Mākslīgais intelekts procesu automatizācijai un darbplūsmai
Operācijas darbojas procesos. No pasūtījuma līdz izpildei. No pieprasījuma līdz atrisinājumam. Uzdevums līdz izpildei. Viss notiek pa posmiem.
Ja procesi darbojas vienmērīgi, viss plūst. Ja tā nenotiek, viss iestrēgst. Uzdevumi uzkrājas. Neizdodas nodošana. Cilvēki tērē laiku, jautājot "kur tas ir?" un "kam tas ir?".
Lielākā daļa procesu problēmu nav saistītas ar to, ka cilvēkiem ir vienaldzīgi. Tās ir tāpēc, ka procesi ir manuāli. Kādam tas ir jāvirza. Kādam tas ir jāapstiprina. Kādam ir jāpārbauda, vai iepriekšējais solis ir pabeigts.
Mākslīgais intelekts var automatizēt rutīnas darbus. Tas neaizstāj cilvēka spriedumu, bet tikai veic uz noteikumiem balstītu darbu, kas nav nepieciešams.
Jūsu komanda pārtrauc sekot līdzi procesiem un sāk risināt problēmas.
Kāpēc manuāli procesi sabojājas
Jums ir SOP. Dokumentētas procedūras. Skaidri soļi, kā darbam jānotiek.
Bet izpilde ir manuāla. Kāds saņem pieprasījumu. Viņi noskaidro, kam tas jāizpilda. Viņi to nosūta tālāk. Viņi seko, lai pārliecinātos, ka tas ir noticis.
Ja skaļums ir neliels, tas darbojas. Ja apjoms ir liels, viss izkļūst cauri plaisām:
- Uzdevumi novirzīti nepareizai komandai
- Apstiprinājumi, kas gaida kāda darbinieka, kurš atrodas ārpus biroja, iesūtnē.
- Izlaisti soļi, jo neviens nav pārbaudījis to izpildi
- Izņēmumi netiek pamanīti, kamēr nav par vēlu
- Neviens nezina, kur procesā atrodas
Jūsu komanda vairāk laika pavada, koordinējot, nevis izpildot. Sanāksmes, lai sekotu līdzi statusam. E-pasti, kuros tiek meklēti atjauninājumi. Eskalācijas, jo kaut kas ir iestrēdzis.
Ne tāpēc, ka cilvēki slikti veic savu darbu. Tāpēc, ka manuālā koordinācija nav mērogojama.
Ko mākslīgais intelekts dara procesu automatizācijā
Mākslīgais intelekts veic rutīnas lēmumu pieņemšanu jūsu procesos. Tas uzreiz piemēro noteikumus. Tas pareizi maršrutē darbu. Tas uzrauga progresu. Tas novērš izņēmumus.
Jūsu komanda koncentrējas uz pašu darbu, nevis tā koordinēšanu.
Inteliģenta uzdevumu maršrutēšana
Tiek saņemts jauns pasūtījums. Kur tas nonāk? Kurā noliktavā? Kura komanda? Atkarībā no atrašanās vietas, produkta veida, krājumu līmeņa, komandas kapacitātes.
Manuāli kādam tas viss ir jāpārbauda un jāizlemj. Izmantojot mākslīgo intelektu, tas notiek uzreiz:
- Analizē pieprasījuma informāciju
- pārbauda pašreizējo darba slodzi dažādās komandās
- Ņem vērā nepieciešamās prasmes un sertifikātus.
- Atrašanās vietas un loģistikas faktori
- Ceļi uz optimālo komandu
Ne tikai ātrāka - tā ir konsekventāka. Vienāda loģika darbojas katru reizi. Nav atšķirību atkarībā no tā, kurš to veicis.
Īpaši gadījumi? Mākslīgais intelekts tos atzīmē, lai tos maršrutētu cilvēks. Bet parastie gadījumi (kas ir lielākā daļa gadījumu) tiek virzīti automātiski.
Viedā apstiprināšanas pārvaldība
Apstiprināšana visu palēnina. Katrs pirkums ir jāapstiprina. Katrs izņēmums ir jāapstiprina. Katra izmaiņa jāpārskata.
Taču lielākā daļa no tiem ir rutīna. Standarta pieprasījums politikas ietvaros? Jāapstiprina automātiski. Neparasts pieprasījums ārpus parametriem? Jānosūta pareizajam apstiprinātājam ar pilnu kontekstu.
AI apstrādā apstiprināšanas loģiku:
- Standarta pieprasījumi robežvērtību robežās: automātiski apstiprināti ar audita izsekojamību.
- Pieprasījumi, kurus nepieciešams pārskatīt: novirzīti atbilstošam līmenim, pamatojoties uz apjomu, veidu un risku.
- Sarežģīti pieprasījumi: eskalēti ar pilnu kontekstu un vēsturi.
- Apstiprinājumu apturēšana: automātiska eskalācija, ja pārāk ilgi tiek gaidīts.
Jūsu vadītāji tērē laiku, lai pieņemtu lēmumus, kas patiešām ir jānovērtē. Neveic rutīnas pieprasījumu apstiprināšanu ar spiedogu.
Un kad kāds ir ārā? Mākslīgais intelekts pāriet uz rezerves kopiju. Nav pieprasījumu, kas iestrēguši, gaidot kādu atvaļinājumā.
Procesu uzraudzība reāllaikā
Kur viss ir? Kas ir iestrēdzis? Kas ir pakļauts termiņa nokavējuma riskam?
Mākslīgais intelekts seko līdzi katram uzdevumam katrā solī. Neprasot cilvēkiem atjauninājumus, bet gan automātiski uzraugot sistēmas. Tas zina:
- Kas tiek izstrādāts un kas pie tā strādā
- Kas gaida (un cik ilgi tas gaida)
- Kas tuvojas termiņiem
- Kur veidojas vājās vietas
- Kādi procesi darbojas lēnāk nekā parasti
Informācijas panelī ir redzams reāllaika statuss. Ne "no vakardienas" ziņojumi - tieši tagad. Jūsu vadītāji zina, kam jāpievērš uzmanība, un viņiem nav jāmeklē atjauninājumi.
Izņēmumu noteikšana, kas patiešām darbojas
Izņēmumi ir dārgi. Pasūtīt trūkstošo informāciju. Solis aizņem pārāk daudz laika. Nepareizi ievērota procedūra. Līdz brīdim, kad kāds to pamana, tā jau ir problēma.
Mākslīgais intelekts agrīni konstatē izņēmumus:
- Trūkstošie dati: Pasūtījums iesniegts bez nepieciešamajiem laukiem? Atzīmēts uzreiz, nevis tad, kad tas tiek izpildīts.
- Procesa novirzes: Pasākumi veikti ārpus kārtas? Izlaists kontrolsaraksts? AI pamana.
- Laika jautājumi: Solis aizņem 3x ilgāk nekā parasti? AI brīdina pirms termiņa beigām.
- Bažas par kvalitāti: Kļūdu koeficients konkrētam procesam? Agri atklāts modelis.
- Atbilstības trūkumi: Trūkst nepieciešamo dokumentu? Pārsniegts apstiprinājuma slieksnis? Noķerts automātiski.
Jūsu komanda apstrādā izņēmumus, kad tie vēl ir mazi. Pirms tie izplatās kaskādes veidā. Pirms tiek ietekmēti klienti.
Automatizēta atbilstības pārbaude
Katram procesam ir noteiktas prasības. Posmiem jānotiek secīgi. Dokumentācijai jābūt pilnīgai. Jāiegūst apstiprinājumi. Jāveic kvalitātes pārbaudes.
To visu manuāli pārbaudīt? Kādam ir jāveic revīzija. Labākajā gadījumā izlases pārbaudes. Atbilstība pēc cerībām.
AI pārbauda katru gadījumu:
- Vai ir izpildīti visi nepieciešamie soļi?
- Vai tika ievērota pareiza secība?
- Vai dokumentācija ir pilnīga un precīza?
- Vai ir saņemti nepieciešamie apstiprinājumi?
- Vai revīzijas liecības parāda, kas un kad ko darīja?
Neatbilstošs process? Uzreiz atzīmēts. nevis konstatēts pēc nedēļām, veicot revīziju. Jūsu atbilstība ir reāla, nevis cerēta.
Procesu veiktspējas analīze
Cik ilgi procesi patiesībā ilgst? Kur tie palēninās? Kuras komandas ir ātrākas? Kāpēc?
Mākslīgais intelekts izseko visu procesu veiktspējas rādītājus:
- Cikla ilgums pēc procesa veida
- Izlaides apjoms pa komandām un pa indivīdiem
- Kur rodas aizkavēšanās (kādi posmi, kādas nodošanas darbības).
- Kļūdu īpatsvars un pārstrādes biežums
- Izmaiņas (konsekvence ir tikpat svarīga kā ātrums)
Jūs redzat, kur jāuzlabo. Nevis minējumi - skatoties uz datiem. Šī komanda ir pastāvīgi ātrāka? Uzziniet, ko viņi dara citādi. Šis posms ir konsekventi lēns? Izpētiet, kāpēc.
Procesu uzlabošana, pamatojoties uz faktiem, nevis sajūtām.
Ko tas nozīmē jums
Darbības vadītājiem un operatīvo dienestu vadītājiem
Konsekventa izpilde dažādās vietās. Visur tika piemēroti vienādi noteikumi. Nav atšķirību atkarībā no tā, kurš strādā vai cik aizņemts ir.
mērogojamas operācijas. Apstrādājiet divreiz lielāku apjomu bez divreiz lielāka darbinieku skaita. Koordinācijas darbs nepalielinās līdz ar apjomu.
Labāka atbilstība un revīzijas liecības. Katrs process tiek dokumentēts automātiski. Pilnīga katra darījuma revīzijas izsekojamība. Atbilstība pēc būtības, nevis pārbaudot.
Darbības redzamība. Reāllaika informācijas paneli par notiekošo. Redziet, ka veidojas vājās vietas, pirms tās kļūst par krīzi.
zemāks kļūdu īpatsvars. Automatizētā pārbaude agrīni atklāj kļūdas. Izņēmumi tiek atzīmēti, pirms tie rada problēmas.
Darbības vadītājiem
Pārtrauciet dzīties pēc statusa atjauninājumiem. Sistēma seko visam. Jūs redzat, kam jāpievērš uzmanība, nemaz nejautājot apkārt.
Koncentrējieties uz izņēmumiem, nevis rutīnu. AI apstrādā standarta darba plūsmu. Jūs risiniet neparastus gadījumus, kad nepieciešams vērtējums.
Uzziniet, kur ir iestrēgušas lietas. Negaidīt, kad komandas locekļi izsauks problēmu. Jūs to redzat reāllaikā.
Dati uzlabošanai. Uzziniet, kuri procesi darbojas labi un kuri ir jālabo. Faktiskais cikla laiks, nevis aplēses.
Taisnīgs darba slodzes sadalījums. Noskaidrojiet, kurš ir pārslogots un kuram ir jauda. Sabalansējiet darbu, pamatojoties uz realitāti.
Komandām, kas veic darbu
Notīriet uzdevumu rindu. Nav jādomā "pie kā man strādāt?" Prioritātes tiek aprēķinātas automātiski, pamatojoties uz termiņiem un svarīgumu.
Nekādas pakaļdzīšanās. Sistēma novirza darbu jums. Saka, kas jums jāzina. automātiski eskalē, ja esat iestrēdzis.
Mazāk pieskaitāmo koordinācijas izmaksu. Pavadiet laiku, strādājot, nevis koordinējot darbu. Nav sanāksmju, lai sekotu līdzi statusam.
Ātri apstiprinājumi. Rutīnas lietas tiek automātiski apstiprinātas. Nav jāgaida vairākas dienas, līdz kāds to apstiprinās.
Mazāk ugunsdzēsības mācību. Agri pamanīti izņēmumi. Problēmas tiek konstatētas, pirms tās eksplodē. Mazāk panikas, vairāk plānošanas.
Ko mākslīgais intelekts nevar izdarīt
Mākslīgais intelekts automatizē uz noteikumiem balstītu darbu. Tas neaizstāj spriedumu. Lūk, kam joprojām ir vajadzīgi cilvēki:
Patiešām neparastu situāciju risināšana. AI maršrutē standarta gadījumus un atzīmē izņēmumus. Bet patiešām dīvaini gadījumi? Tiem ir nepieciešama cilvēka veikta problēmu risināšana.
Sarunu risināšana un attiecību pārvaldība. Klients ir neapmierināts par kavēšanos? Piegādātājam nepieciešama īpaša apstrāde? Tas ir cilvēku darbs.
Labāku procesu izstrāde. Mākslīgais intelekts seko līdzi pašreizējo procesu veiktspējai. Pārprojektēt tos, lai panāktu labākus rezultātus? Tas ir jūsu komandas ziņā.
Spriedumu pieņemšana. Vai mums vajadzētu to paātrināt? Pieļaut izņēmumu? Pieļaut zaudējumus, lai saglabātu attiecības? Datori nevar izsvērt šos kompromisus.
Kompleksie apstiprinājumi. Vienkāršus apstiprinājumus (saskaņā ar $X, politikas ietvaros) var automatizēt. Sarežģītiem (stratēģiski lēmumi, nozīmīgi izņēmumi, starpfunkcionāla ietekme) nepieciešama cilvēka veikta pārbaude.
Domājiet par mākslīgo intelektu kā par koordinācijas slāni. Jūsu komanda pārvalda domāšanas slāni. Viņi vienkārši dara to ātrāk, jo pamatdarbs ir paveikts.
Procesu automatizācijas uzsākšana
Jūs neautomatizējat visu uzreiz. Sāciet ar vislielākā apjoma, visstandartizētākajiem procesiem:
Labi pirmie kandidāti:
- Pasūtījumu maršrutēšana un piešķiršana
- Standarta apstiprināšanas darba plūsmas
- Pieprasījumu pieņemšana un šķirošana
- Uzdevuma izpildes pārbaude
- Statusa paziņojumi un eskalācijas
Ne pārāk labi pirmie kandidāti:
- Ļoti mainīgi procesi ar daudziem izņēmumiem
- Procesi, kas bieži mainās
- Jomas, kurās katrā lietā ir ļoti svarīgs cilvēka spriedums
- Procesi, kurus vēl neviens nav dokumentējis
Sāciet tur, kur ir skaidrs process, liels apjoms un acīmredzamas sāpes. Pierādiet vērtību. Pēc tam paplašiniet to līdz sarežģītākiem gadījumiem.
Apakšējā līnija
Manuālai procesu koordinācijai nav mēroga. Lielāks apjoms nozīmē lielākas koordinācijas izmaksas. Tā vietā, lai strādātu reālu darbu, jūsu komanda tiek aizrauta ar maršrutēšanu, izsekošanu un vajāšanu.
Mākslīgais intelekts veic koordināciju. Tā maršruti darbojas pareizi. Tas uzrauga progresu. Tas novērš izņēmumus. Tas nodrošina atbilstību. Viss automātiski.
Jūsu komanda strādā pie paša darba. Ne sanāksmēs par darbu. Ne e-pasta ziņojumus, kuros tiek sekots darbam. nevis izklājlapas, kas uzrauga darbu.
Rezultātā tiek veiktas operācijas, kas ir plūstošas. Ātrāki ciklu laiki. Mazāk kļūdu. Labāka atbilstība. Un profesionāļi, kas dara to, kas viņiem padodas, nevis vajā procesu.
Tieši to faktiski nodrošina procesu automatizācija ar mākslīgo intelektu. Nevis "nodzēstas gaismas" operācijas. Tikai mazāku berzi un lielāku koncentrēšanos uz svarīgāko.
Vai esat gatavs automatizēt savas darba plūsmas?
Katrai darbībai ir atšķirīgi procesi. Tas, kas darbojas jūsu uzņēmumā, ir atkarīgs no tā, kā jūs strādājat šodien.
Mēs neiesaistām vispārīgus darba plūsmas rīkus. Mēs aplūkojam jūsu konkrētos procesus. Kur ir koordinācijas pieskaitāmās izmaksas? Kur lietas iestrēgst? Ko ir reāli automatizēt, ņemot vērā jūsu sistēmas?
Pēc tam mēs izveidojam automatizāciju, kas atbilst jūsu darba plūsmai. Jums nav jāmaina veids, kā strādājat, lai pielāgotos programmatūrai. Programmatūra, kas darbojas tā, kā jūs strādājat.
