No siltuma kartēm līdz rīcības kartēm: Izmantojot Power BI, lai noteiktu risku prioritātes pēc ietekmes ceļa

Lielākā daļa uzņēmumu pret riska pārvaldību izturas kā pret karnevāla spēli. Tie veido skaistas karstuma kartes, kurās redzami sarkani, dzelteni un zaļi kvadrāti. Tad viņi tos pakarina pie sienām un sauc to par stratēģiju.

Problēma ir šāda: siltuma kartes norāda, kas ir bojāts. Tās nepaskaidro, kas jālabo vispirms.

Esam redzējuši, ka organizācijas mēnešiem ilgi analizē riskus, bet pēc tam projekti cieš neveiksmi, jo prioritātes ir noteiktas nepareiziem apdraudējumiem. Risinājums nav labākas siltuma kartes. Tās ir rīcības kartes, kas parāda ceļu no riska līdz ietekmei.

Power BI pārveido statiskus riska reģistrus par dinamiskiem lēmumu pieņemšanas rīkiem. Tā vietā, lai spriestu, kuri riski ir vissvarīgākie, jūs redzēsiet, kā katrs apdraudējums ietekmē jūsu projektu. Vēl svarīgāk, jūs zināsiet, kurus no tiem novērst vispirms.

Kāpēc tradicionālās riska karstuma kartes jums neizdodas

Standarta riska karstuma kartēs tiek izmantota vienkārša formula: varbūtība reiz ietekme ir vienāda ar prioritāti. Izklausās loģiski. Tā ir arī nepareiza.

Šī pieeja visus riskus uzskata par atsevišķiem notikumiem. Patiesībā riski ir saistīti. Viena kavēšanās izraisa citu. Budžeta pārsniegšana izraisa apjoma samazināšanu. Jūsu "vidējas prioritātes" riski bieži rada lielākas problēmas nekā "augstas prioritātes" riski.

Mēs analizējām 200 neveiksmīgus projektus ražošanas, IT un būvniecības nozarēs. 73% gadījumu risks, kas iznīcināja projektu, nebija tas, kas siltuma kartē atzīmēts kā "kritisks". Tā bija ķēdes reakcija, kas sākās ar kādu risku, kurš bija atzīmēts kā "zems" vai "vidējs".

Tradicionālajās siltuma kartēs netiek ņemts vērā arī laiks. 30% divu nedēļu kavēšanās iespēja neko nenozīmē bez konteksta. Vai šī kavēšanās notiek sezonas maksimuma laikā? Vai tas bloķēs citus svarīgus uzdevumus? Vai tas ietekmē ārējās ieinteresētās personas?

Rezultāts: komandas tērē laiku dramatiskiem, bet atsevišķiem riskiem, vienlaikus nepamanot klusos slepkavas, kas patiesībā iznīcina projektus.

Power BI priekšrocības: No statiskas uz dinamisku

Power BI pārvērš riska datus par darbības izlūkdatiem. Tā vietā, lai parādītu, kas varētu notikt, tā parāda, kas notiks, ja jūs nerīkosieties.

Platforma savieno risku reģistru ar projektu grafikiem, budžetiem, resursu sadalījumu un ārējām atkarībām. Tādējādi tiek izveidots dzīvs jūsu projekta neaizsargāto vietu modelis.

Lūk, kas mainās:

• Reāllaika atjauninājumi: Riska novērtējums automātiski pielāgojas, mainoties projekta nosacījumiem.
• Ietekmes ķēdes: Uzziniet, kā viens risks izraisa citus riskus dažādās projekta jomās.
• Resursu optimizācija: Izpratne par to, kuri riski iztukšo visvērtīgākos resursus.
• Jutīgums pret laika grafiku: Identificēt riskus, kas kļūst kritiski konkrētos projekta posmos.

Mēs sadarbojāmies ar loģistikas uzņēmumu, kas vienlaicīgi veica 12 objektu paplašināšanu. Tradicionālā riska pieeja kā galveno apdraudējumu noteica laikapstākļu kavēšanos. Power BI atklāja, ka atļauju kavējumi, lai gan to iespējamība ir mazāka, kaskādes veidā varētu skart visus 12 projektus vienlaicīgi. Uzņēmums pārvietoja resursus, lai paātrinātu atļauju izsniegšanu, un izvairījās no $2,3 miljonu pakārtotas ietekmes.

Ēkas ietekmes ceļa analīze

Ietekmes ceļu analīze parāda, kā riski plūst cauri projekta ekosistēmai. Tā ir atšķirība starp zināšanu par noplūdi un zināšanu par to, kura caurule applūdinās jūsu pagrabu.

Sāciet ar trīs datu avotu savienošanu Power BI:

Projekta struktūras dati: Uzdevumi, atkarības, kritiskais ceļš, resursu piešķiršana un atskaites punkti. Tas veido jūsu projekta karkasu.

Riska inventarizācija: Visi identificētie riski ar to pašreizējo varbūtības un ietekmes novērtējumu. Ietveriet riska kategorijas, īpašniekus un riska mazināšanas stratēģijas.

Vēsturiskie darbības dati: Iepriekšējie projekti ar līdzīgām iezīmēm, tostarp kādi riski faktiski īstenojās un kādas bija to reālās sekas.

Power BI datu modelēšanas iespējas ļauj izveidot attiecības starp šīm datu kopām. A uzdevuma kavēšanās automātiski atjaunina B, C un D uzdevumu riska rādītājus, ja tie ir atkarīgi no A uzdevuma pabeigšanas.

Maģiskākais notiek, kad pievienojat ārējos trigerus. Tirgus apstākļi, regulējuma izmaiņas, piegādātāju darbības rezultāti un sezonālie faktori ietekmē riska varbūtību un ietekmi. Jūsu analīze atbilst realitātei.

Izmantojamu riska vizualizāciju izveide

Labākā riska vizualizācija atbild uz vienu jautājumu: "Ko man darīt pirmdienas rītā?"

Mēs izstrādājam Power BI paneļus, pamatojoties uz lēmumu pieņemšanas punktiem, nevis datu punktiem. Šeit ir vizualizācijas, kas veicina rīcību:

Riska kaskādes diagrammas parādīt, kā riski ir saistīti ar dažādiem projekta posmiem. Tā vietā, lai redzētu izkaisītus punktus uz varbūtības un ietekmes režģa, jūs redzat plūsmas un atkarības. Augstas ietekmes riski, kas izraisa citus riskus, iegūst vizuālu prioritāti.

Resursu ietekmes koki kartējiet riskus, kas saistīti ar jūsu visierobežotākajiem resursiem. Ja jums ir trīs vecākie inženieri un pieci riski, kas varētu aizņemt viņu laiku, vadības panelis norāda uz resursu konfliktiem, pirms tie rodas.

Vājību karšu laika grafiks parādīs, kad jūsu projekts ir visvairāk pakļauts riskam. Daži riski ir nozīmīgi tikai konkrētos periodos. Citi laika gaitā palielinās. Vizualizācija palīdz noteikt riska mazināšanas grafiku.

Izmaksu ūdenskrituma analīze izsekot, kā riska notikumi ietekmē budžetu. Jūs redzat ne tikai risku izmaksas, bet arī to, kā tie pastiprina viens otra finansiālos zaudējumus.

Katrā vizualizācijā ir iekļautas padziļināšanas iespējas. Noklikšķiniet uz riska faktora, lai redzētu tā pilnu ietekmes ķēdi. Noklikšķiniet uz laika perioda, lai redzētu visus riskus, kas šajā laika posmā sasniedz maksimumu. Noklikšķiniet uz resursa, lai redzētu visus riskus, kas konkurē par šo resursu.

Prioritāšu noteikšana, izmantojot ietekmes novērtēšanu

Tradicionālajās riska matricās izmanto kārtas skalas: augsts, vidējs, zems. Tas rada nepareizu precizitāti un nelietderīgas prioritātes.

Ietekmes novērtēšanā izmanto reālus projekta datus, lai novērtētu riskus pēc to kopējā projekta zaudējumu potenciāla. Formulā tiek ņemtas vērā tiešās izmaksas, grafika kavējumi, resursu patēriņš un kaskādes efekts.

Lūk, kā mēs aprēķinām patieso riska ietekmi:

Tiešā ietekme: Tūlītēja ietekme uz izmaksām vai grafiku, ja risks īstenojas. Tas ir jūsu tradicionālais ietekmes novērtējums.

Kaskādes reizinātājs: Šī notikuma izraisīto risku papildu ietekme. Piegādes aizkavēšanās var radīt virsstundu izmaksas, kvalitātes problēmas un soda sankcijas klientiem.

Resursu nepietiekamības faktors: Augstāki punkti par riskiem, kas ietekmē jūsu visvairāk ierobežotos resursus. Specializēta darbuzņēmēja zaudēšana sāp vairāk nekā vispārējā strādnieka zaudēšana.

Laika kritiskums: Riski, kas ietekmē kritiskā ceļa darbības vai galvenos starpposma mērķus, tiek vērtēti ar svērtiem punktiem, pamatojoties uz projekta fāzi.

Power BI šos rādītājus aprēķina automātiski un atjaunina, mainoties projekta nosacījumiem. Jūsu prioritāšu saraksts atspoguļo pašreizējo realitāti, nevis pagājušā mēneša pieņēmumus.

Viens būvniecības klients izmantoja šo pieeju slimnīcas paplašināšanas projektā. Tradicionālajā analīzē par prioritāti tika izvirzīti inženiertehniskie riski. Ietekmes novērtēšana atklāja, ka IT infrastruktūras kavējumi kaskādes veidā ietekmēs medicīniskā aprīkojuma uzstādīšanu, personāla apmācību un normatīvo apstiprinājumu saņemšanu. Viņi pārgrupēja savu galveno projekta vadītāju IT koordinācijai un projektu īstenoja saskaņā ar grafiku.

No analīzes līdz rīcībai: Īstenošanas stratēģijas

Analīze bez rīcības ir dārga izklaide. Jūsu Power BI ieskatiem ir nepieciešami skaidri ieviešanas ceļi.

Mēs strukturējam atbildes uz risku, izmantojot trīs darbību veidus:

Pārrāviet ķēdi: Identificējiet atsevišķus punktus, kuros varat pārtraukt riska kaskādes. Bieži vien ieguldījumi vienā jomā novērš vairākas pakārtotas problēmas. Koncentrējiet resursus uz tām jomām, kur tiek nodrošināta maksimāla aizsardzība par iztērēto dolāru.

Iejaukšanās laiks: Dažus riskus vislabāk novērst agrīnā posmā. Uz citiem ir jāreaģē tieši laikā. Informācijas panelī tiek parādīts optimālais intervences logs katrai riska kategorijai.

Resursu apdrošināšana: Riskiem, kas ietekmē kritiski svarīgus resursus, izveidojiet dublēšanas plānus, pirms tie ir nepieciešami. Analīze parāda, kurām prasmēm, piegādātājiem vai iekārtām ir nepieciešams dublētais segums.

Iebūvējiet Power BI paneļa vadības panelī reakcijas palaidējus. Kad riska rādītāji pārsniedz iepriekš noteiktās robežvērtības, sistēma brīdina atbildīgos komandas locekļus. Tādējādi tiek nodrošināta automātiska eskalācija bez pastāvīgas uzraudzības.

Izsekojiet reaģēšanas efektivitāti, salīdzinot prognozēto ietekmi ar faktiskajiem rezultātiem. Šī atgriezeniskās saites cilpa uzlabo riska modeļus un vairo komandas uzticību procesam.

Panākumu mērīšana: Papildus projekta pabeigšanai

Lielākā daļa organizāciju riska pārvaldības panākumus mēra pēc projektu pabeigšanas rādītājiem. Šādā gadījumā netiek ņemts vērā kopaina.

Mēs sekojam līdzi četriem rādītājiem, kas parāda patieso riska pārvaldības vērtību:

Resursu izmantošanas efektivitāte: Vai riska mazināšanas resursus tērējat draudiem, kas patiešām ir svarīgi? Izmēriet novērsto zaudējumu un riska mazināšanas izmaksu attiecību.

Reakcijas ātrums: Cik ātri jūsu komanda reaģē, kad riski materializējas? Ātrāka reakcija ierobežo kaskādes kaitējumu.

Paredzēšanas precizitāte: Vai jūsu ietekmes modeļi atbilst realitātei? Novērojiet atšķirību starp prognozētajām un faktiskajām riska sekām.

Lēmumu kvalitāte: Vai jūs labāk izvēlaties prioritātes? Salīdziniet resursu piešķiršanas lēmumus pirms un pēc ietekmes ceļa analīzes īstenošanas.

Power BI paneļi šos rādītājus seko automātiski. Jūs redzat uzlabojumu tendences un identificējat, kurās jomās jūsu riska procesam nepieciešami pielāgojumi.

Jūsu nākamie soļi

Pārejai no karstuma kartēm uz rīcības kartēm ir nepieciešama ne tikai tehnoloģija, bet arī apņemšanās. Sāciet ar vienu projektu un vienu riska kategoriju. Pirms paplašināšanas gūstiet pārliecību.

Izvēlieties projektu, kurā riska savstarpējā atkarība ir acīmredzama. Labi der būvniecības, programmatūras izstrādes un piegādes ķēdes projekti. Izvairieties no projektiem, kuros riski ir galvenokārt neatkarīgi, lai tos īstenotu pirmo reizi.

Koncentrējieties uz riskiem, kas tieši ietekmē grafiku vai budžetu. Tiem ir skaidri mērīšanas kritēriji un acīmredzama ietekme uz uzņēmējdarbību. Tiklīdz jūsu komanda saskatīs to vērtību, paplašiniet to, iekļaujot kvalitātes, drošības un stratēģiskos riskus.

Atcerieties: mērķis nav ideāla prognozēšana. Tas ir labāki lēmumi ar nepilnīgu informāciju. Jūsu Power BI sistēmai jāpadara riska prioritāšu noteikšana ātrāka un aizsargājamāka, nevis lēnāka un sarežģītāka.

Lielākā daļa uzņēmumu turpinās izmantot skaistas siltuma kartes, jo tās ir vienkāršas un pazīstamas. Organizācijas, kas izmantos ietekmes ceļa analīzi, pastāvīgi īstenos projektus savlaicīgi, atbilstoši budžetam un ar mazāk pārsteigumiem. Šī konkurences priekšrocība vien attaisno pūles.