Risku pārvaldība bez datiem ir tikai minējumi. Un minējumi iznīcina projektus.
Mēs esam redzējuši, kā uzņēmumi sadedzina miljonus, jo nav spējuši saskatīt gaidāmās problēmas. Brīdinājuma zīmes bija redzamas. Dati bija pieejami. Bet neviens nesavienoja visus punktus, līdz bija par vēlu.
Power BI maina šo spēli. Tā pārvērš jūsu izkliedētos riska datus par kristāla bumbu jūsu projektiem. Ne maģija - tikai gudri izmantota jau esošā informācija.
Lūk, kā mēs palīdzam organizācijām pāriet no reaģējošas ugunsgrēku dzēšanas uz prognozējamu riska pārvaldību.
Kāpēc tradicionālā riska pārvaldība ir neveiksmīga
Lielākā daļa riska pārvaldības ir teātris. Skaistas izklājlapas ar sarkanu, dzeltenu un zaļu krāsu. Ikmēneša sanāksmes, kurās visi klanās un saka "mēs uzraugām situāciju".
Problēma? Jūsu riska reģistrs ir statisks dokuments. Jūsu projekta dati atrodas citā sistēmā. Jūsu finanšu dati slēpjas grāmatvedības programmatūrā. Nekas nav savienots ar jebko citu.
Kad risks materializējas, jūs cenšaties saprast, kas noticis. Jūs apkopojat ziņojumus no pieciem dažādiem avotiem. Līdz brīdim, kad jums ir atbildes, kaitējums jau ir nodarīts.
Šo modeli mēs redzam visur:
- Budžeta pārtēriņš, kas "nāca no nekurienes" - izņemot to, ka izdevumu dati parādīja tendenci jau trīs mēnešus iepriekš.
- Resursu trūkums, ko "nevarēja paredzēt" - kamēr izmantošanas ziņojumi kliedza brīdinājumus.
- Kvalitātes problēmas, kas "pēkšņi parādījās", lai gan defektu skaits bija pieaudzis jau vairākas nedēļas.
Dati bija pieejami. Redzamība nebija.
Power BI kā jūsu riska izlūkošanas platforma
Power BI ne tikai veido skaistas diagrammas. Tas savieno riska punktus, pirms tie kļūst par riska sprādzieniem.
Uzskatiet to par savu riska vadības centru. Visi svarīgākie datu avoti tiek apkopoti vienā vietā. Projektu vadības rīki, finanšu sistēmas, personāla datu bāzes, kvalitātes rādītāji - visi runā vienā valodā.
Mēs veidojam paneļus, kas parāda trīs lietas:
- Kas notiek tagad - Reāllaika projektu stāvoklis visās jūsu iniciatīvās
- Kādi modeļi parādās - Tendences, kas ļauj prognozēt problēmas, pirms tās radušās
- Kādas darbības veikt - Skaidri nākamie soļi, pamatojoties uz datiem
Burvība rodas tad, kad pārstājat skatīties uz atsevišķiem rādītājiem un sākat saskatīt kopsakarības. Budžeta novirze plus resursu izmantošana plus laika grafiku spiediens ir vienāds ar projektu, kas drīz sabruks.
Power BI padara šos savienojumus redzamus. Redzamība rada iespējas.
Riska noteikšanas sistēmas izveide
Mēs neizgatavojam informācijas paneļus. Mēs veidojam agrīnās brīdināšanas sistēmas.
Sāciet ar lielākajām sāpēm. Kādi riski jums sāp visvairāk? Budžeta iztrūkumi? Grafiku kavējumi? Resursu konflikti? Kvalitātes neveiksmes?
Katrai galvenajai riska kategorijai norādiet vadošos rādītājus. Ne tos acīmredzamos, bet smalkus signālus, kas parādās dažas nedēļas pirms krīzes.
Budžeta riska rādītāji:
- Faktisko un plānoto izdevumu ātrums
- Izmaiņu pieprasījumu biežums un vērtība
- Pārdevēju maksājumu kavējumi
- Iepirkuma pasūtījuma apstiprināšanas laiks
Plāna riska rādītāji:
- Uzdevumu izpildes rādītāji salīdzinājumā ar bāzes līniju
- Kritiskā ceļa bufera patēriņš
- Resursu pieejamības prognozes
- Atkarību pabeigšanas kavējumi
Kvalitātes riska rādītāji:
- Defektu atklāšanas rādītāji pa posmiem
- Pārstrādes procenti
- Pārbaudes pārklājuma nepilnības
- Klientu atsauksmju noskaņojuma tendences
Šos rādītājus mēs savienojam ar automatizētiem brīdinājumiem. Ja modeļi mainās ārpus parastajiem robežām, attiecīgie cilvēki nekavējoties tiek informēti. Ne nākamā mēneša riska pārskata sanāksmē. Tagad.
Ieskatu pārvēršana darbībā
Dati bez darbības ir tikai dārga izklaide.
Mūsu Power BI risinājumus mēs izstrādājam, pamatojoties uz lēmumu pieņemšanas punktiem, nevis tikai uz datu punktiem. Katrs informācijas panelis sniedz atbildes uz konkrētiem jautājumiem, kas veicina konkrētas darbības.
Vadības paneļa jautājumi:
- Kuriem projektiem jāpievērš uzmanība nekavējoties?
- Kur mums vajadzētu pārdalīt resursus?
- Kādi riski apdraud mūsu stratēģiskos mērķus?
Projektu vadītāja paneļa jautājumi:
- Kādi uzdevumi kavējas?
- Kuriem komandas locekļiem ir pārāk liela slodze?
- Kur rodas kvalitātes problēmas?
Risku pārvaldnieka paneļa jautājumi:
- Kādi riska scenāriji kļūst arvien ticamāki?
- Kādas riska mazināšanas stratēģijas darbojas?
- Kur mums ir nepieciešamas jaunas riska kontroles?
Katrā paneļa panelī ir iekļautas ieteicamās darbības, pamatojoties uz datu modeļiem. Nav jāprāto, ko darīt tālāk. Nav analīzes paralīzes.
Mēs veidojam arī scenāriju modelēšanas iespējas. "Kas notiks ar mūsu laika grafiku, ja mēs zaudēsim šo galveno resursu?" "Kā 20% budžeta samazinājums ietekmēs mūsu rezultātus?" Atbildiet uz šiem jautājumiem, pirms tie kļūst par realitāti.
Reālā riska pārvaldības panākumi
Vienam ražošanas nozares klientam būvniecības projektos radās naudas līdzekļu iztrūkums. Budžeta pārsniegšana bija vidēji 30%. Grafiku kavējumi bija ikdienišķa parādība.
Mēs savienojām viņu projektu vadības datus, iepirkumu sistēmas un finanšu pārskatus Power BI. Likumsakarības kļuva acīmredzamas uzreiz.
Materiālu izmaksu pieaugums netika atzīmēts līdz ikmēneša budžeta pārskatiem. Līdz tam laikam iepirkuma pasūtījumi jau bija izdoti par paaugstinātām cenām. Grozījumu pasūtījumi netika vērtēti, ņemot vērā kopējo ietekmi uz projektu, bet tikai ietekmi uz atsevišķiem uzdevumiem.
Resursu konflikti starp projektiem nebija redzami, līdz cilvēki neieradās darbā.
Power BI risinājums nodrošināja šo savstarpēji saistīto risku redzamību reāllaikā. Materiālu izmaksu brīdinājumi izraisīja tūlītēju iepirkumu pārskatīšanu. Grozījumu pasūtījumu ietekme tika novērtēta, ņemot vērā portfeļa ierobežojumus, nevis tikai atsevišķus projektus.
Resursu sadalījums parādīja konfliktus nedēļām iepriekš, ļaujot proaktīvi pielāgot grafiku.
Rezultāti pēc sešiem mēnešiem: Pārsniegtais budžets samazinājās līdz 8%. Laika grafika izpilde uzlabojās par 40%. Vēl svarīgāk, viņus pārstāja pārsteigt problēmas.
Programmatūras izstrādes uzņēmums izmantoja līdzīgas pieejas kvalitātes riska pārvaldībai. Tā vietā, lai lietotāja pieņemšanas testēšanas laikā atrastu defektus, viņi identificēja kvalitātes pasliktināšanās modeļus izstrādes laikā.
Koda pārskatīšanas noraidījumu rādītāji, vienības testu pārklājuma tendences un neveiksmīgas izveides biežums ļāva prognozēt kvalitātes problēmas trīs sprintus iepriekš. Tas deva viņiem laiku pielāgot procesus, pirms piegādāt sabojātu programmatūru.
Klientu apmierinātības rādītāji uzlabojās 25%, jo mazāk defektu nonāca ražošanā.
Īstenošanas stratēģija, kas faktiski darbojas
Nemēģiniet atrisināt visas riska problēmas pirmajā dienā. Tā ir dārgas neveiksmes recepte.
Mēs ievērojam mērķtiecīgu pieeju:
1. posms: izvēlieties vienu lielu problēmu
Izvēlieties dārgāko vai biežāk sastopamo risku. Izveidojiet atklāšanas un reaģēšanas iespējas šai vienīgajai problēmai. Pirms pievienojiet sarežģītības pakāpi, nodrošiniet, lai tā darbotos perfekti.
2. posms: Saistīto datu avotu savienošana
Kad pamatsistēma darbojas, pievienojiet datu avotus, kas nodrošina papildu kontekstu. Finanšu dati budžeta riskiem. Resursu dati par grafika riskiem. Klientu atsauksmes par kvalitātes riskiem.
3. posms: paplašināšana līdz saistītiem riskiem
Izmantojiet savu pārbaudīto sistēmu, lai risinātu nākamo lielāko risku kategoriju. Jūs virzīsieties uz priekšu ātrāk, jo infrastruktūra jau pastāv.
4. posms: Izveidot prognozēšanas modeļus
Izmantojot vēsturisko datu plūsmu, izstrādājiet prognozēšanas analītiku. Mašīnmācīšanās modeļi, kas prognozē riska varbūtību, pamatojoties uz pašreizējiem apstākļiem.
Šādas pieejas pilnīgai ieviešanai nepieciešami 6-12 mēneši. Taču 1. fāzes rezultāti ir redzami dažu nedēļu laikā.
Līdztekus tehniskajai ieviešanai mēs uzstājam arī uz pārmaiņu pārvaldību. Vislabākais mērinstrumentu panelis pasaulē nav veiksmīgs, ja cilvēki to neizmanto. Apmācība, procesu integrācija un kultūras pieņemšana ir tikpat svarīga kā datu savienojumi.
Riska pārvaldības ROI mērīšana
Laba riska pārvaldība ietaupa naudu. Laba riska pārvaldība pelna naudu.
Lai pierādītu Power BI ietekmi uz riska pārvaldību, mēs sekojam līdzi konkrētiem rādītājiem:
Tiešie izmaksu ietaupījumi:
- Samazināts budžeta pārsniegums
- Mazāk ārkārtas resursu papildinājumu
- Zemākas pārstrādes un kvalitātes izmaksas
- Samazināts projektu atcelšanas līmenis
Netiešā vērtības radīšana:
- Uzlabota klientu apmierinātība
- Uzlabota komandas produktivitāte
- Labāka resursu izmantošana
- Ātrāka projektu īstenošana
Riska reakcijas uzlabošana:
- Agrāka problēmu atklāšana
- Ātrāka lēmumu pieņemšana
- Precīzāki ietekmes novērtējumi
- Labāka seku mazināšanas efektivitāte
Lielākā daļa organizāciju pirmā gada laikā redz 3-5x ROI. Laika gaitā ietaupījumi palielinās, jo riska pārvaldības iespējas kļūst arvien pilnīgākas.
Vēl svarīgāk ir tas, ka naktī jūs labāk guļat. Nekādu nepatīkamu pārsteigumu pirmdienas rīta sanāksmēs. Nekādu skaidrojumu vadītājiem, kāpēc projekti neizdevās bez brīdinājuma.
Jūsu riska pārvaldība kļūst proaktīva, nevis reaktīva. Jūs novēršat problēmas, nevis tikai dokumentējat tās.
Power BI pārvērš jūsu datus prognozēšanā. Un prognozēšana pārvērš riska pārvaldību no izmaksu centra par konkurences priekšrocību.
Jautājums nav par to, vai varat atļauties īstenot labāku riska pārvaldību. Jautājums ir par to, vai jūs varat atļauties to nedarīt.
Jūsu konkurenti jau izmanto datus, lai redzētu ap stūriem. Riska pārvaldības jomā panākt konkurentus ir dārgi. Vadīt spēli ir izdevīgi.
