Mākslīgais intelekts līgumu pārvaldībai: Nepalaidiet garām līguma pagarināšanu, nekad nezaudējiet pārskatu par noteikumiem.
Līgumi iepirkumu jomā ir visur. Piegādātāju līgumi. Pakalpojumu līgumi. Apjoma saistības. Licencēšanas darījumi. Pamatnolīgumi. Katrā no tiem ir svarīgi noteikumi.
Cenas. Tilpums. Atjaunošanas datumi. Līguma izbeigšanas klauzulas. Pakalpojumu līmeņa līgumi. Sodu noteikumi. Sīkāka informācija, kas nosaka, vai jūs saņemat vērtību vai tiekat izmantots.
Taču vairums uzņēmumu nezina, kas ir iekļauts to līgumos. Ne tāpēc, ka viņiem tas nerūp. Tāpēc, ka tiem ir simtiem līgumu, un nevienam nav laika lasīt un sekot līdzi katram no tiem.
Atjaunošanas datumi tiek nokavēti. Automātiska atjaunošana notiek bez pārskatīšanas. Noteikumi tiek aizmirsti. Piegādātāji nepilda saistības, un neviens to nepamana. Visur nauda paliek uz galda.
Mākslīgais intelekts to maina. Tas lasa līgumus. Izraksta to, kas ir svarīgi. Izseko katru datumu un saistības. Pārliecinās, ka jūs zināt, kam esat piekritis un vai jūs to saņemat.
Kāpēc līgumu pārvaldība neizdodas
Līgumu pārvaldība lielākajā daļā uzņēmumu izskatās šādi:
Tiek parakstīti līgumi. Kāds tos iesniedz. Parasti koplietošanas diskā, varbūt līgumu pārvaldības sistēmā, ja jums tāda ir.
Kas tad? Cilvēki aizmirst, kas tajos ir. Iepirkuma speciālists, kurš vienojās par darījumu, pāriet citā amatā. Līgums paliek novārtā.
Pēc gada līgums tiek automātiski pagarināts. Neviens to nepārskatīja. Neviens nepārbaudīja, vai noteikumi joprojām ir konkurētspējīgi. Neviens nepārbaudīja, vai piegādātājs ir izpildījis savas saistības. Jūs esat piesaistīts vēl uz gadu.
Vai vēl sliktāk - jūs nokavējat līguma izbeigšanas brīdinājuma termiņu. Jūs vēlējāties mainīt piegādātāju, bet neziņojāt tam 90 dienas pirms līguma atjaunošanas. Tagad esat iestrēdzis uz vēl vienu līguma periodu.
Tikmēr jūs pasūtāt no piegādātājiem, nezinot, par ko esat vienojies. Vai tā ir līgumā noteiktā cena? Vai mēs saņemam apjoma atlaides, par kurām vienojāmies? Vai piegādātājs pilda piegādes saistības?
Neviens nezina. Ne tāpēc, ka viņi nevēlas - jo manuāli izsekot tam visam nav iespējams.
Iepirkuma komandas nevar izlasīt simtiem līgumu un atcerēties katru terminu. Tās nevar uzraudzīt, kā katrs piegādātājs izpilda visas saistības. Tās nevar sekot līdzi desmitiem pagarināšanas termiņu, vienlaikus veicot visus pārējos darbus.
Tāpēc viss paslīd. Tiek nokavēti atjaunošanas termiņi. Noteikumi netiek izpildīti. Nauda tiek izšķērdēta.
Mākslīgais intelekts līgumu pārvaldībā
Mākslīgais intelekts ne tikai glabā līgumus. Tas tos lasa. Izprot tos. Izseko tos. Lūk, kā.
Automātiski izraksta galvenos terminus
Ievietojiet līgumu mākslīgajā intelektā. Tas nolasa visu dokumentu - katru lapu, katru punktu, katru noteikumu.
Tas izvilina svarīgāko:
- Informācija par cenām: Vienības cenas. Apjoma atlaides. Cenu korekcijas klauzulas. Minimālie un maksimālie cenu noteikumi.
- Apjoma saistības: Minimālās iepirkuma saistības. Apjoma pārtraukuma sliekšņi. Saistību periodi. Sankcijas par neizpildi.
- Līguma slēgšanas datumi: Darba uzsākšanas datums. Beigu datums. Atjaunošanas datums. Paziņojuma par līguma izbeigšanu termiņi. Automātiskās atjaunošanas noteikumi.
- Pakalpojumu līmeņa līgumi: Piegādes termiņi. Kvalitātes standarti. Reakcijas laiks. Darbības nepārtrauktības saistības. Darbības rādītāji.
- Izbeigšanas nosacījumi: Paziņojuma prasības. Līguma pirmstermiņa izbeigšanas klauzulas. Pārkāpuma nosacījumi. Izstāšanās noteikumi un maksa.
- Maksājuma noteikumi: Maksājumu grafiki. Neto noteikumi. Atlaides par priekšlaicīgu maksājumu. Kavējuma naudas.
- Atbilstības prasības: Sertifikāti. Apdrošināšana. Audits. Ziņošanas pienākumi. Atbilstība normatīvajiem aktiem.
Šī nav atslēgvārdu meklēšana. Mākslīgais intelekts saprot kontekstu. Tas zina, ka "neto 30" maksājuma termiņš atšķiras no "30 dienu paziņojuma par līguma izbeigšanu". Tas atšķir cenu paaugstināšanas klauzulas un apjoma atlaižu līmeņus.
No nestrukturētiem līgumiem iegūstiet strukturētus datus. Katrs galvenais termins ir atlasīts, iedalīts kategorijās un gatavs lietošanai.
Jums vairs nav jālasa 40 lappušu līgumi, lai uzzinātu līguma pagarināšanas datumu. Nevajag vairs meklēt dokumentus, lai atcerētos līguma laušanas termiņu. Viss ir apkopots un sakārtots.
Izseko atjaunošanas datumus un nekad nepalaiž garām termiņus
Visdārgākā neveiksme līgumu pārvaldībā? Neizpildīti līgumu atjaunošanas termiņi.
Automātiska atjaunošana notiek bez pārskatīšanas. Uzteikuma termiņš paiet nepamanīts. Jūs zaudējat iespēju atkārtoti risināt sarunas, mainīt piegādātāju vai pielāgot noteikumus.
Mākslīgais intelekts izseko katru kritisko datumu:
- Līguma beigu datumi: Kad beidzas šī līguma termiņš?
- Automātiskās atjaunošanas datumi: Kad šis līgums automātiski atjaunosies, ja mēs nerīkosimies?
- Paziņojuma par līguma izbeigšanu termiņi: Pēdējā diena, lai paziņotu, ja vēlamies izbeigt vai pārskatīt līgumu.
- Pavērsiena datumi: Tilpuma saistību kontrolpunkti. Darbības pārskata datumi. Cenu korekcijas datumi.
- Atbilstības termiņi: Kad nepieciešams atjaunot sertifikātus. Kad beidzas nepieciešamo dokumentu derīguma termiņš.
Tā ne tikai seko līdzi datumiem. Tā brīdina, pirms tie ir svarīgi.
Nepieciešams paziņojums par līguma izbeigšanu 90 dienas pirms atjaunošanas? Jūs saņemat brīdinājumu 120 dienas iepriekš. Laiks novērtēt piegādātāju, apsvērt alternatīvas un pieņemt lēmumu.
Cenu korekcijas klauzula ļauj katru gadu palielināt cenu? Jūs saņemat brīdinājumu, pirms piegādātājs to piemēro. Laiks risināt sarunas vai sagatavoties.
Apjoma saistību periods beidzas? Jūs saņemat prognozi: vai esat uz pareizā ceļa, lai to izpildītu? Ja nē, laiks koriģēt pasūtījumu vai pārskatīt noteikumus.
Nav jāuztur izklājlapas. Nav manuālu kalendāra ierakstu. Nav nokavētu termiņu, jo kāds aizmirsis pārbaudīt.
Salīdzina dažādu piegādātāju līgumu noteikumus
Jums ir pieci piegādātāji, kas piedāvā līdzīgus produktus. Vai saņemat vienādus noteikumus? Vai arī viens piegādātājs ir vienojies par labākiem nosacījumiem, kas būtu jūsu etalons?
Mākslīgais intelekts salīdzina līgumus:
- Cenu salīdzinājums: Kurš piegādātājs piedāvā vislabāko cenu salīdzināmiem produktiem? Kur ir cenu novirzes?
- Maksājuma noteikumi: Neto 30 ar vienu piegādātāju, neto 60 ar citu piegādātāju. Kāpēc ir atšķirības? Vai varat standartizēt?
- Pakalpojumu līmeņi: Viens piegādātājs nodrošina piegādi 48 stundās, cits - 5 dienās. Vai jūs maksājat vienādi?
- Apjoma atlaides: Dažādi pārtraukuma punkti un diskonta likmes. Kura struktūra ir visizdevīgākā?
- Izbeigšanas elastīgums: Dažos līgumos ir noteikts 90 dienu, citos - 180 dienu uzteikuma termiņš. Dažos līgumos ir, bet citos nav noteikta izstāšanās maksa.
- Riska sadalījums: Kas uzņemas risku par kvalitātes problēmām? Piegādes kļūdas? Cenu svārstības?
Jūs saskatāt modeļus. Viens piegādātājs pastāvīgi saņem labākus nosacījumus. Kāpēc? Vai nu jums ir ciešākas attiecības ar šo piegādātāju, vai arī jūsu komanda labāk risina sarunas. Jebkurā gadījumā tas kļūst par jūsu etalonu citiem piegādātājiem.
Jūs pamanāt problēmas. Vienam piegādātājam ir noteikumi, kas ir novirze - sliktāki maksājumu termiņi, stingrākas saistības, lielākas soda naudas. Laiks pārskatīt sarunas vai apsvērt alternatīvas.
Līgumu sarunas kļūst stratēģiskas. Jūs zināt, kādi noteikumi ir standarta jūsu piegādātāju bāzē. Jūs zināt, kur jums ir ietekme. Jūs risināt sarunas, pamatojoties uz zināšanām.
Uzrauga atbilstību līguma noteikumiem
Līgumiem ir nozīme tikai tad, ja abas puses tos ievēro. Taču lielākā daļa uzņēmumu neseko līdzi tam, vai piegādātāji pilda savas saistības.
AI uzrauga līguma izpildi:
- Cenu atbilstība: Vai no mums tiek iekasēta līgumā noteiktā cena? Vai tiek piemērotas atlaides? Vai cenu paaugstināšana notiek saskaņā ar nolīgtajiem noteikumiem?
- Saistību apjoma izsekošana: Vai mēs izpildām minimālās iepirkuma saistības? Vai mēs esam sasnieguši apjoma pārtraukumus, kuriem vajadzētu radīt labākas cenas?
- Piegādes veiktspēja: Vai piegādātājs ievēro noteiktos piegādes termiņus? Cik bieži tie kavē? Par cik daudz?
- Kvalitātes standarti: Defektu līmenis. Atgriešanas rādītāji. Kvalitātes rādītāji attiecībā pret līgumā noteiktajiem standartiem.
- Pakalpojumu līmeņa ievērošana: Reakcijas laiks. Problēmu risināšana. Atbalsta pieejamība. Neatkarīgi no tā, kas tika solīts SLA.
- Dokumentācijas atbilstība: Vai nepieciešamie sertifikāti ir aktuāli? Vai ir nodrošināts apdrošināšanas segums? Vai ir veikti auditi?
Mākslīgais intelekts savieno līguma noteikumus ar darbības datiem. Tas ne tikai zina, kas tika apsolīts, bet arī seko, vai tas tiek izpildīts.
Piegādātājs apņemas piegādāt 95% laikā, bet laikā piegādā tikai 80% gadījumu? Mākslīgais intelekts to atzīmē ar datiem. Laiks apspriest piegādātāju darbības rezultātus, kas pamatoti ar faktiem.
No jums tiek iekasēta lielāka maksa par līgumā noteikto? AI to konstatē, pirms jūs apmaksājat rēķinu, nevis pēc vairākiem mēnešiem revīzijas laikā.
Tas nenozīmē, ka piegādātājiem ir jāvienojas ar pretiniekiem. Runa ir par atbildību. Abas puses ir vienojušās par noteikumiem. Mākslīgais intelekts nodrošina, ka abas puses tos ievēro.
Ierosina sarunu punktus par atjaunošanu
Tuvojas līguma pagarināšana. Laiks vest sarunas. Bet par ko jums vajadzētu vest sarunas?
AI sniedz sarunu izklāstu:
- Veiktspējas analīze: Kā piegādātājs ir strādājis? Kur viņi ir izpildījuši savas saistības? Kur viņi nav izpildījuši saistības?
- Cenu noteikšanas etalons: Kā šī piegādātāja cenas ir salīdzināmas ar citām? Ar tirgus cenām? Vai līguma darbības laikā cenas ir palielinājušās?
- Apjoma analīze: Vai mēs izpildījām apjoma saistības? Ja mēs tās pārsniedzām, vai mums būtu jāvienojas par labākiem tarifiem? Ja neizdevās, vai mums vajadzētu koriģēt saistības?
- Termiņu salīdzinājums: Kādi ir šī piegādātāja noteikumi salīdzinājumā ar citiem jūsu piegādātājiem? Kur ir uzlabojumu iespējas?
- Tirgus izpēte: Kas notiek tirgū? Vai piedāvājuma nosacījumi mainās? Vai ir pieejami jauni piegādātāji?
- Sviras efekta novērtējums: Kur jums ir priekšrocības sarunās? Apjoma koncentrācija? Alternatīvi piegādātāji? Spēcīgi darbības rādītāji?
Uz atjaunošanas sarunām jūs dodaties ar datiem. Ne tikai lūgt "labākus noteikumus". Pieprasiet konkrētus uzlabojumus, kas pamatoti ar darbības datiem un tirgus kontekstu.
"Jūsu savlaicīgas piegādes rādītājs bija 82%, kas ir zemāks par 95%, par kuriem mēs noslēdzām līgumu. Mums ir vai nu jāuzlabo sniegums, vai arī jāpielāgo cenas, lai atspoguļotu papildu izmaksas, ko tas mums rada."
"Mēs pārsniedzām savas apjoma saistības par 30%. Mums jāapspriež labāka cenu noteikšana par šo palielināto apjomu."
"Salīdzināmie piegādātāji piedāvā neto 45 nosacījumus. Mēs vēlamies pielāgoties no neto 30, lai atbilstu tirgus standartiem."
Īpaši. Ar datiem pamatoti. Saprātīgi. Pārrunas, kas dod rezultātus.
Ko tas nozīmē jums
CPO un iepirkumu vadītājiem
Jūs iegūstat pilnīgu pārskatu un kontroli pār savu līgumu portfeli.
- Nav nokavētu atjaunošanas termiņu: Katra kritiskā datuma izsekošana. Brīdinājumi pirms termiņa beigām. Laiks stratēģisku lēmumu pieņemšanai.
- Labāka sarunu pozīcija: Darbības dati. Tirgus etaloni. Termiņu salīdzinājumi. Pierādījumi sarunām.
- Līgumu saistību pārskatāmība: Ziniet, ko esat apņēmies. Sekojiet, vai saistības tiek pildītas.
- Standartizēti termini: Pārbaudiet, kā atšķiras noteikumi dažādiem piegādātājiem. Veiciniet konsekvenci tur, kur tas ir lietderīgi.
- Risku pārvaldība: Uzziniet, kur jums ir nelabvēlīgi noteikumi. Identificējiet līgumus, kuriem jāpievērš uzmanība.
Iepirkumu vadītājiem un pircējiem
Jūs pārvaldāt līgumus, nevis medījat informāciju.
- Uzziniet, kas ir iekļauts jūsu līgumos: Neizlasot katru lapu vēlreiz. Galvenie termini ir izvilkti un pieejami.
- Sagatavojieties atjaunošanai, izmantojot datus: Veiktspējas analīze. Tirgus konteksts. Gatavi sarunu punkti.
- Izsekojiet piegādātāju sniegumu: Pret līgumā noteiktajām saistībām. Pierādījumi diskusijām ar piegādātājiem.
- Nodrošināt cenu atbilstību: Apstipriniet maksu atbilstību līgumā noteiktajiem nosacījumiem. Pārmaksātās maksas izķeršana pirms maksājuma veikšanas.
- Koncentrējieties uz stratēģiskiem līgumiem: Regulāri līgumi tiek uzraudzīti automātiski. Koncentrējieties uz augstas vērtības, sarežģītiem līgumiem.
Uzņēmumam
Labāka līgumu pārvaldība nozīmē labākus noteikumus un mazāk problēmu.
- Labāki līguma noteikumi: Uz datiem balstītas atjaunošanas sarunas sniedz labākus rezultātus nekā reakcionāras atjaunošanas sarunas.
- Piegādātāji ir atbildīgi: Veiktspējas izsekošana nodrošina, ka piegādātāji izpilda solīto.
- Nauda netiek atstāta uz galda: Cenu atbilstības pārbaude. Apjoma atlaižu īstenošana. Stratēģiski izmantoti izbeigšanas logi.
- Riska samazināšana: Līgumsaistību ievērošana. Atbilstības uzraudzība. agrīna problēmu atklāšana.
- Stratēģiskais elastīgums: Uzziniet, kad beidzas līgumu darbības termiņš. Plānojiet piegādātāju maiņu. Izvairieties no nevēlamiem automātiskiem līguma pagarinājumiem.
Ko mākslīgais intelekts nedarīs
Skaidri runāsim par ierobežojumiem.
AI nerunā par līgumiem. Cilvēki risina sarunas. Mākslīgais intelekts nodrošina datus un analīzi, lai sniegtu informāciju sarunām.
Mākslīgais intelekts neinterpretē neskaidras līgumu valodas, par kurām pat juristi nav vienisprātis. Sarežģītai juridiskai interpretācijai joprojām ir nepieciešamas cilvēku zināšanas.
AI nepieņem stratēģiskus lēmumus par līgumu atjaunošanu. Tas, vai atjaunot, pārskatīt vai mainīt piegādātāju, ir atkarīgs no uzņēmējdarbības stratēģijas, attiecībām un faktoriem, kas nav saistīti ar līguma noteikumiem.
Mākslīgais intelekts padara līgumu informāciju pieejamu. Tā izseko datumus un saistības. Tā uzrauga atbilstību. Tā nodrošina datus lēmumu pieņemšanai.
Jūsu iepirkuma komanda joprojām pieņem stratēģiskus lēmumus. Viņi tikai pieņem tos, izmantojot labāku informāciju un vairāk laika, jo viņi nav noslīkuši līgumu administrēšanā.
Reāli rezultāti no līgumu pārvaldības mākslīgā intelekta
Lūk, kā tas izskatās praksē:
Nulles nokavēto atjaunošanas gadījumu skaits: Katra atjaunošana tiek izsekota. Nosūtīti brīdinājumi ar laiku stratēģiskai rīcībai. Nekādu nevēlamu automātisku atjaunošanu.
Labāki atjaunošanas noteikumi: Uz datiem balstītas sarunas nodrošina vidēji par 5-15% labāku cenu. Uz rezultātiem balstītas sarunas nostiprina noteikumus.
Cenu atbilstības ietaupījumi: Pārmaksu un trūkstošo atlaižu izķeršana parasti ļauj ietaupīt 2-5% no līguma izdevumiem.
Ātrāka piekļuve līgumiem: Lai atrastu galvenos terminus, ir nepieciešamas sekundes, nevis vairākas stundas dokumentu lasīšanas. Atbildes uz jautājumiem tiek sniegtas nekavējoties.
Piegādātāja pārskatatbildība: Rezultātu izsekošana sniedz pierādījumus diskusijām. Piegādātāji nopietnāk uztver saistības, ja tās tiek izsekotas.
Runa nav par revolucionārām pārmaiņām. Runa ir par pareizu līgumu pārvaldību, lai to darītu bez cilvēku armijas.
Vai esat gatavs kontrolēt savus līgumus?
Katra uzņēmuma līgumu portfelis ir atšķirīgs. Dažādi piegādātāji. Dažādas līgumu struktūras. Atšķirīgi noteikumi, kas ir svarīgi jūsu uzņēmumam.
Mēs nepārdodam vispārīgas līgumu pārvaldības sistēmas. Mēs aplūkojam jūsu konkrētos līgumus un identificējam, kam nepieciešams sekot. Mēs veidojam sistēmas, kas ļauj iegūt jums svarīgos noteikumus. Mēs izveidojam brīdinājumus un pārskatus, kas atbilst jūsu iepirkumu komandas darbam.
Nav solījumu, ka mākslīgais intelekts sapratīs visas juridiskās nianses. Tikai praktiski rīki, kas padarīs jūsu līgumus vieglāk pārvaldāmus un nodrošinās, ka jūs nepalaidīsiet garām to, kas ir svarīgi.
