AI iepirkuma pieprasījumiem un pasūtījumiem: Iepirkšanas procesa paātrināšana
Iepirkumu pieprasījumiem un pasūtījumiem jābūt vienkāršiem. Kādam kaut kas ir vajadzīgs. Viņi to pieprasa. Tas tiek apstiprināts. Pasūtījums tiek izdots. Paveikts.
Taču tas nav vienkārši. Pieprasījumi atrodas iesūtnēs un gaida apstiprinājumu. Pircēji manuāli apstrādā ikdienas pasūtījumus. Cilvēki nezina, kuru piegādātāju izmantot. Pasūtījumi nonāk pie piegādātājiem, ar kuriem nav noslēgti līgumi, jo apstiprināšanas process ir pārāk lēns.
Rezultāts? Iepirkumu komandas ir iegrimušas darījumu darbā. Neprātīgi tēriņi, jo cilvēki apiet sistēmu. Līgumu noplūde, jo pasūtījumi neatbilst sarunu noteikumiem.
Mākslīgais intelekts to novērš. Tā automātiski apstrādā standarta pieprasījumus. Inteliģenti novirza apstiprinājumus. Nodrošina, ka pasūtījumi atbilst līguma noteikumiem. Padara procesu tik ātru, ka cilvēki to patiešām izmanto.
Kāpēc pirkuma-apmaksas procesi ir lēni
Lielākajā daļā uzņēmumu pieprasīšanas līdz pasūtījumam procesi ir bojāti. Ne tāpēc, ka iepirkumu komandas slikti veic savu darbu. Tāpēc, ka šis process prasa pārāk daudz manuāla darba.
Kāds iesniedz pieprasījumu. Pircējam tas jāpārbauda. Pārbauda, vai tas atbilst politikai. Noteikt, kam tas jāapstiprina. Novirziet to pareizajam apstiprinātājam. Gaidiet apstiprinājumu. Pēc tam manuāli izveido pirkuma pasūtījumu. Izvēlieties piegādātāju. Vēlreiz ievadiet visu informāciju.
Standarta, ikdienas pasūtījumiem. Katru reizi.
Pircēji stundām ilgi apstrādā pieprasījumus, kas atbilst vieniem un tiem pašiem paraugiem. Biroja piederumi. Standarta sastāvdaļas. Atkārtoti pakalpojumi. Pasūtījumi, kuriem nav nepieciešamas cilvēku zināšanas, bet kuri tik un tā tiek saņemti, jo process prasa manuālu apstrādi.
Ja process ir lēns, cilvēki to apiet. Viņi pērk tieši no piegādātājiem. Izmanto personīgās kredītkartes. Izlaiž apstiprinājumus. Maverick tēriņi nav ļaunprātīgi - tie ir cilvēku centieni paveikt savu darbu.
Un iepirkums zaudē kontroli. Piegādātāji, ar kuriem noslēgti līgumi, nesaņem solīto apjomu. Sarunu noteikumi netiek izmantoti. Zūd izdevumu pārredzamība.
Ko AI dara iepirkumu pieprasīšanas un pasūtīšanas jomā
Mākslīgais intelekts ne tikai paātrina pieprasīšanas procesu. Tas padara to inteliģentu. Lūk, kā.
Automātiski apstrādā pieprasījumus
AI saņem pieprasījumu. Tas analizē pieprasīto informāciju.
Vai šis ir standarta elements? Mākslīgais intelekts to atpazīst no iepriekšējiem pasūtījumiem. Tā pārbauda pieprasījumu, salīdzinot ar politiku. Pārbauda budžeta pieejamību. Apstiprina, ka pieprasītā informācija ir pilnīga.
Ja viss ir pārbaudīts, mākslīgais intelekts to automātiski novirza apstiprināšanai. Parastiem pieprasījumiem nav nepieciešama pircēja iejaukšanās.
Ja kaut kas nav kārtībā, mākslīgais intelekts atzīmē konkrētas problēmas:
- Trūkst izmaksu centra vai GL koda
- Budžeta sliekšņa pārsniegšana, kam nepieciešams īpašs apstiprinājums
- Prece neatbilst apstiprinātajām kategorijām
- Nepieciešamie dokumenti nav pievienoti
- Neskaidras specifikācijas, kas jāprecizē
Pieprasījuma iesniedzējs nekavējoties saņem skaidru atgriezenisko saiti. nevis vispārīgu noraidījumu. Konkrētas problēmas, kas jānovērš.
Standarta pieprasījumi sistēmā tiek apstrādāti dažu minūšu laikā. Sarežģīti pieprasījumi tiek novirzīti pircējiem ar kontekstu par to, kas jāpārbauda.
Inteliģenti veic apstiprināšanas maršrutus
Apstiprināšanas darba plūsmas ir sarežģītas. Dažādi apstiprinātāji dažādām summām. Dažādām kategorijām ir dažādi ceļi. Dažādi noteikumi dažādiem departamentiem.
Cilvēki tiek sajaukti. Pieprasījumi nonāk pie nepareizā apstiprinātāja. Atgriežas atpakaļ. Aizkavējas, kamēr cilvēki noskaidro, kam patiesībā būtu jāapstiprina.
Mākslīgais intelekts zina apstiprināšanas noteikumus:
- Maršrutēšana, pamatojoties uz summu: Saskaņā ar $1 000 tiek piešķirti vienam apstiprinātājam. Virs $10,000 nepieciešams papildu apstiprinājums.
- Maršrutēšana pēc kategorijas: IT iepirkumiem ir nepieciešams IT apstiprinājums. Kapitālajam aprīkojumam nepieciešama finanšu pārskatīšana.
- Departamenta noteikumi: Dažādiem departamentiem ir dažādi deleģēšanas līmeņi un apstiprināšanas ķēdes.
- Politikas izņēmumi: Nekataloga preces. Piegādātāji, ar kuriem nav noslēgti līgumi. Īpašas apstiprināšanas prasības.
- Aizstāšanas loģika: Galvenais apstiprinātājs nav pieejams? Automātiski pāradresējiet uz izraudzīto aizstājēju.
Katrs pieprasījums jau pirmajā reizē nonāk pie pareizā apstiprinātāja. Nekādas neskaidrības. Nav aizkavēšanās, kamēr cilvēki pārbauda, kam kas jāapstiprina.
Un apstiprinātāji? Viņi saņem kontekstu ar katru pieprasījumu. Kas tiek pasūtīts. Kāpēc. Budžeta statusu. Līguma atbilstība. Vai tas ir parasts vai rūpīgi jāpārbauda. Ja nepieciešams, viņi var ātri apstiprināt.
Iesaka vēlamos piegādātājus
Kāds pieprasa biroja piederumus. Kuru piegādātāju jums vajadzētu izmantot?
Jūsu uzņēmums ir noslēdzis līgumus ar trim biroja piederumu piegādātājiem. Katram no tiem ir atšķirīgas cenas dažādām precēm. Atšķirīgi piegādes laiki. Atšķirīgi minimālie pasūtījumi.
Pircēji to zina. Viņi ir vienojušies par līgumiem. Bet pieprasījuma iesniedzēji to nezina. Un pircēji nevēlas manuāli meklēt, kurš piegādātājs ir labākais katram pasūtījumam.
Mākslīgais intelekts automātiski iesaka piegādātājus:
- Labākā cena: Salīdzina pieprasīto preču līgumcenas, kas noteiktas dažādiem piegādātājiem.
- Piegādes ātrums: Steidzamības un piegādātāju izpildes laika faktori.
- Konsolidācijas iespēja: Ja ir citi atvērti pasūtījumi, ieteicams tos apvienot, lai izpildītu minimālās pasūtījuma prasības.
- Līguma atbilstība: nosaka prioritātes piegādātājiem, kuriem ir jāpilda apjoma saistības.
- Iepriekšējā darbība: Ņem vērā piegādes uzticamību un kvalitātes vēsturi.
Pirkuma pasūtījumu nosūta piegādātājam, kas piedāvā vislabāko cenu. Ne pēc nejaušības principa. Ne pie tā, kuru pieprasījuma iesniedzējs ir pazinis. Pie tā piegādātāja, ar kuru noslēgts līgums un kuram ir vislabākie nosacījumi konkrētajam pasūtījumam.
Līgumu ievērošana palielinās. Jūsu sarunās panāktie noteikumi patiešām tiek izmantoti. Piegādātāji izpilda apjoma saistības, jo pasūtījumi nonāk tur, kur tiem jānonāk.
Apstiprina pasūtījumus pret līgumiem
Ne velti esat risinājuši sarunas par līgumiem. Labāka cenu noteikšana. Saskaņoti noteikumi. Apjoma atlaides. Bet, ja pasūtījumi neatbilst līguma noteikumiem, jūs zaudējat priekšrocības.
Mākslīgais intelektiskais intelekts pārbauda katru pasūtījumu atbilstoši līguma noteikumiem:
- Cenas apstiprināšana: Vai šī ir līgumā noteiktā cena? Ja nē, atzīmējiet to un paskaidrojiet novirzi.
- Termiņa atbilstība: Vai mēs veicam pasūtījumus, ievērojot saskaņotos minimālos/maksimālos daudzumus?
- Atlaides pārbaude: Vai tiek piemērotas līgumā noteiktās atlaides? Vai apjoma pārtraukumi aprēķināti pareizi?
- Produktu saskaņošana: Vai šī ir līgumā paredzētā prece vai līdzīgs aizstājējs par citu cenu?
- Maksājuma noteikumi: Vai mēs izmantojam sarunu procedūras vai citus noteikumus?
Ja pasūtījums neatbilst līgumam, AI to atzīmē, pirms PO tiek nosūtīts.
Varbūt cena ir augstāka, nekā paredzēts līgumā. Varbūt piegādātājs "nejauši" ir atcēlis atlaidi. Varbūt kāds ir pasūtījis preci, par kuru nav noslēgts līgums, lai gan pastāv alternatīva, par kuru ir noslēgts līgums.
Jūs to noķerat, pirms par to maksājat. Ne rēķinu saskaņošanas laikā, kad ir jau par vēlu.
Runa nav par neuzticēšanos piegādātājiem. Runa ir par to, lai nodrošinātu, ka noteikumi, par kuriem esat vienojies, patiešām tiek piemēroti katram pasūtījumam.
Proaktīvi seko pasūtījuma statusam
Pasūtījumi tiek izsūtīti. Tad sākas jautājumi. "Kur ir mans pasūtījums?" "Kad tas pienāks?" "Vai piegādātājs to apstiprināja?"
Pircēji pastāvīgi uzdod šos jautājumus. Viņi pārbauda sistēmas. Zvana piegādātājiem. Sūta e-pastus. Stāvokļa atjaunināšana ir pilna laika darbs.
Mākslīgais intelekts automātiski uzrauga pasūtījuma statusu:
- Piegādātāja apstiprinājums: Vai piegādātājs apstiprināja pasūtījumu? Vai ir apstiprinājis piegādes datumu? Atzīmēja jebkādas neatbilstības?
- ražošanas/nosūtīšanas izsekošana: Vai pasūtījums tiek izpildīts saskaņā ar grafiku? Vai tas ir nosūtīts? Kur tas atrodas ceļā?
- Piegādes uzraudzība: Paredzamais piegādes datums tuvojas. Vai tas ir ieradies? Vai tā tika saņemta inventāra krājumā?
- Izņēmuma brīdinājumi: Kavēšanās. Atpakaļējie pasūtījumi. Kvalitātes problēmas, kas tiek atzīmētas saņemšanas laikā. Daudzuma neatbilstības.
- Proaktīva saziņa: Automātiski atjaunina pieprasītāju. Tikai tad, kad ir nepieciešama iejaukšanās, pieprasītāji tiek pārsūtīti uz pircējiem.
Pieprasītāji saņem statusa atjauninājumus bez pieprasījuma. Pircēji koncentrējas uz izņēmumiem, nevis kārtējām statusa pārbaudēm.
Pasūtījums kavējas? Mākslīgais intelekts brīdina pieprasījuma iesniedzēju un pircēju, pirms kādam ir jālūdz. Tas sniedz kontekstu - kāpēc pasūtījums kavējas, kāds ir jaunais paredzamais datums, vai pastāv alternatīvas.
Proaktīvi tiek risinātas problēmas. Tās netiek atklātas, kad kāds jautā: "Ei, kur ir tas pasūtījums, ko es iesniedzu pirms trim nedēļām?"
Ko tas nozīmē jums
CPO un iepirkumu vadītājiem
Jūs varat kontrolēt un pārredzēt visu pirkuma līdz pasūtījumam procesu.
- Augstāka līguma atbilstība: Pasūtījumu plūsma pie piegādātājiem, ar kuriem noslēgti līgumi. Tiek izmantoti sarunu ceļā panāktie noteikumi. Apjoma saistības tiek izpildītas.
- Mazāk savtīgu tēriņu: Ja apstiprināšanas process ir ātrs, cilvēki to izmanto, nevis apiet.
- Ātrāki iepirkuma cikli: Standarta pasūtījumi tiek apstrādāti dažu minūšu, nevis dienu laikā. Ātrāka biznesa vajadzību apmierināšana.
- Labāka resursu sadale: Pircēji strādā ar sarežģītiem iepirkumiem un sarunām, nevis ar ikdienas pasūtījumu apstrādi.
- Izdevumu redzamība: Visi pasūtījumi tiek apstrādāti sistēmā. Pilnīga pārskatāmība par to, kas un no kā tiek pirkts.
Iepirkumu vadītājiem un pircējiem
Jūs pārstājat būt pieprasījumu apstrādes centrs un kļūstat par stratēģisku funkciju.
- Pārtrauciet kārtējo pasūtījumu apstrādi: Standarta rekvizīti plūst automātiski. Jūs apstrādājat tikai to, kam nepieciešama ekspertīze.
- Koncentrējieties uz sarežģītiem pirkumiem: Sarunu laiks. Attiecību ar piegādātājiem pārvaldība. Stratēģiskie iepirkumi.
- Labāka līgumu izmantošana: Pasūtījumi automātiski tiek nosūtīti pareizajiem piegādātājiem ar pareizajiem nosacījumiem.
- Mazāk statusa pārbaužu: Automatizēta izsekošana apstrādā ikdienas jautājumus. Jūs koncentrējaties uz izņēmumiem.
- Skaidra darba slodze: Uzziniet, kam jāpievērš uzmanība. Tas, kas ir ikdienišķa lieta, tiek apstrādāts automātiski.
Pieprasītājiem un biznesa lietotājiem
Jūs saņemat vajadzīgo ātrāk un ar mazāk grūtībām.
- Ātrāki pasūtījumi: Standarta pieprasījumi apstiprināti un pasūtīti dažu minūšu laikā. Nevajag vairs gaidīt vairākas dienas, lai pasūtītu ikdienas preces.
- Skaidrs statuss: Uzziniet, kur atrodas jūsu pasūtījums, nemaz nejautājot. Proaktīvi atjauninājumi par piegādi.
- Vienkāršs process: Skaidri norādījumi par to, kas ir nepieciešams. Tūlītēja atgriezeniskā saite, ja kaut kas nav kārtībā.
- Labāks serviss: Ieteicamie piegādātāji tiek ieteikti automātiski. Labākie piegādes laiki un noteikumi.
- Nekādu apiešanas iespēju vairs nav: Apstiprināšanas process ir pietiekami ātrs, lai to nevajadzētu apiet.
Ko mākslīgais intelekts nedarīs
Skaidri paskaidrosim, kas tas nav.
AI neapstiprina pirkumus. Cilvēki apstiprina. Mākslīgais intelekts tikai novirza pieprasījumus pareizajam apstiprinātājam ar pareizo informāciju.
Mākslīgais intelekts neaizstāj pircēja vērtējumu sarežģītu pirkumu veikšanā. Jauni piegādātāji. Nestandarta preces. Kapitālais aprīkojums. Stratēģiskie iepirkumi. Tiem nepieciešama cilvēka pieredze.
Mākslīgais intelekts nenovērš visu manuālo darbu. Daži pieprasījumi ir sarežģīti. Dažiem pasūtījumiem nepieciešama īpaša apstrāde. Dažās situācijās nepieciešams cilvēka vērtējums par risku, kvalitāti vai piegādātāju izvēli.
Mākslīgais intelekts veic rutīnas darbību. Standarta rīkojumus, kas seko modeļiem. 80% pasūtījumu, kuriem nav nepieciešamas cilvēka zināšanas, bet vēsturiski tās tik un tā tika iegūtas, jo process prasīja manuālu apstrādi.
Pircēji joprojām pieņem lēmumus. Viņi tikai pieņem lēmumus par lietām, kurām patiešām ir nepieciešamas viņu zināšanas.
Reāli rezultāti no pieprasīšanas un pasūtīšanas AI
Lūk, kā tas izskatās praksē:
70-80% automātiski apstrādāto pieprasījumu: Standarta pasūtījumi tiek izpildīti bez pircēja iejaukšanās. Pircēji koncentrējas uz 20-30%, kam nepieciešama ekspertīze.
Apstiprināšanas cikla laiks samazināts par 50-70%: Pieprasījumi nekavējoties tiek nodoti pareizajam apstiprinātājam. Nekādas neskaidrības, nekādas kavēšanās, nekādas pārsūtīšanas.
Līguma atbilstība palielinās 15-30%: Pasūtījumi automātiski nonāk pie piegādātājiem, ar kuriem noslēgti līgumi, ar līgumā noteiktajiem nosacījumiem. Maverick izdevumi samazinās.
Atbrīvota pircēju jauda: Stundas dienā, kas atgūtas no ikdienas pasūtījumu apstrādes. Laiks pārdalīts stratēģiskiem iepirkumiem un pārrunām.
Labāka lietotāja pieredze: Pietiekami ātri, lai cilvēki izmantotu sistēmu, nevis meklētu apiešanas iespējas. Augstāka ieviešanas pakāpe nozīmē labāku izdevumu pārredzamību.
Runa nav par iepirkuma darbinieku skaita samazināšanu. Runa ir par to, lai iepirkums ar tiem pašiem resursiem varētu veikt stratēģiskāku darbu.
Vai esat gatavs paātrināt pirkuma līdz pasūtījumam procesu?
Katra uzņēmuma pieprasīšanas un pasūtīšanas process ir atšķirīgs. Jūsu apstiprināšanas darba plūsmas atspoguļo jūsu organizatorisko struktūru. Jūsu piegādātāju bāzei ir unikālas īpašības. Jūsu kategorijām ir atšķirīgas prasības.
Mēs nepārdodam vispārīgu iepirkumu automatizāciju. Mēs aplūkojam jūsu konkrēto procesu no pieprasījuma līdz pasūtījumam. Mēs nosakām, kurus pasūtījumus var automatizēt un kuros nepieciešama cilvēka pieredze. Mēs veidojam sistēmas, kas atbilst jūsu organizācijas reālajai darbībai.
Nav solījumu, ka viss tiks automatizēts. Tikai praktisks mākslīgais intelekts, kas apstrādā ikdienas pasūtījumus, lai jūsu pircēji varētu koncentrēties uz stratēģiskajiem iepirkumiem.
