Mākslīgais intelekts cilvēkresursu administrēšanai un atbilstības nodrošināšanai: Pārtrauciet uztraukties par revīzijām
Cilvēkresursi darbojas, pamatojoties uz dokumentiem un noteikumiem. Darbinieku līgumi. Apmācību sertifikāti. Politikas apstiprinājumi. I-9 veidlapas. Priekšvēsture. Darba izpildes uzlabošanas plāni. Katram darbiniekam ir lieta. Katrai lietai ir prasības.
Vai kaut ko palaižat garām? Tas ir atbilstības pārkāpums. Neveiksmīgs audits. Iespējama tiesas prāva. Dārgs naudas sods.
Nav iespējams sekot līdzi manuāli. Izklājlapas sabojājas. Cilvēki aizmirst. Prasības mainās. Valstīs ir atšķirīgi noteikumi. Sertifikātu derīguma termiņš beidzas. Apmācības kavējas.
Personāla pārvalde tērē milzum daudz laika, lai tikai sekotu līdzi un sekotu līdzi. "Vai visi parakstīja atjaunināto rokasgrāmatu?" "Vai visas pārtikas apritē iesaistīto personu atļaujas ir aktuālas?" "Kuriem darbiniekiem ir jāiziet apmācība par uzmākšanos?"
Mākslīgais intelekts to pārvalda. Tā izseko katru dokumentu. Uzrauga katru prasību. Atzīmē katru trūkumu. Nosūta katru atgādinājumu. Sagatavo katru ziņojumu. Automātiski.
Jūsu komanda pārstāj dzīties pēc dokumentiem un spēlēt aizsardzībā. Audits kļūst vienkāršs. Atbilstība kļūst pārvaldāma. Risks samazinās.
Kāpēc cilvēkresursu administrēšana ir tik saspringta
Cilvēkresursu administrēšana ir detalizēts darbs. Ja nokavēsi kādu detaļu, būs sekas.
Katram darbiniekam ir nepieciešami noteikti dokumenti. Darba līgums. Nodokļu veidlapas. I-9 pārbaude. iepriekšējās darbības pārbaude. Politikas apstiprinājumi. Darba apraksts. Sertifikāti, ja nepieciešami. Apmācību dokumenti.
Tiem ne tikai ir jābūt - tiem ir jābūt aktuāliem. Pabeigt. Pareizi aizpildīti. Pieejami, kad tas ir nepieciešams. Uzglabājami noteiktu laiku, pamatojoties uz noteikumiem.
Mazā uzņēmumā to var paveikt viens cilvēks. Augošā uzņēmumā? Neiespējami. Pārāk daudz darbinieku. Pārāk daudz prasību. Pārāk daudz izmaiņu.
Dokumenti dzīvo dažādās vietās. Daži no tiem ir HRIS. Daži - e-pastā. Daži koplietošanas diskos. Daži - vadītāju datnēs. Audita laikā atrast vajadzīgos dokumentus ir murgs.
Atbilstības prasības pastāvīgi mainās. Jauns darba likums? Atjauniniet politiku. Jaunas sertifikācijas prasības? Izsekojiet to. Jaunas apmācības pilnvaras? Piešķiriet to. Kas nodrošina, lai tas viss notiktu? Parasti pārņemts personāla vadītājs ar izklājlapu.
Vēl ir spēkā esības termiņa beigas. Sertifikātu derīguma termiņš beidzas. Beidzas priekšvēsturei piemērojamo pārbaužu derīguma termiņš. Apmācības termiņš ir nokavēts. Ja jūs to nesaskatāt, jūs neatbilstat prasībām. Kā jūs tos noķerat? Manuāla izsekošana. Kalendāra atgādinājumi. Cerība, ka neko nepalaižat garām.
Revīzijas izraisa paniku. "Parādiet man I-9 par visiem darbiniekiem, kas pieņemti darbā pēdējo trīs gadu laikā." Vai jūs varat tos visus atrast? Vai tie ir pilnīgi? Vai tie ir pareizi aizpildīti? Ja nē, nāk soda naudas.
Problēma nav tāpēc, ka personāldaļas speciālisti slikti veic savu darbu. Tā ir problēma tāpēc, ka manuāla izsekošana nav mērogojama. Mākslīgais intelekts to atrisina.
Ko mākslīgais intelekts dod cilvēkresursu administrēšanai
Mākslīgais intelekts neaizstāj cilvēkresursu administratorus. Tas novērš pastāvīgo stresu, kas rodas, visu izsekojot manuāli. Lūk, kā.
Dokumentu organizēšana, kas patiešām darbojas
Mākslīgais intelekts automātiski sakārto katru darbinieka dokumentu.
Dokumentu saņem - ielādē darbinieks, iesniedz vadītājs, skenē personālvadības nodaļa, pārsūta pa e-pastu. Mākslīgais intelekts to uzņem. Izlasa to. Saprot, kas tas ir. Ievieto to pareizajā darbinieka ierakstā pareizajā kategorijā.
Darba līgums? Iesniegts zem līgumi. Apmācības sertifikāts? Ierakstīts sadaļā "Izstrāde", norādot pabeigšanas datumu. Politikas apstiprinājums? Ierakstīts sadaļā "Atbilstība" ar paraksta datumu.
Mākslīgais intelektiskais intelekts iegūst galvenos datus: datumus, vārdus, sertifikātu numurus, derīguma termiņus, parakstus. Šos datus var meklēt un ziņot.
Nepieciešams atrast visus darbiniekus, kuru pārtikas apritē iesaistīto personu atļaujas beidzas nākamo 30 dienu laikā? Meklēšana aizņem trīs sekundes. Nepieciešams izvilkt visus darba izpildes pārskatus no 2023. gada? Paveikts uzreiz. Nepieciešams parādīt I-9 dokumentus par konkrētu darbā pieņemšanas periodu? Gatavs uzreiz.
Nevajag vairs rakņāties mapēs. Nekādu "Es zinu, ka mums kaut kur ir šis dokuments." Viss ir sakārtots, meklējams un uzreiz pieejams.
Tas arī novērš problēmas. Mākslīgais intelekts pamana: "trūkst 2. iedaļas paraksta." "Šim līgumam nav sākuma datuma." "Šī apliecinājuma augšupielāde ir nesalasāma." Uzreiz atzīmē to, lai personālvadības dienests varētu to novērst, kamēr vēl ir laiks.
Atbilstības prasību izsekošana
Dažādām lomām ir dažādas prasības. Dažādās vietās ir atšķirīgi noteikumi. Manuāla uzskaite ir pilna laika darbs.
Mākslīgais intelekts to visu izseko automātiski.
Jūs reiz konfigurējat noteikumus: "Visiem Kalifornijas darbiniekiem reizi divos gados ir jāapmāca par seksuālās uzmākšanās novēršanu." "Visiem autovadītājiem katru gadu jāpārbauda derīgas apliecības." "Visiem vadītājiem 90 dienu laikā pēc paaugstināšanas amatā nepieciešama dokumentēta darba izpildes vadības apmācība."
Mākslīgais intelekts uzrauga katra darbinieka atbilstību visām prasībām.
Tā zina: "Šī darbinieka pārtikas apritē iesaistītā darbinieka atļaujas derīguma termiņš beidzas pēc 45 dienām." "Šis vadītājs nav pabeidzis nepieciešamo apmācību 90 dienu laikā." "Šī darbuzņēmēja biogrāfijas pārbaude ir vecāka, nekā to pieļauj noteikumi."
Tas brīdina, pirms viss ir nokavēts. Ne termiņā, kad ir par vēlu. 60 dienas iepriekš. 30 dienas pirms. 14 dienas pirms. Atgādinājumu eskalācija līdz brīdim, kad lieta tiek atrisināta.
Tajā tiek izsekots, kas ir pabeigts: "23 darbinieki aizpildīja atjaunināto rokasgrāmatas apstiprinājumu. 7 vēl nav pieņemti." Varat precīzi redzēt, kas vēl ir jāizpilda.
Veicot revīziju, jūs varat uzreiz pierādīt atbilstību. "Parādiet, ka visi darbinieki ir pabeiguši nepieciešamo apmācību." Paveikts. Izvelciet pārskatu. Šeit tas ir, ar pabeigšanas datumiem un sertifikātiem.
Regulatīvo izmaiņu uzraudzība
Darba tiesības pastāvīgi mainās. Jaunas prasības. Atjaunināti noteikumi. Atšķirīgi noteikumi dažādās jurisdikcijās.
Kā jūs turaties līdzi? Parasti jūs to nedarāt, kamēr kaut kas netiek atklāts revīzijā vai kamēr jurists to neatzīmē.
Mākslīgais intelekts uzrauga regulējuma izmaiņas, kas attiecas uz jūsu uzņēmumu.
Tā seko līdzi darba tiesību atjauninājumiem jūsu atrašanās vietās. Tā identificē izmaiņas, kas ietekmē jūsu politiku vai praksi. Tā jūs brīdina: "Jaunais Kalifornijas likums nosaka, ka no 1. janvāra darba sludinājumos ir jāatklāj atalgojuma diapazons."
Tā nesniedz juridiskas konsultācijas - tam joprojām ir nepieciešams juridiskais konsultants. Taču tā sniedz jums izpratni, lai jūs varētu rīkoties proaktīvi, nevis tikt pārsteigts.
Tas ir īpaši vērtīgi vairāku valstu vai starptautiskiem uzņēmumiem. Katrā vietā ir atšķirīgi noteikumi. Mēģināt tos visus izsekot manuāli? Neiespējami. Mākslīgais intelekts to dara automātiski.
HR pārskatu ģenerēšana
Cilvēkresursu jomā ziņojumi ir pastāvīgi. Pārskati par darbinieku skaitu. Apgrozījuma analīze. Daudzveidības rādītāji. Atbilstības statuss. Apmācību pabeigšana. Laiks līdz pieņemšanai darbā. izmaksas uz vienu darbinieku. Pabalstu reģistrācija.
Katram pārskatam ir nepieciešams iegūt datus no sistēmām. Tīrīšana. Aprēķināt rādītājus. formatēšana. Tas aizņem vairākas stundas. Kad pabeidzat, dati jau ir novecojuši.
AI automātiski ģenerē pārskatus.
Vienreiz definējiet, kas jums ir nepieciešams. Mākslīgais intelekts iegūst datus. Aprēķina rādītājus. ģenerē pārskatu. Saskaņā ar grafiku - reizi nedēļā, mēnesī, ceturksnī, neatkarīgi no tā, kas jums nepieciešams.
Pārskats par darbinieku skaitu katru pirmdienas rītu? Veikts automātiski. Maiņas analīze katra mēneša beigās? Tiek ģenerēta, nevienam tai nepieskarasot. Atbilstības informācijas paneļa atjaunināšana katru dienu? Vienmēr aktuāls.
Pārskati ir precīzi, jo dati netiek ievadīti manuāli. Tie ir savlaicīgi, jo ir automatizēti. Personāla pārvaldei katru reizi nav jāpavada vairākas stundas, lai tos izveidotu.
Kad vadītāji vai valdes locekļi vēlas saņemt cilvēkresursu rādītājus, jums tie ir gatavi. Nevis "ļaujiet man to apkopot un sniegt jums pēc nedēļas". Vienkārši "šeit tas ir."
Dokumentācijas audits un nepilnību atklāšana
Vai visas darbinieku lietas ir pilnīgas? Vai ir saņemti nepieciešamie paraksti? Vai dokumenti tiek pareizi saglabāti?
Manuāli to pārbaudīt ir apgrūtinoši. Būtu jāpārbauda katra darbinieka lieta. Pārbaudīt katru prasību. Atzīmēt katru trūkumu. Lielākā daļa uzņēmumu to nedara, līdz tiek paziņots par revīziju. Tad sākas panikas režīms.
AI nepārtraukti veic dokumentācijas revīziju.
Tā pārbauda katra darbinieka datnes atbilstību prasībām. Tā atzīmē trūkumus: "15 darbiniekiem trūkst parakstītu piedāvājuma vēstuļu." "8 darbiniekiem tuvāko 30 dienu laikā beidzas apmācību sertifikātu derīguma termiņš." "3 lietās trūkst I-9 2. iedaļas."
Tā nosaka problēmu prioritāti pēc riska. Trūkst I-9? Augsts risks, nekavējoties atzīmējiet. Nav skenēts vecs darba izpildes pārskats? Zems risks, pievienojiet tīrīšanas sarakstam.
Tā vietā, lai pirms audita būtu panikā, jums ir nepārtraukta redzamība. Jūs varat redzēt: "Darbinieka dokumentācija ir 94% pabeigta. Šeit ir 6% trūkumi." Un jūs varat tos sistemātiski novērst.
Kad notiek faktiska revīzija, jūs esat gatavs. Faili ir pabeigti. Dokumentācija ir aktuāla. Viss ir atrodams. Audits no stresa kļūst par rutīnu.
Ko tas nozīmē jums
Personāla direktoriem un personāla vadītājiem
- Uzskaite, ka ieraksti ir gatavi revīzijai. Jebkurā laikā. Bez panikas. Faili ir pilnīgi un sakārtoti. Dokumentācija ir atrodama uzreiz.
- Mazāks atbilstības risks. Nepārtraukta uzraudzība novērš nepilnības, pirms tās kļūst par pārkāpumiem. Nekas neizkļūst cauri plaisām.
- Skaidra cilvēkresursu rādītāju pārskatāmība. Automātiski ģenerēti pārskati. Vienmēr aktuāli. Nav manuālas datu ievākšanas.
- Samazinātas administratīvās pieskaitāmās izmaksas. Mazāk laika dokumentu arhivēšanai un izsekošanai. Vairāk laika stratēģiskajam personāla atlases darbam.
- Labāk gulēt. Nopietni. Ja zināt, ka tiek uzraudzīta atbilstība un dokumenti ir sakārtoti, stresa līmenis ievērojami samazinās.
- mērogojamība. Uzņēmums divkāršojas? Mākslīgais intelekts to paveic. Tāda pati dokumentācijas kvalitāte un atbilstības izsekošana.
Personāla vadītājiem un administratoriem
- Pārtrauciet medīt dokumentus. Viss ir sakārtots un meklējams. Atrodiet nepieciešamo dažu sekunžu laikā.
- Uzticieties, ka atbilstība tiek izsekota. Sistēma visu uzrauga. Jūs saņemat brīdinājumus par to, kam jāpievērš uzmanība, nevis pastāvīgi jāuztraucas.
- Mazāk laika manuālai datu ievadīšanai. Automātiski apstrādāti dokumenti. Automātiska datu ieguve. Ievērojami samazināts kļūdu skaits.
- Koncentrējieties uz cilvēkiem, nevis dokumentiem. Administratīvais slogs samazinās. Jūs varat veikt reālu darbu ar cilvēkresursiem, nevis bezgalīgu dokumentu vākšanu.
- Nekādas panikas pirms revīzijas. Faili vienmēr ir gatavi. Dokumentācija vienmēr ir aktuāla. Revīzija kļūst par rutīnu.
Uzņēmumam
- Samazināts juridiskais risks. Atbilstība ir pienācīgi izsekota. Dokumentācija ir pilnīga. Mazāka pārkāpumu un naudas sodu iespējamība.
- Pareiza dokumentācija strīdos. Ja rodas darbinieku strīds vai juridiska problēma, jums ir dokumentācija. Pilnīga un sakārtota.
- Pierādījumi par labu praksi. Tiesvedībā vai revīzijā varat pierādīt, ka esat rīkojies pareizi. Skaidri ieraksti. Pareizi procesi.
- Labākus cilvēkresursu datus lēmumu pieņemšanai. Precīzi rādītāji par darbinieku skaitu, mainību, daudzveidību un apmācību. Pieņemiet lēmumus, pamatojoties uz datiem, nevis minējumiem.
- Efektīva cilvēkresursu resursu izmantošana. Mazāk laika administrēšanai nozīmē vairāk laika programmām, kas patiešām attīsta talantus un uzlabo kultūru.
Ko mākslīgais intelekts nedarīs
Skaidri paskaidrosim, ar ko mākslīgais intelekts netiek galā.
AI nesniedz juridiskas konsultācijas. Tas var izsekot prasībām un norādīt uz nepilnībām, bet nevar pateikt, kā interpretēt sarežģītus noteikumus. Lai to izdarītu, jums joprojām ir nepieciešams juridiskais konsultants.
Mākslīgais intelekts nespriež par cilvēkresursu politiku. Vai jums vajadzētu pagarināt darba līgumu ar kādu cilvēku? Tas ir biznesa lēmums, nevis AI lēmums. Mākslīgais intelekts tikai pārliecinās, ka dokumentācija tiek pareizi apstrādāta, kad esat pieņēmis lēmumu.
Mākslīgais intelekts nevar labot sliktus procesus. Ja jūsu cilvēkresursu dokumentācijas process ir fundamentāli bojāts - dokumenti ir izkaisīti visur, nav konsekventas procedūras, nav skaidru prasību - AI to brīnumainā kārtā nenovērsīs. Vispirms ir jāizveido pareizi procesi. Tad mākslīgais intelekts šos procesus padarīs mērogojamus un uzticamus.
Un mākslīgajam intelektam joprojām ir nepieciešama cilvēka uzraudzība. Tas var atzīmēt, ka dokuments ir pazudis, taču kādam ir jāveic turpmāka rīcība un tas ir jāiegūst. Tas var brīdināt, ka apmācība ir nokavēta, bet kādam ir jānodrošina, lai darbinieks to pabeigtu.
AI veic izsekošanu un organizēšanu. Cilvēki veic novērtēšanu un kontroli.
Ietekme reālajā dzīvē
Kā tas izskatās praksē?
Augošs uzņēmums ievieš mākslīgo intelektuālo intelektu cilvēkresursu administrēšanā. Pirms: Cilvēkresursu nodaļa tērēja 15-20 stundas nedēļā dokumentu organizēšanai, atbilstības uzraudzībai un atskaišu sagatavošanai. Pēc: 3-5 stundas. Tas ir 10-15 ietaupītas stundas nedēļā. Būtībā puse pilnas slodzes.
Negaidītas DOL revīzijas laikā viņi ir gatavi. Pilnīgi I-9 dokumenti tiek sagatavoti dažu minūšu laikā. Apmācību uzskaites dokumenti tiek sagatavoti nekavējoties. Auditors komentē, cik sakārtoti ir viņu dokumenti. Nekādi pārkāpumi nav konstatēti. Nav sodanaudas.
Atbilstības trūkumi samazinās no "desmitiem, par kuriem mēs, iespējams, nezinām" līdz "trīs neizpildīti jautājumi, kurus sistēma ir atzīmējusi un kuri jau tiek novērsti".
HR ziņojumi, kuru sagatavošana agrāk prasīja veselu dienu? Tiek ģenerētas automātiski. Vadītāji saņem savu ikmēneša personāla vadības paneli, netērējot laiku tā izveidei.
Jauno darbinieku dokumentācijas aizpildīšana uzlabojas no 85% (pārāk daudz lietu, kas izkrīt cauri) līdz 98% (sistēma seko un atgādina, līdz tas ir izdarīts).
Tas nav hipotētiski. Tas ir tas, kas notiek, ja mākslīgais intelekts pareizi pārvalda cilvēkresursus.
Darba sākšana
Nav nepieciešams automatizēt visu uzreiz. Sāciet ar lielāko sāpju punktu.
Lielākajai daļai uzņēmumu tā ir dokumentu organizācija. Vispirms sakārtojiet dokumentus un nodrošiniet meklēšanas iespēju. Tas vien nodrošina milzīgu vērtību.
Vai varbūt tā ir atbilstības izsekošana. Izvēlieties vienu svarīgu prasību - sertifikāciju, apmācību, I-9s - un palūdziet AI to izsekot. Pierādiet vērtību. Tad paplašiniet.
Vai varbūt tā ir ziņošana. Vispirms automatizējiet laikietilpīgāko pārskatu. Parādiet, ka tas darbojas. Tad pievienojiet vēl citus.
Izvēlieties vienu gabalu. Īsteno to. Izmēriet ietaupīto laiku un samazināto risku. Tad sistemātiski paplašiniet.
Katra uzņēmuma cilvēkresursu administrācija ir atšķirīga. Jūsu dokumentiem ir noteikti formāti. Jūsu atbilstības prasības ir specifiskas jūsu nozarei un atrašanās vietai. Jūsu ziņošanas vajadzības ir unikālas jūsu uzņēmumam.
Tāpēc cilvēkresursu administrēšanas AI nav universāls risinājums. Tas ir jākonfigurē atbilstoši jūsu faktiskajām prasībām. Jūsu faktiskajām darba plūsmām. Jūsu faktiskajiem dokumentiem un sistēmām.
Apakšējā līnija
Cilvēkresursu administrēšana nav aizraujoša. Taču tā ir ļoti svarīga. Slikta administrēšana noved pie atbilstības pārkāpumiem, juridiskiem riskiem, neveiksmīgām revīzijām un laika izšķērdēšanas.
Mākslīgais intelekts nenovērš cilvēkresursu administrēšanu. Tas padara to pārvaldāmu. Dokumenti tiek organizēti automātiski. Nepārtraukti tiek sekots līdzi atbilstībai. trūkumi tiek atzīmēti, pirms tie kļūst par problēmām. Ziņojumi tiek ģenerēti bez manuālas piepūles.
Rezultāts: mazāks risks, mazāk stresa, vairāk laika stratēģiskam darbam un pārliecība, ka viss tiek veikts pareizi.
Tas nav hype. Tas ir tas, ko mākslīgais intelekts dara cilvēkresursu administrēšanā, ja tas ir pareizi īstenots.
Vai esat gatavs pārtraukt uztraukties par personāla atbilstības nodrošināšanu?
Mēs nepārdodam vispārīgas dokumentu pārvaldības sistēmas. Mēs ņemam vērā jūsu konkrētās atbilstības prasības. Jūsu dokumentu veidiem. Jūsu pārskatu sniegšanas vajadzības. Jūsu riska jomas.
Pēc tam mēs izveidojam mākslīgo intelektu, kas atbilst jūsu aktuālajām cilvēkresursu administrēšanas problēmām. Nevis vispārīgu sistēmu, bet gan sistēmu, kas konfigurēta atbilstoši tam, kā patiesībā darbojas jūsu uzņēmums.
Nekāda ažiotāža. Nekāda pārspīlēta pārdošana. Tikai praktisks mākslīgais intelekts, kas cilvēkresursu administrēšanu padara mazāk saspringtu un uzticamāku.
