šķirošana:
Vai ir pieejama atlaide par agru maksājumu? Augsta prioritāte. Kavēts rēķins? Augsta prioritāte. Standarta 30 dienu termiņš? Parastā rinda. Mākslīgais intelekts nosaka prioritātes tam, kas ir svarīgi.
Dokumentu vairs nav jāglabā vienas personas e-pastā, gaidot, kad tie tiks manuāli sašķiroti. Viss automātiski nonāk tur, kur tam ir jānonāk.
Automātiski izveido revīzijas liecības
Par katru dokumentu AI ieraksta:
- Kad tas tika saņemts
- Kādi dati tika iegūti
- Kādi apstiprinājumi tika veikti
- Kas tika vai netika pieņemts
- Kas pārskatīja izņēmumus
- Kādi lēmumi tika pieņemti
- Kad tas tika ievietots sistēmā
Pilnīga dokumentācija. Nav nepieciešama manuāla reģistrēšana. Viss gatavs audita pārbaudei.
Ko tas nozīmē jums
Finanšu direktoriem un finanšu vadītājiem
Zemākas izmaksas par darījumu:
Rēķina manuāla apstrāde atkarībā no sarežģītības izmaksā $10-$30. Izmantojot mākslīgo intelektu, tā samazinās līdz $2-$5. Pie liela mēroga tas ātri palielinās.
Nodrošināt izaugsmi bez darbinieku skaita pieauguma:
Jūsu uzņēmums divkāršo darījumu apjomu? Mākslīgais intelekts uzreiz palielinās. Nepieciešams pieņemt darbā. Nav apmācības. Nav nepieciešams ievadīšanas laiks.
Ātrāks cikla laiks:
Dokumenti tiek apstrādāti tajā pašā dienā, nevis vairākas dienas stāv rindās. Agrāku maksājumu atlaides. Labāka naudas plūsmas pārredzamība.
labāka datu kvalitāte:
Nav pārrakstīšanās kļūdu. Nav iztrūkstošu lauku. Nav pārceltu skaitļu. Tīrāki dati nozīmē labākus pārskatus un mazāk korekciju.
Redzamība reālajā laikā:
Uzziniet, kas tieši tiek gatavots. Cik rēķinu gaida apstiprinājumu? Kādas ir kopējās saistības? Nekādas izklājlapu izsekošanas.
AP/AR komandām
Pārtrauciet veikt datu ievadīšanu:
Nevajag vairs rakstīt no PDF failiem. Nevajag vairāk divreiz pārbaudīt skaitļus. Mākslīgais intelekts veic izvilkšanu. Izņēmumus un lēmumus pieņemat jūs.
Koncentrējieties uz problēmu risināšanu:
Tā vietā, lai apstrādātu 50 standarta rēķinus, jūs apstrādājat 5 rēķinus, kurus nepieciešams izvērtēt. Pārdevēju strīdi. Trūkstošie PO. Cenu jautājumi. Interesanti jautājumi.
Mazāk atkārtota stresa:
Simtiem rēķinu drukāšana rada reālu fizisku slodzi. Mākslīgais intelekts nesaskaras ar karpālo kanālu. Jūsu komanda paliek veselīgāka.
Viegli tikt galā ar maksimuma periodiem:
Pieplūdums mēneša beigās? Ceturkšņa beigu pieplūdums? Mākslīgais intelekts nepalēnina tempu. Nav nepieciešamas virsstundas. Nav stresa par to, kā tikt cauri kaudzei.
Ātrākas pārdevēju atbildes:
"Kur ir mans maksājums?" Jūs varat atbildēt uzreiz, jo viss ir sistēmā. Nevajag meklēt pa e-pastu vai papīru kaudzes.
Visam uzņēmumam
Mazāk soda naudu par kavētiem maksājumiem:
Ātrāka dokumentu apstrāde nozīmē savlaicīgi veiktus maksājumus. Nekādu $50 kavējuma maksu par to, ka rēķins nedēļu atradās e-pastā.
Vairāk atlaižu par agru maksājumu:
"2/10 neto 30" nozīmē reālus ietaupījumus. Mākslīgais intelekts apstrādā informāciju pietiekami ātri, lai šīs atlaides patiešām tiktu ņemtas vērā.
Labākas attiecības ar pārdevējiem:
Pastāvīga un savlaicīga apstrāde padara jūs par labāku klientu. Pārdevēji novērtē paredzamību.
Ātrāki atlīdzinājumi darbiniekiem:
Izdevumu ziņojumi tiek apstrādāti dažu dienu, nevis nedēļu laikā. Laimīgāki darbinieki, kas negaida naudu.
Bieži dokumentu apstrādes scenāriji
Rēķinu apstrāde
Rēķins tiek nosūtīts pa e-pastu. Mākslīgais intelekts:
- Sekunžu laikā izraksta visus rēķina datus
- Pārdevēju salīdzina ar pamatsarakstu.
- Atbilst PO, ja tāda ir
- apstiprina summas un aprēķinus
- Apstiprināšanas maršruti atkarībā no summas un nodaļas
- Izveido AP ierakstu jūsu sistēmā
- paziņo apstiprinātājam, izmantojot viņa izvēlēto metodi.
Kopējais laiks: Nepārsniedz vienu minūti. Cilvēku iesaistīšana: Tikai apstiprināšanas lēmums.
Izdevumu pārskatu apstrāde
Darbinieks iesniedz izdevumu pārskatu ar 12 kvītīm. AI:
- nolasa visas kvītis, tostarp saburzītā papīra fotoattēlus.
- Izraksta tirgotāju, datumu un summu no katra
- pārbauda atbilstību uzņēmuma politikai (summas limiti, atļautās kategorijas).
- Atzīmē visus ārpus politikas esošos vienumus.
- Automātiski aizpilda izdevumu pārskatu
- Maršruti vadītājam apstiprināšanai
- Atmaksājumu maksājumu rindas
Darbinieks neko neieraksta. Vadītājs redz tīru kopsavilkumu ar visām pievienotajām kvītīm. Atmaksāšana notiek ātrāk.
Paziņojuma saskaņošana
Tiek saņemts ikmēneša bankas izraksts. Mākslīgais intelekts:
- Katra darījuma izraksts no izraksta
- Atbilst jūsu sistēmā esošajiem darījumiem.
- Identificē nesaskaņotus vienumus abās pusēs
- Atzīmē neparastus darījumus (lielas summas, nepazīstami maksājumu saņēmēji).
- Izveido saskaņošanas pārskatu, kurā norādīts, kas atbilst un kas neatbilst.
- Iesniedz izņēmumus pārskatīšanai, ko veic cilvēks
Tas, kas agrāk prasīja vairākas stundas, tagad aizņem tikai dažas minūtes. Jūsu komanda koncentrējas tikai uz vienībām, kas nesakrīt automātiski.
Ko mākslīgais intelekts nevar izdarīt
Būsim godīgi par ierobežojumiem:
Tā nevar tikt galā ar patiesi unikālām situācijām:
Standarta rēķini? Lieliski. Bet vienreizējs licencēšanas līgums ar neparastiem maksāšanas noteikumiem? Joprojām nepieciešama cilvēka veikta pārbaude.
Tā nevar pieņemt lēmumus:
Vai mums jāapmaksā šis apstrīdētais rēķins? Vai ir vērts uzturēt attiecības ar šo piegādātāju? Tie ir biznesa, nevis apstrādes lēmumi.
Tā nevar nolasīt pilnībā iznīcinātus dokumentus:
Ja cilvēks nespēj atpazīt skaitļus, mākslīgais intelekts arī to nespēj. Ļoti bojātiem dokumentiem joprojām ir nepieciešama cilvēka iejaukšanās.
Tā nespēj apstrādāt mutiskus nolīgumus:
"Es viņiem teicu, ka samaksāsim līdz piektdienai" ir svarīgi tikai tad, ja tas ir dokumentēts. Mākslīgais intelekts strādā ar to, kas ir rakstīts, nevis ar to, kas tika pateikts.
Ir vajadzīgi skaidri dati, lai tos iegūtu:
Ja dokumentā trūkst kritiski svarīgas informācijas, mākslīgais intelekts to atzīmēs, bet nevarēs izgudrot datus. Kādam joprojām ir jāatrod trūkstošais rēķina numurs.
Mākslīgais intelekts lieliski tiek galā ar rutīnas apstrādi. Visam pārējam joprojām ir nepieciešamas jūsu komandas zināšanas.
Darba sākšana
Dokumentu apstrādes mākslīgais intelekts vislabāk darbojas, kad sākat mērķtiecīgi:
Vispirms izvēlieties vienu dokumenta veidu:
Nemēģiniet automatizēt visu uzreiz. Sāciet ar vislielākā apjoma dokumentu veidu. Parasti rēķini vai izdevumu kvītis.
Sāciet ar tīrākajiem datiem:
Visvieglāk ir izmantot galvenos piegādātājus ar konsekventu formatējumu. Vispirms tur gūstiet uzvaras, pēc tam paplašiniet savu darbību ar mainīgākiem dokumentiem.
Sākotnēji informējiet cilvēkus:
Ļaujiet mākslīgajam intelektam veikt procesu, bet vispirms palūdziet savai komandai visu pārskatīt. Veidojiet uzticību sistēmai. Pielāgojiet apstiprināšanas noteikumus.
Izmēriet ietaupīto laiku:
Noskaidrojiet, cik ilgs apstrādes laiks bija nepieciešams pirms un pēc apstrādes. Novērtējiet kļūdu īpatsvaru. Dokumentējiet uzlabojumu. Tas pierāda vērtību.
Pakāpeniski paplašināt:
Kad viens dokumenta veids darbojas labi, pievienojiet citu. Laika gaitā izveidojiet automatizētas apstrādes iespējas.
Tas nav "viss vai nekas". Jūs varat sākt ar maziem apmēriem, pierādīt vērtību un pēc tam paplašināt.
Vai esat gatavs pārtraukt manuālu dokumentu apstrādi?
Katrai finanšu nodaļai ir atšķirīgi dokumentu apjomi, formāti un darba plūsmas. "Cookie-cutter" risinājumi nedarbojas.
Mēs aplūkojam jūsu faktiskos dokumentus. Jūsu sistēmas. Jūsu apstiprināšanas procesus. Jūsu izņēmumu apstrādes vajadzības.
Tad mēs izveidojam mākslīgā intelekta dokumentu apstrādi, kas atbilst jūsu faktiskajam darba veidam. Ne teorija. Ne vispārējiem šabloniem. Jūsu konkrētās darba plūsmas.
Mēs sākam ar maziem darbiem. Pierādi, ka tas darbojas. Tad paplašināmies. Nav milzīgu sākotnējo ieguldījumu. Nav traucējumu notiekošajās darbībās.
